DOSSIER DE PARTICIPATION ESPACE OU STAND INTERIEUR

Transcription

1 DOSSIER DE PARTICIPATION ESPACE OU STAND INTERIEUR VOTRE ACTIVITÉ A UN LIEN AVEC LES USA? ASSOCIEZ- VOUS À US DREAM! VOUS ASSOCIER À US DREAM, C EST LA GARANTIE ü D être partie prenante d un événement au retentissement important et au capital de sympathie très élevé ü De présenter et valoriser vos produits et services dans un cadre convivial ü D être au cœur d un événement relayé par de nombreux médias belges, européens et américains. ü D inviter vos contacts pour leur faire partager, dans la bonne humeur, un merveilleux moment de détente et de rêves ü De toucher un nombre important de visiteurs passionnés et détendus lors de ce premier week- end d été. COMMUNICATION DE L ÉVÉNEMENT ü TV : 6 spots /jour pendant 2 semaines : 2ème quinzaine juin ü Radio : 6 spots/jour pendant 2 semaines : 2ème quinzaine juin ü Presse papier : Tous les titres de Sud Presse, Le Soir, Het Laatse Niews, Luxemburger Wort, Le Républicain Lorrain, L'Union, L'Ardennais, ü Digital Medias : Sudpresse.be, Lesoir.be, Demorgen.be, Luxemburgerwort.lu ü Affichage : 60 remorques pendant 1 mois, posters, flyers ü Action spéciale "B2B" ü Direct- marketing, sampling ü Réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Linkedin, Pinterest, Foursquare

2 ESPACES INTÉRIEURS TARIFS ET EQUIPEMENT Les espaces sont mis en location par module multiple de 3 m (soit X m de façade et 3 m de profondeur). On peut aussi combiner plusieurs modules pour obtenir une surface plus grande. Les surfaces sont soit nues, soit pourvues de moquette et de parois (équipées) Tous les espaces bénéficient de Wifi gratuit, et, par 9 m² loué, de 2 badge exposant, ainsi que de 10 invitations gratuites d un jour. Un espace équipé (i.e. stand) bénéficie de parois délimitant l emplacement en fond et en côté et d une moquette au sol (+ réserve à partir de 30 m²). Espace de Coût en Euros HTVA 9 m² 400,00 15 m² 600,00 30 m² 1.140,00 42 m² 1.540,00 60 m² 2.080,00 Surface équipée + 11,00 le m² Attention, il n est pas permis de vendre de la nourriture et des boissons dans la halle sauf autorisation expresse de l organisateur.

3 ESPACES INTÉRIEURS FORMULAIRE À NOUS RETOURNER (2 PAGES) Firme :... Rue :... n :. CP : Ville : Pays :... Tél. :.. N de TVA:... Site Internet :. E- Mail : Personne responsable : GSM :.... Assurance RC Exploitation et après- livraison : N de la police : Compagnie :... Description précise des produits/articles/services que vous souhaitez exposer :.... Nom précis qui figurera sur l enseigne de votre stand et sur les badges exposants (en majuscules):... Veuillez joindre des photos si vous ne disposez pas d un site internet. Important : Afin d offrir un programme d activités varié aux visiteurs et plus de visibilité aux exposants, l Organisateur donnera la possibilité aux exposants d animer un atelier ou de faire une démonstration pour partager leur savoir- faire et leur passion. Si cela vous intéresse, mentionnez- le dans le présent formulaire (page 2).

