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2 T A B L E D E S M A T I È R E S CHAPITRE I AFFICHAGE... 1 VOLET OFFICE...1 DÉSACTIVER LE VOLET OFFICE... 1 AFFICHER LE VOLET OFFICE... 1 UTILISER LES DIFFÉRENTS VOLETS OFFICE... 1 BARRES D OUTILS...2 AFFICHER LES BOUTONS SUR DEUX LIGNES... 2 SUPPRIMER ET RÉORGANISER LES BOUTONS...2 CRÉÉR UN BOUTON PERSONNALISÉ... 2 CRÉER UN BOUTON D OUTILS... 2 NOMMER UN BOUTON PERSONNALISÉ... 3 ATTRIBUER UNE AUTRE IMAGE AU BOUTON... 3 REMPLACER L IMAGE DU BOUTON PAR LE TEXTE... 3 ATTRIBUER UN LIEN À UN BOUTON... 3 DÉFINISSER UN LIEN... 3 CHANGER LA DESTINATION D UN BOUTON... 4 SUPPRIMER LE LIEN D UN BOUTON... 4 AJOUTEZ UNE CALCULATRICE... 4 SUPPRIMER UNE BARRE D OUTILS... 5 BARRE D OUTILS BORDURES...5 AFFICHAGE DE LA BARRE D OUTILS BORDURES... 5 OUVRIR UN DOCUMENT...5 SÉLECTION DU ZOOM...6 AFFICHER LA SÉLECTION AVEC LE ZOOM... 6 REVENIR À L AFFICHAGE NORMAL... 6 UTILISER LA SOURIS INTELLIMOUSE...6 TRAVAILLER DANS DEUX PARTIES D UN MÊME DOCUMENT...7 OUVRIR UNE SECONDE FENÊTRE... 7 FERMER UNE SECONDE FENÊTRE... 7 Table des matières Excel 2003 Mise à jour I Rina Gagné, formatrice

3 T A B L E D E S M A T I È R E S FRACTIONNER L ÉCRAN... 7 ANNULER LE FRACTIONNEMENT... 8 BALISES ACTIVES...8 DÉSACTIVER LES BALISES ACTIVES... 8 EMPÊCHER L AFFICHAGE DES ICÔNES DE BALISES ACTIVES... 8 EXEMPLES DE BALISES ACTIVES... 9 METTRE DE LA COULEUR AUX ONGLETS...9 DÉFINIR LA COULEUR D UN ONGLET... 9 AFFICHAGE DES FEUILLES...10 MASQUER UNE FEUILLE...10 AFFICHER UNE FEUILLE MASQUÉE...10 CHAPITRE II DONNÉES...11 VALIDATION DES DONNÉES...11 VALIDER LES DONNÉES...11 INSÉRER UN MESSAGE DE SAISIE...12 INSÉRER UN MESSAGE D ALERTE...12 CONVERTIR DES DONNÉES EN IMAGE À COPIER...12 CONVERTIR DES DONNÉES EN IMAGE...13 BOUTON DE CAPTURE...13 AJOUTER UN BOUTON PHOTO...13 CAPTURER UNE IMAGE...13 MISE EN FORME DE LA CAPTURE...14 VOLET ESPIONS...14 AFFICHER LE VOLET ESPIONS...14 AJOUTER UN ESPION AU VOLET...15 NOMMER LE CONTENU DU VOLET ESPIONS...15 SUPPRIMER UN ESPION...15 FERMER LE VOLET ESPIONS...15 Table des matières Excel 2003 Mise à jour II Rina Gagné, formatrice

4 T A B L E D E S M A T I È R E S NOMBRES ALÉATOIRES...15 GÉNÉRER DES NOMBRES ALÉATOIRES...16 CONVERTIR LES FRACTIONS...16 MISE EN FORME CONDITIONNELLE...16 APPLIQUER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE...17 ASSEMBLER DU TEXTE ISSU DE DIFFÉRENTES CELLULES...17 QUELQUES RACCOURCIS CLAVIER...18 UTILISATION DES PLAGES...18 DÉFINIR UN NOM DE PLAGE...18 UTILISER LA PLAGE DANS UNE FORMULE...18 LE BOUTON SOMME AUTOMATIQUE...19 INSÉRER UNE FONCTION...19 INTRODUIRE UNE FONCTION À L AIDE DE LA BARRE DE FORMULE...19 INTRODUIRE UNE FONCTION À L AIDE BOUTON FONCTION...20 INTRODUIRE UNE FONCTION À L AIDE DU MENU INSERTION...20 BOUTON OPTIONS D INSERTION...20 GRAPHIQUE...21 ANNOTER UN GRAPHIQUE...21 CONTRÔLER L AFFICHAGE DES GRAPHIQUES 3D...21 CHANGER L ANGLE DE VUE DU GRAPHIQUE...22 MODÈLES...22 CRÉER UN MODÈLE...22 UTILISER UN MODÈLE...22 CHAPITRE III IMAGES...23 STYLE PAR DÉFAUT À TOUS LES OBJETS...23 Table des matières Excel 2003 Mise à jour III Rina Gagné, formatrice

5 T A B L E D E S M A T I È R E S SÉLECTIONNER DES OBJETS...23 COMPRESSION D IMAGES...23 COMPRIMER UNE IMAGE ROGNÉE...24 DUPLIQUER UNE FORME...24 INSERTION D UN DIAGRAMME OU D UN HISTOGRAMME...25 CONNECTEURS...25 CHAPITRE IV SÉCURITÉ...26 RÉCUPÉRATION D UN FICHIER...26 RÉCUPÉRATION D UN FICHIER APRÈS UNE PANNE DU SYSTÈME...26 LISTE DES FICHIERS RÉCENTS...27 MASQUER LES FICHIERS DE LA LISTE DES FICHIERS RÉCENTS...27 AJOUTER DES FICHIERS À LA LISTE...27 PROTECTION DES CELLULES...27 ACTIVER LA PROTECTION DE FEUILLE...28 DÉPROTÉGER CERTAINES LES CELLULES...28 CHANGER LES PARAMÈTRES DE PROTECTION...28 PROTECTION AVEC MOT DE PASSE...29 ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE...29 BIBLIOGRAPHIE...30 REMERCIEMENTS...30 Table des matières Excel 2003 Mise à jour IV Rina Gagné, formatrice

