LA POLITIQUE DE DÉVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE ET DES ARCHIVES

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1 LA POLITIQUE DE DÉVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE ET DES ARCHIVES JUIN 2011 Le conseil d administration a approuvé la politique le 21 juin 2011

2 LA POLITIQUE DE DÉVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE ET DES ARCHIVES DU MUSÉE DES BEAUX-ARTS DU CANADA TABLE DES MATIÈRES 1.0 INTRODUCTION LE BUT DE LA POLITIQUE L APPLICATION DE LA POLITIQUE LES PRINCIPES DIRECTEURS ET LES PROCÉDURES LES OBJECTIFS DE L ENRICHISSEMENT DES COLLECTIONS LES CRITÈRES DE L ENRICHISSEMENT DES COLLECTIONS LES DOCUMENTS PUBLIÉS : LES COLLECTIONS GÉNÉRALES LES DOCUMENTS PUBLIÉS : LES COLLECTIONS RARES ET SPÉCIALES LES DOCUMENTS INÉDITS : LES COLLECTIONS ARCHIVISTIQUES Les archives institutionnelles du Musée Les collections archivistiques, sauf celles du Musée LES DOCUMENTS INÉDITS : AUTRES COLLECTIONS Les dossiers muséologiques Les ressources visuelles LES MÉTHODES D ACQUISITION LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS LES DÉFINITIONS LES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS... 7

3 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page INTRODUCTION LA POLITIQUE DE DÉVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE ET DES ARCHIVES DU MUSÉE DES BEAUX-ARTS DU CANADA En vertu de la Loi sur les musées 1 (1990), le Musée a le pouvoir de : Collectionner des œuvres d art et autres éléments de matériel de musée; Conserver, notamment préserver, entretenir et restaurer des œuvres d art et autres éléments de matériel de musée, ainsi que constituer des registres et de la documentation à leur égard; Entreprendre ou parrainer des recherches dans le cadre de sa mission et de la muséologie, et en communiquer les résultats; Fournir des installations permettant aux personnes qualifiées d utiliser et d étudier sa collection; Faire connaître les œuvres d art et autres éléments de matériel de musée provenant de sa collection ainsi que l art en général, dans l ensemble du Canada et à l étranger, et diffuser de l information s y rapportant, par tout moyen de communication et d enseignement approprié; Établir et encourager des liens avec tous autres organismes à vocation analogue; Mettre à contribution la compétence de son personnel en élaborant ou parrainant des programmes de formation ou de perfectionnement dans les professions et disciplines liées à l activité et à la gestion de tous autres organismes à vocation analogue; Fournir ou assurer des services spécialisés et techniques à tous autres organismes à vocation analogue. La fonction de la Bibliothèque et des Archives du Musée des beaux-arts du Canada (ci-après le Musée) est de servir d archives et de fonds de recherches au Musée. La richesse de leurs collections et des services et programmes nationaux qu elles offrent doit leur évolution à une longue tradition et à un puissant sentiment du devoir national et de l engagement. La Bibliothèque et les Archives ont également forgé de solides relations avec des institutions du monde entier. Dans chaque secteur d activité, la portée de leur contribution à la mission du Musée est internationale. 2.0 LE BUT DE LA POLITIQUE Le but de la politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives est d assurer l orientation et d établir les grands principes de la gestion et de l enrichissement continu de leurs collections. 3.0 L APPLICATION DE LA POLITIQUE La politique s applique au Musée et à son affilié, le Musée canadien de la photographie contemporaine (MCPC) : toute mention du Musée comprend le MCPC, à moins d indication contraire. Il faut lire la politique conjointement avec d autres politiques du Musée, particulièrement la politique de recherche 2 et la politique d acquisition 3. La Bibliothèque et les Archives fournissent leurs services en conformité avec la Politique sur les valeurs, l éthique et le code de conduite 4 du Musée, et les lois pertinentes, telles que la Loi sur les langues officielles 5, la Loi sur l accès à l information 6 et la Loi sur la protection des renseignements personnels 7.

