Accord Entreprise. Le Guide du True-Up. Enterprise Agreement True - Up Guide

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1 Enterprse Agreement True-Up Gude Accord Entreprse Le Gude du True-Up Enterprse Agreement True - Up Gude

2 Le gude du True-Up dans l Accord Entreprse Table des matères Le True-Up des lcences on premse et des servces en lgne... 3 Planfer votre True-Up...3 Identfer ce qu a changé...4 Les Enrollments et les True-Up... 4 Enterprse Enrollment...4 Server and Cloud Enrollment (SCE)...4 L opton Enrollment Souscrpton...4 Les dfférents produts... 5 Les produts Entreprse...5 Les Servces en lgne...5 Les Produts Addtonnels...6 Les Transtons de L&SA vers une lcence de souscrpton...6 Réductons de lcences...6 L opton Souscrpton... 7 Démarrer son True-Up... 7 Quels sont les systèmes qu dovent être répertorés?...7 Pour aller plus lon : quelques bonnes pratques...8 Ressources et support...8 A la fn du processus de True-Up...8 Beson d ade?...8 Accord Entreprse Le Gude du True-Up

3 Le True-Up de l Accord Entreprse Une fos par an, les clents dovent algner leur Accord Entreprse (EA) avec le nombre total de lcences qu ls ont ajouté dans les 12 mos précédents. C est le processus de True-Up, un nventare de tous les apparels, utlsateurs et processeurs qualfés ajoutés au cours de l année. Ce gude est conçu pour vous ader à smplfer et faclter le processus de True-Up. S vous avez des questons, vous pouvez à tout moment contacter votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft pour obtenr de l ade. Le True-Up des lcences on premse et des servces en lgne S vous avez récemment ms à jour ou renouvelé votre EA, vous avez mantenant accru la flexblté de transtons vers les servces Cloud de Mcrosoft. Pendant votre contrat EA, vous pouvez ajuster vos logcels on premse et Servces en lgne pour répondre au meux aux besons de vos utlsateurs, pus rendre compte de ces changements au prochan annversare de votre contrat avec le processus de True-Up. Pusque vous n avez beson de placer qu une commande par an, votre EA va smplfer votre processus d achat et rédure le temps passé à gérer vos lcences Mcrosoft. Planfer votre True-Up Même s vous pouvez placer des commandes à n mporte quel moment de l année pour n mporte quelle quantté, la commande de True-Up dot être reçue par Mcrosoft entre 60 jours et 30 jours avant la date annversare de votre Enrollment. Il est mportant de noter que le True-Up annuel ne concerne que les produts couverts par lcence dans votre EA. Les nouveaux produts et servces en lgne qu n appartennent pas au pérmètre ntal de votre EA dovent être acqus dans le mos suvant leur premère utlsaton. S vous n avez pas étendu le nombre d apparels ou d utlsateurs, ou utlsé de produts addtonnels de votre EA pendant l année, vous devez quand même soumettre une déclaraton de mse à jour (Update Statement), auss appelée commande à zéro, qu dot être sgnée par un sgnatare autorsé dans votre organsaton. LA CHRONOLOGIE DU TRUE-UP SOUMETTRE VOTRE TRUE-UP VOTRE DATE ANNIVERSAIRE 120 JOURS 90 JOURS 60 JOURS 30 JOURS JUSTE AVANT Vérfez vos acqustons de logcels, matérels et Servces en lgne. Comben de lcences avez-vous ajouté? Votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft peut vous appeler pour dscuter de votre prochan True-Up. Contactez votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft pour dscuter des dfférences constatées. Votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft peut vous appeler pour vous parler de nouveaux servces ou produts qu pourraent avor un ntérêt pour vos actvtés. Votre revendeur ou votre équpe Mcrosoft remplra une commande standard de True-Up correspondant aux changements apportés à votre EA et vous la fournra pour examen. Votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft examnera votre commande fnale de True-Up et l adressera à Mcrosoft entre 30 et 60 jours avant la date annversare de votre Enrollment. L équpe de compte Mcrosoft tratera votre commande de True-Up et enregstrera tous les changements apportés à votre compte de lcences Mcrosoft. Comme toujours, vous pouvez consulter vos nformatons actuelles de lcences en utlsant Volume Lcensng Servce Center (VLSC). Accord Entreprse Le Gude du True-Up