4 Veuillez cocher les cases et compléter ce formulaire selon vos choix (montants HTVA) : Je souhaite m inscrire pour un emplacement intérieur de :.. m² soit.. Je souhaite m inscrire pour un stand intérieur équipé de :.. m² soit. Je souhaite commander un raccordement électrique (consommation comprise) o Monophasé 220V - 16A au prix de 20 htva o Triphasé 380V 16A au prix de 40 htva o Triphasé 380V 32A au prix de 50 htva Prévoyez vos rallonges électriques et votre éclairage personnalisé. Je souhaite commander un raccordement à l eau au prix de 10 htva. Je souhaite louer le matériel adapté au déchargement de mon véhicule de plus de 3 tonnes. Location payante tarif horaire (matériel et chauffeur) : 80 htva. Je souhaite recevoir. flyers (gratuits) à distribuer dans mon établissement. Je souhaite recevoir. affiches (gratuites) pour faire la promotion de US DREAM. Je vous propose une animation. Description succincte : En signant le présent document, je m engage à respecter le règlement annexé et m engage à adresser une copie de mon contrat d assurance «RC EXPLOITATION et APRES- LIVRAISON» tel que demandé dans l article 18 du document «Règlement et modalités pratiques». Un Comité de Sélection validera votre demande de participation sur la base des produits ou services présentés (seuls les produits et services ayant clairement un lien avec les USA seront acceptés), et communiquera sa décision dans les 15 jours ouvrables qui suivent la réception du présent formulaire. En cas de sélection, une facture sera émise. Le paiement de celle- ci confirmera votre participation à US DREAM Nom : Date :. Prénom :.. Signature :.. Ce formulaire de demande de participation doit être renvoyé par courrier, e- mail ou fax à : Eventis SCRL - US DREAM , Avenue Constantin de Gerlache B 4000 LIEGE Tel +32 (0) Fax +32(0) vanessa@eventis.com

5 REGLEMENT ET MODALITES PRATIQUES Article 1 : US DREAM 2014 est un évènement organisé par EVENTIS SCRL. Article 2 : Lieu, dates et heures d ouverture : US DREAM 2014 aura lieu à Libramont Exhibition & Congress SA, Rue des Aubépines, 50 à 6800 LIBRAMONT (Belgique). L évènement se déroulera pendant deux jours : samedi 28 juin 2014 de 10 h à 22 h dimanche 29 juin 2014 de 10 h à 18 h Article 3 : L objectif de US DREAM 2014 est une manifestation grand public. La vente directe par les exposants est autorisée durant l évènement. US DREAM 2014 sera familial, convivial, chaleureux, festif, joyeux. Il sera un pôle d attraction touristique (touristes nationaux et des pays frontaliers). Il sera solidaire et fera appel au sens de l entraide et du partage des visiteurs. Le concept de l évènement est basé sur les signes positifs du rêve américain. Le visiteur sera invité à participer aux activités proposées. Il deviendra ainsi acteur et créateur. Qualité et authenticité seront les maîtres- mots de l évènement. Article 4 : Produits et services admis. Lors de US DREAM 2014, seuls les produits et services ayant clairement un lien avec les USA seront présentés. Article 5 : Conditions de demande de participation. Les candidats exposants qui souhaitent participer à US DREAM 2014 doivent adresser leur formulaire de demande de participation dûment complété au Comité Organisateur par courrier, e- mail ou fax. L envoi de ce formulaire ne confère au candidat exposant aucun droit de participer à US DREAM 2014 si la candidature n est pas acceptée par écrit par le Comité Organisateur selon la procédure décrite à l article 6 «Acceptation de la candidature»; le Comité se réserve souverainement le droit d accepter ou de refuser une candidature sans avoir à justifier sa décision. Date limite d introduction du formulaire de demande de participation : 10 juin Article 6 : Acceptation de la candidature. Chaque candidature sera étudiée par le Comité Organisateur qui examinera les candidatures en fonction de leur ordre d arrivée au secrétariat de US DREAM. Si le Comité Organisateur est confronté à un manque de surfaces d exposition, il se réserve le droit de faire valoir un ordre de priorité différent, de façon à n accepter qu un seul exposant par gamme de produits ; dans un tel cas de figure, la priorité sera donnée à l artisan- producteur/fabricant, puis à l importateur ou au distributeur désigné par le fabricant et enfin, à défaut de désignation, à l exposant qui aura remis le premier sa candidature. La décision du Comité Organisateur sera communiquée au candidat exposant dans les 15 jours ouvrables qui suivront la date de réception du formulaire de demande de participation. Elle ne sera enregistrée définitivement qu après paiement de l intégralité du montant de la facture émise par EVENTIS (location de l emplacement + suppléments éventuels demandés dans le formulaire de demande de participation). Cette facture est payable dans les 10 jours qui suivent son envoi à l exposant au n de compte suivant : BNP Paribas Fortis BE (communication : US DREAM nom figurant sur le formulaire de demande de participation). À défaut de paiement dans ce délai, le Comité Organisateur se réserve discrétionnairement le droit de considérer que le candidat exposant renonce à sa candidature, celle- ci devenant sans objet. Le candidat exposant ne peut quant à lui se prévaloir du non- paiement de la facture pour soutenir qu il renonce à sa candidature. Tout exposant dont la demande de participation a été acceptée et qui effectuera le paiement de la facture avant le 15 mars 2014 pourra bénéficier du tarif préférentiel, tel que détaillé dans le formulaire de demande de participation. Après le 15 mars 2014, le plein tarif sera d application. Date limite de paiement du montant total de la facture : 15 mai La confirmation officielle (par écrit) du numéro de stand et le plan d implantation seront adressés à l exposant au plus tard le 1er mai Par l envoi de sa candidature au Comité Organisateur, le candidat exposant : - s engage à respecter la philosophie de l évènement en proposant des produits de qualité en lien avec les USA. Qualité et authenticité seront les maîtres- mots de l évènement. - se soumet au règlement de US DREAM 2014, qu il déclare bien connaître et auquel il adhère sans réserve. Article 7 : Intuitu Personae. L'admission comme exposant est nominative, incessible et inaliénable, et, en aucun cas, sauf accord préalable et écrit du Comité Organisateur, les exposants ne peuvent céder, sous- louer, prêter ou transférer, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie de leur emplacement. Toute violation de cette disposition