6 CHAPITRE I AFFICHAGE V O L E T O F F I C E Il est possible de désactiver l affichage par défaut du volet Office de sorte qu il n apparaisse plus au démarrage d un programme Office. Dans la majorité des logiciels Office, ce volet s affiche par défaut et occupe un espace important à l écran. Il est bien sûr facile de masquer le volet d un clic sur son bouton Fermer, mais on peut aussi désactiver son affichage. Ancré sur le bord droit de la fenêtre, le volet Accueil facilite l ouverture ou la recherche d un fichier. Si vous n avez pas besoin des fonctions du volet Accueil, vous pouvez configurer le programme pour ne plus l afficher au démarrage. Par défaut, le volet Office est ancré sur le bord droit de la fenêtre du programme, mais vous pouvez le déplacer par glissement. Placez le pointeur dans l angle supérieur gauche du volet. Lorsque le pointeur se transforme en croix avec quatre flèches, cliquez et faites glisser le volet pour le déplacer. Ensuite, pour ancrer le volet, double-cliquez dans l angle supérieur gauche. DÉSACTIVER LE VOLET OFFICE 1. Cliquez Outils/Options. 2. Cliquez sur l onglet Affichage. 3. Cliquez l option Volet Office au démarrage pour la désactiver et cliquez sur OK. Au démarrage suivant du logiciel, le volet Office n apparaît plus. AFFICHER LE VOLET OFFICE 1. Cliquez Affichage/Volet Office, vous pouvez aussi utiliser le raccourci Ctrl + F1. 2. Le volet Office apparaît. UTILISER LES DIFFÉRENTS VOLETS OFFICE Cliquez sur l en-tête du volet pour sélectionner les différents volets offerts. Excel 2003 Mise à jour Page 1 Rina Gagné, formatrice

7 B A R R E S D O U T I L S Par défaut, les barres d outils Standard et Mise en forme sont regroupées en une seule ligne en haut de la fenêtre d Excel. Avec une telle concentration, certains boutons sont masqués. AFFICHER LES BOUTONS SUR DEUX LIGNES Pour afficher les barres d outils Standard et Mise en forme sur deux lignes, cliquez sur le bouton d options de la barre d outils et choisissez Afficher les boutons sur deux lignes. Ce tout petit bouton d options se trouve à l extrême droite de la barre d outils. SUPPRIMER ET RÉORGANISER LES BOUTONS On peut supprimer et réorganiser les boutons d une barre d outils sans passer par la boîte de dialogue Personnalisation. Commencez par placer le pointeur sur le bouton, puis maintenez enfoncée la touche Alt. Pour supprimer le bouton, faites-le glisser hors de la barre d outils. Pour déplacer le bouton faites-le glisser ailleurs sur une barre. CRÉÉR UN BOUTON PERSONNALISÉ Vous pouvez créer des boutons d outils personnalisés dans tous les programmes Office. Avec de nouvelles couleurs, un bouton se distingue plus facilement dans la barre d outils. De même, vous pouvez personnaliser l image d un bouton selon vos besoins. Il est possible de créer une nouvelle icône de bouton, mais encore plus facile de modifier ou de choisir une icône prédéfinie dans la bibliothèque d icônes d Office. Vous pouvez changer la couleur et la position d un bouton, et même supprimer certaines parties et en dessiner d autres. De plus, vous attribuez au bouton un nom distinctif qui s affiche en info-bulle quand le pointeur le survole. CRÉER UN BOUTON D OUTILS 1. Cliquez Outils/Personnaliser. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton à modifier et sélectionnez Éditeur de boutons. 2. Sélectionnez une couleur dans la palette et faites glisser le pointeur sur les cases à colorer. Pour repositionner l image, cliquez sur les boutons fléchés. 3. Pour effacer une partie de l image, activez l option Effacer, puis faites glisser le pointeur dans l image. 4. Cliquez sur OK. Excel 2003 Mise à jour Page 2 Rina Gagné, formatrice

8 NOMMER UN BOUTON PERSONNALISÉ 1. Cliquez Outils/Personnaliser. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton à renommer, cliquez dans le champ Nom et tapez le signe esperluette (&) suivi du nom à attribuer au bouton. 3. Appuyez sur Entrée et cliquez sur Fermer. ATTRIBUER UNE AUTRE IMAGE AU BOUTON 1. Cliquez Outils/Personnaliser. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton à changer et sélectionnez Modifier l image du bouton puis sélectionnez une icône et cliquez sur Fermer. REMPLACER L IMAGE DU BOUTON PAR LE TEXTE 1. Cliquez Outils/Personnaliser. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton à modifier et sélectionnez Texte seul sur ce bouton et cliquez sur Fermer. ATTRIBUER UN LIEN À UN BOUTON Vous pouvez attribuer à un bouton un lien qui conduit vers un autre fichier sur l ordinateur ou le réseau ou vers une page Web sur Internet. Le bouton avec lien est une solution idéale pour accélérer l accès à des fichiers ou à des pages Web. Vous devez vous créer une barre d outils personnalisée à laquelle vous ajouterez le nombre de boutons voulus afin de faire différents liens. DÉFINISSER UN LIEN 1. Après avoir créer une barre d outils personnalisée, cliquez Outils/Personnaliser. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton auquel vous voulez attribuer un lien. Pointez Affecter un lien hypertexte et cliquez Ouvrir. 3. Sélectionnez le fichier vers lequel doit conduire le lien ou tapez l adresse de la page Web et cliquez sur OK. 4. N oubliez par que vous pouvez renommer ce bouton en utilisant la procédure «Nommer un bouton personnalisé». Excel 2003 Mise à jour Page 3 Rina Gagné, formatrice

9 CHANGER LA DESTINATION D UN BOUTON 1. Affichez la barre d outils contenant le bouton. 2. Cliquez ensuite sur Outils/Personnaliser. 3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton sur lequel vous voulez modifier un lien. 4. Pointez Modifier le lien hypertexte et cliquez Ouvrir. 5. Tapez une autre adresse Web ou sélectionnez un autre fichier en destination du lien puis cliquez OK. SUPPRIMER LE LIEN D UN BOUTON 1. Affichez la barre d outils contenant le bouton. 2. Cliquez ensuite sur Outils/Personnaliser. 3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton sur lequel vous voulez supprimer le lien et pointez Supprimer le lien. AJOUTEZ UNE CALCULATRICE Vous pouvez ajouter dans la barre d outils un accès vers une calculatrice, ce qui vous permet de vérifier le résultat de certains calculs. Un clic sur le bouton ouvre la calculatrice de Windows, dans laquelle vous taperez les chiffres à l aide des boutons chiffrés ou du pavé numérique du clavier. La calculatrice se révèle utile en diverses circonstances. Elle peut servir à vérifier un total avant d entrer les valeurs dans le tableau. 1. Cliquez sur Outils/Personnaliser et activez l onglet Commandes. 2. Choisissez Outils dans la liste des Catégories. 3. Dans la liste des Commandes, sélectionnez Personnaliser ( ) et faites glisser l icône pour la déposer dans la barre d outils voulue. 4. Le bouton Calculatrice s ajoute à la barre d outils, cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette icône et tapez Calculatrice dans le champ Nom pour remplacer Personnaliser. 5. Appuyez sur Entrée. Le bouton change de nom. Cliquez Fermer. 6. Cliquez le bouton Calculatrice. La calculatrice de Windows apparaît. Excel 2003 Mise à jour Page 4 Rina Gagné, formatrice

