Maîtriser les données volumineuses : pas nécessairement un casse-tête

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1 Cinquante années de croissance, d innovation et de leadership Maîtriser les données volumineuses : pas nécessairement un casse-tête Un document de présentation technique de Frost & Sullivan

2 Frost & Sullivan Qui dit données volumineuses dit gros problèmes... 3 L information non structurée : une bonne et une mauvaise chose... 3 Trois mesures que vous devez prendre dès maintenant... 4 La facilité d accès est la grande question... 5 La sécurité et la conformité : des éléments cruciaux pour toutes les entreprises... 6 Consultation : Faites confiance à vos repères... 7 Appel à l action... 8 TABLE DES MATIÈRES

3 Maîtriser les données volumineuses : pas nécessairement un casse-tête QUI DIT DONNÉES VOLUMINEUSES DIT GROS PROBLÈMES Demandez à n importe quel travailleur du savoir de dire quel est le plus gros irritant dans son milieu de travail et il y a de fortes chances qu il vous parle de la surabondance de courriels, de textos et de messages de clavardage; des trop nombreuses exigences qui mobilisent son attention et son temps; ainsi que de la montagne d information qu il faut trier et dont il faut essayer de tirer un sens. Nous sommes tous de plus en plus ensevelis sous des amas de données qui assaillent nos sens et minent notre productivité. Ce phénomène nous complique la vie non seulement au bureau, mais également quand nous n y sommes pas. Les employés ne savent peut-être pas quel nom donner à ce mal, mais ils en connaissent l existence et ils sont désespérément à la recherche d une solution qui leur donne accès à l information dont ils ont besoin et seulement à cette information en tout temps et sur n importe quel appareil. L INFORMATION NON STRUCTURÉE : UNE BONNE ET UNE MAUVAISE CHOSE Les employés ne s en rendent peut-être pas compte, mais les services de TI sont dans le même bateau. Le fait que les volumes de données soient devenus littéralement trop gros pour être gérés par les réseaux et les applications d aujourd hui constitue l une des principales préoccupations des entreprises. Cette tendance n est pas nouvelle : depuis que les entreprises rassemblent de l information, elles ont toujours dû se débrouiller pour apprendre à la cataloguer, à la consulter et à la sécuriser. Dans l univers numérique actuel, toutefois, le volume de données que les entreprises produisent et recueillent a connu un bond spectaculaire. Selon une opinion répandue, au moin 90 % des données en circulation dans le monde ont été créées dans les quelques dernières années. Les gestionnaires des TI se sont démenés pour s assurer que les montagnes d information créées par les employées puissent être identifiées, suivies et utilisées. Les systèmes de gestion de données ont longtemps fait partie d activités plus vastes à forte concentration de données, notamment la planification des ressources d entreprise (ERP), la gestion des relations avec la clientèle (CRM) et la gestion de la chaîne d approvisionnement (SCM). Le problème des données volumineuses est beaucoup plus complexe aujourd hui, car il est exacerbé par les données non structurées, soit tout le texte qui est transmis dans les courriels, les messageries instantanées, les textos, les réseaux sociaux, etc. et qui est saisi dans les appels voix et conférence (un enjeu pour la voix sur IP dont l essence est de transformer les appels voix en données). En plus de cette croissance exponentielle des volumes de données, la nature même de leur saisie, de leur classement et de leur gestion change elle aussi. Qui plus est, cette information est de plus en plus soumise aux mêmes contrôles rigoureux que les autres données d entreprise. Les entreprises doivent donc absolument appliquer les mêmes politiques et procédures de sécurité et de conformité qu aux magasins et systèmes de données plus traditionnels. Pour maîtriser la situation, les entreprises doivent faire plus qu archiver et stocker ces données; elles doivent les marquer adéquatement pour en faciliter la consultation et la protection et les rendre accessibles selon les besoins. Frost.com 3