6 entraînera dans le chef de l exposant dont la candidature a été acceptée le paiement à l organisateur d'une indemnité égale au double du droit intégral de location du stand. De même, le Comité pourra en sus décider la fermeture immédiate du stand. La co- exposition (2 ou plusieurs exposants partageant un module) n est pas autorisée. Il est interdit d'exposer des produits, articles ou services autres que ceux mentionnés dans le formulaire de demande de participation (sous la rubrique «description précise des produits/articles/services que vous souhaitez exposer»), et acceptés par le Comité Organisateur. Le formulaire de demande de participation sert de document de base à l étude de la candidature, à l'assurance et à la rédaction de l annuaire des exposants. Article 8 : Paiement. La facture établie conformément à l article 6 du règlement est payable dans les 10 jours de son envoi. Toute facture complémentaire est payable comptant, dès réception. Cette facture porte en compte à l exposant les autres frais éventuels, faisant l objet d une commande de services ou de billets d entrée après émission de la facture initiale relative à la location du stand. Le non- paiement des factures à leur échéance et en toute hypothèse pour la date ultime du 15 mai 2014 autorise le Comité Organisateur à annuler le contrat de location par la voie d une simple lettre recommandée; dans ce cas, tout montant payé par l exposant reste acquis à l organisateur à titre de dommages et intérêts forfaitaires. Si le Comité Organisateur n annule pas le contrat de location, la facture impayée à son échéance sera majorée automatiquement et sans mise en demeure d un intérêt au taux légal, majoré de 3 %, ainsi que d une majoration forfaitaire et irréductible de 10 %. Toute demande de résiliation du contrat de location à l initiative de l exposant doit être communiquée au Comité Organisateur par lettre recommandée. En cas de résiliation avant le 1er juin 2014, l exposant est redevable d une somme égale à 50 % du prix de location. En cas de résiliation après le 1er juin 2014, le prix total des locations majoré des frais annexes est dû par l exposant et/ou reste acquis à EVENTIS. Ces indemnités sont dues même si l organisateur loue le ou les emplacement(s) faisant l objet de la résiliation à un autre exposant. Article 9 : TVA. Tous les prix mentionnés dans les publications de l Organisateur s entendent hors TVA. Article 10 : Aménagement US DREAM 2014 se déroulera au Libramont Exhibition & Congress. Tous les emplacements exposants sont intérieurs. Les surfaces mises en location sont constituées de modules de 12 m² (4m de façade x 3m de profondeur). Par ailleurs, quelques modules de 6 m² seront aussi disponibles (3m de façade x 2m de profondeur). Les modules de 6 m² seront attribués en priorité aux associations. Afin d assurer à l ensemble un caractère harmonieux, un aménagement uniforme des emplacements sera assuré par l Organisateur. Les équipements complémentaires tels tables, chaises, comptoir, ainsi que la décoration de l emplacement incombent à l exposant. Un vademecum de l exposant sera proposé avec des possibilités de location de mobilier de stand. L exposant s engage à prévoir une décoration de circonstance. Il est interdit d'écrire, de clouer, forer et agrafer dans (sur) le sol (dalle de béton), les murs, le plafond ou tout autre support faisant partie intégrante des infrastructures de Libramont Exhibition & Congress, tant intérieures qu extérieures, sous peine d exclusion et de facturation des frais de réparation. Des tableaux électriques monophasés et triphasés seront disponibles sur commande ; cependant, nous vous demandons d apporter les câbles et rallonges électriques dont vous aurez besoin pour alimenter vos éclairages personnalisés ou autres appareils électriques. Article 11 : Montage et démontage. Afin de garantir le bon déroulement du montage/démontage, le Comité Organisateur désignera un commissaire de Hall. Montage : Le Hall 3 sera accessible aux exposants comme suit : jeudi 26 juin2014 de 9 h à 21 h vendredi 27 juin 2014 à partir de 9 h. Le déchargement devra être terminé au plus tard à 14 h. Démontage : Le Hall 3 sera accessible aux exposants comme suit : dimanche 29 juin de 20 h à 22 h lundi 30 juin de 9 h à 20 h. Le démontage devra être terminé au plus tard à 20 h. Les fournisseurs et exposants sont tenus d accéder au Hall 3 via la coursive arrière (Nord). Seuls les véhicules motorisés de moins de 3 tonnes sont autorisés à y accéder. Des quais sont prévus pour le déchargement des véhicules de plus de 3 tonnes. Les marchandises peuvent alors être acheminées dans le Hall 3 à l aide de matériel de manutention adapté (disponible en location avec chauffeur). Pour les locations, veuillez contacter le secrétariat général.

