CONSTRUIRE DES ÉVÉNEMENTS ÉCO RESPONSABLES

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1 CONSTRUIRE DES ÉVÉNEMENTS ÉCO RESPONSABLES

2 CONTEXTE ET ENJEUX Les surconsommations d eau et les pollutions qui s y accumulent, menacent nos modes de vie et notre santé. Du Flocon à la Vague, association Loi 1901 créée en 2009 et reconnue d Intérêt Général, s engage pour préserver le cycle de l'eau. L idée est simple : comprendre l importance du lien «Sport Eau Santé». Présidée par le champion olympique, Wilfrid Forgues, l association fédère plus de 150 ambassadeurs (sportifs de haut niveau, chanteurs, comédiens, journalistes...). Son action est concrète, tout au long de l année dans les établissements scolaires (primaires, collèges, lycées et enseignement supérieur), et dans les entreprises et collectivités grâce à notre programme pédagogique «Water Responsable». Les événements de l association Du Flocon à la Vague placent le sport au service de la protection de l eau et plus généralement du développement durable. Ces moment sont pensés pour fédérer et regrouper autour de valeurs communes et encourager la diffusion de bonnes pratiques. La création de ce guide découle logiquement des valeurs défendues par l association. Un outil méthodologique qui se veut pratique et adaptable, qui s inscrit dans une démarche à 360 et qui nous permettra d effectuer des choix plus responsables et ancrés dans une démarche de développement durable à chaque étape de l organisation de nos événements. Un outil d évaluation pour inscrire nos événements dans une démarche d évolution continue et de diffusion de bonnes pratiques.

3 DU CONSTAT... À L ACTION En 2011, l association réalise l empreinte H2O et le Bilan Carbone de son événement phare «L Odyssée Du Flocon à la Vague». Cette analyse, portant sur l ensemble du «périmètre» de l événement, nous permet alors d identifier les différents impacts générés par une manifestation de ce genre. C est grâce à ce retour d expérience qu est né ce guide... è Outil indispensable à l analyse de l existant et à la planification des différentes stratégies, ce guide permet d o n c à t o u t o r g a n i s a t e u r d e comprendre où intervenir et de prioriser ses actions pour inscrire son événement dans une démarche d écoconception.

4 PILOTAGE, COHÉRENCE & RESPONSABILITÉS DU PROJET PHASE STRATÉGIQUE & PRÉPARATOIRE DE L ÉVÉNEMENT

5 MOBILISATION DES ACTEURS & PARTIES PRENANTES Favoriser une approche participative impliquant tous les collaborateurs La démarche «éco événement» implique une nouvelle approche dans l organisation. Il s agit d expliquer, d impliquer et de co-construire. L enjeu est de concevoir l événement en tenant compte de son cycle de vie et d intégrer cette stratégie en amont pour éviter de devoir rectifier les erreurs en aval. Difficile de promouvoir un événement «éco-responsable» si l organisation n adopte pas elle même un comportement exemplaire. Cependant, personne ne peut prétendre être parfait... et la recherche de l exemplarité relève d une démarche d amélioration et d apprentissage continue. Il faudra donc former et sensibiliser les équipes (bénévoles, comité d organisation, prestataires...) dès les 1 ères réunions de préparation de l événement. Fixer des règles et des objectifs cohérents, ambitieux mais réalistes et communs à toutes les équipes, et présenter la démarche d amélioration continue. A partir d un état des lieux de l existant, la grille d évaluation et de progression de l événement permettra d identifier les axes prioritaires et les changements a mettre en œuvre. Vient ensuite la planification de l action et le partage des tâches. Qui fait quoi, avec qui, quand et comment? Comme pour tout événement il faudra définir un organigramme et une méthodologie de travail pilotés par un référent et aidés grâce à ce guide.

6 MOBILISATION DES ACTEURS & PARTIES PRENANTES DES règles du jeu partagées par tous Il sera primordial d impliquer toutes les parties prenantes : Les intervenants, les partenaires et les prestataires extérieurs doivent, eux aussi, s approprier et respecter les actions engagées. les faire signer une charte d engagement responsable rappelant les objectifs et les actions visées; document qui peut être signé par tous les participants qui s engagent alors à respecter un certains nombre de points. (Charte éco-partenaire et éco-participant à adapter aux caractéristiques de chaque événement) è En partenariat avec le centre de ressources technologiques APESA, les organisateurs peuvent réaliser le bilan H2O et CO2 de leur événement, comme l association l a fait pour événement «L Odyssée Du Flocon à la Vague». è Cela permettra d avoir une analyse exhaustive des flux entrants dans la réalisation des événements et leurs différents impacts (surconsommation, pollution et émission de CO2).

