SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION. 20 rue Ambroise Paré BP Besançon cedex France Télép h on e : Fa x :

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1 RAPPORT D ACTIVITE 2008 SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION UNIVERSITE DE FRANCHE COMTE SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION DIRECTION 20 rue Ambroise Paré BP Besançon cedex France Télép h on e : Fa x :

2 Sommaire Sommaire p : 1 Bilan général I : Politique contractuelle p : 2 II : L accroissement des collections p : 3-36 III : Services rendus aux usagers p : IV : La modernisation informatique p : V : Ressources humaines p : VI : Finances p : Annexes p :

3 Le rapport 2008 concerne l activité générale du service (en annexe 1 figure le bilan chiffré). Comme l année dernière, chaque bibliothèque universitaire propose en ligne un rapport d activité 2008 succinct, mais plus attrayant et plus lisible pour l usager, directement accessible sur le portail documentaire de l Université à l adresse : L actualité de l année 2008 a été riche en événements tant attendus qu imprévus : - L intégration fonctionnelle du réseau des médiathèques de l IUFM au sein du SCD de l Université, qui doit être formalisée en 2009 par la signature d un protocole d accord sur les modalités d intégration. - La visite d inspection de l Inspecteur Général des Bibliothèques du 22 au 24 octobre La participation du SCD au Plan Réussite en Licence - Les nouvelles prestations documentaires proposées à nos partenaires par la BU Médecine-Pharmacie I POLITIQUE CONTRACTUELLE I-1. Contrat Un bilan du contrat sera rédigé au cours de l année 2009, ainsi qu un bilan de mi-parcours pour le contrat I-2. Contrat Les trois axes du contrat , que nous rappelons brièvement cidessous, seront successivement analysés en rapport avec les prescriptions contractuelles : - L accroissement des collections - Les services aux usagers - La modernisation informatique 2

4 II- L ACCROISSEMENT DES COLLECTIONS (voir aussi les rapports d activité des bibliothèques universitaires à l adresse : II-1. Développement de l'offre documentaire Malgré un apport financier de l Université dans le cadre du Plan Réussite en Licence ( dépensés en ressources documentaires en 2008), la part du budget documentaire pédagogique est tombée de 42% en 2007 à 40% en 2008( 1 ) ; nous observons donc un recul lent mais continu, plus net cette année, puisqu en 2006, la part de la pédagogie se montait à 43% et que ouvrages avaient été achetés. Toutefois, bien que la dépense totale ait diminué d une année à l autre, la part des achats d ouvrages pédagogiques est restée quasiment stable en valeur absolue, et ouvrages de ce niveau ont pu être acquis en 2008, contre en Il n est pas possible enfin de ne pas évoquer l effet négatif produit par le versement tardif des crédits du Contrat Quadriennal, certaines BU ayant perçu les 2/3 de leurs moyens d acquisitions annuels en octobre 2008 seulement. Les bibliothèques mettant en œuvre des Plans de Développement des Collections ont défini des priorités dans leurs stratégies d acquisitions : - La BU Proudhon, qui réalise deux PDC annuels, oriente ses achats de façon préférentielle vers les manuels de premier cycle, analysés comme tragiquement déficitaires. En outre, des rattrapages conséquents ont donc pu être réalisés dans les principales disciplines juridiques ; une analyse et un rapport complet sur la politique documentaire de la BU Droit, pour les acquisitions de niveau «pédagogie». Un travail important est conduit pour déterminer une politique documentaire adaptée aux filières d enseignement et aux axes de recherche, à l offre éditoriale et aux usages constatés (emprunts par les différents publics de la bibliothèque). - La BU Sciences-Staps formalise une Politique d Acquisition annuelle pour combler les domaines déficitaires et rééquilibre les collections à la faveur des évolutions enregistrées. Un document synthétisant la politique de désherbage a été rédigé, et une attention particulière accordée à la valorisation du patrimoine documentaire du domaine scientifique universitaire. - A Belfort, l exploitation du PDC a permis un réajustement du niveau des abonnements, ainsi qu un rééquilibrage des ouvrages en faveur des sciences humaines et sociales ; par ailleurs, un effort a été fait en soutien à l ouverture du DUT Génie Civil. ( 1 ) Sans tenir compte du déséquilibre introduit par les abonnements réalisés en 2008 pour le compte de l UFR SMP et du CHU ; pour le détail, voir ci-dessous : II-2.4. Répartition et évolution de la dépense documentaire du SCD par niveaux. 3