10 SUPPRIMER UNE BARRE D OUTILS Vous pouvez éliminer une barre d outils personnalisée devenue inutile. 1. Cliquez sur Outils/Personnaliser. 2. Cliquez l onglet Barre d outils et sélectionnez la barre d outils indésirable. 3. Cliquez Supprimer et fermer la boîte de dialogue. B A R R E D O U T I L S B O R D U R E S Une nouvelle barre d outils a fait son apparition avec la version Office Il s agit de la barre d outils Bordures. Elle est vraiment utile pour faire toutes les bordures possibles à l intérieur des tableurs Excel. AFFICHAGE DE LA BARRE D OUTILS BORDURES Il existe deux façons de faire afficher cette barre d outils soit : Cliquez sur la liste déroulante à droite du bouton Bordures ( d outils Mise en forme et choisissez Traçage des bordures. Choisissez Affichage/Barres d outils/bordures. ) de la barre Utilisez les boutons de cette barre d outils pour effectuer toutes les sortes de bordures disponibles. O U V R I R U N D O C U M E N T Excel propose différentes façons d ouvrir un document. Le menu Fichier/Ouvrir permet toujours d accéder à un document mais Excel vous propose d autres moyens plus rapides. Le menu Fichier : Le document sur lequel vous avez travaillé se trouve peut-être en bas du menu Fichier. Si c est le cas, cliquez sur son nom ou appuyez sur la touche correspondant à son numéro d ordre. Le bouton Mes documents récents, de la boîte de dialogue Ouvrir : Cliquez dessus pour accéder à la liste des trois dernières douzaines de dossiers et de documents que vous avez ouverts. Double-cliquez sur un dossier pour voir son contenu ou doublecliquez sur un document pour l ouvrir. Excel 2003 Mise à jour Page 5 Rina Gagné, formatrice

11 Le volet Office : La liste des derniers fichiers ouverts se trouve en bas du volet dans la zone Ouvrir. Le panneau Démarrer : Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows et choisissez Documents. La liste des 15 derniers documents ouverts (avec Excel mais aussi avec d autres programmes) apparaît. Choisissez un document Excel dans cette liste; Excel est démarré automatiquement. S É L E C T I O N D U Z O O M Servez-vous de l option Sélection de la fonction Zoom pour grossir l affichage sur le groupe de cellules sélectionnées. Avec les autres options de zoom, tel que 200 %, le grossissement n est pas ciblé sur la sélection. Le grossissement de la vue dans une feuille de calcul ne se répercute pas dans les autres feuilles du classeur. Cette option s active directement dans le bouton Zoom de la barre d outils Standard ou par l intermédiaire de la boîte de dialogue Zoom, où elle se nomme Ajusté à la sélection. Il est bien sûr plus rapide d y accéder par le bouton Zoom. AFFICHER LA SÉLECTION AVEC LE ZOOM 1. Sélectionnez les cellules sur lesquelles grossir l affichage. 2. Déroulez la liste du bouton Zoom de la barre d outils Standard. 3. Choisissez Sélection. Excel cible le grossissement sur la plage de cellules sélectionnée. REVENIR À L AFFICHAGE NORMAL 1. Cliquez le bouton Zoom de la barre d outils Standard. 2. Sélectionnez un pourcentage, tel que 100 %. U T I L I S E R L A S O U R I S I N T E L L I M O U S E Si vous disposez d une souris IntelliMouse, vous pouvez l utiliser pour vous déplacer dans votre tableur en faisant rouler la roulette vers l avant ou vers l arrière. Elle sert aussi à zoomer, car tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, faites rouler la roulette vers l avant ou vers l arrière. Excel 2003 Mise à jour Page 6 Rina Gagné, formatrice

12 T R A V A I L L E R D A N S D E U X P A R T I E S D U N M Ê M E D O C U M E N T Deux fenêtres peuvent être ouvertes dans un même document pour voir deux endroits différents. Si vous travaillez sur un long rapport et que vous désiriez garder un œil sur une partie du document tout en rédigeant la suite, l affichage de deux fenêtres s impose. Excel propose deux moyens pour afficher deux endroits différents d un même document : l ouverture d une seconde fenêtre dans le document ou le fractionnement de l écran. OUVRIR UNE SECONDE FENÊTRE 1. Cliquez sur Fenêtre/Nouvelle fenêtre. Une nouvelle fenêtre s ouvre aussitôt; vous y apercevez le début de votre document. 2. Sélectionnez le menu Fenêtre, deux versions du document y figurent numérotées. 3. Vous pouvez cliquer où vous le désirez dans n importe quelle fenêtre. Toute modification opérée dans l une apparaît aussitôt dans l autre. 4. Choisissez Fichier/Enregistrer pour enregistrer les changements effectués aussi bien dans l une que dans l autre des deux fenêtres. Rappelez-vous que vous travaillez en fait dans un seul document et non dans deux. FERMER UNE SECONDE FENÊTRE 1. Cliquez sur le bouton de Fermeture ( ) la fenêtre pour la fermer. FRACTIONNER L ÉCRAN Vous pouvez aussi fractionner la fenêtre en deux, verticalement et/ou horizontalement. La différence entre figer et fractionner est que la partie figée est fixe tandis que la partie fractionnée est susceptible de défiler. De plus, le fractionnement est plus souple puisque vous pouvez en contrôler la position, il suffit de glisser la barre. 1. Cliquez dans la ligne située sous celle à traiter ou dans la colonne placée à droite de celle concernée. Cliquez Fenêtre/Fractionner, des traits grisés répartissent la surface de l écran en deux ou quatre volets. 2. Pour changer l endroit de la fraction, faites glisser la barre de fractionnement (vertical ou horizontal) jusqu à l emplacement souhaité. 3. Vous pouvez aussi faire glisser la barre de fractionnement (vertical ou horizontal). Cette barre se trouve au-dessus de la barre de défilement vertical (dans le sens de la hauteur) et à droite de la barre de défilement horizontal (dans le sens de la largeur). Excel 2003 Mise à jour Page 7 Rina Gagné, formatrice