4 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page LES PRINCIPES DIRECTEURS ET LES PROCÉDURES 4.1 LES OBJECTIFS DE L ENRICHISSEMENT DES COLLECTIONS Les fonds de la Bibliothèque et des Archives sont considérés comme du matériel de musée. Le Musée a pour mission de collectionner, d organiser, d étudier et de préserver le matériel de musée, tant pour les besoins présents que futurs, à l appui de sa mission. Le Musée entreprend, parraine et fait connaître la recherche liée à ses fins et à la muséologie. 4.2 LES CRITÈRES DE L ENRICHISSEMENT DES COLLECTIONS Les documents de recherché comprennent des ressources publiées et inédites. Les documents publiés comprennent des publications canadiennes et étrangères dans le domaine des arts visuels, ainsi que des collections rares et spéciales. Les documents inédits comprennent les propres archives historiques du Musée, ainsi que des collections archivistiques uniques relatives à des artistes canadiens et d autres sujets dans le domaine de l art. L organisation des collections exige de donner un accès intellectuel aux documents par le catalogage, la classification, l indexage et la numérisation. Ensemble, les collections de la Bibliothèque et des Archives du Musée forment la collection de recherche nationale sur les arts visuels, et elles doivent être préservées en tant que parie essentielle du patrimoine culturelle du Canada. Dans ses activités, la Bibliothèque et les Archives du Musée tiennent compte des ressources d autres bibliothèques, archives et musées canadiens, particulièrement les collections de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), au moyen du dépôt légal de publications canadiennes courantes. Par conséquent, le Musée collectionne les documents éphémères en arts visuels canadiens, tels les renseignements biographiques sur les artistes, les bibliographies élémentaires des expositions, les catalogues de brochures ou les publications étrangères sur les arts visuels en général qui ne sont pas visés par la mission du BAC LES DOCUMENTS PUBLIÉS : LES COLLECTIONS GÉNÉRALES Les documents de la Bibliothèque sont sélectionnés pour appuyer les besoins de recherche tant présents que futurs. La Bibliothèque collectionne, d une manière exhaustive, les documents publiés en tous genres sur tous les aspects de l essor des arts visuels au Canada, ce qui inclut des œuvres d histoire de l art rédigées par des auteurs canadiens ou provenant d établissements canadiens, et des livres illustrés par des artistes canadiens. Bibliothèque et Archives Canada ainsi que Bibliothèque et Archives nationales du Québec collectionnent les publications canadiennes comme les livres d artiste et la Bibliothèque du Musée ne cherche pas à dédoubler cette activité de collection. Sur le plan de la recherche, la Bibliothèque du Musée collectionne les documents publiés sur les arts visuels et les artistes du monde entier, amplifiant ses forces existantes (p. ex., la peinture, les estampes, les dessins et la sculpture post-médiévaux de l Europe occidentale et de l Amérique du Nord; la photographie; l orfèvrerie; et la restauration et la conservation), et cherche à consolider les fonds des domaines de collection émergents (p. ex., l art indigène). Elle collectionne aussi les documents sur les arts décoratifs, l architecture, la muséologie, l éducation par l art, l esthétique et les sujets interdisciplinaires ou connexes qui fournissent un vaste cadre de référence à l œuvre d art et à son interprétation. Les matériaux sont collectionnés selon les paramètres suivants : Langages : textes dans les deux langues officielles du Canada, français et anglais, et documents en d autres langues, au besoin; Chronologie : sans restriction, mais surtout les documents post-médiévaux;

