EndNote X4 Guide d utilisation

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1 EndNote X4 Guide d utilisation Pour MS Word 2010

2 Une réalisation de la Bibliothèque de l Université Laval et disponible sur le site « Hiver 2011

3 Table des matières 1. Introduction à EndNote Qu est-ce qu EndNote? Avantages d EndNote Achat et installation d EndNote Aide et ressources Évolution d une référence Rechercher Ajouter des références Gérer les bibliothèques EndNote Créer une bibliothèque EndNote Ouvrir et fermer la bibliothèque Sauvegarder une bibliothèque EndNote Supprimer une bibliothèque EndNote Fusionner deux bibliothèques Visualiser, enregistrer et effacer une référence Visualiser une référence Fermer et enregistrer une référence Effacer une référence Ajouter des références manuellement Règles d écriture des principaux champs bibliographiques Insérer des figures, images ou graphiques Ajouter des références par le biais de l importation Sélectionner un filtre d importation Effectuer une importation directe Effectuer une importation indirecte Ajouter des références avec la connexion directe Obtenir les fichiers de connexion Effectuer une recherche à partir de l interface EndNote Gérer les références dans une bibliothèque EndNote Modifier, enregistrer, imprimer et supprimer des références Modifier une référence Enregistrer une référence Imprimer des références

4 Supprimer une référence Éliminer les doublons Trier les références dans la bibliothèque Gérer une liste des termes Ajouter une liste des termes dans la bibliothèque Mettre à jour une liste des termes Ajouter et modifier un terme de la liste Gérer les groupes de références Créer un groupe de références et des sous-groupes Déplacer un groupe de référence Renommer un groupe et un sous-groupe Supprimer un groupe Effectuer une recherche de références dans la bibliothèque EndNote Choisir les styles bibliographiques Citer dans un document Ms Word Insérer des références La fonction Cite While You Write (CWYW) Mettre en forme automatiquement le CWYW Citer en corps de texte Réaliser des citations multiples en corps de texte Références en note de bas de page et en note de fin Modifier des références insérées dans un document MS Word Mettre à jour des références Ajouter ou soustraire du texte dans une citation en corps de texte Effacer une référence citée Générer une bibliographie Bibliographie Cite While You Write (CWYW) Modifier la mise en forme Déplacer la bibliographie CWYW Bibliographie indépendante générée avec la fonction «Copier-coller» Créer une bibliographie indépendante Modifier la mise en forme d une bibliographie indépendante Imprimer une bibliographie indépendante Glossaire Tableau des raccourcis

5 1. Introduction à EndNote 1.1. Qu est-ce qu EndNote? EndNote est un logiciel de gestion de références bibliographiques qui permet de créer des bases de données personnelles à partir de références saisies manuellement ou importées d une source externe (p. ex. d une base de données ou d un catalogue de bibliothèque). Grâce à EndNote, il est possible d annoter, trier, chercher et sélectionner les références afin de créer des bibliographies à volonté Avantages d EndNote EndNote ne cesse de gagner en popularité et compte parmi ses adeptes des étudiants, professeurs, chercheurs et bibliothécaires. C est le logiciel le plus utilisé au niveau universitaire. Le Comité des normes informatiques de l'université Laval a choisi de recommander et de supporter EndNote. Il est conçu pour gérer efficacement les références bibliographiques. Il permet l insertion d images, de liens Internet et divers genres de fichiers (Word, PDF, PowerPoint, Excel, fichiers audio (p. ex. MP3) et multimédia (p. ex. QuickTime), etc. dans le champ Image) à l intérieur des références Il comporte plus de fichiers de connexion et plus de 600 filtres d importation. Ces derniers permettent une connexion à plusieurs catalogues de bibliothèques ainsi qu à des centaines de bases de données pour lesquels il est possible, après avoir effectué une recherche, d importer dans les champs appropriés d EndNote les éléments des références bibliographiques repérées. C est d ailleurs pour faciliter cette manœuvre de transfert que la Bibliothèque a développé des procédures d importation pour les principaux producteurs/éditeurs de ces différentes bases (CSA, Elsevier, EBSCO, JSTOR, OVID, etc.) [cf. EndNote permet de créer des bibliographies d une manière simple et très rapide Il est possible d insérer des citations en corps de texte dans un document MS Word et, ce faisant, de générer automatiquement en fin de document la bibliographie des références citées EndNote facilite la mise en forme des références avec plus de styles bibliographiques (Auteur-date, APA, MLA, Chicago, CBE, etc.), offrant ainsi aux utilisateurs une gamme très variée de styles pouvant répondre aux exigences de présentation bibliographique en vigueur dans les différentes disciplines universitaires ou dans les différents milieux de travail EndNote comporte plus de 180 modèles de documents Word (Manuscript Templates) qui permettent de créer des documents respectant exactement les directives d'éditeurs de revues ou autres EndNote permet une meilleure collaboration entre collègues qui travaillent sur un même projet Les mises à jour sont fréquentes La Bibliothèque offre ce guide d utilisation et des formations sont soit offerts en accès libre, soit elles sont offertes par le biais des professeurs (qui peuvent en faire la demande aux spécialistes en documentation de la Bibliothèque attitrés à leur programme. Un service de soutien EndNote est également accessible sur le site de la Bibliothèque. EndNote est développé par Thomson Research Soft. 5

6 1.3. Achat et installation d EndNote Pour acheter le logiciel et pour la question de l installation, rendez-vous à la Direction des Technologies de l Information (DTI) à l adresse qui suit ou consultez leur site : Direction des technologies de l'information Pavillon Louis-Jacques-Casault 1055, avenue du Séminaire Bureau 2410 Université Laval Québec (Québec) G1V 0A Aide et ressources Consultez le site de la Bibliothèque [cf. pour accéder à des tutoriels en français ou encore rendez-vous directement sur le site d EndNote où plusieurs ressources sont disponibles en anglais. 2. Évolution d une référence Rechercher Ajouter des références - Catalogue - Base de données - Web - Manuellement - Par importation - Par connexion directe Gérer ses références - Organiser - Trier - Rechercher Choisir un style - APA - Chicago - Etc. Citer - Citation - Bibliographie 6

