Romain Arnoux. Master 1 MIAGE Bordeaux. Université Bordeaux 1. Tuteur : M. Dussaux

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1 Master 1 MIAGE Bordeaux Université Bordeaux 1 Romain Arnoux Tuteur : M. Dussaux Mémoire de stage de Master 1 MIAGE Stage réalisé à SIMOREP MICHELIN, Bassens Sous la direction de M. Sanchez et M. Labreize Promotion

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3 Master 1 MIAGE Bordeaux Université Bordeaux 1 Romain Arnoux Tuteur : M. Dussaux Mémoire de stage de Master 1 MIAGE Stage réalisé à SIMOREP MICHELIN Rue Edouard Michelin Bassens Promotion

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5 Remerciements Je tiens à remercier : Monsieur Miguel Sanchez, Responsable N/TE et Responsable de mon stage, pour m avoir accordé sa confiance pour la réalisation de cet intéressant projet, mis à ma disposition les moyens techniques nécessaires pour le réaliser et pour sa sympathie. Monsieur Jean-Pascal Labreize, mon maître de stage, pour les nombreux conseils qu il a pu me donner et tout ce qu il a pu m apprendre autant en gestion de projet qu en relations humaines ou sur le domaine de l entreprise. Madame Nicole Guilhem, Messieurs Guy Gennaro et Laurent Castagnetti pour leur disponibilité. Le temps passé à répondre à mes questions ou pour m aider à résoudre des problèmes. Tout le personnel Michelin que je n ai pas cité grâce à qui j ai pu m intégrer facilement et avec qui j ai pu discuter à propos de nombreux sujets durant ces quatre mois. Un clin d œil particulier aux courageux béta-testeurs!! Monsieur Valère Dussaux, mon tuteur, pour ces conseils, encouragements et sa disponibilité. Toute l'équipe administrative de la MIAGE pour leur aide, les informations sur les stages et les offres.

6 Sommaire GIDABE, RENOVATION D UN OUTIL MICHELIN...2 1) LE CONTEXTE ) PRESENTATION DE L ENTREPRISE ) Michelin ) Bassens ) Le bureau d études ) PRESENTATION DU PROJET ) Analyse de l existant ) Description du besoin...8 2) ETUDE DE LA SOLUTION ) METHODES AGILES ) MODELES DE DONNEES ) Les acteurs ) Les documents ) Les traitements ) MAQUETTE ) REALISATION ) PLANNING ) DEVELOPPEMENT ) Module de recherche ) Module de création ) Module de réservation ) Module de réintégration ) TRANSFERT DE LA BASE DE DONNEES ) FORMATION UTILISATEUR...22 CONCLUSION...23 BIBLIOGRAPHIE...24 GLOSSAIRE...25 ANNEXES...27

7 Gidabe, rénovation d un outil Michelin La 1ere année de Master MIAGE étant le cœur de la formation, le stage de fin d année se doit d apporter des éléments professionnalisant pour aborder sereinement le Master 2 et l entrée sur le marché du travail. Du sérieux et de la rigueur, imposée par la mission que l entreprise nous confie, sont nécessaires. Cette mission devra alors être réalisée avec une certaine conscience professionnelle tout en étant méthodique de manière à la mener à terme. L enjeu de ce stage est important puisque l expérience acquise sera l un des éléments déterminant qui pourra donner une idée des capacités de l étudiant aux futurs employeurs. Après plusieurs démarches, j ai intégré le bureau d études de l usine MICHELIN de Bassens. Ce stage s est déroulé dans la période du 5 mai au 29 Août 2008, sous la direction de M. Miguel Sanchez, chef du service N/TE et encadré par M. Jean-Pascal Labreize, informaticien industriel. Le sujet de ces quatre mois de stage est la refonte d un système d information, appelé GIDABE, qui a pour fonction d assurer la gestion des documents techniques* 1 du bureau d études et de certains autres services de l usine. Nous pouvons nous demander comment réaliser un nouveau logiciel reprenant le principe d une application existante tout en l adaptant aux nouvelles technologies et en améliorant ses capacités et fonctions. Ce mémoire va tenter de répondre à cette problématique en exposant mes démarches et en essayant le plus possible d'avoir une progression logique dans la suite des différentes étapes de traitement. La première partie présentera le fonctionnement du bureau d études à travers une analyse de l'existant, l'étude des besoins et la description du projet. La seconde partie sera consacrée à la présentation de la méthode utilisée, la schématisation des données et de l application. Enfin, la troisième partie abordera la réalisation du projet en lui-même avec le développement, l intégration et la formation utilisateur. 1 Les mots ou abréviations notés par une étoile sont expliqués dans le glossaire page 25. 2

