25 et 26 mai. prospectus de L exposant. Montréal, Canada. congrès annuel 45 e de l ordre des dentistes du québec

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1 Montréal, Canada et 26 mai Palais des congrès de Montréal prospectus de L exposant congrès annuel 45 e de l ordre des dentistes du québec

2 45 e congrès annuel de l ordre des dentistes du québec exposition@odq.qc.ca Sommaire Votre invitation à exposer...3 Statistiques Plan de rue et localisation des hôtels Plan du Palais des congrès Plan de plancher

3 prospectus de L exposant 2015 Votre invitation à exposer Stipulations et règlements du contrat Section des exposants 1. Lieu de l exposition L exposition technique aura lieu au Palais des congrès de Montréal au niveau 2, salle d exposition 220 ABCDE et 230A 201, avenue Viger Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1X La rampe d accès se trouve au 163, rue St-Antoine Ouest à Montréal, H2Z 1X8 et les dimensions de la porte sont de 16.9 pi X 24 pi La capacité de plancher dans le hall d exposition est de 300 livres par pi carré. 2. Montage SAMEDI LE 23 MAI ET DIMANCHE LE 24 MAI 2015 Accès à la salle d exposition pour le montage de 8 h à 20 h Horaire du montage déterminé par Sum Logistik, voir : Ouverture de l inscription de 7 h à 17 h au hall Viger 3

4 2.1. Tous les étalages doivent être terminés et prêts pour l inspection avant 8 h, le lundi 25 mai Aucun matériel d exposition à l exception du matériel transporté à la main, ne peut être déplacé à l intérieur du hall d exposition après la mise en place des tapis d allée ou l ouverture de l exposition Dans le cas où un exposant néglige de monter son étalage dans les limites du temps alloué à cette fin, les biens de l exposant pourront être enlevés et entreposés aux frais de l exposant. 3. Heures d ouverture et de fermeture de la salle d exposition LUNDI LE 25 MAI 2015 Accès à la salle d exposition 7 h à 8 h (Exposants seulement) Inscription, ouverture de 7 h à 17 h Ouverture de l exposition 8 h à 18 h MARDI LE 26 MAI 2015 Accès à la salle d exposition 7 h à 8 h (Exposants seulement) Inscription, ouverture de 7 h à 17 h Ouverture de l exposition 8 h à 17 h 4. Démontage 4.1. Aucun étalage ne pourra être démonté avant l heure de clôture officielle de l exposition, soit 17 h, mardi le 26 mai Tout le matériel laissé sur le plancher après cette période sera entreposé par notre manutentionnaire officiel, ou expédié et facturé à l exposant au taux en vigueur. La période de démontage sera le mardi 26 mai de 17 h à minuit et le mercredi 27 mai de 7 h à 18 h. L horaire de sortie est déterminé par Sum Logistik. 4

5 5. prix pour la location d emplacements et de kiosques d exposition 5.1. Le coût de la location d un espace d exposition est de : section A** section B ou C Kiosque régulier espace seulement $ CAD + taxes $ CAD + taxes Kiosque de coin espace seulement $ CAD + taxes $ CAD + taxes spécial salon / Kioque + espace régulier* $ CAD + taxes $ CAD + taxes spécial salon / Kiosque + espace de coin* $ CAD + taxes 3 837$ CAD + taxes nb : Les espaces d exposition comprennent des modules de base de 100 pieds carrés ou des multiples de ceux-ci. * Voir Spécial salon ** Section ombragée centrale (voir plan) 5.2. La location d un espace régulier ou de coin comprend : un espace de plancher de 10 pi X 10 pi sans kiosque d exposition, ni mobilier, ni rideau; une surveillance de 24 heures de tout l espace réservé à l exposition; un nettoyage quotidien des allées, l entretien général de l aire d exposition et l entretien des tapis des kiosques; le service de manutention sur place à l entrée et à la sortie; l entreposage des boîtes vides; badges pour vos représentants; service professionnel de gérance de la salle d exposition Les espaces comprenant 2 ou 4 kiosques de coin sont disponibles en îlot complet seulement avec ou sans colonne. Spécial salon Lumières et branchement électrique à la charge de l exposant Description du kiosque 1 espace régulier ou de coin 10 pi X 10 pi 1 kiosque octonorm 1 tapis gris 1 table drapée ou comptoir de 4 pi 2 chaises ou tabourets 1 enseigne, 1 contour de vinyle (max. de 20 caractères) Installation et démontage 5