4 Frost & Sullivan Enfin, l accroissement massif des données, et la rapidité avec laquelle elles sont créées et utilisées, fait peser d énormes pressions sur les gestionnaires de réseaux qui doivent s assurer que leur infrastructure peut les prendre en charge selon le débit et les points d accès nécessaires. Ces données ne sont pas toutes structurées et sensibles au temps. En fait, la majeure partie n est pas structurée et est expédiée et consommée en temps réel, puis à nouveau de façon asynchrone, selon les besoins. Une architecture flexible doit être mise en œuvre pour gérer cette fulgurante augmentation des volumes d information. Le problème peut sembler insurmontable, mais les gestionnaires des TI avisés se concentreront sur trois éléments cruciaux : la sécurité et la conformité, la consultation et la convivialité. Trois mesures que vous devez prendre dès maintenant Selon une enquête réalisée auprès de 586 cadres dirigeants par l Economist Intelligence Unit et SAS, Wal-Mart enregistre plus de 1 million de transactions dans ses bases de données tous les jours, soit l équivalent de plus de 2,5 pétaoctets, tandis que les utilisateurs de Facebook créent en moyenne 90 actualités par mois et que 294 milliards de courriels sont échangés chaque jour. 1 La complexité du problème des données volumineuses peut sembler un fardeau impossible à gérer pour beaucoup d organisations de TI. La plupart doivent commencer par s assurer de disposer de réseaux et d une infrastructure suffisamment flexibles et évolutifs pour permettre le traitement de cet afflux d information. Beaucoup de gestionnaires ne savent pas par où commencer pour définir et sécuriser la somme d information provenant de systèmes non structurés comme le courriel, les sites de clavardage, les appels voix et les réseaux sociaux, sans parler de la rendre accessible aux employés. Pourtant, l un des avantages des technologies de collaboration et de communications unifiées est précisément l information qu elles produisent. Ces technologies visent à permettre aux employés d accéder aisément aux données qui résident dans les systèmes d entreprise, mais surtout à celles que les gens conservent dans leur tête. Cet avantage que confèrent les technologies de collaboration et de communications unifiées l un des plus importants, en fait représente un potentiel énorme qu il ne faut pas rater. La gestion des données volumineuses, que l information soit structurée ou non, comporte trois volets clés : la sécurité et la conformité, la consultation et l accès. Les entreprises doivent permettre aux utilisateurs d accéder facilement à l information pour stimuler leur productivité et améliorer leur performance générale. Elles doivent veiller à respecter toutes les politiques sectorielles, gouvernementales et internes en matière de sécurité de l information de même que l ensemble de la réglementation. Enfin, elles doivent faciliter la consultation de l information et s assurer que tous les repères pertinents sont clairement marqués Frost.com

5 Maîtriser les données volumineuses : pas nécessairement un casse-tête Les données volumineuses sont synonymes d une forte amélioration de la productivité Les entreprises qui réussissent à maîtriser leurs volumes de données peuvent bénéficier d avantages concurrentiels grâce à leur capacité de cerner les tendances et d y réagir plus rapidement. Ces avantages s accroissent de manière exponentielle, en phase avec l expansion du volume et des catégories de données. Ayant accès à de l information sur à peu près tous les sujets de l identité de marque et de la satisfaction de la clientèle aux statistiques sur la chaîne d approvisionnement et le marché concurrentiel, en passant par les tâches exécutées par chaque employé, à quel moment et avec quelles compétences les entreprises sont en mesure d apporter des améliorations tant au niveau du marketing et des ventes que de la production et de la productivité. Si, en plus, elles exploitent les données non structurées, elles obtiennent un nouvel éclairage sur des comportements traditionnels et adaptent en conséquence leurs politiques et processus. Par exemple, en faisant un suivi des mots-clés utilisés sur les réseaux sociaux, elles peuvent se faire une idée assez rapidement du succès ou de l insuccès d un produit ou d un service. De même, les gestionnaires et les hauts dirigeants qui suivent les clavardages au sein de l organisation peuvent relever les écueils communs ainsi que les pratiques exemplaires les mieux adaptées à leurs activités. La facilité d accès est la grande question La plupart des entreprises comptent sur les données, entre autres pour prendre des décisions, analyser les budgets et établir des stratégies. Les données structurées sont particulièrement utiles pour des catégories d employés utilisant certaines catégories de systèmes. C est le cas par exemple des représentants commerciaux qui font appel à un système CRM pour faire le suivi des pistes de vente et traiter les commandes ou des chefs de la production qui se servent d une application SCM pour veiller à ce que leur usine fabrique des biens de la façon la plus rapide et la plus économique possible. Toutefois, les données non structurées, qui se dissimulent dans les classeurs des bureaux, dans les courriels et les messages textes et dans le bagage d expérience des employés, représentent le plus vaste répertoire de connaissances de l entreprise. Les entreprises qui trouvent les moyens d accéder à cette information et de la mettre à profit jouiront d un avantage concurrentiel considérable. L astuce est de donner accès à cette information aux gens qui en ont le plus besoin, par exemple les employés qui, au beau milieu d un projet, doivent se reporter rapidement à de l information, une expérience et des compétences dont ils ne connaissent peut-être pas l existence ou qu ils ne savent pas où trouver. En marquant et en diffusant l information par l entremise de sessions de clavardage, de profils en ligne, de mises à jour de l état, de présentations et de divers documents, une entreprise peut tirer profit efficacement de la somme des connaissances et de l expertise de ses employés. Elle stimule ainsi la collaboration et s assure que les pratiques exemplaires ont cours dans toutes ses fonctions. Frost.com 5