8 1) Le contexte 1.1) Présentation de l entreprise 1.1.1) Michelin L entreprise MICHELIN 2 est née du génie industriel de deux frères dont la créativité et l intelligence ont permis au groupe de connaître un grand développement et de devenir l un des leaders dans le domaine des pneumatiques. Le développement de l entreprise peut se résumer en quelques grandes dates charnières montrant toutes les étapes franchies pour arriver au statut de groupe multinational : 1832: En Auvergne, le grand-père maternel des fondateurs de l'entreprise, Aristide BARBIER, s'associe avec son cousin et ami Edouard DAUBREE pour fonder une fabrique de machines agricoles. L'épouse d'edouard DAUBREE est la nièce du savant écossais Mac INTOSH qui découvrit la solubilité du caoutchouc. BARBIER rêve aux applications possibles du caoutchouc. Il écrit que l'on pourrait en faire "des garnitures de roue pour voitures légères". La manufacture découvre alors les usages du caoutchouc : Edouard et André lient le nom de MICHELIN à l'application du pneumatique à l'automobile : Création de l entreprise MICHELIN et CIE à Clermont-Ferrand (268 personnes) : André créé le "guide MICHELIN", puis la série des cartes routières qu'il établit pour la France ainsi que certains pays étrangers : Plus de personnes déjà réparties sur les cinq continents. 2 Les informations concernant les sources sont dans la bibliographie page 24. 3

9 2001 : personnes avec 80 sites de production répartis sur 19 pays. Présence commerciale dans 170 pays ( produits commerciaux). L'entreprise est un véritable groupe multinational qui a perçu très tôt l'importance d'une implantation géographique dans un maximum de pays. Ainsi, aujourd'hui, le groupe est présent sur quatre continents à travers ces 80 usines: - 45 en Europe dont 25 en France - 21 en Amérique du Nord - 4 en Amérique du Sud - 2 en Afrique - 7 en Asie MICHELIN dispose aussi de 6 centres d'étude et de recherche ainsi que de 6 plantations d'hévéas pour la production de latex qui fournit le caoutchouc naturel. En effet, une enveloppe est fabriquée à partir de 60% de gomme synthétique et de 40% de gomme naturelle. Toutes les usines sont regroupées dans les régions du centre de la France pour des raisons logistiques (transport de marchandises) et climatiques. A noter que ces régions sont industrialisées depuis le début du siècle ce qui explique la main d œuvre compétente. En France, 60% de la production vendue est exportée. Les principales productions du groupe se repartissent ainsi (production journalière): pneus chambres à air roues - 4 millions de kilomètres de câbles d'acier cartes et guides Sur le plan humain, le groupe compte actuellement environ employés. Il affiche un chiffre d'affaires de 15.4 milliards d'euros en 2000 (101 milliards de francs) et un bénéfice de 438 millions d'euros (2.87 milliards de francs). Enfin avec une part de marché de 4

10 19.4% en 2000, MICHELIN occupe la deuxième place à égalité avec BRIDGESTONE et juste derrière GOOD YEAR (21.5%) ) Bassens Le nom légal de l'usine (inscrit au registre du commerce) est SIMOREP &Cie mais elle fait bel et bien partie du groupe MICHELIN. La ville de Bassens a été choisie en 1963 pour l installation d un grand site de production de caoutchouc synthétique (proximité d'un port, bonne desserte routière et ferroviaire). Le site de BASSENS produit, sur la base de dérivés du pétrole, styrène et butadiène surtout, des caoutchoucs synthétiques de différentes textures et qualités. Ceux-ci sont destinés à l'usage exclusif des usines du groupe fabriquant l'enveloppe elle-même. L'usine, située sur la presqu'île du bec d'ambès, occupe une superficie de 63 hectares. Toutes les installations sont à l'air libre. L'importance du site peut se résumer par plusieurs points et chiffres significatifs (Voir Annexe 1): Une production continue 900 kilomètres de tuyauteries mètres cube de stockage tonnes par an de gomme produite à une cadence d environ 600 tonnes/jour, exportée à 73% 35% des besoins MICHELIN en gomme synthétique L'usine de BASSENS, c'est aussi un effectif d'environ 380 personnes pour un chiffre d'affaire de 147 millions d'euros (964 millions de francs) en

