ADE 5.2 Support de formation

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1 ADE 5.2 Support de formation ADESOFTware 101, rue Molière IVRY S/SEINE Tél. : Copyright 2007 ADESOFTware. Tout droits réservés. Document non contractuel. 24/05/2007

2 Sommaire SOMMAIRE... 2 LE PROJET... 3 PROJET PRESENTATION GENERALE... 4 PROJET GESTION DE PROJET... 5 LA MODELISATION... 6 MODELISATION GRILLES DES DISPONIBILITES STANDARDS... 7 LES CARACTERISTIQUES CARACTERISTIQUES COUTS ET CARACTERISTIQUES CARACTERISTIQUES LISTES DYNAMIQUES LES RESSOURCES RESSOURCES DONNEES RESSOURCES COUTS RESSOURCES CONTRAINTES AVANCEES RESSOURCES DISPONIBILITES RESSOURCES MEMBRES RESSOURCES APPARTENANCES RESSOURCES RECHERCHE DE RESSOURCES RESSOURCES AFFICHAGE ET IMPRESSION LES ACTIVITES ACTIVITES DONNEES ACTIVITES AFFECTATION DE RESSOURCES ACTIVITES DISPONIBILITES ACTIVITES PLACEMENT ACTIVITES ASSOCIATIONS ACTIVITES AFFICHAGE ET IMPRESSIONS LES FILTRES ETENDUS FILTRES ETENDUS CONFIGURATION LES PLANNINGS PLANNINGS AFFICHAGE PLANNINGS CONFIGURATION DE L AFFICHAGE PLANNINGS VERROUILLAGE ET DEVERROUILLAGE PLANNINGS MODIFICATION DE RESSOURCES PLANNINGS CREATION D UNE ACTIVITE ANNEXE ANNEXE ASTUCES ET MISES EN GARDE Support de formation ADE 2

3 ADE 5.2 LE PROJET

4 PROJET Présentation générale Demande de ressources Imprimer Rechercher Filtres étendus Historique des conflits Affichage des plannings Calcul partiel Moteur de calcul Associations Activités Ressources Gestion des projets Support de formation ADE 4

5 PROJET Gestion de projet Un projet regroupe toutes les informations nécessaires à la création de plannings sur une période donnée. Créer un projet 1. Cliquez sur l icône Nouveau projet. 2. Entrez le nom du projet. 3. Cliquez sur OK. Dupliquer un projet 1. Sélectionnez le nom du projet. 2. Cliquez sur l icône Dupliquer. 3. Confirmez votre choix en cliquant sur Oui Renommer un projet 1. Sélectionnez le nom du projet. 2. Cliquez sur l icône Renommer. 3. Entrez le nouveau nom du projet. 4. Cliquez sur OK. Supprimer un projet 1. Sélectionnez le nom du projet. 2. Cliquez sur l icône Supprimer. 3. Confirmez votre choix en cliquant sur Oui. Exporter un projet 1. Sélectionnez le nom du projet. 2. Cliquez sur l icône Exporter. 3. Sélectionnez le répertoire d accueil et modifiez éventuellement le nom du fichier à générer. 4. Cliquez sur Enregistrer. Importer un projet 1. Sélectionnez un projet dans un répertoire. 2. Cliquez sur l icône Importer. 3. Sélectionnez le nom du fichier à importer. 4. Cliquez sur Ouvrir. Support de formation ADE 5

6 ADE 5.2 LA MODELISATION Support de formation ADE 6

7 MODELISATION Grilles des disponibilités standards La grille de disponibilité standard permet de définir les plages horaires de travail. Cette grille est affectée par défaut à tous les éléments du projet (Stagiaires, Formateurs, Salles et Equipements). Principes d affichage Disponibilité haute (vert) Disponibilité moyenne (orange) Disponibilité faible (jaune) Indisponibilité forte (rouge) Indisponibilité faible (gris) Date de début de projet Date de fin de projet Sélection de la période affichée : semaines et jours Affichage en superposition ou juxtaposition Zone de disponibilité : Une zone de disponibilité est une zone où il est possible de planifier une ou plusieurs activités. Les niveaux de disponibilité (haute, moyenne ou faible) correspondent à des priorités d affectation différentes. Les activités seront planifiées en priorité sur les zones vertes de haute disponibilité. Zone d indisponibilité : Une zone d indisponibilité est une zone où il n est pas possible de planifier d activité. La zone grise d indisponibilité faible permet de définir des créneaux de temps non planifiables, la zone d indisponibilité forte permet également de définir des créneaux non planifiables mais également infranchissables. L utilisation de la couleur rouge est donc très restreinte. Support de formation ADE 7

8 Exemple : Sélection de 4 semaines (Sem 1 à 4) du projet et de tous les jours des semaines. Affichage en superposition : touche non sélectionnée : Affichage en juxtaposition : Touche sélectionnée : Définir les disponibilités hautes 1. Sélectionnez la priorité haute (couleur verte) 2. Sélectionnez la date de début de disponibilité haute. 3. Sélectionnez la date de fin de disponibilité haute la période définie passe en disponibilité haute ou cliquez sur les créneaux horaires que vous souhaitez modifier. 4. Cliquez sur OK. Remarque : On n utilisera pas les dates de «Début» et de «Fin» pour les autres types de disponibilités ou d indisponibilités Définir les autres disponibilités 1. Sélectionnez une priorité moyenne, faible, une indisponibilité forte ou une indisponibilité faible. 2. Coloriez les créneaux à modifier. 3. Cliquez sur OK. Support de formation ADE 8

9 Remarques : On utilise une indisponibilité faible pour les journées qui peuvent intervenir au milieu d une formation (par exemple les jours fériés) et une indisponibilité forte lorsque qu on ne souhaite pas placer de formations autour de cette zone.(par exemple les vacances d été). ATTENTION : considérer l indisponibilité forte comme une barrière infranchissable. Son utilisation est donc très restreinte Un affichage hachuré indique qu il y a des différences de priorité sur le créneau concerné pour les différentes périodes sélectionnées. Exemple : Le mardi 1 er novembre est indiqué férié en gris. L affichage superposé de la semaine débutant le 22/10 et de la semaine débutant le 29/10 présente le jeudi hachuré: Support de formation ADE 9

