Formulaire d événement de tierce partie : REMARQUE : Toute demande doit être soumise au moins 2 mois avant la date prévue de l événement

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1 Formulaire d événement de tierce partie La mission de Belle et bien dans sa peau MD : Aider les femmes atteintes du cancer à gérer les effets du cancer et de ses traitements sur leur apparence. Nous vous remercions de l intérêt que vous portez à Belle et bien dans sa peau et de votre désir de soutenir les femmes atteintes du cancer. Nous nous considérons privilégiés de recevoir de nombreuses propositions d un bout à l autre du pays de la part d individus et d organisations souhaitant mettre sur pied des événements de levées de fonds et de conscientisation pour appuyer notre mission. Ces événements de tierce partie peuvent être organisés de manière indépendante par des bénévoles dévoués, comme vous, et sans la participation de notre bureau national. Pour mettre sur pied un événement de tierce partie, l organisateur responsable doit d abord remplir un formulaire d organisation d événement, qui contient également les modalités et conditions d un événement de tierce partie, puis lire notre document de politique et procédures pour les reçus pour déclaration fiscale. Le formulaire est ensuite soumis à Belle et bien dans sa peau. Nous étudions chaque demande d organisation d événement (dans les deux semaines suivant leur soumission) et évaluons dans quelle mesure le projet est réalisable et correspond aux objectifs de Belle et bien dans sa peau. En somme, nous désirons nous associer à des individus et organisations jouissant d une réputation de qualité, qui partagent nos objectifs de conscientisation et de levée de fonds pour Belle et bien dans sa peau. Nous apprécions votre désir d amasser des fonds pour Belle et bien dans sa peau et nous nous réjouissons à la perspective de faire équipe avec vous. Formulaire d événement de tierce partie : REMARQUE : Toute demande doit être soumise au moins 2 mois avant la date prévue de l événement Date de la demande : Nom de l organisateur/entreprise : Personne-ressource : Adresse : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Veuillez décrire votre relation avec Belle et bien dans sa peau : Date et heure de l événement :

2 Veuillez décrire l événement et l activité de levée de fonds : (Cette information nous permet de maintenir un suivi de notre relation avec vous comme collecteur de fonds actif. L information sert également à aviser notre service de comptabilité qu un chèque sera reçu dans une période déterminée, et permet de bien inscrire à nos dossiers les fonds que vous avez mis tant d efforts à amasser) _ Avez-vous établi un calendrier, un plan d action ou un itinéraire pour cet événement? Oui. Si oui, veuillez inclure ce document avec votre demande. Non Lieu de l événement : Nombre maximal de participants : Nombre de participants attendus : Cet événement est : Ouvert au public Sur invitation seulement Dans le cas d un événement sur invitation, veuillez indiquer le nombre d invitations distribuées : Prévoyez-vous une entrée payante? Oui. Si oui, veuillez indiquer le coût. Non De quelle manière seront amassés les fonds dans le cadre de la levée de fonds? Vente de billets/entrée payante Vente aux enchères par écrit Ventes par le biais de fournisseurs Loterie Dons Quel pourcentage ou montant des fonds amassés sera versé à Belle et bien dans sa peau? D autres organismes de bienfaisance bénéficieront-ils des fonds amassés lors de cet événement? Oui Non Si oui, veuillez indiquer quels sont ces organismes : L événement sera-t-il commandité? Oui Non Si oui, qui sera le commanditaire? Des boissons alcoolisées seront-elles servies lors de l événement? Oui Non Si oui, veuillez donner plus de détails Cet événement a-t-il eu lieu dans le passé? Oui Non Si oui, veuillez indiquer à quel moment Quel moment net a été versé à l organisme de bienfaisance?

3 Marketing et promotions : Belle et bien dans sa peau peut jouer un rôle à titre gracieux dans la planification de votre événement, mais un événement de tierce partie est à prime abord mis sur pied par les organisateurs responsables de l événement. Si votre événement est ouvert au grand public, il nous fera plaisir de l annoncer sur notre site Web. Nous regrettons toutefois de ne pas être en mesure d appuyer ces événements autant que nous le souhaiterions. Afin de nous aider à bien comprendre vos besoins en ce qui nous concerne, veuillez fournir l information suivante. Aimeriez-vous qu un représentant de Belle et bien dans sa peau soit présent lors de l événement (pour la remise d un chèque, un discours, une séance de photographie, etc.)? Si oui, veuillez indiquer le rôle que devra tenir le représentant, la durée requise de sa présence et préciser également la tenue vestimentaire souhaitée : Comment sera annoncé l événement (invitations, communiqué de presse, publicité, bulletin de service public, dépliant promotionnel, etc.)? Où apparaîtra le logo de Belle et bien dans sa peau? Veuillez joindre un exemple des annonces à votre formulaire. L événement sera-t-il couvert par les médias? Si oui, veuillez indiquer les médias qui assisteront à l événement : Aimeriez-vous recevoir du matériel imprimé de Belle et bien dans sa peau (magazine, dépliants et présentoirs)?

