PROCEDURE GENERALE D ORGANISATION DU SERVICE LOGISTIQUE ALIMENTAIRE

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1 S.D.I.S. 17 Groupt SSSM PROCEDURE GENERALE D ORGANISATION DU SERVICE LOGISTIQUE ALIMENTAIRE LOGISTIQUE ALIMENTAIRE Création le 15/12/05 Rédigée par : Phar-Cne NOTOM Référence : PORSLOGAL Vérifiée par : Phar-Lt Col DUSAUD Version : 1 Approuvée par : Méd Col REVOLAT Nombre de pages : 6 et 4 annexes 1-Objet Cette procédure a pour objet de présenter sous forme de document écrit l organisation de la logistique alimentaire et la gestion des stocks. Le service responsable de la logistique alimentaire doit pouvoir assurer en permanence le ravitaillement de 200 sapeurs-pompiers en intervention sur le département et de 200 sapeurspompiers supplémentaires sous 24 heures, ainsi que le départ de 60 hommes dans le cadre des colonnes de renforts hors département. 2-Domaine d application Cette procédure est à appliquer par les responsables du service logistique alimentaire basé à Matha. 3-Documents de référence Note opérationnelle n 9/ Contenu 3.1-Définition du ravitaillement type 1 appui opérationnel : Le véhicule logistique (VLOG) et un VTU se déplacent sur les lieux ; il est prévu pour chaque sapeurpompier engagé, et en fonction des conditions de l opération (heure et durée): 1 ration «repas complet» 1 bouteille d eau de 1,5 litres 1,5 litres d eau en bouteille à disposition dans le véhicule pour café, thé, chocolat, potage ou boisson supplémentaire 2 barres de céréales pain : 1 baguette (achat à l aide d un bon de commande spécifique présenté en annexe 1) 2 colonne de renfort : Pour chaque sapeur-pompier engagé, il est prévu 48 heures d autonomie soit : 2 rations «24 heures» 9 litres d eau en bouteille soit un pack de 6X1,5L Une caisse «lot entretien» et une caisse «boissons chaudes» sont attribuées pour chaque tranche de 20 sapeurs-pompiers. Un réfrigérateur électrique est attribué pour chaque tranche de 30 sapeurs-pompiers. Des bons de commande collective pour le pain (en annexe 1) sont également fournis. 1

2 3 stages et formations : En fonction des besoins exprimés par le Service Formation, les produits suivants peuvent être mis à disposition : rations «repas complet», barres de céréales, eau et caisses «boissons chaudes». 4 manifestations sportives : Le service logistique alimentaire peut être sollicité dans le cadre d épreuves organisées par le SDIS. Les produits mis à disposition sont à définir au coup par coup. 3.2-Définition des stocks 1 Le véhicule «VLOG» : Le véhicule «VLOG» est armé en permanence comme décrit dans le tableau ci-dessous avec les produits ayant la date limite de consommation la plus proche: VEHICULE RATION "REPAS COMPLET" 200 BARRE CEREALES 400 CAFE 400 THE 100 CHOCOLAT 100 SUCRE 600 POTAGE 200 GOBELET 800 CUILLER 800 POCHE PLASTIQUE 200 BON DE COMMANDE POUR LE PAIN 8 EAU EN LITRES CHARGEE DANS UN VTU 600 SOIT EN PACK DE 6X1,5L 70 2 Colonne de renfort : Il est maintenu en permanence un stock de produits et matériels pour les renforts extérieurs. Ce stock est différencié de la réserve logistique alimentaire. RATION "24 HEURES" 120 PACK DE 6X1,5 L 60 CAISSE "LOT ENTRETIEN" 3 CAISSE "BOISSONS CHAUDES" 3 REFRIGERATEUR ELECTRIQUE 2 BON DE COMMANDE POUR LE PAIN 8 2

3 Composition de la caisse «lot entretien» SEAU 2 LAVE PONT AVEC MANCHE 2 BALAI AVEC MANCHE 2 EPONGE 4 SERPILLIERE 2 PRODUIT NETTOYANT SOL 1,5L CREME A RECURER 2 SAC POUBELLE 20 PAPIER HYGIENIQUE 2 CIRAGE 3 BROSSE A CIRAGE 3 LACETS 3 POCHE PLASTIQUE 60 Composition de la caisse «boissons chaudes» RECHAUD GAZ 1 CARTOUCHE GAZ 2 CASSEROLE 2 GOBELET 300 CAFE DOSE 250 THE DOSE 25 CHOCOLAT 25 SUCRE 300 CUILLERE Réserve logistique alimentaire : La réserve a pour vocation de réarmer le véhicule «VLOG» et de reconstituer le stock destiné aux renforts extérieurs. Le niveau de cette réserve est variable et il est toujours maintenu entre un niveau minimum et un niveau maximum. MINI MAXI RATION "REPAS COMPLET" BARRE CEREALES CAFE THE CHOCOLAT SUCRE POTAGE GOBELET CUILLER POCHE PLASTIQUE EAU EN PACK DE 6X1,5L