7 3. Rechercher La Bibliothèque de l Université Laval est abonnée à des centaines de base de données spécialisées, accessibles de son site internet ( et de son catalogue ( La majorité de ces ressources sont compatibles avec Endnote X4. Vous pouvez importer vos résultats dans Endnote [cf. section 14.4]. Vous pouvez également interroger le catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval directement dans Endnote X4 [cf. section 4.5.2]. 4. Ajouter des références 4.1. Gérer les bibliothèques EndNote Créer une bibliothèque EndNote 1. Cliquez sur le bouton démarrer dans l environnement Windows et ensuite sur Programmes > EndNote > EndNote Program. 2. Si c est la première fois qu EndNote s ouvre, il vous demandera de cocher une option. Choisissez celle intitulée Do not integrate with EndNote Web at this time et cliquez sur Terminer. 3. Cliquez sur Create a new library. 4. Nommez la bibliothèque et enregistrez le fichier à l endroit souhaité. 5. Une bibliothèque EndNote vide apparaîtra. EndNote crée deux fichiers indissociables lors de la création d une bibliothèque : data et.enl. Si vous souhaitez copier ou déplacer votre bibliothèque, n oubliez pas de les déplacer en même temps! Bien qu il soit possible de créer plusieurs bibliothèques EndNote, il est plutôt recommandé de rassembler toutes les références bibliographiques sous une même bibliothèque. Vous pouvez alors regrouper ensemble les références d une même discipline. Cette pratique vous permettra d insérer plus facilement les références dans un document MS Word. Pour plus d information sur le regroupement de références par sujet, consultez la section

8 Ouvrir et fermer la bibliothèque 1. Démarrez EndNote : Démarrer > Programmes > EndNote > EndNote Program 2. Cochez l option Open an existing EndNote library dans la fenêtre d ouverture. 3. Sélectionnez la bibliothèque de votre choix dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton OK. Une fois la bibliothèque EndNote ouverte, la fenêtre de consultation apparaît à l écran. Liste déroulante des styles bibliographiques Mode de visualisation de la bibliothèque Liste des références abrégées Groupes de références Références disponibles sur EndNote Web Onglet de visualisation de la référence selon le style bibliographique choisi 4. Pour fermer une bibliothèque : File > Close Library. 8

9 Modes de visualisation de votre bibliothèque EndNote Il existe trois façons de travailler avec EndNote. Mode Icône Description Integrated Library & Online Search Mode Local Library Online Search Mode (Temporary Library) C est le mode qui vient par défaut à l ouverture d EndNote. Tous les groupes sont présents dans le panneau de gauche. La fenêtre de consultation présente votre bibliothèque dans son intégralité. Lorsque vous téléchargez une référence d une base de données, elle est automatiquement enregistrée dans votre bibliothèque. Tous les groupes sont présents, mais la recherche en ligne (Online Search) n est pas possible. Seul le groupe Online Search est disponible. Cela permet de télécharger de façon temporaire les références trouvées en ligne sans affecter votre bibliothèque personnelle. Avant de fermer EndNote, il est important de transférer ces références dans votre propre bibliothèque, car elles ne seront pas enregistrées. Soyez vigilant lorsque vous utilisez EndNote. Il n est pas rare de changer de mode Sans vous en rendre compte et de croire vos données perdues. Vérifiez Constamment le mode où vous êtes! Sauvegarder une bibliothèque EndNote Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez une référence, EndNote enregistre automatiquement les changements apportés à la bibliothèque Supprimer une bibliothèque EndNote La procédure la plus simple est celle de la supprimer directement dans le répertoire de Windows où vous avez enregistré la bibliothèque en n oubliant pas qu il existe deux fichiers associés :.DATA et.enl. 9

10 Fusionner deux bibliothèques Avant de fusionner les bibliothèques, il serait préférable d avoir une sauvegarde des bibliothèques visées. Il existe plusieurs façons de fusionner des bibliothèques EndNote. En voici une : 1. Ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous voulez importer vos références. 2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Import. 3. Cliquez sur Choose File pour retrouver la bibliothèque que vous voulez fusionner. Sélectionnez le fichier et cliquez sur OK. 4. Dans la liste Import Options, sélectionnez EndNote Library. 5. Sélectionnez l option désirée dans la liste Duplicates. 6. Cochez l option No translation dans Text Translation. 7. Cliquez sur Import pour réaliser l importation. Informations supplémentaires : Le temps requis pour l importation est directement proportionnel à la grosseur de votre bibliothèque. De plus, les bibliothèques EndNote X, X1, X2, X3 sont entièrement compatibles avec X4. Aucune conversion n est nécessaire entre ces versions. Pour les versions précédant EndNote X, ou pour des fusions avec d autres bibliothèques qu EndNote, consulter la documentation sur le site d EndNote [ Il est recommandé de créer plusieurs groupes dans une seule bibliothèque EndNote plutôt que de posséder plusieurs bibliothèques EndNote. 10

11 Il existe trois façons d insérer des références dans une bibliothèque EndNote : Ajout de références Description Particularité Saisie manuelle Importation directe et indirecte Connexion directe Consiste à inscrire manuellement les données d une référence par le biais d un bordereau de saisie. Consiste à importer, dans une bibliothèque EndNote, les références provenant d une base de données en ligne. Permet de se connecter à une base de données ou à un catalogue de bibliothèque à partir de l interface de recherche d EndNote. Nécessite la connaissance des règles d écriture dans les champs de ce bordereau. L importation des références est utilisée lorsque l usager désire effectuer une recherche par le biais de l interface de la base de données Visualiser, enregistrer et effacer une référence Visualiser une référence 1. Double-cliquez sur la référence de votre choix dans la fenêtre de consultation. Le bordereau de saisie apparaît. 11