10 Créer une nouvelle grille Supprimer une grille Dupliquer une grille Renommer une grille Importer une grille Créer une nouvelle grille de disponibilité 1. Cliquez sur le bouton 2. Saisissez le nom de la grille. 3. Cliquez sur OK. 4. Définissez les disponibilités souhaitées. 5. Cliquez sur OK. Supprimer une nouvelle grille de disponibilité 1. Sélectionnez la grille que vous voulez supprimer 2. Cliquez sur le bouton. 3. Cliquez sur OUI à la question posée. Remarque : La grille de disponibilité «Standard» ne peut pas être supprimée. Copier une grille de disponibilité 1. Sélectionnez la grille que vous désirez copier Support de formation ADE 10

11 2. Cliquez sur le bouton 3. Saisissez un nouveau nom 4. Cliquez sur OK. 5. Modifiez la grille de disponibilité 6. Cliquez sur OK Renommer une grille de disponibilité 1. Sélectionnez la grille que vous voulez renommer 2. Cliquez sur le bouton 3. Saisissez un nouveau nom 4. Cliquez sur OK Importer une grille de disponibilité 1. Cliquez sur le bouton 2. Sélectionnez l onglet «Ressources» ou «Activités» 3. Recherchez l objet dont vous voulez récupérer la grille de disponibilité 4. Cliquez sur OK 5. Sélectionnez la grille de disponibilité dont le nom est Import 6. Renommez cette grille de disponibilité Support de formation ADE 11

12 ADE 5.2 LES CARACTERISTIQUES

13 CARACTERISTIQUES Coûts et Caractéristiques Les coûts permettent d affecter des valeurs à vos Ressources afin de hiérarchiser leur utilisation. Les coûts vous permettent donc d indiquer des préférences d affectation. Vous pouvez, par exemple, affecter à des salles un coût de location par jour. Un coût s applique à toutes les ressources d ADE. Les caractéristiques permettent d apporter des informations complémentaires sur une catégorie de ressources, de classer et de lancer des recherches sur celles-ci. Vous pouvez, par exemple, affecter des équipements par salle ou des compétences par formateur. Créer un coût 1. Cliquez sur l icône. 2. Dans la zone de définition (indiquée par Nouveau), tapez le nom du coût. 3. Cliquez sur OK. Créer une caractéristique 1. Cliquez sur l icône. 2. Dans la zone de définition (indiquée par nouveau), tapez le nom de la caractéristique. 3. Sélectionnez le type caractéristique. 4. Sélectionnez la catégorie de ressources concernées. 5. Cliquez sur OK. Supprimer un coût ou une caractéristique 1. Sélectionnez la ligne du coût ou de la caractéristique. 2. Cliquez sur l icône. 3. Cliquez sur OUI à la question posée. Support de formation ADE 13

14 CARACTERISTIQUES Listes dynamiques Une liste dynamique permet de mémoriser les critères de sélection des ressources dans le bloc «CHOISIR» d une activité. Dès qu une ressource vérifie les critères d une liste, elle devient disponible pour les activités qui utilisent cette liste. Par exemple : Vous voulez une salle avec un vidéo-projecteur. Dès qu une nouvelle salle est équipée d un vidéoprojecteur, elle s ajoutera aux activités sans avoir besoin de modifier le contenu des «CHOISIR» des activités. Chaque liste est liée à une seule catégorie de ressources. Elle est basée exclusivement sur les caractéristiques des ressources. Attention, pour accéder à cette fonction, il faut ajouter la permission «Créer une liste dynamique» aux utilisateurs. Il s agit d une permission par projet. Créer une liste dynamique Affecter un profil Supprimer une liste dynamique Modifier la liste dynamique sélectionnée Dupliquer une liste dynamique Renommer la liste dynamique sélectionnée Créer une liste dynamique 1. Dans le menu «Liste Dynamique» cliquez sur l icône. 2. Dans la zone de définition, tapez le nom de la liste. 3. Cliquez sur OK. 4. Indiquer la catégorie sur laquelle est basée la liste. 5. Renseignez les critères, puis cliquez sur OK Support de formation ADE 14

15 Attention, - Dès qu une liste est créée, on ne peut plus modifier sa catégorie de rattachement. Il faut supprimer la liste et en créer une nouvelle. - Il n est plus possible de modifier une liste dès qu elle est utilisée par des activités planifiées. Remarque : Si on veut gérer la capacité d une salle dans une liste dynamique, il faut créer une caractéristique «capacité salle». Utilisation d une liste dynamique 1. Créez une activité et se positionner dans l onglet «Ressources». 2. Double-cliquez sur une ligne «CHOISIR» vide. 3. Cliquez sur l onglet «Listes dynamiques». 4. Sélectionnez la liste voulue. Remarques : - Une liste ne peut être utilisée que dans une rubrique «CHOISIR». On ne peut pas l utiliser dans une rubrique «IMPOSER». - Un même bloc «CHOISIR» peut contenir des listes et/ou des salles «seules» Support de formation ADE 15

16 Planification La planification se fait de façon habituelle par «glisser-déposer» ou avec le moteur de calcul. Pour chaque bloc «CHOISIR» utilisant une liste, une ressource répondant aux critères est affectée. Le clic droit «Ressources» sur le planning permet d afficher toutes les ressources définies dans «CHOISIR», qu elles appartiennent à une liste ou qu elles aient été sélectionnées en plus. Modification des caractéristiques d une ressource - Si une autre ressource remplit les caractéristiques de la liste, elle devient accessible par le clic droit «ressources» depuis le planning. - Si on supprime la caractéristique d une ressource, ADE cherche à affecter une autre ressource de la liste. S il n y en a plus ou qu elles ne sont pas disponibles, on a un message d erreur. Suppression d une caractéristique ou d une liste 1. Sélectionnez la ligne de la caractéristique ou de la liste. 2. Cliquez sur l icône. 3. Cliquez sur OUI à la question posée. Remarques : - Il n est pas possible de supprimer une caractéristique utilisée dans une liste dynamique même si la liste dynamique n est pas utilisée dans une activité. - Le demande de suppression d une liste dynamique utilisée dans une activité planifiée affiche le message suivant : Support de formation ADE 16

17 Si on sélectionne «Forcer», la liste est supprimée. Les activités utilisant la liste restent planifiées mais peuvent être sans ressource affectée. Recherche des activités utilisant une liste Des nouvelles colonnes «Etudiants Listes (noms)», «Enseignants Listes (noms)», «Salles Listes (noms)», «Equipements Listes (noms)» permettent de rechercher les activités utilisant des listes ou d afficher les noms des listes utilisées. Support de formation ADE 17