5 - A Montbéliard, où un certain équilibre a pu être atteint, c est la culture générale et le fonds orientation-emploi qui ont été privilégiés ; le soutien aux filières d enseignement a été renforcé, notamment dans le secteur des Techniques pour le DUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale) et pour la licence professionnelle DORA (Dosimétrie et Radioprotections Médicales). Par ailleurs, une convention de partenariat à été signée en fin d année 2007 pour l hébergement et la mise à disposition d un fonds documentaire destiné aux étudiants du département pour la formation d ingénieurs EDIM (Ergonomie Design et Ingénierie Mécanique) relevant de l UTBM. - L organisation de la BU Lettres rend impossible pour l instant la formalisation d un PDC. Un travail a été mené sur le fonds ancien de la Bibliothèque, consistant dans un premier temps, en une estimation chiffrée de son importance et en un début de travail plus approfondi : identification de la valeur intellectuelle et commerciale par échantillonnage, organisation d un repérage succinct. - En BU Médecine, la fermeture de la bibliothèque Saint-Jacques mi-2008 et l'important désherbage qui en a résulté n'ont pas permis quelque analyse pertinente sur les fonds documentaires de monographies pendant l année Par contre, le travail s est concentré sur la gestion des abonnements de périodiques de l UFR SMP et du CHU. En 2009, décrétée «année blanche» pour notre SCD par le Centre National du Livre, aucune subvention ne nous a été accordée. Pour mémoire, cette subvention s est élevée annuellement à pour l ensemble du SCD de 2005 à Elle a été reprise en 2009 dans des conditions nouvelles d éligibilité. 4

6 II-2. Documentation générale II-2.1. Evolution de la dépense documentaire évolution globale des dépenses documentaires propres et externes du SCD , ,00 Dépenses documentaires externes , , , ,00 Dépenses documentaires propres SCD (ESGBU) , Dépenses documentaires externes , ,00 Dépenses documentaires propres SCD (ESGBU) , , , , , ,00 Si l on analyse les dépenses documentaires globales du SCD sur les 6 dernières années au sens de l ESGBU ( 2 ), il est important de bien distinguer, notamment pour les années 2007 et 2008 : - d une part ce qui relève des dépenses propres du SCD (au sens où le SCD pilote ces dépenses, qui ne sont pas a priori fléchées ou pilotées par un partenaire extérieur) - et d autre part des dépenses externes (au sens de dépenses engagées par le SCD pour des partenaires extérieurs qui pilotent cette dépense) ; dans ce cas, les sommes dépensées sont pré-affectées à une dépense documentaire externe : c est le cas pour les abonnements de l UFR à partir de 2007, et pour les abonnements du CHU à partir de Ces dépenses «externes» ne constituent pas une recette supplémentaire pour le SCD dans la mesure où elles correspondent à une dépense équivalente, le SCD ne servant que d intermédiaire pour un simple transfert de charges. Ces sommes sont loin d être négligeables, puisqu elles se montent à en 2007 et en ( 2 ) Nous reprenons ici la distinction opérée dans le rapport annuel précédent entre dépenses documentaires au sens de l ESGBU et entre dépenses documentaires au sens du compte financier. Selon les chapitres et les réalités analysées, c est l une ou l autre notion qui sera utilisée. 5