6 5.4. Le coût d un espace d exposition sans kiosque ne comprend pas : les ameublements, les besoins en électricité et en plomberie, les services téléphoniques, l éclairage à l intérieur du kiosque, le transport, l entreposage avant et après l exposition, le courtage douanier, les matériaux, les tapis ou l ameublement spécial autres que ceux déjà déterminés, le déplacement, le transfert, le montage et le démontage d équipement ou de kiosques et l utilisation de chariots élévateurs. Les tapis sont obligatoires dans les kiosques. Ces items et services sont aux frais de l exposant Pour obtenir un espace d exposition, un exposant doit : compléter le formulaire de réservation en ligne ou imprimer le formulaire de réservation disponible sur le site Web et le faire parvenir aux Journées dentaires accompagné du dépôt initial de $ pour chaque espace d exposition requis. payer le solde avant ou au plus tard le 1 er mars Le défaut de régler le solde du coût de la location avant la date prévue entraînera : la libération de l espace d exposition réservé; l annulation du contrat de location; la perte du dépôt pour l exposant. 6. assignation de l emplacement et acceptation 6.1. Les emplacements sont assignés en fonction de la date de réception du contrat de location accompagné des frais de dépôt requis, du nombre d espaces d exposition requis et aussi sur l association de longue date de l exposant avec les Journées dentaires. Les Journées dentaires n assigneront pas deux kiosques de coin adjacents, sauf dans le cas d une demande de réservation pour une péninsule ou un îlot d un minimum de 4 kiosques Nonobstant ce qui précède, les Journées dentaires se réservent le droit d accepter ou de rejeter toute demande de réservation d espace Aucun espace d exposition ne sera assigné avant la réception du contrat signé et du dépôt requis Le formulaire de réservation signé et le versement du dépôt initial ne constituent pas un engagement d allocation d espace de la part des Journées dentaires. Les Journées dentaires se réservent le droit d assigner les emplacements à leur discrétion. seul le courrier électronique transmis avec la facture par les Journées dentaires fait état de confirmation des espaces d exposition alloués Les Journées dentaires peuvent modifier le plan de la salle d exposition ou relocaliser un exposant, en tout temps. tous les exposants touchés par ces modifications ou relocalisations seront avisés par courrier électronique du nouveau numéro d emplacement Si dans les quatorze jours de la réception du courrier électronique confirmant son (ses) numéro(s) d espace(s), un exposant avise par écrit les Journées dentaires, de son désaccord avec les modifications ou la relocalisation, les Journées dentaires rembourseront la totalité des paiements effectués pour la location de leur espace d exposition, et ce, sans préjudice et sans autre recours possible pour l exposant. 6

7 6.7. Nul ne peut offrir, vendre, solliciter pour des biens et services qui seraient contraires au Code de déontologie et des règlements de l Ordre des dentistes du Québec sous peine de se voir refuser le droit de participation à l exposition Tout exposant dont la situation avec l Ordre des dentistes du Québec n est pas en règle peut se voir refuser le droit de participation à l exposition. dans ces cas, les Journées dentaires ne seront pas tenues de rembourser les frais d exposition ou d honorer quelque réclamation en dommages et intérêts que ce soit. 7. politique d annulation ANNULATION PAR L EXPOSANT 7.1. Toute demande d annulation du contrat de location d un espace d exposition doit être faite par écrit et envoyée aux Journées dentaires Toute demande d annulation de un ou plusieurs espaces d exposition : avant le 1 er mars 2015, un remboursement de 90 % est prévu; entre le 1 er mars et le 1 er mai 2015, un remboursement de 50 % de toute la somme versée est prévu; après le 1 er mai 2015, aucun remboursement n est prévu. ANNULATION PAR LES JOURNÉES DENTAIRES 7.3. Il y aura annulation du contrat de location, reprise de l espace d exposition par les Journées dentaires et perte du dépôt de la totalité des paiements effectués sans autre préavis dans les cas suivants : l exposant fait défaut de régler le solde du contrat avant la date prévue; l exposant a laissé vacant ou a abandonné son espace d exposition au moment de l ouverture de l exposition. 7

