CONFÉRENCE INTERNATIONALE SUR LES VILLES APPRENANTES

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1 CONFÉRENCE INTERNATIONALE SUR LES VILLES APPRENANTES Mexico, septembre 2015 Information pratique pour les participants Bienvenue à Mexico! Place économique essentielle de l Amérique latine, Mexico est l une des plus grandes villes au monde, multiculturelle et cosmopolite. Elle est l épicentre national de la vie politique, financière et culturelle, où il existe un équilibre entre les droits, les libertés et les opportunités pour les résidents et les visiteurs.

2 Lieux de la conférence La 2 e Conférence internationale sur les villes apprenantes se déroulera dans deux bâtiments historiques situés dans le centre de Mexico (Centro Histórico). En voici les adresses : Teatro de la Ciudad [matinée du 28 septembre seulement] Donceles 36, Centro Histórico Cuauhtémoc, Ciudad de México, D.F. Palacio de Minería [après-midi du 28 septembre et 29 septembre toute la journée] Tacuba 5, Centro Histórico Ciudad de México D.F. Enregistrement Enregistrement Pour assister à la conférence, les participants doivent avoir procédé avant leur arrivée aux Étape A et Étape B de l inscription. L enregistrement sera effectué à l arrivée dans les hôtels, où les congressistes recevront leur badge. Pour faciliter l enregistrement, ils recevront à l avance un numéro d inscription. Accès aux lieux de la conférence (badges d identification) Les congressistes doivent porter un badge 2 e ICLC pour accéder à tous les locaux. Les badges seront imprimés et remis aux participants aux comptoirs installés dans les hôtels de la conférence. Il y aura quelques comptoirs d enregistrement à l entrée du Teatro de la Ciudad et du Palacio de Minería, mais nous prions tous les participants de se procurer leur badge dans leur hôtel, afin d éviter de longues files d attente et de garantir que toutes les sessions commencent à l heure. Les données pour les badges sont tirées du formulaire d inscription en ligne qui doit être rempli au préalable.

3 Hôtels Des tarifs préférentiels ont été négociés avec les hôtels Hilton et Fiesta Americana Reforma pour la durée de la conférence : 27, 28, 29 et 30 septembre. Si vous séjournez plus longtemps que ces quatre nuits ou si vous arrivez plus tôt et si vous réglez l hôtel directement il est possible qu un tarif plus élevé vous soit facturé. Les deux hôtels sont situés à proximité du Teatro de la Cludad et du Palacio de Minería. En voici les adresses : Hilton Hotel Av. Juárez 70 Cuauhtemoc, Centro, Ciudad de México, D.F. Tarif : 2625 $ pesos mexicains (règlement possible en dollars US) Fiesta Americana Reforma Paseo de la Reforma 80 Juárez, Cuauhtémoc, Ciudad de Mexico, D.F. Tarif : 1427 $ pesos mexicains (règlement en pesos mexicains uniquement) Heure de départ des hôtels : 13 heures

4 Votre venue au Mexique VOLS La majorité d entre vous ont organisé la réservation de leurs vols. Si vous n avez pas encore inscrit vos horaires de vols sur le formulaire d inscription en ligne (B), veuillez le faire ou nous informer en conséquence, pour que nous puissions organiser les transferts depuis l aéroport aux horaires appropriés. Vous pouvez transmettre cette information à l adresse elisamaria@capturavideo.com.mx SERVICE D IMMIGRATION À L ARRIVÉE À L AÉROPORT (**IMPORTANT **) Les voyageurs étrangers sont priés de remplir un formulaire d immigration. VOUS DEVEZ PRÉSENTER CE FORMULAIRE À VOTRE ARRIVÉE DANS VOTRE HÔTEL. L HÔTEL EN A BESOIN POUR VOUS ENREGISTRER. Vous devrez également présenter ce formulaire à la douane quand vous quitterez le pays. VISA Pour des informations générales sur les visas, veuillez consulter le site électronique de l Institut national de l immigration (INM) : Veuillez contacter l ambassade ou le consulat le plus proche pour vous procurer les informations actuelles sur les visas pour le Mexique et sur les formulaires de demande de visa. Le délai moyen pour la délivrance d un visa est de deux jours, mais peut atteindre jusqu à trois semaines en fonction de votre nationalité. Pour toute question, veuillez vous adresser au secrétariat de la conférence à l UIL (coordonnées ci-dessous). Transports sur place TRANSFERT AÉROPORT HÔTELS Un service de navette fonctionnera à intervalles réguliers pour conduire les congressistes de l aéroport aux deux hôtels mentionnés. Veuillez repérer ces navettes. Une équipe de la conférence sera à l aéroport pour aider dans les questions d immigration ou autres. Si votre transfert est organisé par votre ambassade, veuillez nous en informer (elisamaria@capturafilms.com), pour nous aider à organiser les transports et une gestion efficace des navettes.

