ARCHIVES DE L OBSERVATOIRE ROYAL DE BELGIQUE DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2008

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 36 ARCHIVES DE L OBSERVATOIRE ROYAL DE BELGIQUE DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2008 par Glenn MAES traduction française par Sana RABTACH et Jean-Noël LEFÈVRE Bruxelles 2009

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3 ARCHIVES DE L OBSERVATOIRE ROYAL DE BELGIQUE DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2008 par Glenn MAES traduction française par Sana RABTACH et Jean-Noël LEFÈVRE Bruxelles 2009

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5 REMERCIEMENTS Tout d abord, je tiens à remercier particulièrement monsieur Karel Velle, Archiviste général du Royaume ainsi que madame Rolande Depoortere, Chef de la Section surveillance et avis des AGR, pour m avoir chargé de cette mission. Ensuite, je remercie sincèrement monsieur Ronald Van der Linden, directeur de l Observatoire royal de Belgique et madame Hilde Langenaken, assistante du service des Informations scientifiques, pour le chaleureux accueil et le bon encadrement de ma mission au sein de leur institution. Je remercie également tous les collaborateurs scientifiques, administratifs et techniques de l Observatoire qui m ont apportés toutes les informations qui m étaient nécessaires et qui m ont accordés leur temps si précieux et leur coopération à ce projet. Je remercie également Sana Rabtach et Jean-Noël Lefevre pour la traduction française du tableau de tri. Pour finir, je tiens à remercier tout particulièrement mes collègues Geert Leloup et Dirk Leyder. Glenn Maes Janvier

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7 TABLE DES MATIERES REMERCIEMENTS...5 TABLE DES MaTIERES...7 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE...9 INTRODUCTION...11 CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL Histoire du producteur d'archive Les compétences actuelles et les activités de l'observatoire royal de Belgique ORGANIGRAMMES...23 PRODUCTION, GESTION ET TRI DES ARCHIVES Principes et bases de l archivistique Analyse de la production et de la gestion des archives Présentation du concept de tri ILLUSTRATIONS

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9 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE SOURCES UTILISÉES Règlement de l Observatoire royal de Belgique et de l Institut royal météorologique (Moniteur belge du 22 août 1913). Arrêté ministériel du 31 juillet 1913 (Moniteur belge du 31 août 1913). Arrêté royal du 21 avril 1965 (Moniteur belge du 15 mai 1965). Arrêté royal du 1er février 2000 (Moniteur belge du 8 mars 2000). Rapport annuel de l Observatoire royal de Belgique, Rapport annuel de l Observatoire royal de Belgique, DUCARME (B.). Annual report for the year 2006 (ICET). Texte integral à télécharger sur: (consulté le 28/08/2007). Handeling FORTAN van de Katholieke Universiteit Nijmegen, à télécharger sur: (consulté le 05/10/2007). BIBLIOGRAPHIE BOUDREZ (F.). Standaarden voor digitale archiefdocumenten. Antwerpen, edavid, 2005, 51 p. CAMELBEECK (T.), VAN CAMP (M.). Histoire des stations sismiques belges. De la station Solvay au réseau national de surveillance sismique, in: Ciel et Terre, 120 (6), 2004, p COPPENS (H.). Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique aux Archives de l État en Belgique (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie (1990) en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland (2003). Brussel, Algemeen Rijksarchief, Miscellanea Archivistica Manuale, 49, 2004, 229 p. DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003, 170 p. DEVOLDER (K.). Archief van de FOD Justitie. Directoraat-Generaal Wetgeving, Rechten en Fundamentele Vrijheden. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2007, p. 89 p. ELKHADEM (H.), WELLENS-DE DONDER (L.). Adolphe Quetelet , in: Astronomisch Bulletin, 1996(1), p LAUREYS (V.). Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar en vernietigingslijst, in: Bibliotheek-en archiefgids (69), 2, p

10 PÂQUET (P.). Tweehonderdste verjaardag van de geboorte van Adolphe Quetelet, stichter van de Sterrenwacht van Brussel, in: Astronomisch Bulletin, 1996 (1), p TYSSEN (M.). Évolution d une institution scientifique, Liège, mémoire de licence non publié, VAN DER CRUYSSEN (C.). Het ministerie van onderwijs en cultuur ( ; ). Deel III: Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont. Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1996, 46 p. VERHAS (P.). Histoire d une république scientifique, L Observatoire royal de Belgique, 2007, étude non publiée. SITES WEB (consulté le 7/12/2007) (consulté le 9/10/2007) (consulté le 23/12/2007). (consulté le 20/01/2008). (consulté le 08/02/2008). (consulté le 20/09/2009). (consulté le 27/01/2008). (consulté le 06/02/2008). (consulté le 10/12/2007) (consulté le 13/01/2007). Adolphe Quetelet, fondateur de l'observatoire et des statistiques: (consulté le 10/07/2007). 10

