Instructions pour le relevé CUS OFS des activités des collaborateurs du CHUV et des établissements affiliés pour 2015

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1 Instructions pour le relevé CUS OFS des activités des collaborateurs du CHUV et des établissements affiliés pour OBJECTIF PRIORITAIRE Un courrier décrivant la démarche a été envoyé le 24 novembre 2015 par la Direction Générale, la Direction des Finances du CHUV, la Direction des ressources humaines du CHUV et le Décanat de la FBM, aux Chefs de services et Chefs d'unité. Pour rappel, il s agit de saisir les taux des activités cliniques et académiques de tous les collaborateurs du CHUV et affiliés. Ces données statistiques, récoltées sur des principes décidés par les cinq hôpitaux universitaires de Suisse, sont nécessaires aux négociations budgétaires avec les assurances maladies ainsi que pour l obtention de subsides fédéraux et cantonaux pour la conduite des activités d enseignement et de recherche. Elles seront en outre utilisées comme base pour la comptabilité analytique et comme dénominateur dans la mise en place des indicateurs de gestion de la FBM. 2. PRINCIPES DELAI DE DESIGNATION DES DELEGUES EN SAISIE : Jusqu'au vendredi 11 janvier 2016 SAISIES : du lundi 11 janvier 2016 au vendredi 12 février 2016 LIEU : salle TP e étage Bugnon 21 OUTIL : Application «Reporting CUS OFS» avec accompagnateur Academics DELAI DE VALIDATION PAR CHEFS DE SERVICE : Jusqu au vendredi 12 février 2016 CONTACT : Equipe Academics cus.ofs@chuv.ch SITE WEB : Academics Le relevé concerne tout le personnel du CHUV et des institutions affiliées, toutes sources de financement confondues, pour l année 2015 : Le chef de service ou d'unité ou le directeur d institution affiliée est responsable de la saisie des taux d activité de tous les collaborateurs sous contrat et ayant reçu un salaire de leur institution (CHUV ou affiliée) dans son unité en 2015, y compris les collaborateurs sur l exploitation auxiliaire, mais à l exclusion des stagiaires, apprentis et étudiants, exclus de l analyse Les taux d activités sont exprimés en % de l activité totale, quel que soit le taux contractuel. Si une personne travail à temps partiel 25 h par semaine, ces 25 h correspondrons à 100%. De même, un médecin cadre travaillant 80 h par semaine, ce sont ces 80 h qui représentent le 100% Les collaborateurs sont considérés comme uniques et entiers, indépendamment de leurs taux contractuels, de leurs autres rattachements ou durée d activité sur l année 2015 Les taux d activités saisis correspondent à la perception individuelle des personnes désignées pour la saisie, puis validés par les chefs de services. En aucun cas il ne s agit de faire des relevés plus précis Les saisies des taux d activités des collaborateurs sans titres académiques ou non médecins cadres peuvent être regroupées par catégories professionnelles La saisie des taux d activités se répartit dans neuf catégories prédéterminées, décrites plus bas Lorsqu'une activité clinique inclut une activité d'enseignement, c'est le temps supplémentaire nécessité par l'enseignement qui est comptabilisé dans la catégorie d enseignement 3. PROCESSUS Il est de la responsabilité des chefs de service et directeurs d institutions affiliées de faire en sorte que les saisies soient effectuées à partir du lundi 11 janvier et validées d ici le 12 février Les chefs de service/unités peuvent déléguer leurs saisies à certains collaborateurs, appelés ci dessous «délégués» (cadre académique ou personnel administratif). Pour tous les collaborateurs 2014 encore présents en 2015, les données saisies pour 2014 seront pré chargées et le chef de service ou ses délégués n auront qu à les adapter si nécessaire. Les saisies se feront dans la salle TP 3113 du Bugnon 21, sous la supervision d un membre de l équipe Academics, sur rendez vous : 1/2

