L accès délégué Les dossiers publics... 35

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1 FORMATION A OUTLOOK SOUS EXCHANGE SERVER 2003 FORMATEUR : FABRICE AGASTIN

2 La messagerie électronique... 5 Créer un message... 5 Répondre à un message... 5 Transférer un message... 6 Les options de messagerie... 7 Ajouter un indicateur... 7 Supprimer un indicateur... 7 Modifier le niveau d importance du message... 7 Définir la date d expiration d un message... 8 Retarder la remise d un message... 8 Insérer un fichier... 8 Visualisation des messages... 9 Afficher les trois premières lignes des messages dans la fenêtre principale... 9 Afficher le contenu d un élément dans le volet lecture... 9 Marquer des messages comme lus ou non lus... 9 Rappeler un message envoyé Remplacer un message envoyé À propos du carnet d'adresses Ajouter ou supprimer un carnet d'adresses Ajouter un carnet d'adresses Supprimer un carnet d'adresses Rechercher des noms dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses À propos du calendrier Planifier une réunion Créer un événement d'une journée entière Planifier un rendez-vous Répondre à une demande de réunion ou à une notification Modifier un rendez-vous, un événement ou une réunion Planifier une ressource Créer un contact Créer un contact Créer un contact à partir d'un message électronique que vous recevez Rechercher un contact Créer une tâche Créer une tâche Attribuer une tâche à une personne Marquer une tâche comme achevée Les notes À propos des notes Créer une note Utilisation des agendas de groupes Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 2

3 Créer, afficher ou supprimer un agenda de groupe L accès délégué Autoriser d'autres utilisateurs à accéder à un dossier Modifier les autorisations d'un délégué Les dossiers publics Ouvrir un dossier public Publier des informations dans un dossier public Partager un calendrier Partager une liste de contacts Partager une liste de tâches Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 3

4 GESTION DES MESSAGES Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 4

5 1. La messagerie électronique Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Créer un message Cliquez sur le menu Fichier, pointez Nouveau, puis cliquez sur Message Cliquez dans les zones A, Cc et Cci, tapez les noms des destinataires. Séparez les noms par un point virgule (;) Cliquez dans la zone Objet, tapez l objet du message. Cliquez dans le corps du message, tapez votre texte Cliquez sur Envoyer Répondre à un message Cliquez le message auquel vous voulez répondre Cliquez sur Répondre Cliquez dans le corps du message, tapez votre texte Cliquez sur Envoyer Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 5

6 Transférer un message Cliquez sur Transférer Cliquez dans les zones A, Cc et Cci, tapez les noms des destinataires Si vous transférez plusieurs messages, tapez l objet du message dans la zone Objet Cliquez sur Envoyer Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 6

7 2. Les options de messagerie Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Ajouter un indicateur Dans le message, cliquez sur Assurer un suivi Dans la liste Indicateur pour, sélectionner le texte de votre choix ou tapez le vôtre Dans la liste Couleur de l indicateur, sélectionnez l indicateur de la couleur de votre choix Entrez une date et une heure dans les zones Echéance le. Supprimer un indicateur Dans le message, cliquez sur Assurer un suivi Cliquez sur Effacer Modifier le niveau d importance du message Pour marquer le message comme très important, cliquez sur Pour marquer le message comme peu important, cliquez sur Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 7

8 Définir la date d expiration d un message Cliquez sur Options Sous Options de remise, activez la case à cocher Expire après, puis tapez la date d expiration souhaitée. Retarder la remise d un message Cliquez sur Options Sous Options de remise, activez la case à cocher Ne pas envoyer avant, puis tapez la date et l heure de livraison souhaitées Rq : pour indiquer une heure, vous devez la taper dans la zone de texte. Insérer un fichier Cliquez dans le corps du message, puis sur Insérer un fichier Sélectionnez le fichier que vous voulez attacher, puis cliquez sur Insérer Cliquez sur Envoyer. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 8