11 1. Le contexte de la publication Observatoire Royal de Belgique Tableau de tri INTRODUCTION Les Archives générales du Royaume et les Archives de l'état dans les Provinces sont une des dix institutions scientifiques fédérales de l État. Elles ont pour leur part cinq fonctions principales: surveiller la gestion des archives des institutions publiques, préserver les archives de celles-ci, garantir l accès des documents au grand public, valoriser les archives par le biais d'expositions par exemple et enfin, garantir la recherche scientifique. La loi sur les archives du 24 juin 1955 (articles 5 et 6) et l'arrêté royal du 12 décembre 1957 confient à l Archiviste général du Royaume et ses délégués le pouvoir de surveiller les archives de tous les cours et tribunaux ainsi que de toutes les institutions et administrations publiques. D autre part, tout document d archives reçu ou créé par une administration publique ne peut être éliminé sans l accord préalable de l Archiviste général du Royaume. La section "surveillance archivistique, avis et coordination de la collecte et de la sélection" planifie et coordonne les missions d inspection des archives de l'état au niveau national, en étroite coopération avec l Archiviste général du Royaume, les différentes sections des Archives générales du Royaume ainsi que le département ICT. Elle détermine également la politique en ce qui concerne la surveillance et la sélection des archives des autorités en vue de la préservation permanente des documents qui ont un intérêt historique ou une valeur juridique et ne peuvent donc pas être détruits. Des tableaux de tri des archives sont ainsi établis et publiés après l'approbation des Archives générales du Royaume. Outre le fait de superviser la gestion des archives des autorités belges, la section offre également un appui aux administrations qui souhaitent améliorer la gestion de leurs documents par des conseils, par des outils de travail et par des activités de formation spécifique clairement orientées vers des solutions pratiques. 2. Méthodologie de travail L'Observatoire royal de Belgique a pris contact avec les Archives générales du Royaume à la fin du mois de juin Après une présentation, dans laquelle les concepts fondamentaux et les modalités de l'archivistique ont été présentés, des formulaires d'enquête ont été remis aux différentes personnes de contact. Ces enquêtes écrites ont été suivies par une série de visites sur le terrain. Les visites systématiques ont couvert une période allant du 7 août au 5 décembre Les dernières visites ont été consacrées à l'identification des archives qui, dans le désordre et sans aucun inventaire ou moyen d accès, sont déposées dans une cave. Un tableau de tri des archives de l Observatoire forme le résultat de ce travail. Un tableau de tri est la nomenclature systématique de catégories d archives produites par un producteur et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive 1. Autrement dit, il s'agit d'une liste où tous les documents d'archives sont énumérés de manière à ce que la cohérence entre les séries soit évidente, de plus, il indique quels documents seront conservés de façon permanente et lesquels pourront être éliminés lorsqu ils auront perdu toute utilité administrative. Le tableau de tri est conçu comme un outil fondamental de gestion des documents et de gestion de l information. Il est donc un outil de gestion du savoir de l'observatoire. 1 Définition nr. 71 dans COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Version néerlandaise de Terminologie archivistique aux Archives de l Etat en Belgique (1994) complété avec Lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie (1990) et avec Verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland (2003), Bruxelles, Archives générales du Royaume, Miscellanea Archivistica Manuale, 49, 2004, p

12 Beaucoup d'administrations ne peuvent pas localiser et connaître le type et l étendue des documents en leur possession. Par conséquent, une même série peut être conservée en double à plusieurs endroits, et prendre beaucoup de place. Ce tableau de tri a dès lors pour but de donner un aperçu de la production des documents et de déterminer le service où chaque série est conservée. Il peut dès lors contribuer à éviter un classement en double. 12

13 CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL 1. Histoire du producteur d'archive Ce chapitre donne un bref aperçu de l'histoire de l'observatoire royal de Belgique. La suite de l ouvrage est par contre axée principalement sur la structure de l'institution. L'auteur s'est appuyé sur deux travaux de base. D'une part, le mémoire de fin d étude de Matthias Tyssen dans laquelle la structure de l'observatoire Royal a été étudiée jusqu'en 1913 et d'autre part, un travail récent et pas encore publié de l'astronome amateur Pierre Verhas qui porte sur l'histoire de l'observatoire. Les informations de ce travail ont été complétées à l'aide d informations provenant des arrêtés royaux qui règlent, directement ou indirectement, la structure et le fonctionnement de l'observatoire. L intention n est pas de s égarer dans la succession des faits de l histoire des sciences. Il existe à ce sujet d'autres très bons ouvrages de synthèse. Cette brève esquisse historique a pour but principal de nous présenter le contexte du développement historique de l Observatoire et de nous aider dès lors dans l interprétation de son tableau de tri. La fondation de l'observatoire Le fondateur de ce qui deviendra plus tard l'observatoire royal de Belgique, est le mathématicien, astronome et statisticien Adolphe Quetelet ( ). Ce dernier est nommé en 1820 à l'académie royale de Bruxelles 2. En 1823 il est promu à la nouvelle Université de Gand (fondée en 1817) pour sa thèse de doctorat (à l'origine de nombreuses recherches scientifiques 3 ) sur les propriétés de la distance focale et qui avait pour titre: "Dissertatio mathematica de quibusdam locis geometricis, nec non de curva focali" 4. L'intérêt que Quetelet porte aux mathématiques et à l'astronomie lui donne l'idée de fonder un observatoire. Il prend alors contact avec le ministre néerlandais de l'éducation, Anton Reinhard Falck qui approuve l'idée et donne à Quetelet l'autorisation de suivre un stage à l'observatoire de Paris. L'Académie des Sciences approuve également l idée grâce au rapport écrit par Quetelet à son retour. Il soumet ensuite le rapport au roi Guillaume Ier qui signera le 8 juin 1826 l arrêté royal fondant l'observatoire à Bruxelles. En 1827, commence la construction des bâtiments de l'observatoire à proximité de la porte de Schaerbeek (Saint-Josse-Ten-Noode). En raison de la Révolution belge et d autres problèmes politiques et financiers, l'observatoire connut dans un premier temps des difficultés pour se mettre en place. Adolphe Quetelet emménagea toutefois dans le bâtiment de l'observatoire au début de En 1834, la construction des bâtiments de l'observatoire était totalement terminée 6. À ses débuts, l'observatoire devait affronter de nombreuses difficultés. Bien que Quetelet fût nommé au poste de directeur de l'observatoire de Bruxelles 7 par le gouvernement provisoire en 1830, il devait assurer tous les financements par ses propres moyens. Ses revenus provenaient notamment de son travail au Musée d'art et d Industrie, de son appartenance à l'académie des Sciences et à sa réputation ainsi qu à son influence dans le monde scientifique 8. 2 ELKHADEM (H.), WELLENS-DE DONDER (L.), Adolphe Quetelet , in: Astronomisch Bulletin, 1996 (1), p (consulté le 22/01/2007). 4 PÂQUET (P.). Tweehonderdste verjaardag van de geboorte van Adolphe Quetelet, stichter van de Sterrenwacht van Brussel, in: Astronomisch Bulletin, 1996 (1), p. 4; Quetelet, grondlegger van de moderne statistiek.: (consulté le 10/07/07). 5 (consulté le 10/07/07). 6 (consulté le 18/07/2007). 7 (consulté le 13/01/07). 8 TYSSEN (M.), Évolution d une institution scientifique, Liège, mémoire de licence non publié, 1993, p