4 Détermner ce qu a changé Votre organsaton est unque, et ses systèmes, applcatons et servces peuvent changer pendant la ve de votre EA, nécesstant des modfcatons sur vos commandes de lcences de logcels on premse ou de servces en lgne. Le processus de True-Up propose un moyen smple et effcace afn de prendre en compte toutes les augmentatons de produts sous lcences et vous ader à garantr l état à jour de vos lcences. Vous pouvez alors vous poser les types de questons suvantes pour ader à dentfer les zones possbles de crossance et de changement : Est-ce que notre base d ordnateurs ou d employés (utlsateurs) a augmenté cette année? Avons-nous procédé à des acqustons? Avons-nous augmenté le nombre de nos serveurs? Avons-nous ms des serveurs en clusters? Avons vous fat mgrer des utlsateurs des lcences de logcels de/vers des lcences de souscrpton à des servces en lgne? Avons-nous effectué des réservatons* de lcences de souscrpton à des servces en lgne avant de les utlser? Avons-nous déployé des serveurs ou des envronnements poste de traval vrtualsés? Avons-nous déployé des applcatons postes de traval, telles que Mcrosoft Project, Mcrosoft Offce Vso, Mcrosoft Offce OneNote, ou Mcrosoft MapPont? Avons-nous ms en place des serveurs de reprse de mantenance à chaud? Avons-nous ms en producton des produts ou des applcatons sute à un plote? * La réservaton de lcences est un processus dsponble pour les clents EA, qu permet de rendre dsponbles des lcences pour les servces en lgne sans avor à effectuer d achat formel. A la date annversare, vous reportez toutes les réservatons de lcences fates pendant la pérode contractuelle qu s achève et placez une commande d achat dans le processus de True-Up. Les Enrollments et les True-Up Avec l EA, vous fates l acquston des lcences de logcels au travers d Enrollments. Chaque Enrollment nclut certanes catégores de produts et de servces en lgne, et chacun dspose de son propre calendrer et de sa termnologe de True-Up. Enterprse Enrollment Avec l Enterprse Enrollment, vous pouvez chosr de fare fonctonner dans votre organsaton un mélange de logcels par apparels et de servces Cloud. De par le contrat de 3 ans, votre entreprse est engagée à effectuer un nventare de True-Up annuel pour dentfer le nombre d apparels et d utlsateurs qualfés, de lcences de transton, de réservatons de servces en lgne et de dmnuton de lcences de souscrpton (autant qu l est perms), ans que d utlsaton addtonnelle de produts déjà précédemment commandée qu ont eu leu pendant les 12 mos précédents. Server and Cloud Enrollment (SCE) Avec l opton Server and Cloud Enrollment (SCE), vous pouvez acquérr des lcences d une ou pluseurs technologes serveurs de base telles que Wndows Server et System Center, Mcrosoft SQL Server, Mcrosoft BzTalk Server, Mcrosoft SharePont Server, Vsual Studo, et Wndows Azure. SCE est un contrat de 3 ans et vous donne l opton de fare un True-up annuel. Votre entreprse dot effectuer un nventare de Trueup annuel, et le processus se concentre essentellement sur le nombre de processeurs, serveurs, souscrptons et lcences d accès clents (CAL) acquses ou utlsées. L opton Enrollment Souscrpton L Enterprse Enrollment et SCE sont dsponbles en tant que souscrptons qu vous permettent d accéder aux logcels Mcrosoft seulement pendant la durée de la souscrpton. S vous avez chos cette opton de contrat, votre True-up s appelle une commande annuelle et vous donne la possblté d accrotre ou de dmnuer le nombre de souscrptons sur une base annuelle. Accord Entreprse Le Gude du True-Up