5 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page 3 Géographie : du monde entier, principalement axés sur le Canada, suivi de l Amérique du Nord et de l Europe occidentale, et une couverture sélective d autres régions géographiques. Plusieurs genres sont collectionnés, notamment : Les imprimés tels : les monographies, catalogues raisonnés, périodiques, rapports annuels, documents hors série, actes de conférence, catalogues d expositions, catalogues de collections, catalogues d enchères, catalogues de marchands d œuvres d art, thèses, dissertations, réimpressions, reproductions, dictionnaires, encyclopédies et atlas. Règle générale, les publications reliées sont préférées aux publications brochées. Règle générale, les exemplaires imprimés sont préférés à leurs versions électroniques lorsqu elles existent toutes deux, afin d assurer un accès stable à long terme, particulièrement au contenu iconographique, qui peut être assujetti à des restrictions en vertu du droit d auteur dans un environnement en ligne. Les documents électroniques tels : les cyberrevues, bases de données, index, bibliographies, comptes rendus de livres, comptes, journaux et pièces de ventes et d enchères, outils de recherche, textes numérisés, cédéroms et sites web. Les documents audiovisuels tels : les doubles des vidéos, cédéroms et DVD d artistes, etc., conservés dans la collection d œuvres d art du Musée. Les microformes. La Bibliothèque acquiert les exemplaires multiples comme suit : Publications du Musée ou publications affiliées au Musée : sept exemplaires; Monographies et catalogues comprenant du contenu sur les arts visuels canadiens ou un lieu d exposition canadien : jusqu à trois exemplaires; Les périodiques canadiens : jusqu à deux exemplaires; Les publications du gouvernement du Canada : un exemplaire dans chaque langue officielle LES DOCUMENTS PUBLIÉS : LES COLLECTIONS RARES ET SPÉCIALES La Bibliothèque collectionne les publications rares consacrées, mais non exclusivement, au Canada. Elles comprennent : Les livres et les périodiques illustrés par les artistes; Les volumes illustrés avec des gravures et des photographies publiés sous forme reliée (le Département des dessins et estampes et le Département des photographies du Musée collectionnent les portfolios d estampes et de photographies mobiles); Les livres d artiste et les multiples, qui complètent la collection d Art Metropole; Les documents éphémères imprimés; Les bibliothèques personnelles de spécialistes, de critiques, d artistes individuels ou d organisations, notamment les exemplaires annotés (collections spéciales) LES DOCUMENTS INÉDITS : LES COLLECTIONS ARCHIVISTIQUES Les archives institutionnelles du Musée La Division des archives du Musée conserve ses archives institutionnelles. Ces archives sont les documents fondamentaux de recherche sur l histoire de l art au Canada. Les documents des départements et des programmes du Musée, qui n ont plus cours et qui possèdent une valeur du