18 ADE 5.2 LES RESSOURCES

19 RESSOURCES Données Les Ressources sont tous les éléments (humains ou matériels) qui interviennent dans la réalisation d une Activité. Une fenêtre unique vous permet de créer tous les types de Ressources c est-à-dire les Stagiaires, les Formateurs, les Salles, les Equipements et ce jusqu à huit catégories (selon les versions). Créer une nouvelle ressource Créer un nouveau groupe de ressources Dupliquer une ressource Supprimer une ressource ou un groupe de ressources Créer un groupe de Ressources 1. Cliquez sur l icône Nouveau Groupe. 2. Entrez le nom du groupe et les informations le concernant. Copier un groupe de Ressources ou une Ressource 1. Sélectionnez le groupe ou la ressource. 2. Cliquez sur l icône Dupliquer Une fenêtre s affiche avec différents choix d options pour la duplication de la Ressource sélectionnée (copier les grilles de disponibilités, copier les Activités ). La Ressource est dupliquée en fonction des choix effectués. Support de formation ADE 19

20 Les différents champs ONGLET DONNEES Nom Zone couleur Code Type Saisissez le nom de la Ressource. Cliquez sur la palette de couleur et sélectionnez la couleur que vous voulez associer à la Ressource. Saisissez dans le champ Code, tout code lié à la Ressource. Par exemple un matricule, un numéro de sécurité sociale Vous pouvez saisir dans le champ Type toute information complémentaire relative à la Ressource. Web Saisissez dans le champ Web, l adresse de la page Web que vous souhaitez attacher à la Ressource sélectionnée. Capacité Saisissez dans le champ , l adresse de la Ressource ou du groupe de Ressources sélectionné. Ce champ est à utiliser uniquement pour la gestion des salles. Saisissez le nombre maximum de personnes que la salle peut contenir. Quantité Ce champ a deux fonctions possibles : 1. Si vous disposez par exemple de 45 salles Informatique identiques, vous pouvez créer la ressource Salle Informatique et spécifier une Quantité de 45 au lieu de saisir une à une les 45 salles. Vous obtenez ainsi un lot de salles identiques nommé Salle Informatique. Notes 2. ADE vous offre la possibilité de rendre une Ressource disponible pour plusieurs Activités simultanées. Pour ce faire, saisissez dans le champ Quantité un nombre qui représentera soit la totalité du temps qu il devra consacrer aux Activités pour lesquelles il doit être disponible simultanément, soit l ensemble de ses compétences pour chacune des Activités. Vous pouvez saisir tout type de commentaires liés à la Ressource. ONGLET AUTRES DONNEES Cet onglet vous permet de stocker des informations concernant vos Ressources. Vous pouvez les utiliser comme vous le souhaitez. Ces champs peuvent vous permettre d effectuer des recherches sur vos Ressources mais ne sont pas utilisés dans la planification. NB : l ensemble de ces champs peuvent être renommés selon vos libellés. Support de formation ADE 20

21 RESSOURCES Coûts L onglet Coûts rassemble les valeurs des coûts et des caractéristiques pour une Ressource sélectionnée. Pour pouvoir affecter une valeur à un coût ou affecter une caractéristique et la valoriser, il faut avoir préalablement créer des coûts et des caractéristique (voir chapitre CHARACTERISTIQUES Coûts et caractéristiques). Affecter une valeur de coût : 1. Sélectionnez une Ressource. 2. Sélectionnez un coût. 3. Double-cliquez dans la colonne valeur et saisissez la nouvelle valeur. Affecter une caractéristique : 1. Sélectionnez une Ressource. 2. Cliquez sur l icône. 3. Choisissez une des caractéristiques. 4. Cliquez sur OK. 5. Double-cliquez dans la colonne valeur. 6. Tapez la nouvelle valeur. ATTENTION : Les valeurs de coûts doivent être définies en fonction de l unité de temps utilisée (c est-àdire la granularité) dans le calendrier de vos plannings. La valeur que vous saisissez peut exprimer ce que vous voulez : une unité monétaire, un pourcentage, un indice Remarques : Par défaut, les coûts sont affectés à toutes les Ressources avec une valeur nulle et vous devez modifier la valeur pour les Ressources qui doivent être prises en compte par le moteur de calcul. Les modifications de coût ou de caractéristique peuvent s effectuer pour une Ressource ou pour un groupe de Ressources. Support de formation ADE 21

22 RESSOURCES Contraintes avancées Les compteurs horaires permettent de définir des maximums horaires journaliers, hebdomadaires, mensuels ou périodiques pour chacune de vos Ressources afin que le moteur de calcul place les Activités en tenant compte des maximums horaires que vous avez définis (L unité de valeur de ce paramètre est l heure ). Les préférences permettent d indiquer des préférences pour le type de planning souhaité. Les temps de configuration permettent de définir des délais de mise en place des Ressources (préparation d une salle, paramétrage d un logiciel ). Cette fonctionnalité n est disponible que dans certaines versions du logiciel. Les Compteurs horaires Activer les compteurs horaires 1. Sélectionnez une Ressource. 2. Spécifiez le nombre d heures maximum à effectuer par jour, par semaine, par mois et par période. 3. Cochez la case Compteurs horaires. Désactiver les compteurs horaires 1. Sélectionnez une Ressource. 2. Décochez la case Compteurs horaires. Support de formation ADE 22

23 Les Préférences Cette fonctionnalité n est disponible que dans certaines versions du logiciel. L option Répartition permet de concentrer toutes les activités sur un minimum de temps dans la semaine. L option Qualité permet de réduire les créneaux inexploités entre les Activités pour les Ressources de votre choix. Plus le pourcentage est important, moins il y aura de créneaux perdus mais plus le calcul sera long. Temps de configuration Cette fonctionnalité n est disponible que dans certaines versions du logiciel. Ajouter un temps de configuration 1. Sélectionnez une ressource qui servira de référence 2. Cliquez sur le bouton 3. Sélectionnez une ressource 4. Double-cliquez sur le temps de configuration ajouté 5. Définissez la durée d indisponibilité de la ressource après l utilisation de la ressource définie comme référence. 6. Cochez la case Pendant si vous voulez que la ressource ne soit pas utilisable pendant que la ressource de référence est utilisée. Supprimer un temps de configuration 1. Sélectionnez le temps de configuration que vous souhaitez supprimer 2. Cliquez sur le bouton 3. Cliquez sur OUI à la question posée Support de formation ADE 23