14 En 1834, le Parlement autorisa la mise à disposition de fonds nécessaires pour financer les instruments de l'observatoire, même s il était impossible de les installer étant donné que le local prévu à cet effet n'était pas encore prêt 9. Histoire de l organisation de l'observatoire L Observatoire ne connut pas de règlement d ordre intérieur avant Les tâches administratives n étaient pas encore divisées et Quetelet était même responsable de la gestion du personnel. Le 4 mars 1839, le roi Léopold Ier signa le premier règlement organique de l'observatoire de Bruxelles au sein d un arrêté royal. Cet arrêté royal donna à l'observatoire sa première dénomination officielle (Observatoire de Bruxelles). Bien qu'une grande partie de ce règlement fût fondé sur le texte de son rapport de , Quetelet n'était pas entièrement satisfait de ce règlement basé sur un compromis: le personnel de l'observatoire était employé par l'état et Quételet était sous la tutelle du ministre de l'intérieur 11. Quetelet estimait que son devoir était avant tout d ordre scientifique et que la science devait demeurer une priorité par rapport à toute tâche administrative. Il ne voulait donc pas s impliquer autant au niveau administratif comme le souhaitaient les agents de l'ètat 12. Le 24 mai 1841, un nouvel arrêté royal fut publié dans lequel, le roi permettait une concession et accordait du personnel. En réalité, Quetelet n'osait pas adresser trop de requêtes à l'état car il souhaitait qu elles ne paraissent pas trop exigeantes et soient refusées ou que les employés de l'observatoire restent insuffisamment payés 13. En 1874, Adolphe Quételet est remplacé par son fils Ernest. Sa direction fut de très courte durée. En 1876 en effet, après deux ans, il fut destitué car il ne possédait pas l'influence dont son père bénéficiait dans le monde scientifique 14. Liagre repoussa la proposition de reprendre la direction, et ce fut Jean-Charles Houzeau qui fût chargé de remplir cette fonction. Ce dernier ne fut pas aussi populaire que tous les dirigeants précédant. Ses relations républicaines le discréditaient en partie 15. Jean-Charles Houzeau réussira toutefois à donner un certain prestige à l'observatoire et à ce qui deviendra plus tard l'institut royal météorologique (IRM). Il comprit notamment que les bâtiments près du jardin botanique étaient trop petits et beaucoup trop exposés à la lumière de la ville, ce qui pouvait influencer les résultats des recherches. Il favorisera l achat des terrains à Uccle (alors en pleine campagne) et signera même les premiers plans des bâtiments actuels (ces plans sont toujours en possession de ses descendants). Il estimait également que les recherches étaient trop complexes pour une seule institution 16. Cette idée sera d ailleurs à la base de la division de l'institution en Houzeau mit en place deux sections principales au sein de l'observatoire; d'une part, le département d'astronomie dirigé par Ernest Quetelet et d'autre part, le département de la météorologie sous la direction de C. Hooreman 18. La Belgique était alors le seul pays où météorologie et astronomie vivaient encore sous le même toit. À l'étranger, une division entre ces deux sections existait depuis bien plus longtemps 19. Il n'existait pas de réelles subdivisions entre les services scientifiques avant 1886, à l'exception de la séparation entre la météorologie et l'astronomie. L'arrêté royal du 31 mars 1886 créée toutefois 9 VERHAS (P.), op.cit, p TYSSEN (M.), op.cit., p VERHAS (P.), op.cit,, p TYSSEN (M.), op.cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p TYSSEN (M.), op. cit., p VERHAS (P.), op. cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p (consulté le 11/04/2008). 14