5 Les dfférents produts Les Enrollments d EA offrent des prx avantageux, chacun pour des catégores de produts et de servces partculers, qu dovent être réconclés lors du processus de True-Up pour tous les afflés de votre entreprse. Vous trouverez c-dessous des consels généraux pour comptablser ces produts pendant le True-up. Pour des consels plus détallés sur le processus de True-up contactez votre revendeur, votre équpe de compte Mcrosoft ou votre partenare de Geston des Actfs Logcels (ou Software Asset Management - SAM). Les produts Entreprse Il s agt des produts au cœur de votre Entreprse Enrollment, lcencés en foncton du nombre d utlsateurs ou d apparels qualfés pour votre organsaton. Pour préparer votre commande annuelle de True-up, comptez le nombre actuel d utlsateurs ou d apparels qualfés pour tous les afflés de l entreprse. Calculez la dfférence entre le derner True-up reporté et le nombre d apparels ou d utlsateurs qualfés comptablsés actuellement. Détermnez quelles lcences sont requses pour les nouveaux utlsateurs et apparels sur la base de l opton de Plateforme chose en ntégrant les utlsateurs et les apparels couverts par les Servces en Lgne d Entreprse (Enterprse Onlne Servces) tels que décrts dans les servces en lgne (référez-vous aux détals de votre Enrollment pour les lcences requses). Soumettez la commande de True-up sur la base des calculs effectués au-dessus. Exemple : les produts Entreprse : Dans cet exemple, l entreprse est couverte avec la Plateforme Poste Professonnel et ne compte aucun utlsateur de Servces en lgne Entreprse. o Le nombre actuel d utlsateurs et d apparels qualfés pour tous les afflés = o Votre derner rapport de True-up ndquat 950 utlsateurs et apparels qualfés, la dfférence est donc de 50. o La commande de True-up serat donc de 50 Offce Professonnel Plus, 50 Core CAL, et 50 mses à jour Wndows OS Upgrade couvrant les utlsateurs de la plateforme poste Professonnel. Les produts Server & Cloud Dans le cadre de votre Server and Cloud Enrollment (SCE), vous devez comptablser toutes les lcences nécessares pour n mporte quels produts Core Infrastructure, Applcaton Platform, ou Plateforme Développeur utlsés/nstallés depus les derner True-up pour tous les afflés de l entreprse. Passez votre commande pour la dfférence entre celles actuellement utlsées/nstallées et le total du derner rapport de True-up. Cec ntègre les lcences pour lesquels les produts ont été nstallés ou utlsés depus le derner True-up, même s ces lcences ne sont pas actves au moment de votre True-up. Les servces en lgne Les servces en lgne sont élgbles au True-up (vor la Lste des Produts Mcrosoft), vous devez comptablser chaque réservaton de lcences qu n a pas encore été répertorée lors d une précédente commande de True-up (confrmez vos nventares précédents avec le Volume Lcensng Servce Center). Cec nclut les Servces en Lgne Entreprses qu complètent les produts Entreprse Mcrosoft et un sous ensemble de servces en lgne en produts addtonnels élgbles au True-up. Exemple : Les Servces En lgne Entreprse : Dans cet exemple, votre organsaton dot déclarer 100 nouveaux utlsateurs et apparels qualfés pour une Plateforme Poste Professonnel (ce qu ntègre Offce Professonnel Plus) Pendant l année, vous avez placé des réservatons de lcences pour 60 nouveaux utlsateurs dans VLSC pour Offce 365 Plan E3 et leur avez ouvert le servce. Dédusez les 60 nouveaux utlsateurs d Offce 365 Plan E3 du total des 100 nouveaux utlsateurs, ce qu lasse 40 Offce Professonnel Plus et 40 Core CAL à comptablser. Accord Entreprse Le Gude du True-Up