8 8. vente, sous-location et sollicitation 8.1. Aucun exposant ne peut, sans l autorisation écrite des Journées dentaires, affecter, sous-louer ou répartir, une partie ou tout l espace alloué, ou exposer à l intérieur de cet espace, tout autre produit que ceux fabriqués et tenus par l exposant durant le cours normal de ses opérations, ni accepter de commandes pour ce genre de produits dans l espace qui lui est alloué Les agents, solliciteurs et représentants de compagnies qui vendent des produits commerciaux en rapport avec le congrès ne pourront pas utiliser d autres espaces dans le Palais des congrès que le hall d exposition pour l étalage de leurs produits La publicité, la sollicitation et la distribution de littérature de promotion pour des produits commerciaux, carte d affaires, circulaires et échantillons ne seront autorisés que dans chacun des kiosques d exposition Aucune sollicitation ne peut être faite si vous n êtes pas locataire d un espace d exposition Aucune publicité ne peut être obtenue des JDIQ si vous n êtes pas locataire d un espace ou d un kiosque dans la salle d exposition Aucune vente impliquant un paiement en espèces, par chèque ou autrement ne peut être acceptée dans le hall d exposition. 9. inscription des représentants 9.1. Les inscriptions des représentants doivent être faites à l avance soit en ligne ou en complétant le formulaire d inscription des représentants disponible sur le site web : Seul le personnel cadre et les employés de compagnies, manufacturiers ou vendeurs ayant signé un contrat leur donnant le droit d exposer au congrès et ayant payé en entier les frais de location pour leur espace d exposition peuvent s inscrire comme représentants. toute autre personne devra être inscrite comme visiteur au tarif en vigueur : Les insignes d identification officiels doivent être portés en tout temps durant le congrès et tout changement dans les inscriptions durant le congrès doit être attesté par le personnel autorisé des Journées dentaires Seul le personnel autorisé pourra participer au montage, au fonctionnement et au démontage du kiosque Toute dérogation aux dispositions de la présente section, fausse accréditation, falsification ou détournement des insignes des exposants entraînera l expulsion du fautif hors du hall d exposition et du congrès. Les Journées dentaires ne seront pas tenues de rembourser les frais d exposition ou d honorer quelque réclamation en dommages et intérêts que ce soit. 8

9 10. Logement en hôtel Des chambres d hôtel à tarifs préférentiels à l usage des exposants sont disponibles dans les hôtels suivants : 1 InterContinental 2 Embassy Suites par Hilton Montréal 3 Holiday Inn Select 4 Hôtel Le St-Sulpice 5 Hyatt Regency 6 Le Dauphin 7 Le Square Phillips Hôtel & Suites 8 Marriot Springhil Suites Vieux Montréal 9 Westin Montréal 10 Zéro Les renseignements concernant les réservations hôtelières seront disponibles sur le site web : décoration, expédition, réception, entreposage, manutention, éclairage et électricité, service téléphonique, air comprimé et plomberie Après acceptation de votre commande de réservation, des bulletins de commande contenant toutes les informations relatives à la location de prises de courant, de canalisations de plomberie, de service téléphonique, de kiosques, de décoration et d ameublement, de même que les services de courtage, de transport et d aménagement seront disponibles sur le site web : sous l onglet Journées dentaires. 9

10 DÉCORATION Le décorateur officiel est : LES ÉTALAGES ARCHEX 9200, Henri-Bourassa Ouest, St-Laurent (Québec) H4S 1L5 Téléphone : Télécopieur : Courriel : jdiq@archex.ca Il est également possible de prendre des arrangements préalables au congrès avec Les Étalages Archex, aux taux en vigueur, pour le montage, le démontage, l empaquetage des kiosques d exposition et la location de matériel d exposition. EXPÉDITION, DÉDOUANEMENT, TRANSPORT ET ENTREPOSAGE Tout le matériel expédié doit : être correctement étiqueté; être identifiable; répondre aux règlements du Service des incendies de la Ville de Montréal Toute expédition réception et emballage de matériel d exposition est sous la responsabilité de l exposant et du transporteur. Les Journées dentaires ne peuvent, de quelque manière que ce soit, être tenues responsables ou redevables pour tout objet perdu, volé ou mal érigé Dans le cas d un conflit de travail, ou de tout autre conflit du ressort d une cour, ou dans l éventualité de tout autre problème lié à l exposition, la consignation ou le ramassage par ou pour l exposant, les Journées dentaires peuvent rejeter, accepter, déplacer, retarder, immobiliser ou agir de toute manière qu elles jugeront correcte et nécessaire sans engager leur responsabilité Pour les marchandises provenant des États-Unis ou d outre-mer, le courtier officiel est NORTH AMERICAN LOGISTICS SERVICES, INC., Fernando Vera ou Andres Valdes : NORTH AMERICAN LOGISTICS SERVICES, INC. (NALSI) Téléphone : Télécopieur : Sans frais : Le courtier officiel verra au dédouanement du matériel des exposants pouvant requérir un tel service Les marchandises en provenance des États-Unis et d outre-mer pour le Canada, seront expédiées à nos entrepôts après le dédouanement et doivent être adressées comme suit : NORTH AMERICAN LOGISTICS SERVICES, INC. Att : Journées dentaires internationales du Québec Kiosque : # 1725, Chemin St-François, Dorval (Québec) Canada H9P 2S1 10

