S N E D A GLOBAL IMMO GESTION LOCATIVE. Partie I. Présentation générale

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1 Version 1.0 GI 1 S N E D A GLOBAL IMMO GESTION LOCATIVE Partie I Présentation générale SNEDA Atlanpole - Site de la Chantrerie Route de Gachet BP NANTES CEDEX 3 Date de modification N de versio n Auteur des modifications Raison de la modification 24/08/ NLO, CED Création du document Validation

2 Version 1.0 GI 2 I. PREAMBULE...3 I.1 RAPPEL DES POINTS FORTS ET GRANDES EVOLUTIONS...3 I.1.1 Dossier compte locataire...3 I.1.2 Entrée locataire...3 I.1.3 Congé locataire...4 I.1.4 Recherche d un locataire...4 I.1.5 Perspective GESTION LOCATIVE...5 I.1.6 Vue du résultat de la recherche : Comptes...7 I.1.7 Vues liées au compte sélectionné...8 II. ALERTES ET MISES EN GARDE...13

3 Version 1.0 GI 3 I. PREAMBULE L objectif de ce document est de référencer les spécifications fonctionnelles concernant les thèmes abordés lors des réunions du 26 avril et 17 juillet 2007 : L entrée locataire Le congé locataire États de lieux etc I.1 Rappel des points forts et grandes évolutions Les évolutions seront détaillées dans les documents suivants mais en voici la liste : I.1.1 Dossier compte locataire Les évolutions concernent : Dossier FSL/Locapass (distinguer les deux) Gestion de l historique du dossier locataire (attachement et détachement des personnes) Notion de solidaire sur la personne Gestion des autorisations (pouvoir enregistrer un RIB) Notion de tutelle/curatelle Gestion des adresses I.1.2 Entrée locataire Un assistant de création simple est disponible pour une saisie simplifiée d une entrée locataire. Cet assistant permet de saisir une entrée à partir d une demande de logement ou de saisir une entrée directe. Pour enregistrer une entrée directe, des informations minimums obligatoires sont à saisir et sur validation de l assistant, l éditeur du compte locataire s ouvre pour éventuellement compléter le dossier. Dans le cas d une entrée locataire à partir d une demande de logement, des écrans complémentaires sont disponibles dans l assistant et permettent de compléter le dossier : L adresse de facturation Le dépôt de garantie L autorisation de prélèvement Le contrat d assurance

4 Version 1.0 GI 4 I.1.3 Congé locataire L assistant de congé locataire permet non seulement d enregistrer le congé du locataire mais également d enregistrer : Les informations d états des lieux (des informations de pré-états des lieux sont saisissables dans l éditeur «location» avant d enregistrer le congé) Les consommations Les frais Le remboursement du dépôt de garantie La modification d adresse Les cautions Les plans d apurement La résiliation des assurances I.1.4 Recherche d un locataire Une recherche des locataires présents à une date est ajoutée aux critères de recherche actuels. La recherche peut également se faire sur le nom de l immeuble, sur le nom des personnes rattachées au compte (puisque désormais toutes les personnes rattachées sont des partenaires).

5 Version 1.0 GI 5 I.1.5 Perspective GESTION LOCATIVE Lien vers le site de CAFPRO Perspective Gestion locative Fichier Fenêtre Aide Recherche Locataire Critères Locataire Locataire N compte N soc. Critères Location Patrimoine Société Agence Compte locataire N compte Nom de jeune fille Personnes Nom Prénom Né(e) le Editeur Compte locataire 1 Assistant pour l Entrée locataire (à partir d une demande de logement ou entrée directe ) 1 Assistant pour le Congé locataire (pour un bail ou une location ) Gestion locative Editeur Personnes/compte Vue de recherche d un compte locataire avec des critères sur le locataire Et recherche d une location avec des critères sur la location (voir le détail de la vue recherche ) Editeur Personne Editeur Bail Editeur Location Editeur Congé Editeurs - Compte locataire - Personnes/compte - Personne - Bail (dossier et gestion) - Location (dossier et gestion) - Congé Bail N Bail Signé le Date Effet Etat Date de fin Vues du résultat : - Vue Compte locataire - Vue des personnes rattachées - Vue des baux - Vue des locations (voir le détail des vues résultat) Location N Loc. Grp Imm Lot Libellé Entrée le Vues complémentaires - une vue Patrimoine - une vue Documents (à étudier vues complémentaires ) Pour supprimer un objet (compte, location, bail, rattachement d une personne), il faut se positionner sur la ligne de l objet concernée, appuyer sur la touche «Suppr» ou cliquer sur la croix rouge dans la barre d outils générale.

