Cahier des charges pour l appel de candidatures

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Raoul Jolicoeur
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1 Cahier des charges pour l appel de candidatures Date limite de réception des candidatures 17 mai 2013 Envoi par courriel seulement à : pfardeau@aqpere.qc.ca Contact Pierre Fardeau, directeur général AQPERE

2 Le présent document contient l ensemble des dispositions à respecter pour poser sa candidature à l organisation du colloque sur l écodéveloppement des institutions d enseignement du Québec en L institution la mieu qualifiée sera retenue. Elle bénéficiera de l accompagnement de l AQPERE dans l élaboration du contenu. Le volet logistique du colloque sera piloté par l institution qui pourra compter sur l epérience de l AQPERE en gestion événementielle. L université ou le cégep qui souhaite poser sa candidature pour recevoir le colloque en 2014 devra se conformer à l ensemble des consignes décrites dans les pages qui suivent. Pour tout renseignement supplémentaire, merci de vous adresser à : Pierre Fardeau, directeur général : pfardeau@aqpere.qc.ca

3 PRÉSENTATION DU COLLOQUE Ce colloque a vu le jour pour permettre au différentes institutions d enseignement du Québec, d apprendre les unes des autres. Cet événement s adresse principalement au personnel de direction et au enseignants des institutions post-secondaires et vise les thématiques suivantes : la gestion environnementale : gestion des matières résiduelles, efficacité énergétique, qualité de l'air, économie d'eau, verdissement, etc. le développement d'une culture environnementale : intégration de l'environnement dans les activités académiques, activités de sensibilisation et d'éducation à l'environnement, animation du milieu sur les questions concernant l'environnement, etc. Les cinq premiers colloques ont été organisés en 2004 au Collège de Rosemont, en 2005 à l Université Laval, en 2007 à l UQAM, en 2010 au Cégep de Sorel-Tracy et en 2012 à l École de technologie supérieure. Le 6 e colloque se tiendra au printemps 2014 à la fin mai. Vous devez faire parvenir votre dossier de candidature d ici le 17 mai 2013 afin de commencer les travau de réalisation à la rentrée prochaine. L AQPERE fera connaître l institution retenue au plus tard le 24 mai. Pour plus d information sur les colloques antérieurs, veuillez vous référer à la section des archives sur le site de l AQPERE : CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES Les dossiers de candidatures sont limités à si pages maimum et doivent contenir les renseignements suivants : Nom de l établissement qui souhaite organiser le colloque; Nom du comité responsable au sein de l université ou du collège (au moins une personne responsable sur place); Dates de tenue de l événement (fournir au moins deu choi de dates jeudi et vendredi de la fin mai ou début juin 2014); Description des lieu disponibles, qui répondent au besoins suivants : o Un amphithéâtre d une capacité minimale de 150 personnes o Une salle pouvant accueillir jusqu à 70 personnes o Un espace pour tenir un salon des eposants d une quarantaine de kiosques Mention des raisons qui font de vous le choi incontournable pour l organisation de cet événement; Présentation des réalisations environnementales du campus qui pourraient intéresser les participants des autres campus collégiau ou universitaires (la visite des réalisations environnementales du campus hôte fait partie des activités du colloque); Mention de la manière dont l accord de la haute direction sera obtenu pour organiser l événement (recteur de l université ou directeur général du collège);

4 Le nom des conférenciers de prestige envisagés (facultatif) ; Ressources à l interne pour gérer certains aspects de l événement (e. implication du département de graphisme pour créer le visuel, mobilisation du comité environnemental le jour de l événement pour la gestion de la table d inscription, etc.) POINTS IMPORTANTS À CONSIDÉRER 1. Tarifs et responsabilités financières Nous suggérons de conserver une grille de tarifs identique au années précédentes. Cependant, certaines révisions peuvent être apportées. Les tarifs présentés incluent les activités du colloque, les repas (boissons et viennoiseries le matin, lunch du midi) ainsi que l adhésion à l AQPERE. Pri (taes incluses) Adulte membre de l AQPERE - Tarif hâtif (*) 220 $ Adulte non-membre de l AQPERE Tarif hâtif 250 $ Adulte membre de l AQPERE - Tarif tardif 280 $ Adulte non-membre de l AQPERE - Tarif tardif 300 $ Présentateur/trice d atelier 110 $ Étudiant (1) - Tarif unique 75 $ (*) Jusqu à 6 semaines avant l événement L AQPERE et l institution hôte sont conjointement responsables des finances du colloque. Le bénéfice ou le déficit sont partagés entre les deu partenaires. Depuis 2004, tous les colloques ont permis de dégager un bénéfice moyen de 3 000$. Traditionnellement, l AQPERE réinvestit sa part dans la préparation du prochain colloque, l institution hôte de son côté en profite pour alimenter son fond d intervention en environnement. 2. Structure horaire L horaire du colloque est conçu de la manière suivante : 8 h Inscription et visite du salon des 9 h eposants Mot de bienvenue et présentation du colloque 9 h 45 Conférence d ouverture du volet Gestion 15 h h 15 Dîner et visite du salon des eposants 14 h Ateliers Gestion 1 et éducation 1 Pause et visite du salon des eposants 10 h 30 Pause 15 h 45 Ateliers Gestion 2 et éducation 2 10 h 45 Conférence d ouverture du volet Éducation 17 h Cocktail 11 h 30 Conférence sur les avancées majeures depuis le dernier colloque jeudi 19 h 30 Souper et soirée festive vendredi 8 h Inscription 8 h 30 Ateliers Gestion 3 et éducation 3 9 h 45 Pause 10 h Ateliers Gestion 4 et éducation 4 11 h 10 Pause 11 h 20 Ateliers Gestion 5 et éducation 5 12 h 30 Dîner et plénière de synthèse 14 h Fin du colloque

5 AQPERE Institution hôte Élaboration du programme Rencontre du comité de pilotage 3. Partage des responsabilités Le tableau ci-contre est fourni à titre informatif, les responsabilités dans le déroulement du projet peuvent changer au besoin. Le partage des responsabilités sera à l ordre du jour de la première rencontre du comité du colloque prévue au début du mois de septembre prochain. Lancement de l'appel des communications Invitation au deu conférenciers d'honneur Invitation des personnalités de renoms Lancement de l'appel à participation pour le salon des eposants Réalisation du programme final du colloque Réalisation des outils de communication Réalisation des formulaires d'application pour les conférenciers Réalisation du formulaire d'application pour les kiosques Réalisation et mise à jour du site internet Diffusion du colloque dans les différents réseau partenaires Rédaction et diffusion du communiqué de presse Financement Adoption du plan de commandite Envoi des demandes de commandite Suivi téléphonique auprès des bailleurs de fonds Gestion des Inscriptions Lancement des inscriptions Gestion de la base de donnée des inscriptions Logistique du colloque Définition du programme de la soirée festive (optionnel) Menu du cocktail Identification des restaurants Élaboration des menus Élaboration du plan du salon des eposants Commande des tables, chaises, cimaises pour le salon Commande de nourriture pour les dîners et les pauses santé Commande des verres, tasses, machine à café, etc. Logistique Jour J Réalisation des cocardes Réalisation du dépliant décrivant le programme sommairement Recrutement des bénévoles pour la table d'inscription Recrutement des bénévoles pour le montage du salon des eposants

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