4 Modalités et conditions d un événement de tierce partie : Pour protéger et préserver l intégrité de Belle et bien dans sa peau et de notre engagement envers les donateurs, tous les organisateurs doivent adhérer aux modalités et conditions suivantes. Veuillez lire attentivement les directives suivantes, apposer vos initiales contre chacune et signer le formulaire. Votre signature confirme que vous avez lu les directives et que votre projet est conforme à chacune. Les modalités de cette entente entreront en vigueur à la date à laquelle Belle et bien dans sa peau approuvera le projet de l Organisateur et ce jusqu à la date de clôture de l événement. L organisation Belle et bien dans sa peau se réserve le droit de mettre fin à cette entente en tout temps si elle juge que l événement peut nuire à son image ou dans le cas où les modalités et conditions de l entente ne sont pas respectées. L Organisateur comprend et confirme que le logo de Belle et bien dans sa peau (a) ne sera modifié d aucune manière et qu il n accordera aucune sous-licence à toute autre personne, (b) ne peut être utilisé dans le cadre de sollicitations de télémarketing ou porte à porte, et/ou (c) ne peut être utilisé conjointement avec une terminologie qui est contraire à la mission de Belle et bien dans sa peau. L Organisateur accepte de se conformer à la ligne directrice stipulée dans le guide de présentation Belle et bien dans sa peau pour tout matériel développé comportant le logo Belle et bien dans sa peau. L Organisateur soumettra à Belle et bien dans sa peau pour approbation tout matériel promotionnel qui sera utilisé lors de l événement incluant, sans s y limiter, la publicité, les invitations, les lettres, les dépliants, les prospectus et les communiqués de presse, et ce avant leur production ou distribution. Tout matériel de l événement doit indiquer que les «fonds (ou une partie des fonds) seront versés à Belle et bien dans sa peau». J ai lu et je comprends les procédures d émission de reçus pour déclaration fiscale indiquées dans le document de politique et procédures de reçus pour déclaration fiscale qui se trouve à l endos de ce formulaire. Un reçu pour déclaration fiscale peut être émis par Belle et bien dans sa peau au donateur uniquement pour les dons monétaires effectués en espèces ou par chèque. Les reçus pour déclaration fiscale ne peuvent être émis pour les dons sous forme de service. L Organisateur est tenu de : (a) se conformer à toutes les lois applicables lors de la planification, la promotion et le déroulement de l événement, (b) obtenir toute assurance et tout permis requis pour la durée de l événement, (c) indemniser et dégager Belle et bien dans sa peau de toute responsabilité concernant les dédommagements réclamés, quel qu en soit le type ou la nature, et découlant de l événement ou lié de quelque manière que ce soit à l événement. L Organisateur comprend que Belle et bien dans sa peau n est aucunement responsable financièrement de la promotion et/ou la mise sur pied d un événement de tierce partie. L Organisateur comprend que Belle et bien dans sa peau ne peut participer à aucune promotion de produits reliés à la santé. L Organisateur comprend que la promotion ne reposera pas sur l acquisition, l utilisation des noms ou la sollicitation des donateurs ou employés de Belle et bien dans sa peau. Belle et bien dans sa peau ne fait pas la promotion de produits ou services extérieurs pour amasser des fonds. Belle et bien dans sa peau n endossera, ni ne recommandera des produits ou services. L Organisateur accepte de remettre à Belle et bien dans sa peau tous fonds recueillis lors de l événement dans les 60 jours de la date de l événement. REMARQUE : Cette entente entrera en vigueur uniquement dans le cas et au moment où Belle et bien dans sa peau l approuvera par la signature d un représentant autorisé de Belle et bien dans sa peau. En apposant sa signature, l Organisateur accepte les conditions et modalités énoncées ci-dessus. Les directives ci-dessus ont été lues et acceptées par : L événement de tierce partie a été approuvé par : Nom de l Organisateur Signature de l Organisateur Date : Courriel : Téléphone : Nom de l employé de Belle et bien dans sa peau Signature de l employé de Belle et bien dans sa peau Date : Veuillez télécopier le formulaire rempli au Nous vous remercions de votre intérêt à soutenir Belle et bien dans sa peau. Nous vous contacterons dans les deux semaines suivant la réception de votre formulaire.