24 RESSOURCES Disponibilités La grille des disponibilités standard est affectée par défaut à toutes les Ressources. On peut définir une grille personnalisée pour indiquer des disponibilités propres à chaque Ressource. Définir une grille personnalisée pour une Ressource 1. Sélectionnez la ressource dans l arborescence. 2. Sélectionnez le niveau de préférence de disponibilité, par exemple Faible (couleur jaune). 3. Sélectionnez les semaines. 4. Coloriez les créneaux horaires pour ce niveau de disponibilités. 5. Reprenez les étapes 3 et 4 pour chaque niveau de disponibilités. Si le module des grilles standards multiples est activé : La grille affectée par défaut à la création d une ressource est la grille héritée du groupe de rattachement de la ressource. Exemple : par défaut, la ressource «ALBERT Martine» hérite de la grille du groupe «A» Affecter une grille de disponibilité à une Ressource ou un groupe de Ressources 1. Sélectionnez la ressource dans l arborescence. 2. Cliquez sur le cadre Utiliser et choisissez une grille définie au préalable. Grille héritée : grille définie pour le groupe de ressource de la ressource sélectionnée Grille personnalisée : grille spécifique à la ressource Autres grilles : grilles définies au préalable dans le menu «Modélisation/Grille de disponibilités standard» Support de formation ADE 24

25 RESSOURCES Membres ADE permet la gestion des groupes d éléments. Une ressource représentera un groupe auquel vous rattacherez d autres ressources représentant soit des stagiaires, soit d autres groupes. Cette notion permet d imposer une contrainte de planification entre deux groupes d éléments. Les deux groupes rattachés ne pourront être planifiés au même moment. Alexis, Anna et Christophe sont MEMBRES de TP1 Affectation des membres à un groupe 1. Sélectionnez une ressource 2. Cliquez sur le bouton 3. Sélectionnez la ressource devant faire partie du groupe. Cette ressource peut être un groupe de ressources ou même une autre ressource représentant elle-même un ensemble d éléments. 4. Vous pouvez modifier la quantité en double cliquant sur la ligne de la ressource dont vous voulez modifier la quantité (s il s agit d une ressource multiple). Suppression d un membre d un groupe 1. Sélectionnez une ressource représentant un groupe 2. Sélectionnez le ou les membres à supprimer 3. Cliquez sur le bouton Remarques : membre d un groupe et planning Dès que l on planifie une activité pour TP1, elle sera également planifiée pour les ressources Alexis, Anna et Christophe. Les activités de la ressource TP1 apparaîtront donc dans les plannings des ressources Alexis, Anna et Christophe. A l inverse, on ne visualisera pas les activités dédiées aux ressources Alexis, Anna et Christophe dans le planning de la ressource TP1. Deux groupes qui ont les mêmes membres ne pourront avoir d activité planifiée au même moment. Support de formation ADE 25

26 RESSOURCES Appartenances A partir d une ressource représentant un stagiaire ou un groupe, on définira le groupe d appartenance de cette ressource. Affectation à un groupe Alexis appartient aux groupes TD1 et TP1 1. Sélectionnez une ressource représentant un stagiaire ou un groupe 2. Cliquez sur le bouton 3. Sélectionnez une ressource 4. Cliquez sur OK Suppression d un groupe 1. Sélectionnez une ressource dans la liste 2. Cliquez sur le bouton 3. Répondez OUI à la question posée Support de formation ADE 26

27 RESSOURCES Recherche de Ressources Cette option permet de rechercher des Ressources selon différents critères. L option est disponible dans tous les écrans d ADE et non uniquement dans les Ressources. Dans tous les écrans permettant la sélection de ressources, vous trouverez cette icône de la fenêtre suivante :. Un clic sur cette icône provoquera l affichage Création d une requête Attribuer un Profil à la requête sélectionnée Supprimer une requête Modifier la requête Dupliquer une requête Renommer une requête Création d une requête 1. Cliquez sur le bouton 2. Saisissez un nom, puis cliquez sur OK 3. Définissez les critères de recherche, puis cliquez sur OK 4. La requête que vous venez de créer est sélectionnée, en cliquant sur OK, vous la déclencherez Remarque importante : Lors de la création d une requête, la saisie du caractère $ dans la zone de valeur d un champ (le nom par exemple), provoquera l affichage d une boîte de dialogue, lors de l exécution de la requête, demandant la saisie d une valeur. Modification d une requête 1. Sélectionnez une requête 2. Cliquez sur le bouton, la fenêtre suivante s affiche Support de formation ADE 27

28 3. Définissez les critères souhaités en cliquant, dans le cadre Rechercher, sur le bouton des champs, le bouton des opérateurs et dans la zone de saisie. 4. Les recherches avancées sont possibles grâce à l utilisation des opérateurs ET (intersection de plusieurs critères) et OU (choix entre deux critères). 5. Cliquez sur OK Lancer une recherche 1. Sélectionnez une requête. 2. Cliquez sur OK --> Si vous avez tapé $ dans la zone de saisie d un champ, une fenêtre vous demandant de saisir une valeur sera affichée. 3. Les ressources répondant au critère sont sélectionnées. Support de formation ADE 28

29 RESSOURCES Affichage et impression Cette option permet d imprimer des listes de Ressources en choisissant les Ressources et les informations à imprimer. Afficher des informations complémentaires 1. Cliquer sur l icône Une fenêtre Afficher les colonnes apparaît. 2. Dans la partie Colonnes disponibles de l onglet Standard, sélectionnez les données à afficher. 3. Cliquez sur pour les faire passer dans la partie Colonnes affichées. 4. Utilisez les flèches et pour ordonner l affichage des colonnes. 5. Cliquez sur l onglet Coûts pour afficher les coûts et caractéristiques définis 6. Sélectionnez les données à afficher en répétant les opérations 3, 4 et 5 7. Cliquez sur OK Les colonnes ajoutées sont visibles dans l affichage des Ressources Support de formation ADE 29