11 Les marchandises en provenance des États-Unis ou d outre-mer pour le Canada par l entremise de NALSI ne seront pas soumises à des frais d entreposage et de livraison au site de l exposition. Avec le transporteur officiel, des dispositions ont été prises pour l entreposage et le transport du matériel reçu à l avance qui pourra être entreposé jusqu à 30 jours avant la période de montage Le transporteur officiel est : NORTH AMERICAN LOGISTICS Services, INC. a/s M. Fernando Vera ou M. Andres Valdes téléphone : Courriel : fvera@nalsi.com ou avaldes@nalsi.com Pour les ateliers, adresser le matériel à : NORTH AMERICAN LOGISTICS SERVICES, INC show MANAGER Att : Journées dentaires internationales du Québec 1725, Chemin St-François, Dorval (Québec) Canada H9P 2S Le matériel pour les ateliers doit être livré au plus tard le 12 mai Après cette date, veuillez contacter Fernando Vera ou Andres Valdes au ou le Dr Denis Forest à MANUTENTION DU MATÉRIEL SUR PLACE Le personnel du Palais des congrès sous la direction de Sum Logistik Inc. se chargera : d acheminer à l espace d exposition de l exposant le matériel reçu à l aire de réception du Palais des congrès; d entreposer les caisses vides avant l ouverture de l exposition et de les retourner aux kiosques après la fermeture de l exposition; à la fin de l exposition, de retourner à l aire de livraison le matériel emballé; l horaire d entrée des marchandises est sous la responsabilité de Sum Logistik inc. http: /jdiqoperations.sumlogistik.com Des petits chariots seront disponibles à l aire de réception pour ceux qui n ont pas besoin de manutention Tout le matériel demeurant sur le site de l exposition après mercredi minuit, sera enlevé et expédié au destinataire, aux frais de l exposant Avant de s adresser au point de coordination situé au bureau du promoteur pour obtenir un bon de sortie, les exposants sont priés de s assurer que leur matériel soit emballé, identifié et prêt à être sorti, et ce, afin de bien coordonner la sortie des exposants. 11

12 BESOIN D ÉCLAIRAGE ET D ÉLECTRICITÉ Un éclairage général adéquat sera assuré dans tout le hall d exposition Toute exigence particulière d éclairage ou d électricité doit faire l objet d un arrangement préalable avec le Palais des congrès, aux frais de l exposant Les exposants devront prendre arrangement avant le congrès, avec le Palais des congrès, pour toute installation, tout assemblage et toute pose de fils électriques. ces travaux seront réalisés, aux frais de l exposant, et seulement par le personnel reconnu et préposé à cette tâche par le Palais des congrès Les Journées dentaires internationales du Québec avisent les exposants que : Le courant électrique à l intérieur du hall d exposition est de 110 / 220 volts; Tous les appareils et équipements électriques à l intérieur des kiosques doivent être conformes aux normes établies par Hydro-Québec et l Association canadienne des normes. SERVICES TÉLÉPHONIQUES et Internet aux KIOSQUES Afin d obtenir des services téléphoniques ou une connection internet aux kiosques, les exposants doivent prendre des arrangements avant le congrès en utilisant le formulaire de réservation du Palais des congrès, disponible sur notre site web : ces services sont aux frais des exposants et les Journées dentaires ne sont pas responsables de l installation des lignes téléphoniques ou des connections internet ou de la livraison du matériel par le Palais des congrès. AIR COMPRIMÉ ET PLOMBERIE Afin d obtenir des services d air comprimé et de plomberie, les exposants doivent prendre arrangement avant le congrès, à l aide des formulaires disponibles sur notre site Web, avec le Palais des congrès. Ces services sont aux frais des exposants. ACCROCHAGE Afin d obtenir un service d accrochage de bannières en hauteur, les exposants doivent prendre arrangement avant le congrès, à l aide des formulaires disponibles sur notre site Web, avec le Palais des congrès. Ces services sont aux frais des exposants et chargés sur une base horaire. SERVICE AUDIO-VISUEL Le fournisseur officiel pour le matériel audio-visuel et vidéo est : Freeman Audiovisuel Canada 2056, 32 e Avenue, Montréal, QC, H8T 3H7 att: Denis Laberge téléphone : EXT 318 télécopieur : Courriel : denis.laberge@freemanco.com 12

