CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS. Ecole Management et Société-Département CITS INTD

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1 CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS Ecole Management et Société-Département CITS INTD MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau I Présenté et soutenu par Assia Abed le 07/01/2013 Evaluation de l offre SIGB Open source pour le centre de documentation des Arts Décoratifs «Méthode QSOS» Jury : SEVESTRE Véronique, responsable du centre de documentation des Arts Décoratifs RAIS Nadia, professeur à l INTD Promotion 41

2 A ma Mère et à mon fils Elyas 2

3 Remerciements En premier lieu à l'intd qui m'a fait confiance pour suivre cette formation, à ses enseignants et en particulier, à Nadia Raïs qui a suivi ce travail, à l équipe pédagogique et administrative pour la chaleur de leur accueil. Puis au "Groupe 3", avec une pensée spéciale pour mes coéquipiers/es pour les livrables ainsi qu à, Florence Olivier, Christel Ronsin et Domingos Lepores pour leur soutien. Et, bien sûr, à Véronique Sevestre qui m'a encadrée durant le stage. Un grand merci à toutes et tous. 3

4 Notice ABED Assia. Evaluation de l offre SIGB Open source pour le centre de documentation des Arts Décoratifs «Méthode QSOS» p. Mémoire RNCP niveau 1, chef de projet en ingénierie documentaire, INTD-CNAM, 2012 Ce mémoire a pour objectif de présenter la démarche qui a été suivie lors de la recherche d un nouvel SIGB pour le Centre de Documentation des Arts Décoratifs. Tous les centres de documentation sont un jour confrontés à l'obligation de renouveler leurs matériels afin d améliorer leur service. La proposition de logiciel libre est vaste et nécessite une méthode afin d établir une recommandation. Nous avons opté pour une démarche itérative, la «méthode QSOS», pour trouver le SIGB en mesure de répondre aux besoins de la structure. Descripteurs : SIGB; QSOS; Open source ; Logiciel libre, Mobytext, Koha, PMB, centre de documentation; Arts Décoratifs gestion de projet itérative; analyse des besoins; numérisation ; OAI; Web de données; EAD 4

5 Table des matières Remerciements... 3 Notice... 4 Table des matières... 5 Liste des tableaux... 7 Liste des figures... 8 Introduction... 9 Première partie Définir : les étapes clés Définir L approche Itérative de méthodologie de projet La méthode appliquée au CRD Audit de la structure Analyse de l existant : Le fonds documentaires La typologie des documents Les flux d informations Le Centre de documentation : son encrage La chaîne documentaire au Centre de documentation L équipement informatique Mobytext : le logiciel de traitement des fonds documentaire La recherche Le Thésaurus Le thésaurus dans Mobytext est construit de la façon suivante Visibilité hors les murs : Le protocole OAI Evaluer Le choix du libre L illusion du libre Evaluer la communauté Pourquoi passer au libre? Evaluer les solutions libres Risque de l'utilisateur Qualifier Analyse des besoins

6 Gestion des périodiques Dépouillement de périodiques Gestion des abonnements Indexation et recherche Amélioration de la recherche Modification globales des notices de dépouillement dans le système futur Dossiers documentaires La fonction de GED Caractéristique d un document numérisé Les étapes de la numérisation L acquisition numérique Technologies d OCR La gestion électronique de documents Interopérabilité et visibilité sur la toile Rendre visible l information L échange d information entre bibliothèque Le PROTOCOLE Z Le format UNIMARC Langage XML Protocole OAI Description du fonds d archive en EAD pour le CRD Définition de l EAD La notion de hiérarchie Module XML EAD pour le Centre de documentation Sélectionner Le libre une opportunité : deux logiciels KOHA et PMB KOHA PMB Synthèse Préconisation de solution...66 Conclusion...68 Bibliographie...70 Glossaire

7 Liste des tableaux Tableau 1 : Déroulement des entretiens...17 Tableau 2: Organigramme des Arts Décoratifs...22 Tableau 3 : Evaluation KOHA PMB...32 Tableau 4: Gestion GED au CRD...53 Tableau 5 : Catalogage EAD...58 Tableau 6 : Evaluation KOHA...65 Tableau 7 : Evaluation PMB

