D O S S I E R V A K A N T I E B E U R S 1 1 A U 1 6 J A N V I E R ATOUT FRANCE

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1 D O S S I E R V A K A N T I E B E U R S 1 1 A U 1 6 J A N V I E R ATOUT FRANCE

2 SOMMAIRE VAKANTIEBEURS 11 AU 16 JANVIER Informations générales 2 Coût de participation 3 Bulletin d inscription 4 Bon de commande 5 Envoi brochures 6 Transport 7 Hébergement 8 Activités, catalogue digital et dossiers de presse Annexe : Renseignements divers 2

3 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES ORGANISATEUR CONTACT ATOUT FRANCE Diana Klinkenberg Prinsengracht 670 T: +31 (0) KX Amsterdam F: +31 (0) Pays-Bas LA MANIFESTATION Hall 11 - Jaarbeurs Utrecht Jaarbeursplein AL Utrecht Pays-Bas Feriel Moualhi T: +31 (0) F: +31 (0) feriel.moualhi@franceguide.com PROGRAMME Mardi 11 janvier (journée professionnelle) Mercredi 12 janvier (journée Grand Public) Jeudi 13 janvier (journée Grand Public) Vendredi 14 janvier (journée Grand Public) Samedi 15 janvier (journée Grand Public) Dimanche 16 janvier (journée Grand Public) heures heures heures (Nocturne) heures heures heures POSSIBILITÉS DE PARTICIPATION Nous vous proposons différents modules et la possibilité de venir avec votre propre stand sur une zone nue (min. 18 m2). Nous vous remercions de bien vouloir retrouver les différents modules cidessous. DECORATION DU STAND Nous vous remercions de bien vouloir en prendre compte que le décorateur de stand qui assurera la pavillon français lors de cette édition du Vakantiebeurs, n a pas encore été défini. Nous ne pouvons, par conséquence, à ce moment vous communiquer la quantité et le format des visuels à transmettre au décorateur pour personnaliser votre espace exposant. Nous vous tiendrons informé à ce propos. Nous vous remercions de votre compréhension. 1) Module Grand Public 1 comptoir muni de rangements 1 tabouret panneau d identification réserve commune avec une zone individuelle consigne numérique éclairage, multiprise décoration 3

4 Prix : 3600,- HT (réduction de 5% si la réservation est faite avant le 15 septembre 2010) Non : 3970,- HT 2) Module Grand Public Plus double comptoir muni de rangements 2 tabourets panneau d identification réserve commune avec une zone individuelle consigne numérique éclairage, multiprise décoration Ce module est parfait à partager avec un partenaire Prix : 4530,- HT (réduction de 5% si la réservation est faite avant le 15 septembre 2010) Non : 4960,- HT 3) Module Hébergement Dans un soucis d uniformité et de qualité de nos stands et donc de votre visibilité nous vous proposons une nouvelle formule réservée au prestataires d hébergement. Nous vous proposons un comptoir sur un module Grand Public Plus. Une affiche avec pour thématique forte le camping/hôtel/location portera le nom de votre société, son emplacement géographique et celui de l autre camping avec lequel vous partagez le module. Vous disposerez de: 1 comptoir muni de rangements 1 tabouret 1 panneau d identification ou figura une affiche créée par nos soins 1 réserve commune avec une zone individuelle consigne numérique éclairage, prise décoration Prix : 2350,- HT (réduction de 5% si la réservation est faite avant le 15 septembre 2010) Non : 2580,- HT 4) «Zone Nue» (minimum de 18 m2) Une zone nue comprend la surface que vous louez pour placer votre propre stand. Le tapis, l électricité (max 3Kw) et du nettoyage de votre stand sont inclus dans la location du prix du sol. Veuillez noter qu il est obligatoire d avoir un décorateur professionnel pour votre stand sur les zones nues. Nous vous remercions de nous consulter avant de vous inscrire pour une zone nue afin de connaître les différentes modalités liées à cette participation particulière. Prix 150,- p/m² HT (réduction de 5% si la réservation est faite avant le 15 septembre 2010) Pour les exposants souhaitant avoir du sol nu donnant sur les passages de circulation nous vous proposons 2 options : 1) Une surface s ouvrant sur un passage intérieur de la zone France et un passage extérieur sur une allée. Un surcoût par m² de 25,- est à prévoir. 2) Une surface donnant sur 2 passages extérieurs (stand de coin). Un surcoût par m² de 25,- est à prévoir. 4