11 1.1.3) Le bureau d études C est le Service N/TE (Technique Etudes) que j ai intégré durant mon stage. Il emploie 11 personnes dont le chef de service est M. Miguel Sanchez, mon responsable de stage. Chaque personne qui travaille dans ce service a un rôle bien défini. Chacun a sa spécialité : mécanique, électrique, génie chimique, instrumentation, automatique ou informatique. Ce service prend en compte toutes les demandes d évolution des installations et pilote les affaires. Il est chargé d étudier toutes les modifications à apporter aux différentes unités. Il travaille donc en étroite collaboration avec les autres services. Les clients du bureau d études sont, en fait, les services de l usine elle-même. Image 1 : Organigramme N/TE. Source : CSM Bassens 6

12 1.2) Présentation du projet 1.2.1) Analyse de l existant Le rôle du bureau d études est donc de créer les plans des nouvelles installations répondant aux commandes ou de procéder à la modification des plans pour les mettre en conformité avec les installations réellement en place. Le nombre de plans ou de documents techniques est très important. La plupart des documents récents sont informatisés. Certains plans plus anciens sont archivés dans un fond documentaire papier. Pouvoir retrouver un plan rapidement est l'une des priorités de la documentaliste, Mme. Nicole Guilhem, chargé de la gestion des documents. Pour cela, elle utilise un logiciel nommé «GIDABE». Cette application a été développée en 1991 en Clips* et repose sur une base de données Visual dbase*. L'interface de type DOS ne permet pas d'utiliser la souris et le manque de mémoire de l'époque a obligé à restreindre le nombre de caractères dans les champs de définition des documents. L'autre principal inconvénient réside dans le fait que l'application est mono utilisateur. C'est-à-dire qu'une seule personne à la fois peut entrer des documents dans la base de données ou retirer le document qui l intéresse. Si une personne souhaite obtenir le document soit elle passe par la documentaliste, soit elle va directement sur le disque de stockage pour prendre le plan. La réintégration se fait sans vérification et l'écrasement d'une version intermédiaire est courant. Dans ces conditions, la sécurité des documents ne peut pas être assurée. C'est pourquoi le bureau d'études m'a chargé de réaliser un nouveau logiciel pour le remplacer en y apportant des améliorations. 7

13 1.2.2) Description du besoin Le besoin du bureau d'études s'exprime autour de plusieurs points. Contraintes techniques : Utilisation d'access pour créer la base de données. Développement modulaire et évolutif avec Visual Basic* ou Windev*. Intégration de l'application sur le serveur usine. Respect de la charte Michelin. Alléger les procédures humaines : réservation, création, ajout, sortie,... Fonctionnalités : Produire une application multi-utilisateurs. Gérer les différents types d'utilisateurs et leurs droits. o Accès en écriture ou en lecture. o Accès aux données des autres services. o Accès à certaines natures de documents. Sécuriser les documents. o Verrou «lecture seule» lorsque le document est en modification. o Interdire l'accès aux documents situés sur le disque. o Mettre en place des protocoles de contrôle après création ou modification d'un document. o Tracer chaque mouvement des documents. o Conserver chaque version d'un document. Rechercher les documents. o Permettre une recherche sur de nombreux filtres. o Recherche intuitive avec peu de critères ou des informations incomplètes. Gestion des documents. o Optimiser les formulaires d ajout de documents pour une utilisation rapide. o Possibilité de rajouter un grand nombre de documents. o Possibilité de réserver des numéros de document pour une création ultérieure. Modularité. o Possibilité d'ajouter de nouvelles fonctions rapidement. 8