9 3. Visualisation des messages Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Afficher les trois premières lignes des messages dans la fenêtre principale Dans le menu Affichage, cliquez sur Aperçu partiel Afficher le contenu d un élément dans le volet lecture Dans le menu Affichage, pointez sur Volet de lecture, puis cliquez à droite ou en bas Pour masquer le volet de lecture dans le menu Affichage, pointez sur Volet de lecture, puis sur Inactif Marquer des messages comme lus ou non lus L en-tête des messages non lus s affiche en gras dans la boîte de réception. Le nombre de messages non lus peut être consulté en regard du nom du dossier dans le volet de navigation Sélectionnez les messages à modifier Dans le menu Edition, effectuez l une des opérations suivantes : Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 9

10 Pour marquer un message comme lu, cliquez sur Marquer comme lu. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 10

11 Pour marquer un message comme non lu, cliquez sur Marquer comme non lu Pour marquer tous les messages d un dossier, cliquez sur Marquer tout comme lu Rappeler un message envoyé Vous pouvez rappeler ou remplacer un message uniquement si son destinataire est connecté et utilise Microsoft Outlook, et qu il n a lu le message, ni ne l a déplacé de sa boîte de réception Dans le volet de navigation de courrier, cliquez sur Eléments envoyés Ouvrez le message que vous souhaitez rappeler ou remplacer Dans le menu Actions, cliquez sur Rappeler ce message Cliquez sur Supprimer les copies non lues de ce message Activez la case à cocher M avertir si le rappel à réussi ou échoué pour chaque destinataire Remplacer un message envoyé Dans le Volet de navigation de Courrier, cliquez sur Eléments envoyés Ouvrez le message que vous souhaitez rappeler ou remplacer Dans le menu Actions, cliquez sur Rappeler ce message Cliquez sur Supprimer les copies non lues de ce message et les remplacer par un nouveau message. Activez la case à cocher M avertir si le rappel à réussi ou échoué pour chaque destinataire Cliquez sur OK, puis tapez le nouveau message. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 11

12 LE CARNET D ADRESSE Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 12

13 1. À propos du carnet d'adresses Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Le carnet d'adresses est un ensemble de carnets d'adresses ou de listes d'adresses. Le carnet d'adresses permet de rechercher et de sélectionner des noms, des adresses de messagerie et des listes de distribution lorsque vous créez des messages. La boîte de dialogue Carnet d'adresses peut contenir plusieurs types de carnets d'adresses : Liste d'adresses globale Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft Exchange Server. La liste d'adresses globale contient les noms et les adresses de messagerie de toutes les personnes de votre organisation. L'administrateur Microsoft Exchange Server crée et gère ce carnet d'adresses, qui peut également contenir des listes de distribution globale et des adresses de messagerie de dossier public. Carnet d'adresses/contacts Outlook Le carnet d'adresses Outlook est créé de façon automatique. Il contient les contacts de votre dossier Contacts pour lesquels il existe une entrée dans les zones Adresse de messagerie ou Télécopie. Si vous créez des dossiers de contacts supplémentaires, vous pouvez définir les propriétés de chaque dossier de façon à inclure les contacts comme élément faisant partie du carnet d'adresses Outlook. Carnet d'adresses personnel Les carnets d'adresses personnels ne peuvent plus être créés avec Outlook. Le carnet d'adresses est une liste de noms et contient des listes de distribution que vous créez et gérez. Services d'annuaire Internet (LDAP) Les services d'annuaire Internet permettent de rechercher des adresses de messagerie qui ne se trouvent pas dans un carnet d'adresses local, ni dans un annuaire au niveau du groupe, tel que la liste d'adresses globale. Carnet d'adresses de fournisseurs tiers Vous pouvez ajouter d'autres carnets d'adresses à Outlook en suivant le programme d'installation du fournisseur tiers. Outlook affiche ces carnets d'adresses dans la liste Carnets d'adresses supplémentaires. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 13