4 3.3-Mise en œuvre pratique 1 Appui opérationnel : Le véhicule «VLOG» armé comme décrit ci-dessus ainsi qu un VTU avec à son bord les 70 packs d eau prévus se rendent sur les lieux à la demande du CODIS. Dès le déclenchement, le personnel prévoit l organisation de l achat du pain en fonction des contraintes liées à l opération (heure, lieu, nombre de sapeurs-pompiers engagés, etc.). La facture de la boulangerie doit être adressée au SDIS en 3 exemplaires et accompagnée du bon de commande préétabli correctement rempli et signé par le chef d agrès. Le COS fixe les missions du service logistique alimentaire : mise à disposition de repas complets ou d en-cas (barres de céréales, boissons chaudes ou potages). Dès son retour, le véhicule «VLOG» est réarmé conformément à la dotation prévue à l aide de la réserve logistique alimentaire. Le personnel responsable remplit la fiche de compte-rendu d opération (en annexe 2) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). 2 colonne de renfort : Les quantité de produits nécessaires au ravitaillement du nombre de sapeurs-pompiers engagés, indiqué par le CODIS, sont chargées dans un VTU. Celui-ci se rend au point de regroupement des moyens. Le personnel responsable remplit la fiche de compte-rendu d opération (en annexe 2) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). 3 stages et formations : La commande sollicitée par le Service Formation, au moins un mois à l avance, est mise à disposition au CS de Matha une semaine avant la date prévue du stage. Les produits fournis doivent posséder la date de péremption la plus courte ; il convient donc d utiliser ceux embarqués dans le véhicule «VLOG». Le véhicule est alors réarmé à l aide de la réserve logistique alimentaire. Le personnel responsable remplit la fiche de compte-rendu d opération (en annexe 2) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). 4 manifestations sportives : Le Directeur Départemental détermine un mois avant la date prévue de l événement la liste des produits qu il souhaite voir mis à disposition par le service logistique alimentaire. Ces produits sont pris dans le stock selon les modalités du 3 ou font l objet d une commande particulière. Le personnel responsable remplit la fiche de compte-rendu d opération (en annexe 2) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). 4

5 3.4-Gestion des stocks L état général des produits, leur date limite de consommation et la propreté des matériels et des emballages doivent être vérifiés régulièrement. Ce contrôle et la remise à niveau le cas échéant doivent être effectués systématiquement après chaque sollicitation du service logistique alimentaire. Une même vérification doit être effectuée tous les débuts de chaque mois pair ; le personnel responsable remplit la fiche d inventaire (en annexe 3) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). Les produits dont la date limite d utilisation est dépassée doivent être retirés du stock et faire l objet d une déclaration à l aide de la fiche de compte-rendu d opération en indiquant clairement «PRODUITS PERIMES». Une copie est transmise par fax au Service Pharmacie ( ). Les produits fournis doivent être ceux qui possèdent la date de péremption la plus courte. Par principe, ces produits sont embarqués dans le véhicule «VLOG». Dans le cadre des formations et des manifestations sportives, il convient donc d utiliser ces produits et de réarmer le véhicule «VLOG» à l aide de la réserve logistique alimentaire. 3.5-Commandes 1 Réserve logistique alimentaire : Les valeurs indiquées dans le tableau ci-dessus définissent un stock minimal. Dès que la valeur est inférieure ou égale au minimum, la remise à niveau doit se faire à la valeur directement supérieure du stock maximal en fonction de l unité de conditionnement du fournisseur. Exemple : rations «repas complet» : 200 dans le véhicule «VLOG» en réserve ; sur une intervention sont utilisées 85 rations. Le véhicule est réarmé avec la réserve ; le niveau de la réserve est donc de =165 (inférieur au stock minimal prévu). Il convient alors de commander =235 soit 20 colis de 12 (unité de conditionnement=12). Le stock de la réserve remonte donc à 405. Le personnel responsable remplit le bon de commande (en annexe 4) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). Le Service Pharmacie prend en compte la commande et avise le personnel responsable des délais et des modalités de livraison des produits. 2 Colonne de renfort : Dès le départ de la colonne, le stock de rations et d eau doit être reconstitué à son niveau prévu. Les bouteilles d eau sont prises dans la réserve logistique alimentaire. Les rations «24 heures» font l objet d une commande particulière. Le personnel responsable remplit le bon de commande (en annexe 4) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). Le Service Pharmacie prend en compte la commande et avise le personnel responsable des délais et des modalités de livraison des produits. Dès le retour de la colonne, les caisses «lot entretien» et «boissons chaudes» doivent être réarmées. Les produits consommables sont pris dans la réserve logistique alimentaire. Les produits d entretien font l objet d une commande particulière. Le personnel responsable remplit le bon de commande (en annexe 4) et en transmet une copie par fax au Service Pharmacie ( ). Le Service Pharmacie prend en compte la commande et avise le personnel responsable des délais et des modalités de livraison des produits. 5

6 3 Manifestations sportives : Les produits demandés par le Directeur Départemental font l objet d une commande particulière. Le Service Pharmacie prend en compte la commande et avise le personnel responsable des délais et des modalités de livraison des produits. 5-Gestion documentaire Ce document est transmis au Centre de Secours de Matha. Le chef de centre doit diffuser cette procédure à l ensemble du personnel concerné. Ce document doit être rangé dans le classeur contenant les procédures en vigueur et disponible à tout moment. Historique PORCODSA Ann version 1 Motif de la modification Procédure initiale Date de diffusion 20/12/05 6

7 Annexe 1 7

8 Annexe 2 8

9 Annexe 3 9

10 Annexe 4 10

11 11

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