13 ANNULER LE FRACTIONNEMENT 1. Cliquez Fenêtre/Supprimer le fractionnement ou bien double-cliquez sur la barre de fractionnement pour vous en débarrasser. B A L I S E S A C T I V E S Une balise active est une bribe de données qu un programme Office identifie. Lorsque vous placez le pointeur de la souris sur cette ligne, une icône, comme par exemple celle-ci, apparaît. Cliquez sur cette icône pour afficher le menu contextuel. Les balises actives apparaissent donc sous différentes formes et lors de l exécution de diverses fonctions. Elles s utilisent toujours de la même façon soit en cliquant sur la flèche à la droite de cette icône et en choisissant l option voulue. Les balises actives ne plaisent pas à tout le monde. Voici comment les gérer : DÉSACTIVER LES BALISES ACTIVES 1. Cliquez sur Outils/Options de correction automatique. 2. Activez l onglet Balises actives et décochez Attacher les balises actives aux données et Intégrer les balises actives à ce classeur. 3. Fermez le classeur et ouvrez-le à nouveau pour que les modifications entrent en vigueur. 4. Vous pourriez aussi désactiver seulement certaines balises en décochant leurs types dans la liste Modules de reconnaissance. Attention, ces actions ne suppriment pas les balises actives existantes, mais évitent d en insérer de nouvelles. EMPÊCHER L AFFICHAGE DES ICÔNES DE BALISES ACTIVES 1. Cliquez sur Outils/Options de correction automatique. 2. Activez l onglet Balises actives et choisissez Aucun à l option Afficher les balises actives en tant que. Excel 2003 Mise à jour Page 8 Rina Gagné, formatrice

14 EXEMPLES DE BALISES ACTIVES Un bel exemple de balise active est lorsque vous copiez et collez une donnée dans Excel. Si la fonction de balisage est activée (elle l est par défaut), une icône de balise active ( ) offrant des options de collage apparaît près de la cellule. Une autre balise qui apparaît à l occasion est celle-ci ( la formule de la cellule. ), elle signale une erreur dans Un clic sur l icône affiche une sélection de commandes relatives au travail en cours. Un autre exemple de balise active est lorsque vous utilisez la poignée de recopie, une icône de balise active ( ) contenant les options de recopie incrémentée devient accessible. M E T T R E D E L A C O U L E U R A U X O N G L E T S Vous pouvez colorer les onglets des feuilles du classeur pour faciliter l identification du contenu. Si vous travaillez sur plusieurs classeurs contenant le même type de feuilles de calcul, vous pouvez appliquer un code de couleur uniforme dans tous les documents. Si, par exemple, tous les classeurs contiennent une feuille pour les résultats mensuels du chiffre d affaire, vous pouvez associer la couleur jaune à l onglet de cette feuille. Sachant que le jeune correspond au chiffre d affaires mensuel, vous accédez plus vite à cette feuille. DÉFINIR LA COULEUR D UN ONGLET 1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le nom de la feuille. 2. Choisissez Couleur d onglet et sélectionnez la couleur voulue. 3. Cliquez sur OK. Excel 2003 Mise à jour Page 9 Rina Gagné, formatrice

15 A F F I C H A G E D E S F E U I L L E S MASQUER UNE FEUILLE N hésitez pas à masquer les feuilles dont vous n avez pas besoin, par exemple celles qui regroupent les données sur la base desquelles s effectuent des calculs, situés ailleurs. 1. Sélectionnez la feuille à masquer et choisissez Format/Feuille/Masquer. AFFICHER UNE FEUILLE MASQUÉE 1. Pour rétablir l affichage d une feuille masquée, choisissez Format/Feuille/Afficher. 2. Dans la liste Afficher la feuille de la fenêtre Afficher, sélectionnez la feuille souhaitée puis cliquez sur OK. Excel 2003 Mise à jour Page 10 Rina Gagné, formatrice

16 CHAPITRE II DONNÉES V A L I D A T I O N D E S D O N N É E S Il est possible de restreindre le type de données que les utilisateurs peuvent saisir dans une cellule. Cette restriction, appelée validation des données, est utile si vous partagez le classeur avec d autres utilisateurs et souhaitez les empêcher d entrer certains types de données. La restriction sert notamment à autoriser uniquement la saisie de texte dans une plage de cellules ou à limiter le montant en argent dans un formulaire d achat en ligne. Pour définir la validation des données, vous décrivez les critères de filtrage. Les restrictions possibles dépendent du type de données. Ainsi, les options Nombre entier et Décimal permettent de spécifier un opérateur, des valeurs et des formules. L option Liste du menu Autoriser permet de définir une plage de cellules qui contient une liste de valeurs. Cette liste peut se trouver dans une autre feuille ou un autre classeur. Vous disposez de six types de validation des cellules, chacun appliquant des restrictions différentes. TYPES DE DONNÉES DE RÉFÉRENCES POUR LA VALIDATION Tout Nombre entier, Décimal Liste Date, Heure Longueur de texte Personnalisé Aucune restriction Choisir un opérateur, des valeurs et des formules Sélectionner une plage de cellules définissant les valeurs de référence Choisir un opérateur et des valeurs Choisir un opérateur et la longueur de référence Entrer une formule qui retourne une valeur logique VALIDER LES DONNÉES 1. Sélectionnez la cellule ou la plage à filtrer par une validation de données. 2. Cliquez Données/Validation et activez l onglet Options. 3. Choisissez le type de données dans la liste déroulante de la liste Autoriser. 4. Les options proposées dépendent du type choisi dans la liste Autoriser. Ajoutez les critères pour la validation des données. Excel 2003 Mise à jour Page 11 Rina Gagné, formatrice

17 5. Cliquez le bouton ( ) pour réduire la boîte de dialogue et libérer l espace afin de sélectionner des cellules dans la feuille. Cliquez le bouton ( ) pour retrouver la boîte de dialogue entière. 6. Cliquez OK. Excel active la validation des données pour les cellules. INSÉRER UN MESSAGE DE SAISIE Vous pouvez commander l affichage d un message de saisie qui indique le type de données autorisé. 1. Cliquez Données/Validation et activez l onglet Message de saisie. Tapez le titre et le contenu du message. 2. Cochez l option Quand la cellule est sélectionnée et cliquez OK. INSÉRER UN MESSAGE D ALERTE Vous pouvez commander l affichage d un message d alerte qui prévient l utilisateur d une saisie non valide. 1. Cliquez Données/Validation et activez l onglet Alerte d erreur. 2. Tapez le titre et le contenu du message et cliquez OK. C O N V E R T I R D E S D O N N É E S E N I M A G E À C O P I E R Il est possible de convertir un groupe de cellules d une feuille de calcul Excel en une image qui peut s insérer dans une autre feuille, un autre classeur ou un autre programme. Vous pourriez, par exemple, copier une plage de cellules présentant le total des recettes puis utiliser la commande Coller pour insérer ces valeurs sous forme d image dans un document Word ou dans un message électronique Outlook. Après insertion de l image, vous pouvez la déplacer et la redimensionner comme tout objet graphique. Vous disposez de la barre d outils Image et de la boîte de dialogue Format de l image pour retoucher l image, en changeant la couleur du fond par exemple. Les cellules converties en image conservent par défaut les lignes de quadrillage, à moins que vous n ayez désactivé l affichage du quadrillage. Excel 2003 Mise à jour Page 12 Rina Gagné, formatrice

