Fiche Pratique - Édition MyAvocat 2016 DOMICILIATION : OÙ DOMICILIER SON SIÈGE SOCIAL ET QUELLES FORMALITÉS ACCOMPLIR?

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1 DOMICILIATION : OÙ DOMICILIER SON SIÈGE SOCIAL ET QUELLES FORMALITÉS ACCOMPLIR?

2 La domiciliation du siège social Introduction Comme pour les personnes physiques, la société doit avoir un domicile où elle établit son siège social. Le siège social détermine la nationalité de la société, ainsi une société ayant son siège social et ses organes de direction à Bruxelles sera de nationalité Belge. Le siège social est le lieu d'exercice de la direction effective. Il regroupe en effet les organes dirigeants et les principales fonctions administratives de la société. Le siège social peut être domicilié dans le local d'exploitation de l'entreprise, mais il peut aussi en être dissocié. Lors de la création de la société, il est fréquent que les fondateurs domicilient la société dans leur local d'habitation afin de réduire les coûts au début de l'activité. La holding, société mère d'un groupe de société, peut aussi conclure avec ses filiales des conventions de domiciliation. Il y a alors une domiciliation collective des sociétés du groupe au sein d'un même local. 1. La domiciliation du siège social dans le local d'habitation Les fondateurs de la société peuvent choisir, au moins au début, de domicilier le siège social de la société à leur domicile. Le siège social de la société doit être domicilié dans le logement d'habitation du représentant légal (gérant pour une SARL, Président pour une SAS). L'article L du Code de commerce prévoit en effet que toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal afin d'y exercer une activité, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires. La société peut être soumise à des dispositions législatives, réglementaires, ou à des stipulations contractuelles qui l'empêchent de domicilier son siège social dans le logement d'habitation du représentant légal. Dans une telle hypothèse, son représentant légal peut quand même domicilier le siège social dans son logement d'habitation à condition que la domiciliation ne dure pas plus de cinq ans. Ce délai de cinq années court à compter de l'immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés. Dans cette hypothèse, la société doit, préalablement au dépôt de sa demande d'immatriculation, notifier par écrit au bailleur, au syndicat de la copropriété ou au représentant de l'ensemble immobilier son intention de domicilier son siège social dans les locaux de son représentant légal. Cette faculté de domicilier la société dans le local d'habitation du représentant vise à faciliter le démarrage de la société. La domiciliation permet ainsi de centraliser au domicile les correspondances concernant la société, de recevoir les appels téléphoniques et d'archiver les documents sociaux. En aucun cas le représentant légal de la société ne peut entreprendre des activités de fabrication des produits de la société à son domicile. Page 1 / 5

3 La domiciliation doit recouvrir un caractère purement administratif. Lors de l'immatriculation de la société, ou lors de la notification du transfert du siège de la société au domicile de son représentant légal, le dirigeant doit pouvoir justifier de l'occupation pleine, entière et privative des locaux. Ainsi, il faudra fournir au registre du commerce et des sociétés les pièces suivantes : -Une convention de mise à disposition des locaux d'habitation à titre gratuit, dans laquelle le dirigeant indique qu'il autorise la société à domicilier à titre gratuit le siège social dans le local d'habitation, -Un justificatif de domicile : une quittance de loyer ou une copie du bail d'habitation. S'il est propriétaire de son logement, il pourra fournir une copie de la taxe foncière qu'il a acquittée La domiciliation permanente du siège social Nous l'avons vu le représentant légal de la société peut domicilier le siège social dans son local d'habitation de façon permanente. Cependant, il faudra veiller à ce qu'aucune disposition ne vienne restreindre cette faculté de domicilier une personne morale dans son domicile personnel. Si le représentant légal est locataire de son habitation, il faudra vérifier les dispositions du contrat de bail, mais aussi du règlement de copropriété de l'immeuble. Le cas échéant le représentant légal devra obtenir l'accord express de son bailleur pour pouvoir domicilier le siège social de sa société dans son habitation résidence principale. Si le représentant légal de la société est propriétaire de son habitation, il devra s'assurer auprès de sa mairie, ou en préfecture qu'aucune disposition ne vient empêcher la domiciliation de sociétés dans son immeuble ou son quartier La domiciliation provisoire du siège social Nous l'avons vu précédemment, le représentant légal de la société peut domicilier le siège social de la société pour une durée maximale de cinq ans dans son local d'habitation. C'est l'article L du Code de commerce qui prévoit cette faculté. Cependant, le représentant légal devra notifier cette domiciliation au syndic de copropriété s'il est copropriétaire de son local d'habitation, ou bien au bailleur ou à son représentant s'il est locataire. Cette domiciliation est provisoire et ne peut excéder cinq années à compte de l'immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés. Il faudra donc s'assurer que la société aura transféré son siège social dans d'autres locaux avant l'échéance du délai de cinq ans. Lorsque la société fait partie d'un groupe de sociétés il est fréquent de domicilier la holding au domicile du représentant légal afin de centraliser les documents administratifs du groupe. Cependant, une fois que la Page 2 / 5