6 Ajoutez 60 Core CAL Brdge SKUs* pour couvrr les utlsateurs Offce 365 Intégrez les 100 nouveaux apparels dans le comptage des mses à jour Wndows OS La commande de True-up serat donc de 100 mses à jour Wndows OS, 40 Offce Professonnel Plus, 40 Core CAL, 60 Offce 365 (Plan E3) et 60 Core CAL Brdge * Les CAL Sute Brdge SKUs exstent mantenant pour vous ader à mantenr votre couverture de lcence pour les composantes de la Core CAL et de l Enterprse CAL qu n ont pas d équvalents Cloud. Quand vous fates une transton depus des lcences on premse vers des servces en lgne, vous bénéfcez de la possblté de «casser» la sute de CAL pour vous algner avec le mode de lcences des servces en lgne. Les Produts Addtonnels Ceux-c correspondent à tous les produts sauf les Produts Entreprse, les Servces en Lgne Entreprse, les produts Serveurs and Cloud que vous avez décdé de couvrr en lcences au travers de vos Enrollments d EA. Les contrantes de lcensng des produts varent selon les produts. Pour toutes les lcences de produts addtonnels, sauf les servces en lgne, comptablsez les lcences de tous les produts utlsés/nstallés depus le derner True-Up. Soumettez ensute la commande pour couvrr ce nombre de lcences nécessares. Cec est valable pour tous les produts qu ont été utlsés/nstallés depus le derner True-Up, même pour ceux dont la lcence n état pas actvée au moment du True-Up. Les Transtons de L&SA vers une lcence de souscrpton Dans le cadre du True-Up, vous comptablserez toutes les transtons de lcences (c est-à-dre les transtons vers des servces en lgne ou vers la souscrpton Software Assurance). Celles-c seront répertorées en tant que Lcences de Transton pour la pérode précédant la date annversare. Notez que les lcences de Pérode de Transton seront remplacées par des lcences complètes, de la date annversare jusqu à la fn du contrat. Les quanttés de lcences pour lesquelles vous effectuez cette transton seront rédutes à la date annversare de votre contrat. Vous verrez cec apparatre comme une réducton de quantté sur votre commande pour les années restantes de couverture. Vos factures annuelles assocées avec cette commande seront ajustées en conséquence pour le temps restant sur votre contrat. Pour le True-Up fnal, vous reporterez unquement les lcences de Pérode de Transton. Les réductons assocées aux lcences pour lesquelles vous avez effectué une transton seront prses en compte lors de la commande de renouvellement. Exemple : Transtons depus L&SA vers une lcence de souscrpton : Dans cet exemple, 30 utlsateurs (utlsant 30 apparels) sont mgrés depus un déploement on premse de Offce Professonnel Plus et Core CAL vers Offce 365 (Plan E3), lors de la premère année du contrat. Pendant cette année, vous placez une Réservaton de Lcences pour ces 30 utlsateurs dans VLSC pour Offce 365 Plan E3 et vous ouvrez le servce à ces utlsateurs. Au moment du True-Up, vous reportez la transton, comme 30 lcences de Pérode de Transton d Offce 365 (Plan E3) avec une couverture jusqu à la date annversare. Pour la pérode suvant la date annversare, la commande devra nclure 30 Offce 365 (Plan E3), le remplacement de 30 Core CAL par Core CAL Brdge, et une réducton de 30 lcences Offce Professonnel Plus sur la commande orgnale. Note : s vous voulez effectuer une transton dans l autre sens (d une souscrpton de servce à une lcence couverte par de la SA), votre commercal devra vous assster dans cette transton, pusque dans ce cas l faudra valder les lcences correspondantes, avec la SA. Réductons de lcences Pour les lcences élgbles à la Réducton de Lcences, vous pourrez le reporter lors du processus de True-Up. Ces réductons seront prses en compte en tant que réducton de quanttés sur une commande précédente, et réduront les factures annuelles assocées avec le bon de commande pour le reste de l Enrollment. Accord Entreprse Le Gude du True-Up