14 Données : Récupérer la totalité de la base de données existante. Assouplir les restrictions de taille des champs. Optimiser la base de données en indexant les champs importants. Optimiser les requêtes pour améliorer les performances. Prendre en compte le grand nombre de documents et de données. Interface Homme - Machine : Produire une interface conviviale, ergonomique et simple. Produire une application légère. Documentation et utilisateurs : Produire une documentation utilisateur complète. Déployer l'application dans plusieurs services n'ayant pas accès à GIDABE auparavant. Former le personnel à l'utilisation de la nouvelle application. 9

15 2) Etude de la solution La difficulté dans la conduite des projets informatiques tient, outre la complexité technologique, au nombre et à la variété des personnes impliquées. Tous projet informatique comporte une part d innovation, mais aussi d'adaptation à l'évolution de l'entreprise, qu'il convient d'apprendre à jauger et à maîtriser, en s'appuyant sur des méthodologies efficaces. C'est pourquoi nous avons utilisé les méthodes AGIILES* en nous inspirant du Extreme Programming. 2.1) Méthodes AGILES Le but de ses méthodes est de raccourcir les cycles de développement. Il s'agit de mieux intégrer le client pour organiser l'expression des besoins et rendre le travail de développement plus facile. Ce ne sont pas des méthodes universelles, elles s'appliquent uniquement sur des projets simples en environnement non critique. Il y a une forte responsabilisation de la maîtrise d'ouvrage qui est très impliqué. L'objectif étant la satisfaction immédiate du client. Nous privilégions l application et l'interaction à la contractualisation des spécifications. Il faut préférer la livraison de fonctionnalités réelles, à la production d une documentation pléthorique. Il faut favoriser l'acceptation du changement et la modification des priorités, au respect d'une planification figée. La conduite du projet s'est donc déroulée en plusieurs étapes. Tout d'abord une analyse de l'existant et du besoin du client. Une spécification des flux et des types de données. La réalisation d'une maquette graphique complète permettant aux clients de visualiser directement l'aspect final de l'application et de recadrer certains points qui auraient été mal interprétés. Vient ensuite la phase de développement en parallèle aux tests pour pouvoir effectuer des bilans réguliers sur l'avancement des différentes fonctions. La phase finale concerne l'intégration de l'application avec la récupération des données et le déploiement sur le bureau d'études. Après validation, le déploiement sur l'ensemble des 10

16 services. Enfin, formation du personnel et rédaction de la documentation. À chaque étape, des réunions de validation avec les différents acteurs ont été nécessaires. 2.2) Modèles de données Les 3 premières semaines du stage ont été consacrées à la réalisation d'un modèle conceptuel de données réalisé à partir de la méthode MERISE*. Pour cela, le contact avec le client devait être précis et bref pour obtenir le maximum d'informations sans les gêner. L'observation attentive du travail quotidien de chacun permet aussi de trouver des solutions ou de mettre l'accent sur certains problèmes. L'application sera vitale pour le service. Elle devra répondre à toutes leurs attentes, avoir une structure suffisamment rigide pour qu'il n'y ait pas d'erreur malgré toutes les possibilités d utilisation. La structure devra être aussi suffisamment adaptable pour pouvoir ajouter les fonctionnalités rapidement. Cette phase d'analyse a donc été très importante dans la réalisation du projet. Le relationnel est très sollicité durant cette partie car il faut poser beaucoup de questions qui paraissent souvent évidentes aux employés mais qui peuvent avoir de grandes répercussions sur la structure de l'application. Nous avons fait trois réunions pour pouvoir valider les évolutions de l analyse en nous appuyant sur des modèles des flux (Voir Annexe 2) et des modèles conceptuels de données (Voir Annexe 3). Le fait que la documentaliste connaisse parfaitement le fonctionnement de l'ancienne application a grandement facilité l'analyse. La disponibilité et la patience du personnel m'ont permis d'arriver rapidement à trouver une structure satisfaisante pour les modules principaux. Le modèle conceptuel de données peut être divisé en trois parties que nous allons étudier plus en détails: La partie acteurs, regroupant les utilisateurs internes et les entreprises externes. La partie document avec les différents identifiants et liaisons. La partie traitement avec le statut du document, les réservations, et les verrous. 11