5 Si vous souhaitez prendre un taxi, utilisez l une des sociétés de taxi officielles qui se trouvent à l aéroport. Les stations se trouvent juste à la sortie de l aéroport après le retrait des bagages. Ces sociétés appliquent des tarifs fixes. Vous réglez la course à l avance à un guichet de la société qui vous remet un ticket à présenter au chauffeur. NAVETTE ENTRE HÔTELS ET CONFÉRENCE Des navettes conduiront les congressistes à partir des hôtels mentionnés au lieu de la conférence. Les personnels et organisateurs de la conférence transmettront l information sur les horaires de départ. Ces bus quitteront l hôtel pour arriver à temps avant l horaire de la session. Si vous êtes en retard, vous devrez organiser votre transport. Si vous êtes hébergé dans un autre hôtel et souhaitez prendre ce bus, veuillez arriver à temps à l un des hôtels mentionnés. **IMPORTANT ** Si vous souhaitez utiliser votre propre véhicule (ou celui de votre ambassade) pour vous rendre à la conférence, nous vous adressons les recommandations suivantes : 1. Veuillez nous transmettre les données complètes du véhicule : plaque d immatriculation, couleur, modèle et nom du conducteur, avant le 24 septembre. Si nous recevons l information après cette date, nous ne serons plus en mesure de vous aider. 2. Veuillez tenir compte de l absence de places de stationnement sur les lieux de la conférence et de la densité de la circulation dans ce quartier de Mexico. NAVETTE ENTRE CONFÉRENCE ET HÔTELS / SOIRÉES Des bus conduiront les congressistes à leurs hôtels ainsi qu aux soirées prévues. TRANSFERT HÔTELS AÉROPORT Le transfert vers l aéroport sera assuré uniquement le 1 er octobre. Les horaires seront fournis par le personnel de l hôtel et celui de la conférence qui se trouvera dans les hôtels.

6 Programme prévisionnel

7 SESSIONS La cérémonie d ouverture et celle de la remise du Prix auront lieu au Teatro de la Ciudad le 28 septembre à partir de 9.30 heures. Toutes les autres sessions y compris la seconde journée auront lieu au Palacio de Minería. Un dîner et un cocktail auront lieu respectivement le soir du 28 septembre au Palacio de Medicina et du 29 septembre au Museo de San Carlos. Des visites culturelles et techniques seront proposées le 30 septembre. INTERPRÉTATION Une interprétation simultanée sera assurée dans les langues suivantes : anglais, chinois, espagnol, français. RESTAURATION Un déjeuner assis sera organisé les deux jours de la conférence. Veuillez nous informer à l avance si vous avez des besoins alimentaires spéciaux par exemple sur le formulaire d inscription. Des pauses café auront lieu entre toutes les sessions. MÉDIAS INTERNATIONAUX Nous vous informons que des médias internationaux seront présents aux sessions de la conférence ainsi qu aux activités d accueil. Il se peut qu ils vous demandent une interview. Informations générales 1. Climat Au mois de septembre, la température moyenne à Mexico varie entre 10 C et 23 C. Pour plus d informations, veuillez consulter 2. Heure locale de Mexico

8 Le décalage avec l heure GMT est de - 7 heures. 3. Code vestimentaire Tenue professionnelle ou costume national pour les sessions et les dîners. 4. Électricité La tension électrique à Mexico est de 110 volts. Les prises de courant de type américain sont utilisées : 5. Devise L unité monétaire du Mexique est le peso mexicain. En voici les taux de change approximatifs : 1 USD = 16,73 MXN 1 Euro = 18,92 MXN Pour plus d informations, veuillez consulter 6. Sécurité L événement sera encadré par un service de sécurité. Si vous souhaitez sortir le soir, veuillez prendre des précautions. Le centre historique est relativement sûr, mais nous vous déconseillons d y circuler à pied la nuit. 7. Contacts UIL : learningcities@uensco.org / Ministère de l Éducation, Mexico : Carolina Hernández- chernandez@educacion.df.gob.mx Services de conférence : Alejandra Zavaleta- azavaleta@educacion.df.gob.mx / Karina Estévezkarina.estevez@gmail.com Transports sur place: Yadira Coronado Relations presse : Claudia del Río- grillodelrio@gmail.com Urgences : 060