Annuaire des anciens étudiants de l'université Paris-Sud 11. Manuel de référence

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1 Annuaire des anciens étudiants de l'université Paris-Sud 11 Manuel de référence Version 2.0 Septembre 2010 Direction Informatique

2 Table des matières 1. Inscription Inscription lorsque l on dispose d un compte informatique valide Inscription si l on a quitté l Université depuis plus de 6 mois Vous êtes présent dans le système informatique Vous n êtes pas présent dans le système informatique Attribution de l'adresse de courriel Validation de l inscription Activation du compte Consultation de l annuaire Recherche par nom Recherche par diplôme Gestion du compte Connexion Gérer mon compte Modifier ma photo Modifier mon mot de passe ou ma question secrète Modifier mon adresse de contact Gérer mes liens Supprimer mon compte Déconnexion Opérations diverses Courriel de rappel Perte de mot de passe

3 Ce manuel décrit les fonctionnalités de l'annuaire des anciens étudiants de l'université Paris-Sud Inscription 1.1. Généralités Les étudiants peuvent s'inscrire en cliquant sur l'icône ci-dessous. Celle-ci se trouve sur la page d'accueil de l'annuaire des anciens étudiants et sur leur page de profil de l'annuaire Adonis (accessible directement via l'adresse ou dans l'ent dans «Mon profil» «Mon compte informatique» pour ceux disposant encore d un compte étudiant valide L inscription est possible à tout moment de l année. Figure 1 : bouton d'inscription S offre alors deux choix comme dans l illustration ci-dessous : Figure 2 : choix pour l'inscription 3

4 1.2. Inscription lorsque l on dispose d un compte informatique valide Dans ce cas, cette procédure d inscription est possible uniquement pour les étudiants étant inscrit à l université. Une connexion à l annuaire de l université est nécessaire, il faut donc avoir un compte actif pour l année scolaire en cours (pour rappel, le compte est valide jusqu à la fin de l année civile). Après authentification, on accède à la page d'inscription (illustration 2). Certaines informations ne sont pas modifiables (champs grisés dans le formulaire) et seules quelques informations sont nécessaires (elles sont suivies d un astérisque rouge). 4

5 Figure 3 : formulaire d'inscription 5

6 1.3. Inscription si l on a quitté l Université depuis plus de 6 mois Si vous n êtes plus inscrit à l Université Paris-Sud 11, mais que vous y avez été diplômé, vous avez la possibilité de vous créer un compte dans l annuaire des anciens étudiants. Pour cela, vous devez remplir le formulaire présenté ci-dessous en renseignant votre nom (celui sous lequel vous étiez inscrit à l Université), votre prénom et votre date de naissance. Figure 4: Formulaire de recherche de votre dossier Vous êtes présent dans le système informatique Si vous avez été diplômé, vous aurez un rappel de votre état-civil ainsi que la liste des diplômes validés. Vous devez alors choisir le diplôme au titre duquel vous souhaitez apparaitre dans l annuaire des anciens étudiants. Vous passez ensuite à l inscription proprement dite, comme expliqué dans le paragraphe 1.1. Figure 5 : sélection du diplôme 6

7 Vous n êtes pas présent dans le système informatique Si vous n êtes pas dans le système informatique (c est le cas de toutes les personnes ayant quitté l établissement avant 1997), vous serez invité à remplir un court formulaire comme présenté cidessous. Une personne de la scolarité fera alors une recherche dans les dossiers papiers de l université à partir des informations que vous aurez fournies. Vous serez averti par message électronique de la création de votre compte. Figure 6 : formulaire de demande d'inscription manuelle 1.4. Attribution de l'adresse de courriel L'inscription à l'annuaire des anciens étudiants donne droit à une adresse de type : prenom.nom@alumni.u-psud.fr Celle-ci est générée à partir du nom et du prénom référencés dans l'annuaire Adonis. Si les champs «Nom d'usage» et «Prénom d'usage» sont renseignés, l'étudiant aura après avoir cliqué sur «S'inscrire» le choix entre l'adresse générée à partir de son identité d'usage ou de son identité administrative fournie par Adonis. Le choix est définitif. Il n'y a aucune possibilité de modification de l'adresse à posteriori. 7

8 1.5. Validation de l inscription Afin de valider l'adresse de redirection indiquée lors de l'inscription, un courriel est envoyé à celle-ci. L'étudiant à alors 2 heures pour cliquer sur le lien présent dans ce message afin de valider l'inscription. Si le temps est dépassé, le fait d'activer ce lien générera un nouveau message de validation qui sera envoyé à nouveau, à l'adresse de redirection Activation du compte Un compte d'ancien étudiant n'est pas opérationnel tant que la personne possède un compte actif dans l'annuaire Adonis de l'université. Par défaut, un compte d'ancien étudiant sera actif et utilisable au 1er janvier de l'année suivant sa dernière inscription à l'université. Par exemple, un étudiant quittant l'université définitivement en septembre 2009 aura un compte d'ancien étudiant opérationnel à partir du 1 janvier 2010, sous réserve de sa création avant le 31 décembre 2009 L'activation est automatique et elle est accompagnée d'un courriel d'avertissement de l'activation du compte contenant les informations récapitulatives nécessaires à l'utilisation de celuici. Ceci ne concerne donc pas les personnes qui ne sont plus inscrites à l Université ; le compte étant immédiatement opérationnel après la validation de l inscription. 8