12 Type de référence bibliographique choisi Champs déterminés selon le type de référence choisi Fermer et enregistrer une référence Cliquez sur le bouton de fermeture dans le bordereau de saisie de la référence. La référence sera automatiquement enregistrée dans votre bibliothèque Effacer une référence 1. Dans la fenêtre de consultation de la bibliothèque, sélectionnez les références à effacer. 2. Glissez-les directement dans la poubelle nommée Trash group située à gauche de l écran. 3. Dans le menu References, cliquez sur Empty Trash si vous êtes absolument sûr de vouloir les éliminer de votre bibliothèque. 12

13 4.3. Ajouter des références manuellement La saisie manuelle consiste à inscrire manuellement les données d une référence par le biais du bordereau de saisie. Cette opération est utilisée lorsque le filtre d importation et le fichier de connexion de la base de données ne sont pas disponibles. La saisie manuelle est également employée lorsque l usager désire créer une référence très détaillée. La saisie manuelle est l opération la plus laborieuse lorsqu il est question d ajouter des références. Elle nécessite la connaissance des règles d écriture de chacun des champs du bordereau de saisie. 1. Ouvrez le bordereau de saisi : References > New Reference. 2. Dans la liste Reference Type, sélectionnez le type de référence souhaité. Le type de référence détermine les champs qui se retrouveront dans une référence. Il est recommandé de choisir le type de référence avant d inscrire les données dans les champs. 3. Inscrivez l information selon les règles d écriture [cf. section 4.3.1]. 4. Enregistrez la référence en cliquant sur la fermeture du bordereau de saisie. Pour vérifier l orthographe de votre référence : 1. Double-cliquez sur la référence. 2. Dans le menu Tools, cliquez sur Spell Check. 3. Pour préciser le dictionnaire qui doit être utilisé pour la vérification : Edit > Preferences > Spell Check > Options > Main Dictionary language Règles d écriture des principaux champs bibliographiques Il existe plusieurs façons d entrer manuellement des données selon le type de référence que l on choisit. Les champs peuvent varier d un type à l autre. Par exemple, un livre ou un article scientifique n exigera pas la saisie des mêmes données. Les champs du formulaire peuvent donc être différents. C est pourquoi il est important de sélectionner tout d abord un type de référence. Voici la description de quelques-uns d entre eux. Type de référence Book Edited Book Book Section Description Les livres écrits par un ou plusieurs auteurs. Les ouvrages écrits par un ou plusieurs éditeurs. Une partie d un ouvrage édité ou non (un chapitre, un article publié dans un document publié à la suite d une conférence). 13

14 Type de référence (suite) Conference Paper Conference Proceedings Electronical Article, Electronical Book ou Web Page Personal Communications Chart/Table Description Les documents ne faisant pas l objet d une publication formelle. Les documents publiés à la suite d une conférence. Tout matériel provenant du Web ou de sites FTP. Les discussions par courriel, chat ou forum peuvent entrer dans ce type de référence. Une image qui peut être utilisée dans Word éventuellement (une illustration, une figure).. Le format et la ponctuation inclus dans les styles bibliographiques ne doivent pas être inscrits lors de la saisie manuelle des références, à moins d indication contraire propre à un champ. 14

15 Les champs ci-dessous sont présentés à titre indicatif seulement et ne doivent pas nécessairement tous se retrouver à l'intérieur d'une même citation. Champ Auteur (Author) Année (Year) Titre (Titles) Règles Inscrivez un auteur par ligne. Inscrivez le prénom et le nom. Si vous choisissez d'inscrire les initiales plutôt que le prénom en entier, assurez-vous d'ajouter un espace ou un point entre chaque lettre (ex. J. O. Fisher, J O Fisher). Si l'ouvrage possède plus de trois auteurs, inscrivez-les. EndNote ajoutera la mention «et al.» ou «et autres» en fonction du style bibliographique choisi. Si plusieurs mots se retrouvent dans le nom, tel que Charles de Gaulle, entrezle comme suit : de Gaulle, Charles. De cette manière «de» et «Gaulle» seront considérés ensemble. Si l'ouvrage possède plus de trois auteurs, mais seulement un ou deux sont connus, inscrivez le nom de ceux qui sont connus ainsi que la mention «et al.» ou «et autres» suivie d'une virgule. Chaque élément doit être inscrit sur une ligne différente. Si le nom de l'auteur est inconnu, laissez ce champ vide. Lorsque l'auteur est une collectivité, inscrivez le nom et ajoutez une virgule à la fin. Assurez-vous toutefois qu'il n'y ait pas de virgule qui apparaît à l'intérieur du nom. Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le nom de l'auteur ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une fois la liste des termes mise à jour, le nom de l'auteur apparaîtra en noir. Pour plus d'information, consultez la section «Liste des termes» du Guide d utilisateur. N.B. Ces règles d'écriture de champs sont valables pour les autres champs reliés au titre : Secondary author, Tertiary Author et Subsidiary Author. Utilisez le format à quatre chiffres (ex. 2002). Inscrivez le titre sans ajouter de ponctuation finale. Insérez les majuscules appropriées. N'insérez pas de retour de chariot (commande Enter du clavier) à l'intérieur du titre. N.B. Ces règles d'écriture de champs sont valables pour les autres champs reliés au titre : Secondary Title, Tertiary Title et Alternative Title. 15