15 quatre nouveaux services. Les nouveaux services étaient "l'astronomie de position", "l'astronomie physique", "la physique du globe" et "la météorologie" 20. En 1898, la fonction de directeur de l'observatoire est supprimée et remplacée par deux directeurs scientifiques (un pour l'astronomie et un autre pour la météorologie) permettant une division plus nette de l'institution 21. En 1891, l'observatoire de Bruxelles déménage de la Porte de Schaerbeek, situé à Saint-Josseten-Noode, vers Uccle. Il est rebaptisé Observatoire royal de Belgique. L'arrêté royal de 1899 suggéra de désigner un scientifique comme bibliothécaire. Auparavant, à l époque de Quételet, seul du personnel administratif s occupait de la bibliothèque et du musée des sciences 22. Vers la fin de l année 1898, sous l'impulsion d'eugène Lagrange, un premier sismomètre fut inauguré à l Observatoire 23. En 1904, Ernest Solvay suggéra de faire don à l'état de la cave géophysique, par laquelle d'ailleurs, le service de sismologie fut officiellement établi 24. Georges Lecointe (directeur de 1900 à 1925) institua en 1905 un Bureau de l Heure 25 qui veillait à déterminer l heure exacte, et en 1907, fut établi un nouveau service pour la carte du ciel 26. L'arrêté royal du 31 juillet rendit définitive la scission de l'observatoire. Le service météorologique fut transformé en Institut royal météorologique (IRM) et devint une institution indépendante. La nouvelle institution s'axe dès lors sur la météorologie, la climatologie, les sciences autour des sols magnétiques et l'électricité atmosphérique 28. Le (nouvel) observatoire débute quant à lui avec des compétences liées à l'astrophysique, à la géodésie, à la gravimétrique et à la radioastronomie. Á ce moment-là, la physique solaire n'était pas un sujet de recherche officiel au sein de l'observatoire. En 1910, le directeur Georges Lecointe considérait que la physique solaire n'était pas un sujet de recherche pouvant appartenir à l'observatoire. Il avançait comme argument que des recherches de ce type devaient être réalisées par d'autres institutions et considérait en outre que la fonction de l'observatoire était de s'occuper de tâches "plus scientifiques" 29. Au cours de la première Guerre Mondiale, les observations et les mesures de la physique solaire sont exercées en secret. Elles dépendront après la guerre de la radioastronomie 30. En 1940, à l'initiative de Gaston Coutrez, un service consacré à la physique solaire est officiellement établi 31. Le statut des institutions scientifiques de l'état n'était pratiquement pas régi par des lois et des arrêtés royaux jusqu en Le premier véritable règlement sur le statut des institutions scientifiques viendra avec l'arrêté royal du 20 avril 1965 qui a entre autre, défini les missions des institutions scientifiques 32. Les institutions scientifiques de l'état seraient désormais organisées en départements, eux même divisées en sections TYSSEN (M.), op. cit., p VERHAS (P.), op.cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p CAMELBEECK (T.), VAN CAMP (M.), Histoire des stations sismiques belges, de la station Solvay au réseau national de surveillance sismique, in: Ciel et Terre, 120 (6), 2004, p CAMELBEECK (T.), VAN CAMP (M.), op. cit., 120 (6), 2004, p Monographie à propos de l'observatoire royal de Belgique, dans Archives, économiques sociales. 26 Brochure: l'observatoire royal de Belgique, Bruxelles, Observatoire royal de Belgique, 1978, p Moniteur belge du 22/08/ Règlement de l'observatoire royal de Belgique et Institut royal météorologique. Moniteur belge du 22/08/1913, Chapitre VII. 29 VERHAS (P.), op.cit., p Cit. Lecointe: nous avons décidé qu à partir de 1909, ces statistiques ne figuraient plus au programme de nos travaux, de: VERHAS (P.), op.cit., p Rapport annuel de l'observatoire royal de Belgique, VERHAS (P.), op.cit., p VAN DER CRUYSSEN (C.), Het ministerie van onderwijs en cultuur ( ; ). Partie III: 15

16 L'organigramme introduit en 1965 jettera les bases de l'organisation de l'observatoire d'aujourd'hui. En 1965, l'observatoire Royal de Belgique possédait quatre départements scientifiques et trois services de soutien. Les quatre départements scientifiques ont été créés en fonction des domaines scientifiques de chacun. Le premier département regroupait les chercheurs chargés du domaine astronomique, le deuxième se chargeait de l'astrométrie et de la dynamique des corps célestes, le troisième département mettait l'accent sur l'astrophysique tandis que le dernier département prenait à sa charge la physique solaire. Si l on compare l'organigramme de 1965 à celui d'aujourd'hui 34 on remarque que les principaux départements actuels sont encore regroupés de cette façon. La commission de l'observatoire En 1874, une commission de l'observatoire fut établie. Elle avait pour objectif d adapter la structure de l'observatoire et de préparer l'observatoire à des renouvellements 35. La commission plaça par exemple le directeur Ernest Quetelet sous la tutelle du gouvernement et décida en 1874 d'acheter de nouveaux instruments ainsi que d'améliorer le statut des scientifiques. Cette commission prit le contrôle scientifique de l'observatoire en Elle fut dissoute en L'administrateur superviseur L'arrêté royal de 1898 institua un administrateur- superviseur qui exerça à partir de ce moment une surveillance sur les activités de l'observatoire pour le compte du gouvernement. Il perdit toutefois rapidement son pouvoir. L'arrêté royal du 3 juin 1899 stipulait en effet que l'administrateur superviseur ne possédait qu'une voix au sein du comité de l'observatoire 36. Suite à l'arrêté royal du 13 juillet 1913, la puissance de surveillance de l'administrateur superviseur fut encore plus limitée. Il conserva uniquement le contrôle de l'administration et non plus celui du personnel scientifique. Il n'y eut plus d autres administrateurs superviseurs 37 après le départ de l'administrateur superviseur, Edouard Goedseels. Lorsque nous parlons du poste d'administrateur superviseur, nous parlons toujours de la fonction. Cette fonction ne doit pas être confondue avec la fonction actuelle d'administrateur de l'observatoire, qui est le chef de la comptabilité et qui surveille les bâtiments (à la manière d un concierge). La création du «Pôle Espace» et la coopération entre les différentes institutions Aujourd'hui, l'observatoire royal, l'institut royal météorologique et l'institut belge d'aéronomie spatiale sont en étroite collaboration et tous les trois situés sur le plateau d'uccle. Ils forment ensemble le «Pôle Espace» des établissements scientifiques 38. Quand les trois institutions travaillent ensemble, ils utilisent le nom de "Pôle Espace." Ils organisent par exemple une journée portes ouvertes, ouvrent le restaurant de l IRM au personnel de l'observatoire royal de Belgique et de l'institut belge d'aéronomie spatiale ou travaillent en étroite collaboration pour certaines tâches administratives (comptabilité) et techniques (téléphone, réseau informatique, énergie). Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont, 1996, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, p Article 1, arrêté royal du 21/04/1965 (Moniteur belge 15/05/1965). 34 Voir les compétences et les activités de l'observatoire royal de Belgique à la p. 17 et l'organigramme actuel à la page TYSSEN (M.), op.cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p TYSSEN (M.), op.cit., p Article 3, arrêté royal du 01/02/2000 (Moniteur belge 08/03/2000). 16