18 CONVERTIR DES DONNÉES EN IMAGE 1. Sélectionnez les cellules contenant les données à convertir en image. 2. Maintenez enfoncée la touche Maj et cliquez Édition. 3. Cliquez Copier une image et choisissez les options Telle qu à l écran et Mode image. 4. Ouvrez la feuille de calcul ou le document dans lequel coller l image issue d Excel. 5. Cliquez Édition/Coller. L image issue d Excel apparaît dans le document. 6. Sélectionnez l image et faites glisser les poignées qui l entourent pour la déplacer ou la redimensionner. B O U T O N D E C A P T U R E L outil Photo peut vous servir à capturer une vue de certaines cellules pour coller la capture dans une autre feuille ou un autre classeur. Vous pourriez ainsi capturer une plage de cellules avant d y appliquer des formules ou des modifications, ce qui vous permet ensuite de comparer les changements d après les données initiales. L ajout d un bouton pour la fonction Photo dans une barre d outils facilite l accès à la commande. Contrairement à une procédure ordinaire de copier-coller, la capture des données conserve un lien avec les cellules sources. Si vous apportez des modifications aux cellules sources, le changement se répercute sur les cellules de la capture. AJOUTER UN BOUTON PHOTO 1. Cliquez Outils/Personnaliser et activez l onglet Commandes. Cliquez Outils dans la catégorie et choisissez l outil Photo. 2. Faites glisser l icône Photo vers la barre d outils sur laquelle vous voulez créer ce bouton. Le bouton s ajoute à la barre d outils. Cliquez Fermer. CAPTURER UNE IMAGE 1. Sélectionnez les cellules à capturer et cliquez sur le bouton Photo. Excel capture en mémoire la sélection, signalée par un cadre en pointillés. 2. Ouvrez la feuille dans laquelle insérer la capture et cliquez à l endroit où vous souhaitez placer la capture. La capture apparaît dans le document. La capture se retouche comme un objet graphique : elle peut être déplacée ou redimensionnée. Excel 2003 Mise à jour Page 13 Rina Gagné, formatrice

19 MISE EN FORME DE LA CAPTURE La capture de l outil Photo est un objet graphique comme les autres. Pour redimensionner l image de la capture, sélectionnez-la et faites glisser une poignée d angle. Pour le déplacer, placez le pointeur sur l image et faites glisser vers un autre emplacement lorsque le pointeur se transforme en croix fléchée. Vous pouvez définir la couleur de trait et de remplissage des données Excel capturée par l outil Photo. Cliquez le bouton Format de l image dans la barre d outils Image ou utiliser les outils de la barre d outils Dessin pour changer l apparence de l objet. La capture n est qu une image des cellules, vous ne pouvez pas modifier le contenu des cellules. Si vous changez la mise en forme ou le contenu des cellules sources, l image de la capture s actualise en conséquence. V O L E T E S P I O N S Plus la feuille de calcul s allonge, plus il devient difficile de conserver à l écran les cellules importantes pendant le déplacement dans la feuille. Vous pourriez, par exemple, vouloir afficher le résultat d une formule dans une cellule en haut de la feuille tandis que vous modifiez les données de référence au bas de la feuille. Dans un tel cas, servez-vous du volet Espions pour surveiller la valeur d une sélection de cellules. Le volet Espions peut aussi afficher des cellules d une autre feuille ou de feuilles d un classeur associé. Le volet Espions est une petite fenêtre flottante. Vous pouvez vous déplacer à loisir dans la feuille, le volet reste en place. Vous pouvez redimensionner et déplacer le volet, sans oublier de le fermer lorsqu il devient inutile. À l instar d une barre d outils, le volet Espions peut s ancrer sur un bord de la fenêtre. AFFICHER LE VOLET ESPIONS 1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur la cellule à surveiller. 2. Cliquez Ajouter un espion. Si vous faites défiler la feuille, le volet Espions ne bouge pas. 3. Si vous modifiez les données référencées dans la cellule espionnée, le changement se répercute aussitôt dans le volet Espions. Excel 2003 Mise à jour Page 14 Rina Gagné, formatrice

20 AJOUTER UN ESPION AU VOLET 1. Cliquez Ajouter un espion, la boîte de dialogue Ajouter un espion apparaît. 2. Sélectionnez dans la feuille la cellule ou la plage à surveiller. 3. Cliquez Ajouter. La cellule ou la plage vient s ajouter à la liste du volet Espions. NOMMER LE CONTENU DU VOLET ESPIONS Si vous utilisez souvent le volet Espions pour surveiller des cellules, attribuez des noms décrivant le contenu des cellules. Si, par exemple, vous avez l œil sur une plage de cellules indiquant le total des recettes, vous pouvez nommer la plage Total_recettes. Les noms de plage sont plus évocateurs que les adresses par défaut telle que C Pour attribuer un nom à une cellule ou à une plage, cliquez dans la Zone Nom, à l extrémité gauche de la barre de formule, et tapez un nom. 2. Appuyez sur Entrée et Excel mémorise le nom. Les noms de cellule et de plage doivent débuter par une lettre ou le caractère de soulignement, sans inclure d espace. SUPPRIMER UN ESPION 1. Cliquez le nom de la cellule dans le volet Espions. 2. Cliquez Supprimer un espion. La cellule disparaît de la liste de volet. FERMER LE VOLET ESPIONS 1. Lorsque vous avez terminé avec le volet Espions, cliquez le bouton Fermer. 2. Le volet Espions disparaît. N O M B R E S A L É A T O I R E S La fonction ALEA( ) sert à générer des nombres au hasard dans les cellules. On peut avoir besoin de nombres aléatoires pour réaliser des billets de loterie, par exemple. Selon le paramétrage des variables de la fonction, vous pouvez générer un nombre compris entre 0 et le maximum défini par vous. Avec 100 pour valeur maximale, la fonction génère au hasard des nombres compris entre 0 et 100. Après définition de la fonction dans une cellule, vous pouvez faire glisser la poignée de recopie pour remplir des cellules adjacentes avec d autres nombres aléatoires. Ces derniers prennent le formatage par défaut des cellules. Excel 2003 Mise à jour Page 15 Rina Gagné, formatrice

