rapide Prise en main LOGICIEL PERMANENT Plans de Prévention Optimisez les fonctionnalités Installez votre logiciel sans difficulté

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1 Plans de Prévention LOGICIEL PERMANENT Prise en main rapide 1 Installez votre logiciel sans difficulté 4 Optimisez les fonctionnalités 2 Découvrez le logiciel 5 Gérez les droits d utilisateurs 3 Maîtrisez les fonctions essentielles 6 Soyez toujours à jour dans votre information

2 1 Installez votre logiciel sans difficulté > Avant l installation Il est conseillé de désactiver tout antivirus et de fermer toutes les applications actives avant de procéder à l installation. Si le poste sur lequel vous installez le Logiciel Permanent fonctionne sur les systèmes Windows NT, ou XP, vous devez vous connecter en tant qu administrateur local pour effectuer l installation. > Lancement de l installation Insérez le CD-Rom d installation dans votre lecteur. Si l installation ne démarre pas automatiquement au bout de quelques secondes, lancez l explorateur Windows (en cliquant deux fois sur l icône Poste de travail ), sélectionnez votre lecteur de CD-Rom, ouvrez le dossier Installation_Windows et double cliquez sur le fichier install.exe. Suivez les étapes en cliquant sur suivant. Une fois l installation terminée, il faut redémarrer votre ordinateur. > Accès au logiciel Aucune connexion Internet n est effectuée pour consulter le Logiciel Permanent. Internet Explorer est utilisé comme simple outil de lecture de votre documentation. Pour lancer le logiciel, cliquez sur l icône Éditions Législatives pour les abonnements Monoposte. > Spécificité Monoposte et Réseau Si vous avez déjà installé une version antérieure, vous n avez pas à saisir à nouveau votre numéro de contrat et votre code d activation pour procéder à l installation de nouvelles versions. > Sauvegarde et restauration des données Avant de lancer l installation d une nouvelle version de votre logiciel, pensez à sauvegarder vos données (plans de prévention, base de données référentielles) et à ne pas désinstaller la version en cours avant la fin de l installation de votre mise à jour. Cette fonction de sauvegarde vous permet de restaurer l ensemble de vos données suite à une altération du système ou du disque dur sur lequel est installé le Logiciel Permanent. Pour cela, utiliser le module de Back Up accessible à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur. Cliquez sur «Programmes», accédez à votre dossier des produits des Éditions Législatives, puis sélectionnez l outil de diagnostic. Cliquez sur l onglet «Sauvegarder/restauration» et sélectionner «Logiciel Permanent». - Pour sauvegarder, cliquer sur «Sauvegarder», - Pour restaurer, cliquer sur «Restaurer». Une fenêtre s ouvre et vous permet d aller chercher votre sauvegarde dans vos dossiers.

3 Découvrez le logiciel 2 > Les fonctions essentielles La barre de navigation horizontale comporte trois onglets : Plans de prévention : donne accès à la liste des plans de préventions que vous avez réalisés. Bases de données : permet d accéder à vos bases de données, ainsi qu aux fonctionnalités d import et d export de ces bases. Planches de formation : permet d accéder à l écran de sélection et d imprimer plus de 200 planches de formation illustrées sur les risques et mesures de prévention. La barre de navigation verticale permet en 6 étapes de réaliser un plan de prévention. L espace personnel comporte trois onglets : Sélection de textes : donne accès à la sélection de textes réglementaires sur les plans de prévention. Gestion de mon profil : permet d accéder à la gestion de votre profil. Gestion des utilisateurs : permet d accéder à la gestion des droits des différents profils d utilisateurs. > Utiliser la base de données Lors de la construction de vos plans de prévention, vous pouvez saisir des informations spécifiques au plan en cours. Mais afin de vous faciliter la démarche, certains champs peuvent être complétés grâce au menu déroulant des Bases de données. Pour adapter les éléments de ces bases à votre réalité terrain, cliquer sur le lien correspondant. Les modifications que vous apportez aux bases de données proposées par les Éditions Législatives sont irréversibles. Il est conseillé, avant toute intervention dans celles-ci, d en faire une sauvegarde en utilisant la fonction d export XML.