16 Champ (suite) Titre de périodique (Journal Names, Journal) Titre abrégé de périodique (Alternate Journal) Titre de la collection (Collection Title) Volume Numéro (Issue) Pages Édition (Edition) Règles Inscrivez le titre sans ajouter de ponctuation finale. Insérez les majuscules appropriées. Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le titre de périodique ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une fois la liste des termes mise à jour, le titre de périodique apparaîtra en noir. Pour plus d'information, consultez la section 5.4. Ce champ est particulièrement utile lorsque vous importez une référence d'une base de données en ligne qui fournit les formats longs et abrégés du titre du périodique. Ceci permet de choisir des styles bibliographiques avec le format long et abrégé du titre sans avoir à modifier la référence (ex. AAPG pour American Association of Petroleum Geologist) Toutefois, si vous n'importez pas de références d'une base de données qui inclut le titre abrégé de périodique, il n'est pas nécessaire d'utiliser ce champ. Inscrivez le titre de la collection tel qu'il devra apparaître dans la bibliographie. Inscrivez le numéro du volume seulement (ex. 449). Inscrivez le numéro de la publication seulement (ex. 11). Vous pouvez inscrire le nombre de pages de façon complète ou abrégée (ex ou ). Cependant, n'insérez pas de virgule pour les pages qui comportent des milliers. EndNote ne modifie pas le texte inscrit dans ce champ. Assurez-vous d'inscrire l'information selon la forme qui devra apparaître dans la bibliographie (ex. 2 e ). N'indiquez pas la mention d'édition. Maison d'édition (Publisher) Lieu de publication (Place Published) Date Inscrivez le nom de la maison d'édition tel qu'il devra apparaître dans la bibliographie. Inscrivez le lieu de publication tel qu'il devra apparaître dans la bibliographie Inscrivez la date telle qu'elle devra apparaître dans la bibliographie (ex. 19 mai). 16

17 Champ (suite) Date de création (Access Date ou Last Modified Date) Règles Ce champ vous permet de gérer la création de vos références en ajoutant la date de création. Cette information n'apparaîtra pas dans la bibliographie. Toutefois, ce champ vous permet de trier vos références et d'effectuer une recherche par date de création. Inscrivez la date de cette façon : année/mois/jour (ex. 2005/05/19). ISBN/ISSN Inscrivez le numéro approprié pour identifier la publication. Le numéro ISBN est utilisé pour les monographies, alors que le numéro ISSN est utilisé pour les périodiques (ex. ISSN : ). Mots-clés (Keywords) Notes et Résumé (Notes, Abstract) Utilisez ce champ afin d'inscrire les mots-clés décrivant le contenu du document. Ce champ sera particulièrement utile pour regrouper des références par sujet. Pour plus d'information, consultez la section 5.5. Ce champ n'apparaît pas dans la bibliographie. Inscrivez les mots-clés sur des lignes distinctes ou séparez-les par une barre oblique (\), (/) ou un point-virgule (;). Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le mot-clé ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une fois la liste des termes mise à jour, le mot-clé apparaîtra en noir. Pour plus d'information, consultez la section 5.4. Utilisez le champ Notes pour inscrire de l'information personnelle, telle que la localisation du document dans la bibliothèque. Utilisez le champ Abstract pour inscrire un résumé à propos du contenu du document. URL (Uniform Resource Locator) Fichier attaché (File attachements) Utilisez ce champ pour insérer un hyperlien vers la source électronique du document. Lorsque vous sélectionnez une référence dans la fenêtre de consultation, la commande Open URL du menu References permet d'activer l'hyperlien inscrit dans ce champ et ainsi accéder à la page ciblée. Si vous devez enregistrer plus d une adresse URL, entrez-les ligne par ligne. Ouvrez le menu References et cliquez sur Attach File. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le fichier que vous désirez attacher et cochez Copy this file to the defaut file attachments folder and create a relative link si vous voulez que votre fichier soit copié dans le dossier DATA\PDF de votre bibliothèque EndNote. Cliquez ensuite sur Open. 17

18 Insérer des figures, images ou graphiques Toujours utiliser la fonction Attach Figure pour insérer des graphiques et des figures dans le champ Figure. L usage du Copier-Coller peut occasionner des pertes de couleur ou d autres attributs à l image. Une seule figure, ou graphique, peut être enregistrée dans la référence. Il est important d écrire un nom ou un descriptif à la figure dans le champ Caption. À la fin du document Word, EndNote ajoutera une liste des figures ce qui facilitera le repérage de celle-ci dans le document. Pour insérer des figures, images ou graphiques, réalisez les étapes suivantes : 1. Dans le bordereau de saisie de la référence, ouvrez le menu References et sélectionnez Figure > Attache Figure. 2. Cliquez sur Choose File. 3. Repérez votre fichier et cliquez sur Insert. 4. Cliquez sur OK Ajouter des références par le biais de l importation L importation directe et indirecte consiste à importer, dans une bibliothèque EndNote, les références provenant d une base de données. Cette opération est la façon la plus populaire pour ajouter des références dans EndNote. L importation des références est possible à partir d une recherche par le biais de l interface de certaines bases de données. Consultez le site Web d EndNote pour connaître les procédures d importation relatives aux principaux fournisseurs (CSA, Ebsco, Ovid, etc.) auprès de qui la Bibliothèque souscrit à un abonnement. 1. Rendez-vous sur le site Web de la Bibliothèque ( 2. Choisissez l onglet Chercher > Bases de données > Liste alphabétique. Vous aurez alors accès à la liste alphabétique des bases de données auxquelles l Université Laval est abonnée. 3. Cliquez sur la base de données de votre choix afin de vous connecter à celle-ci. Lorsque vous êtes sur le campus, vous pouvez accéder facilement aux bases de données. Toutefois, si vous souhaitez vous connecter aux bases de données de l extérieur du campus (maison, portable, etc.), vous devez configurer votre poste de travail ou votre portable. Pour ce faire, consultez la page Accès hors Campus ( du site de la Bibliothèque. Ceci vous permettra d éviter les erreurs de connexion. 18