17 2. Les compétences actuelles et les activités de l'observatoire royal de Belgique L'Observatoire royal de Belgique est un établissement scientifique fédéral sous la direction du Service publique fédéral de Programmation de la Politique scientifique. Comme pour les autres institutions scientifiques fédérales, son fonctionnement et ses activités sont déterminés par l'arrêté royal du 20 avril En fonction de leurs propres besoins, les institutions scientifiques fédérales peuvent établir des services de soutien à coté des départements 40. Les différents services de l'observatoire peuvent être divisés en trois groupes d activités distincts: la recherche scientifique, les services éducatifs et les services de soutien. La recherche à l'observatoire royal est orientée grosso modo en fonction de trois domaines: la terre, les étoiles et le soleil. Elle recueille des données à propos de ces domaines, fait des mesures, aussi bien avec ses propres instruments qu'avec les instruments d'autres organisations astronomiques, et converti les données pour les partager ensuite dans les publications scientifiques. L'Observatoire royal est également membre d'un certain nombre de grandes organisations scientifiques internationales. Ces éléments seront expliqués de manière plus détaillée dans le chapitre consacré aux services scientifiques. Il est important en effet de savoir que l'observatoire collabore constamment avec des scientifiques du monde entier. L'Observatoire valorise ses recherches scientifiques par l'organisation ou par la participation à des séminaires, colloques et ateliers extérieurs. L'Observatoire rend ses connaissances scientifiques disponibles au public par le vecteur d'expositions et de spectacles (principalement gérés par le Planétarium 41 ), des visites de groupes et des journées portes ouvertes. Chaque intéressé (particuliers ou entreprises), peut demander des informations à l'observatoire. Enfin, l'observatoire transmet des informations indispensables à plusieurs institutions de Belgique dans l'exercice de leur fonction, comme la justice et la police 42, ou en cas de catastrophe 43. Les services scientifiques Le département I: "Système de Référence et Géodynamique" concentre principalement ses recherches scientifiques sur la Terre dans le sens le plus large. Dans ce département, la limite entre les différentes sections est moins perceptible que dans d autres départements. Parfois, il va encore plus loin en créant une sorte de subdivision (non reconnue officiellement) par projet. Chaque projet a un chef de projet qui n'a pas besoin d'avoir un grade plus élevé qu'un autre assistant de projet, mais il (ou elle) détient le statut temporaire de promoteur pour la durée du projet. Certains scientifiques participent à plus d'un projet à la fois et peuvent agir comme chef de projet pour un projet tout en étant assistant de projet pour un autre projet 44. La section 1: l heure, la rotation de la Terre et la géodésie spatiale est divisée en différents projets de recherche qui relèvent de cette section. Le travail de recherche "temps" maintient le fonctionnement des cinq horloges atomiques que détient l'observatoire royal et qui sont responsables de l'exactitude des dates en Belgique. L'objectif principal de ce projet est de développer sa propre échelle de temps (UTC (ORB)), d'établir une législation officielle pour le temps en Belgique 45 et de l'incorporer aux modèles internationaux. 39 Arrêté royal du 20/04/1965 (Moniteur belge 15/05/1965). 40 Arrêté royal du 20/04/1965 (Moniteur belge 15/05/1965), art Voir p Voir p Voir p Voir le site web des différents projets, regroupés sur (consulté le 10/12/2007). 45 Rapport annuel de l'observatoire 2005, p

18 Le projet GNSS permet des recherches fondamentales en ce qui concerne le Global Network Satellite Systems (GNSS). GNSS est un terme général utilisé pour les systèmes de satellites qui repèrent les positionnements de manière autonome à partir des satellites 46. La plus célèbre application du GNSS est le GPS (Global Positioning System) 47. Le GPS est à l'origine du système américain GNSS. L"homologue" européen du GPS est appelé GALILEO, tandis que le russe se nomme GLONASS. L'objectif principal de ce projet est d'intégrer la Belgique dans les réseaux de référence internationaux basés sur le GNSS 48. Les références de l'observatoire ont été soumises à des réseaux de stations GPS répartis sur toute la Belgique. Une deuxième grande tâche de ce projet de groupe est d'élargir les systèmes de référence pour le GNSS. Les membres du projet en cours assurent la gestion permanente et l'entretien des réseaux permanent EUREF (EPN). Le réseau permanent EUREF se compose de plus de 180 stations réparties sur plus de trente pays 49. Ce projet met à disposition des données sur les décisions des systèmes internationaux de référence spatiales. Les positions sont calculées à partir d'un réseau de 56 réseaux 50. Ce projet de groupe calcule les déformations de la croûte terrestre 51. Ces distorsions sont déterminées par la position régulière des stations GPS permanentes qui comparent entre elles leurs calculs 52. Dans le cadre du projet "rotation de la Terre", on vise à obtenir une meilleure compréhension de la rotation de la Terre et des variations de l'orientation de la Terre. Les personnes qui participent à ce projet, étudient les propriétés physiques de la partie interne de la terre 53. Les membres de l'équipe de ce projet contribuent à l'amélioration des modèles analytiques et numériques de la rotation de la Terre. Le projet "géodésie et physique des planètes terrestres" étudie la déformation et la structure interne des planètes terrestres. Les chercheurs de ce groupe enquêtent sur la géodésie de Mars, de Mercure, de Vénus et de la Terre. Pour Mars, les données de Mars Express sont traitées pour complémenter l'enquête dans le but de se focaliser sur la force de gravité à la surface de Mars. La structure de la croûte et de la lithosphère ainsi que la structure interne de Mars sont étudiées. Ce groupe a développé une méthode qui permet de déduire l'inversion des données géophysiques, de la structure interne et de la composition de Mars. Le groupe de recherche veut trouver plus d'informations sur l'état physique et sur la taille du noyau de Mercure 54 et font des modèles de la structure interne et de la nature des lunes des planètes terrestres 55. Comme l'observatoire participe à Mars Express, elle prend également part à Vénus Express. Section 2: La sismologie étudie tout ce qui concerne les tremblements de terre (sismologie et paléo-sismologie). Ce département gère les différentes stations sismiques en Belgique et au Grand-duché du Luxembourg. Chaque activité sismique en Belgique est enregistrée et le service compare constamment les mesures observées. Si l on observe une activité sismique anormale, la section de sismologie envoie des enquêtes aux municipalités concernées (qui sont obligées d y répondre depuis 1932). En outre, tout individu peut déclarer volontairement des tremblements de terre. En cas de tremblements de terre importants, le département de sismologie est le porteparole auprès des médias et du public. Et dans ce cas, la situation et l'ampleur du tremblement de terre nécessitent un rapport de la section à destination du SPF Intérieur, qui décidera alors si le tremblement de terre est reconnu ou pas (consulté le 07/12/2007) (consulté le 07/12/2007) 48 Rapport annuel de l'observatoire 2005, p (consulté le 07/12/2007). 50 Rapport annuel de l'observatoire 2005, p Rapport annuel de l'observatoire 2005, p Rapport annuel de l'observatoire 2005, p Rapport annuel de l'observatoire 2005, p Rapport annuel de l'observatoire 2005, p Rapport annuel de l'observatoire 2005, p