30 Imprimer une liste de Ressources 1. Sélectionnez les Ressources que vous souhaitez imprimer. 2. Cliquez sur l en-tête d une colonne pour trier suivant l un des critères d affichage. 3. Cliquez sur l icône Une fenêtre de votre navigateur par défaut apparaît avec les données sélectionnées. Remarque : Si vous souhaitez mettre en page votre liste (ajouter un en-tête, trier suivant plusieurs critères ), vous pouvez copier le tableau généré dans votre navigateur et le coller dans un tableur. Support de formation ADE 30

31 ADE 5.2 LES ACTIVITES

32 ACTIVITES Données Les Activités sont les actions planifiées dans Ade. Créer un groupe d activités Dupliquer un groupe d activités ou une activité Supprimer une activité ou un groupe d activités Créer une nouvelle activité Créer un groupe d Activité 1. Cliquez sur l icône Créer un groupe. 2. Saisissez le nom du groupe. Créer une Activité 1. Cliquez sur l icône Nouvelle activité. 2. Saisissez le nom de l activité. 3. Renseignez éventuellement les zones Code, Type et Web. 4. Spécifiez la durée quotidienne dans la zone Durée ( par exemple : tapez 7 pour des sessions de 7 heures par jour, tapez 3+2 pour une session de 3 heures et une session de 2 heures ). 5. Saisissez dans la zone Répétition, le nombre de semaines pendant lesquelles l Activité se reproduit ( par exemple 2 signifie que l Activité se répète sur 2 semaines). Copier un groupe d Activités ou une Activité 1. Sélectionnez le groupe d Activités ou l Activité. 2. Cliquez sur l icône Dupliquer. Support de formation ADE 32

33 3. Sélectionnez les composants des activités que vous souhaitez conserver dans la copie, désélectionnez les autres Supprimer un groupe d Activité ou une Activité 1. Sélectionnez l activité ou les activités à supprimer. 2. Cliquez sur l icône Supprimer. 3. Confirmez votre choix en cliquant sur Oui. Remarques L Activité doit être déclarée active pour être utilisable dans les plannings, la case cochée. doit être Comme pour les Ressources, le champ Notes et tous les champs compris dans l onglet Autres données permettent de saisir des informations complémentaires sur l Activité sans intervenir dans la planification. Support de formation ADE 33

34 ACTIVITES Affectation de Ressources Vous pouvez imposer des Ressources à vos Activités ou laisser Ade choisir parmi un ensemble de Ressources. Affecter une Ressource précise: 1. Sélectionnez la ligne IMPOSER et cliquez sur l icône Une fenêtre nommée Ajouter une ressource apparaît. 2. Recherchez vos Ressources en cliquant sur l icône ou sélectionnez-les directement. 3. Cliquez sur OK Les Ressources apparaissent sous la ligne IMPOSER. Laisser ADE choisir parmi plusieurs Ressources: 1. Sélectionnez une nouvelle ligne CHOISIR et cliquez sur l icône Une fenêtre nommée Ajouter une ressource apparaît. 2. Recherchez vos Ressources en cliquant sur l icône ou sélectionnez-les directement. 3. Cliquez sur OK Les Ressources apparaissent sous la ligne CHOISIR. 4. Modifiez le nombre de Ressources voulu en cliquant sur les flèches dans la zone Options d affectation. 5. Cochez la case Conserver dans la zone Options d affectation pour garder la même Ressource pour toutes les sessions et répétitions d une Activité. Support de formation ADE 34

35 Supprimer une Ressource ou un groupe de Ressources d une Activité: 1. Sélectionnez la Ressource ou le groupe que vous souhaitez supprimer. 2. Cliquez sur l icône. Préciser une préférence d affectation pour certaines Ressources 1. Cliquez sur l icône et sélectionnez les Coûts que vous avez créés. 2. Pondérez les coûts en affectant un coefficient multiplicateur à chacune des Ressources. Support de formation ADE 35

36 ACTIVITES Disponibilités On utilise la grille des disponibilités d une Activité pour imposer des sessions d Activités à certaines heures, ou pendant certaines semaines. Personnaliser les créneaux horaires d une Activité 1. Depuis la fenêtre Activité, cliquez sur l onglet Disponibilités. 2. Sélectionnez l Activité de votre choix. 3. Sélectionnez le niveau de préférence de disponibilités souhaité. 4. Sélectionnez les semaines. 5. Coloriez les créneaux horaires pour ce niveau de disponibilités. 6. Reprenez les étapes 3, 4 et 5 pour chaque niveau de disponibilités. Si le module des grilles standards multiples est activé, vous pouvez affecter une autre grille de disponibilités à votre activité : Affecter une grille de disponibilités à une activité 1. Sélectionnez l Activité de votre choix et cliquez sur l onglet Disponibilités. 2. Cliquez sur le cadre Utiliser et choisissez une grille définie au préalable. Grille standard : grille définie par défaut Grille personnalisée : grille spécifique à l activité Autres grilles : grilles définies au préalable dans le menu «Modélisation - Grille de disponibilités standard» Support de formation ADE 36

37 ACTIVITES Placement L onglet Placement permet de connaître les dates auxquelles une Activité a été planifiée sans aller dans la fenêtre des plannings. On peut ainsi connaître les dates et heures de début et de fin pour chacune des sessions et répétitions. Si l Activité n a pas encore été planifiée, la durée de chaque session apparaît en rouge. Si l Activité n est pas active, le tableau est vide. Remarque : Sans modifier le placement actuel des sessions de votre planning, vous pouvez placer une session, ajouter une session, modifier la durée, supprimer une session. Tout ceci en utilisant le menu contextuel de l écran (clic-droit de la souris). Support de formation ADE 37

38 ACTIVITES Associations Les Associations permettent de créer des liens entre les différentes sessions d une même Activité ou entre plusieurs Activités distinctes. Il existe 3 types d Associations : Successions souples Ce type d Association permet d imposer des délais souples entre plusieurs Activités. Par exemple : une formation niveau 2 doit avoir lieu dans un délai compris entre 10 jours et 3 semaines après la formation niveau 1. Successions strictes Ce type d Association permet de planifier un ensemble de sessions ou un ensemble d Activités les unes à la suite des autres sans interruption ou avec un intervalle identique entre chaque session ou chaque Activité. Jours différents, Même jour Ce type d Association permet d indiquer que les différentes sessions ou les différentes Activités se déroulent au même moment ou le même jour ou la même semaine ou à des heures différentes ou des jours différents ou des semaines différentes. Jours différents, Mêmes jours, Succession souple Succession stricte Créer une Association 1. Sélectionnez les différentes Activités à associer dans la partie gauche de l écran Vous visualisez, dans l onglet Associations, des rectangles correspondant aux Activités. 2. Sélectionnez les rectangles dans l ordre souhaité pour la planification. 3. Cliquez sur l icône correspondant à l Association voulue Un lien rouge apparaît entre les rectangles des Activités. Support de formation ADE 38