6 Version 1.0 GI 6 Vue Recherche locataire Lancer la recherche si les critères principaux sont saisis Effacer les critères de recherche Recherche Locataire Réduire ou Agrandir la fenêtre de recherche Critères Locataire Locataire Nom de jeune fille N compte Code barre Allocataire Restriction aux présents Présent le Critères Location Rechercher les locataires présents à une date; si la case est cochée (elle est décochée par défaut ) : la date devient accessible et est initialisée à la date du jour Patrimoine Société - Société Agence 02 Agence 02 Groupe Groupe 1 Immeuble 02 Immeuble 2 Local 0009 Local 9 Occupant Nom Imm. Ajout de la recherche par le nom de l immeuble N contractuel Mandat Autres critères Recherche par n contractuel si paramètre Niveau de n (paramètre PATRI ) Recherche par mandat si paramètre Niveau de version à 2 (paramètre MANDAT ) Département Commune Le principe de la recherche consiste à lire les critères selon un ordre défini et seul le premier critère renseigné est pris en compte (sauf exception). Ordre de lecture des critères : - Le nom du locataire : on recherche les locataires commençant par ce nom. Une recherche sur chacune des personnes du compte est possible puisque toutes les personnes du compte sont désormais des partenaires.

7 Version 1.0 GI 7 - Le caractère «*» peut remplacer une chaîne de caractères pour lancer la recherche sur une partie du nom. Deux filtres complémentaires peuvent être ajoutés au critère sur le nom : Le nom de jeune fille (si la case est cochée) Les département/commune s ils sont renseignés - le numéro de compte - la référence de la location (niveau groupe de renseigné au minimum) - le nom d immeuble - le numéro contractuel - le numéro allocataire - la référence du département/commune - le code barre - le numéro de mandat Ex : Si l utilisateur désire faire une recherche sur le code barre, il ne doit pas renseigner les critères précédents dans la liste pour qu il soit pris en compte. Ex : Si le nom est renseigné ainsi que le numéro allocataire, seul le nom est pris en compte dans la recherche. Restriction aux présents Un filtre est applicable à la liste des comptes/locations obtenues : la restriction aux présents. En cochant la case «Restriction aux présents», un filtre est appliqué en prenant uniquement les locataires présents à la date saisie. I.1.6 Vue du résultat de la recherche : Comptes Tous les comptes locataires trouvés selon les critères saisis dans la vue recherche sont affichés dans la vue ci-dessous. Cette vue contient une ligne par compte avec les informations de son premier titulaire. Dans la première colonne est affiché l état du compte locataire, à savoir s il est en contentieux (rouge), en pré-contentieux (orange) ou normal (vert). P/C P C Compte locataire N soc. N Compte Nom DUPONT DUPONT Prénom Martin Sylvain Né(e) le 15/03/ /07/1972 Sur clic droit Ajout de colonnes Pré cont./contentieux N société N compte Nom Prénom Date naissance Allocataire Org. payeur Un double-click sur une ligne de compte permet l ouverture de l éditeur. Le premier compte est sélectionné par défaut, les personnes rattachées, ses baux et les locations du premier bail sont affichés dans chacune des vues liées. Sur sélection d un compte locataire, la liste des personnes rattachées dans la vue Personne et de ses baux dans la vue Bail sont affichés (ainsi que les locations du premier bail dans la vue Location).