19 En théorie, la section 3 "gravimétrie et marées terrestres" n a jamais existé en tant que section indépendante, dans le sens où aucun chef de section n a jamais été nommé pour cette tâche. Officiellement, ce département fait partie du même département que celui de sismologie. Mais en pratique, c'est le scientifique avec le plus d'ancienneté qui dirige la section. L International Center for Earth Tides (ICET), est un centre mondial de données qui veut centraliser toutes les données sur les marées terrestres. Le centre évalue également les mesures pour pouvoir réduire les flux peu intéressants des mesures et ainsi ne garder que les mesures les plus utilisables pour la science. L ICET gère une base de données qui donne aux chercheurs la possibilité de créer une comparaison rapide et efficace entre les différents paramètres des marées terrestres. La dernière tâche principale de l'icet est de donner des informations à propos des différentes institutions et des scientifiques individuellement. L'institution à laquelle le directeur du centre est affilié, est responsable de la gestion du "centre de données" de l'icet. Jusqu'au 31 décembre 2007, le directeur de l ICET était associé à cette section 56. Le Professeur Jean-Pierre Barriot (affilié à l'université de la Polynésie française) prît le relais du Dr. Ducarme le 1 er janvier La gestion de l'icet sera ainsi transférée à l'université de Polynésie française (Tahiti, Polynésie française) 57. Enfin, la section gravimétrie est également responsable de la gestion des données de la base de données du «Geo Forschungsinstitut» à Potsdam. Le «Geo Forschungsinstitut» est le centre de recherche national de la géoscience en Allemagne. Ce centre de recherche a mis en place un centre mondial de données pour les mesures des stations gravimétriques. Le deuxième département "Astrométrie et dynamique des corps célestes" effectue la recherche astronomique pure en collaboration avec le troisième département "Astrophysique". Le département Astrométrie étudie seulement les positions, les mouvements et les orbites des astéroïdes et des comètes dans le système solaire et les positions, les mouvements et les orbites (dynamique) des systèmes stellaires. Par l étude des positions des astéroïdes et des comètes, les chercheurs espèrent acquérir une connaissance plus approfondie de leur origine et de leur évolution. L étude des systèmes stellaires a principalement pour but de comprendre les orbites et les positions de plusieurs étoiles et l astro-sismologie (la science qui traite de l'étude des pulsars à interpréter par leur spectre de fréquences 58 ). Ce département travaille actuellement sur un grand projet appelé RUSTICA qui signifie la «restauration des télescopes Schmidt Uccle». Ce projet a pour but de donner un nouvel avenir à l ancien télescope Schmidt. Une caméra CCD (Charged Couple Device 59 ) a été installée à cette fin dans le télescope. Alors que le rôle du département II est de mettre davantage l'accent sur les orbites et les positions des étoiles, le département III "Astrophysique" est plus préoccupé par l'évolution des étoiles ellesmêmes. Ce département examine les processus chimiques que subissent les étoiles au cours de leur évolution et étudie les différentes étapes de la vie par lesquelles l'étoile passe. Ce département effectue des recherches sur les étoiles binaires et multiples, les vents stellaires, les brouillards planétaires et les étoiles chaudes. La recherche qui est menée ici, donne un aperçu sur la vie des étoiles et des galaxies et permet de faire des prévisions pour d autres étoiles. 56 DUCARME (B.). Annual report for the year Texte intégral téléchargé sur: (consulté le 28/08/2007) (consulté le 08/02/2008). 58 Un pulsar est un corps céleste qui émet des ondes radios à intensités variables dans l univers. Institut d Astrosismologie: (consulté le 27/01/2008). 59 Une caméra CCD se compose d'une puce avec de minuscules éléments d images qui capturent séparément chaque luminosité des lumières fortes. Un grand avantage de la CCD est que les images peuvent être publiées immédiatement sur un ordinateur. Source: encyclopédie d astronomie: (consulté le 06/02/2008). 19