19 L importation des références peut s effectuer de façon directe ou indirecte. Importation Description Particularité Directe Elle permet de télécharger directement les références dans une bibliothèque EndNote et ce, sans devoir sélectionner un filtre d'importation. Cette opération est la plus rapide et la plus simple Indirecte L'usager doit enregistrer les références en format texte (.txt) pour ensuite les importer dans sa bibliothèque EndNote en sélectionnant un filtre d'importation. Cette opération est un peu plus complexe bien qu'elle soit tout aussi efficace. Chaque base de données possède son propre filtre Sélectionner un filtre d importation Un filtre d importation permet à EndNote d interpréter les références téléchargées à partir d une base de données. Le filtre d importation établit une correspondance entre l information contenue dans la référence et les champs d EndNote. En d autres mots, c est le filtre d importation qui permet à EndNote de savoir précisément dans quels champs il doit importer l information qu il a récupérée de la base de données. Référence de la Base de données Filtre d'importation Référence dans EndNote Les filtres d importation sont installés au moment où vous procédez à l installation du logiciel EndNote sur votre poste de travail. Cependant, EndNote ajoute régulièrement de nouveaux filtres d importation sur son site Web. Vous pouvez télécharger les plus récents filtres d importation en visitant le site Internet d EndNote ( Les filtres d importation sont regroupés dans le sous-répertoire Filters du répertoire EndNote. Chaque filtre porte l extension.enf. 1. Téléchargez les filtres que vous avez besoin, disponible sur le site Web d EndNote, dans le sous-répertoire Filters : Poste de travail > Disque local (C :) > Program Files > EndNote > Filters 19

20 Pour accéder aux filtres d importation à partir d EndNote : 2. Réalisez les étapes suivantes : Edit > Import Filters > Open Filter Manager. 3. Cochez le filtre correspondant à votre base de données (ou le producteur de celui-ci). 4. Fermez la fenêtre de gestion des filtres (Filter Manager) Effectuer une importation directe 1. Ouvrez d abord EndNote. 2. Assurez-vous que le bouton Integrated & Online Search Mode soit bien sélectionné dans la barre d outils d EndNote. 3. Connectez-vous à la base de données en ligne d où vous souhaitez importer des références. 4. Effectuez la recherche. 5. Sélectionnez les références que vous souhaitez importer dans votre bibliothèque EndNote. 6. Importez les références selon les instructions émises par le producteur. En règle générale, les références sont automatiquement importées dans EndNote. Selon le navigateur avec lequel vous travaillez, il peut y avoir quelques petites variantes au moment du téléchargement. Pour certaines bases, il peut arriver qu EndNote ne reconnaisse pas le format de données importé. Il vous faut alors sélectionner un filtre [cf. section 4.4.1]. Certaines bases de données permettent de travailler soit avec une interface en langue anglaise, soit avec une interface en langue française. Pour plusieurs bases de données, lorsque vous travaillez avec l interface française, il arrive fréquemment que la procédure d importation ne fonctionne pas correctement. Ce problème est causé par l utilisation de libellés (tags) de langue anglaise dans les filtres d importation plutôt que des libellés de langue française. Ce problème peut généralement être évité EN SAUVEGARDANT LES RÉFÉRENCES PAR LE BIAIS DE L INTERFACE ANGLAISE. Pour la plupart des bases de données, il semble que vous puissiez néanmoins effectuer vos recherches avec l interface française, mais ce n est qu au moment de sauvegarder les résultats, avant de procéder à la sauvegarde de ces derniers, qu il est requis de passer à l interface anglaise pour éviter ce problème. N.B. Dans la méthode d importation directe, seul le producteur de la base de données peut apporter des modifications au filtre en cas de problème (p. ex. données importées dans les mauvais champs EndNote). 20

21 Effectuer une importation indirecte Consultez la section Catalogue Ariane et bases de données ( pour connaître la procédure d'importation relative aux bases de données développées par les principaux producteurs (CSA, Ebsco, Ovid, etc.) pour lesquels la Bibliothèque souscrit à un abonnement ou pour les bases de données pour lesquelles la Bibliothèque a la possibilité d adapter ou de développer les filtres d importation. Pour les autres bases, suivez la procédure qui suit: 1. Ouvrez EndNote. 2. Assurez-vous que le bouton Integrated & Online Search Mode soit bien sélectionné dans la barre d outils d EndNote. 3. Connectez-vous à la base de données en ligne d où vous souhaitez importer des références. 4. Effectuez la recherche. 5. Sélectionnez les références que vous souhaitez importer dans votre bibliothèque EndNote. 6. Enregistrez les références en format texte (.txt). Assurez-vous de nommer adéquatement le fichier et de connaître l emplacement de celui-ci sur votre poste de travail afin de pouvoir le récupérer facilement. Prenez en note la base de données d'où proviennent les références ainsi que le nom du producteur de la base auprès de qui la Bibliothèque souscrit à un abonnement. Cette information vous sera nécessaire pour choisir le filtre d'importation approprié. 7. Cliquez sur Import dans le menu File d EndNote. 8. Cliquez sur le bouton Choose File et sélectionnez votre fichier.txt là où vous l avez enregistré. 9. Dans la fenêtre déroulante Import Option, cliquez sur le filtre correspondant à la base de données choisie. Si le filtre n apparaît pas dans la liste, cliquez sur Other Filters et sélectionnez-le parmi tous les filtres d importation fournis par EndNote. Si le filtre ne se trouve pas dans la liste d EndNote, consultez la section Cliquez sur Import. En consultant le menu déroulant Import Option, vous remarquerez que certains filtres d importation ne sont pas associés à des bases de données. Voici la signification de ces filtres : 21

