Évènements FreiPass: Marche à suivre pour les partenaires locaux

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1 Évènements FreiPass: Marche à suivre pour les partenaires locaux Ce manuel a été adapté du manuel des manifestations SlowUp afin de convenir aux besoins des évènements FreiPass ( Nous ne garantissons ni l exhaustivité ni l exactitude parfaite de nos check-lists. Le comité FreiPass accueille volontiers vos remarques et idées d ajouts sur la base de votre travail avec ces check-lists : info@freipass.ch. Vous pouvez télécharger les checklists depuis notre page internet et ainsi les utiliser comme instrument de travail (uniquement disponible en allemand) :

2 Sommaire Introduction Repères: Gestion d un FreiPass Check-list 1 : Idée de projet, concept de l évènement Check-list 2 : Définition de l organe responsable, organisation du projet Check-list 3 : Financement Check-list 4 : Subventions des pouvoirs publics, sponsoring Check-list 5 : Parcours Check-list 6 : Transports, sécurité, télécommunications Check-list 7 : Communication Check-list 8 : Auxiliaires, bénévoles, "Staff" Check-list 9: Programme général, programme d activités, programme des invités Check-list 10 : Ravitaillement, élimination des déchets Check-list 11 : Évaluation et développement Introduction Ce manuel est une aide à la planification pour un évènement FreiPass. Les check-lists se présentent sous la forme d un tableau à quatre colonnes : 1 ère colonne : indique la phase du projet (quand c est possible et pertinent). 2 ème colonne : indique l échéance recommandée en mois pour que les travaux préparatoires se déroulent sans difficulté. Ces échéances correspondent à l organisation d un premier évènement. Si l organisateur décide de rééditer l organisation de l évènement, certaines phases du projet peuvent être raccourcies ou même abandonnées. Significations des symboles: (-) Nombre de mois avant le FreiPass ; (FreiPass) Mesures à prendre immédiatement avant, pendant et immédiatement après la manifestation ; ( + ) Nombre de mois après le FreiPass. 3 ème colonne: contient une brève description des tâches et des mesures à prendre 4 ème colonne: sert à vérifier que les tâches ont été faites. 2

3 Repères: Gestion d un FreiPass L organisation d un FreiPass est un projet. Il comporte un contenu défini, un début et une fin bien déterminés ainsi qu une durée limitée. La planification, la réalisation et l évaluation du projet se déroulent en cinq phases : (1) Idée du projet, (2) Concept de la manifestation, (3) Planification de l évènement, (4) Réalisation et (5) Fin et évaluation. 1 ère phase : jusqu à environ 11 mois avant le FreiPass Idée: réflexions préliminaires et premiers contacts Le contact avec l association FreiPass est établi Les autorités cantonales et communales sont informées et favorables au projet Le projet dispose d un contenu substantiel et de ressources suffisantes La constitution d un organe responsable est possible Décision concernant l élaboration du concept de l évènement 2 ème phase : jusqu à environ 8 mois avant le FreiPass Concept de l évènement: création des organes, financement, élaboration du concept L idée du projet est acceptée par l association FreiPass Les requêtes sont déposées auprès des autorités Le comité d organisation (CO) est constitué Le financement du FreiPass est réaliste (pouvoirs publics, sponsoring, autres sources) L élaboration du concept de l évènement a commencé (des exemples de concepts sont disponibles auprès de l association FreiPass). Décision concernant la mise en place de la planification de la manifestation 3 ème phase: jusqu à environ 6 mois avant le FreiPass Planification de la manifestation: "Point of no return" La planification de l évènement commence (planification des tâches et des ressources) La demande de réalisation du FreiPass et le concept de la manifestation sont présentés à l association FreiPass Une convention avec l association FreiPass est conclue Les programmes sectoriels sont tous définis et coordonnés entre eux Le financement est assuré Décision définitive concernant la réalisation du FreiPass ("Point of no return") 4 ème phase: environ 1 semaine avant le FreiPass Réalisation: contrôle du déroulement dans tous les domaines de la manifestation Capacité de fonctionnement Processus complets Interfaces Responsabilités Derniers ajustement et mesures à prendre pour la réalisation du FreiPass 3

4 5 ème phase: jusqu à environ 2 mois après le FreiPass Fin / évaluation: contrôle et développement de la qualité Évaluation et formulation de mesures pour améliorer la qualité du prochain FreiPass Rédaction du rapport final et préparation des comptes définitifs Fête de clôture avec le CO et l association FreiPass Séance finale: décharge du CO Fin officielle du FreiPass 4