7 Une fois ces précisions apportées, on est mieux à même de juger de l évolution exacte des ressources financières du SCD en matière de documentation ; ce qui apparaît à première vue comme une augmentation régulière des ressources doit être révisé à l aune de cette distinction : Après une hausse régulière de 2003 à 2005, les dépenses réelles reculent de 2,23% en 2007, puis reprennent très légèrement en 2008 (+ 0,79%), sans atteindre leur optimum de 2005 ( 3 ). A cela il faut apporter quelques correctifs : - D abord parce que le SCD a bénéficié de ressources imprévues du Plan Réussite en Licence qui ont apporté une petite bouffée d oxygène pour le niveau L ( ) ; sans cet apport, la timide augmentation de 2008 se serait transformée en baisse ( , soit 0,94 %). - Ensuite parce que, si l on veut être juste, il faut reconnaître aussi que cette baisse s avère en partie artificielle, car liée au versement tardif des crédits du Contrat Quadriennal ; sur des sommes perçues en octobre, une partie importante ( ), impossible à dépenser rapidement en fin d année dans la plupart des BU, a pu être reportée sur l année budgétaire Sans ce retard inopiné, l augmentation aurait été plus sensible : + 4,95%. II-2.2. Evolution de la part dépense documentaire dans le budget du SCD Nous attirons l attention sur le fait que les calculs proportionnels présentés ci-dessous ne se basent pas sur les dépenses documentaires au sens de l ESGBU telles qu exposées dans le chapitre précédent, mais sur les chiffres des dépenses du Compte Financier 2008 du SCD. La principale différence en termes quantitatifs réside dans le fait que le montant des dépenses documentaires ne se réfère plus à 2008 comme année de «service documentaire» (critère particulièrement important pour les abonnements papier et électroniques), mais à l année financière. Par conséquent, le total documentaire ne s élève plus à , mais seulement à ; en effet, cette différence de plus de s explique essentiellement comme le cumul de deux phénomènes : d abord, la procédure dite «de rattachement de charges» qui fait disparaître du Compte Financier 2008 les abonnements électroniques 2009 réellement prépayés en 2008 pour un montant de , pour les rattacher au Compte Financier 2009 ; ensuite, la différence entre l appréciation du coût réel de l année 2008 d abonnements électroniques au sens de l ESGBU et la dépense réelle sur le budget 2008 au sens comptable, différence explicitée dans le chapitre II-4.2. Répartition de la dépense pour les ressources électroniques, section 3). La référence aux montants du Compte Financier 2008, si elle n est pas toujours satisfaisante d un point de vue documentaire, constitue cependant une garantie que la part de la dépense documentaire ne sera pas indûment surestimée. ( 3 ) Selon les données de l ASIBU, le SCD qui était à la 9ème place de sa catégorie en 2005 avec une dépense documentaire légèrement supérieure à la moyenne, est passé en 2006 à la 12ème place, puis en 2007 à la 13ème place avec une dépense inférieure à la moyenne fixée à (source : «Application Statistique Interactive des Bibliothèques Universitaires» consultée à l adresse : 6

8 part de la dépense documentaire en pourcentage 70,00% ,00% 66,00% 64,00% 64,66% 62,00% 60,00% 58,00% 56,00% 57,32% 58,90% 59,50% 59,64% 60,77% 57,55% 58,61% 54,00% 52,00% 53,62% 52,43% 54,25% 50,00% sans les dépenses documentaires externes avec les dépenses d'infrastructure %age de dépense doc dans budget SCD L estimation de l évolution de la part des dépenses documentaires par rapport au budget total du SCD dépend également de la façon de déterminer les montants de référence. Comme nous l avons vu dans le rapport précédent, il existe au moins trois manières d estimer cette évolution : - Si l on se réfère à la dépense documentaire totale, rapportée au budget d ensemble du service diminué des «frais d infrastructure» ( , 98 en 2008), notre pourcentage est en nette progression : de 60,77% en 2007 à 64,66% en 2008 (64,49% selon les données du compte financier). C est cette première méthode de calcul qui fournit le chiffre optimal ; c est aussi celle qui est utilisée par le Ministère pour produire les données de l ASIBU. - Si l on se réfère à la dépense documentaire totale, rapportée au budget total du SCD incluant tous types de dépenses, le chiffre s avère bien sûr inférieur : 58,61%, mais encore en progression par rapport à 2007 (57,55%). En effet, l apport financier correspondant aux dépenses documentaires externes ( ) contrebalance de façon positive la dépense non-documentaire ( ) par rapport à