17 2.2.1) Les acteurs Il y a deux types d'acteurs qui peuvent agir sur les documents. Les utilisateurs internes, qui sont déclarés dans la base de données et qui font partie du personnel Michelin Bassens. Les entreprises externes, à qui les utilisateurs internes sous-traitent la modification des plans. Ces entreprises sont stockées dans une table précise et n'ont aucun droit sur l'application. Les utilisateurs internes sont divisés en quatre catégories représentées par un «niveau». Les administrateurs qui ont tous les droits et peuvent modifier la base de données. Les gestionnaires, qui sont des utilisateurs connaissant parfaitement l'application GIDABE et ayant des responsabilités au niveau du fonds documentaire. Ils ont des droits d'écriture sur les documents plus évolués que les deux derniers niveaux d'utilisateurs. Les créateurs/modificateurs, qui sont les utilisateurs qui vont créer des plans et les modifier. Ces utilisateurs sont soumis aux verrous de vérifications après modification ou aux verrous de lecture seule lorsqu'un document est en modification. Le dernier niveau d'utilisateurs sert uniquement à consulter les documents, c'est-à-dire qu'ils n'ont aucun droit en écriture ) Les documents Les documents sont au centre de l'application et sont identifiés par de nombreux paramètres. L identifiant principal est le nom du document qui est unique et généré à partir du préfixe de la nature suivi d'un numéro qui s incrémente à chaque nouveau document. Pour certaines natures, on peut ajouter une sous nature qui spécifiera le type de documents. Chaque document réfère à du matériel situé sur l'usine. Le document est donc inclus dans une unité de l'usine et placé dans une sous partie : la zone. Le document est ensuite lié à des repères qui sont les identifiants du matériel qu'il décrit. Nous précisons aussi le support sur lequel est inscrit le document. S'il s'agit d'un document informatique alors les utilisateurs peuvent le consulter directement dans GIDABE. 12

18 En revanche s'il s'agit d'un document papier ou d'un document archivé sur CD-ROM, il faut alors demander un gestionnaire pour pouvoir le consulter. La totalité des documents est stockée sur un disque dur accessible à tous les utilisateurs en lecture. Pour pouvoir assurer la sécurité des documents, nous avons décidé de renommée de façon anonyme chaque document. Une extension propre à l'application est appliquée et la table tdocument contient la correspondance entre le nom réel et le nom visible sur le disque. À aucun moment, un utilisateur (autre qu administrateur) ne peut connaître le nom du fichier inscrit sur le disque. Cette sécurité nous permet donc d'assurer que le document présent dans GIDABE est bien la dernière version ) Les traitements Le principal traitement que subira un document est sa modification. Une table répertorie donc la totalité des modifications, les dates d'entrée et de sortie du document, la personne qui l a sorti et la personne ou entreprise qui effectue la modification. Lorsqu'un document est en cours de modification ou en cours de création, les utilisateurs peuvent consulter la dernière version, en revanche, ils ne peuvent en aucun cas procéder à une modification. Seule la personne qui a sorti le document peut entrer le document modifié. En cas de soucis, les gestionnaires sont les seules personnes qui peuvent écraser un document. La création d'une nouvelle unité de production prend plusieurs mois et génère de nombreux plans dont le créateur doit connaître le nom avant même le début de la conception, pour pouvoir faire les liaisons entre les différentes structures. Dans ces conditions, il est obligatoire de pouvoir réserver des numéros à l'avance. Ces numéros sont identifiés par un numéro d'affaire. Lorsque celle-ci est terminée, le responsable de l'affaire peut intégrer tous les documents dans GIDABE via un formulaire optimisé pour l'ajout de nombreux documents. Bien souvent, plus de numéros ont été réservés qu'il en était réellement nécessaire. L'utilisateur qui les a réservé peut donc choisir de les libérer et ils seront réutilisés pour nommer les prochains documents. Les verrous sont un point capital de l'application, nous en avons déjà vu certains concernant l'accès des utilisateurs en fonction de son niveau ou du statut du document. Il 13