39 4. Double-cliquez sur ce lien rouge ou cliquez sur l icône pour éditer les paramètres de l Association Une fenêtre Définition des associations s affiche. 5. Modifiez si nécessaire les paramètres de l Association. 6. Cliquez sur OK. Editer une Association 1. Sélectionnez le lien entre les Activités. 2. Double-cliquez sur le lien sélectionné ou cliquez sur l icône La fenêtre Définition des associations vous permet de modifier les paramètres de l Association. Désactiver une Association 1. Sélectionnez le lien entre les Activités. 2. Cliquez sur l icône L Association est désactivée, elle ne sera pas prise en compte dans la planification. Le trait est en pointillé. Activer une Association 1. Sélectionnez le lien entre les Activités. 2. Cliquez sur l icône L Association est activée, elle sera prise en compte dans la planification. Supprimer une Association 1. Sélectionnez le lien entre les Activités. 2. Cliquez sur l icône L Association est supprimée. Afficher les informations sur les associations 1. Cliquez sur l icône les délais mis en œuvre de toutes les associations sont affichés Support de formation ADE 39

40 Création une association à l aide de l assistant 1. Sélectionnez une ou plusieurs activités 2. Cliquez sur l icône la fenêtre suivante s affiche 3. Sélectionnez le type de lien que vous souhaitez mettre en place 4. Définissez les critères à poser sur les associations en fonction de leur type. Support de formation ADE 40

41 Exemples d utilisation des paramètres sessions et répétitions Exemple 1 : 1 CM a lieu toutes les semaines, le même jour à la même heure. On place une succession stricte sur le CM telle que ci-dessous : En double cliquant sur l arc de cercle rouge matérialisant l association, on doit paramétrer tel que cidessous : Pour prise en compte des zones d indisponibilités Le placement de la 1 ère session du CM donne par exemple : Support de formation ADE 41

42 Exemple 2 : 1 TD a lieu toutes les semaines, 2 jours après le CM de l exemple 1 On sélectionne le CM puis le TD (sélection marquée par l encadré rouge de l activité) puis on demande une succession stricte entre elle deux. En cliquant sur on obtient un récapitulatif des informations : La corbeille ne nous montre qu un seul item à placer : On obtient par exemple le placement : Support de formation ADE 42

43 Exemple 3 : 2 groupes de TD ont lieu au même moment chaque semaine Le placement donnera par exemple : Support de formation ADE 43

44 ACTIVITES Affichage et impressions Cette option permet d imprimer des listes d activités en choisissant les activités et les informations à imprimer. Afficher des informations complémentaires 1. Cliquez sur l icône Une fenêtre Afficher les colonnes apparaît. 2. Dans la partie Colonnes disponibles, sélectionnez les données à afficher. 3. Cliquez sur pour les faire passer dans la partie Colonnes affichées. 4. Utilisez les flèches et pour ordonner l affichage des colonnes. 5. Cliquez sur OK Les colonnes ajoutées sont visibles dans l affichage des activités. Impression d une liste d activités à partir de l onglet «Données» 1. Sélectionnez une ou plusieurs activités 2. Placez vous sur l onglet Données 3. Cliquez sur l icône : une fenêtre de votre navigateur par défaut apparaît avec les données sélectionnées. Support de formation ADE 44

45 Impression à partir de l onglet «Placement» 1. Sélectionnez une ou plusieurs activités 2. Placez-vous sur l onglet Placement 3. Sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la liste 4. Cliquez sur l icône : une fenêtre de votre navigateur par défaut apparaît avec les données sélectionnées. Support de formation ADE 45

46 ADE 5.2 LES FILTRES ETENDUS

47 FILTRES ETENDUS Configuration Les filtres étendus vous permettent de bénéficier des mêmes critères de recherche dans tous les écrans d ADE sans avoir à les redéfinir. Exemple : si vous définissez un filtre sur les formateurs compétents sur MAYA, seuls ces formateurs apparaîtront dans la fenêtre des Ressources ainsi que dans la fenêtre des plannings. Vous travaillez, alors, uniquement sur les Ressources, les Activités et les Associations filtrées. Cette fonctionnalité n est disponible que dans certaines versions du logiciel. Créer un filtre Supprimer un filtre Dupliquer un filtre Renommer un filtre Modifier vos critères de recherches Gérer les droits d accès : affecter un profil Créer un filtre étendu 1. Cliquez sur l icône. 2. Cliquez sur du type de filtre que vous souhaitez créer ( Ressources, Activités ou Associations). 3. Donnez un nom à votre filtre puis cliquez sur OK. 4. Renseignez les critères de recherche (voir Ressources Recherche de Ressources). 5. Fermez la fenêtre Création et sélection de filtres étendus Prise en compte des critères du filtre Remarque : Quand un filtre étendu est activé, les icônes Ressources, Planning et Filtre étendu passe en rouge pour que l utilisateur n oublie pas qu il travaille avec une partie seulement des données. Appliquer un filtre étendu 1. Cliquez sur l icône 2. Sélectionnez le (ou les) filtre(s) que vous souhaitez utiliser (vous pouvez en sélectionner un par catégorie) L affichage prend en compte vos filtres dans les différentes fenêtres. Revenir à l affichage par défaut 1. Cliquez sur l icône 2. Sélectionnez Aucun filtre étendu dans toutes les catégories Retour à un affichage sans filtre. Support de formation ADE 47

48 ADE 5.2 LES PLANNINGS

49 PLANNINGS Affichage ADE permet d afficher un planning pour chaque catégorie de Ressources, pour un groupe de Ressources ou pour une Ressource spécifique sur une période donnée, une semaine, un ensemble de semaines Vous visualisez le planning des Ressources sélectionnées dans l arbre de sélection, pour les dates sélectionnées dans le cadre en bas de l écran. En sélectionnant l option Semaines, Mois ou Années, vous obtenez un vision plus ou moins synthétique de votre planning. En cliquant sur une Activité dans le planning, vous visualisez dans la fenêtre Informations des précisions sur l Activité sélectionnée. La fenêtre Corbeille permet de visualiser les Activités actives mais qui ne sont pas encore placées dans les plannings. Vous pouvez planifier une Activité en la sélectionnant dans la corbeille, en la faisant glisser vers le planning et en la déposant dans le créneau voulu. Support de formation ADE 49