5 N.B.: Ces surfaces ne pourront être accordées qu une fois reçues toutes les demandes de surfaces de nos partenaires. N.B.2: Une surface donnant sur 2 passages ouverts à l extérieur et 2 passages ouverts à l intérieur que l on peut qualifier d îlots seront très difficiles à mettre en place et ne peuvent en aucun cas à ce jour êtres garantis. Les prix des modules et des zones nues comprennent: frais de dossier nettoyage du stand alimentation électrique (notez que chaque stand aura deux prises et les zones nues ont une alimentation de 3 Kw. Si vous souhaitez disposer de plus, nous vous remercions de régler ceci directement avec le Jaarbeurs, les frais seront à votre charge). toutes les opérations de communication faites par ATOUT FRANCE autour de l évènement COMMUNICATION Vous bénéficierez de toutes les opérations de communication faites par ATOUT FRANCE autour du salon Vakantiebeurs Le grand public sera enthousiasmé de visiter notre espace. Vous trouverez ci-dessous une courte description des activités promotionnelles. E-newsletter Grand Public, envoyée à près de adresses, afin d informer de la présence des exposants sur la zone France, avec un texte de présentation par exposant. E-newsletter Presse, envoyée à près de 450 adresses pour présenter les partenaires de la zone France et inviter les journalistes à venir au salon. E-newsletter Professionnels, envoyée à près de 1400 adresses. Article sur la home page avec un texte de présentation des exposants. Lien Internet entre et Dispositif Vakantiebeurs sur le site regroupant toutes les informations. Et toute la communication faite par l organisation comme le catalogue exposants sur leur site Internet, différentes publicités dans les médias concernant le salon (radio, Internet, télévision, magazines, journaux etc.). SERVICES SUPPLEMENTAIRES Cartes d entrée 2 cartes d entrée sont offertes par stand. Les 2 cartes offertes vous seront envoyées avant l ouverture du salon. Merci de nous communiquer l adresse d envoi sur la fiche de renseignements divers. Les cartes supplémentaires d entrée coûtent 10 HT par carte d entrée. Ces cartes seront mises en mains propres la veille de l'ouverture du salon à la personne responsable du stand. Merci de remplir le nombre de cartes d entrée supplémentaires sur le bon de commande. Carte d autorisation de parking pour la durée du salon Il existe deux types de cartes de parking : 1. Une carte valable pour la durée du salon uniquement (mardi au dimanche), coûts 70 HT. La carte parking est valable pendant toute la durée du salon du 11 au 16 janvier Vous pouvez entrer normalement dans le parking, vous aurez besoin de la carte pour en sortir. 2. Une carte valable également pour les jours de montage et de démontage (du lundi au lundi), donc du 10 au 17 janvier. Coûts 90 HT. N.B. : Durant les jours de montage et de démontage le parking aux portes d entrée du hall est uniquement accessible si vous payez une caution de 50. Cet accès est valable une heure. Ensuite, vous devrez garer votre véhicule sur un des parkings du Jaarbeurs. Si vous dépassez l heure de parking la caution ne vous sera pas remboursée. Cette mesure est prise pour favoriser une meilleure circulation. 5