4 3 Maîtrisez les fonctions essentielles 1 Créer, supprimer et consulter un plan de prévention Pour créer un plan de prévention Cliquez sur le lien «Créer un nouveau plan» Pour supprimer le plan de prévention initial et tous ces avenants, ou le dernier avenant : Cliquez sur l icône correspondante. Pour consulter le plan de prévention initial ou les avenants : Cliquez sur l icône correspondante. 2 Gérer les modifications Pour gérer les événements nécessitant une mise à jour du plan de prévention, vous avez deux possibilités : - soit apporter les modifications dans le plan de prévention en cliquant sur les rubriques, de la barre verticale gauche. - soit créer un avenant en cliquant sur le lien «Créer un avenant». La création de l avenant ne sera possible que lorsque vous aurez édité une version terminée de votre plan de prévention. 3 Consulter (Imprimer) le plan de prévention - Pour consulter un plan de prévention non terminé : Cliquez sur «En cours» - Pour consulter un plan de prévention terminé : Cliquez sur «Terminé», en conséquence toutes les modifications ultérieures devront faire l objet d un avenant. - Pour obtenir la version consolidée contenant les modifications apportées par les avenants : Cliquez sur «Consolidation». 4 Copier le plan de prévention La fonction «copier» permet la copie intégrale des données du plan, à l exception de sa date qui devient la date du jour, ainsi que son numéro auquel on ajoute les mots «Copie de». Lorsque le plan de prévention contient des avenants, la fonction «copier» permet de copier le plan dans sa version consolidée. Le plan est ainsi mis à jour des modifications apportées par les avenants.

5 Optimisez les fonctionnalités 4 > Préparer l inspection commune Vous pouvez construire un inventaire des risques et de leurs mesures de prévention, à partir de la liste des 15 prestations proposée par les Éditions Législatives. Cette liste peut à tout moment être personnalisée dans le plan de prévention courant ou à partir de la «Bases de données» > Lier vos propres documents au logiciel Des documents de type fichier texte, tableur ou photo peuvent être joints aux différents éléments composant les bases de données et dans les différentes rubriques permettant de réaliser le plan de prévention. > Utilisez les modèles de courrier Accédez à deux modèles de courrier : - l un informant les CHSCT de l entreprise extérieure, ou des entreprises utilisatrices, de la date d inspection commune. - l autre destiné à l inspecteur du travail, l informant de l ouverture des travaux. Pour accéder au modèle de courrier : Cliquez sur le lien «Modèle de courrier». Vous pouvez modifier ce modèle, l enregistrer sur votre disque dur, et le lier en tant que «Fichier» afin de conserver les modifications apportées. > Gérer la sécurité Pour le plan de prévention courant et en préalable au démarrage des travaux, vous pouvez passer en revue toutes les obligations légales prévues dans le décret du 20 février Une check-list de huit éléments permet de : - dresser la liste des documents remis aux responsables des entreprises extérieures, - dresser la liste des rapports de vérification des équipements de travail, - dresser la liste des autorisations de conduite et des habilitations, - présenter les conditions dans lesquelles les règles d affichage ont été observées, - présenter les conditions d organisation du commandement, - présenter la liste des travailleurs isolés, - saisir les informations relatives aux éventuels Postes à surveillance médicale particulière, - spécifier la liste des Entreprises extérieures bénéficiaires d un droit d accès aux vestiaires, sanitaire et restaurant.