19 existe deux autres types de verrous : le premier concerne les natures des documents l'autre concerne le service dont fait partie l utilisateur. Certains créateurs sont qualifiés uniquement sur certaines natures de documents il leur est donc impossible de créer des documents de natures pour lesquelles ils n'ont pas l'autorisation. Ainsi un électricien ne pourra pas créer ou modifier un plan de bâtiment par exemple. Un facteur peut aussi spécifier le service qui aura accès à ce document. Souvent utilisé dans les phases de conception ce verrou empêchera toute personne étrangère au service de modifier ou de consulter le document. Par défaut, le document est accessible à tous. 2.3) Maquette À partir de la troisième semaine, j'ai commencé à réaliser les maquettes pour apporter aux clients une vision beaucoup plus concrète de ce à quoi ressemblera l'application finale en fonction des informations que j'ai pu enregistrer durant la première partie du stage. Dès les premiers jours, nous avons discuté pour déterminer dans quel environnement nous allions développer l'application et l'interface. Nous avions le choix entre Windev et VBA, mais finalement les délais, l'importance de l'aboutissement du projet et mon expérience en Visual Basic nous ont poussé à choisir Access pour réaliser l'ensemble de l'application. Le premier objectif de la maquette était de présenter un environnement de travail agréable et pratique. Objectif plutôt simple à réaliser puisque l'ancienne application consistait en un écran 16 couleurs sans aucun bouton, aucune police stylisée et aucun curseur. Venait ensuite l ergonomie des boutons et l'enchaînement des opérations. Puis la correspondance entre les fonctions présentées et les souhaits des clients. Développer la maquette en présentant des exemples virtuels a été un véritable atout pour la suite du développement. L'ensemble des clients n'étant pas forcément initié aux modèles conceptuels de données, ces exemples concrets leur ont permis de modifier certains points mal interprétés. 14

20 Une dernière réunion de validation a eu lieu lors de la première semaine de juin. J'ai pu faire une première présentation à l'ensemble des utilisateurs des différents services pour obtenir les derniers avis et pouvoir commencer le développement concret de l'application. Image 2 : Menu Principal de GIDABE 15

21 3) Réalisation 3.1) Planning Je présente ici le planning du projet tel qu'il était la veille de rendre le rapport. Bien évidemment chaque phase ne s'est pas terminée aussi strictement que sur le diagramme, les réunions de validation ou la découverte d'un bogue pouvaient amener à revenir sur le développement d'une fonctionnalité théoriquement terminée. Image 3 : Diagramme de Gantt, projet GIDABE Chaque ligne correspond à une tâche effectuée par une ou plusieurs personnes. Le trait noir correspond à l'avancement de la tâche. Les ruptures représentent les week-ends. Lorsque le trait noir atteint la fin de la case bleue, c'est que la tâche terminée. Vous trouverez sur l'adresse Internet suivante une présentation détaillée du planning du projet, la description et les ressources attribuées à chaque tâche. 16

22 3.2) Développement L'un des principaux objectifs de l Extreme Programming est de livrer rapidement aux clients une application fonctionnelle. Nous avons déterminé des priorités pour permettre au client d utiliser l'application bien que la totalité des modules ne soit pas disponible. Nous avons donc débuté par le coeur de l'application : les documents. Nous voulions que les utilisateurs puissent ajouter, modifier un document le plus tôt possible. Ensuite, venait le module de recherche. Se succèdent plus tard le développement parallèle du module de réservation et du menu des gestionnaires. Durant la deuxième partie du développement, nous avons traité tous les verrous et gestion des droits accès. À ce stade, l'application a pu être livrée dans certains services pendant que je développais certains modules moins prioritaires comme l'ajout en masse de documents. Une fois l application complètement terminée et déboguée, nous avons procédé à son déploiement sur l ensemble des services ) Module de recherche (Voir Annexes 4 et 5) Ce module est le premier disponible dans le menu principal. Il permet de rechercher un ou plusieurs documents à partir de différentes informations. L'utilisateur coche des checkbox pour sélectionner les critères qu'il souhaite renseigner. Un champ de texte ou un menu déroulant apparaît pour entrer l'information. J'ai donc créé un algorithme exécutant une requête dynamique sur la base de données. Chaque nouveau critère sélectionné ajoute une nouvelle condition et parfois une nouvelle clause «FROM». Pour les champs de texte comme le libellé du document, que l'utilisateur ne connaît pas forcément par coeur, j'ai utilisé l'opérateur «LIKE» pour pouvoir faire des recherches sur une partie du champ. Le résultat de la requête est envoyé dans un autre formulaire et est affiché dans une liste déroulante. En sélectionnant l'une des lignes de la liste, le descriptif complet du document apparaît en dessous. L'utilisateur a ensuite plusieurs choix : il peut consulter le document, télécharger le document pour le modifier, ou encore modifier la fiche au cas où des informations seraient erronées. 17

