numéro :: spécial La référence e-média des systèmes d information de santé Abonnez-vous! Le groupe CAP Santé : un socle SIGEMS / EXPERTIZ

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1 numéro :: spécial La référence e-média des systèmes d information de santé Abonnez-vous! Le groupe CAP Santé : un socle SIGEMS / EXPERTIZ

2 Le groupe CAP Santé : un socle SIGEMS / EXPERTIZ La clinique Saint-Jean à Montpellier expérimente pour le groupe Cap Santé, une nouvelle organisation du système d information basée sur deux logiciels : SIGEMS et Expert Santé. Groupe Cap Santé est un groupe de santé régional basé dans l Hérault. Il regroupe 10 établissements : 3 cliniques médico-chirurgicales dont la clinique Saint Jean à Montpellier achetée il y a 2 ans et demi. 4 EHPAD 1 service d hospitalisation à domicile 1 centre de soins de suite et de réadaptation Et 1 crèche Plus de 750 salariés travaillent dans le groupe my SIH : Comment pilotezvous le système d information au sein d un groupe comme Cap Santé? Samuel Simoens : J ai été recruté il y a 2 ans pour mettre en place une stratégie et une structuration en matière de système d information. Historiquement dans le groupe, il y avait un couple Gestion Administrative Patient et Dossier Médical d Etablissement (Sigems + Evolucare) qui à ce jour ne convient pas aux utilisateurs et impose un temps d administration important. Nous devons faire face à une lenteur d évolution du DME, avec des interfaces insuffisantes qui génèrent des problèmes d identito-vigilance, ainsi que des verrous qui font que deux utilisateurs ne peuvent pas travailler en même temps sur un dossier patient Suite à cet état des lieux fait il y a 2 ans, nous avons décidé tout d abord de nous concentrer sur la clinique Saint Jean et élaborer un SIH performant. my SIH : Pourquoi ce choix de la clinique Saint-Jean qui est la plus importante du groupe pour commencer à structurer votre SI? Samuel Simoens : Justement parce qu elle représente un gros volume d activité, des praticiens avec des activités dif- 24 :: mysih N 18 :: 2014 ::

3 Samuel Simoens est le responsable informatique du groupe Cap Santé depuis 2 ans. Il a débuté sa carrière dans une clinique à Limoges pendant son année de Master 2 en management et gestion des entreprises. Puis il a intégré le groupe Médi- Partenaires pour gérer le système d information de 3 cliniques du Sud de la France. A Cap Santé il a en charge la gestion informatique de tous les établissements du groupe. Il est aidé par une personne en contrat professionnalisation avec qui il partage toutes ses missions. Samuel Simoens travaille en étroite collaboration avec le Directeur Administratif et Financier du groupe Régis Ensuque. férentes : urgences, plateau technique, laboratoire, des kinés, des diététiciens Si notre système fonctionne dans cette clinique il pourra alors être transposé dans tous les autres établissements du groupe qui sont de taille moins importante. La satisfaction des utilisateurs est essentielle au succès de notre projet, ce seront nos ambassadeurs auprès de leurs pairs des autres établissements. Et puis dernière raison, je suis basé à la clinique Saint Jean, donc je peux être au plus prêt pour le déploiement. soin et qui sont trop onéreux, ceux qui ont une mauvaise presse auprès des utilisateurs et ceux dont les chefs de projet changent si souvent qu ils ne connaissent pas leur produit SIGEMS est sorti du lot pour la partie gestion administrative de par sa renommée dans le secteur de la santé. Nous avons les modules de comptabilité, PMSI, facturation et gestion des stocks de la pharmacie. Pour la partie soin le module de SIGEMS ne nous a pas convaincu lors de sa présentation. Les établissements du groupe Hexagone Hospitalisation, l HPL de Saint-Etienne, la clinique des Cèdres de Grenoble font confiance à Expert Santé de l éditeur Expertiz Santé, les échos très positifs de tous les utilisateurs médecins, IDE, administratifs nous ont fait valider cette solution. Quant à la paye du groupe, nous l avons migré sur la solution SAGE PAIE car il n y a pas d intérêt à avoir une interface avec la gestion administrative. my SIH : Par quoi avez-vous commencé dans la mise en place de ce projet de refonte du système d information? Samuel Simoens : Dès mon arrivée à la clinique Saint Jean, nous avons décidé de remplacer la solution Santé 400 de SHS. Nous avons avec le DAF du groupe (Régis Ensuque), fait le tour des différents logiciels du marché. Pour le choix nous avons ensuite procédé par élimination. Entre les logiciels présents dans nos établissements qui ne nous conviennent pas totalement car trop lents dans le fonctionnement et dans les évolutions, ceux qui ont des domaines fonctionnels limitées à la prescription et au dossier de Le socle médical Expertiz assure la gestion du planning de bloc. Le plan de soins proposé par la solution Expertiz Santé. :: 2014 :: mysih N 18 :: 25