5 Check-list 1 Idée du projet, concept de l évènement 1-14 Contacter l association FreiPass -14 Réunir et étudier les documents de base (manuels, autres évènements FreiPass, Internet, ) -13 Esquisser l idée du projet (objectifs généraux, organe responsable, parcours, ressources, coûts, financement, dates, échéances, ) -12 Premiers contacts avec les autorités cantonales et communales: discuter de la faisabilité et des parcours possibles -12 Premiers contacts avec d éventuels partenaires ou organisations responsables -12 Prendre contact avec les personnes susceptibles de présider le CO ou d en être membre 2-10 Commencer les préparatifs pour le concept de la manifestation -10 Déposer les demandes d autorisation auprès des autorités -09 Élaborer le concept de l évènement 3-07 Présenter la demande de réalisation du FreiPass avec le concept à l association 1 Contenu du concept de l évènement: Objectifs du FreiPass Organisation du projet (organe responsable, CO) Contexte et ancrage du FreiPass dans la région Plan de travail et échéancier Date de réalisation Programme général, programme pour les invités Parcours / circuits Concepts pour les transports, la sécurité et la signalisation Autorisations cantonales et communales Communication Budget, financement et sponsoring Attestation d assurance RC de l organisateur 5

6 Check-list 2 Définition de l organe responsable, organisation du projet 2-10 Lancer la constitution de l organe responsable (1): contacter les organisations et les institutions -10 Esquisser l organisation du projet (CO: organigramme, présidence, domaines de compétences) -09 Organiser une séance d information avec les membres potentiels du CO -09 Ébaucher les fonctions du CO et les domaines de compétences -09 Fixer les modalités de la communication interne -09 Séance de fondation du CO. FreiPass a besoin d une personne de contact pour chaque côté du col, la présidence du CO devrait donc si possible être divisée en deux. -08 Mettre au point la version définitive de l organigramme et les descriptions des fonctions -08 Constituer l organe responsable régionale 3-06 Signature du contrat avec l association FreiPass 1 Compositon potentielle de l organe responsable Autorités Organisations touristiques Restauration Planification régionale Promotion économique Associations Personnalités, par exemple issues de la politique 6

7 Check-list 3 Financement 2-10 Planifier le budget et le financement à moyen terme (~3 ans) -09 Établir le plan comptable -08 Récolter les bases pour le budget auprès des domaines de compétence -08 Établir le budget 3-07 Avec l association FreiPass, clarifier les conditions pour le trafic des paiements, ouvrir un compte si besoin et définir les droits de signature -07 Déterminer les modalités de signatures et de contrôles du budget -07 Rédiger un réglement des frais -07 Etablir le budget définitif de la manifestation -07 Planifier les liquidités 4-06 Établir les factures destinées aux sponsors Rassembler et payer les factures et contrôler l arrivée des paiements Établir le décompte du FreiPass 7

8 Check-list 4 Subventions des pouvoirs publics, sponsoring Phase Mois Tâches et mesures à prendre 2-10 Demander des subventions pour l organisation et la couverture du déficit à des organisations et à des institutions publiques -09 Définir les plates-formes de sponsoring, élaborer un concept et une documentation pour le sponsoring (des exemples de concepts de sponsoring sont disponibles auprès de l association FreiPass -09 Contacter les sponsors potentiels 3-07 Conclure des contrats de sponsoring 4 FreiPass Garantir la présence des sponsors, placer des éléments de visibilité (banderoles, arceaux, etc ) FreiPass Surveiller la présence des sponsors, éliminer les profiteurs / opportunistes FreiPass Enregistrer (photos, vidéo) la présence des sponsors Réaliser une documentation sur la présence des sponsors + 01 Remercier les sponsors, les donateurs publics et autres partenaires; remettre la documentation Présence des sponsors 8

9 Check-list 5 Parcours 1-13 Esquisser et reconnaître les variantes de parcours -12 Discuter des variantes de parcours avec les autorités cantonales et communales 2-10 Arrêter le parcours définitif -10 Élaborer le projet général de sécurisation du parcours: intersection, fermetures, balisages, aménagements provisoires -10 Préciser l accès aux points critiques du parcours: hôpitaux, pompiers, gares, restaurants, etc 3-05 Concevoir la signalisation et commander le matériel nécessaire -05 Concevoir les constructions et installations supplémentaires et commander le matériel nécessaire -03 Organiser le transport du matériel de signalisation, de construction et d installation -02 Clarifier avec le canton et les communes les éventuels obstacles sur le parcours (par ex: chantiers) 4 FreiPass Mettre en place la signalisation et contrôler le parcours FreiPass Observer et documenter le déroulement FreiPass Enlever la signalisation, déblayer le parcours FreiPass Rétablir l état initial sur tous les tronçons et places, récolter et évacuer les déchets Évaluer les flux de trafic et le déroulement, tirer les conclusions pour le prochain FreiPass + 01 Fournir les éléments pour la rédaction du rapport final 9