50 PLANNINGS Configuration de l affichage ADE dispose de plusieurs options vous permettant de décider de la présentation générale de vos plannings. Pour chaque type de configuration, vous pouvez choisir le format d affichage et les données que vous souhaitez visualiser dans vos plannings. Exemple de présentation des informations sur le planning : Possibilité sur les plannings de demander dans cet ordre : - le nom de l activité, - à la ligne, le nom du professeur, - à la ligne, son code, - à la ligne, la salle et l horaire (ces deux éléments sur la même ligne) : Onglet CHAMPS : Sélection du Type «Activité» Nom de l activité Un saut de ligne est demandé entre le «Nom» de l activité et l élément suivant. Sélection du Type Stagiaires Suppression du type «Stagiaires» car aucune données relatives aux stagiaires n est souhaitée. Support de formation ADE 50

51 Sélection du Type «Formateurs» «Nom» du formateur et son «Code» seront séparés par un saut de ligne. Un autre saut de ligne séparera ce «Code» de l élément qui suivra. Sélection du Type «Salles» le «Nom» de la salle est demandé NB : si plusieurs salles sont planifiées, elles seront sur la même ligne. -ici aucun saut de ligne demandé. Le «Nom» de salle sera sur la même ligne que l élément suivant demandé : les «horaires» de l activité. A l aide du, re-demander l affichage du type «Activité» A l aide du, demander l affichage du Champs «horaires» Voici le résultat de cette configuration d affichage: Support de formation ADE 51

52 Créer une configuration d affichage 1. Cliquez sur l icône Configuration de l affichage. La fenêtre suivante s affiche alors : Créer une configuration Affecter un Profil Supprimer une configuration Modifier une configuration Dupliquer une configuration Renommer une configuration 2. Cliquez sur le bouton 3. Saisissez un nom 4. Cliquez sur OK 5. Sélectionnez parmi les rectangles Semaine, Jour, Heures et Ressources ce que vous voulez voir en ligne ou en colonne. 6. Dans l onglet Type d affichage, sélectionnez le type d affichage. 7. Dans l onglet Champs, choisissez les informations qui doivent apparaître dans le planning. 8. Dans l onglet Légendes, les légendes qui seront affichés sur le planning 9. Dans l onglet Police, choisissez le format du texte (type de police de caractère utilisé, taille de la police, etc ) qui sera affiché dans chaque cellule d Activité. 10. Dans l onglet Police Légende, choisissez le format des légendes affichées sur le planning 11. Dans l onglet Zoom, choisissez une visualisation synthétique ou détaillée de votre planning. 12. Onglet Affichage des coûts, sélectionnez la façon de visualiser les coûts dans les plannings. 13. Dans l onglet Couleurs, choisissez l ordre d affichage des couleurs utilisées en fonction du point de vue du type de ressource sélectionnée. 14. Cliquez sur OK Les modifications sont automatiquement prises en compte Modification d une configuration d affichage 1. Sélectionnez une configuration dans la liste 2. Cliquez sur l icône 3. Procédez en suivant les points 5 à 14 de la rubrique «Créer une configuration d affichage» Appliquer une configuration d affichage 1. Sélectionnez une configuration. 2. Cliquez sur OK 3. La configuration d affichage est appliquée au planning. Support de formation ADE 52

53 PLANNINGS Verrouillage et Déverrouillage Cette fonction permet de verrouiller les dates et les Ressources qui ont été affectées aux Activités afin d interdire toute modification de vos plannings. ADE propose 2 types de verrouillage : Le verrouillage des dates : Vous pouvez toujours modifier les Ressources de l Activité mais vous ne pouvez pas la déplacer à un autre créneau horaire. Le verrouillage des dates et des Ressources : Vous ne pouvez ni déplacer l Activité, ni en changer les Ressources. Verrouiller/déverrouiller un ensemble d Activités (1 ère méthode) 1. Cliquez sur l icône La fenêtre Verrouiller/déverrouiller s affiche. 2. Sélectionnez les options que vous souhaitez pour verrouiller/déverrouiller les Activités voulues. 3. Cliquez sur OK Un cadenas apparaît pour le verrouillage des dates et un deuxième pour le verrouillage des Ressources. Verrouiller/déverrouiller un ensemble d Activités (2 ème méthode) 1. Depuis le planning, sélectionnez une ou plusieurs activités 2. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur une des activités sélectionnées Un menu s affiche 3. Sélectionnez l option Verrouiller la date ou Verrouiller la date et les ressources, ou bien les options de déverrouillage en fonction du niveau de verrouillage de l activité. Verrouiller/déverrouiller les Activités d une Ressource 1. Sélectionnez la Ressource. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris Un menu s affiche. 3. Sélectionnez l option Verrouiller les dates ou Verrouiller les dates et les ressources Les activités de la ressource sélectionnée sont verrouillées. Verrouiller/déverrouiller une activité 1. Double-cliquez sur une Activité dans le planning pour verrouiller la date. 2. Double-cliquez 2 fois sur une Activité dans le planning pour verrouiller la date et les Ressources. 3. Double-cliquez une 3 ème fois sur l Activité pour la déverrouiller. Support de formation ADE 53

54 PLANNINGS Modification de Ressources ADE permet de modifier les Ressources d une session unique mais aussi de plusieurs sessions d une même Activité simultanément. Modifier les Ressources affectées à une Activité 1. Cliquez sur la session d une Activité de votre choix avec le bouton droit de la souris. 2. Sélectionnez l option Ressources La fenêtre Sélection des ressources apparaît. 3. Décochez la case Session sélectionnée si vous souhaitez travailler sur l ensemble des sessions de l activité sélectionnée dans le planning 4. Décochez les Ressources que vous souhaitez libérer et cochez les cases des Ressources que vous souhaitez affecter. Seules les Ressources disponibles pour la ou les sessions peuvent être sélectionnés (les autres sont affichés sans case à cocher). Remarque : Ce type de modification n est possible que si vous avez laissé ADE choisir une Ressource parmi une liste. Il faut donc avoir affecté à l Activité des Ressources dans une rubrique Choisir. NB : il ne faut pas avoir cocher «conserver les ressources» qui attribue la même salle sur toutes les séances. Ajouter une ou plusieurs ressources à une liste existante 1. Sélectionnez, dans l écran de sélection des ressources, la rubrique Choisir dans laquelle vous souhaitez ajouter une ou plusieurs ressources 2. Cliquez sur l icône en bas de la fenêtre 3. Recherchez les ressources que vous désirez ajouter à partir de la fenêtre qui s est ouverte 4. Cliquez sur Ok Support de formation ADE 54

