Le travail 2.0 et l enregistrement du temps = 3. Livre blanc

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1 Le travail 2.0 et l enregistrement du temps = 3 Livre blanc GET

2 Table des matières I. Situation 3 A. Le travail 2.0 (ou travail collaboratif) : Un concept déjà ancien sous de nouveaux atours? 3 B. L enregistrement du temps : automatiser les processus de l entreprise 4 II. Le travail 2.0 et l enregistrement du temps : l eau et le feu? 6 A. Travail 2.0 : évaluation des collaborateurs orientée sur les résultats 7 B. La pointeuse : big brother ou un outil utile? 7 Un outil utile 7 L enregistrement du temps est-il aussi possible pour les télétravailleurs et les travailleurs à domicile? 8 Et qu en est-il de la fonction de contrôle? 9 III. Le travail 2.0 et l enregistrement du temps : = 3 9 À propos de GET 10 GET 2

3 L enregistrement du temps a-t-il encore du sens dans une organisation qui souhaite mettre en œuvre la philosophie du travail 2.0 (ou travail collaboratif)? Dans ce livre blanc, nous tentons de faire comprendre que le travail 2.0 et l enregistrement du temps ne sont pas du tout comme l eau et le feu. L enregistrement du temps est un instrument moderne de gestion efficace de l entreprise. Il rationalise un certain nombre de processus administratifs et permet ainsi des économies de coûts. Un tel outil est parfaitement neutre face à quelque type de culture d entreprise que ce soit. Comme avec le travail 2.0. De surcroît, dans de nombreux cas, l enregistrement du temps peut même apporter une contribution positive pour faciliter l application pratique du travail 2.0. En guise d introduction, nous situerons d abord succinctement les deux notions. Nous aborderons ensuite les rapports qui lient le travail 2.0 et l enregistrement du temps. Et comment ils peuvent se renforcer mutuellement. I. Situation A. Le travail 2.0 (ou travail collaboratif) : Un concept déjà ancien sous de nouveaux atours? Par le terme de travail 2.0, ou travail collaboratif, on entend l exécution de travaux de bureau indépendamment du lieu et du temps. Les collaborateurs déterminent euxmêmes, dans les limites convenues, où (le plus souvent à domicile ou au bureau) et quand ils travaillent. Il va de soi que le télétravailleur ou travailleur à domicile dispose des facilités informatiques nécessaires pour communiquer et collaborer avec ses collègues. Le travail collaboratif n est certainement pas totalement nouveau. Le télétravail ou le travail à domicile, et les systèmes de flexibilité du temps de travail existent déjà depuis un certain temps. Ce qui est nouveau toutefois est que davantage d entreprises appliquent désormais ces concepts à plus large échelle, en adoptant une vision délibérée. Pourtant, il ressort que toutes les fonctions et que toutes les tâches au sein d une fonction ne se prêtent pas dans la même mesure au travail 2.0. Une étude récente révèle que le travail 2.0 est bien accueilli principalement par le management et dans une mesure un peu moindre, par les spécialistes/professionnels de la connaissance. GET 3

4 Ce sont surtout les secteurs informatiques et l industrie, plus spécifiquement le secteur pharmaceutique, qui semblent les plus avancés dans l application du travail 2.0. Sur ce plan, les Pays-Bas ont également une longueur d avance sur la Belgique. Les économies potentielles pour l employeur sont intéressantes: frais de déplacement moindres, moins de perte de temps dans les embouteillages, compression des espaces de bureau (plus de bureaux fixes), diminution des frais de recrutement (moins de rotation du personnel et davantage de candidatures spontanées) et moins d absentéisme (une personne qui ne se sent pas bien continuera plus facilement à travailler à la maison). Par ailleurs, l introduction du travail collaboratif exige des changements dans le style de management, dans la structure et la culture de l organisation, dans la mentalité de tous les collaborateurs concernés et même dans la conception des bureaux physiques. Dans la philosophie du travail 2.0, la confiance entre l employeur et le collaborateur est primordiale. Le manager évalue ses collaborateurs en fonction des résultats obtenus et non en fonction d une quantité attendue de prestations de travail. Du côté du collaborateur également, il y a, outre l avantage évident de l aménagement flexible du travail, également plusieurs points d attention sociopsychologiques. Travailler à domicile exige des compétences que tout le monde ne possède pas dans la même mesure, à savoir par exemple pouvoir travailler de façon autonome et l automotivation. Le contact social avec les collègues diminue. Et travailler à domicile sans être dérangé par de jeunes enfants à proximité n est pas évident non plus. Enfin, il est également plus difficile de tracer la frontière : quand arrêté-je de travailler? Quand ai-je fait assez? Comment mon manager peut-il encore bien me juger? B. L enregistrement du temps : automatiser les processus de l entreprise Comme on peut le voir à la lecture du schéma fonctionnel ci-dessous, un système d enregistrement du temps actuel est synonyme d automatisation intégrée de divers processus opérationnels de l entreprise autour du temps de travail. GET 4