6 Connexion internet Nous vous en informons que le Jaarbeurs Utrecht vous offre la possibilité de wifi gratuit. En revanche, cette connexion s est avérée très faible dans le passé dû au réseau surchargé et nous vous prions de bien vouloir en prendre compte qu ATOUT FRANCE ne sera à aucun moment responsable du mal fonctionnement de la connexion et que le personnel d ATOUT FRANCE ne sera pas disponible lors du salon pour régler ces problèmes de connexion. Par contre, il est également possible de faire la demande d'une connexion Internet par notre intermédiaire si vous disposez d'un ordinateur portable ou si vous souhaitez en louer un. Le prix de cette connexion est de 275 HT. Location ordinateur portable et/où imprimante noir/blanc Si vous souhaitez disposer d un ordinateur portable lors du salon Vakantiebeurs 2011, nous vous proposons une location de 160 HT pour les 6 jours du salon (inclus assurance). Il est également possible de louer une imprimante noir/blanc. Le coût sera de 80 HT. Location tabouret Comme indiqué auparavant, il est possible de louer des tabourets supplémentaires à 90 HT par tabouret supplémentaire. NOUS VOUS REMERCIONS DE BIEN VOILOIR INDIQUER VOTRE CHOIX DIRECTEMENT SUR LE BON DE COMMANDE CI-DESSOUS 6

7 2. COÛT DE PARTICIPATION (HORS TRANSPORT ET HORS HEBERGEMENT) Proposition Module Grand Public Module Grand Public Plus Module Hébergement Zone Nue : Frais supplémentaires pour une surface s ouvrant sur un passage intérieur de la zone France et un passage extérieur sur une allée Frais supplémentaires pour une surface donnant sur 2 passages extérieurs (stand de coin) Services supplémentaires : Tabouret supplémentaire Carte d entrée supplémentaire Carte parking du lundi au lundi Carte parking du mardi au dimanche Connexion Internet Ordinateur portable Imprimante noir/blanc Non Non Non Coût HT 3600,- 3970,- 4530,- 4960,- 2300,- 2580,- 150,- /m² 25,- /m 2 25,- /m 2 90,- 10,- 90,- 70,- 275,- 160,- 80,- La manifestation se déroulant aux Pays-Bas nous appliquons la TVA du pays soit 19%. NB : Les factures de restaurant ou de téléphone devront être réglées directement par les exposants. Mode de paiement 100% de la commande au plus tard 25 jours avant la manifestation NB : Si le montant total n a pas été réglé avant l ouverture du salon vous pouvez vous voir refuser l accès à votre stand. Annulation En cas d annulation d inscription, après avoir reçu l inscription définitive, 50 % des frais totaux seront facturés En cas d annulation d inscription à moins de 45 jours avant le début du salon, 75% des frais totaux seront facturés. En cas d annulation d inscription à moins de 30 jours avant le début du salon 100% des frais totaux seront facturés. Si vous avez des questions concernant l information qui vous est communiquée cidessus, n hésitez pas à nous contacter. 7

8 3. BULLETIN D INSCRIPTION Nom du partenaire (Numéro d adhérent): Adresse: Personne à contacter: Téléphone: Fax: Numéro de téléphone portable du responsable salon: Souhaite réserver un ou plusieurs stand(s) pendant le salon Vakantiebeurs 2011 : Nombre Proposition Coût HT Coût Total HT Module Grand Public Non 3600,- 3970,- Module Grand Public Plus Non Module Hébergement Non 4530,- 4960,- 2300,- 2580,- Total Zone Nue : Frais supplémentaires pour une surface s ouvrant sur un passage intérieur de la zone France et un passage extérieur sur une allée Frais supplémentaires pour une surface donnant sur 2 passages extérieurs (stand de coin) Services supplémentaires : Tabouret supplémentaire Carte d entrée supplémentaire Carte parking du lundi au lundi Carte parking du mardi au dimanche Connexion Internet Ordinateur portable Imprimante noir/blanc 150,- /m² 25,- /m 2 25,- /m 2 90,- 10,- 90,- 70,- 275,- 160,- 80,- Pour toute inscription faite avant le 15 septembre 2010 une réduction de 5% vous est offerte! Nous déclarons accepter les conditions générales décrites dans ce dossier : Oui Non 8