13 12. kiosques et structures d exposition UN SEUL KIOSQUE D ALLÉE La hauteur maximale du mur du fond est de 12 pieds (A) le mur prolongeant l arrière-plan ou le mur de fond vers l avant ne peut pas dépasser 36 po de large et 12 pieds de haut. (B) les murs latéraux, les appareils fixes ou autres éléments d exposition tels que tables, présentoirs, comptoirs ne peuvent s élever à plus de 48 po au-dessus du plancher. (C) les produits conçus pour tenir debout sur le sol peuvent dépasser cette limite mais doivent être placés le plus près possible du mur du fond de façon à ne pas obstruer la vue de l exposant attenant. Le haut d une enseigne au centre du kiosque ne doit pas dépasser 12 pi du sol, 3 pi du kiosque voisin et 3 pi de la limite avant du kiosque un seul kiosque d allée Mur de fond (A) 12' Mur de fond du kiosque (B) 3' 3' 10' (C) 48'' 7' 48'' 13

14 DEUX KIOSQUES ATTENANTS OU PLUS EN LIGNE Si un exposant occupe deux espaces d exposition attenants ou plus en ligne, le mur du fond ne peut excéder 12 pieds. Le mur prolongeant l arrière-plan ou le mur de fond vers l avant ne peut pas dépasser 36 po de large et 12 pieds de haut. Les murs latéraux mitoyens doivent demeurer de 48 po vers l avant. Les produits conçus pour tenir debout sur le sol peuvent dépasser cette limite mais doivent être placés le plus près possible du mur du fond de façon à ne pas obstruer la vue de l exposant attenant. Le haut d une enseigne au centre du kiosque ne doit pas dépasser 12 pi du sol, 3 pi du kiosque voisin et 3 pi de la limite avant du kiosque deux kiosques d allée attenants ou plus 4' HAUTEUR MAX. 12' HAUTEUR MAX. 4' 5' Mur de fond des kiosques 14

15 PÉNINSULE (4 KIOSQUES OU PLUS) Avec l approbation des Journées dentaires, un exposant peut grouper des kiosques attenants et adossées en vue de former une péninsule de forme rectangulaire, entourée de trois couloirs et attenante aux kiosques des autres exposants du quatrième côté. les structures disposées en péninsule peuvent déroger aux règlements normaux sur les dimensions et l emplacement pourvu que le comité en ait approuvé les plans ou les dessins par écrit préalablement à l exposition. Toutefois, la structure ne peut, en aucun cas, excéder 18 pieds, à l exception des murs latéraux mitoyens de kiosques non apparentés, qui doivent demeurer à 48 po vers l avant pour le quatrième côté Kiosques en péninsule (4 Kiosques et plus) 6' 4' 18' HAUTEUR MAX. 7' 6 kiosques 3' 3' 8 kiosques 3' 20' Mur de fond 4 kiosques 15

16 ÎLots (2 KIOSQUES ET PLUS) Avec l approbation des Journées dentaires, un exposant peut grouper des kiosques attenants et adossés en vue de former un îlot de forme rectangulaire entouré de quatre couloirs. Les structures disposées en îlot peuvent déroger aux règlements normaux sur les dimensions et l emplacement pourvu que le Comité en ait approuvé les plans ou les dessins par écrit. toutefois, la structure ne peut, en aucun cas, excéder 16 pieds Kiosques en îlots (2 Kiosques et plus) Exemples de dispositions des kiosques 10' 10' 20' 30' 3 kiosques ou 40' 4 kiosques Ligne de vision d'un kiosque en îlot COULOIRS L espace des couloirs peut être loué au même prix que les espaces d exposition à condition d être locataire d un îlot ou d une péninsule d au moins 20 pi par 30 pi. le couloir peut être recouvert de tapis mais ne peut être utilisé pour y placer des meubles ou équipements. Les couloirs loués ne doivent pas être bloqués ou empêcher les visiteurs de circuler. 16