8 Liste des figures Figure 1: Schéma de la méthode QSOS 13 Figure 2: Méthode Agile...13 Figure 4 : Processus de recherche...47 Figure 5: Possibilités d utilisation d un document numérisé

9 Introduction 9

10 La recherche d un SIGB doit permettre l adaptation à un contexte où bibliothèques et centre de ressources ont la gageure de répondre aux demandes qu imposent les nouveaux modes d accès à l information. Ils disposent pour faire face à l évolution des métiers d une grande offre de logiciel, et notamment en Open Source. L engouement de l Open source fait de plus en plus d adepte, il permet de s affranchir des contraintes des offres propriétaires et permet une plus grande souplesse. Pour une structure, le choix d'opter pour un logiciel comme composant de son système d'information, que ce logiciel soit Open Source ou commercial, repose sur l'analyse des besoins et contraintes (techniques, fonctionnels et stratégiques) puis de l'adéquation du logiciel à ces besoins et aux contraintes exprimés. La mission d un centre de documentation ou quelle que soit son appellation ou son mode d organisation est la recherche et la diffusion d une information pertinente lié à un secteur d activité ou pas. Lorsque l activité rencontre des difficultés dans son processus de réalisation ou qu un processus demande du temps de la part des professionnels dans la fabrication ou quand les prestations deviennent moins performantes, la question du changement d outil se pose. Pour le Centre de Documentation des Arts Décoratifs il s agit d agir sur l efficacité d un service en rendant moins lourd les processus et de s adapter aux nouveaux modes d accès à l information. Ce présent mémoire se propose d appliquer la méthode de qualification des logiciels Open source, il est important d avoir une démarche afin de palier aux spécificités de ce type de logiciels car l offre est nombreuse. La méthode (Qualification et Sélection de logiciels Open Source), a été conçue par Atos Origin pour qualifier et sélectionner les logiciels Open Source dans le cadre de ses travaux de support et de veille technologique. Celle-ci s inspire des méthodes Agile, elles permettent d avancer un projet tout en ayant la possibilité de revenir en arrière en cas de besoin. L idée reste que les informations en entrée peuvent être modifiées par la suite du processus. Le but étant de satisfaire le client par des livraisons rapides et une participation active de ce dernier. L intérêt du cycle itératif est justement de se concentrer sur l essentiel, puis de raffiner à chaque «tour de boucle». La méthode QSOS permet de mesurer les risques et de promouvoir des grilles de comparaison afin que tout à chacun puisse définir l outil libre adéquat. QSOS est une méthode conçue pour qualifier, sélectionner et comparer les logiciels open source. Elle est mise à disposition de la communauté sous licence libre GNU Free Documentation Licence. 10

11 La méthode QSOS repose sur 4 étapes Définir Evaluer Qualifier Sélectionner Cette approche va nous permettre de déterminer les besoins techniques et fonctionnels pour répondre au mieux à une demande d équipement en Open source, de se positionner en sélectionnant les logiciels en fonction : De la pérennité du logiciel De son risque de Forks Niveau de stabilité Le niveau de support requis et disponible sur le logiciel Nous nous proposons dans ce mémoire d appliquer les 4 étapes de la méthode qui seront les parties de cette présente réflexion. L étape de définition nous permettra d auditer la structure afin de déterminer l existant et comprendre le mode de fonctionnement du Centre de Documentation des Arts Décoratifs. Dans la partie «Evaluer» nous envisagerons les motivations pour lesquelles une structure s équipe en logiciel libre et nous établirons une grille d évaluation pour le logiciel KOHA et PMB. En troisième partie nous qualifierons les besoins du Centre de documentation en révélant les besoins techniques et fonctionnels qui motivent le changement d outil, enfin en dernière partie nous sélectionnerons l outil adéquat aux termes des filtres qui découlent de la seconde étape. 11