4 my SIH : Quelles fonctionnalités possèdent Expert Santé? Samuel Simoens : Nous avons enlevé la gestion des lits et du bloc de la solution TimeWise pour passer sur Expert Santé. Ce n était pas le problème du logiciel mais plutôt de son «usage historique». Nous étions dans une gestion non interfacée avec la GAP, ce qui provoquait beaucoup de doublons au niveau des identités patient mais sans impact sur la prise en charge. La solution «tout intégrée» via Expert Santé, impose une politique d identito-vigilance efficace et de la rigueur à tous les niveaux (cabinet externes, personnels administratifs et soignants). En parallèle, nous avons installé le module de prescription, celui de consultation d anesthésie, de prescription laboratoire et radiologie avec intégration des comptes rendu radio grâce à un lien avec Global Imaging et intégration des résultats laboratoire Santé est aussi dû au fait que les développeurs sont aussi chefs de projet ce qui est rare et très facilitant pour nous client. my SIH : Avez-vous un lien entre vos 2 logiciels Expert Santé et celui de SIGEMS? Samuel Simoens : Oui est c est la force de notre nouvelle organisation! Aujourd hui dès que le patient est reçu dans le cabinet de consultation par le praticien toutes les informations sont rentrées dans le système de Expert Santé via le module réservation : jour prévu de l opération, jour de sortie, informations personnelles et on a les mêmes informations développer cette interface la collaboration entre les 2 éditeurs se fait vraiment dans un esprit collaboratif. Il faut comprendre aussi que les éditeurs connaissent un environnement très contraignant et très changeant : la législation, la réglementation, les cadences administratives, les contraintes des démarches qualités. Si en face ils ont des clients qui ne sont pas dans le dialogue mais dans la procédure je comprends qu ils ne soient pas toujours très disponibles. Nous avons établi je crois un très bon partenariat entre nous, SIGEMS et Expertiz Santé. Au début c était certes un peu long, lourd et pas stable mais notre relation a très bien évolué. L interface a été installée en juillet 2013, début octobre à 98% elle était satisfaisante. On a eu toutes les évolutions demandées. Et je ne m embête pas avec un quelconque EAI. La solution SIGEMS prend en charge l administratif ainsi que la gestion de la chaine PMSI. my SIH : Un EAI ne vous semblait donc pas une bonne solution? dans le dossier de soins. Ce qui est appréciable avec Expert Santé, c est que les modules à disposition sont pleinement fonctionnels et leur politique de développement fait que nous avons la possibilité de le mettre à l image de l établissement et de son organisation. Nous disposons de produits à la carte. Nous n avons pas les schémas imposés par les logiciels verrouillés trop rigoureux qui ont une inertie très forte pour s adapter. Avec EXPERT SANTE, il y a une mise à jour tous les mois, et ce, sans aucune perturbation des utilisateurs. Sur d autres éditeurs de logiciels utilisés dans les autres établissements nos demandes peuvent mettre 6 mois avant d être prises en compte, puis ils coupent 2 heures les utilisateurs pour la mise à jour. Ce cycle de développement est très lourd. La réactivité d Expertiz dans Sigems (serveur d identité). Et quand le patient va en consultation d anesthésie le praticien sait pourquoi il vient et il peut, dès lors, prescrire une prémédication. Le laboratoire comme la radiologie partagent l identité du patient. Ces outils simplifient toute la gestion administrative. Cette interface est développée depuis un an main dans la main entre SIGEMS et Expert Santé, elle évolue très régulièrement Un développeur de Expert Santé est en contact direct avec un développeur de SIGEMS! Alors que nous n avons pas choisi le DME chez eux. my SIH : C est assez rare d entendre qu une collaboration pour développer une interface avec 2 éditeurs qui sont concurrents, se passe aussi bien Samuel Simoens : Il est vrai que même si nous avons mis les moyens financiers pour Samuel Simoens : Non car cela rajoute une couche dans la gestion quotidienne, la gestion d un EAI demande une vigilance et une technicité quotidienne. Surveiller ce «chef d orchestre», le paramétrer, ajuster est une tâche trop lourde. Aujourd hui j ai juste SIGEMS, un dossier et je vois où cela bloque. Nous complexifions trop avec ces interfaces qui nécessitent en plus un serveur. my SIH : Et la mise en place des logiciels de SIGEMS, comment s est- elle déroulée? Samuel Simoens : Pour les utilisateurs de SIGEMS nous avons repoussé les échéances. Le projet devait démarrer en juillet 2012 mais nous devions avant reprendre la gestion des stocks et la comptabilité, et imposer des nouveaux 26 :: mysih N 18 :: 2014 ::