9 4. BON DE COMMANDE PAYS-BAS Merci de bien vouloir remplir ce formulaire à l ordinateur et de le renvoyer signé avant le 15 octobre 2010 à Feriel Moualhi : +31 (0) (fax), feriel.moualhi@franceguide.com Nom du partenaire : Nom responsable : Adresse commerciale Rue : Code postal : Ville : Tél : Fax : Adresse de facturation Rue : Code postal : Ville : Numéro de TVA intracommunautaire :... Code adhérent : /_/_/_/_/_/_/ INSCRIPTION A L OPERATION : Diana Klinkenberg ATOUT FRANCE Prinsengracht KX Amsterdam Pays-Bas T: +31 (0) F: +31 (0) diana.klinkenberg@franceguide.com VAKANTIEBEURS 2011 AM0A1201 : du 11 au 16 janvier UTRECHT - PAYS-BAS Nombre Proposition Coût HT Coût Total HT Module Grand Public Non Module Grand Public Plus Non Module Hébergement Non 3600,- 3970,- 4530,- 4960,- 2300,- 2580,- Total Zone Nue : Frais supplémentaires pour une surface s ouvrant sur un passage intérieur de la zone France et un passage extérieur sur une allée Frais supplémentaires pour une surface donnant sur 2 passages extérieurs (stand de coin) Services supplémentaires : Tabouret supplémentaire Carte d entrée supplémentaire Carte parking du lundi au lundi Carte parking du mardi au dimanche Connexion Internet Ordinateur portable Imprimante noir/blanc Une réduction de 5% offert pour réservation avant le 15 septembre 150,- /m² 25,- /m 2 25,- /m 2 90,- 10,- 90,- 70,- 275,- 160,- 80,- 9

10 Ce montant HT sera majoré de la TVA locale de 19%, en application des règles fiscales en vigueur (article 259A du C.G.I.). Conditions de paiement : 100% de la commande au plus tard 25 jours avant la manifestation Versement par chèque : GIE ATOUT FRANCE, 23 Place de Catalogne, PARIS CEDEX 14 ou virement à : LB LYON GDES ENTREPR 199: CACHET ET SIGNATURE DE L ORGANISME... Date :.. Date d envoi à la DF :.. /.../.. La manifestation se déroulant aux Pays-Bas nous appliquons la TVA du pays soit 19%. NB : Les factures de restaurant ou de téléphone devront être réglées directement par les exposants. Mode de paiement : 100% de la commande au plus tard 25 jours avant la manifestation NB : Si le montant total n a pas été réglé avant l ouverture du salon vous pouvez vous voir refuser l accès à votre stand. Annulation En cas d annulation d inscription, après avoir reçu l inscription définitive, 50 % des frais totaux seront facturés. En cas d annulation d inscription à moins de 45 jours avant le début du salon, 75% des frais totaux seront facturés. En cas d annulation d inscription à moins de 30 jours avant le début du salon 100% des frais totaux seront facturés. INFORMATION IMPORTANTE Après inscription, nous vous tiendrons régulièrement informés sur le salon. ATOUT FRANCE se réserve le droit d annuler sa participation au salon au cas où le nombre d exposants est trop faible pour monter un stand France. ATOUT FRANCE n est dans aucun cas responsable des accidents, dommages et vols survenus pendant le déplacement au salon. CONDITIONS GENERALES Au besoin, ATOUT FRANCE se réserve le droit de refuser une inscription sans justifications. Le demandeur ne peut pas se référer à l accord oral de ATOUT FRANCE. Le droit de participation sur le salon sera uniquement accepté lorsque ATOUT FRANCE aura reçu le bon de commande signé par le demandeur. Le demandeur n a aucun droit à un espace sur le salon, tant que ATOUT FRANCE aura reçu l exemplaire de bon de commande signé par le demandeur. Le demandeur déclare accepter toutes les conséquences qui découlent de la signature du contrat même si celui ci a été signé par une personne non compétente de son organisation. Un refus d inscription par ATOUT FRANCE ne donne droit à aucun moment à une quelconque compensation au demandeur ou à tiers. Si vous avez des questions par rapport à l information qui vous est communiquée cidessus, n hésitez pas à prendre contact avec nous. 10