6 Frost & Sullivan Cela marque bien entendu une profonde rupture par rapport au statu quo. Peu de gestionnaires oseraient même imaginer rendre publics des messages habituellement considérés comme «privés». Cependant, aller de l avant avec cette façon de faire, en veillant à ce que l information soit gérable, facile à consulter et pertinente pour l entreprise, s inscrit dans la tendance à l ouverture que l on peut observer dans le monde en général. Tout comme l avènement des réseaux sociaux a rendu plus acceptables le partage et l utilisation de l information pour une multitude d internautes, les entreprises visionnaires donnent à toutes leurs parties prenantes accès à l information non structurée. La sécurité et la conformité : des éléments cruciaux pour toutes les entreprises Les entreprises doivent appliquer à leurs données non structurées le même niveau de contrôle que pour les données structurées, aux fins du respect de la loi et de la réglementation. Ainsi, elles doivent non seulement se pencher sur la manière dont elles archivent et stockent l information résidant dans les systèmes ERP et CRM, mais également celle se trouvant dans les courriels, les messageries instantanées, les textos, les messages vocaux, les échanges sur les réseaux sociaux (publics et privés) ainsi que les applications et les services de conférence (voix, Web et vidéo). Sécuriser cette information revêt une importance particulière pour les organisations actives dans les secteurs fortement réglementés ou sujets à des poursuites, mais aucune organisation ne doit négliger cet aspect. C est pourquoi Frost & Sullivan recommande que les organisations déploient des applications de collaboration et de communications unifiées de niveau entreprise. Contrairement aux services offerts aux consommateurs, les applications destinées aux entreprises facilitent grandement la tâche aux TI, notamment pour ce qui est des personnes autorisées à utiliser la technologie, et à quel titre, ainsi que du suivi et de la sécurisation des données produites à l interne. Un système de messagerie instantanée d entreprise, par exemple, permet aux gestionnaires des TI de déterminer quelles personnes sont autorisées à s échanger des messages afin de créer et de gérer des «cloisons étanches». Comme ce type de système archive et marque tous les messages, il est plus facile de sécuriser les données, puis de les récupérer si l entreprise fait l objet d une enquête réglementaire ou juridique. Les fonctions de communications plus évoluées font de plus en plus l objet d une même rigueur. Comme un nombre toujours plus grand d entreprises déploient les services voix sur IP, l information échangée lors de ces appels voix est de plus en plus considérée comme des données et doit donc satisfaire toutes les exigences en matière de sécurité et de conformité. Les applications de conférence et de réseaux sociaux, qui produisent des montagnes d informations virtuelles, suivront d ici peu. 6 Frost.com

7 Maîtriser les données volumineuses : pas nécessairement un casse-tête Consultation : Faites confiance à vos repères Les données non structurées sont aussi utiles que les données structurées pour toutes les organisations, car elles représentent après tout l information que conservent les gens dans leur tête et qu on trouve rarement ailleurs. La nécessité de saisir et de codifier cette information devient également plus grande avec le vieillissement des employés et le départ (volontaire ou non) d un nombre toujours plus grand de travailleurs expérimentés. Les entreprises doivent trouver un moyen de cerner l information véhiculée dans le cours normal des activités, dans les courriels, les messages de clavardage, les appels vocaux, les conférences et les messages échangés sur les réseaux sociaux, et de l exploiter en vue d en faire une plus grande utilisation à l interne. La meilleure façon de s assurer que toutes ces données non structurées jouent un rôle utile consiste à rendre les recherches possibles. Il est cependant beaucoup plus difficile de rechercher des données dans les courriels, les messages vocaux, les appels conférence et les réseaux sociaux que dans les magasins de données traditionnels. Non seulement doit-on recourir au marquage et aux mots-clés, mais il faut aussi savoir utiliser l information contextuelle. Prenons par exemple la messagerie instantanée. Au cours d une session de clavardage, deux collègues peuvent discuter aussi bien de leur projet le plus récent que d une initiative entreprise il y a six mois, de la nécessité de demander l aide d un autre collègue pour un produit final ou de ce qu ils mangeront au déjeuner. L entreprise voudra vraisemblablement marquer les discussions sur le projet en cours en utilisant le plus de mots-clés possible. Même chose pour le projet plus ancien et l employé mentionné dans la discussion, s il est fait état de son expérience et de ses compétences. Toutefois, elle ne voudra certainement pas marquer la conversation au sujet du déjeuner ni n aura besoin de le faire. De même, pour générer une consultation efficace et utile du contenu d appels vocaux et conférence ou des échanges sur les réseaux sociaux, la contextualisation est indispensable. Frost.com 7

