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1 EDI : Messages commerciaux Questions Réponses Pour tout renseignement complémentaire : EDI : Questions Réponses 1. L architecture 3 2. Le niveau de service 4 3. La relation commerciale 5 4. Organiser la relation EDI 6 5. La codification des articles 8 6. La mise en place d un échange EDI 9 7. La rentabilité et la productivité EDI et internet et

2 1 L architecture La transmission par EDI requiert elle une informatique particulière? Le matériel informatique de l'organisme n'est pas directement modifié pour permettre les échanges EDI. Sa configuration est complétée par une station P.C. qui est reliée à l'ordinateur central en mode frontal. Faut il acquérir un matériel supplémentaire? Dès lors que l'entreprise dispose d'un micro ordinateur PC, elle peut l'affecter aux échanges pour la seule durée des transmissions. Cette station P.C. supportera les logiciels de mise en forme et de transfert des messages. Les applicatifs de gestion des commandes doivent ils être modifiés? En principe Non, mais il est en revanche nécessaire de réaliser une interface pour élaborer certains codes. Un échange EDI est un dialogue entre lordinateur l'ordinateur du fournisseur et celui du client, qui se parlent au travers des applicatifs. Il faut donc disposer d'un applicatif qui structure les informations, et qui y insère les données pour qu'elles soient comprises par l'applicatif du partenaire. Quelques adaptations exceptionnelles peuvent être nécessaires, notamment pour présenter les articles selon les codifications du partenaire. 3 2 Le niveau de service Une transmission EDI est elle plus rapide qu'un contact téléphonique ou qu'une télécopie? Certainement. La transmission EDI doit s'entendre comme un échange de bout en bout, qui comprend aussi bien la préparation du message, son transport d'un partenaire à l'autre, et son intégration dans le système d'information du destinataire. L'ensemble requiert un certain niveau d'automatisme. Le traitement est alors plus rapide que lorsqu'il y a intervention humaine. Les travaux EDONI sont réalisés pour les fournitures industrielles, or un distributeur propose souvent bien d'autres produits, faudra t il alors qu'il utilise d'autres programmes EDI? Les travaux EDONI satisfont aux échanges EDI pour de nombreux types de produits. Le développement d accords multi sectoriels garantit l ouverture des solutions adoptées. L'équipement logiciel préconisé dans le cadre des travaux EDONI est un ensemble standard et normalisé et peut être utilisé avec différents partenaires, qu'ils soient clients ou fournisseurs. Seule l'adaptation du dialogue entre les applicatifs de gestion pourra varier selon les produits. La norme EDIFACT garantit la compréhension des messages commerciaux entre des secteurs d activité très divers. Le fournisseur assure t il pour les commandes passées par EDI une meilleure qualité de service qu'en dehors de l'edi? Le niveau de service en EDI ne peut être que meilleur du fait de la rapidité, de l'efficacité des transmissions et de l'intégration automatique des informations. 4 2

3 3 La relation commerciale Est ce que l'edi s'oppose à l'organisation très décentralisée d'un client? NON. Les solutions techniques permettent de s'adapter à tous types d'organisation. Le recours à l'edi va susciter des concentrations d'informations, sans pénaliser leur circulation. Il y a là un avantage qualitatif supplémentaire. Comment une relation totalement partenaire avec le fournisseur facilite t elle les échanges EDI? La mise en place d'échanges EDI entre un client et son fournisseur met en oeuvre différentes fonctions de chaque entreprise. La résolution des problèmes soulevés est beaucoup plus efficace lorsqu'elle prend en compte l'intérêt de chacune des deux parties, et notamment celui qui vise à améliorer la relation commerciale du fournisseur vis à vis de ses propres clients. Cela fait partie du contrat d'interchange. Pour un groupe de distributeurs, le programme EDONI doit il être un vecteur de centralisation, ou bien est il neutre auprès de chaque distributeur? Le programme EDONI peut être l'opportunité pour un groupe de distributeurs d'une recherche de synergies avec le fournisseur. La pénétration de ce programme dans le groupe est facilitée, lors de sa mise en place, par l existence des supports. Néanmoins, selon l'importance des flux et l'activité du distributeur, le programme EDONI peut trouver sa justification auprès d un distributeur du groupe sans entraver les actions du groupe. 5 4 Organiser la relation EDI Faut il attendre que le système d'information du client soit modernisé, ou bien tout applicatif de gestion de commandes permet il de démarrer en EDI? Tout dépend du contexte de l'entreprise. Néanmoins, il est recommandé d'organiser la relation EDI sans vouloir régler les problèmes internes en profondeur l'un après l'autre, mais plutôt de travailler avec son partenaire client ou fournisseur sur les interfaces de la relation, afin de l'établir sur 80 % des messages et des flux. Les accords d'interchange et leur mise à jour permettent de faire évoluer les échanges sur proposition et planification des partenaires. La station ne sera t elle pas difficile à rentabiliser? La relation EDI avec plusieurs partenaires sur plusieurs messages se justifie sur des aspects à la fois qualitatifs et de rentabilité. Certains flux quotidiens de réassort suffisent à rentabiliser les équipements, mais les types de messages sont à considérer dans leur ensemble, au fur et à mesure de l'automatisation de leur transmission, selon des critères de rentabilité ou des critères qualitatifs. Il est certain que l'expérience EDI permet de développer un avantage concurrentiel auprès de grands clients, pour lesquels la pratique EDI est devenue incontournable. Avec certains fournisseurs, il semble inutile de passer des commandes par EDI ; par exemple ce fournisseur livre tout à 48 heures lettre lue, ou bien cet autre n'est concerné qu'occasionnellement et pour un procurage. Pourquoi alors envisager l'edi? Dans ces différents cas, l'avantage que peut procurer la relation EDI doit être perçu dans l'ensemble potentiel des échanges, au delà des seuls avantages liés aux commandes. 6 3