17 ENSEIGNES SURÉLEVÉES, BANNIÈRES PARMI DE MULTIPLES KIOSQUES Des enseignes peuvent être disposées à plus de 8 pi du sol afin de mieux identifier les kiosques à condition de respecter les exigences suivantes : Un exposant peut placer une enseigne pour chaque espace de d exposition de 10 pi; Le haut d une enseigne ne doit pas se trouver à plus de 12 pi au-dessus du sol et le bas à moins de 8 pi. L enseigne doit être placée à au moins 3 pi du périmètre du kiosque, c est-à-dire à 3 pi du kiosque voisin et à 3 pi de la limite avant du kiosque; Lorsqu une enseigne dépasse le niveau de 8 pi et est visible des kiosques installés dans les couloirs situés derrière, le dos de l enseigne doit être couvert ou fini de façon à ne pas distraire les kiosques placés derrière; Dans les kiosques du périmètre seulement, des enseignes surélevées de toutes tailles peuvent être placées au-delà du niveau de 8 pi à la place du mur du fond de chaque kiosque, pourvu qu elles ne se trouvent pas à plus de 12 pi au-dessus du sol et qu elles ne s approchent à plus de 3 pi du kiosque voisin différent Tous les plans pour les îlots doivent être approuvés par les JDIQ. 13. règlements sur les kiosques Aucun arrière-plan ne peut être disposé de manière à obstruer, bloquer ou gêner l éclairage ou la visibilité d un kiosque attenant Les couloirs ne peuvent être utilisés à des fins d exposition ou pour la sollicitation La distribution de matériel en dehors du kiosque est strictement interdite. 17

18 13.4. La distribution d échantillons et autres articles du genre est admise dans la mesure où cette activité ne gêne pas l exposant voisin et se déroule de manière respectable Les activités bruyantes, les lumières clignotantes ou toute autre action qui, de l opinion des Journées dentaires, peuvent constituer une source de désagréments ou menacer la santé d autres personnes, ne seront pas tolérées Pour l application du règlement sur les kiosques, les Journées dentaires se réservent le droit de déterminer notamment ce qui est respectable, désagréable ou menaçant L exposant doit maintenir son kiosque ouvert et le doter d un personnel suffisant durant les heures d exposition. L exposant ne pourra fermer ou retirer son kiosque avant la clôture de l exposition, à moins que les Journées dentaires n en décident autrement Les Journées dentaires avisent les exposants que les loteries, les tirages et les concours publicitaires sont formellement interdits, à moins d avoir un permis émis par la Régie des alcools, des courses et des jeux, Veuillez compléter le formulaire «Avis de tenue d un concours publicitaire» La distribution de rafraîchissements ou de tout autre produit de consommation qui ne sont pas fabriqués ou reliés aux activités de l exposant est formellement interdite à moins d une entente préalable avec le fournisseur des services alimentaires du Palais des congrès Aucune enseigne, ni aucun autre article ne peut être fixé notamment aux murs, au plafond, aux planchers, aux draperies. L utilisation de punaises, de papier collant, de clous, de vis, de boulons ou de tout autre outil ou matériel pouvant laisser des marques est interdite L utilisation de robots, de mascottes ou de tout autre appareil à télécommande doit se limiter à l espace attribué à l exposant seulement Il est strictement interdit de fumer dans le Palais des congrès. 18