2 1. Les chefs de service/unité sélectionnent et annoncent leurs délégués à l équipe Academics avant le 11 janvier 2016, par e mail (cus.ofs@chuv.ch) ou par téléphone ( ). Ils informent les délégués sur l exercice à accomplir 2. Les délégués prennent rendez vous avec l équipe Academics dès le 1 er décembre 2015 et d'ici au vendredi 11 janvier 2016 pour effectuer leurs saisies 3. L équipe Academics fournit à chaque service d ici au 12 janvier 2016 une liste du personnel concerné de l unité 4. Les délégués préparent la saisie ou la mise à jour des répartitions d activités avant de se rendre à leur séance de saisie accompagnée 5. Une fois les saisies terminées pour l unité, un export complet est envoyé par e mail au chef de service/unité, qui valide ces données d ici au vendredi 12 février 2016, soit en donnant procuration à l équipe Academics, soit en personne dans la salle de saisie du Bugnon PREPARATION A LA SAISIE Afin de pouvoir saisir efficacement les taux d activités lors des rendez vous avec l équipe Academics, il est nécessaire de préparer les données à saisir, et/ou de vérifier les chiffres entrés pour Chaque délégué en saisie peut préparer grâce au fichier Excel reçu, la liste des personnes du service qui conduisent des activités d enseignement ou de recherche dont il doit saisir les taux d activités. Les taux d activités du personnel sans titre académique ou non médecin cadre peuvent être saisis par catégories professionnelles au lieu de nominativement, si ce personnel ne conduit que peu d activités académiques. 2. Les taux d activités sont à saisir dans les neuf catégories suivantes : 1 Enseignement donné Cursus FBM 2 Cursus FMH 3 Formation continue 4 Autres cursus de formation 5 Formation reçue Cursus FMH 6 Continue et autres 7 Recherche 8 Autres activités académiques 9 Activités hospitalières 3. Définition de chaque catégorie : voir Annexes 2 et 3 4. Les taux d activités sont exprimés en %, le total devant correspondre à 100. Les collaborateurs sont considérés comme uniques et entiers, indépendamment de leurs différentes fonctions dans l'unité, de leurs taux contractuels, de leurs autres rattachements ou durée d activité sur l année Vous trouverez en annexe et sur le site du projet Academics, les différents documents de support Il est aussi possible d obtenir des renseignements complémentaires par téléphone au ou par à cus.ofs@chuv.ch. 5. SAISIES ET VALIDATION Les saisies, les mises à jour des données et les validations se feront sur l outil informatique «Reporting CUS OFS». Cet outil sera utilisé sous la supervision de membres de l équipe Academics 1. Lors du rendez vous avec les délégués, les taux d activité préparés par les délégués seront saisis (ou modifiés) dans l application 2. Les chefs de service ou d'unité sont responsables de la validation finale des données de leur service (un ou plusieurs), possible en personne sur l'outil ou par procuration d ici le vendredi 12 février Pour cela, les données saisies par les délégués sont présentées au chef de service/unité qui, le cas échéant, pourra les modifier avant la validation finale 2/2

3 ANNEES AU INSTRUCTIONS POUR LE RELEVE CUS OFS Annexe 1: Catégories de personnel CHUV Catégorie professionnelles Sous-Catégories professionnelles Personnel médical Personnel médico technique Personnel infirmier Personnel psycho social Personnel logistique Autres Personnel médical Cadres avec conduite Personnel médical Autres médecins Personnel médical Assistants Personnel médical Chefs de clinique Personnel médico technique Médico techniques Personnel médico technique Experts, scientifiques Personnel médico technique Aides médico techniques Personnel médico technique Assistance médico technique Personnel médico technique Cadres avec conduite Personnel infirmier Experts, scientifiques Personnel infirmier Soignants Personnel infirmier Aides en soins Personnel infirmier Cadres avec conduite Personnel infirmier Assistants en soins Personnel psycho social Assistants psycho sociaux Personnel psycho social Experts, scientifiques Personnel psycho social Aides psycho sociaux Personnel psycho social Intervenants psycho sociaux Personnel psycho social Cadres avec conduite Personnel administratif Experts, spécialistes, projets Personnel administratif Gestionnaires Personnel administratif Aides administratifs Personnel administratif Assistants administratifs Personnel administratif Cadres avec conduite Personnel logistique Experts, scientifiques Personnel logistique Assistants techniques Personnel logistique Aides logistiques Personnel logistique Techniciens Personnel logistique Cadres avec conduite Autres Médecins boursiers Autres Stagiaires, apprentis