22 Filtre EndNote Library EndNote Import ProCite Tab-Delimited Reference Manager Multi-Filter (Special) Signification Ce filtre importe une bibliothèque EndNote dans une autre. Ce filtre importe les fichiers texte (.txt), enregistrés à partir de bases de données ou de catalogues de bibliothèque ou encore exportés d EndNote avec le format EndNote. Ce filtre importe les fichiers texte exportés du logiciel ProCite. Ce filtre importe les fichiers dans lesquels les champs sont séparés par des caractères de tabulation. Ce filtre importe les fichiers texte (.txt) exportés des logiciels Reference Manager, Reference Update ou d une autre source utilisant le format RIS. Ce filtre importe les fichiers composés des références issues de plusieurs bases de données. Une fois l ajout des références terminé, il est important d ouvrir le bordereau de saisie afin de vérifier si les informations présentes à l intérieur de la référence sont correctes. Deux types de vérifications doivent être effectués : vérifiez si le type de référence sélectionné correspond au document vérifiez si l information se retrouve dans les bons champs Cette deuxième opération est nécessaire puisque les données d une référence se retrouvent fréquemment dans le champ Notes. Cette anomalie est causée par une mauvaise répartition des renseignements bibliographiques dans la référence. Certains filtres sont moins efficaces que d autres et insèrent la totalité ou une partie de la référence dans le champ Notes. Vous devez alors soit déplacer manuellement l'information dans les bons champs, soit modifier vousmême le filtre d importation. Pour plus de détails, référez-vous au chapitre approprié dans le guide EndNote ( (Anglais)) Ajouter des références avec la connexion directe La connexion directe permet à l utilisateur de se connecter à une base de données ou à un catalogue de bibliothèque à partir de l interface de recherche d EndNote pour ensuite transférer directement les résultats de la recherche dans une bibliothèque EndNote. Ce type de connexion est possible grâce au protocole Z39.50 et au fichier de connexion. Pour des raisons de restriction d accès, il est recommandé de recourir au mode de connexion directe lorsque vous souhaitez effectuer des recherches dans des ressources accessibles gratuitement sur le Web, par exemple, les catalogues de bibliothèques - plus spécifiquement le catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval. 22

23 Certaines ressources électroniques, telles les bases de données, ne sont disponibles qu aux membres en règle de l institution qui dispose de cette ressource. Lorsque vous utilisez l interface d EndNote pour vous connecter à une telle ressource, et en dépit du fait que vous avez configuré votre ordinateur selon le service d accès VPN, il faut vous connecter à la base de données par l entremise du site de la Bibliothèque ( et effectuer votre recherche par le biais de l interface de la base de données et ensuite vous pouvez importer vos références dans EndNote Obtenir les fichiers de connexion Si vous souhaitez vous connecter à une ressource comme Ariane par le mode de connexion directe, vous devez d abord vous assurer de disposer du fichier de connexion nécessaire pour vous connecter à cette ressource. Plus de 1000 fichiers de connexion sont installés au moment où vous procédez à l installation du logiciel EndNote sur votre poste de travail. Cependant, EndNote ajoute régulièrement de nouveaux fichiers de connexion sur son site Web. Vous pouvez télécharger les plus récents fichiers de connexion en visitant le site d EndNote ( Moteur de recherche Ariane (Catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval) Si vous souhaitez effectuer une recherche dans le moteur de recherche Ariane à partir de l interface de recherche d EndNote, vous devez télécharger le fichier de connexion U.Laval disponible sur le site de la Bibliothèque de l Université Laval ( Les fichiers de connexion sont regroupés dans le sous-répertoire Connections du répertoire EndNote. Chaque fichier de connexion porte l extension.enz. 1. Téléchargez le fichier de connexion que vous avez besoin, à partir du site de la Bibliothèque ( dans le sousrépertoire Connections : Poste de travail > Disque local (C :) > Program Files > EndNote > Connections Pour accéder aux fichiers de connexion à partir d EndNote : 2. Cliquez sur : Edit > Connection Files > Open Connection Manager. 3. Cochez le fichier correspondant soit U.Laval pour le moteur de recherche Ariane. 4. Fermez la fenêtre de gestion des connexions (Connection Manager). 23

24 Effectuer une recherche à partir de l interface EndNote Tel qu'expliqué précédemment, pour des raisons de restriction d'accès, il est recommandé de recourir au mode de connexion directe lorsque vous souhaitez effectuer des recherches dans des ressources accessibles gratuitement sur le Web, par exemple, les catalogues de bibliothèques. Pour les membres de l'université Laval, le mode de connexion directe par EndNote sert essentiellement à se connecter au catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval. 1. Ouvrez EndNote. 2. Cliquez sur le bouton Online Search Mode dans la barre d outils. Ce bouton permet de télécharger des références sans affecter votre bibliothèque personnelle. 3. Cliquez sur le fichier de connexion U.Laval indiqué dans la liste, à gauche de l écran. S il ne s y trouve pas, réalisez la procédure de la section Sélectionnez l onglet Search, en bas de l écran d EndNote et effectuez votre recherche. Une fois la connexion établie, vous verrez apparaître l interface de recherche pour la connexion directe et la fenêtre de connexion directe. Pour vous connecter à plusieurs bases de données ou catalogues de bibliothèque, vous n avez qu à répéter la troisième étape et choisir un autre fichier de connexion. Ce que vous devez savoir : L interface de recherche d EndNote sera très performante dans la mesure où vous éliminerez les accents aigu, grave et circonflexe, ainsi que le tréma, la cédille et l apostrophe. L interface d EndNote ne cherche pas à remplacer les fonctionnalités avancées offertes par les interfaces des catalogues ou des bases de données. Une fois la recherche lancée, une fenêtre s affiche vous indiquant le nombre de références trouvées. 5. Cliquez sur le bouton OK pour voir apparaître les résultats de votre recherche dans la fenêtre de connexion directe. Plus le nombre de références est élevé, plus le téléchargement de ceux-ci dans la fenêtre de connexion sera long. Avant de cliquer sur OK, vous pouvez indiquer un nombre moindre de références à télécharger. 24