9 - Si enfin l on privilégie une possibilité de comparaison exacte avec les chiffres des années antérieures à 2006, où il n existait pas au SCD de dépenses documentaires externes massives, et où la référence se faisait au budget total du SCD, si l on exclut donc ces dépenses externes des dépenses documentaires totales comme du budget total du service, on obtient un pourcentage en progression : 54,25 % en 2008 contre 52,43 % en Nous avons donc pour 2008 un signe fragile certes, mais encourageant, qui montre que la dépense documentaire, quel que soit son mode de calcul, est proportionnellement en progression par rapport à l année antérieure. Il faut y voir un effet des efforts accomplis en matière de rigueur budgétaire. Rappelons que, selon les chiffres officiels diffusés par le Ministère en 2008 pour l année 2007 ( 4 ), notre SCD est passé de 59,6 % de dépenses documentaires en 2006 à 60,77% en 2007, ce qui représente l estimation optimale (premier mode d estimation) du dernier rapport annuel. Pour la catégorie des «Grandes pluridisciplinaires» à laquelle se rattache notre Université, le niveau moyen de dépense documentaire était de 57,09 % en 2006, et de 63,90% en 2007 ; notre SCD passe de la 16 ème à la 18 ème place sur 24 SCD. ( 4 ) Référence : derniers chiffres ASIBU connus = 2007 ; «Application Statistique Interactive des Bibliothèques Universitaires» consultée à l adresse : 8

10 II-2.3. Evolution de la part de la dépense documentaire SCD dans le budget de l UFC Dépenses documentaires 2008 à l'u niversité Abonnements SMP tr ansférés 7,04% UFC hors SCD et IUFM 18,10% IUFM 4,41% SCD sans abonnements SMP 70,45% En première analyse, le pourcentage de la dépense documentaire du SCD au sein de la dépense documentaire universitaire globale, baisse de 82% en 2007 à 77,5 % en 2008 (5). En recourant à une correction mettant à part les dépenses documentaires liées au financement des abonnements par l UFR SMP, on réalise que la part du budget documentaire du SCD à l intérieur du budget documentaire de l Université, stable en (74%, puis 75%), tombe soudainement à 70,5% du total en 2008 (5). Par contre, les dépenses documentaires de l UFC hors SCD et hors abonnements SMP passent de 18% en 2007 à 22,5% en Cette baisse s explique aisément par une double tendance : - Une progression des dépenses documentaires plus rapide dans le reste de l UFC (de en 2007 à , soit + 17%) tandis qu au SCD la dépense «apparente» (au sens du Compte Financier) régresse de à Une sous-estimation de l effort documentaire du SCD en raison de la différence sensible entre les chiffres de la dépense documentaire du SCD selon le Compte Financier et selon l ESGBU. Si l on partait du chiffre de l ESBU, la progression des baisses enregistrées se manifesterait de manière certes sensible, mais plus légère : de 82% à 79% dans un cas, de 75% à 72,6% dans l autre. ( 5 ) Nous utilisons ici les données du Compte Financier de l Université, seules données comparables au sein de l Université, et non les données ESGBU restreintes au SCD et aux bibliothèques associées à l enquête. 9

11 Enfin, il est patent qu au niveau des statistiques financières, l intégration des médiathèques IUFM sous la forme de la Section Formation des Maîtres, aura pour conséquence une augmentation de l estimation de la dépense documentaire du SCD qui se traduira par une nouvelle progression illusoire des moyens du SCD ; ce phénomène aura d autant plus d impact visible que le budget IUFM intégré au SCD ne concerne que les dépenses documentaires. II-2.4. Composition et évolution de la dépense documentaire du SCD Structure de la dépense documentaire du SCD en 2008 Livres 30% Ressources électroniques en ligne 24% Autres documents 2% Revues papier BU 29% Revues papier SMP et CHU 15% Ouvrages Périodiques "papier" Documentation électronique Divers En 2008, la structure de la dépense documentaire par types de documents évolue légèrement : la tendance est à l augmentation proportionnelle de la part des revues papier qui passe de 41 à 44%, au détriment des autres types de documents. A y regarder de plus près, c est la part des abonnements extérieurs du CHU et de l UFR SMP qui explique cette augmentation, passant de à (et de 9% à 15%) ; la part des revues papier directement acquises pour les BU recule aussi légèrement de 32 à 29%. 10