4 Annexe 2: Détails des catégories CUS OFS et exemples Cette annexe présente en détail les neuf catégories CUS OFS et les différentes activités qui leur sont rattachées, ainsi que quelques exemples : Lorsque des activités d'enseignement peuvent appartenir à deux catégories CUS OFS différentes, choisir la catégorie prioritaire : cursus FBM > cursus FMH > formation continue > autre cursus de formation, sauf si cette activité concerne majoritairement une catégorie donnée ; dans ce cas, choisir cette catégorie. Toute activité est à classer selon le domaine dans lequel elle est effectuée Enseignement donné a. FBM (niveau Bachelor, Master et Doctorat) Toutes les activités de formation dans le cadre des cursus de Bachelor, de Master et de Doctorat de la FBM (médecine, biologie, sciences infirmières, première année dentaire, première année pharmacie) Cours, séminaires, enseignement clinique (ELM, cours bloc), etc. y compris temps de préparation (cours, matériel audiovisuel, documentation, etc.) Préparation et correction d examens Conseil aux étudiants Encadrement de doctorants (MD, MD PhD et PhD) Encadrement de stagiaires médecins (niveau Bachelor et Master) Toutes les activités administratives en lien avec l'enseignement Directeur d école, responsable de filière, Responsable du module "B2.1 Cellule, organe, système Endocrinologie" Responsable d un cours Option 3 4 e de médecine Conseil de l'ecole Doctorale Conseiller mobilité Responsable Questions examen fédéral Président Comskills b. Niveau spécialisation (ISFM/FMH) Toutes les activités de formation qui visent à satisfaire les exigences de la FMH Colloques (y compris préparation). Aussi les formations approfondies. Encadrement et supervision des médecins assistants Part d'activité de formation incluse dans toute activité clinique : est considéré comme de la formation le temps supplémentaire nécessaire à une activité du fait de la présence de personnes en formation Toutes les activités administratives en lien avec la formation ISFM/FMH. 1H supplémentaire de visite avec assistants (4H au lieu de 3H si les assistants n étaient pas là) Colloque hebdomadaire (préparation et séance) Etablissement du concept de formation postgraduée pour l ISFM/FMH Préparation et organisation des visites de l ISFM pour la reconnaissance des établissements de formation postgraduée Membre des associations professionnelles (discipline) c. Autres universités et écoles et autres formations de spécialistes (non FBM et non spécialisation ISFM/FMH ; autres unis suisses ou étrangères, HES, ES, )

5 Toutes les activités de formation dans le cadre des cursus des autres facultés de l UNIL et des autres universités suisses ou étrangères, hautes écoles (HES) ou écoles supérieures (ES), autres formations pour l obtention de titres de spécialistes (FPH, FAMH, FSP, SSRPM) Mort subite de l'athlète, réanimation cardio pulmonaire Cours aux étudiants en physiothérapie Formation des psychologues assistants Encadrement des préstagiaires d. Niveau formation continue et perfectionnement Colloques, internes et externes, y compris préparation Séances de perfectionnement Formations continue médicales et non médicales Fondation pour la formation continue UNIL EPFL Cours de Formation continue en Néonatologie Cours sécurité au travail lors de transports de patients Journées lausannoises en nutrition clinique Congrès de la société suisse de pneumologie Cours d expert en radioprotection Certificat (CAS) en psychiatrie forensique Formation continue FMH, FPH, FAMH, FSP, SSRPM Formation reçue e. Spécialisation (ISFM/FMH) Toutes les activités de formation reçues, structurées ou non structurées, qui visent à satisfaire les exigences de l ISFM/FMHH jusqu à l obtention du titre de spécialiste ISFM/FMH. Journal Club Colloque hebdomadaire Formation des médecins assistants au bloc opératoire f. Formation continue et autres Colloques internes et externes Formation reçue dans le cadre des cursus FBM (médecine, biologie, sciences infirmières) Formation pour l obtention d un titre de spécialiste (FPH, FAMH, FSP, SSRPM) Séances de perfectionnement Formation continue FMH, FSP, FAMH, FSP, SSRPM Colloque hebdomadaire Cours de perfectionnement Word/Excel, etc. Cours de langues Cours d expert ou de perfectionnement en radioprotection Formation des psychologues assistants Formation doctorale