25 6. Sélectionnez les références que vous désirez conserver dans votre bibliothèque EndNote en appuyant sur la touche CTRL et les références en question. 7. Cliquez sur References > Copy References > My EndNote Library. Enl (ou celle qui porte le nom donné à votre bibliothèque). 8. Retrounez dans votre bibliothèque EndNote seulement lorsque votre recherche est terminée afin de garder active la connexion à la base de données ou au catalogue. Pour retourner dans votre bibliothèque, cliquez sur le bouton Integrated & Online Search Mode. Une fois l ajout des références terminé, il est important d ouvrir le bordereau de saisie afin de vérifier si les informations présentes à l intérieur de la référence sont correctes. Deux types de vérifications doivent être effectués : vérifiez si le type de référence sélectionné correspond au document vérifiez si l information se retrouve dans les bons champs Cette deuxième opération est nécessaire puisque les données d une référence se retrouvent fréquemment dans le champ Notes. Cette anomalie est causée par une mauvaise répartition des renseignements bibliographiques dans la référence. Certains fichiers de connexion sont moins efficaces que d autres et insèrent la totalité ou une partie de la référence dans le champ Notes. Vous devez alors déplacer manuellement l information dans les bons champs. 5. Gérer les références dans une bibliothèque EndNote 5.1. Modifier, enregistrer, imprimer et supprimer des références Modifier une référence 1. Double-cliquez sur la référence à modifier. Vous accédez alors au bordereau de saisie vous permettant de modifier la référence. À noter qu il est possible d annuler les modifications apportées à une référence par le biais du bordereau de saisie. 2. Cliquez sur File > Revert Reference. Cette option n est toutefois pas disponible lorsque vous fermez la fenêtre du bordereau de saisie Enregistrer une référence Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez une référence, EndNote enregistre automatiquement les changements apportés à la bibliothèque. 25

26 Imprimer des références 1. Sélectionnez les références à imprimer. 2. Choisissez le style bibliographique [cf. section 6]. 3. Cliquez sur File > Print > OK Supprimer une référence 1. Sélectionnez la référence à supprimer. 2. Cliquez sur References > Delete References Éliminer les doublons Lorsque vous ajoutez une grande quantité de références, que ce soit en utilisant l importation ou la connexion directe, il est fort probable que votre bibliothèque EndNote contienne la même référence plus d une fois. EndNote possède donc une fonctionnalité qui permet de repérer les doublons afin de les éliminer. 1. Ouvrez une bibliothèque. 2. Cliquer sur References > Find Duplicates. 3. Sélectionnez les références que vous désirez éliminer en maintenant la touche CTRL et en cliquant sur les références souhaitées. 4. Cliquer sur References > Delete References. 5. Pour revenir à la bibliothèque EndNote complète, cliquez sur References > Show All References Trier les références dans la bibliothèque Dans la fenêtre de consultation, il est possible de trier les références afin qu elles apparaissent par ordre alphabétique d auteur, par ordre chronologique d année ou autre. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l onglet correspondant au champ situé en haut de la fenêtre de consultation. Les références seront alors triées par ordre ascendant ou descendant selon le champ choisi. Par défaut, les champs qui s affichent dans la fenêtre de consultation sont auteur, titre et année de publication. Vous pouvez toutefois modifier les préférences d EndNote afin d afficher d autres champs que ceux présentés par défaut dans la fenêtre de consultation. 1. Cliquez sur Edit > Preferences. Une fenêtre apparaît à l écran. 2. Choisissez l option Display Fields dans la liste à gauche de la fenêtre. 3. Dans le menu déroulant de la colonne 1 (Column 1), sélectionnez le champ que vous désirez afficher dans la fenêtre de consultation. 4. Cliquez sur le bouton Appliquer. 26

27 5.4. Gérer une liste des termes Une liste des termes est composée de tous les mots qui se retrouvent dans un champ. Par défaut, une bibliothèque EndNote contient trois listes des termes : Authors, Journals et Keywords. La première est reliée aux champs Author, Secondary Author, Tertiary Author et Subsidiary Author. La deuxième est reliée aux champs Journal et Alternate Journal. La troisième est, quant à elle, reliée au champ Keywords. Les listes des termes contiennent ainsi tous les termes qui ont été inscrits dans ces champs. Une liste des termes vous assure un contrôle de qualité des informations lors de la saisie manuelle. Ainsi, elle vous évite d inscrire chaque fois le terme dans le champ. Par exemple pour la liste des termes Journals, au lieu d inscrire manuellement le nom du périodique vous n avez qu à ouvrir le gestionnaire des listes des termes et sélectionner le nom recherché dans la liste pour ensuite cliquer sur le bouton Insert Term. Le terme sera alors inséré automatiquement dans le champ Journal ou Alternate Journal Ajouter une liste des termes dans la bibliothèque Tous les champs ne sont pas pertinents pour la création d une liste des termes. Il vaut mieux en créer pour des champs dont l information sera répétée dans plusieurs références. En plus des champs proposés dans EndNote, voici à titre indicatif certains champs pour lesquels il peut être utile de créer une liste des termes : lieu de publication (Place Published), éditeur (Publisher) et collection (Series Title). Pour ajouter une nouvelle liste : 1. Dans le menu Tools cliquez sur Define Term Lists 2. Cliquez sur Create List. 3. Nommez la liste et cliquez sur OK. 4. Sélectionnez les séparateurs (delimiters) à utiliser dans le bordereau de saisie. 5. Choisissez les champs à inclure dans la liste nouvellement créée. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Link Lists, sélectionnez les champs souhaités et cliquez sur le bouton OK. 6. Vous devez par la suite mettre à jour la liste si vous souhaitez voir apparaître les nouveaux ajouts. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Update List et ensuite sur OK. EndNote vous indique alors le nombre de termes ajoutés à la liste Mettre à jour une liste des termes Par défaut, les listes des termes sont mises à jour automatiquement dès l ajout de termes dans le champ. Si le terme inscrit dans le champ n apparaît pas dans la liste des termes, celui-ci apparaît alors en rouge. Dès la fermeture du bordereau de saisie, le terme est automatiquement ajouté à la liste des termes. Il apparaîtra désormais en noir dans le bordereau de saisie. 1. Cliquez sur : Tools > Define Term Lists 2. Sélectionnez la liste que vous désirez mettre à jour. 3. Cliquez sur le bouton Update List. 4. Sélectionnez les champs à inclure dans la mise à jour. Vous pouvez désactiver cette fonction en passant par Preferences du menu Edit, dans la section Term Lists. Vous devrez alors mettre à jour manuellement votre liste des termes. 27