12 Evolution des acquisitions par types de documents , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Ressources électroniques en ligne Autres documents Revues papier BU Revues papier BU + SMP + CHU Livres Depuis 2003, les dépenses pour les ressources électroniques ne cessent d augmenter de façon régulière, même si cette augmentation tend à ralentir depuis Cette augmentation continue au détriment des périodiques papier (abonnements SCD seul), dont le niveau financier se tasse sur l ensemble de la période, avec un recul sensible depuis 2007, si bien qu en 2008 les dépenses pour les périodiques papier et les livres se trouvent à peu près équivalentes, ce qui n était pas du tout le cas antérieurement. La seule augmentation vraiment significative se révèle être celle de l ensemble des abonnements gérés par le SCD, en raison de l importance du coût des abonnements de l UFR SMP et du CHU. 11

13 II-2.4. Répartition et évolution de la dépense documentaire du SCD par niveaux Dépenses Recherche Dépenses Pédagogie avec UFR SMP 2007 sans UFR SMP 2008 avec UFR SMP + CHU 2008 sans UFR SMP ni CHU 55 % 55 % 57 % 62 % 58 % 66 % 60 % 45 % 45 % 43 % 38 % 42 % 34 % 40 % La répartition des dépenses documentaires a été analysée, pour les 5 dernières années, en fonctions des niveaux concernés : - niveau pédagogique (L + M1) - niveau recherche (M2 + D + recherche). Malgré une volonté affichée de parvenir à un équilibre entre les parts de budget destinées à chaque niveau, il est manifeste que ce but n a pas été réalisé sur la durée du contrat précédent, ni sur le début du contrat actuel ; inexorablement, la limitation des moyens provoque une réduction de la part des acquisitions pédagogiques, moins bien défendues et moins bien stabilisées que les acquisitions de niveau recherche. En 5 ans, 5 points ont été perdus par la documentation pédagogique, qui se trouvent reportés sur la documentation recherche. évolution répartition Recherche / Pédagogie , , , , , , ,00 Dépenses hors répartition R/P Dépenses Pédagogie , , , ,00 Dépenses Recherche CHU + SMP ,00 Dépenses Recherche , , , , , , , ,

14 L examen de l évolution du niveau des acquisitions en valeur absolue montre clairement que le budget dédié à la recherche n augmente pas, mais qu il est stabilisé depuis 2005 autour de (documentation papier + électronique) ; c est la documentation pédagogique qui fait les frais des reculs budgétaires. Budget par effectif potentiel Recherche / Pédagogie 250,00 200,00 194,21 193,94 190,69 189,40 150,00 140,19 100,00 50,00 25,69 26,10 24,48 24,81 23, sans SMP 2008 sans SMP ni CHU Dépense niveau Recherche Dépense niveau Pédagogie L évolution de la dépense par effectif potentiel met en relief ce phénomène d érosion continue depuis 2006 pour la recherche et depuis 2008 pour la pédagogie. Si la régression est du même ordre pour les deux niveaux en valeur absolue, elle frappe bien plus durement en proportion la pédagogie, dont la dépense moyenne par effectif était déjà très inférieure ; cette dépense s avère, dès le début de notre nouveau contrat, sensiblement moindre qu au cours du contrat précédent. Si l on prend en compte, dans la dépense de niveau recherche, la valeur des abonnements contractés pour l UFR SMP et le CHU, on atteint des valeurs supérieures pour la recherche : 224,23 en 2007 et 249,25 en 2008 ; mais il faudrait ajouter, au moins pour 2008, un public hospitalier nouveau non comptabilisé. 13

15 II-3 Documentation imprimée Les dépenses documentaires "papier" par bibliothèque : ("papier" s'entend comme "tout document sauf documentation en ligne ; Cela comprend donc aussi les CD et DVD.) Droit IUT 25 Lettres Médecine Sc-Staps IUT 70 Montbéliard Belfort TOTAL * * (total 2007) *sans les abonnements SMP ni CHU dépense documentaire 2008 par bibliothèque Montbéliard 5% IUT 70 1% Sciences-Staps 21% Belfort 8% Droit 11% IUT 25 2% Lettres 17% Médecine 35% L augmentation impressionnante des dépenses documentaires «papier», de l ordre de 9% en 2008, après une augmentation de 7,5% en 2007, se révèle de pure apparence : elle est due à l inclusion dans le budget d une enveloppe d un montant de correspondant aux abonnements de l UFR SMP, qui a délégué en 2007 à la BU Médecine la gestion de ses abonnements de périodiques, et aux abonnements du CHU qui a adopté une procédure parallèle en