12 Première partie Définir : les étapes clés 12

13 1 Définir L'objectif de cette étape est de définir différents éléments de typologie réutilisés par les trois étapes suivantes du processus général. 1.1 L approche Itérative de méthodologie de projet Les méthodes itératives se différencient des méthodes linéaires, celles-ci ont une approche qui se différencie des méthodes traditionnelles dites en cascades, elles permettent d avancer le projet tout en ayant la possibilité de revenir en arrière en cas de besoin, ce sont des méthodes adaptatives.(4 WIKIPEDIA) «Elles appliquent un processus de planification adaptatif, qui leur permet de faire face aux inévitables changements. Les méthodes traditionnelles non Itératives tendent à mettre en œuvre une planification prédictive rebelle au changement et tributaire du conflit opposant plans statiques et réalité dynamique» (4 MESSAGER) Figure 1: Méthode Agile Le domaine de l'open Source étant très vaste et très riche, il est aussi nécessaire de disposer d'une méthode de qualification permettant de bien différencier les différents logiciels candidats à un besoin, souvent très nombreux, tant sur les aspects techniques et fonctionnels que stratégiques. Notre méthode est particulièrement adaptée à la sélection de logiciel libre. 13

14 Figure 2 : Schéma de la méthode QSOS Dans le développement de logiciel, le terme itération est utilisé pour désigner une période de temps dans laquelle sont effectuées des activités, qui seront répétées dans les prochaines itérations. Le terme est souvent associé à processus. Nous pouvons mettre en avant les aspects suivants de la méthode Itérative. (Wikipedia) 1 Satisfaire le client, par des livraisons rapides Accueillir les nouvelles demandes pour maintenir l avantage métier Livrer des versions fréquemment, toutes les deux semaines Client et développeurs travaillent ensemble quotidiennement Impliquer des acteurs motivés, leur donner les moyens de travailler et leur faire confiance Le meilleur moyen de communiquer? Le face à face Des versions qui marchent sont les meilleures preuves d avancement Avoir un rythme de projet soutenable par tous : sponsor, client, développeurs Continuellement être attentif à l excellence technique et de conception Viser la simplicité, c'est-à-dire minimiser l effort Les meilleures solutions naissent d équipes autonomes. 1 Les méthodes agiles sont des groupes de pratiques pouvant s'appliquer à divers types de projets, mais se limitant plutôt actuellement aux projets de développement en informatique (conception de logiciel) (wikipédia) 14

15 1.2 La méthode appliquée au CRD L audit, l analyse de l existant et la détermination des besoins, chaque étape a été validée par la responsable du centre de documentation. Des récapitulatifs ont ainsi été fournis permettant de faire avancer le projet. La méthode utilisée pour l étude de changement de logiciel propriétaire vers un outil Open Source du CRD 2 des Arts Décoratifs est une méthodologie qui peut s appliquer pour tout projet d étude préalable à la réinformatisation d une unité documentaire. Elle est basée sur la méthode de travail en mode projet pour la réalisation d un cahier des charges fonctionnel et technique. Etape 1 : Définir la problématique et les objectifs du projet Etape 2 : Analyser l existant : compétences techniques disponibles, organisation actuelle, logiciels et outils informatiques utilisés, formats et normes en vigueur Etape 3 : Déterminer les besoins exacts de l organisme : besoins fonctionnels, organisationnels et techniques Dans ce cas précis, l étude s est focalisée sur les logiciels libres de gestion de bibliothèque. Nous avons ainsi sélectionné les logiciels, établie une grille comparative selon la méthode QSOS. Nous avons établi une grille d évaluation des logiciels sélectionnés avec les critères spécifiques de l organisme et un système de notation en utilisant le réseau professionnel et personnel afin de recueillir des retours d expériences d implantation des logiciels sélectionnés; en consultant la littérature disponible correspondant à la problématique et aux solutions envisagées : ouvrages, revues spécialisées, littérature grise, sites Internet traitant du sujet, forums et listes de discussion des utilisateurs.( 1.3 Audit de la structure Avant toute démarche ou de réponse à une situation donnée, la première étape consiste dans l audit d une structure ou de son système d information, celle-ci est normalisée dans la norme qualité ISO 9000 qui détaille le processus : «Un processus méthodique, indépendant et documenté permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les exigences satisfont aux référentiels du domaine concerné. Il s attache notamment à détecter les anomalies et les 15