28 Ajouter et modifier un terme de la liste Par défaut, les listes des termes sont mises à jour automatiquement dès l ajout de termes dans le champ concerné. Toutefois, vous pouvez modifier directement une liste des termes. Pour ajouter des termes à une liste : 1. Dans le menu Tools cliquez sur Open Term Lists et choisissez la liste que vous voulez modifier. 2. Sélectionnez le terme à modifier dans la liste s il y a lieu. 3. Cliquez sur le bouton relié aux changements à apporter (New Term, Edit Term, ou Delete Term). 4. Inscrivez les modifications souhaitées, cliquez sur Save Term et fermez la fenêtre Gérer les groupes de références Les groupes de références permettent d organiser l ensemble de votre bibliothèque. On peut visualiser ces groupes dans le panneau de gauche de l écran EndNote. Il existe plusieurs types de groupes dans EndNote. Type de groupe Groupe permanent (Permanent Group) Groupe temporaire (Temporary Group) Groupe personnalisé (Custom Groups) Description Celui-ci inclut All References, Unfiled et Trash. On ne peut les déplacer ou les effacer. Le groupe Unfiled présente les références qui ne font pas partie officiellement d un groupe, mais qui n ont pas encore été éliminées. Celui-ci inclut Copied References, Duplicate References, Imported References, Search Results, et quelques Full Text groups. Ce groupe permet les déplacements de références selon l usage de certaines fonctions d EndNote. Il est supprimé dès qu EndNote est fermé. Les références, elles, restent dans la bibliothèque. Celui-ci est créé manuellement par l usager en vue d organiser sa bibliothèque. Une fois créé, il suffit de glisser les références sur le nom du groupe. Les groupes créés sont placés en ordre alphabétique. Groupe intelligent (Smart Group) Combinaison (Combination) Recherche en ligne (Online Search) EndNote Web Recherche du texte intégral (Find Full Text) Ce groupe utilise des critères de recherche pour se mettre à jour en fonction des nouvelles références éditées. Cela permet d organiser les références d EndNote en combinant les groupes avec les expressions AND, OR et NOT. Il suffit d enregistrer une référence dans Cela permet d initier une recherche dans vos bases de données favorites. Ce groupe permet de transférer les références entre EndNote Web et la bibliothèque EndNote sur votre poste de travail. Ce groupe est temporaire et apparaît seulement quand vous utilisez la fonction Find Full Text. 28

29 Informations supplémentaires sur les groupes : Il est possible de créer 500 groupes dans une seule bibliothèque. Vous pouvez glisser des références d une bibliothèque dans un groupe d une autre bibliothèque. Enlever une référence d un groupe personnalisé ne signifie pas qu elle est effacée de la bibliothèque. Effacer une référence de la bibliothèque, l efface aussi de l ensemble des groupes où elle se trouvait. Lorsque la référence est dans le groupe Trash, elle ne fait plus partie officiellement de la bibliothèque (elle n apparaîtra plus dans aucun groupe et on ne peut la chercher ou la citer). Cependant tant que le groupe Trash n a pas été vidé, il est toujours possible de la récupérer. Pour en savoir plus sur l utilisation particulière de ces différents groupes, consultez le Guide d utilisateurs EndNote (Anglais) sur le site Créer un groupe de références et des sous-groupes 1. Cliquez sur Create Groupe Set dans le menu Groups. 2. Saisir un nom et taper la touche Entrée. 3. Cliquez sur Create Group dans le menu Groups pour des sous-groupes à votre groupe principal. 4. Saisir un nom et taper la touche Entrée Déplacer un groupe de référence 1. Cliquez sur un groupe et avec l aide de la souris, glissez-le vers sa nouvelle position. Les sous-groupes sont, quant à eux, organisés par ordre alphabétique Renommer un groupe et un sous-groupe 1. Sélectionnez un des sous-groupes dont le groupe est à renommer. 2. Dans le menu Groups, choisissez Rename Group Set. 3. Entrez un nouveau nom pour le groupe et tapez la touche Entrée. Pour renommer un sous-groupe, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur Groups > Rename Group Supprimer un groupe Lorsque vous effacez un groupe, EndNote supprime non seulement le groupe, mais tous les sous-groupes créés à l intérieur de ce groupe. Cependant, les références demeurent toujours présentes dans la bibliothèque. 1. Sélectionnez un des sous-groupes dont le groupe est à supprimer. 2. Dans le menu Groups, choisissez Delete Group Set. Il n est pas possible de supprimer les groupes permanents comme Online Search, EndNote Web, Find Full Text. 29