7 LE TEMPS DE L ACTION DES CHOIX PLUS RESPONSABLES À CHAQUE ÉTAPE DE L ORGANISATION

8 COMMENT LIRE LES FICHES THÉMATIQUES? Thème(s) abordé(s) par la fiche... Pour aller + loin... Oui 10 5 Grille d autoévaluation hiérarchisée selon l importance de l impact sur la ressource en eau La Base... démarches, réflexions «essentielles» à toute organisation d événement... vers l éco-responsabilité à travers la prise en compte des thématiques de Développement Durable et afin de réduire l empreinte «eau» des évènements... Oui 7 Oui 5 Oui 3 Oui 3 25 pts Pour identifier les bonnes pratiques, les points faibles et les pistes d amélioration... Oui 3 Total / pts Des infos à synthétiser dans la grille globale à la fin du guide pour une vision d ensemble de l événement

9 ACCESSIBILITÉ AU SITE : TRANSPORTS & MOBILITÉ Les transports : un impact majeur Sur le bilan CO2 et une large contribution à l empreinte H2O d un événement. Choisir un lieu connu du grand public et facilement identifiable. L accessibilité doit être prise en compte à toutes les étapes de la «chaîne des déplacements». Anticiper les flux de personnes et de matériel, et les options de stationnement disponibles. Nouer un partenariat avec les collectivités locales compétentes en matière de transports collectifs, négocier et adapter des horaires et/ou des tarifs préférentiels p o u r d e s s e r v i r l événement. Inciter au covoiturage, à l utilisation des transports en commun et promouvoir les formes de mobilité douce (marche, vélo). Organiser un système de navettes si besoin. Mettre en place des avantages préférentiels incitatifs pour les participants qui jouent le jeu (boisson offerte, bonus points sur l épreuve sportive, ). Impliquer l équipe organisatrice dans l optimisation des déplacements (covoiturer et co transporter). Communiquer sur les informations pratiques et précises concernant les transports. (sur le web: plan d accès au site, réseau de transports, liens vers des plateformes de covoiturage, comparateur éco-déplacement type ADEME, conseils en éco conduite, compensation CO2 ). Oui 30 Oui 30 Oui 30 Oui 30 Mobilité douce 15 Covoiturage 15 Transport en commun 15 Navettes 15 Avantages préférentiels Oui 7 Partenariat collectivités locales Oui 7 Total / 134

10 ALIMENTATION ÉCO-RESPONSABLE L alimentation représente jusqu' à 80% de l empreinte H2O et 20% du bilan carbone d un événement. Définir les besoins en prestataires en fonction de l événement («buvette» le jour de l événement, restauration du staff et VIP, ravitaillement des participants des épreuves sportives, buffet ou dîner des challenges inter entreprises et soirées caritatives ). Anticiper le plus en amont possible. Choisir des prestataires qui respecteront une charte d engagement et les mettre en réseau. Privilégier. les producteurs locaux, les initiatives en faveur de l agriculture biologique, bio dynamique, les circuits courts (produits de qualité, locaux, de saison, bio, équitables avec des conditions de livraison optimisées et responsables). Réduire les quantités de viande proposées au profit d autres produits ayant un un impact moindre sur l eau. Réduire les conditionnements individuels, et le suremballage, et préférer les grands contenants. Assurer une gestion des stocks et surplus pour éviter le gaspillage (en concertation avec les prestataires). Se rapprocher d associations caritatives pour récupérer les surplus éventuels. Proposer l eau du robinet en carafes ou en fontaine (cf. partenaires). Utiliser des gobelets consignés, réutilisables et éco conçus (gérer le cycle de nettoyage) et privilégier la vaisselle réutilisable ou compostable en s assurant de la revalorisation de ces déchets. Oui 30 Oui 30 Producteurs locaux 15 Produits de saison 15 Agriculture biologique Oui Maîtrise des quantités de viande Oui 10 5 Oui 3 Oui 3 Eau du robinet Réduction des déchets Total / 106

11 CHOIX DU SITE ET MISE EN ŒUVRE DE L ESPACE Éviter les écosystèmes fragiles avec un grand nombre de participants Demander les autorisations et soutiens logistiques éventuels aux autorités concernées (mairies, préfectures...). (ATTENTION aux délais) Assurances et sécurité: déclarer la manifestation, le matériel emprunté ou loué. (Responsabilité civile, risques spéciaux du site, équipements de sécurité, organisation des secours...). S imprégner du territoire et de son positionnement en matière d événement et d environnement. Faire un état des lieux des événements existants et des dates pertinentes. (Concurrence éventuelle? Disponibilité des lieux envisagés? Mutualisation autres événements?). Se renseigner sur les caractéristiques naturelles du site (zone protégée, sensible, Natura 2000, Parc Naturel Régional ). Respecter les plans de gestion des sites naturels ou territoires présentant un statut particulier et se conformer à la législation en vigueur pour mettre en place l événement. Si besoin, déterminer des zones interdites et des zones de protection, et en informer les participants Caractéristiques naturelles du site Oui Respect des plans de gestion Oui Zones interdites et de protections Oui Autorisations et soutiens logistiques Oui 3 Oui 3 Oui 3 Assurances et sécurité Etats des lieux C est l événement qui doit s adapter au site, et non l inverse. Total / 69