5 mécanismes à SIGEMS. Nous avons dans un premier temps passé 6 mois à deux pour tout paramétrer. Puis nous avons installé un serveur démonstration sur lequel tout le monde s est formé. Trois mois avant la bascule, nous avons formé tous les utilisateurs. Nous avions prévu des formations pour des référents par SIGEMS ou des formations de l éditeur directement auprès de services comme l accueil et la facturation. Nous avons équipé une salle entièrement dédiée à la formation avec une base de test en parallèle, en doublon, les utilisateurs pouvaient se connecter de leur poste sur la base SIGEMS et faire des tests et appréhender l outil. Au 1er janvier 2013 nous avons tout fait sur SIGEMS et tout s est parfaitement passé sans rupture de la chaine de facturation et sans aucune incidence en matière de flux et de prise en charge du patient. Cette migration a été transparente pour les utilisateurs (clinique, médecins, gestion des honoraires). SIGEMS avait l habitude de faire des migrations de SANTE 400, ils ont tout maitrisé. my SIH : Le déploiement d Expert Santé n a pas pu se faire dans les mêmes conditions? Samuel Simoens : Effectivement. Pour Expert Santé nous avons voulu commencer par des tests dans le service de chirurgie Ambulatoire. Mais cela touchait trop de monde, même des praticiens présents quelques jours par an à la clinique. Nous avons alors décidé de déployer l outil dans le service de médecine car il y a moins d intervenants sur le dossier et des séjours plus long. Puis il a été déployé au service orthopédie qui représente 50% de l activité de la clinique. En orthopédie, 50 lits ont été informatisés en une semaine et sans difficulté. En octobre dernier nous avions informatisé 60% de l établissement. Mais nous avons aussi lancé en même temps d autres chantiers. Entre juillet et décembre, nous avons procédé à l informatisation de la gestion des lits, du bloc opératoire, des réservations de séjours, de la consultation anesthésie, des plannings RH et de la gestion des agendas des praticiens! Les seules limites sont celles de la cellule informatique... La gestion de stock Pharmacie est assurée par la solution SIGEMS. my SIH : Avec 1.5 effectif temps plein au service informatique, sur quelles autres ressources pouvez-vous compter? Samuel Simoens : C est un travail d équipe, tous les acteurs étaient dans l attente d une informatisation du dossier de soins, et nous nous appuyons sur des correspondants qualité présents dans chaque service qui ont joué le rôle de référents métier. Les médecins anesthésistes de l établissement ont été porteurs du projet dès le départ, ils ont changé de logiciel de consultation d anesthésie et ce sont eux qui ont initié la prescription informatisée au sein de l établissement. Nous commençons aussi à nous organiser avec des tutoriels assez clairs : des IDE expliquent aux médecins comment entrer dans le système d information avec les codes d accès et ensuite ils nous appellent. Et puis le projet a été piloté en collaboration avec la cellule qualité. Gaël Brux le responsable qualité apporte la vision gestion des risques et pilotage qualité Il sait ce que nous devons avoir dans le dossier pour avoir un dossier propre et complet pour les experts visiteurs et les bons indicateurs IPAQSS. Nous au service informatique, nous devons structurer l information dans le SI pour avoir le moins de clics à faire et ainsi avoir le dossier le plus complet possible pour pouvoir facturer le mieux possible. Le dossier doit donc être intuitif et c est le cas, pour que l utilisateur soit enclin à tout saisir, qu il n y ait pas d information perdue. my SIH : Et votre dernier projet en cours? Samuel Simoens : Le module gestion des ressources humaines avec la gestion des plannings, des roulements des titulaires et vacataires sur Expert Santé. Ainsi nous pourrons mesurer le niveau d occupation des lits au regard des ressources humaines allouées. Puis il va y avoir un lien avec la paye pour produire la fiche de prépa paye pour SAGE. Ce sera une interface, le fichier sera intégré dans SAGE, d ici le mois prochain. Et puis nous réfléchissons à un hébergement extérieur des données, surtout pour les autres établissements du groupe. Pour la clinique Saint Jean nous externaliserons je pense juste un plan de reprise ou sauvegarde. Je ne souhaite pas être tributaire d un lien ADSL ou être dépendant d opérateurs. my SIH : Et l avenir de votre système d information au niveau de groupe? Samuel Simoens : Finir de construire le schéma directeur des SI sur la clinique Saint Jean pour ensuite le mettre en place dans les autres établissements d ici Nous avons deux logiciels à maintenir seulement et nous pilotons l ensemble de l activité de la clinique. Ce modèle d organisation nous va bien. Avec les contraintes de gestion de la sécurisation d identité d hôpital numérique, cela me convient de gérer ce couple de produits. Et puis très prochainement nous serons un des premiers établissements à passer la certification V Nous sommes précurseurs, et notre système d information nous permet d être sereins sur ce dossier. :: 2014 :: mysih N 18 :: 27

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