5 Politique et procédures pour les reçus pour déclaration fiscale de tierce partie Les questions les plus souvent posées concernent les reçus pour déclaration fiscale. Afin de maintenir notre statut d organisme de bienfaisance auprès de l Agence du revenu du Canada, il est impératif que nous soyons en mesure de gérer la question des reçus fiscaux de manière efficace, conformément à la loi et dans les délais prescrits par la loi. Il est très important que vous compreniez les règles entourant les reçus pour déclaration fiscale AVANT la planification de votre événement. Ces règles sont nombreuses et requièrent du temps. Vous pourriez choisir, si le montant du reçu pour déclaration fiscale est minime, de ne pas offrir d émettre des reçus. Vous êtes responsable de communiquer toute décision concernant les reçus pour déclaration fiscale aux participants de l événement. Veuillez indiquer clairement ce que vous pouvez ou ne pouvez pas offrir. Généralement, si un individu ou une entreprise reçoit quelque bénéfice que ce soit en échange de son don ou de sa contribution, un reçu pour déclaration fiscale ne lui est pas émis. Les bénéfices peuvent inclure : un dîner, des boissons alcoolisées, une chance de participer à une vente aux enchères, des divertissements, du stationnement, etc. Il est très important de vous demander : Est-il important pour les participants de mon événement de recevoir un reçu pour déclaration fiscale? Si la réponse est NON, vous vous épargnerez, ainsi qu à Belle et bien dans sa peau, de nombreuses heures de gestion des reçus. Belle et bien dans sa peau se fera un plaisir d envoyer en échange une lettre de remerciement pour cadeau reçu. Si la réponse est OUI, veuillez lire l information suivante concernant les reçus pour déclaration fiscale. Information générale sur les reçus pour déclaration fiscale : 1. Belle et bien dans sa peau peut procurer des reçus pour déclaration fiscale seulement si Belle et bien dans sa peau a d abord approuvé le formulaire de proposition d événement que vous avez soumis. 2. Belle et bien dans sa peau peut émettre des reçus pour déclaration fiscale au montant de 25 $ ou plus seulement aux individus et entreprises qui font un don sans recevoir en échange un produit ou article tangibles. Les montants versés à l achat de billets de loterie, de billets de spectacle, de droits d entrée de golf, d articles vendus aux enchères (incluant par écrit) ne sont PAS admissibles aux reçus pour déclaration fiscale. 3. Selon l Agence du revenu du Canada, Belle et bien dans sa peau peut offrir une lettre de remerciement pour dons de biens effectués par des individus et des entreprises. Ces lettres peuvent servir de dépenses promotionnelles corporatives. Les lettres de remerciement pour dons de biens seront remises en guise de reçus aux individus pour les biens tangibles, si les biens sont à l état neuf et si un reçu ou une facture d achat accompagne la demande d un reçu pour déclaration fiscale. Les cadeaux sous forme d œuvre d art, de vin, d article de collection ou d article considéré unique doivent être accompagnés d une évaluation indépendante récente, quelle que soit la valeur. Les dons sous forme d œuvre d art remis par un artiste ou un marchand d art sont considérés comme des biens d inventaire.

6 4. Nous encourageons fortement tous les organisateurs d événement à verser les recettes de l événement dans les 90 jours suivant la date de l événement afin d assurer la bonne intendance des donateurs. De surcroît, selon l Agence du revenu du Canada, afin que les cadeaux soient admissibles à des reçus pour déclaration fiscale à tout moment d une année de calendrier, Belle et bien dans sa peau doit avoir reçu le cadeau au plus tard le dernier jour de décembre, ou le don envoyé doit porter un cachet postal antérieur au 31 décembre. 5. Belle et bien dans sa peau n est pas responsable des dépenses. Belle et bien dans sa peau ne peut en aucun cas offrir un soutien financier ou un remboursement pour des dépenses liées à l événement. 6. Les reçus pour déclaration fiscale ne peuvent être émis pour des coûts liés à un service. Cela inclut, sans s y limiter, les services spéciaux qui requièrent l embauche d un individu/l acquisition d un article pour l événement (ex. l installation d une tente, la création d un site Web ou tout divertissement). Nous pouvons toutefois remettre une lettre de remerciement pour cadeau reçu en guise de reconnaissance du don. 7. Un reçu pour déclaration fiscale ne peut être remis pour un don effectué sous forme de certificat-cadeau si le donateur a lui-même émis le certificat-cadeau. 8. Les reçus pour déclaration fiscale ne peuvent être émis pour des commandites si le commanditaire reçoit en échange des activités publicitaires, marketing ou promotionnelles, car ces dernières seraient considérées une dépense d entreprise. Les commanditaires peuvent obtenir un accusé de réception reconnaissant la valeur de la commandite et cet accusé peut servir de dépense d entreprise. 9. Belle et bien dans sa peau n approuvera aucune demande d événement avec permis de jeux et loteries. Les jeux et loteries comme le bingo, les paris, les tombolas ou les jeux de hasard doivent respecter certains critères qui requièrent des permis et rapports légaux dont Belle et bien dans sa peau ne sera pas responsable. En vertu de la loi, toutes les loteries doivent être enregistrées auprès de votre municipalité. Il faut compter environ 8 à 10 semaines pour obtenir un permis de loterie et, une fois obtenu, la nature du prix ne peut plus être modifiée. Nous recommandons plutôt la tenue d un tirage promotionnel. Aucun permis n est requis pour un tirage au sort, mais vous devez offrir les billets gratuitement en demandant un don en échange.

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