11 5. ENVOI BROCHURES OFFRE E.L.S Tarifs : 0.75 euro / kg minimum de facturation 100 kg soit 75 H.T. Comprenant les prestations et opérations suivantes : Réception à nos quais Saint Ouen l Aumône, Transport jusque Utrecht Jaarbeurs (livraison la veille de l ouverture au matin) Déchargement et livraison sur stand Notre assistance sur site Nous pouvons également enlever à domicile exposant en France, pour le tarif nous consulter (le tarif dépend de la localisation géographique) Je vous indique ci-après les dates limites d expédition VAKANTIEBEURS UTRECHT du 11/01/11 au 16/01/11 DATE LIMITE DE LIVRAISON A NOS QUAIS LE 05/01/11 DATE LIMITE D ENLEVEMENT A DOMICILE EXPOSANT LE 03/01/11 DATE DE LIVRAISON SUR STAND UTRECHT LE 10/01/11 MATIN En cas de livraison par vos soins merci de bien vouloir nous en aviser à l avance, que nous sachions que nous allons recevoir un envoi de votre part pour vous aviser si jamais nous ne l avons pas reçu dans les délais ou vous en confirmer la bonne réception. Notre adresse pour la livraison ELS ZI DU VERT GALANT 7 RUE DE LA GARENNE SAINT OUEN L AUMONE Horaire d ouverture 9H 12H / 14H- 18H CONTACTJEAN FRANCOIS FELIX TEL FAX felix@els.biz OFFRE KUEHNE & NAGEL Nous vous remercions de bien vouloir nous consulter pour l offre du deuxième prestataire, à savoir Kuehne & Nagel. 11

12 6. TRANSPORT TRANSPORT AIR FRANCE NOUVELLE PROCEDURE TRANSPORT AERIEN AIR FRANCE (à la charge des participants) Air France accorde à ATOUT FRANCE des tarifs spéciaux : PARIS / Ville de destination et Ville de destination / PARIS Frais de service (20 court courrier / 35 moyen courrier / 60 long courrier) Il s agit de tarifs à dates libres, compatibles avec celles du salon (départ et retour possibles 3 jours avant et 3 jours après la manifestation). Une fois émis, ces billets restent modifiables. Un pré et post-acheminement de et vers la province française est possible : interroger le Plateau Orsay Affaires. Les tarifs sont donnés à titre indicatif, sous réserve de modification, et en fonction des disponibilités dans la classe de réservation désignée au moment de la réservation, et sous réserve d augmentation. Si vous souhaitez bénéficier de ces tarifs sur Air France, nous vous demandons de bien vouloir : - Effectuer vous-même et sans tarder vos réservations (pas de places préalablement bloquées) auprès du Plateau Orsay Affaires par mail : mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr tél ou fax Ce plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs spéciaux ATOUT FRANCE, via la fiche de transport que vous devez leur faire parvenir, copie ATOUT FRANCE par mail ou fax dans les meilleurs délais. ATOUT FRANCE donnera l accord à Air France pour les changements de noms: aucun changement ne sera accepté à moins de huit jours avant le départ. - Effectuer le règlement de votre titre de transport, par carte bancaire uniquement Important : Lorsque vous appellerez le plateau d'affaires Orsay pour réserver votre voyage, une date limite d'émission du billet vous sera donnée simultanément et un récapitulatif reprenant ces informations vous sera adressé par . Le tarif communiqué sera valable jusqu'à cette limite (la facturation pro forma est donc abandonnée). En conséquence les billets devront donc être émis et réglés avant la date annoncée. 12