21 GÉNÉRER DES NOMBRES ALÉATOIRES 1. Cliquez la cellule dans laquelle insérer la fonction ALEA( ). Tapez =ALEA( )*?, en remplaçant? par le nombre maximal à générer et appuyez sur Entrée. 2. Excel génère un nombre au hasard dans chacune des cellules sélectionnées. Faites glisser la poignée de recopie pour remplir les cellules adjacentes. 3. Par défaut, Excel applique le style Standard, ce qui implique que les cellules pourraient contenir des nombres décimaux. Pour limiter les nombres aléatoires à des nombres entiers, ouvrez la boîte de dialogue Format de cellule, sélectionnez la catégorie Nombre et définissez zéro pour le nombre de décimales. C O N V E R T I R L E S F R A C T I O N S Lorsque vous tentez d entrer une fraction dans une cellule, Excel la convertit en date. Ainsi, 1/2 devient le 1 er février. Pour éviter cette conversion automatique, il faut taper un zéro et appuyer sur la barre d espacement avant d entrer la fraction. En l absence du zéro, Excel interprète la saisie comme une date. L équivalent décimal des fractions s affiche dans la barre de formule. Sélectionnez une cellule avec une fraction pour voir son équivalent dans la barre de formule. M I S E E N F O R M E C O N D I T I O N N E L L E La fonction de mise en forme d Excel a pour effet de changer l apparence du contenu des cellules sous certaines conditions. Le changement de mise en forme peut servir à définir des alertes en affichant d une couleur contrastée les cellules répondant aux conditions définies. Ce système peut servir dans un rapport financier, par exemple, à repérer les résultats inférieurs ou supérieurs à une fourchette donnée. La condition porte sur le contenu de la cellule : valeur ou résultat d une formule logique. La boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle permet de définir trois conditions modifiant la cellule, ce qui autorise la définition de quatre mises en forme différentes pour quatre états possibles : l état initial et les trois conditions. Les conditions se définissent par comparaison avec une ou deux valeurs issues d une feuille de calcul. Les attributs des mises en forme conditionnelles se définissent dans la boîte de dialogue Format de cellule, où l on peut agir sur le texte, la bordure ou le remplissage de la cellule. Excel 2003 Mise à jour Page 16 Rina Gagné, formatrice

22 APPLIQUER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE 1. Sélectionnez une cellule ou un plage de cellules pour laquelle définir une mise en forme conditionnelle. 2. Cliquez Format/Mise en forme conditionnelle. 3. Dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle vous devez compléter toutes les informations relatives à la Condition Cliquez sur le bouton Format et utilisez les onglets Police, Bordure et Motifs pour modifier le texte, le contour ou la couleur de fond des cellules. 5. Cliquez OK. 6. Pour définir une deuxième condition possible sur la même plage de cellules, cliquez le bouton Ajouter et répétez les étapes 3, 4 et Si les conditions définies sont déjà vraies, les cellules concernées changent de mise en forme. A S S E M B L E R D U T E X T E I S S U D E D I F F É R E N T E S C E L L U L E S La fonction Concatener peut vous servir à former une chaîne de caractères à partir du texte de plusieurs cellules. Si le tableau comprend une liste de nom, prénoms et titres dans trois colonnes, servez-vous de la fonction Concatener pour assembler les noms complets et les réutiliser dans un autre document. Avec la fonction Concatener, il emporte d insérer des espaces entre les chaînes de caractères. Dans la formule, un espace se définit par la saisie d un espace entre guillemets. Si les noms combinés requièrent une virgule ou un autre signe de ponctuation, insérez la ponctuation entre guillemets entre deux références de cellule. Après rédaction de la formule pour le premier nom de la liste, recopiez la formule dans les lignes suivantes du tableau pour assembler les autres noms de la liste. La même technique peut servir à assembler tout type de chaînes de caractères dans Excel : noms de produit avec leur prix et référence ou dates et lieux d événements à venir. 1. Cliquez la cellule dans laquelle afficher le texte à assembler. Tapez =concatener(?;" ";?;" ";?;" ") en remplaçant les signes? par l adresse des cellules contenant les chaînes de caractères à assembler. Bien prendre soin d énoncer les références de cellule dans l ordre selon lequel il faut assembler le texte. 2. Appuyez sur Entrée. Excel combine en une seule cellule le contenu des trois cellules spécifiées. Excel 2003 Mise à jour Page 17 Rina Gagné, formatrice

23 Q U E L Q U E S R A C C O U R C I S C L A V I E R TOUCHES Ctrl + ; Ctrl + Maj + ; Ctrl + Barre d espacement Maj + Barre d espacement EFFET Ajoute la date courante à la cellule Ajoute l heure courante à la cellule Sélectionne la colonne de la cellule active Sélectionne la ligne de la cellule active U T I L I S A T I O N D E S P L A G E S Les noms de plages doivent impérativement commencer par une lettre, une barre oblique inversée (\) ou un soulignement (_). DÉFINIR UN NOM DE PLAGE 1. Sélectionnez d abord la cellule ou la plage à nommer, puis réalisez une des deux actions suivantes : Cliquez dans la case de référence (à l extrémité gauche de la barre de formule), tapez le nom, puis confirmez par la touche Entrée. Choisissez Insertion/Nom/Définir; dans la fenêtre correspondante, entrez le nom dans la case Noms dans le classeur et cliquez sur OK. UTILISER LA PLAGE DANS UNE FORMULE 1. Pour utiliser un nom dans une formule, pressez la touche F3 ou choisissez Insertion/Nom/Coller. 2. Sélectionnez le nom souhaité dans la liste de la fenêtre Coller un nom et confirmez par OK. Vous pouvez aussi cliquer deux fois sur le nom à utiliser. Excel 2003 Mise à jour Page 18 Rina Gagné, formatrice

24 L E B O U T O N S O M M E A U T O M A T I Q U E La fonction SOMME est, de loin, la plus sollicitée. C est sans doute la raison pour laquelle Microsoft a doté la barre d outils Standard d une commande intitulée Somme automatique. Un double clic insère et valide spontanément une fonction SOMME qui agit sur les valeurs situées au-dessus (ou à gauche). Si, au lieu d un double clic, vous faites un simple clic, Excel n ancre pas la fonction dans la cellule mais se borne à vous faire une suggestion de plage. Acceptez-la ou refusez-la. Notez encore que quelques autres fonctions de base (comme MIN et MAX) sont disponibles dans le menu déroulant lié à cette icône Somme automatique ( ). I N S É R E R U N E F O N C T I O N Vous n êtes pas obligé de travailler sans filet. Si vous préférez une prise en main efficace, confier votre sort à la commande Insertion/Fonction. Dès que vous double-cliquez sur une fonction de la liste, la fenêtre Arguments de la fonction fait son apparition. Vous êtes en pilotage automatique. Outre le fait que le nom de la fonction est correctement orthographié puisque c est Excel qui s en charge, l avantage du système est qu il est impossible, ici, d introduire un argument incorrect : le programme ne vous laisse pas faire. Pour un contrôle encore plus pointu, le résultat s affiche en bas à gauche. INTRODUIRE UNE FONCTION À L AIDE DE LA BARRE DE FORMULE 1. Cliquez dans la cellule destinée à accueillir la formule et entrez le signe =. 2. Déroulez le menu local Insérer une fonction (il apparaît à l extrémité gauche de la barre de formule dès que vous tapez le signe =) et sélectionnez la fonction de votre choix. 3. Il ne vous reste plus qu à entrer les arguments dans les cases de la fenêtre prévues à cet effet. Pour spécifier une référence de cellule ou de plage, agissez directement dans la feuille sous-jacente. Si nécessaire, cliquez sur le bouton ( ) situé en bout de case pour réduire la boîte de dialogue à sa plus simple expression et pouvoir ainsi agir plus confortablement dans la feuille en arrière-plan. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK. Excel 2003 Mise à jour Page 19 Rina Gagné, formatrice