7 Pour le réapprovisionnement, aucun véhicule motorisé ne sera autorisé à l intérieur du Hall 3. Du matériel de manutention adapté sera disponible auprès du commissaire de Hall. Un parking exposants, sera prévu à l arrière du Hall 3 (côté Nord). Article 12 : Droit d entrée pour les visiteurs. Adulte 10/15 (1 jour/2 jours) Enfant (5-12 ans) 5/7,5 Moins de 5 ans : gratuit Des billets d entrée (adultes) peuvent être commandés en prévente par les exposants au moyen du formulaire de demande de participation (prix préférentiel). Article 13 : Services et restauration. Par leur participation à US DREAM 2014, les exposants s engagent à utiliser les seuls services (restauration, électricité, etc.) fournis par Libramont Exhibition & Congress SA. Aucun service parallèle d entreprises étrangères aux organisateurs n est autorisé dans l enceinte de Libramont Exhibition & Congress SA sans accord préalable du Comité Organisateur. Dans le but de tendre vers une qualité optimale et de répondre aux normes sévères en matière d hygiène alimentaire, tous les services de restauration au sein de Libramont Exhibition & Congress SA sont exploités par son fournisseur officiel le «Traiteur LES COURS». À cet effet, le «Traiteur LES COURS» a reçu le droit exclusif de vendre boissons et produits de bouche consommables sur place, dans le Hall 3. Les produits proposés seront prioritairement ceux dont le producteur occupe un emplacement au sein de US DREAM Article 14 : Annulation ou report de l évènement. La responsabilité du Comité Organisateur ne sera engagée en aucune manière si, par suite d'un cas fortuit ou de force majeure la manifestation devait être ajournée, annulée ou fermée anticipativement. Sont notamment considérés comme cas de force majeure, les guerres, maladies, émeutes, grèves, manifestations, incendies, explosions et toute autre circonstance indépendante de la volonté de l Organisateur. Dans un tel cas, les exposants dont la candidature a été acceptée ne pourront prétendre à aucune indemnité mais uniquement au remboursement des sommes versées, déduction faite des dépenses d'organisation engagées par le Comité, et ce, au prorata de leur participation. exécution et ne pourront être considérées comme simplement comminatoires ou clauses de style. Article 16 : Litiges. En cas de litige, les tribunaux de Neufchâteau sont seuls compétents pour connaître les contestations relatives à l'interprétation des dispositions du règlement et des directives particulières d organisation de US DREAM Article 17 : Entretien du site. L entretien et la propreté du site (y compris les parkings officiels) seront assurés par un service d entretien professionnel. Des sacs poubelles seront distribués avant et pendant l évènement par l équipe d entretien. Un mini parc à containers sera à la disposition des exposants. Chaque soir, l exposant devra déposer ses sacs remplis et fermés devant son emplacement afin que le service d entretien les évacue. Il est expressément demandé aux exposants et à leurs sous- traitants de respecter cette règle. Article 18 : Responsabilités et assurances. L exposant assume seul la responsabilité contractuelle et extracontractuelle pouvant résulter directement ou indirectement de sa participation à US DREAM 2014, que cette responsabilité résulte de son propre fait ou des biens qu il détient ou de celle de ses organes, préposés, sous- traitants et mandataires ou des organes et préposés de ses sous- traitants et mandataires. Il appartient donc à l exposant de veiller à couvrir avant tout commencement et pendant toute la durée de ses activités : les dommages causés par incendie, tempête et grêle, terrorisme, dégâts des eaux, catastrophes naturelles, vol et dégradation consécutive, malveillance et vandalisme à son contenu (marchandises, matériel, mobilier, stand) ; la responsabilité civile pouvant lui incomber ainsi qu'à son entreprise en raison de dommages causés, au cours de l'exécution de ses activités, à des tiers ou en raison de dommages causés après l exécution des prestations ou après livraison du produit à des tiers. (l organisateur et toutes les sociétés sœurs devant être considérés comme tiers) ; L assurance "R.C. EXPLOITATION et APRES- LIVRAISON" de l exposant doit prévoir au minimum les garanties et les montants assurés suivants : Article 15 : Adhésion aux règlements. L'exposant s'engage formellement à respecter toutes les clauses du présent règlement et des consignes émanant d EVENTIS et du Libramont Exhibition & Congress SA et/ou qui lui seront communiquées par courrier ultérieurement qui sont de stricte EUR par sinistre pour les dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs en RC exploitation EUR par sinistre et par an pour les dommages corporels, matériels et immatériels