12 PRÉVENTION ET GESTION DES DÉCHETS Appliquer la règle des «3R» Réduire Réutiliser Recycler Rechercher les filières de collecte, tri et valorisation adéquates existants sur le territoire. Prendre contact avec les services concernés en matière de gestion des déchets (collectivités locales, prestataires spécialisés ) et veiller à l engagement de toutes les parties prenantes. Engager une réflexion sur les déchets de l événement en amont, en identifiant les types de déchets, les volumes potentiels ou encore les principaux lieux de production sur le site. Identifier les besoins en conteneurs de collecte et de tri. S assurer du bon acheminement des différents déchets vers les filières adéquates. LE Meilleur déchet est celui Que l on ne produira pas Mettre en place des îlots multi tri en suffisance et bien visibles, placés aux endroits. stratégiques (lieux de rassemblement, buvette, ravitaillements ), sans oublier la collecte des déchets non recyclables et la mise à disposition de cendriers. Respecter le code couleur et bien signaler les points de tri. Associer une information claire et détaillée, compréhensible de tous: signalétique explicite (voir avec la collectivité locale, les prestataires ou créer des supports pertinents). Assurer un contrôle du bon fonctionnement du tri en temps réel. Privilégier une réduction des déchets à la source en intégrant toutes les personnes concernées par l événement. Éventuellement, aller jusqu à mettre en place des pénalités sportives en cas de mauvais comportements. Oui 30 Oui 20 Réduction des déchets à la source 15 Ilots multi tri 10 Signalisation - Information Oui 5 Oui 3 Oui 3 25 pts Contrôle Pénalités sportives Total / 61

13 MATÉRIEL, INFRASTRUCTURES & ÉQUIPEMENTS Évaluer la pertinence des choix en fonction des critères de développement durable É v a l u e r l e s b e s o i n s e n infrastructures et équipements nécessaires à l événement. Quelles sont les infrastructures préexistantes? Qu est-ce qui nous est vraiment utile? Quelle utilisation pour quel équipement? Acheter? Louer? Emprunter? Définir les besoins de l événement et dimensionner c o r r e c t e m e n t l e s prélèvements en eau potable et électricité. Privilégier u n s i t e d i s p o s a n t d infrastructures de base déjà présentes (sanitaires, raccordement eau potable et électricité). Si besoin, mettre en place des toilettes sèches par exemple (conformes à la réglementation, faire appel à une société spécialisée, et s assurer que les rejets seront évacués et valorisés correctement). Privilégier des structures démontables, réutilisables (recyclées et/ou recyclables) et à double usage pour les stands et pour les supports de balisage, signalisation et d information sur le site (non datés par exemple ). Rationnaliser les consommations et maîtriser les rejets (veiller à la qualité de l eau, produits d entretien éco labellisés, chasse au gaspillage ) Oui 15 Oui 7 Toilettes sèches 75 pts Infrastructures de base Structures démontables, réutilisables Oui 7 Oui 7 Oui 7 Maîtrise des prélèvements Maîtrise des rejets Total / 43

14 COMMUNICATION & PROMOTION étape primordiale pour ancrer la démarche engagée par l événement Évaluer des besoins. Il s agit d établir un plan de communication en cohérence avec les discours véhiculés par l association et l événement. Les cibles sont-elles clairement identifiées et l objectif du projet est-il explicité? Communiquer sur la démarche: diffuser des informations sur les actions mises en œuvre incitera la presse à les relayer en amont et en aval auprès d un large public (site Internet, communiqués et dossiers de presse, charte, panneaux d info sur la démarche le jour de l événement...) Questionner les prestataires Pour ENCOURAGER les bonnes pratiques Rationnaliser les besoins en supports de communication pour diminuer les quantités de papier. Dématérialiser au maximum la communication (privilégier les échanges par mail, le Web, les applications pour Smartphone, les réseaux sociaux...) Créer et imprimer des documents optimisés (adapter format et mise en page, éviter les aplats de couleurs inutiles, imprimer en qualité brouillon, rectoverso, recycler le papier...) Affiches, flyers, programmes, dossiers de presse, objets promotionnels... Se tourner vers des solutions d e p r o d u c t i o n e t d i m p r e s s i o n respectueuses de l environnement et éthiques (labels FSC et PEFC, Écolabel Européen, IMPRIM VERT, encres végétales, coton bio, matières recyclées...) Privilégier la signalétique réutilisable et recyclable et les solutions créatives (supports nondatés, récup...) Textiles promotionnels écoconçus Oui 15 Oui 7 Oui 7 75 pts Prestataires labellisés Dématérialisation de la communication Oui 3 Réutilisation des supports Oui 3 Besoins optimisés Total / 35