19 L exposant sera tenu responsable de tout dommage notamment aux structures et aux ameublements qui aura pu être causé par ses représentants, employés ou invités Toute réparation ou tout nettoyage sera entrepris aux frais de la partie fautive à moins que cette dernière n ait pris toutes les mesures de précaution appropriées Toute modification importante ou tout changement structurel à des éléments visés par le Règlement sur les kiosques survenant après l acceptation par les Journées dentaires de la demande de réservation de kiosque doit être approuvée par les Journées dentaires Les Journées dentaires se réservent le droit d interdire, d exclure et de retirer, en partie ou entièrement, tout kiosque qu ils jugeront non convenable ou inapproprié pour l exposition ou qui ne respectera pas le caractère, les normes ou les objectifs de l exposition. Ce droit pourra s étendre, sans restriction, à l équipement, au matériel, aux étalages, aux installations et à tout article faisant partie du kiosque ou à tout article utilisé et distribué à cette exposition. 14. règlements du Service des incendies Les Journées dentaires avisent les exposants que la Ville de Montréal applique rigoureusement les règlements de son service des incendies durant l exposition et que les exposants peuvent être soumis à une inspection du Service des incendies de la Ville de Montréal à tout moment Ces règlements exigent notamment que : les postes d extinction soient accessibles et bien visibles en tout temps; toutes les allées soient libres; tous les accès aux sorties de secours soient dégagées; toutes les draperies, couvertures de tables, matériaux d exposition, papiers utilisés à des fins décoratives et les couvercles contre la poussière s ils sont requis soient ininflammables; aucune matière inflammable ne soit utilisée ou exposée dans les kiosques; aucun sac ou boîte vide ne doit être entreposé dans les allées ou dans le kiosque. 15. Assurances Les Journées dentaires prendront toutes les précautions raisonnables afin de prévenir toute perte ou dommage aux biens des exposants. cependant, en aucune circonstance, les Journées dentaires n assumeront la responsabilité pour quelque dommage ou perte qui pourrait survenir en rapport avec le transfert, l installation, l entretien ou l enlèvement des kiosques ainsi que le matériel d exposition, et ce, quelle qu en soit la cause Les Journées dentaires ne pourront être tenues responsables, de quelque manière, pour les biens perdus, volés ou endommagés pendant leur exposition ou leur entreposage Le personnel responsable de la sécurité sera en poste mais les Journées dentaires n assumeront aucune responsabilité quelle qu elle soit, pour la perte ou le dommage causé aux exposants par le feu, le vol, les dommages, les blessures corporelles ou autrement. 19

20 15.4. Les Journées dentaires encouragent fortement les exposants à prendre et à maintenir les mesures normales de précaution afin de protéger leur matériel et leur équipement et à assurer adéquatement leurs biens et leur personne. Les exposants devraient également s assurer que leur décorateur détient une police d assuranceresponsabilité civile valide Dans les cas où les lieux seraient détruits par le feu, ou par toute autre cause, ou dans le cas où quelque circonstance, y compris des grèves, empêcheraient les Journées dentaires d autoriser un ou des exposants à occuper les lieux, les Journées dentaires seront libérées de toute réclamation en dommages et intérêts qui serait une conséquence directe ou indirecte des évènements ci-haut mentionnés. 16. responsabilité et défaut de respecter ses obligations Dans l éventualité où, pour quelque raison, l exposition ne peut être tenue telle que proposée, ou que les Journées dentaires font défaut à leurs engagements en égard au contrat ou aux clauses ci-jointes, les Journées dentaires seront libérées de toute réclamation en dommages par le remboursement des argents reçues de l exposant ou des exposants Un exposant sera en défaut dès qu il ne respectera pas une ou plusieurs des obligations prévues à ce contrat, que le défaut soit expressément énoncé ou non Si un exposant est en défaut, toute somme due aux Journées dentaires sera immédiatement exigible. si un exposant est en défaut, les Journées dentaires pourront aussi reprendre l emplacement assigné, sans remboursement des sommes déjà versées. si un exposant est en défaut, les Journées dentaires pourront aussi exercer tous les recours que la loi lui accorde y compris les recours expressément prévus par ce contrat Pour l application de l article 16.2, un exposant sera en demeure par le seul écoulement du temps, sans qu une mise en demeure ne soit requise. 20