4 société aura atteint une certaine maturité, il sera nécessaire de trouver un siège social pour la société. Dès lors, la holding pourra domicilier les filiales à son siège social, soit par la conclusion d'un bail commercial pour une partie des locaux utilisés pour installer le siège social de la filiale, soit en établissant un contrat de sous location, ou enfin en établissant entre elles un contrat de domiciliation. 2. La domiciliation du siège social dans les locaux d'autres sociétés Il est fréquent que plusieurs entreprises occupent les mêmes locaux. Pour cela, plusieurs techniques juridiques sont envisageables. Nous retiendrons deux solutions : la sous location d'une partie des locaux afin d'installer le siège social d'une société et le contrat de domiciliation La convention de domiciliation Il est fréquent que des sociétés soient «hébergées» dans les locaux de sociétés détenues par un proche du dirigeant, le temps que celles-ci trouvent leur propre siège social. La domiciliation de plusieurs sociétés dans les mêmes locaux est possible mais des dispositions réglementaires sont venues en réglementer le régime. En effet, avec l'émergence des sociétés dites de «domiciliation» de sociétés, le législateur est intervenu afin de réglementer la domiciliation. Ainsi, l'article R du Code de commerce prévoit que toute personne physique ou toute personne morale qui installe le siège de son entreprise dans des locaux qu'elle occupe en commun avec une ou plusieurs entreprises doit présente à l'appui de sa demande d'immatriculation le contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux. La rédaction d'un écrit est donc une formalité obligatoire pour pouvoir s'immatriculer au registre du commerce et des sociétés. Ce contrat de domiciliation est rédigé par écrit. Il doit être conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Les parties doivent s'engager à respecter les conditions suivantes : - Le domiciliataire doit, durant l'occupation des locaux, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, - Le domiciliataire doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements, - Le domiciliataire doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives, s'agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs Page 3 / 5

5 coordonnées téléphoniques et, s'agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal. - Le domiciliataire doit aussi informer le greffier du tribunal de commerce, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. - La personne domiciliée doit prendre l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise, - La personne morale domiciliée doit enfin se déclarer tenue d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. - La personne domiciliée doit donner mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification. Attention, lorsque les sociétés d'un même groupe sont domiciliées dans les locaux dont l'une au moins a la jouissance elles ne sont pas tenues de rédiger entre elles un contrat de domiciliation. En effet, l'article R du Code de commerce prévoit expressément que «Les sociétés et leurs filiales qui installent leur siège dans le même local dont l'une a la jouissance ne sont pas tenues de conclure entre elles un contrat de domiciliation» La sous location Sauf stipulation contraire au bail ou accord du bailleur, toute sous-location totale ou partielle est interdite. Il faudra tout d'abord vérifier les clauses du bail commercial conclu avec le bailleur du local commercial. En toute hypothèse, il est préférable de demander l'autorisation écrite du bailleur pour autoriser la sous location d'une partie des locaux commerciaux. Le locataire doit faire connaître au propriétaire son intention de sous-louer par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Dans les quinze jours de la réception de cet avis, le propriétaire doit faire connaître s'il entend concourir à l'acte. Cette sous location permet à l'entreprise de domicilier son siège social dans les locaux du locataire principal. Lorsque la sous location est autorisée par le bailleur du local, l'acte de sous location doit être rédigé en sa présence, c'est-à-dire que sans être une partie au contrat de sous location il faudra le faire intervenir dans l'acte. Concrètement, le bailleur va prendre acte que le contrat de sous location est conclu et il doit apposer sa signature au pied de l'acte de sous location. Page 4 / 5

6 Lorsque le loyer de la sous-location est supérieur au prix de la location principale, le propriétaire a la faculté d'exiger une augmentation correspondante du loyer de la location principale. Le sous-locataire peut demander le renouvellement de son bail au locataire principal dans la mesure des droits que ce dernier tient lui-même du propriétaire. A l'expiration du bail principal, le propriétaire n'est tenu au renouvellement que s'il a, expressément ou tacitement, autorisé ou agréé la sous-location et si, en cas de sous-location partielle, les lieux faisant l'objet du bail principal ne fo Page 5 / 5 Powered by TCPDF (

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