8 consécutifs en RC après- livraison en ce compris le risque d intoxication alimentaire Les polices d assurances devront, en outre, obligatoirement être contractées auprès d une compagnie étant agréée en Belgique; L exposant présente à l organisateur au plus tard avant tout commencement de ses activités, les documents établissant qu'il a contracté les assurances couvrant, dès le début de ses prestations, sa responsabilité conformément aux exigences décrites. Article 19 : Gardiennage et sécurité. Chaque soir, le Hall 3 sera fermé et devra être évacué endéans la demi- heure suivant l heure de fermeture au public. L Organisateur instituera un service de gardiennage de nuit comme suit : jeudi 26 juin de 21 h à 9 h vendredi 27 juin de 22 h à 10 h samedi 28 juin de 22 h à 10 h. Cette mesure de précaution n'engage en rien la responsabilité de l Organisateur. L utilisation de barbecue et de gaz sur les stands est strictement interdite, sauf dans les lieux de restauration et après agrément du service régional d incendie. Article 20 : Nuisances sonores. Les exposants ne sont pas autorisés à faire fonctionner tout produit et matériel en démonstration. Il est totalement interdit de faire usage d'un matériel de sonorisation visant à interpeller les visiteurs à l'aide d'un micro. Le Comité Organisateur aura tout pouvoir pour faire respecter cette disposition et pourra, s'il le faut, priver du raccordement électrique l'exposant qui n'obtempérerait pas à ses ordres. Les exposants installés en bordure des aires d animation acceptent l animation sonore liée aux activités qui se déroulent dans ces espaces. Article 21 : Election de domicile. Du seul fait de leur participation, et pour toute la durée de US DREAM 2014, incluant les périodes de montage et de démontage, les exposants, pour tout ce qui concerne leur participation, déclarent expressément élire domicile spécial à leur emplacement où, dès lors toute notification pourra leur être faite valablement. Article 22 : Tarifs. Pour toute information relative à la tarification d un emplacement, veuillez consulter le formulaire de demande de participation.