Entente relative aux événements organisés par des tiers

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1 Entente relative aux événements organisés par des tiers Merci de choisir Déjeuner pour apprendre comme bénéficiaire de votre activité de financement. Le soutien de la communauté contribue de façon importante à notre succès, et Déjeuner pour apprendre reconnaît les efforts nécessaires à l organisation et à la tenue d un événement en son nom. Votre soutien aide à soutenir des programmes scolaires de nutrition dans tout le pays, qui permettent aux enfants et aux jeunes de réaliser leur plein potentiel dans la vie. Veuillez lire les informations suivantes attentivement, et signer et renvoyer la présente entente à Déjeuner pour apprendre pour approbation avant de commencer à planifier votre événement. Veuillez renvoyer le présent formulaire par courriel à l adresse ou par télécopieur au Si vous avez des questions ou désirez obtenir des précisions, veuillez communiquer avec Déjeuner pour apprendre au ou au Informations sur l événement Nom de l événement : Description de l événement : Date de l événement : Heure de l événement : Lieu de l événement : Coordonnées de l organisateur de l événement : Prénom : Nom : Organisation (s il y a lieu) : Adresse : Ville : Province : Code postal : Page 1

2 Téléphone (maison) : Cellulaire : Télécopieur : Adresse courriel : Lignes directrices relatives aux événements organisés par des tiers Ce que Déjeuner pour apprendre demande aux organisateurs d un événement communautaire : Veuillez communiquer avec Déjeuner pour apprendre pour inscrire de nouveaux événements ou nous mettre à jour au sujet d événements en cours. Il est important que nous soyons au courant de tous les événements organisés en soutien à Déjeuner pour apprendre. L organisateur de l événement a la responsabilité d informer les commanditaires, les participants et le grand public du fait que Déjeuner pour apprendre n organise pas l événement, mais qu il en est le bénéficiaire. Déjeuner pour apprendre peut vous offrir l aide suivante une fois votre événement approuvé par notre bureau : Conseil et expertise relativement à la planification d événements Inscription de l événement sur notre page Web d événements Lettre de soutien qui authentifie l événement/l organisateur, à compter de la date d inscription jusqu à la fin de l événement Quelques fournitures, telles que des brochures d information, des autocollants et d autre matériel promotionnel Présence d un représentant de Déjeuner pour apprendre, lorsqu approprié et disponible Déjeuner pour apprendre ne peut offrir ce qui suit : Financement ou remboursement des dépenses liées à l événement Listes de donateurs ou de commanditaires Promotion ou publicité de votre événement, sauf sur la page Web d événements Présence garantie de membres du personnel ou de bénévoles à votre événement Demande de licences de jeux, par ex. bingo, loterie, alcool, assurance Prix, articles pour la vente aux enchères, récompenses Reçus officiels pour des dons en argent ou en nature qui n ont pas été directement reçus par Déjeuner pour apprendre (voir également l information concernant les reçus officiels) Page 2

3 Autres lignes directrices : Toute publicité (y compris les communiqués de presse, le matériel imprimé ou promotionnel, etc.) pour l événement proposé doit être approuvée par Déjeuner pour apprendre avant d être imprimée, publiée, etc. Un formulaire d acceptation relatif au logo doit être rempli avant toute utilisation du logo de Déjeuner pour apprendre Le nom et le logo de Déjeuner pour apprendre ne doivent pas être utilisés par un tiers ou pour un événement communautaire de façon permanente, c est-à-dire sur un site Web ou sur du matériel promotionnel, à moins qu une autorisation écrite ait été accordée au tiers par Déjeuner pour apprendre L organisateur de l événement doit obtenir tous les permis, licences ou assurances nécessaires à son événement et ne tient Déjeuner pour apprendre responsable d aucun incident lié à l événement communautaire Les organisateurs de l événement ne communiqueront pas avec des commanditaires existants de Déjeuner pour apprendre pour leur événement, à moins qu ils aient reçu une autorisation écrite de Déjeuner pour apprendre Toutes les informations concernant les fonds et les reçus officiels (s il y a approbation pour délivrer des reçus), c est-à-dire les coordonnées pour la délivrance de reçus, doivent être reçues par Déjeuner pour apprendre dans les 30 jours suivant l événement Il est recommandé que l organisateur de l événement se familiarise avec les politiques relatives à la délivrance de reçus de l Agence du revenu du Canada au En cas d annulation de l événement, veuillez en aviser Déjeuner pour apprendre au moins un jour avant l événement À tout moment et pour toute raison, Déjeuner pour apprendre a le droit de demander à l organisateur de l événement communautaire ou au tiers de cesser d utiliser le nom Déjeuner pour apprendre en lien avec l événement, et l organisateur de l événement communautaire ou le tiers doit tout mettre en œuvre pour respecter cette demande Déjeuner pour apprendre se garde le droit d examiner les états financiers et les contrôles internes de l événement à la demande de ses auditeurs Déjeuner pour apprendre n assume aucune responsabilité légale ou financière à un événement communautaire Déjeuner pour apprendre n est responsable d aucun dommage ou accident survenu à une personne ou à un bien lors d un événement communautaire Lignes directrices relatives aux événements organisés par des tiers Reçus officiels Il est très important que vous compreniez les règles relatives à la délivrance de reçus officiels AVANT de planifier votre événement. Les exigences en matière de délivrance de reçus sont nombreuses et prennent du temps. Vous pouvez décider finalement que, si seul un reçu officiel Page 3