7 L opton Souscrpton S vous utlsez l opton souscrpton de l Accord Entreprse, vous placerez une Commande Annuelle au leu d un True-Up. Avec la Commande Annuelle, vous reporterez le nombre total de lcences depus le derner rapport, en comptablsant les augmentatons et les dmnutons de lcences. Dans une souscrpton, les produts addtonnels dovent être comptablsés dans les 30 jours suvant l nstallaton/l exécuton, et ne sont pas élgbles à une comptablsaton retardée jusqu à la Commande Annuelle, à l excepton des servces en lgne élgbles au True-Up, pour lesquels les réservatons de lcences peuvent être réconclée lors de la Commande Annuelle (vor la secton Les Servces en Lgne plus haut). Exemple : Subscrpton Enrollments Vous avez ajouté 200 nouveaux Apparels et Utlsateurs Qualfés aux déjà nscrts dans votre contrat de souscrpton. Ces ont déjà été comptablsés dans votre dernère Commande Annuelle pour la Plateforme Poste Professonnel. Vous devez donc mantenant commander en souscrpton L&SA 3,500 Offce Professonnel Plus, 3,500 Core CAL, et 3,500 Mses à Jour Wndows OS pour l annuté. Il est mportant que la conclaton tenne compte de toutes ces catégores s elles s applquent à votre organsaton. Parce qu l exste des dfférences dans les condtons de lcences des produts, une organsaton peut vor croître le nombre de produts addtonnels même en ayant un nombre d utlsateurs ou d apparels qu reste stable. La compréhenson de vos actfs logcels peut vous ader à mantenr le contrôle de vos actvtés et optmser vos ressources pour développer votre stratége IT. Ben que la complexté de geston de logcels dans une organsaton pusse être réelle, voc quelques méthodes concrètes pour vous ader à nventorer vos lcences dans l EA. Démarrer son True-Up Quels sont les systèmes qu dovent être nventorés? Pendant votre processus de True-Up, les éléments suvants dovent être répertorés : Les apparels, en ncluant tous les serveurs, ordnateurs (de bureau, portables, les termnaux) et les apparels mobles qu utlsent des logcels sous lcence Mcrosoft. Vous devez rensegner le nombre d apparels et la date de contrôle. Le nombre de lcences de systèmes d explotaton (OS) correspondant à ces apparels, en ncluant le type d OS et la date de contrôle. Tous les logcels applcatfs Mcrosoft. Pour la lste la plus à jour des produts, allez sur Le nombre de CAL utlsateur et de CAL devce dans votre organsaton. Une CAL utlsateur permet à un utlsateur donné d utlser n mporte quel apparel pour accéder à un logcel sur de nombreux serveurs sous lcences. Une CAL Devce permet à un apparel donné d accéder à pluseurs serveurs sous lcence (par exemple, des apparels mobles tels que des smartphones qu accèdent souvent à pluseurs serveurs comme Exchange, Wndows et SQL Server), et auss à pluseurs utlsateurs d utlser le même apparel (par exemple, les postes dans un centre d appels). Les réservatons de lcences pour les Servces en lgne permettant de réserver et actver une lcence avant sa commande, dovent être comptablsées avec les quanttés et les dates de réservaton, ans que les apparels assocés ou les utlsateurs ajoutés et qu nécesstent un True-Up pour des logcels on premse. Accord Entreprse Le Gude du True-Up

8 Pour aller plus lon : quelques bonnes pratques Effectuer une revue de ses actfs logcels. Votre évènement annuel de True-Up est une occason déale pour effectuer une revue de vos actfs logcels. La geston des actf logcels (SAM : Software Asset Management) est consttuée d un ensemble de bonnes pratques du marché qu vous adent à contrôler les coûts, amélorer la conformté et la sécurté, et antcper de futurs besons logcels lorsque votre entreprse croît. Vster pour des consels et des outls qu vous aderont à effectuer un nventare logcel. De plus, Mcrosoft dsposent de centanes de partenares qualfés sur le SAM, capables de vous fournr une assstance effcace pour votre True-Up. Pour en savor plus ou pour trouver un partenare SAM près de chez vous, allez sur et clquez sur l onglet Partenare. Profter de cette année pour préparer la suvante. Une fos termné le processus de True-Up, vous devrez conserver une cope de votre nventare pour un usage futur. Cette cope est partculèrement mportante s vous avez effectué le processus manuellement. Nous vous recommandons également d effectuer des nventares ntermédares trmestrels de votre nfrastructure nformatque pour rédure le temps nécessare lors de l exercce annuel de True-Up. La mse en place d une stratége SAM peut ader à smplfer ce processus. Ressources et support S vous avez beson de plus d nformaton, rendez-vous sur S vous avez d autres questons concernant les lcences en volume ou les bénéfces de la Software Assurance, vous pouvez contacter votre revendeur ou l équpe commercale Mcrosoft, ou appeler le numéro local du support de Volume Lcensng Servce Center que vous pourrez trouver sur Pour plus d nformaton sur la geston des actfs logcels, rendez-vous sur pour télécharger un Kt d Optmsaton SAM ou trouver un partenare accrédté SAM. A la fn du processus de True-Up Votre hstorque d achat et votre synthèse de lcences seront ms à jour et dsponbles en lecture sur le Volume Lcensng Servce Center (VLSC) à l adresse Beson d ade? Contactez votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft, ou consultez le ste web Mcrosoft Volume Lcensng Servces sur Accord Entreprse Le Gude du True-Up