23 Ce formulaire contient énormément de tests pour savoir à quelles informations utilisateur peut accéder et quelles actions il peut déclencher. Par exemple, un simple utilisateur ne pourra pas modifier la fiche ni le document, ces deux boutons sont donc invisibles et il ne peut pas les utiliser. Les verrous concernant les natures des documents ou les propriétaires se font aussi sur ce formulaire ) Module de création (Voir Annexes 6) Ce formulaire permet de créer une nouvelle fiche de document. Le document en luimême peut ne pas être déjà créé et lié à la fiche, car le créateur a besoin de connaître le nom de son document avant de travailler dessus. Pour cela, il doit sélectionner la nature du document qui va générer automatiquement le nom. Il est constitué du préfixe de la nature suivi d'un numéro qui s'incrémente à chaque nouvelle création. Lorsqu'une fiche est créée sans être liée à un fichier informatique, le document a le statut «en création». Ainsi, aucun utilisateur ne peut visualiser ni modifier le document. Seul le créateur de la fiche ou un gestionnaire pourra lier le fichier informatique à sa fiche. Toute modification de la fiche ou du document doit se faire par le formulaire de résultat de recherche ) Module de réservation (Voir Annexes 7) Vous savez donc maintenant qu'il est possible de réserver des numéros de documents pour des entreprises extérieures. Pour cela, il faut passer par le menu de réservation située dans le menu principal. Un formulaire permet de saisir des informations communes à tous les documents comme le numéro de l'affaire, l'unité et la zone dans lesquelles se situeront les nouveaux appareils. L'utilisateur a la possibilité de saisir l'auteur des documents, le propriétaire, préciser la sous nature des documents. Tous ces renseignements seront déjà pré 18

24 remplis lors de la réintégration des documents. L'utilisateur doit bien évidemment préciser le nombre de numéros qu'il souhaite réserver. Ces numéros sont toujours consécutifs. Lors du développement de ce module en local, la procédure d'enregistrement des données dans les tables s'effectuait rapidement. Lors des tests sur le réseau, la procédure devenait beaucoup plus longue et la réservation de 100 numéros prennait environ 30 secondes. Ce délai nous a beaucoup posé problème car si deux personnes réservent des numéros en même temps, leurs numéros se chevaucheront et ne seront donc plus consécutifs. Nous avons donc dû trouver un moyen pour verrouiller l'ensemble des numéros en cours de réservation par la première personne pour n'autoriser que les numéros suivants aux autres utilisateurs. Nous avons utilisé une table temporaire qui contient le premier et le dernier numéro en cours de réservation, si un autre utilisateur réserve des numéros, on vérifie que les numéros sélectionnés par l'algorithme ne sont pas dans cette table. De plus, compte tenu du temps d'attente pour la réservation, les utilisateurs avaient tendance à penser que l'application avait planté et quittaient Access. J ai donc mis en place un système de barre défilante pour indiquer l'avancement de la procédure ) Module de réintégration (Voir Annexes 8) Pour pouvoir sauvegarder un fichier informatique dans GIDABE, que ce soit un document en cours de création, ou en cours de modification, il faut passer par le menu de sauvegarde situé dans le menu principal. Un simple bouton ouvre une fenêtre de dialogue permettant à l'utilisateur de sélectionner le fichier qui souhaite intégrer. Le système vérifie si l'utilisateur en question est en droit de réintégrer le document sélectionné à partir de son identifiant et du nom du fichier. Si l'utilisateur n est pas inscrit dans la base de données comme modificateur ou créateur du document sélectionné, l'application indique un message d'erreur. Si l'utilisateur a sélectionné un fichier qui ne correspond à aucune fiche en cours de création ou en cours de modification, alors l'application indique que le nom du fichier sélectionné ne correspond à aucun document. Une fois le document réintégré dans la base de données, le statut «non contrôlé» est automatiquement appliqué. La liste des documents non contrôlés apparaît sur l'écran d'accueil 19

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