9 2. Consultation de l annuaire Annuaire des Anciens Etudiants de l Université Paris-Sud 11 Il est possible de consulter l annuaire des anciens. Le volume d informations diffère si l on est en mode connecté ou non Recherche par nom Vous pouvez saisir une chaine de caractères (3 minimum). Vous obtiendrez la liste des personnes inscrites dans le nom de famille est ou contient la chaine saisie. En mode non connecté, les personnes en liste rouge ne sont pas affichées. Le fait de cliquer sur l icône de la loupe donne accès à la fiche complète de la personne (seules les informations générales sont données en mode non connecté). Figure 7 : Recherche par nom 2.2. Recherche par diplôme Vous pouvez saisir une chaine de caractères (3 minimum). Le système vous indiquera la liste des diplômes correspondants. Vous avez également la possibilité d indiquer l année de la promotion. 9

10 Figure 8 : recherche par diplôme Vous obtenez alors la liste des personnes inscrites. En mode non connecté, les personnes en liste rouge ne sont pas affichées. En mode connecté, si l année de la promotion est indiquée, un trombinoscope est affiché à la place d une simple liste. En cliquant sur l icône de la loupe ou sur la photo, vous aurez accès à la fiche complète de la personne (seules les informations générales sont données en mode non connecté). Figure 9 : résultat de la recherche par diplôme 10

11 3. Gestion du compte 3.1. Connexion La connexion se fait avec l identifiant prenom.nom et le mot de passe choisi par l étudiant(e). En cas de perte de mot de passe, il est possible de le retrouver grâce à la question secrète (information obligatoire saisie lors de l inscription). La connexion n'est possible que lorsque le compte est activé (cf. 1.5) Gérer mon compte Page permettant de modifier les informations saisies lors de l inscription : état civil, visibilité du profil, coordonnées personnelles et coordonnées professionnelles. Certaines informations ne sont pas modifiables (champs grisés) Modifier ma photo Par défaut, la photo de l annuaire de l université est utilisée. Il est possible de la supprimer (dans ce cas, une image par défaut sera affichée) ou de la modifier en téléchargeant sur le serveur une nouvelle photo. Cette photo peut avoir une taille maximale de 800ko et doit être une image au format jpg, png ou gif. Figure 10 : modification de la photo 11

12 3.4. Modifier mon mot de passe ou ma question secrète Il est possible de modifier les informations pour la connexion à partir de cette page. La question secrète n est utilisée qu en cas de perte de mot de passe. Pour ces deux modifications, les saisies ne doivent pas être vides et le mot de passe doit contenir au moins six caractères alphanumériques. Les caractères *?!&#-_+= sont également autorisés pour créer le mot de passe. Figure 11 : Modification du mot de passe 3.5. Modifier mon adresse de contact Cette page propose le changement d adresse . Tous les courriers sont envoyés vers cette adresse, il est donc essentiel que cette adresse ne soit pas erronnée. Lors du changement d adresse de contact, un est envoyé pour vérification. Figure 12 : modification de l' de contact 12

13 3.6. Gérer mes liens Les étudiants ont la possibilité de spécifier de spécifier l'adresse de leurs pages personnelles ou professionnelles. Pour ajouter une page, indiquez son URL, sa description (facultative) et son type (un menu déroulant propose un ensemble de types prédéfinis). A noter qu un lien ne peut pas apparaître 2 fois (même adresse et même description). Les liens existants pour le compte sont inventoriés sur cette page. Il est possible de visiter ces page, de modifier ou supprimer les liens. Figure 13 : Gestion des liens 3.7. Supprimer mon compte La suppression du compte doit être confirmée et elle est définitive. Il n est plus possible par la suite de recréer le compte avec les mêmes informations issues de l annuaire de l université Déconnexion Les informations de connexion sont supprimées et la session se termine. 13

14 4. Opérations diverses 4.1. Courriel de rappel Un courriel de rappel est envoyé tous les ans, conformément à la réglementation. Celui-ci contient un récapitulatif des informations du compte (Nom, Prénom, Adresse de courriel, etc.), ainsi que les modalités pour supprimer son compte Perte de mot de passe Si le titulaire d'un compte perd le mot de passe associé, il a la possibilité de s'en voir attribuer un nouveau en cliquant sur le lien «Mot de passe perdu?» visible sur la page d'accueil de l'annuaire des anciens étudiants. Il y a alors deux possibilités : renseigner la question et la réponse secrète qu'il avait complété lors de son inscription, puis suivre les instructions données sur l'écran faire une demande de nouveau mot de passe. Un courriel est envoyé avec le nouveau mot de passe 14