5 Un premier processus concerne le paiement mensuel correct de tous les collaborateurs, pour lequel le traitement du salaire proprement dit ne constitue que la conclusion d un processus plus large. Les travaux préparatoires, notamment le calcul de toutes les prestations, des heures supplémentaires, des indemnités et primes, nécessite rapidement une administration étendue et souvent complexe. Une application d enregistrement du temps automatisera pratiquement entièrement ces calculs. Un deuxième domaine dans lequel l enregistrement du temps peut fortement simplifier et rationaliser les procédures papier compliquées est la gestion des absences (congé, maladie, ) ou des prestations divergentes (heures supplémentaires, changements d horaire, ). Le soutien de la planification du personnel et l attribution de prestations de travail à des projets, commandes de clients, commandes de travail ou départements sont encore deux applications d un système d enregistrement du temps intégré. Enfin, l enregistrement du temps est également une source d informations utiles à la fois pour le collaborateur individuel, les chefs d équipe et pour le management. GET 5

6 L enregistrement du temps a en fait précisément la même raison d être que le travail 2.0 : des économies de coûts pour l employeur et un confort de travail accru pour le collaborateur. Le collaborateur peut avoir la certitude d un paiement correct, d une application uniforme du règlement de travail et d une vue permanente sur le solde de ses congés, ses heures supplémentaires ou la planification de son travail. La direction économise sur l administration du personnel grâce à l automatisation du travail de routine, tandis qu elle reçoit également des informations de soutien de politique, comme les tendances de l absentéisme pour maladie ou l évolution de la pression de travail dans les divers départements. II. Le travail 2.0 et l enregistrement du temps : l eau et le feu? D où la question de savoir si l enregistrement du temps peut être concilié avec une vision moderne de la gestion du personnel comme le travail 2.0? Le raisonnement sous-jacent est double. Le manager évalue ses collaborateurs en travail collaboratif sur la base d objectifs concrets fixés au préalable. L important est le résultat, pas tant l effort consenti. La mesure et l enregistrement du temps de travail ne sont donc plus pertinents. Par conséquent, l enregistrement du temps n a plus de sens. De plus, le travail collaboratif suppose une culture d entreprise basée sur la confiance entre l employeur et le collaborateur. L enregistrement du temps, et notamment la machine à pointer, a en revanche une image prononcée de moyen de contrôle (le syndrome big brother ), et est donc en contradiction avec la culture du travail collaboratif. Nous allons approfondir ces deux aspects dans les points suivants. GET 6