6 Recherche Recherche fondamentale, clinique et appliquée Développement (en dehors de l optimalisation ; développement au sens de la LAMal, voir ci dessous, activités hospitalières) Evaluation de projets ou de manuscrits Acquisition de projets et recherche de financements Suivi et pilotage des projets de recherche Organisation ou participation à des congrès Rédaction d articles, livres, rapports d'activité, comptes rendus ou toute autre production scientifique Activités éditoriales, Expertises scientifiques Toute autre activité en lien avec la recherche Membre de la Commission de la Recherche Travail de doctorat Autres activités académiques (relève et politique académique) Activités facultaires et universitaires, fonctionnement de l Université (conseil de faculté, etc.) Activités dans des commissions académiques (promotion académique, nomination, politique de l égalité, ) Autres activités académiques (non directement imputables à la recherche ou à l enseignement) Doyen, vice doyen Membre du Conseil de Faculté Membre de commission de promotion Membre de la commission de réflexion Chirurgie pédiatrique Membre de la commission cantonale d éthique de la recherche sur l être humain Membre du conseil national de la recherche (Fonds national suisse) Plateforme académique Activités hospitalières (anciennement : activités cliniques et autres activités) Toutes les activités de soins et assistance aux patients et les tâches administratives qui leur sont liées. Activités de gestion hospitalière, administration des services et départements, etc. Activités dans des commissions locales, nationales ou internationales Toutes les activités de prestations de service liées aux activités cliniques. Y compris les activités de développement au sens de la LAMal (optimalisation) : mise au point d une nouvelle technologie, introduction de nouveaux paramètres, validation d une nouvelle technologie, contrôle de qualité, procédures d accréditation, établissement de guidelines, Y compris les prestations OFAS des laboratoires. D une manière générale toutes les activités qui ne correspondent pas aux activités de recherche et développement (rubrique III), de formation (rubriques I et II), ou de gestion et administration (rubrique IV). Tâches de santé publique Prestations à des tiers (hors recherche) Mandats d utilité publique Mandats pour la santé publique, pour des activités humanitaires Ex: Médecin expert SUVA Assurances Membre de la Commission fédérale Arbeitsgruppe Eignung der Spezialistinnen und Spezialisten der Arbeitssicherheit WHO temporary advisor on HPV vaccine Direction d'institution, Direction de Département du CHUV, Chef de service Responsable d'unité de soin

7 ACTIVITES (EEMPLES) FBM (niveau Bachelor, Master + Doctorat) ENSEIGNEMENT DONNE Formation Spécialisation continue, (ISFM/FMH) perfectionne ment CATEGORIES CUS OFS Domaine d'activité FORMATION REÇUE Autres écoles (autres unis, HES, ES, ) Spécialisation (ISFM/FMH) Formation continue et autres Accompagnement des infirmières qui arrivent sur un poste (hors cursus) Demande de fonds pour des projets et recherche Activités administratives de gestion d'enseignement (Formation concernée) Activités dans des commissions locales, nationales ou internationales (hors FBM) Activités éditoriales Activités facultaires et universitaires (hors formation et recherche) Certificat (CAS) en psychiatrie forensique (CAS / DAS, MAS en général) Chef de service Colloque hebdomadaire (préparation et séance) Colloques internes et externes Commission des présidents de section ASTRM Compagnonnage qui se décline à tous les niveaux du corps médical (du médecin cadre au stagiaire) Commission Skills Congrès de la société suisse de pneumologie (médical) Conseil aux étudiants FBM Conseil de l'ecole Doctorale (médecine, biologie, sciences infirmières) Conseiller mobilité Cours (préparation, contact, préparation et correction examen) "B2.1 Cellule, organe, système Endocrinologie" Cours aux étudiants en physiothérapie Cours de 3 e cycle de l'ecole doctorale "Human Molecular genetics" Cours de Formation continue en Néonatologie Cours de radioprotection donné à l interne du CHUV destinés à des corps professionnels pour information (2h par ci ou par là ne sont consignées nulle part) Cours qualité accueil Cours sécurité au travail lors de transports de patients Cours, séminaires, APP, etc. y compris temps de préparation (cours, matériel audiovisuel, documentation, etc.) Développement de recherche (en dehors de l optimalisation (développement au sens de la LAMal), voir ci dessous, activités cliniques) Développement de recherche au sens de la LAMal (optimalisation) : mise au point d une nouvelle technologie, introduction de nouveaux paramètres, validation d une nouvelle technologie, contrôle de qualité, procédures d accréditation, établissement de guidelines Direction d'institution, chef de service Doctorant qui présente son travail de recherche à un congrès Doyen, vice doyen, direction d'ecole de Médecine, Ecole doctorale Encadrement de doctorants (MD, MD PhD et PhD) Encadrement de stagiaires médecins Encadrement des étudiants (soins, TRM, etc) Encadrement des médecins assistants Etablissement du concept de formation postgraduée pour la FMH RECHERCHE GESTION ET ORGANISATION ACADEMIQUE (RELEVE, POLITIQUE ACTIVITES HOSPITALIERES