25 INTRODUIRE UNE FONCTION À L AIDE BOUTON FONCTION 1. Cliquez dans la cellule destinée à accueillir la formule et entrez le signe =. 2. Cliquez sur le bouton Insérer une fonction ( ) situé sur la barre de formule et dans la fenêtre Insérer une fonction double-cliquez sur la fonction souhaitée. 3. Il ne vous reste plus qu à entrer les arguments dans les cases de la fenêtre prévues à cet effet. Pour spécifier une référence de cellule ou de plage, agissez directement dans la feuille sous-jacente. Si nécessaire, cliquez sur le bouton ( ) situé en bout de case pour réduire la boîte de dialogue à sa plus simple expression et pouvoir ainsi agir plus confortablement dans la feuille en arrière-plan. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK. INTRODUIRE UNE FONCTION À L AIDE DU MENU INSERTION 1. Cliquez dans la cellule destinée à accueillir la formule et entrez le signe =. 2. Choisissez Insertion/Fonction; dans la fenêtre Insérer une fonction double-cliquez sur la fonction souhaitée. 3. Il ne vous reste plus qu à entrer les arguments dans les cases de la fenêtre prévues à cet effet. Pour spécifier une référence de cellule ou de plage, agissez directement dans la feuille sous-jacente. Si nécessaire, cliquez sur le bouton ( ) situé en bout de case pour réduire la boîte de dialogue à sa plus simple expression et pouvoir ainsi agir plus confortablement dans la feuille en arrière-plan. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK. B O U T O N O P T I O N S D I N S E R T I O N Dès que vous ajoutez une ligne ou une colonne, le bouton Options d insertion ( ) fait son apparition. Il donne accès à des options de mise en forme qui vous permettent de décider si la ligne (ou la colonne) insérée doit ou non hériter des options de formatage de la ligne (ou la colonne) qui était sélectionnée à l appel de la commande. Excel 2003 Mise à jour Page 20 Rina Gagné, formatrice

26 G R A P H I Q U E ANNOTER UN GRAPHIQUE Pour mettre en valeur un élément donné d un graphe, comme un secteur particulièrement large, une colonne particulièrement haute, ou un barre particulièrement étroite, ajoutez-y une zone de texte et placez-la sur ou à proximité de l élément concerné. 1. Cliquez n importe où dans le graphe. 2. Commencez à taper le texte. Les caractères que vous saisissez s affichent dans la barre de formule. Tant que vous ne validez par votre entrée, vous pouvez modifier ce texte. 3. Pressez la touche Entrée. La zone de texte s affiche dans le graphe. 4. Cliquez sur le périmètre grisé de cette zone et dès que votre pointeur prend la forme d une quadruple flèche, faites glisser vers l endroit souhaité. 5. Faites ensuite un clic droit sur cette zone et choisissez Format de la zone de texte ou cliquez deux fois pour un accès direct. 6. Choisissez les attributs souhaités (police, taille, couleur, fond ). 7. Le cas échéant, ajoutez un trait ou une flèche pour associer la zone à son élément, via la barre d outils Dessin. CONTRÔLER L AFFICHAGE DES GRAPHIQUES 3D Dans les graphes en trois dimensions, une barre (ou une colonne) peut en cacher une autre. Comparer les valeurs devient alors difficile. Pour remédier au problème, modifiez l ordre dans lequel les données sont tracées. 1. Cliquez sur une barre ou sur ne colonne quelconque. 2. Activez l icône Format de la série de données ou choisissez Format/Série de données sélectionnée. 3. Activez l onglet Ordre des séries de la fenêtre Format des séries de données. 4. Sélectionnez une série dans la liste Ordre des séries, puis cliquez sur Monter ou Descendre. 5. Confirmez par OK. Excel 2003 Mise à jour Page 21 Rina Gagné, formatrice

27 CHANGER L ANGLE DE VUE DU GRAPHIQUE Dans un graphe en trois dimensions il est possible de changer l angle de vue du graphique. 1. Sélectionnez Coins dans le menu local Objets de graphique. 2. Faites glisser délicatement l un des angles du graphe ou choisissez Graphique/Vue 3D et expérimentez les options disponibles. M O D È L E S Vous êtes parvenu à un résultat concluant. Pourquoi ne pas enregistrer ce classeur sous la forme d un modèle? Ce faisant, vous retrouverez le même environnement lorsque vous créerez un nouveau classeur Excel sur la base de ce modèle. CRÉER UN MODÈLE 1. Choisissez Fichier/Enregistrer sous. 2. Dans la case Nom de fichier, entrez le nom du futur modèle. 3. Dans la liste Type de fichier, choissez Modèle. 4. Cliquez sur Enregistrer. 5. De retour dans la feuille de calcul, supprimez les données qui ne doivent pas figurer dans le modèle, puis enregistrez ces modifications. UTILISER UN MODÈLE 1. Choisissez Fichier/Nouveau ou dans le volet Office choisissez le volet Nouveau classeur. 2. Activez le lien Sur mon ordinateur et sélectionnez le modèle depuis l onglet Général. 3. Confirmez le tout par OK. Excel 2003 Mise à jour Page 22 Rina Gagné, formatrice