55 PLANNINGS Création d une Activité ADE vous permet de créer une Activité directement depuis vos plannings à l endroit où vous souhaitez la placer. Cette fonctionnalité présente l avantage d accélérer votre travail, en revanche elle permet uniquement de créer une Activité d une seule session mais vous pourrez ensuite y ajouter des sessions et la faire se répéter sur plusieurs semaines en lui ajoutant des répétitions. Créer et placer une Activité directement dans les plannings 1. Depuis la fenêtre des Plannings, sélectionnez dans l arborescence les Ressources concernées par cette nouvelle Activité. 2. Sélectionnez la semaine et le jour de votre choix. 3. Positionnez-vous sur un créneau horaire vide 4. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Créer une Activité. La fenêtre Création d une activité apparaît. Vous pouvez aussi cliquer sur l icône. Dans ce cas de figure, les étapes 2 et 3 de cette procédure pourront être faites à partir du calendrier présenté dans cette fenêtre 5. Saisissez le nom de l Activité que vous souhaitez créer. 6. Saisissez éventuellement un Type ou choisissez-en un en cliquant sur. 7. Affectez une couleur à votre Activité. 8. Spécifiez la durée de l Activité en cliquant sur les flèches utilisées pour fixer les heures et les minutes. 9. Cochez l option Toutes les ressources sélectionnées. 10. Cliquez sur OK. Support de formation ADE 55

56 ADE 5.2 ANNEXE

57 ANNEXE Astuces et mises en garde Vous ne réussissez pas à supprimer un répertoire vide Supprimer un répertoire ressource vide est impossible depuis les onglets «Avancées», «Coûts», «Membres», : l icône est grisée comme sur la 1 ère copie d écran. Pour supprimer un répertoire vide, se placer préférentiellement sur l onglet «Données» : 2 nde copie d écran. Support de formation ADE 57

58 Vous ne visualisez pas votre activité dans la corbeille Plusieurs raisons possibles : aucune activité n est créée aucune ressource n a été associée à l activité considérée. «IMPOSER» et «CHOISIR» sont vides : la durée de l activité entrée n est pas multiple de la granularité : Si la durée entrée est de «2,75» heures comme ci-dessous : rien n apparaît dans l onglet «Placement» : Support de formation ADE 58

59 Alors que si on entre comme durée «2,5» heures, l onglet «Placement» nous indique la durée de l activité en rouge : Support de formation ADE 59

60 l activité n est pas définie comme «Active» : Fenêtre «Activité», onglet «Données», la case «Active» doit être cochée comme le montre la copie d écran ci-dessous. Astuce pour des activités «actives» un an sur deux par exemple Si une activité n a plus cours mais que l on souhaite la conserver pour une prochaine année, on peut la désactiver (décocher «Active» dans l onglet «Données»), cela évitera de ressaisir les données lorsqu on en aura à nouveau besoin. NB1 : Si cette activité est active et placée, en décochant «Active», elle est mise à la corbeille et il y a perte de l information de son ancien placement, mais non de ses données. NB2 : Si une activité n est pas active, elle n apparaît donc pas dans «placement». l activité est liée par une association stricte à une autre activité : Si vous vous placez sur la fenêtre planning, vous ne visualiserez que l activité N 1 «vidéo-montage 1» dans la corbeille car la N 2 «vidéo-montage 2» sera placée automatiquement par le placement de l activité N 1. Support de formation ADE 60

61 Dans la fenêtre «Planning», Aucune ressource impliquée dans l activité à placer n est sélectionnée : - Si aucune ressource n est sélectionnée, la partie droite de l écran reste vide - Si une ressource a été sélectionnée, vous visualisez le cadre horaire Le bouton «Filtrer» de la corbeille est désactivée : - Si l icône «Filtrer» est sélectionnée, les activités non placées des ressource(s) sélectionnées apparaissent - Si l icône «Filtrer» est désélectionnée, l ensemble de vos activités non placées apparaît Le type d affichage ne correspond pas au mode planning? L information du type d affichage figure en bas à gauche de la fenêtre planning, sous la corbeille. Quatre possibilités : Pour passer en mode planning : fenêtre planning, cliquer sur icône configuration d affichage : Support de formation ADE 61

62 Ouvrir une configuration et se placer sur l onglet type d affichage. Sélectionner le carré «planning». Alors un encadré rouge se place sur l icône. Mode d affichage Depuis le planning, si en sélectionnant une activité placée le clic droit ne vous donne pas l ensemble des possibilités habituelles mais uniquement «Créer une activité», c est que vous êtes dans un type d affichage autre que le mode «Planning». Pour le modifier revenir dans l icône «Configuration d affichage» et sélectionner «Planning». Astuces de navigation Comment depuis une activité placée visualiser l ensemble des semaines sur lesquelles une activité est placée? Menu Activités, sélection d une activité dans l arborescence, onglet placement, sélection de toutes les lignes, clic droit, «Planning». Comment depuis le planning voir la première semaine ou la dernière semaine d une ressource planifiée? Menu Planning, sélectionner une ressource dans l arborescence, clic droit, «Afficher les semaines» puis «Première semaine utilisée» ou «Dernière semaine utilisée». Comment déplanifier une ou plusieurs activités sans être dans la fenêtre planning? Menu Activités, sélectionner les activités dans l arborescence, clic droit, «Mettre à la Corbeille». OU Menu Activités, sélectionner les activités dans l arborescence, onglet placement, tout sélectionner, clic droit, «Mettre à la Corbeille». Comment déplacer une session depuis le menu Activités? Menu Activités, onglet placement, sélection de la session, clic droit, «Placer/déplacer une session». Support de formation ADE 62

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