16 risques dans les organismes et secteurs d activité qu il examine. Auditer une entreprise, un service, c est écouter les différents acteurs pour comprendre et faire comprendre le système en place ou à mettre en place». (wikipedia) Si l auditeur souhaite tirer tout le bénéfice possible des entretiens qu il conduit, celui-ci doit surveiller particulièrement la relation qu il établit avec l audité : celle-ci oriente la restitution d informations. Les qualités de l auditeur selon la norme ISO (1 ACCART) L intégrité L ouverture d esprit La diplomatie Le sens de l observation La perspicacité La faculté d adaptation La ténacité La capacité à décider L autonomie Cela demande d être attentif car l information peut se cacher d où l intérêt d une bonne collaboration au sein de l entreprise. Il est important de savoir comment circule l information. Le CRD est au cœur d une structure, analyser cette entité c est repérer comment se fabrique l information et vers qui elle se destine. Une entreprise c est un système qui est en interaction constante, les individus sont dans une dynamique qui converge vers un but. D après Brigitte Guyot «recourir à la systémique paraît incontournable pour avoir une vision générale de l entreprise, de ses flux et des relations entre les entités qui la composent» La systémique c est appréhender un objet dans sa globalité et le regarder dans la dynamique de ses relations. Cela conduit à repérer un certain nombre de critères d appréciation afin de connaître l entreprise. Ses objectifs Son activité et ses produits Sa forme / structure (décentralisation ) Son mode d organisation : hiérarchique, matriciel, projet 2 Centre de Documentation des Arts Décoratifs 16

17 Son mode de management (centralisé, fédératif, hiérarchique, autonomie, permissif..) top down ou bottom up Sa culture Lors de la phase d audit au CRD, il a été possible de communiquer avec les responsables du CRD ainsi qu avec les chargées d études, nous avons organisé nos entretiens de la façon suivante. Avant entretien Prise de rendez-vous Indication sur la durée Précision des objectifs Rappel du rendez-vous la veille Préparation du guide d entretien Choix des interlocuteurs Pendant Rappel des objectifs Vérification régulière des opinions et demande de démonstration de l outil actuel Après Rédaction du cahier des charges Interactions avec l audité(e) pour correction/validation Tableau 1 : Déroulement des entretiens Nous avons pu lors de rencontres avec les documentalistes et conservateurs comprendre l activité, évaluer, identifier des modes de fabrication des flux d informations entrants : les volumes papiers et électroniques, les types de documents produits et reçus mais aussi les informations données d entrées que sont les produits et les services (moyens et outils mis en place).nous avons aussi été particulièrement vigilent sur le déroulement du processus, c est-à-dire la séquence d'activité et sur ce qui circule entre qui et qui, sous quelle forme d éléments. 1.4 Analyse de l existant : Le fonds documentaires Le Centre de documentation couvre les domaines des Arts Décoratifs suivants Documentation du 17ème 18ème siècle Documentation sur l Art nouveau, l Art Déco 17

18 Documentation du 20 ème siècle (le design, les créateurs, le bijou, la céramique) Documentation sur les arts graphiques Documentation sur le verre Documentation du jouet Documentation de la mode et du textile Documentation de la publicité (Affiches + films publicitaires) Il existe 6501 dossiers documentaires qui couvrent les disciplines représentées aux Arts Décoratifs, ces dossiers sont classés : - Par thématiques (classés par thème) - Les dossiers d artistes sont classés par ordre alphabétique Les catalogues, monographies et les revues se trouvent au CRD et sont consultables in situ, les ouvrages et revues se trouvent sur les étagères de chacun des départements. Il existe 213 abonnements de magazines hebdomadaires, mensuels, bimestriels, trimestriels ces derniers font partis des titres indispensables sur les disciplines couvertes par le CRD. Il est a noté que certain périodique sont en version numérique et consultable depuis Mobytext. Dans la base de données Mobytext on trouve : notices bibliographiques (monographies, catalogues de ventes, catalogues d exposition, tirés à part) 6501 dossiers documentaires (et autant à saisir dans le nouveau système ) 234 Titres de périodiques 4006 Notices de dépouillement (articles, éléments d archives, ) 1670 Notices photographiques Le fonds d archive est disponible et consultable sur demande, actuellement le fonds se compose ainsi : Fonds d archives Arts décoratif- 31 fonds listés à ce jour Fonds d archives Mode et Textile - 32 fonds listés à ce jour Fonds d'archives Publicité - 10 fonds listés à ce jour La typologie des documents En 2008 une étude sur la faisabilité de la dématérialisation des dossiers documentaire avait été effectuée par Ludovic Desaubry, alors stagiaire au CRD et étudiant à l INTD. 18