14 2. Ajouter ou supprimer un carnet d'adresses Ajouter un carnet d'adresses Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie. Sous Annuaire, cliquez sur Ajouter un nouvel annuaire ou carnet d'adresses, puis cliquez sur Suivant. Cliquez sur Carnets d'adresses supplémentaires. Cliquez sur le carnet d'adresses à ajouter, puis cliquez sur Suivant. Remarque Vous devez quitter et redémarrer Outlook pour utiliser le carnet d'adresses ajouté. Supprimer un carnet d'adresses Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie. Sous Annuaire, sélectionnez l'option Afficher ou modifier les annuaires ou les carnets d'adresses existants, puis cliquez sur Suivant. Cliquez sur le carnet d'adresses à supprimer. Cliquez sur Supprimer. Cliquez sur Terminer. Rechercher des noms dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses Dans le menu Outils, cliquez sur Carnet d'adresses. Dans la liste Afficher les noms de, cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous voulez rechercher des noms. Dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses, dans le menu Outils, cliquez sur Rechercher, puis tapez le nom que vous recherchez Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 14

15 CALENDRIER ET PLANIFICATION Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 15

16 1. À propos du calendrier Le calendrier Outlook est le composant de calendrier et de planification de Microsoft Outlook. Il est entièrement intégré aux fonctions de messages électroniques, de contacts et autres. Vous pouvez choisir d'afficher le jour, la semaine ou le mois entier. Grâce au calendrier, vous pouvez : Créer des rendez-vous et des événements Organiser des réunions Afficher des agendas de groupe Afficher des calendriers côte à côte Gérer le calendrier d'un autre utilisateur Planifier une réunion Dans le menu Actions de Calendrier, cliquez sur Organiser une réunion. Cliquez sur Ajouter d'autres personnes, puis sur Ajouter à partir du Carnet d'adresses. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, entrez le nom d'une personne ou d'une ressource à ajouter à la réunion. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 16

17 Pour chaque nom saisi, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources. Cliquez sur OK. Cliquez sur l'heure à laquelle tous les invités sont libres. Vous pouvez utiliser la fonction Sélection automatique suivante pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les invités. Cliquez sur Définir une réunion. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 17

18 Dans la zone Objet, tapez une description. Si vous n'avez pas prévu de salle, tapez le lieu dans la zone Emplacement. Si vous voulez rendre la réunion périodique, cliquez sur Périodicité, puis sélectionnez le critère de périodicité. Sélectionnez toutes les autres options souhaitées. Cliquez sur Envoyer. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 18

19 Créer un événement d'une journée entière Un événement est une activité qui dure au minimum 24 heures. Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Dans le menu Actions de Calendrier, cliquez sur Nouvel événement d'une journée entière. Dans la zone Objet, tapez une description. Dans la zone Emplacement, tapez le lieu. Sélectionnez les autres options souhaitées. Pour indiquer aux personnes qui consultent votre calendrier que vous êtes Absent(e) du bureau et non Libre, dans la liste Afficher la disponibilité cliquez sur Absent(e) du bureau. Si l'événement dure plus d'une journée, modifiez les valeurs figurant dans les zones Début et Fin. Si vous voulez que l'événement se répète, dans le menu Actions, cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 19

20 Planifier un rendez-vous Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Rendez-vous. Dans la zone Objet, tapez une description. Dans la zone Emplacement, tapez le lieu du rendez-vous. Tapez les heures de début et de fin du rendez-vous. Sélectionnez les autres options souhaitées. Pour rendre le rendez-vous périodique, cliquez sur Périodicité. Cliquez sur la fréquence du rendez-vous (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle), puis sélectionnez les options de périodicité. Cliquez sur OK. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Répondre à une demande de réunion ou à une notification Ouvrez la demande de réunion ou la notification. Pour afficher votre calendrier, cliquez sur Calendrier. Remarque Une nouvelle demande de réunion apparaîtra provisoirement dans votre calendrier. Effectuez l'une des actions suivantes : Pour accepter, accepter provisoirement ou refuser Cliquez sur Accepter, sur Provisoire ou sur Refuser. Effectuez l'une des actions suivantes : Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 20