8 Version 1.0 GI 8 Remarque : si l utilisateur désire filtrer les locations d un groupe par exemple, la vue compte listera les comptes concernés par ce groupe. A chaque sélection d un compte dans la vue «Compte locataire» puis d un bail dans la vue «Bail», on affichera la liste des locations de ce groupe dans la vue «Location» en identifiant les locations du groupe par des caractères en couleur. I.1.7 Vues liées au compte sélectionné Vue des personnes Personnes Nom DUPONT Prénom Martin DUPONT Sylvie DUPONT Léa Né(e) le 15/03/ /07/ /04/1995 Parenté Locataire Conjoint Enfant Tit. Accès à l éditeur personnes/compte Editeur personnes/compte Sur clic droit Ajout de colonnes Nom Prénom Date naissance Lien de parenté Titulaire Date d attachement Date de détachement La liste des personnes rattachées au compte sélectionné dans la vue «Compte locataire» est affichée (toutes les personnes rattachées sont des partenaires, y compris les personnes qui étaient présentes dans l onglet «famille» comme les enfants, etc). Sur double-click d une ligne du tableau, l éditeur de la personne sélectionnée s ouvre. Un accès à l éditeur reprenant les informations liées au compte et à l ensemble des compte (éditeur «personnes/compte») est disponible. personnes du Pour supprimer le lien entre le compte et la personne, il faut se positionner sur la ligne de la personne concernée et appuyer sur la touche «Suppr» ou cliquer sur la croix rouge dans la barre d outils générale. Cette suppression ne supprime pas le partenaire mais le rattachement. Par contre, lorsqu il s agit de signaler le détachement d une personne sur le compte (sans suppression du lien), il faut utiliser la date de détachement avec un motif dans l éditeur des personnes du comptes - cf $I.1 onglet «Statut») Vue des baux N Bail 02 Bail Signé le //2000 //2006 Date Effet //2000 //2006 Etat Cloturé Date de fin 31/12/2005 Sur clic droit Ajout de colonnes En double cliquant ouverture de l éditeur Dossier ou Gestion du bail selon le paramétrage Editeur Dossier bail Editeur Gestion bail Editeur Congé bail Historique de congé N bail Signé le Date effet Etat Date de fin Renouvelé le Le congé du bail est accessible uniquement si toutes les locations du bail ont la même date de sortie S il existe au moins un historique de congé de niveau bail ou pour une de ses locations (écran idem pour la vue location) Attention : l éditeur de congé du bail n est accessible que dans le cas où toutes les locations ont la même date de sortie.

9 Version 1.0 GI 9 L assistant de l historique de congé est accessible s il existe au moins un historique pour le bail ou une de ses locations. Important Les informations du bail sont affichées dans deux éditeurs «Dossier» et «Gestion». Un paramétrage permet de définir l éditeur qui s ouvre par défaut sur double-click sur la ligne du bail concerné. Les éditeurs «Dossier» et «Gestion» sont accessibles par clic droit. Un accès à l éditeur «Dossier» est également possible par l éditeur «Gestion» et inversement. L éditeur de congé du bail, par contre, est accessible par clic droit sur la ligne sélectionnée. Vue des locations Sur sélection d un bail, la liste de ses locations est affichée (lot pivot en premier + arborescence de ses locations annexes) Sur sélection d un bail, afficher la liste de ses locations (lot pivot en premier + arborescence de ses locations annexes ) N Loc Location Grp Imm 02 Lot Libellé Appt T3 Garage 11 App T2 Entrée le /07/2007 /07/2007 /08/2007 Sortie le Frais EDL Hist. congé En double cliquant ouverture de l éditeur Dossier ou Gestion de la Location selon le paramétrage. Sur clic droit Ajout de colonnes Editeur Dossier location Editeur Gestion location Editeur Congé location Simulation Quittancement Historique de congé N location Société Libellé société Agence Libellé agence Groupe Libellé groupe Immeuble Libellé immeuble Lot Libellé lot Rang occupant Libellé Entrée le Sortie le N contractuel Mandat Frais EDL Historique congé Cette colonne est utile lots du congé pour savoir s il y a des frais d état des lieux de sortie Cette colonne indique s il y a ou non un historique de congé pour cette location La liste affichée dans cette vue contient toutes les locations du compte/bail sélectionné. Dans le cas où un critère a été précisé dans la vue recherche, les locations respectant ce critère sont identifiées à l aide d une couleur (verte dans notre exemple). Dans l exemple cité ici, le critère de recherche est fait sur un local. La location affichée en vert correspond au critère saisi. Remarque : 2 témoins ont été ajoutés colonne Frais EDL : pour informer l utilisateur de la présence ou non de frais issus de l état des lieux de sortie via un bon de travail. Celui-ci peut être récupéré lors du congé locataire sur la page «Frais divers». colonne Historique de congé : pour indiquer qu il existe au moins un historique de congé pour cette location. Important Les informations de la location sont affichées dans deux éditeurs «Dossier» et «Gestion». Un paramétrage permet de définir l éditeur qui s ouvre par défaut sur double-click sur la ligne de la location concernée.