4 4 Organiser la relation EDI Suite Si on n est nest pas certain de pouvoir trouver suffisamment de partenaires EDI, ne faut il pas mieux attendre? Les entreprises peuvent être très satisfaites des relations EDI qu elles ont établies, compte tenu des avantages qualitatifs qu elles ont retirés dès la mise en place auprès d'un petit nombre de partenaires : structuration de procédures et motivation du personnel. Les différents messages prévus par le programme EDONI s'enchaînent dans la logique des actes commerciaux, ne faut il pas suivre cette logique et transmettre tous les messages? NON, cette logique d'enchaînement des messages ne conditionne pas le traitement de leurs flux : il est recommandé dans le programme EDONI d'adopter un noyau très opérationnel à partir du message commande, de le considérer auprès de quelques partenaires, puis de l'étendre sur d'autres messages en fonction de priorités à étudier cas par cas. 7 5 La codification des articles Que faut il faire lorsque l'ordinateur du client ne connaît pas la codification fournisseur de ses articles? Les ordinateurs des deux partenaires doivent connaître une même codification des articles. Pour l'établir, il faut déterminer le fichier à obtenir, puis le rapprocher, l'enregistrer, et décrire comment le faire évoluer. Quelle relation faut il établir en EDI lorsque le fournisseur propose le "code barre" dont il vient de faire l'investissement? Le code à barre est une représentation graphique normalisée d'une codification de référence. Elle est donc sans rapport avec l'edi. Les deux partenaires doivent utiliser la même référence. Lorsqu'il y a plusieurs codes référence (catalogue, code GTIN (EAN13), etc.) par article chez le fournisseur, lequel intégrer dans l'applicatif du client? Il est recommandé de n'intégrer que les seules codifications qui sont réellement en usage dans la relation, car c'est la seule garantie de leur évolution. 8 4

5 6 La mise en place d un échange EDI Est il vrai qu'une organisation très centralisée des commandes facilite la mise en place du message EDI? Dans le cas d'un client à succursales multiples, le processus d'échange EDI prévoit, en règle générale, le regroupement des commandes en un point consacré à la transmission. Pratiquement ce point de regroupement existe dès qu'il y a transmissions internes pour consolider les informations dans l'entreprise, que son organisation soit ou non centralisée. Est il vrai que la première mise en place d'un échange EDI entre deux partenaires peut s'étendre sur un délai difficile à maîtriser? Il est vrai que certains retours arrière ont eu lieu pendant la période de lancement du programme EDI. Ceci peut être aujourd'hui évité. Dès lors qu'il s'agit d'une mise en place initiale pour l'un ou l'autre des partenaires, la préparation et le suivi de l'opération requièrent une attention particulière non seulement chez le client, mais aussi chez le fournisseur qui voudra alors faire bénéficier son partenaire de certains acquis de son expérience. Aujourd'hui le programme est rodé à la fois sous ses aspects techniques, mais surtout sur la perception des problèmes qui peuvent être soulevés dans l'entreprise, et sur les solutions temporaires ou permanentes à leur apporter. Une démarche de préparation et d'anticipation des problèmes permet alors de mieux cerner le délai probable de la mise en place. Est ce que le programme EDONI fournit un support pour la mise en place? L'association EDONI travaille avec un partenaire spécialiste de l'edi, qui apporte conseils, propose la mise en œuvre et l installation d une solution EDI et assure la formation. 9 7 La rentabilité et la productivité Quels sont les postes de gains qu'un client peut espérer de la transmission EDI des commandes? Il s'agit essentiellement des gains liés à la réduction de stock, des gains en productivité administrative, et d'autres gains qui ont été chiffrés, par exemple la possibilité d'ouvrir son plan de ventes au delà de son plan de stock (par introduction de la codification des articles disponibles chez le fournisseur). Les réductions de coûts administratifs sont à examiner en gains directs à l'émission ou à la réception. 8 EDI et internet Internet peut t il remplacer l EDI? Internet n est qu un support universel de service. D un point de vue messagerie, l EDI peut utiliser le support d Internet pour transporter les messages normalisés. Le niveau de fiabilité et de sécurité exigé pour l EDI donnait encore l avantage aux protocoles du type X400 mais, avec le protocole AS2, la sécurité ainsi que la fiabilité des échanges est du même niveau. L autre point de vue est celui de l utilisation du Web pour la mise en place de Formulaire de saisies (WebEDI). Cette solution est complémentaire à l EDI, mais ne peut pas en être concurrente. En effet, l intégration de l information dans le système de la transaction commerciale n y est pas totale, et la mise en place de véritables dialogues informatisés reste du domaine de l EDI. Cette solution peut servir à des partenaires dont le volume d échanges reste faible. 10 5

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