6 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page 4 point de vue de l histoire de l art, un potentiel de recherche ou une importance juridique sont sélectionnés pour la préservation permanente et transférés aux Archives. Ils comprennent : les documents opérationnels, les dossiers d expositions, la correspondance avec les artistes, les documents d art militaire, les documents de prêt, les documents sur les installations et les documents du conseil d administration. Les archives institutionnelles du Musée canadien de la photographie contemporaine sont conservées par les Archives du Musée et administrées par elles Les collections archivistiques, sauf celles du Musée Les Archives collectionnent les documents archivistiques concernant les artistes, les marchands d œuvres d art, les galeries, les collectionneurs, les sociétés, les critiques d art, les conservateurs, les historiens et les administrateurs canadiens. Constituées principalement d œuvres sur papier, les collections comprennent des documents tels les revues d artistes, journaux intimes, lettres, photographies, carnets de dessins, albums, documents didactiques, ex-libris, dessins d étudiants et préparatoires, entrevues pour l histoire orale, documents commerciaux, documents audiovisuels et documents électroniques. Voici les critères spécifiques qui s appliquent à la collection de documents archivistiques, sauf ceux du Musée. (Tous les documents ne doivent pas satisfaire tous les critères.) Contenu canadien : les documents collectionnés sont consacrés, mais non exclusivement, au Canada. L importance nationale : les documents dotés d une importance régionale locale au sein du Canada (de toutes les régions) peuvent être collectionnés, mais il faut s assurer qu il y a eu considération des centres archivistiques régionaux et locaux appropriés pour la conservation de ces documents. La pertinence pour le Musée : les documents peuvent se rapporter au Musée, à son histoire, à ses collections (y compris les collections d œuvres d art et celles de la Bibliothèque et des Archives, les expositions, les personnalités et les installations. L importance pour la recherche : les documents possèdent une importance potentielle actuelle ou future pour la recherche que le personnel du Musée, les boursiers de recherche ou les chercheurs extérieurs peuvent effectuer. La viabilité : certains documents de recherche, par exemple ceux réalisés selon les procédés modernes, sont plus exigeants que d autres du point de vue de l engagement requis afin d assurer un accès et une préservation stable à long terme, et requièrent la considération tant du niveau d engagement requis que de l existence de centres archivistiques de remplacement possédant les installations et le savoir-faire appropriés. Dans certaines situations, des documents sans contenu canadien intrinsèque peuvent être collectionnés si, par exemple : Ils reflètent des activités d exposition ou des intérêts de recherche importants de la part des conservateurs du Musée. Ils sont présents au Canada en raison d héritages familiaux ou d autres provenances LES DOCUMENTS INÉDITS : AUTRES COLLECTIONS Les dossiers muséologiques Les dossiers muséologiques sont une collection archivistique hors-circulation, qui consistent en documents non livresques consacrés, mais non exclusivement, aux arts visuels canadiens. Habituellement, les dossiers contiennent des documents tels : coupures de presse, communiqués de presse, nécrologies, articles de magazines, annonces et invitations d expositions, documents éphémères imprimés et renseignements biographiques, particulièrement les formulaires de renseignements biographiques. Ces formulaires, envoyés aux artistes pour qu ils les remplissent et les retournent à la Bibliothèque et aux Archives, sont des documents de recherche fondamentaux et

7 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page 5 comprennent souvent les seuls renseignements disponibles sur l artiste. En outre, les documents électroniques tels les pages web, les courriels et les dossiers iconographiques ou de documentation, sont imprimés et ajoutés aux dossiers muséologiques Les ressources visuelles Les collections de ressources visuelles comprennent des diapositives, transparents, négatifs, microformes visuelles, photographies de recherche et dossiers iconographiques numériques. Les sujets collectionnés sont principalement l art du Canada, de l Amérique du Nord et de l Europe de l Ouest; les portraits d artistes et de collectionneurs canadiens; le Musée des beaux-arts du Canada, son histoire, ses immeubles, son personnel, ses programmes, ses collections d œuvres d art, les photographies de ses installations et de ses expositions temporaires acquises de sources externes, mais restées inédites; et des photographies d objets dans les collections de la Bibliothèque et des Archives. 4.3 LES MÉTHODES D ACQUISITION Les documents de recherche sont acquis par les méthodes suivantes : L achat; Le don; Le legs; L échange de publications du Musée avec d autres musées, archives et bibliothèques du monde entier pour la réception de publications équivalentes (facilitant ainsi les acquisitions et une distribution efficiente des publications du Musée); Les arrivages de listes d envois; Le dépôt : o Les exemplaires d archives institutionnelles reçus de sources internes au Musée; o Les exemplaires de livres ou d autres documents reçus de sources externes (p. ex., à la Gestion des collections ou à la Division des droits d auteur en vertu de conditions de prêt ou d entente de reproduction); Les abonnements à des services de dépouillement des médias (documents pour les dossiers muséologiques); Le transfert d autres bibliothèques. Les dons potentiels sont évalués en fonction des critères suivants : La pertinence pour la collection; L examen du document, son état de conservation; Les coûts du traitement, de la préservation, de l entretien et de la conservation; Dans le cas de documents archivistiques de sources externes, les critères spécifiques sont énumérés au point La Bibliothèque et les Archives se réservent le droit d accepter ou de refuser les dons, de déterminer la manière dont ils en disposeront, en tout ou en partie, y compris leur ajout aux collections, la durée de leur conservation, leur catalogage éventuel, leur emplacement et toute autre question liée à leur usage. La Bibliothèque et les Archives n acceptent habituellement pas de dons offerts avec des conditions spéciales ou des restrictions. Tous les dons deviennent la propriété du Musée. 4.4 LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS Les acquisitions à titre d achat sont faites sous l'autorité : du chef, Bibliothèque, archives et programme de bourses de recherche, lorsque le prix d'achat ne dépasse pas $;