20 Le quatrième département scientifique étudie notre soleil dans le sens large du mot. L'enquête menée par le département peut à nouveau être partagée au sein des grands groupes. D une part, c est l activité solaire qui est examinée et d autre part, la structure et la dynamique de l'atmosphère solaire. On porte une grande attention à la relation entre le soleil et la terre. L attention se concentre entre autre sur l'espace temps, la couronne qui entoure le soleil et les taches solaires. Les scientifiques de ce département maintiennent un centre de données, appelé le solar Influences analyse Data Center (SIDC). Le SIDC est un centre mondial de données pour les taches solaires (voir ci-dessus) et qui permet de faire des prévisions météo de l'espace 60. Les services éducatifs Les services éducatifs sont les services qui prennent en charge le travail de relations publiques de l Observatoire royal. Ils mettent en valeur le travail de recherche scientifique effectué par les services scientifiques. Les trois services éducatifs sont les suivants: la bibliothèque, le Service de l'information scientifique et le Planétarium. La bibliothèque est restée unie malgré la division des institutions en Les tâches de la bibliothèque peuvent être résumées en quelques termes: la collecte, l'acquisition, la gestion et permettre l accès à des livres et des magazines concernant les domaines astronomiques et climatologiques. Toute personne intéressée (y compris les personnes externes à l Observatoire et à l IRM), peut consulter et emprunter des documents parmi la multitude de travaux scientifiques proposés. La bibliothèque gère un catalogue électronique de livres, dans lequel les livres peuvent être regroupés par un système de prêt électronique. La bibliothèque gère l'achat de livres et la souscription des revues pour l Observatoire (et non pour l Institut royal météorologique). Le service "renseignements scientifiques" répond aux questions, aussi bien internes qu externes, en ce qui concerne les domaines scientifiques dans lesquels l'observatoire est actif. Personne ne sait exactement quand ce service a été créé. Initialement, toutes les questions étaient directement soumises au directeur. Progressivement, le directeur chargea un employé de répondre aux questions jusqu à ce que le service évolue et devînt peu à peu indépendant. Le service reçoit des questions très diverses. Par exemple, les questions de la police portent sur la position du soleil à un moment donné ou encore sur l'exposition de la lune. Les maisons d édition et les autorités religieuses veulent des informations sur l'état de la lune, du soleil, de saints, d'autres évènements (par exemple, le calendrier juif ou musulman, le début du Ramadan ) qu'ils peuvent afficher sur leur calendrier ou annoncer à leurs fidèles. Enfin, le Service d'information scientifique offre enfin des visites guidées pour des groupes à l Observatoire (dans les bâtiments à Uccle, en excluant donc le Planétarium). Cela implique que le musée d'histoire soit également suivi, entretenu et documenté par ce service. Un assistant du Service d'information scientifique gère les archives centrales, qui sont en grande partie des archives administratives. Le dernier service éducatif, peut-être le plus connu du public, est le Planétarium. Le Planétarium (situé avenue Boechout 10, 1020 Bruxelles) est un service externe de l'observatoire. Un premier planétarium, le Alberteum, avait déjà été créé en 1935 en réponse aux expositions universelles à l endroit même où le Planétarium est situé aujourd hui. Ce premier planétarium n'était cependant pas viable et ferma ses portes en La ville de Bruxelles décida en 1968 de fermer l'ancien planétarium réduit à l état de ruine, et d en construire un nouveau (consulté le 23/12/2007). 61 Art. 7 du réglement de rénovation de l Observatoire royal de Belgique et de l Institut royal de Climatologie de Belgique, arêté mnistériel du 31/07/1913 (Moniteur belge du 31/08/1913) (consulté le 20/09/2009). 20

21 Le nouveau planétarium pu enfin ouvrir ses portes en 1976 et sera exploité jusqu en 1979 par le Ministère de l'éducation, puis transféré par après à l Observatoire royal de Belgique. La tâche principale du Planétarium est de donner des présentations sur les divers aspects de l'astronomie pour les individus et les groupes. Le Planétarium offre une salle spéciale avec un écran bombé, de sorte que notre planète soit reproduite le plus fidèlement possible. Le Planétarium est spécialisé dans la réception des groupes scolaires et développe des «programmes d'études» pour les écoles primaires et de l enseignement supérieur. Les services d appui Les services d appui sont sous le contrôle immédiat du directeur. Au sein de ces services sont regroupés les services chargés du soutien administratif et technique pour les services scientifiques et éducatifs. Les services d appui peuvent être divisés en quatre catégories: les services administratifs, la gestion générale, les services techniques et le service informatique. Les services administratifs comprennent le service de comptabilité, le département du personnel et le secrétariat de direction, en plus de la gestion générale de l équipe de nettoyage, de l'accueil, des téléphonistes et des jardiniers. Le service technique est responsable de la sécurité à l'observatoire, de l'électricité, du chauffage central (pour les trois instituts), de la plomberie, de la menuiserie et de l'entretien (petites réparations). Le service technique de l'observatoire se préoccupe également de la cabine à haute tension (un ingénieur en électricité vit dans le domaine de l Observatoire étant donné qu il lui est demandé de remplir sa tâche le plus rapidement possible) et du centre téléphonique pour les trois instituts. La gestion du réseau de données est une tâche partagée. Le service technique est responsable de la création et de l'entretien du réseau de câblage, alors que le service informatique prend en compte la gestion et l'entretien du réseau en lui-même. Le service informatique s occupe de l achat, de la gestion, du support et de la maintenance du réseau informatique de l'observatoire. 21