10 Version 1.0 GI 10 Les éditeurs «Dossier» et «Gestion» sont accessibles par click droit. Un accès à l éditeur «Dossier» est également possible par l éditeur «Gestion» et inversement. L éditeur de congé de la location, par contre, est accessible par clic droit sur la ligne sélectionnée.

11 Version 1.0 GI 11 Simulation de quittancement Sur clic droit à partir d une location, l utilisateur peut lancer un assistant de simulation de calcul de quittancement. Simulation Calcul du quittancement Veuillez saisir le terme pour le calcul du quittancement. Terme Informations de la location Société Compte Locataire DUPONT Martin Bail Lot 00 Libellé Appt T3 Traitements Lancer le calcul Voir le compte-rendu Editer les anomalies «Des anomalies du calcul de la simulation du terme ont été détéctées.» Annuler Les boutons sont accessibles par étape. Une fois le calcul fini, la visualisation du résultat est disponible. Si le calcul comporte des anomalies, afficher le bouton «Editer les anomalies» avec un message «Des anomalies du calcul de la simulation du terme ont été détectées». Simulation Compte-rendu du quittancement Vous pouvez visualiser le compte -rendu de quittancement de la location. Rubrique Terme Echéance Comptabilité Montant débit Montant crédit Annuler

12 Version 1.0 GI 12 Historique de congés Sur clic droit à partir d une location ou d un bail, l utilisateur peut lancer un assistant de consultation des historiques de congés (l écran est identique quelque soit le niveau pour avoir une vue synthétique des 2 entités). Le tableau présente les congés, reports, annulations pour le bail (cas des actions communes pour toutes les locations du bail) et pour chaque location (cas d une action individuelle sur une seule location). Historique des congés Consultation des historiques Le tableau présente les congés, reports, annulations pour le bail (cas des actions communes pour toutes les locations du bail ) et pour chaque location (cas d une action individuelle sur une seule location ). Bail/Location Bail Action /10/1999 /11/1999 Type Congé Report Motif Congé reporté Fin du bail 31/12/ //2000 Résiliation /10/1999 /11/1999 Sortie prévue 31/12/ //2000 Sortie quitt. 31/12/ //2000 Sortie régul. 31/12/ //2000 Annuler

13 Version 1.0 GI 13 II. ALERTES ET MISES EN GARDE Certaines fonctionnalités impactées par les modifications structurelles sont communes à la demande de logement et la gestion locative. Il sera donc nécessaire de démarrer la demande de logement et la gestion locative en parallèle lors du passage sous GlobalImmo. Dans les deux cas (demande de logement et gestion locative), les données seront migrées par batch afin de respecter la nouvelle structure (ex : la gestion des multi-employeurs des partenaires, les ressources, etc...)

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