21 Envoyer votre réponse sans commentaires Sélectionnez Envoyer la réponse maintenant, puis cliquez surok. Inclure des commentaires dans votre réponse Sélectionnez Modifier la réponse avant l'envoi. 1. Tapez vos commentaires, puis cliquez sur Envoyer. Ne pas envoyer de réponse Sélectionnez Ne pas envoyer de réponse, puis cliquez sur OK. Proposer un nouvel horaire Cliquez sur Proposer un nouvel horaire. Cliquez sur l'heure à laquelle tous les invités sont libres. Vous pouvez utiliser la fonction Sélection automatique suivante pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les invités. Cliquez sur Proposer une heure. Cliquez sur Envoyer. Modifier un rendez-vous, un événement ou une réunion Ouvrez le rendez-vous, l'événement ou la réunion à modifier. Effectuez l'une des opérations suivantes : Modifier les paramètres d'un élément qui ne fait pas partie d'un ensemble Sous l'onglet Rendez-vous, changez les options de votre choix (objet, emplacement et heure, par exemple), puis cliquez sur Enregistrer et fermer. Modifier les paramètres de tous les éléments d'un ensemble Cliquez sur Ouvrir la série, puis changez les options (objet, lieu et heure, par exemple) que vous souhaitez modifier sous l'onglet Rendez-vous. Pour changer les options de périodicité, dans le menu Actions, cliquez sur Périodicité, changez les options de votre choix (heure, critère ou plage de périodicité, par exemple), puis cliquez sur OK. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 21

22 Modifier les paramètres d'un élément qui fait partie d'un ensemble Cliquez sur Ouvrir cette occurrence. Sous l'onglet Rendez-vous, changez les options de votre choix (objet, lieu et heure, par exemple), puis cliquez sur Enregistrer et fermer. Planifier une ressource Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft Exchange Server. Cette procédure fonctionne uniquement si vous disposez de l'autorisation de planification de cette ressource. Dans le menu Actions de Calendrier, cliquez sur Organiser une réunion. Cliquez sur Ajouter d'autres personnes, puis sur Ajouter à partir du Carnet d'adresses. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, entrez le nom d'une ressource à ajouter à la réunion. Après avoir entré chaque ressource, cliquez Ressources. Cliquez sur OK, puis utilisez les barres de défilement pour afficher les plages de temps libres et occupées des invités. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 22

23 LES CONTACTS Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 23

24 1. Créer un contact Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Effectuez l'une des opérations suivantes : Créer un contact Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Contact. Tapez un nom pour le contact. Tapez les informations à enregistrer pour le contact. o Vous pouvez préciser le mode d'affichage du nom du contact dans la ligne A : des messages en tapant le nom dans la zone Afficher comme. o Vous pouvez indiquer l'adresse de messagerie instantanée dans la zone IM address. o Pour saisir plusieurs entrées dans un champ, par exemple plusieurs adresses postales ou de messagerie, cliquez sur la flèche adjacente au champ. o Si vous disposez de plusieurs adresses pour un contact, activez la case à cocher Adresse postale pour indiquer l'adresse utilisée pour le publipostage. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 24

25 Créer un contact à partir d'un message électronique que vous recevez Ouvrez ou prévisualisez le message électronique contenant le nom à ajouter à votre liste de contacts. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'expéditeur du contact à créer, puis cliquez sur Ajouter aux contacts dans le menu contextuel. Rechercher un contact Dans la zone Rechercher de la barre d'outils, tapez le nom du contact à rechercher. Vous pouvez taper une partie d'un nom, tel que Laura B, un prénom, un nom, un alias de messagerie, un nom complet ou un nom de société. Pour ouvrir rapidement un contact que vous avez recherché précédemment, cliquez sur la flèche Rechercher un contact et sélectionnez un nom. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 25

26 TACHES ET NOTES Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 26

27 1. Créer une tâche Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Effectuez l'une des opérations suivantes : Créer une tâche Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Tâche. Dans la zone Objet, entrez un nom pour la tâche. Remplissez autant de zones que nécessaire dans les onglets Tâche et Détails pour insérer les informations à enregistrer pour cette tâche. Pour rendre la tâche périodique, cliquez sur Périodicité Si vous le souhaitez, définissez les dates de début et de fin de la tâche. Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer et fermer. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 27