6 5 Gérez les droits utilisateurs > Gérer les utilisateurs L onglet «Gestion des utilisateurs» permet d accéder à la liste des utilisateurs. Pour créer un nouvel utilisateur : cliquez sur le lien «Nouvel utilisateur». Pour modifier/supprimer la fiche d un utilisateur : cliquez sur le «login» de l utilisateur. Modifier les caractéristiques de l utilisateur directement dans les champs ouverts à la saisie. Pour supprimer l utilisateur, cliquez sur le bouton «Supprimer» NB : Les informations relatives à l utilisateur peuvent être modifiées à tout moment par l administrateur et par l intéressé lui-même. En revanche, seul l administrateur peut définir les «Droits» > Gérer mon profil L onglet «Gestion de mon profil» permet de gérer en autonomie vos nom, numéro de téléphone, fonction, «login» et mot de passe ; ces informations sont ouvertes à la saisie. Pour modifier votre mot de passe : cliquez sur le lien «Modification de mon mot de passe». > Les 4 droits d utilisateurs Administrateur (ADMINISTRATION) Permet de modifier les bases de données, de créer, modifier et imprimer des plans de prévention, imprimer des planches de formation, ainsi que de définir les autres utilisateurs. Création, modification avec pouvoir (CMAP) Permet de modifier les bases de données, de créer, modifier et imprimer les plans de prévention ainsi que d imprimer les planches de formation. Création, modification sans pouvoir (CMSP) Permet de créer, modifier et imprimer les plans de prévention, d imprimer les planches de formation, ainsi que d utiliser les bases de données sans pouvoir les modifier. Consultation (CONSULTATION) Permet de consulter et imprimer les plans de prévention et les planches de formation.

7 Soyez toujours à jour! 6 > Une mise à jour annuelle Vous recevrez une fois par an un CD-Rom de mise à jour du logiciel. La mise à jour pourra comporter plusieurs éléments : - actualisation de la «Sélection de textes», - mise à jour et enrichissement de la base de données, - évolution et création de fonctionnalité. > Une lettre trimestrielle d actualité La «Lettre des risques professionnels» vous informe sur les retours d expériences, l actualité juridique et l utilisation de votre logiciel. L ensemble des lettres est accessible à partir du menu «Aide» de votre logiciel. >Une sélection de textes pertinente Les textes réglementaires sont accessibles de deux façons : À partir de la barre de navigation horizontale La sélection est ventilée dans trois onglets : Opérations concernées : contient les textes qui définissent les opérations concernées par les plans de prévention ; Règles générales : contient les textes qui fixent les règles générales applicables aux plans de prévention ; Règles spécifiques : contient les textes qui fixent les règles spécifiques : - Aux opérations de chargement et de déchargement effectuées par une entreprise extérieure pour tout secteur d activité ; - Au secteur construction et réparation navale ; - Au secteur agricole. En cours d étape de réalisation des plans de prévention A chaque étape de réalisation des plans de prévention, un lien hypertexte permet d accéder à la sélection de texte correspondante.

8 ? Questions fréquentes > Un message d erreur concernant Tomcat apparaît C est un blocage qui apparaît avec certains antivirus. Il faut réinstaller l application en désactivant votre antivirus. Vous pourrez le réactiver immédiatement après. > Quand j ai installé mon Logiciel Permanent, je n arrive pas à le consulter. Quand je clique sur "lancer", rien ne se passe. Un logiciel "anti-popup" bloque probablement l ouverture de l application. Si vous êtes sous Windows XP, il faut aller dans la rubrique "outils" d Internet Explorer et désactiver le bloqueur de fenêtres publicitaires. > Lorsque je clique sur le bouton «lancer» un login et un mot de passe sont demandés. Par défaut, le login est «admin» et le mot de passe est «admin». Ces identifiants de connexion au logiciel peuvent être modifiés par un administrateur de l application. > Ma version d Internet Explorer est trop ancienne et je ne peux pas installer mon CD Permanent. Vous pouvez installer la version 5.5 d Internet Explorer, nécessaire au bon fonctionnement de l application, celle-ci est disponible sur le CD-Rom d installation dans le dossier compléments. Besoin d aide? Manuel utilisateur accessible à partir du menu Aide de votre Logiciel Permanent Nos conseillers techniques à votre disposition : Pour tout conseil ou demande de changement de type d abonnement, nos conseillers clientèle sont à votre disposition au LP31-V

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