22 22

23 ORGANIGRAMMES Organigramme Source: TYSSEN (M.), op. cit., p

24 Organigramme Source: TYSSEN (M.), op. cit, p

25 Organigramme Observatoire Royal de Belgique Tableau de tri 65 Source: TYSSEN (M.), op. cit., p

26 Organigramme

27 Organigramme Source: Rapport annuel de l Observatoire

28 Organigramme Observatoire Royal de Belgique Tableau de tri 67 Source: Rapport annuel de l Observatoire

29 Organigramme Source: arrêté royal du 20/04/1965 (Moniteur belge du 15/05/1965). 29

30 Organigramme actuel Source: (consulté le 10/12/2007). 30

31 PRODUCTION, GESTION ET TRI DES ARCHIVES 1. Principes et bases de l archivistique Avant de parler de la production, de la gestion et du tri des archives de l Observatoire, il est utile de rappeler certains concepts de base de l archivistique et de montrer dans quelle mesure les définitions peuvent être appliquées à l Observatoire. Les archives Les archives sont les documents qui, quel que soit leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes dans l exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme, personne ou groupe de personne. Il s agit donc de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les livres et les périodiques imprimés ne sont pas considérés comme des archives. L utilisation du terme «archive» ne doit pas nous faire penser uniquement à d anciens documents. Il peut tout aussi bien désigner des documents très récents. Le critère utilisé pour déterminer si un document est une archive ou non, consiste à savoir si le document a été rédigé par l institution ou s il a été reçu d une tierce personne au cours du processus de travail. Séries d archives Les archives se présentent en séries, c.-à-d. en groupes de documents ou de dossiers qui sont réunis du fait qu ils ont un élément commun, généralement de caractère formel, et qu ils sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Par exemple : les dossiers de personnel, la correspondance reçue, les dossiers d affaires traitées par un service dans le cadre d une de ses compétences spécifiques, les mesures de la recherche scientifique, ou les registres de l indicateur de la correspondance expédiée. Le producteur d archives Un producteur d archive est tout organisme, toute personne ou tout groupe de personne qui, dans l exercice de ses fonctions ou activités, constitue ou a constitué des archives 70. L'Observatoire royal est un producteur d archive, mais il en est de même pour tous les départements de l'observatoire qui peuvent posséder des documents. Le cycle de vie des archives La vie des documents d archives connaît plusieurs étapes, en partant de la création jusqu au stockage définitif ou à la destruction. Dans la phase dynamique, l'archive a encore une valeur administrative pour le producteur d archive 71. Le document est encore régulièrement consulté ou complété par le producteur d archive. Entre la phase statique et la phase dynamique le document d archive passe par une phase appelée phase semi-statique ou semi-dynamique. À ce stade, les archives n ont plus de valeur administrative directe pour le producteur d archive mais leur période de conservation n a pas encore expiré. Au cours de cette phase, les documents sont moins consultés, mais ils ont, pour la plupart, une valeur informative ou peut-être même une valeur juridique. 71 Définition nr. 29, dans COPPENS (H.), op. cit., p

32 Les documents d archives dont la période de conservation a expiré et qui n ont plus de valeur administrative pour le producteur d archives entrent dans la phase statique 72. Pendant cette phase, les documents n ont plus de valeur, ni administrative, ni juridique mais ils peuvent avoir une valeur culturelle ou historique permanente. Les documents avec une valeur historique permanente sont conservés, tandis que les autres sont détruits. 2. Analyse de la production et de la gestion des archives Il y a dans les archives centrales de l Observatoire des archives administratives statiques et semistatiques, ainsi que quelques séries qui font partie des archives statiques scientifiques. Les autres archives (dynamiques scientifiques et administratives) se trouvent au sein des services eux-mêmes. Les archives centrales de l Observatoire royal de Belgique sont réparties entre trois salles. Les archives semi-statiques se trouvent dans la première salle tandis que les archives statiques se trouvent dans les deux autres. Les séries d archives ne forment plus un ensemble. Les documents devraient être rassemblés en séries logiques et ne devraient pas rester épars. Par exemple : tous les dossiers du personnel devraient être rassemblés ainsi que tous les documents fiscaux, et cela, en partant du plus ancien jusqu au plus récent. Dans le local des archives semi-statiques administratives (espace A), se trouvent des compactus. Dans la première chambre des archives statiques (espace B), se trouvent des armoires métalliques sous clés qui contiennent des documents. Dans le second local (espace C), se trouvent les anciens documents, soit entreposés dans des armoires en chêne, soit en désordre sur le sol. Une présentation visuelle des locaux des archives centrales est présentée ci-dessous. Image : plan des locaux des archives centrales Local A Local B Armoires en métal (fermées) Armoires en métal (fermées) Armoires en métal (fermées) 72 Définition nr. 31, dans COPPENS (H.), op. cit., p

33 Local C Les flèches donnent l orientation de la pièce à partir de la porte. Armoires en chêne Archives encore nonclassées Armoire de plans Armoires en chêne Casier e ois avec tiroirs Un dépôt pour les archives semi-statiques se trouve dans une autre pièce des archives centrales. Les documents y sont classés selon un premier critère chronologique (dates) puis en fonction des séries. Une grande partie des archives administratives statiques est encore en désordre. Même si ce n est pas explicitement inscrit dans la loi en Belgique, ces archives doivent être correctement classées et stockées de manière à rester accessibles. Un premier pas pour une gestion cohérente des archives consiste dans le tri (cfr. infra). Le classement en séries est une bonne base pour la mise en ordre planifiée des archives. Les séries peuvent ensuite proposer d autres critères de classements internes (chronologiques, alphabétiques ou systématiques). Après une mise en ordre planifiée, il faut veiller à ce que les documents soient facilement accessibles, et établir un moyen pratique pour accéder à ces documents (par un inventaire ou une base de données par exemple). Une liste d emplacement, élaborée au cours de la planification, forme ici une bonne base. Une liste d emplacement donne l ordre de classement dans lequel les archives sont placées dans le dépôt d archives et représente par conséquent un premier moyen d accès à celles-ci. Pour rendre un fonds d archives accessible, il faut nécessairement qu un inventaire en soit rédigé. Il existe un standard de description des archives, l International Standard for Archival Description (General) ou ISAD (G). Ce standard est aussi traduit en néerlandais et en français et peut être obtenu gratuitement sur (NL-consulté le 25/1/2008) ou sur (FR-consulté le 25/1/2008). Les gestionnaires d archives qui veulent en savoir plus sur la façon d organiser leurs archives peuvent disposer d un bon guide dans COPPENS H. Ontsluiting van archieven: richtlijnen en aanbevelingen voor het ontsluiten van archieven bij het Rijksarchief, Bruxelles, Archive générale du Royaume, Miscellanea Archivistica Manuale, Dans cet ouvrage, les principes de base de la mise par écrit et des moyens de repérer les documents d archives sont expliqués de manière très claire et précise. Les archives de type scientifique de la plupart des services scientifiques sont conservées par les services concernés. Les archives statiques administratives sont quant à elles gardées principalement dans les archives centrales de l Observatoire une fois qu elles n ont plus d utilité administrative. Il y a des exceptions à cette règle générale. Une partie des archives scientifiques de la section Gravimétrie sont conservées aux archives centrales. La plupart des services ont des locaux d archives distincts et les assistants gardent souvent leurs archives dans leur propre bureau. On y retrouve souvent les mêmes équipements : des armoires ouvertes coulissantes en bois pour y ranger des classeurs et des armoires en métal sous clés. Il ne faut cependant pas généraliser cette règle à tout l Observatoire. La section Gravimétrie, le département de la Physique solaire et le 33

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