28 Attribuer une tâche à une personne Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Pour attribuer une tâche existante, dans la liste des tâches, ouvrez la tâche à attribuer, puis cliquez sur Assigner une tâche. Dans la zone À, tapez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez attribuer la tâche. Pour sélectionner un nom dans une liste, cliquez sur le bouton À. Dans le cas d'une nouvelle tâche, dans la zone Objet, tapez un nom de tâche (dans une tâche existante, la zone Objet est déjà remplie). Sélectionnez la date d'échéance et les options d'état souhaitées. Activez ou désactivez les cases à cocher Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée. Si vous voulez que la tâche se répète, dans le menu Actions, cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK. Dans le corps de la tâche, tapez les instructions ou les informations relatives à celle-ci. Cliquez sur Envoyer. Marquer une tâche comme achevée Ouvrez la tâche que vous voulez marquer comme achevée. Dans la zone % réalisé, tapez 100%. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 28

29 2. Les notes Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 À propos des notes Les notes sont l'équivalent électronique des notes autocollantes. Elles vous permettent de rédiger des questions, des idées, des rappels ou tout ce que vous noteriez sur un pense-bête papier. Vous pouvez ouvrir des notes et les laisser affichées pendant que vous travaillez. Ces notes sont particulièrement utiles pour stocker des informations dont vous pouvez avoir besoin ultérieurement, par exemple, des instructions ou des formulations que vous souhaitez réutiliser dans d'autres éléments ou documents Créer une note Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Note. Tapez le texte de la note. Pour fermer la note, cliquez sur l'icône représentant la note dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre Note, puis cliquez sur Fermer. Remarque Vous pouvez laisser la note ouverte pendant votre travail. Lorsque vous la modifiez, les changements sont enregistrés automatiquement. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 29

30 PARTAGE DES INFORMATIONS Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 30

31 1. Utilisation des agendas de groupes Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 L'agenda de groupe du calendrier vous permet d'accéder rapidement et facilement aux agendas combinés d'un certain nombre de personnes ou de ressources. Créer, afficher ou supprimer un agenda de groupe Dans le menu Actions du Calendrier, cliquez sur Afficher les agendas de groupe. Effectuez l'une des opérations suivantes : Créer un agenda de groupe Cliquez sur Nouveau. Tapez un nom pour l'agenda de groupe, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Ajouter d'autres personnes, puis sur Ajouter à partir du Carnet d'adresses ou sur Ajouter un dossier public. Sélectionnez les noms ou le dossier public, puis cliquez sur OK. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 31

32 Afficher un agenda de groupe Sélectionnez l'agenda de groupe à afficher et cliquez sur Ouvrir. Supprimer un agenda de groupe Sélectionnez l'agenda de groupe à supprimer et cliquez sur Supprimer. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 32

33 2. L accès délégué Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Vous travaillez peut-être avec un assistant qui vous aide à gérer le courrier que vous recevez. Microsoft Outlook met à votre disposition une fonctionnalité similaire vous permettant d'accorder à un autre utilisateur un accès à votre boîte de réception et à tout autre dossier Outlook. L'on parle alors d'accès de délégué, qui consiste à accorder à une personne l'autorisation d'ouvrir vos dossiers, de lire et de créer des éléments et de répondre à des demandes à votre place. Les niveaux d'autorisation qui peuvent être accordés à un délégué sont les suivants : Auteur En tant que délégué, vous pouvez lire et créer des éléments, ainsi que modifier et supprimer les éléments que vous créez. Par exemple, un délégué peut créer des demandes de tâches et de réunions directement à partir du dossier Tâches ou du dossier Calendrier du responsable, puis envoyer l'élément créé au nom du responsable. Rédacteur En tant que délégué, vous pouvez faire tout ce que peut faire un auteur, ainsi que modifier et supprimer les éléments créés par le responsable. Relecteur En tant que délégué, vous pouvez lire les éléments. Par exemple, un délégué disposant de l'autorisation de relecteur peut lire les messages figurant dans la boîte de réception d'une autre personne. Autoriser d'autres utilisateurs à accéder à un dossier Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft Exchange Server. Partager un dossier public ou privé en utilisant des autorisations Dans le menu Atteindre, cliquez sur Liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier privé ou public à partager, puis cliquez sur Partage dans le menu contextuel. Cliquez sur l'onglet Autorisations. Cliquez sur Ajouter. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, tapez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez accorder des autorisations. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Dans la zone Nom, cliquez sur le nom de la personne que vous venez d'ajouter. Sous Autorisations, sélectionnez les paramètres de votre choix. Remarque Pour un dossier public, vous pouvez accorder les mêmes autorisations à toutes les personnes ayant accès au dossier. Pour cela, cliquez sur Par défaut dans la zone Nom. Partager des dossiers privés en accordant à une personne un accès délégué Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Délégués. Cliquez sur Ajouter. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, saisissez le nom du délégué dont vous souhaitez définir les autorisations. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 33