8 Evaluation de projets, d'articles ou de manuscrits de recherche Expert (jury) de thèse (MD, MD PhD, PhD) Expertises scientifiques de recherche Facturation, accueil des patients Formation dans le cadre des cursus de Bachelor, de Master et de Doctorat de la FBM Formation des infirmières (hors cursus FBM) Formation des psychologues assistants Formation incluse dans toute activité clinique : est considéré comme de la formation le temps supplémentaire nécessaire à une activité du fait de la présence de personnes en formation Formation qui visent à satisfaire les exigences de la FMH, FSP, FPH ou la FAMH ACTIVITES (EEMPLES) FBM (niveau Bachelor, Master + Doctorat) CATEGORIES CUS OFS Domaine d'activité ENSEIGNEMENT DONNE FORMATION REÇUE RECHERCHE GESTION ET Formation ORGANISATION Autres écoles Formation Spécialisation continue, Spécialisation ACADEMIQUE (autres unis, continue et (ISFM/FMH) perfectionne (ISFM/FMH) (RELEVE, HES, ES, ) autres ment POLITIQUE Gestion du site intranet ou internet Gestion hospitalière, administration des services et départements, etc. Gestion RH Journal Club Journées lausannoises en nutrition clinique Mandats d utilité publique Mandats pour des activités humanitaires Mandats pour la santé publique Médecin expert SUVA Assurances Membre de commission de promotion de la relève académique Membre de la Commission de la Recherche de l'unil Membre du conseil national de la recherche (Fonds national suisse) Membre de la Commission fédérale Arbeitsgruppe Eignung der Spezialistinnen und Spazialisten der Arbeitssicherheit Membre du Conseil de Faculté de l'unil Cours sur la mort subite de l'athlète, réanimation cardio pulmonaire Organisation ou participation à des congrès de recheche (fonds public ou privé) Membre d'associations non professionnelles Membre d'associations professionnelles Participation à des congrès de recherche (3 à 5 jours dont une partie est une présentation et l autre partie en qualité d auditeur) Participation à des congrès médicaux (3 à 5 jours dont une partie est une présentation et l autre partie en qualité d auditeur) Préparation des cours destinés à la formation continue et en même temps destinés à la FBM (FBM prime) Préparation et correction d examens de cursus Ba ou Ma (UNIL) Prestations de services à des tiers (hors recherche) Prestations OFAS des laboratoires. Recherche fondamentale, clinique et appliquée Rédaction d articles, livres, rapports d'activité, comptes rendus ou toute autre production scientifique en lien avec la recherche ACTIVITES HOSPITALIERES

9 Responsable Cours Option 3 4e Responsable d'unité de soins Responsable Questions examen fédéral de médecins Cours de perfectionnement (formation) Suivi et pilotage des projets de recherche Tâches de santé publique Temps de préparation (comment reporter?) A ajouter pour chaque activité concernée Travail de doctorat Travaux pratiques B2.8 Skills cliniques 2.1 Visite avec médecins assistants (4H au lieu de 3H si les assistants n étaient pas là) WHO temporary advisor on HPV vaccine