7 A. Travail 2.0 : évaluation des collaborateurs orientée sur les résultats La philosophie du travail 2.0 est orientée sur les résultats. Peu importe où et quand les collaborateurs effectuent les tâches qui leur sont dévolues. Ce qui compte, c'est de fournir les résultats souhaités dans les délais fixés. Nous reviendrons sur le point selon lequel ce concept n est pas toujours facile à mettre en œuvre dans la pratique. Mais quoi qu il en soit, en rapport avec l enregistrement du temps, le raisonnement est que le temps de travail effectif total du collaborateur n est plus pertinent dans son évaluation. C est au collaborateur à gérer combien de temps il consacre à l obtention du résultat escompté. L enregistrement du temps est donc totalement superflu. L erreur de ce raisonnement est que l enregistrement n a par essence jamais été conçu comme un instrument pour évaluer les collaborateurs. Nous renvoyons à ce sujet à l aperçu fonctionnel que nous avons expliqué plus haut. L enregistrement du temps est un instrument moderne de gestion efficace de l entreprise. Il rationalise un certain nombre de processus administratifs et permet ainsi d économiser des coûts. Cela est totalement indépendant de la culture d entreprise, que le travail 2.0 y ait ou non une place. L utilisation de l enregistrement du temps aux fins de contrôle n est ni plus ni moins qu un effet secondaire possible sur lequel nous allons nous pencher dans la section suivante. B. La pointeuse : big brother ou un outil utile? Un outil utile Le lecteur de badge ou la pointeuse donne de la visibilité à l enregistrement du temps dans une entreprise. Mais une pointeuse est-elle nécessaire pour les enregistrements de temps? Et est-elle bel et bien un instrument de contrôle? Bon nombre d entreprises connaissent des systèmes de compensation pour les heures supplémentaires. Ou le règlement du travail prévoit encore d autres conventions selon lesquelles le salaire, certaines indemnités ou droits à des congés dépendent du moment, de la durée ou de la nature des prestations. GET 7

8 Dans tous ces cas, la préparation mensuelle du traitement des salaires est une tâche administrative de grande ampleur. Collecter et faire le total manuellement de toutes les heures de travail prend énormément de temps et est sujet à erreur. L enregistrement automatique des heures de travail via un lecteur de badge est par conséquent une nécessité pratique pour pouvoir automatiser cette administration et donc la rendre plus efficace en termes de coûts. Pour les membres de la direction et les cadres, mais par extension pour tous les collaborateurs qui gagnent un salaire mensuel fixe, sans règlementation sur les heures supplémentaires ou autres conventions de travail liées au temps, il est toutefois parfaitement possible de réaliser des enregistrements du temps sans pointeuse. On parle alors de gestion des absences. Le collaborateur signale uniquement ses absences pour congé ou maladie. Tous les autres jours, il est supposé par défaut travailler selon l horaire de travail normal. En conséquence, toutes les fonctionnalités de l enregistrement du temps (voir schéma) sont appliquées sans pointeuse. Pour cette raison, dans de nombreuses entreprises, seule une partie du personnel pointe, tandis que toutes les possibilités fonctionnelles de l enregistrement du temps sont applicables à l ensemble de l organisation. La machine à pointer n est donc rien de plus qu un outil efficace pour que le processus de calcul des prestations et du salaire soit rapide et sans erreur. De plus, la pointeuse moderne est un terminal multifonctionnel sur lequel les collaborateurs peuvent indiquer qu ils partent par exemple en déplacement ou qu ils ont droit à une indemnité vélo. Ils peuvent en outre consulter à tout moment leurs données personnelles, notamment le solde de leurs jours de congé. L enregistrement du temps est-il aussi possible pour les télétravailleurs et les travailleurs à domicile? Les collaborateurs qui travaillent à domicile ou depuis un site distant peuvent être intégrés sans problème dans une application d enregistrement du temps. Via la pointeuse virtuelle, un module présent dans chaque logiciel d enregistrement du temps, le travailleur à domicile peut introduire ses heures de début et de fin sur son PC ou ordinateur portable. Il est clair que l aspect confiance, si important dans le travail 2.0, intervient également ici. Personne ne garantit en effet que le collaborateur qui s est enregistré via la pointeuse virtuelle travaille effectivement. GET 8