9 Le gude du True-Up dans l Accord Entreprse Vérfer vos nformatons Servces en lgne Mcrosoft sut vos réservatons de lcences pour les Servces en Lgne élgbles au True-Up et vous ndque cette nformaton dans Volume Lcensng Servce Center (VLSC). Pour d autres lcences, le type d nventare de votre entreprse dépendra du paramétrage de vos systèmes. Obtenr de l ade d un partenare SAM Travaller avec un partenare Mcrosoft SAM peut vous ader à évaluer votre envronnement logcel et construre un processus personnalsé pour réalser rapdement des True-Up précs et reproductbles. Les partenares Mcrosoft SAM sont des experts en processus, outls de découverte et lcensng Mcrosoft. Une msson SAM vous donne les nformatons dont vous avez beson pour termner votre True-Up ans qu un plan personnalsé pour gérer vos actfs logcels et les futures revues de True-Up. Votre équpe de compte Mcrosoft peut vous ader à vous mettre en relaton avec un partenare SAM et à débuter une msson SAM pour votre True-up. Utlser des outls et des processus automatsés Vous utlsez peut être un outl d nventare logcel pour vous ader à gérer vos actfs et cet outl est utle pendant le processus de True-Up. Un partenare SAM peut travaller avec vos outls exstants ou vous ader à en dentfer de nouveaux pour smplfer votre nventare de True-Up. Mcrosoft System Center Confguraton Manager possède des fonctonnaltés d nventare et de geston d actfs qu offrent aux admnstrateurs une vsblté contnue sur les actfs matérels et logcel et leurs usages. Confguraton Manager fat l nventare matérel et logcel des serveurs, postes clents, apparels mobles, pus tradut ces nformatons en des rapports rches qu adent les admnstrateurs dans la prse de décson d acquston de logcels, de plans de mse à nveau et de rapports sur le lcensng. Le Mcrosoft Assessment Plannng (MAP) Toolkt offre une fonctonnalté technque de suv des usages des logcels, Software Usage Tracker, qu produt des rapports d utlsaton pour les produts serveurs suvants : Mcrosoft Wndows Server, Mcrosoft Exchange Server, Mcrosoft SQL Server, Mcrosoft SharePont Server, et Mcrosoft System Center Confguraton Manager. En savor plus sur le MAP Toolkt sur Votre revendeur ou votre équpe de compte Mcrosoft peut travaller avec vous pour vérfer les résultats de votre rapport d nventare et ajuster les lcences EA en conséquence. Examnez auss ben vos achats de matérels que l utlsaton de votre parc de lcences pour réalser votre True-Up. Sensblser vos équpes pour vous ader à construre l nventare de votre envronnement, et à documenter tous les serveurs, ordnateurs (postes de bureau, portables et termnaux), et apparels mobles qu utlsent des logcels Mcrosoft sous lcence. Fare un nventare manuellement S vous partcpez à une msson SAM, votre partenare SAM peut vous ader à dentfer des moyens pour smplfer ce processus, en foncton de votre confguraton spécfque et de vos besons. Evaluer les Solutons de Paement Mcrosoft Une fos le True-Up termné, vous pouvez envsager les Solutons de Paement Mcrosoft Fnancng pour structurer un plan de paement de tous les True-Up potentels. Les solutons de fnancement Mcrosoft offrent aux clents du secteur publc ou prvé des optons de paement flexbles pour structurer leurs nvestssements technologques et les adapter à leurs actvtés et leurs besons fnancers. Vous pouvez algner vos paements à votre budget, votre trésorere ou votre plannng de déploement en créant un plan de paement personnalsé correspondant aux besons de votre entreprse. Plus d nformatons, rendez-vous sur Accord Entreprse Le Gude du True-Up

10 Accord Entreprse Le Gude du True-Up

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