21 17. dispositions générales Les Journées dentaires se réservent le droit de prendre toute action et d effectuer tout changement jugé nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et la gestion de l exposition Les Journées dentaires se réservent notamment le droit de : Modifier les dates du congrès sans réduire la durée globales; Transférer le congrès en un autre édifice si, pour quelque raison, le Palais des congrès ne devait plus être disponible; Modifier le plan de l étage; Changer la localisation ou de réduire l espace de l exposition alloué à l exposant si, selon l avis des Journées dentaires, il s avère nécessaire de procéder ainsi Aucun accord verbal, ni aucun changement à ce contrat ou à l une de ces conditions ne peut lier les Journées dentaires Les clauses et les conditions stipulées dans le contrat entre l administration du Palais des congrès et les Journées dentaires ainsi que tous et chacun des articles de ces statuts règlements sont reconnus partie intégrante du contrat de location d espace d exposition avec les mêmes effets que s ils étaient énoncés dans ledit contrat Toute affaire non couverte par ces règlements est soumise à la décision et au contrôle des Journées dentaires, nonobstant quoi que ce soit dans la demande d allocation d espace ou compris dans ces règlements La loi régissant l interprétation et l application de ce contrat est la loi en vigueur dans la Province de Québec, Canada Toute demande de renseignements, à l exception de demandes s adressant spécifiquement à un autre groupe ou organisation, peut être soumise à l adresse suivante : JOURNÉES DENTAIRES INTERNATIONALES DU QUÉBEC 800, boul. René-Lévesque Ouest, suite 1640, Montréal (Québec) H3B 1X9 téléphone : télécopieur : Courriel : exposition@odq.qc.ca Pour l application du présent contrat les termes suivants doivent s entendre du sens qui suit : Les Journées dentaires, étant les Journées dentaires internationales du Québec, congrès annuel de l Ordre des dentistes du Québec; Le Palais des congrès, étant le Palais des congrès de Montréal, sis au 201, avenue Viger Ouest, Montréal, Québec; Un espace d exposition, étant la superficie louée à des fins d exposition; Un kiosque, étant l espace d exposition aménagé par l exposant à des fins d exposition comprenant notamment toute structure installée par l exposant. 21

22 17.9 Les Journées dentaires ne peuvent être tenues responsables de la non-conformité d un produit. Position de Santé Canada en ce qui à trait à l importation d instrument médicaux non homologués pour démonstration lors d événements promotionnels ou auprès des médecins. «La démarche à suivre pour importer un instrument médical non homologué au Canada à des fins de promotion et/ou de démonstration. L article 26 du Règlement sur les instruments médicaux interdit l importation ou la vente d instruments médicaux de classe II, III ou IV sauf si le fabricant détient une homologation pour l instrument en question. 26. Sous réserve de l article 37, il est interdit d importer ou de vendre un instrument médical de classe II, III ou IV, sauf si le fabricant est titulaire, à l égard de l instrument, d une homologation ou, dans le cas où l instrument à fait l objet d une modification visé à l article 34, d une homologation modifiée. À la lumière de ce règlement, Santé Canada reçoit régulièrement des demandes d information sur sa position en ce qui a trait à l importation d instruments médicaux non homologués au Canada lors d événements promotionnels ou pour en faire la démonstration auprès de médecins. À l heure actuelle, Santé Canada n a pas d objection à l importation d instruments médicaux non homologués pour démonstration lors d événements promotionnels ou auprès de médecins. Cependant, les conditions suivantes doivent être respectées : * Il ne doit pas y avoir intention de vente ni de prise de commande * L instrument ne doit d aucune façon être utilisé sur des individus * l étiquette de l instrument doit être visible et clairement indiquer que l instrument n est pas homologué au Canada * L instrument doit être retourné à son lieu d origine après l événement promotionnel ou la démonstration * L instrument doit rester en tout temps sous le contrôle de l individu qui en fait la promotion ou la démonstration» JOURNÉES DENTAIRES INTERNATIONALES DU QUÉBEC STATISTIQUES Catégories Dentistes Hygiénistes Auxiliaires Assistantes Personnel administratif Techniciens Personnes accompagnantes Invités et visiteurs Exposants Étudiants total

23 prospectus de L exposant PALAIS DES CONGRÈS 4 HÔTEL HOLIDAY-INN SELECT 2 HÔTEL INTERCONTINENTAL (Quartier général) 5 HÔTEL HYATT REGENCY 3 EMBASSY SUITES 7 HÔTEL MarriotT SPRINGHILL SUITE 6 HÔTEL LE DAUPHIN 23 8 LE SQUARE PHILLIPS HÔTEL & SUITES 9 HÔTEL WESTIN MONTRÉAL 10 HÔTEL ZÉRO 1 11 Hôtel St Sulpice

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25 JOURNÉES DENTAIRES INTERNATIONALES DU QUÉBEC e CONGRÈS ANNUEL DE L ORDRE DES DENTISTES DU QUÉBEC Montréal, Québec, Canada Palais des congrès de Montréal Les 25 et 26 mai 2015 EXPOSITION TECHNIQUE 25