28 CHAPITRE III IMAGES S T Y L E P A R D É F A U T À T O U S L E S O B J E T S Les divers réglages que vous pouvez faire pour créer un objet (trait, épaisseur, couleur, remplissage, etc.) peuvent facilement servir de base à la création de tous les autres objets. 1. Sélectionnez un objet que vous avez correctement paramétré. 2. Cliquez sur Dessiner de la barre d outils Dessin et cliquez sur Définir comme attributs par défaut. Lorsque vous créez une nouvelle forme ou une forme automatique, elle hérite des réglages par défaut. S É L E C T I O N N E R D E S O B J E T S Avant de faire quoi que ce soit avec un objet, vous devez le sélectionner. Il suffit pour cela de cliquer dessus. Immédiatement, un cadre et des poignées apparaissent (excepté pour les traits qui ne sont dotés que de deux poignées à chaque extrémité). Pour sélectionner plusieurs objets à la fois, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur les objets à sélectionner ou cliquez sur le bouton Sélectionner des objets ( ) de la barre d outils Dessin. Cliquez et, sans relâcher le bouton de la souris, tracez un cadre englobant tous les objets à sélectionner. C O M P R E S S I O N D I M A G E S Pour libérer de l'espace sur votre disque dur ou pour réduire le temps de téléchargement, utilisez la commande Compression d'images dans la barre d'outils Image pour effectuer les actions suivantes : Pour réduire la résolution (à 96 dpi pour le Web et 200 dpi pour l'impression) et les informations inutiles sont supprimées. Pour supprimer les informations supplémentaires. Par exemple, lorsqu'une image a été rognée ou redimensionnée, les parties «masquées» de l'image sont stockées dans le fichier. Excel 2003 Mise à jour Page 23 Rina Gagné, formatrice

29 COMPRIMER UNE IMAGE ROGNÉE Lorsque vous rognez une image, vous ne l abîmez pas. C est un recadrage virtuel qui conserve en fait toute l image et se contente d en masquer des parties. Toutefois, vous pouvez compresser une image pour diminuer la taille du fichier. 1. Pour supprimer réellement des parties d image, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Compresser les images ( ) de la barre d outils Image. 2. Cochez l option Supprimer les zones de rognage de l image et décochez Compresser les images. 3. Choisissez Aucun changement dans la section Changement de résolution. Cliquez sur OK. D U P L I Q U E R U N E F O R M E Vous pouvez dupliquer des formes et les répartir automatiquement. Cette solution vous épargne de copier, collet et déplacer les formes une par une. Elle permet de dupliquer une forme existante, la positionner et produire une série de copies décalées. Excel copie la forme mais décale aussi sa position. Vous pouvez ainsi réaliser un effet d escalier avec la même forme disposée en cascade. Dessinez la première forme, copiez-la puis positionnez la copie avec l espacement souhaité. Il ne reste plus qu à commander à Excel de recopier la forme avec le même espacement. Cette technique sert à dupliquer des formes créées avec les outils Rectangle, Ellipse, Flèche, Trait ou Formes automatiques. Vous pouvez aussi l appliquer à des zones de texte ou des objets WordArt. 1. Cliquez la forme ou l objet à dupliquer. 2. Appuyez sur Ctrl + D, Excel duplique la forme. 3. Faites glisser la copie de manière à définir l espacement entre les objets. 4. Appuyez sur Ctrl + D, Excel duplique la forme avec l espacement défini à l étape Répétez l étape 4 autant de fois que nécessaire. Excel 2003 Mise à jour Page 24 Rina Gagné, formatrice

30 I N S E R T I O N D U N D I A G R A M M E O U D U N H I S T O G R A M M E Excel 2003 offre maintenant, sur la barre d outils Dessin, la possibilité d insérer facilement un diagramme ou un histogramme. 1. Cliquez sur le bouton de la barre d outils Dessin. 2. Choisissez dans la boîte de dialogue Bibliothèque de diagrammes le modèle voulu et cliquez sur OK. Utilisez la barre d outils Diagramme pour faire différentes modifications à votre diagramme. C O N N E C T E U R S Les filets des formes automatiques Connecteurs servent à relier entre eux des objets tels que des images cliparts, des formes, ou des zones de texte. Les filets de la catégorie Connecteurs sont des lignes tracées automatiquement entre deux objets. On s en sert pour réaliser des organigrammes ou diagrammes techniques. Les filets représentent des liens de diverses natures entre les objets. Le filet peut servir, par exemple, à relier une légende à une illustration, placer le nom d une personne sous un portrait ou relier deux photos. Les filets Connecteurs se présentent sous différentes formes : avec ou sans pointe fléchée et courbes ou rectilignes. Après insertion d un filet entre deux objets, si vous déplacez l un des deux le filet s adapte à la nouvelle position. Vous pouvez formater les filets en définissant l épaisseur, le style et la couleur. 1. Cliquez Formes automatiques, pointez Connecteurs et sélectionnez un style de filet. 2. Le pointeur change de forme. Survolez le premier objet avec le pointeur. Des poignées bleues apparaissent autour de l objet. 3. Cliquez la poignée à utiliser comme point d ancrage. La poignée cliquée devient le premier point d ancrage du filet. 4. Faites glisser le pointeur vers l objet à relier au premier. Une ligne pointillée suit le déplacement du pointeur. Des poignées bleues encadrent l objet. 5. Cliquez la poignée à utiliser comme deuxième point d ancrage du filet. 6. Excel trace un filet entre les deux objets. Servez-vous des outils de dessin pour modifier le filet. Excel 2003 Mise à jour Page 25 Rina Gagné, formatrice

31 CHAPITRE IV SÉCURITÉ R É C U P É R A T I O N D U N F I C H I E R Il est possible de récupérer un fichier perdu après un plantage de l ordinateur. Lorsque le système se bloque ou s éteint inopinément, vous risquez de perdre des données très précieuses si un fichier est ouvert. Une panne de courant ou un conflit dans le traitement des données est à l origine de ces accidents. Heureusement, les dernières versions d Office comprennent une fonction de sécurité pour la restauration des fichiers perdus. En cas d incident, servez-vous de l utilitaire Récupération d applications Microsoft Office au lieu du Gestionnaire des tâches de Windows (qui permet de quitter le logiciel bloqué). L utilitaire de récupération enregistre la dernière version du fichier avant l incident. Lorsque vous redémarrez le programme, le volet Office présente la liste des dernières versions du fichier. Si vous hésitez sur le choix d une version, enregistrez tous les fichiers et comparez-les pour choisir ceux à conserver ou supprimer. RÉCUPÉRATION D UN FICHIER APRÈS UNE PANNE DU SYSTÈME 1. Cliquez sur Démarrer/Programmes/Microsoft Office/Outils Microsoft Office/ Récupération d applications Microsoft Office. 2. La boîte de dialogue Récupération d une application Microsoft Office apparaît, cliquez alors sur le programme qui ne répond pas. 3. Cliquez sur Récupérer l application ou cliquez Fermer l application pour fermer le logiciel sans récupérer les fichiers en cours. 4. Un message s affiche pour proposer d envoyer un rapport d erreurs à Microsoft, cliquez sur Ne pas envoyer. 5. Relancez l application. Le volet Récupération de document apparaît. Cliquez la version du document que vous souhaitez conserver. Office ouvre le fichier sélectionné. 6. Pour enregistrer plusieurs versions et les comparer ultérieurement, cliquez cette zone, puis cliquez Enregistrer sous pour chaque version à conserver. 7. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer le volet de récupération. Excel 2003 Mise à jour Page 26 Rina Gagné, formatrice

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