15 ANIMATION & SENSIBILISATION DES Temps de formation pour sensibiliser et impliquer Les évènements sont de formidables espaces de sensibilisation des participants aux thématiques défendues par l association. Étendre le terme «participant» au sens large en incluant les bénévoles, les prestataires, le public, la presse et les partenaires. Prévoir l installation de zones d info soit en libre-service, soit avec la présence d animateurs (supports pédagogiques FAV, actions mises en œuvre sur l événement, partenaires...) Intégrer des temps d intervention et de débat au programme de l événement. Proposer des activités ludiques et accessibles à tous: mieux connaître le cycle de l eau grâce à «The Water Game», Guide Water Responsable, Empreinte H2O. Redistribuer les bénéfices des évènements au soutien d actions solidaires «eau» (en partenariat avec d autres associations, ONG, pour encourager le tissu associatif/économique et social local sur le thème du DD et de la protection de l eau...) Encourager les démarches et projets innovants : concours, challenges pour impliquer les scolaires, universitaires, entreprises (RSE) Favoriser la démocratie participative à travers des débats, séminaires, tables rondes en relation avec les partenaires locaux impliqués dans l action Formation et sensibilisation en «interne» Oui 7 5 Formation et sensibilisation des «participants» Oui 7 Redistribution des bénéfices Oui 7 Démarches et projets innovants Oui 3 Oui 3 Démocratie participative utiliser le pouvoir rassembleur de l événement pour catalyser la sensibilisation à la cause Total / 27

16 HÉBERGEMENT RESPONSABLE Développer et diffuser des pratiques durables pour Participer au développement de la filière. Mobiliser les hébergeurs et les associer à l événement (contacter les mairies, offices de tourisme et réseaux). Choisir des lieux d hébergement faciles d accès et/ou proches du site de l événement. Repérer l emplacement des hôtels, gîtes, chambres d hôtes sur un plan associé aux transports en commun et s assurer que l information soit largement diffusée aux participants, staff, VIP... Privilégier les hébergements labellisés ou certifiés, reconnus pour l e u r s e n g a g e m e n t s environnementaux, sociaux. (écolabel Européen, label «la clé verte», Haute Qualité Environnementale, Bâtiment Basse Consommation ). Choisir des lieux dans lesquels des efforts significatifs vers l amélioration sont mis en place. (éclairage révisé, chauffage/climatisation optimisés, énergies renouvelables, bonne gestion de l eau, produits d entretien respectueux des milieux naturels, alimentation et achats responsables ) Des actions ponctuelles, simples et efficaces peuvent être imaginées à l occasion du passage de l événement et ainsi inciter les établissements à s engager et à se différencier dans une démarche éco responsable. Hébergements labellisés - certifiés Oui 100 pts 50 pts 0 pts Proximité du site de l événement Oui 70 pts 35 pts 0 pts Réseau de transport en commun Oui 50pts 25 pts 0 pts Oui 30 pts Total Information 15 pts 0 pts / 250 pts

17 BILAN ET PISTES D AMÉLIORATION IDENTIFICATION DES IMPACTS & DÉFINITION D UNE STRATÉGIE D AMÉLIORATION

18 BILAN DE L ÉVÉNEMENT Toutes les actions ne peuvent pas être totalement réussies dès la première fois. Il est donc essentiel d'évaluer la démarche en suivant l'évolution des indicateurs présentés tout au long des fiches thématiques. Dès lors, on peut corriger, améliorer, définir de nouvelles priorités et de nouveaux objectifs une fois que les précédents ont été atteints. L'évaluation est aussi un temps privilégié de motivation des acteurs impliqués. ACCESSIBILITÉ AU SITE: TRANSPORTS & MOBILITÉ Total / 134 è ALIMENTATION Total / 106 è CHOIX DU SITE ET MISE EN ŒUVRE DE L ESPACE Total / 69 è PRÉVENTION & GESTION DES DÉCHETS Total / 61 è MATÉRIEL, INFRASTRUCTURES & ÉQUIPEMENTS Total / 43 è TOTAL GÉNÉRAL / 500 COMMUNICATION & PROMOTION Total / 35 è ANIMATION & SENSIBILISATION Total / 27 è HÉBERGEMENT Total / 25 è

19 RETROUVEZ-NOUS SUR : l'odyssée du flocon à la vague flocon à la vague POUR TOUTE QUESTION : stephanie.quiez@dufloconalavague.org