19 L étude avait identifié et quantifié le détail des boites de dossiers documentaires, cette étude est toujours d actualité car la demande de SIGB pour le CRD doit comporter un module de GED. Ces dossiers sont principalement utilisés par les conservateurs et assistants du département. Les documentations de la mode et du textile Le fonds comprend environ 1300 dossiers, qui pour la plupart sont consacrés aux couturiers et aux créateurs. Les documentations sont de natures très variées et avec un état de conservation différent. On trouve dans les 2 fonds des articles photocopiés de revues ou de journaux, dossiers de presse, catalogues de collections, documents originaux, photos, etc. Beaucoup de ces documents ont une valeur patrimoniale, puisque ce sont des originaux que seul le musée possède. Documentation du 20 ème siècle Le fonds est déjà très important, malgré qu'il n'ait été constitué que depuis les années 90. Il comprend aujourd hui plus de 1500 dossiers, soit plusieurs centaines de milliers de pages de documents. Les documents sont de nature très variées : articles photocopiés de revues ou de journaux, dossiers de presse, catalogues d'artistes, documents originaux extraits de dossiers personnels d'artistes, etc. Tout comme la documentation de la mode du textile, l'état des documents est assez variable - photocopies de bonne qualité, papiers originaux noircis ou jaunis, etc. Documentation Art Nouveau/ Art déco Le fonds des Art nouveau/art Déco est assez important, il porte sur les oeuvres du 19 ème siècle et aussi beaucoup sur l'exposition universelle des Arts décoratifs à Paris en Les documents sont majoritairement des articles - originaux ou photocopies -, plutôt dans un bon état de conservation, et d une qualité d impression assez satisfaisante. Aucun document dans ces dossiers n est à caractère patrimonial ou d'une très grande valeur de rareté. Documentation du 17 ème et du 18 ème Le fonds documentaire a été conçu à partir de 2002, il comporte des articles originaux ou photocopiés. Pour le département de la publicité 19

20 On dénombre 200 boites constituée de documents photocopiés ou imprimés recto verso. Les documents présents dans les boites n ont pas de valeur patrimoniale Les flux d informations La structure stocke et médiatise les informations liées aux collections du Musée des Arts Décoratifs, par l intermédiaire de Micromusée et Mobytext sont élaborées les notices d œuvres mais également les renseignements liés aux fonds documentaire. En collaboration avec les conservateurs de chaque département les documentalistes renseignent et mettent à jour ces informations. Les documentalistes rassemblent les informations transmises par les conservateurs afin de renseigner le public spécialiste sur les objets signalés. Liés au courant Arts décoratifs les ouvrages et publications diverses sont à disposition tout au long de l année et sont mise à jour en fonction de l actualité artistique. L information se créé en interne et se diffuse auprès du public par l intermédiaire des ouvrages, dossiers documentaires et bases de données accessibles au centre. Circuit de l information Au quotidien les documentalistes apportent un soutien aux conservateurs dans la recherche et la production d information sur les œuvres. L autre mission essentielle est de conserver et d enrichir le fonds documentaires des 8 départements du centre de documentation. Les dossiers documentaires permettent aux spécialistes chercheurs, journalistes, étudiants en arts de trouver une information très pointue sur les œuvres, sur les courants artistiques et sur l actualité des domaines qui sont couverts par les musées. Les documentalistes accompagnent les visiteurs dans leurs recherches et transmettent les informations récoltées lors de la consultation in situ. L information est très prolixe puisque elle s appuie sur différent mode d acquisition du savoir : L expertise des conservateurs sert à alimenter la connaissance de l objet ce qui permet aux documentalistes de rédiger les notices d œuvre. Les Revues et Catalogues alimentent la connaissance sur les objets et les dossiers documentaires. Les dons de mécènes permettent d enrichir le fonds documentaires en reversant des revues ou monographies d artistes. 20