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14 7. HÉBERGEMENT Vous trouverez ci-dessous quelques adresses d hôtels situés à Utrecht : BASTION HOTEL UTRECHT Mauritiuslaan LD UTRECHT T: F: A partir de 85,- MALIE HOTEL UTRECHT Maliestraat SL UTRECHT T: F: utrecht@sandton.eu A partir de 115,- NH UTRECHT Jaarbeursplein AR UTRECHT T: F: nhutrecht@nh-hotels.com HOTEL MITLAND Arienslaan PT UTRECHT T: F: info@mitland.nl Chambre 1 personne à partir de 115,- / Chambre 2 personnes à partir de 135,- NH CENTRE HOTEL UTRECHT Janskerkhof BL UTRECHT T: F: nhcentreutrecht@nhhotels.com A partir de 97,50 APOLLO HOTEL CITY CENTRE Vredenburg BA UTRECHT T: F: info.utrecht@apollohotelsresorts.com IBIS UTRECHT Bizetlaan KC UTRECHT T: F: H0880@accor.com A partir de 85,- PARKPLAZA UTRECHT Westplein BL UTRECHT T: F: ppures@pphe.com Vous pouvez également consulter le site Internet qui est consultable en français. Nous vous prions de bien vouloir noter que nous avons des tarifs négociés avec les hôtels suivants à Amsterdam. Nous vous remercions de bien vouloir préciser qu il s agit d un événement ATOUT FRANCE lors de votre réservation pour pouvoir en bénéficier. THE ALBUS Vijzelstraat HE AMSTERDAM T: F: reservations@albushotel.com Tél pour réservations: Tarif négocié: Chambre Deluxe 135,- selon disponibilité, exclusif le petit déjeuner ( 18), internet gratuit. EDEN HOTEL AMSTERDAM Amstel AE AMSTERDAM T: Reservations.eden@edenhotelgroup.com Tarif négocié à partir de 120,- selon période et type de chambre, exclusif le petit déjeuner ( 12,50 / 19,50). 14

15 8. ACTIVITÉS, CATALOGUE DIGITAL ET DOSSIERS DE PRESSE Activités sur le stand A l entrée du Vakantiebeurs, les visiteurs recevront le Wegwijzer, le guide du salon. Dans ce catalogue, le visiteur trouvera toutes les informations sur les activités présentées par les différents stands lors de la journée. Si vous envisagez organiser une activité sur votre stand, le Vakantiebeurs vous mentionnera gratuitement dans ce catalogue ainsi que dans le programme sur Nous vous remercions de nous faire savoir avant le 5 novembre 2010 ce que vous organisez sur votre stand : un pot, un presse meeting, un happy hour ou une autre activité. Merci d également nous indiquer le(s) jour(s) et l heure de l activité. Catalogue digital Nous vous prions de bien vouloir nous faire parvenir les coordonnées de votre organisation afin de pouvoir compléter le catalogue digital du Vakantiebeurs. Le grand public aussi bien que la presse aura accès à vos coordonnées et le catalogue agrandira votre visibilité lors du Vakantiebeurs. Merci de bien vouloir noter que le catalogue digital clôturera le 29 octobre Après cette date il ne sera plus possible d être mentionné dans le catalogue! Nous vous remercions de bien vouloir remplir le masque en pièce jointe de cet . Dossier de presse Nous vous informons que lors du Vakantiebeurs 2011, il sera possible de laisser quelques dossiers de presse dans une salle réservée à la presse afin que les journalistes puissent trouver des informations sur votre organisation. Ces dossiers peuvent uniquement être envoyés directement au Jaarbeurs Utrecht à l adresse suivante avant le 28 décembre 2010: VNU Exhibitions Vakantiebeurs t.a.v. Ben de Jongh (Pers & PR) Postbus RV Utrecht Pays-Bas NOTE IMPORTANTE: MERCI DE NOTER PERSMAPPEN VAKANTIEBEURS A L EXTERIEUR DU CARTON POUR EN ASSURER LA BONNE RECEPTION AU BON ENDROIT! 15

16 ANNEXE : RENSEIGNEMENTS DIVERS 1) Participants sur le stand (cartes d entrées) a) Nom du responsable.prénom b) Nom.. Prénom Adresse pour envoyer les cartes d entrée : 2) Intitulés badges + nom de l organisation a). b).. 3) Intitulés badges supplémentaires + nom de l organisation a) b) c) d) e) f) 4) Utiliserez-vous les services d Air France? Oui Non Si oui : qui? 16

17 5) Panneaux d identification Merci de nous communiquer ce que vous souhaitez voir figurer sur votre comptoir (notez que plus votre inscription est courte, plus elle sera visible de loin) : 6) Texte de présentation Nous vous prions d écrire un texte de présentation de maximum 10 lignes mettant en valeur les points forts de votre région/société/produits. Il figurera sur les pages «Vakantiebeurs 2011» sur le site ainsi que dans les e-newsletters destinées à la presse, les professionnels ainsi que le grand public. Texte de présentation (10 lignes maximum): Site Internet : S o m m a i r e 17