4 d un petit montant peut être délivré, mieux vaut ne pas en offrir. Vous avez la responsabilité de communiquer les décisions concernant la délivrance de reçus officiels aux participants de l événement. Par conséquent, veuillez vous assurer que vous avez discuté de votre situation en profondeur avec un représentant de Déjeuner pour apprendre et que vous savez ce que vous pouvez ou non offrir. Lignes directrices relatives à la délivrance de reçus officiels : Déjeuner pour apprendre doit adhérer à toutes les règles et réglementations de l Agence du revenu du Canada (ARC) afin de conserver le statut d organisme de bienfaisance. Nous nous réservons le droit d auditer les documents relatifs à tout événement afin de garantir le respect des exigences de l ARC. Déjeuner pour apprendre ne délivrera des reçus officiels que pour le montant des dons réels reçus par le bureau de Déjeuner pour apprendre. Les reçus officiels ne peuvent être délivrés pour les fonds utilisés pour couvrir les coûts de l événement ou pour d autres dépenses administratives engagées par l organisateur. Déjeuner pour apprendre est autorisé à délivrer un reçu officiel à des particuliers qui font un don sans recevoir un article ou un bénéfice tangible en retour. Les bénéfices tangibles comprennent notamment un souper, de l alcool, une chance de faire une offre sur des articles mis aux enchères, du divertissement, du stationnement, etc. Les reçus officiels sont délivrés pour des dons de 20 $ et plus, pourvu que le donateur satisfasse aux conditions susmentionnées. Des reçus officiels seront délivrés pour les événements communautaires : Sous réserve que le bureau reçoive une déclaration montrant tous les revenus et les dépenses liés à l événement Sous réserve que l organisateur de l événement s assure que le montant d argent recueilli après les dépenses est suffisant pour couvrir le montant d argent pour lequel des reçus ont été demandés Sous réserve que toutes les autres conditions de l ARC aient été respectées Note : Les reçus officiels datant de l année de votre événement ne sont délivrés que si tout l argent et toute l information sont reçus d ici le 31 décembre de l année en question. Les reçus officiels ne seront pas délivrés : Pour l achat de billets d entrée, de droits de jeu ou d articles mis aux enchères Pour des dons en nature faits à un événement Pour des services donnés, comme l embauche d un humoriste ou d un encanteur pour un événement Pour la commandite, étant donné que de la publicité ou de la promotion (un bénéfice Page 4

5 tangible) est reçue en retour du paiement Pour des chèques-cadeaux donnés par la personne produisant le chèque-cadeau Note : Les commanditaires et les autres entreprises faisant une contribution peuvent recevoir une lettre de don d entreprise comme preuve de leur contribution. Souvent, un reçu officiel pour activités de bienfaisance n est ni requis ni approprié pour ce groupe de donateurs. Veuillez signer ci-dessous pour indiquer que vous avez lu et accepté les lignes directrices relatives aux événements organisés par des tiers. Nom de la personne-ressource pour l événement : Signature : Date : Page 5

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