21 1.4.3 Le Centre de documentation : son encrage Les Arts Décoratifs fut longtemps connus sous la dénomination «Union Centrale des Arts Décoratifs» (UCAD), créés en 1882 dans le sillage des Expositions universelles par des collectionneurs soucieux de valoriser les arts appliqués et de tisser des liens entre industrie et culture, création et production. C est en 2004 que l appellation musée des Arts Décoratifs remplace l UCAD, il s agit d un organisme privé, sous le statut d association loi 1901 reconnue d utilité publique dont les missions sont : Exercer des missions de conservation des collections Diffuser la culture, et soutenir création. Les différentes composantes des musées sont réparties sur trois sites à Paris : 107 rue de Rivoli, les ailes de Rohan et de Marsan du palais du Louvre abritent le musée des Arts Décoratifs, le musée de la Mode et du Textile, le musée de la Publicité, la bibliothèque des Arts Décoratifs 63 rue de Monceau, l hôtel Camondo accueille le musée Nissim de Camondo 266 boulevard Raspail est installée depuis 1988 l école Camondo (Architecture intérieure, Design) Le centre de documentation fut créé en 2001 puis fermé jusqu en 2006 (site en travaux pour la réouverture des musées des Arts Décoratifs). Sa création fut réalisée afin de regrouper l ensemble des fonds documentaires qui se trouvaient dans les bureaux des conservateurs. Le Centre de documentation est rattaché au Service des Publics et hiérarchiquement rattaché à la direction des musées. La mission du centre de documentation est l enrichissement et la conservation des informations autour des œuvres, en collaboration avec les conservateurs. Le centre de documentation a pour vocation de stimuler la créativité et de diffuser la culture autour des disciplines des Arts Décoratifs. 21

22 Présidence / Direction générale Des Arts Décoratifs Services financiers Ressources humaines Mécénat Direction De la communication Service de presse Amis des Arts Décoratifs Et Comité international Musées Direction des musées Conservation Services communs des musées Inventaire Conservation préventive et restauration Régie des œuvres Bibliothèque Direction Collections Catalogue informatisé Enseignement École Camondo Direction Administration Ateliers du Carrousel Direction Service des expositions Service des publics Tableau 2: Organigramme des Arts Décoratifs Le Service des Publics se compose des départements suivants -Centre de documentation -Photothèque -Département pédagogique et culturel, adultes -Département pédagogique et culturel, jeunes -Programmes culturels -Conférenciers La chaîne documentaire au Centre de documentation Les périodiques : Les documentalistes procèdent au bulletinage des périodiques dès réception, cette opération permet la mise à jour des numéros reçus. Le dépouillement est le traitement intellectuel qui consiste dans la sélection des articles et le dépouillement des articles. Les articles après sélection sont indexés manuellement lorsque celui-ci ne possède pas de version 22

23 électronique. Une fois ces différentes étapes effectuées les articles sont classés dans les dossiers documentaires. La majeure partie du temps les documentalistes utilisent la base de données pour l indexation des articles, reçues par PDF (mail) ou bien les articles des revues. Actuellement avec le logiciel Mobytext, les documentalistes sont obligées de découper leur saisie en 3 étapes: Fiche : titre périodique avec éditeur, et rédacteur en chef Fiche Fascicule qui permet l identification générale du numéro. Fiche exemplaire : qui permet la localisation et l acquisition (don d un collectionneur ou d un créateur) L équipement informatique Actuellement les fonds du CRD, ceux de la bibliothèque des Arts Décoratifs et de l école Camondo, sont tous trois dotés de logiciels de gestion des bibliothèques différents. Les différentes bases de données ne sont pas reliées entre elle, l usager doit interroger tour a tour les trois bases, aussi bien in situ que sur le site Web des Arts Décoratifs. Le souhait des trois structures est de permettre une recherche fédérée dans les trois bases et accessible dès la consultation sur le site Internet des Arts Décoratifs. Au CRD les fonds sont répartis par domaines documentaires, il existe une salle de consultation et d accueil du public, où se trouvent notamment 6 postes informatiques sous Windows XP, l environnement Web est sous Firefox, il existe donc une philosophie du libre au CRD. Les serveurs informatiques ont pour vocation la mise en commun de ressources : partage de fichiers, de logiciels, de ressources matérielles (imprimantes, disques durs). En ce qui concerne les aspects purement matériels, le serveur permet le partage des imprimantes, avec des temps de réponse rapide (aucune remarque n a été émise par les utilisateurs sur ce dernier sujet) Mobytext : le logiciel de traitement des fonds documentaire Pour gérer les fonds documentaires et les fonds d archives, le centre de documentation des Arts Décoratifs possède le logiciel Mobytext. 23