8 Frost & Sullivan APPEL À L ACTION Le problème des données volumineuses ne cesse de prendre de l ampleur, les technologies de collaboration et de communications unifiées permettant aux utilisateurs de créer plus d information que jamais auparavant. Ces nouvelles données n étant pas structurées, elles sont d autant plus difficiles à gérer. Néanmoins, si elles ne cadrent pas parfaitement dans les magasins de données en place, elles représentent peut-être l information la plus utile pour l entreprise, car elles émanent des connaissances et du savoir-faire des employés. L enjeu des données volumineuses peut sembler tellement énorme que beaucoup d organisations préfèrent ne pas en tenir compte. Mettre à profit l information provenant d outils évolués de collaboration et de communications unifiées comme la messagerie instantanée, les appels voix et conférence et les réseaux sociaux peut cependant stimuler considérablement la capacité d une entreprise à susciter la collaboration des employés, se donnant ainsi un avantage indéniable sur la concurrence. Frost & Sullivan recommande aux gestionnaires des TI qui souhaitent tirer parti des possibilités offertes par le problème des données volumineuses de miser sur trois facteurs de réussite : veiller à ce que les nouvelles données répondent à toutes les exigences en matière de sécurité et de conformité, s assurer que les données sont faciles à consulter selon plusieurs méthodes et fournir ces données à tous les employés qui en ont besoin. Le présent document est produit par Frost & Sullivan pour Allstream 8 Frost.com

9 Silicon Valley 331 E. Evelyn Ave. Suite 100 Mountain View, CA Tél. : Télec. : San Antonio 7550 West Interstate 10, Suite 400, San Antonio, Texas Tél. : Télec. : Londres 4, Grosvenor Gardens, Londres SWIW ODH,UK Tél. : 44(0) Télec. : 44(0) GoFrost myfrost@frost.com À propos de Frost & Sullivan Frost & Sullivan, société partenaire de la croissance, collabore avec ses clients pour mettre l innovation visionnaire au service de la résolution des enjeux mondiaux et de l exploitation des occasions de croissance connexes qui font prospérer ou échouer les acteurs du marché d aujourd hui. Depuis plus de 50 ans, nous mettons en œuvre des stratégies de croissance pour des sociétés faisant partie des plus grandes sociétés mondiales, des entreprises émergentes, le secteur public et le milieu de l investissement. Votre entreprise est-elle prête pour les futurs grands bouleversements qu incarnent la convergence dans l industrie, les technologies de rupture, la concurrence plus intense, les tendances lourdes, les pratiques exemplaires révolutionnaires, l évolution des habitudes des consommateurs et les économies émergentes? Communiquez avec nous pour en discuter. Pour obtenir de l information sur les droits d utilisation, écrivez à : Frost & Sullivan 331 E. Evelyn Ave. Suite 100 Mountain View, CA Auckland Bahreïn Bangkok Beijing Bengaluru Bogotá Buenos Aires Cape Town Chennai Colombo Delhi / NCR Dhaka Dubaï Francfort Hong Kong Istanbul Jakarta Kolkata Kuala Lumpur Londres Manhattan Mexico Miami Milan Mumbai Moscou Oxford Paris Pune Rockville Centre San Antonio São Paulo Séoul Shanghai Shenzhen Silicon Valley Singapour Sophia Antipolis Sydney Taipei Tel-Aviv Tokyo Toronto Varsovie Washington, DC