9 Les télétravailleurs et travailleurs à domicile qui ne pointent pas et qui ne reçoivent pas d indemnités liées au temps peuvent également être intégrés simplement dans l enregistrement du temps via la gestion des absences. Ils indiquent leur travail à domicile planifié, tout comme par ex. un déplacement planifié. De cette manière, l enregistrement du temps interprétera correctement les journées de travail à domicile. Les collègues savent qui est au bureau, qui travaille à domicile et qui est effectivement absent. Et qu en est-il de la fonction de contrôle? Un contrôle et une direction stricts du collaborateur individuel au moyen de son temps de travail sont intrinsèquement possibles via la pointeuse. Il revient toutefois à la direction d évaluer s il est indiqué ou non d utiliser les heures de travail enregistrées également à des fins de contrôle individuel. Tout comme un marteau peut être un instrument de travail inoffensif ou une arme, une pointeuse est un outil utile ou un instrument de contrôle. Une politique de gestion du personnel réfléchie, une communication claire à l égard du personnel et une application cohérente de la politique définie préviennent les malentendus et évitent le syndrome big brother. Nous remarquons du reste en passant que la pointeuse n est pas la seule à pouvoir être utilisée comme moyen de contrôle. Dans la plupart des plus grandes organisations, tous les collaborateurs utilisent de toute façon déjà actuellement un badge personnel pour le contrôle d accès. Les heures d arrivée et de départ de chaque collaborateur peuvent ainsi être contrôlées facilement. Et il en va de même pour la surveillance caméra souvent mise en œuvre. III. Le travail 2.0 et l enregistrement du temps : = 3 Dans la philosophie du travail 2.0, avec des collaborateurs qui ne sont plus (toujours) présents au bureau, les managers veulent évaluer et diriger leurs équipes sur la base de leurs résultats. Cela suppose donc une quantification et une qualification : que faut-il faire et combien de temps cela peut prendre. OU, dans le jargon du management : les objectifs doivent être SMART. En théorie, c est un concept très clair. Dans la pratique, toutefois, cela se révèle très difficile à appliquer pour un certain nombre de fonctions. Tous les objectifs de tâche ne sont pas quantifiables et comment définir une échéance réaliste pour chaque tâche? GET 9

10 En définitive, on retombe donc souvent à nouveau (par la force des choses ou non) sur la confiance. Le manager fait confiance au collaborateur pour qu il consente les efforts nécessaires pour réaliser les objectifs de la manière la plus correcte et rapide possible. La confiance est une notion clé dans la culture du travail 2.0. C est également son talon d Achille. Des études révèlent en effet que l aspect confiance (ou plutôt son absence) constitue pour de nombreux employeurs le frein à l introduction du travail 2.0. En tant que fournisseur d applications destinées à l enregistrement du temps, nous pouvons le confirmer. Nous constatons en effet que de nombreuses organisations introduisent précisément l enregistrement du temps au moment de l introduction également d un système d horaires de travail flexibles. Il est clair que dans ces cas, la direction n a pas toute quiétude quant au fait que la productivité du travail restera à niveau en l absence de toute surveillance. Cette préoccupation n est pas inexplicable quand on sait que le coût du personnel représente une part considérable du budget total d une entreprise. Une différence de quelques pour cent dans la productivité du travail peut influencer lourdement le bénéfice net. La méfiance de rigueur est également aussi parfois du côté des collaborateurs. Les syndicats sont souvent méfiants vis-à-vis du travail 2.0. Dans leur perception, le collaborateur a un contrat de par ex. 38 heures, tandis que la réalisation de l ensemble des objectifs fixés peut demander plus de temps. Si bien que la pression de travail peut en définitive être encore plus élevée que pour le modèle de travail classique. Un juste milieu est de proposer aux collaborateurs individuels autant que possible des accords axés sur les résultats, mais de maintenir néanmoins à un niveau consolidé une vision de la productivité globale du travail. L enregistrement du temps peut dans ce cadre fournir les comptes rendus consolidés. Sans que l individu ne soit contrôlé, si cela ne s intègre pas dans une politique fondée sur la confiance. Il est toutefois important que la direction communique correctement et applique naturellement sa propre ligne de politique de manière cohérente. De cette façon, l enregistrement du temps peut même fournir une contribution positive à la facilitation de l introduction du travail 2.0. Ou comment = 3. À propos de GET GET conçoit et implémente depuis plus de quarante ans des systèmes pour l enregistrement du temps, le contrôle d accès et la sécurité intégrée. En tant que leader du marché, nous collaborons à des projets avec des entreprises grandes et moyennes issues de tous les secteurs économiques, mais aussi avec les instances publiques les plus diverses. Pour davantage de livres blancs sur l enregistrement du temps et la sécurisation, visitez GET 10