34 Cliquez sur Ajouter, sur OK, puis sélectionnez les autorisations pour chaque dossier Microsoft Outlook dont vous souhaitez accorder l'accès au délégué. Sélectionnez les autres options souhaitées. Modifier les autorisations d'un délégué Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Délégués. Cliquez sur le délégué dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Autorisations. Modifiez les autorisations pour chaque dossier Microsoft Outlook auquel le délégué a accès. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 34

35 3. Les dossiers publics Fabrice AGASTIN formateur bureautique 2010 Les dossiers publics sont une fonction de Microsoft Exchange Server qui fournit un moyen efficace de collecter, organiser et partager des informations avec les autres membres d'une organisation. En règle générale, les dossiers publics sont utilisés par des équipes de travail ou des groupes d'utilisateurs pour partager des informations sur un sujet commun. Lorsque vous êtes connecté à votre serveur Exchange, des dossiers nommés «Dossiers publics» apparaissent dans le volet de navigation de la liste de dossiers Microsoft Outlook Ouvrir un dossier public Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft Exchange Server. Dans le menu Aller à, cliquez sur Liste des dossiers. En bas de la Liste des dossiers, dans le volet de navigation, cliquez sur Dossiers publics, puis double-cliquez sur le dossier à ouvrir. Si le dossier que vous voulez ouvrir se trouve dans un autre dossier, cliquez sur le signe plus (+) en regard de chaque sous-dossier, jusqu'à ce que vous trouviez le dossier souhaité Publier des informations dans un dossier public Ouvrez le dossier public dans lequel vous souhaitez publier des informations. Pour utiliser le formulaire par défaut de publication d'informations, cliquez sur le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Publication dans ce dossier. Tapez les informations que vous souhaitez publier dans le formulaire. Cliquez sur Publier. Partager un calendrier Créez un dossier, puis choisissez Éléments de calendrier dans la liste Contenu du dossier. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Calendrier, puis sur OK. Ajoutez les réunions et les événements au dossier. Envoyez un raccourci vers le dossier public aux personnes auxquelles vous avez accordé l'autorisation d'utiliser le dossier. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Envoyer un lien vers ce dossier dans le menu contextuel. Partager une liste de contacts Créez un dossier, puis choisissez Éléments de contact dans la liste Contenu du dossier. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Contacts, puis sur OK. Ajoutez les contacts au dossier. Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 35

36 Envoyez un raccourci vers le dossier public aux personnes auxquelles vous avez accordé l'autorisation d'utiliser le dossier. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Envoyer un lien vers ce dossier dans le menu contextuel. Remarque La liste des contacts partagés apparaît dans le dossier Contacts ou le carnet d'adresses de Microsoft Outlook. Partager une liste de tâches Créez un dossier, puis choisissez Éléments de tâche dans la liste Contenu du dossier. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Tâches, puis sur OK. Ajoutez les tâches au dossier. Envoyez un raccourci vers le dossier public aux personnes auxquelles vous avez accordé l'autorisation d'utiliser le dossier. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Envoyer un lien vers ce dossier dans le menu contextuel. Remarque Bien que vous puissiez copier une liste de tâches dans un dossier public, vous ne pouvez pas copier une demande de tâche dans un dossier public, ni créer une demande de tâche à partir d'un dossier public Outlook sous Exchange Serveur 2003 page 36

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