8 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page 6 du directeur pour toute acquisition de plus de $ et de moins de $; du comité d'acquisitions du conseil d'administration lorsque le prix d'achat dépasse $, mais est inférieur à $; du conseil d'administration lorsque le prix d'achat dépasse $. Les acquisitions à titre de don ou de legs sont faites sous l'autorité : du sous-directeur et conservateur en chef, Collections, recherches et éducation lorsque la juste valeur marchande du don ou du legs ne dépasse pas $; du comité d'acquisitions du conseil d'administration, lorsque la juste valeur marchande dépasse $, mais est inférieure à $; du conseil d'administration, lorsque la juste valeur marchande est supérieure à $. Les documents publiés : collections générales, collections rares et spéciales Les acquisitions sont recommandées par le bibliographe, en consultation avec le chef de Bibliothèque, Archives et Programme de bourses de recherche, les conservateurs, le personnel de Bibliothèque et Archives, les éducateurs, le personnel du Musée et les usagers de la Bibliothèque. Les acquisitions sont approuvées par le chef de Bibliothèque, Archives et Programme de bourses de recherche. Les documents inédits : collections archivistiques Les acquisitions d archives institutionnelles du Musée sont supervisées par le chef d Archives, Documentation et Ressources visuelles, en collaboration avec la dirigeante principale de l information. Les acquisitions de collections archivistiques externes sont recommandées par le chef d Archives, Documentation et Ressources visuelles, en consultation avec le chef de Bibliothèque, Archives et Programme de bourses de recherche, les conservateurs et le personnel de Bibliothèque et Archives. Les acquisitions sont approuvées par le chef de Bibliothèque, Archives et Programme de bourses de recherche. Les documents inédits : autres collections L acquisition de dossiers muséologiques et de ressources visuelles est supervisée par le chef d Archives, Documentation et Ressources visuelles. 5.0 LES DÉFINITIONS Dépôt légal : loi en vertu de laquelle les éditeurs canadiens doivent remettre des exemplaires de leurs publications à Bibliothèque et Archives Canada. Exemplaire annoté : un livre qui présente une indication qu il a appartenu à l auteur ou à quelqu un qui leur est étroitement associé. Catalogue raisonné: un catalogue descriptif exhaustif, habituellement sur l œuvre d un seul artiste. Livre d artiste : tirage limité d un livre dont les illustrations sont des œuvres originales exécutées directement par un artiste.

9 La politique de développement des collections de la Bibliothèque et des Archives Page LES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS Toutes questions concernant l interprétation de la politique sont adressées au chef, Bibliothèque, Archives et Programme de bourses de recherche. RÉFÉRENCES 1 Loi sur les musées. 2 Politique de recherche. Approuvée par le conseil d administration, le 23 mars Version révisée approuvée par le conseil d administration, le 7 décembre Politique d acquisition : approuvée par le conseil d administration, le 20 juin Modifiée par le conseil d administration, le 4 décembre Valeurs, éthique et code de conduite. Approuvés par le conseil d administration du Musée, le 15 septembre Loi sur les langues officielles. 6 Loi sur l accès à l information. 7 Loi sur la protection des renseignements personnels.

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