10 Check-list 6 Transport, sécurité, télécommunications 1-13 Esquisser les possiblités d accès: mobilité douce (tenir compte des itinéraires nationaux et régionaux pour vélo et rollers), transports publics, trafic privé, emplacement des parkings -12 Discuter des possibilités d accès avec les autorités cantonales et communales ainsi qu avec les entreprises de transports publics 2-09 Contacter les services de secours (hôpitaux, REGA, privés), les médecins de la région et les associations de samaritains -09 Élaborer le concept général des transports : mobilité douce, transports publics, transport privé, parkings (y compris gestion) 3-06 Assurer l information du grand public et des entreprises concernées de la région sur le concept général des transports -05 Établir un dispositif de secours : services médicaux, de sauvetage et de samaritains -05 Programme général télécommunication (radios, natels) -05 Se renseigner sur les possibilités de location de véhicules de mobilité douce dans la région -05 Conclure une assurance RC pour l organisateur 4-01 Rédiger et distribuer les listes de contacts et les numéros de téléphone d urgence les plus importants FreiPass FreiPass FreiPass Contrôler tous les plans d intervention et de déroulement Diriger, piloter et documenter les plans d intervention et de déroulement au cours de la manifestation Rassembler le matériel de signalisation et de fermeture d accès Évaluer les concepts des transports, de sécurité et de télécommunication et tirer des conclusions pour le prochain FreiPass + 01 Fournir des éléments pour la rédaction du rapport final 10

11 Check-list 7 Communication 1-13 Prendre contact avec l association FreiPass, coordonner la communication avec FreiPass et discuter des conditions d utilisation de la marque FreiPass -12 Dresser la liste des adresses des médias régionaux: presse écrite, télés régionales, radios (journal régional, radios locales,) 3-10 Contacter les médias régionaux et leur fournir une information préalable, examiner les possibilités de communication -09 Élaborer un programme de communication -08 Informer le grand public par les médias locaux et régionaux du projet, de la constitution de l organe responsable et du CO -07 Informer les entreprises, organisations et institutions touchées par le FreiPass (hôtels, restaurants, hôpitaux, ) -04 Organiser une session d information destinée aux communes et aux partenaires -02 Déterminer un programme de communication en cas d évènements exceptionnels lors du FreiPass ( communication de crise ) -01 Organiser l information et la prise en charge des médias immédiatement avant et pendant le FreiPass, inviter les médias 4 FreiPass Accueillir les médias et s en occuper FreiPass Organiser une conférence de presse immédiatement après la fin de la manifestation (bilan) Constituer la revue de presse et l envoyer aux sponsors, aux autorités et à l organe responsable Évaluer le travail de communication et en tirer des conclusions pour le prochain FreiPass + 01 Fournir des éléments pour la rédaction du rapport final 1 Suggestion du contenu du programme de communication: Communication via les médias régionaux et locaux Contacts personnels avec les autorités, organisations et personnes pertinentes Site internet (au minimum : lieu, date, parcours, programmes, transports, contacts) Éventuellement fascicule ou dépliant avec le programme Publicité (affiches, papillons, spots radio, sets de table, annonces) Évènements de promotion (p.ex. stand d information dans un centre commercial, lors d'un autre FreiPass, ) Intégration des sponsors dans la communication 11

12 Check-list 8 Auxiliaires, bénévoles, «Staff» 3-08 Déterminer pour chaque domaine de compétence le nombre d auxiliaires requis et leurs qualifications -07 Établir un programme général pour les auxiliaires: lieux et durée d intervention, qualification, nombre de personnes -07 Contacter des organisation et institutions en vue de recruter des auxiliaires: pompiers, Securitas, protection civile, associations 4-02 Établir un programme détaillé pour l engagement des auxiliaires -02 Recruter définitivement des auxiliaires (avec une feuille-réponse de confirmation de participation) -01 Fête pour les auxiliaires ( Staff Party ): décision, organisation -01 Instruire et former les auxiliaires FreiPass FreiPass Accueillir et équiper les auxiliaires (ravitaillement, matériel spécial par ex : vestes réfléchissantes) Contrôler les auxiliaires pendant leur travail Remercier les membres du CO et les auxiliaires, les inviter à une fête de clôture + 01 Évaluer le programme et l intervention des auxiliaires, en tirer des conclusions pour le prochain FreiPass + 01 Fournir des éléments pour la rédaction du rapport final 12