24 Mobytext est édité par la société Mobydoc, ce dernier fut mis en place en 2002, aujourd hui son manque de souplesse motive les cadres du CRD à s orienter vers un nouveau SIGB. Le système de gestion Mobytext est un logiciel SGBDR, Micromusée et Mobytext administrent pour l un les objets du musée et l autre le catalogage du fonds du centre de documentation (les 5 bases de données Micromusée : Arts Décoratifs, Mode, Pub, Jouets, Camondo) et de Mobytext (1 base de données). L information dans Mobytext est reversée lors de la manipulation dans des fichiers distincts nommées autorités (dates, auteurs, lieux, personnes, collectivité ) Le transfert des informations vers l outil SIGB concerne les éléments référencés dans Mobytext, il est à noter un accroissement de 200 notices par an égales aux acquisitions. De plus, il reste à saisir 5000 notices, qui concernent les ouvrages en rayons. Les fonctions principales de Mobytext sont : Saisie et indexation contrôlée des documents, articles et dossiers documentaires Respect de l I.S.B.D. Gestion des exemplaires Gestion de fichiers d autorité hiérarchisés Gestion de tables de référence Recherche documentaire multicritères Impression / exportation ASCII Statistiques Paramétrage de l application Confidentialité et sécurité Les Modules complémentaires : Gestion des prêts Module d échange en format UNIMARC Gestion des fichiers numériques Consultation publique : OPAC Interface multilingue Mobytext a été conçu pour la gestion des collections patrimoniales non pour gérer un fonds. Par exemple il n a pas la fonction de gestion d abonnement et de prêt. Il permet le catalogage d articles de périodiques, et non pas leur gestion autrement dit l acquisition, la modification, la publication 24

25 De plus il n est pas adapté au catalogage de certains documents : lettres, cartons d invitation. De plus à ma grande surprise, j ai appris que les notices d œuvres n étaient pas mise à jour régulièrement sur le site internet des Arts Décoratifs. En effet l emploi actuel de l outil OPAC qui transcrit sur le site le module de recherche et permet la mise à jour des corpus de notices, son emploi est assez long et n est pas toujours très fiable. A cet effet et pour améliorer le service notamment la mise à jour automatique des notices en ligne, le CRD s est équipé d un module OPAC appartenant à la société Skinweb, lors de mon stage il était en cours d adoption et semblait répondre aux exigences d efficacité. Le centre de documentation se doit de changer de logiciel afin d optimiser sa gestion de l information et de créer, maintenir et publier ses bases de données. Les ressources humaines du centre de documentation peuvent gagner en temps et en efficacité grâce à une automatisation des tâches dans un système intégré de gestion de bibliothèque. Les documentalistes se consacreront ainsi plus aisément au développement de leurs prestations de services à valeur ajoutée. Les nouvelles technologies fournies avec les logiciels actuels peuvent leur permettre de satisfaire et d anticiper les besoins de leurs publics cibles. Actuellement Mobytext ne répond plus aux besoins des documentalistes pour les raisons suivantes : Il n y a pas de gestion des périodiques (circulation, abonnements, gestion des exemplaires) Il n y a pas de module de capture numérique ni de pilotage de scanner ; Il ne permet pas le traitement de très grands volumes d enregistrements de données Ses fonctionnalités concernant l indexation, le classement et la recherche électroniques des documents sont trop limitées pour le traitement de nombreux et volumineux dossiers documentaires ou thématiques Les contraintes pour son paramétrage et manque d autonomie du centre de documentation à faire évoluer le système Statistiques Catalogage des archives en EAD La recherche La recherche dans Mobytext est aidée grâce à l accès à des listes d autorités et des thésaurus regroupant l ensemble des mots-clés conseillés pour l indexation. Ces derniers 25