13 Check-list 9 Programme général, programme d activités, programme des invités 2-10 Inspecter les localités et les places: infrastructures (électricité, toilettes, eau) et possibilités de ravitaillement (restaurants, fermes, ) -09 Établir le canevas du programme d activités: cérémonie d ouverture, «village» des sponsors et partenaires, -08 Formuler les conditions de participation pour les partenaires et les autorités responsables du programme d activités (infrastructures requises, coûts, conditions de visibilité des sponsors et de la publicité) -07 Définir le programme d activité définitif ainsi que la cérémonie d ouverture 4-05 Déposer les requêtes pour l organisation de manifestations annexes -05 Réserver les emplacements, commander les équipements (matériel, installations) -05 Préparer des dossiers pour tous les emplacements (plan, position des stands, personne de contact, échéancier, voies d accès, placement des éléments de visibilité de l association FreiPass ainsi que des sponsors nationaux et régionaux, ) -05 Déterminer la nécessité d une sonorisation, prendre contact avec une entreprise spécialisée, faire les réservations définitives Attention: lors d un FreiPass, il n est pas souhaitable de passer de la musique enregistrée au passage du col! La musique live (par ex : du yodel ou du cor des Alpes) est par contre la bienvenue -04 Assurer l intégration des informations du programme d activités au programme général de communication -04 Se renseigner sur les questions de droits d auteur en cas de présentations musicales (Suisa, 8038 Zürich, ) -04 Dresser la liste des invités -04 Concevoir le programme des invités -03 Informer les invités du FreiPass et leur envoyer une invitation préalable -01 Envoyer les informations détaillées aux invités: programme, possibilités d accès (transports publics!), talon d inscription (avec réservation d un vélo de location) 13

14 5 FreiPass Construire et équiper les deux points de départs ainsi que le passage du col, contrôler leur fonctionnement FreiPass Accueillir les invités et s en occuper + 01 Remercier les invités de leur participation, leur envoyer un souvenir (par ex. une photo) + 01 Fournir des éléments pour la rédaction du rapport final 1 Suggestion pour le contenu du programme d activité : Vue d ensemble (programme, horaire, sites) Cérémonie d ouverture Définition des activités aux deux points de départs et au passage du col (offres culturelles et sportives, par ex: concerts, groupes de danse, mur de grimpe, offres pour les enfants, par ex: zoo avec animaux à caresser, châteaux gonflables, ) Stands d information Possibilités de ravitaillement, restaurants, stands dans la rue, dégustations Manifestations spéciales, p. ex. «concours de vélo» 14

15 Check-list 10 Ravitaillement, élimination des déchets 2-09 Intégrer la protection de l environnement aux descriptifs de fonction du CO et à tous les programmes des domaines au titre de tâche transversale -09 Établir un programme général pour le ravitaillement Prendre contact avec les hôtels, restaurants et associations 3-07 Rédiger un programme définitif de ravitaillement, déterminer les partenaires -07 Élaborer un programme de diminution et d évacuation des déchets -07 Définir un concept pour les toilettes, assurer leur accessibilité aux personnes à mobilité réduite -07 Contacter les autorités cantonales et communales; définir la nécessité de demander un permis collectif pour les établissements de restauration occasionnels qui assurent le ravitaillement 4 FreiPass Observer et documenter le déroulement 5 FreiPass Rétablir l état initial sur tous les lieux de ravitaillement, récolter et éliminer les déchets + 01 Évaluer les programmes de ravitaillement et d élimination, en tirer des conclusions pour le prochain FreiPass + 01 Fournir des éléments pour la rédaction du rapport final 15

16 Check-list 11 Évaluation et développement 4-02 Concevoir l évaluation et le rapport final (1) -01 Définir et organiser une méthode de comptage du nombre de participants -01 Organiser la production de matériel iconographique (photos, vidéos) 5 FreiPass Effectuer les comptages, produire le matériel iconographique + 01 Collecter puis traiter les évaluations des membres du CO et des autres collaborateurs et collaboratrices + 02 Rédiger, puis diffuser le rapport final (dont 2 exemplaires pour l organe responsable national) + 02 Convoquer la séance de clôture du CO: procéder à l évaluation de la manifestation et en tirer des conclusions qualitatives pour le prochain FreiPass + 02 Lancement des préparatifs pour le prochain FreiPass + 0x Achever officiellement le projet, donner décharge aux organes 1 Suggestion de contenu pour le rapport final: Adresses de contact Résumé ("Pour le lecteur pressé") Organe(s) responsable(s), organisation du projet, collaboration avec les autorités Date et durée de la manifestation Nombre de participants; moyens de transports pour venir (mobilité douce, transports publics, transports privés) Parcours, guidage des participants Programme des activités Transports, sécurité Communication Financement, sponsoring Enquête auprès des participants ; évaluation du résultat Évaluation, conclusions en vue du prochain FreiPass Annexes - Images, programme imprimé, supports publicitaires - Revue de presse 16