16 Si l on retranche cette somme des dépenses documentaire «papier» des bibliothèques, on aboutit aux phénomènes suivants : - la dépense de la BU Médecine passe de 35% à 18% de la dépense d ensemble, en troisième position derrière Sciences-Staps (26%) et Lettres (21%) - L augmentation de la dépense d ensemble se transforme en une diminution de en 2007 à en 2008 (- 0,4 %) Collections, nombre d'ouvrages traités en 2007 (en nombre de volumes) Acquisitions à titre onéreux Dons et échanges Total Droit IUT Lettres Médecine Sciences IUT Montbéliard Belfort Administration Total Total Avec un nombre de documents traités en 2008 à peu près égal à celui de l année précédente, l activité de traitement se concentre depuis 2007 sur les entrées à titre onéreux. En effet, des collections importantes en dons et dépôts ont fini d être traitées en BU Lettres depuis La légère augmentation du budget d acquisition des ouvrages (de à = +1,5 %) a permis l achat d un nombre de volumes proportionnellement supérieur (+886 volumes = + 5,8%) ( 6 ). Le nombre moyen d ouvrages achetés par étudiant inscrit en bibliothèque est de 1,73 (1,16 en 2007, 1,11 en 2006, 1,18 en 2005, 1,12 en 2004, 1,03 en 2003). Il se rapproche donc, pour la première fois depuis 2003, de l objectif de 2 ouvrages achetés par étudiant, sous l effet de deux facteurs : l augmentation sensible du nombre d ouvrages achetés par les bibliothèques, et d autre part la chute importante du nombre d étudiants inscrits en bibliothèque (de en 2007 à en 2008). (6) Nous rattrapons ainsi en 2008 la moyenne des dépenses d acquisitions d ouvrages de 2007, qui s élevait à pour la catégorie «Grandes pluridisciplinaires». Pour cette catégorie, la progression de cette dépense était de 1,18% de 2005 à 2006 et de 6,37% de 2006 à 2007, alors que le SCD connaissait des diminutions de respectivement 2,25% et 1,86% pour les mêmes périodes (source : «Application Statistique Interactive des Bibliothèques Universitaires» consultée à l adresse : 15

17 Par rapport à l effectif étudiant potentiel, le nombre moyen d ouvrages achetés par étudiant est de 0,88 (0,80 en 2006 et en 2007, 0,83 en 2005, 0,75 en 2004 ; 0,72 en 2003). La progression est due ici aux mêmes facteurs que ci-dessus, la réduction du public de référence agissant moins puisqu elle est plus limitée (de étudiants inscrits à l Université en 2007 à en 2008). Nous pouvons donc ci-dessous évaluer le budget complémentaire qui aurait été nécessaire pour acheter, en 2008, 2 ouvrages pour chaque étudiant inscrit dans une BU et pour chaque étudiant inscrit à l Université : - Par rapport à l effectif étudiant inscrit (9 990), il aurait suffit pour acheter 2 ouvrages par étudiant, d un complément budgétaire de Par rapport à l effectif étudiant potentiel (18 227), il aurait fallu pour acheter 2 ouvrages par étudiant, un complément budgétaire relativement plus important de Coût moyen ouvrages et périodiques : Discipline Droit, Sc. Économiques, gestion ouvrages périodiques (papier) pédagogie recherche pédagogie recherche 20,66 34,64 91,05 273,59 Lettres 20,76 27,74 63,63 88,29 Médecine 30,96 356,50 264,00 273,00 Sciences 27,74 75,20 136, ,18 Sur le SCD (toutes disciplines confondues), on notera la remarquable stabilité des coûts moyens des périodiques ; les ouvrages de niveau recherche tendent à retrouver leur prix moyen de 2006, tandis que le prix moyen des ouvrages de niveau pédagogie traduisent un effort des acquéreurs pour sélectionner des titres moins coûteux. Mais globalement, les prix moyens varient peu. Ouvrages périodiques (papier) pédagogie recherche pédagogie recherche 22,47 (24 ) 31,79 (26 ) 99,89 (99 ) 362,18 (369 ) L'ensemble des collections représente 32,78 documents par étudiant potentiel (31,75 en 2006). Il y aurait tout lieu de se féliciter de cet accroissement significatif s il ne s expliquait largement par l impact mécanique de la baisse des étudiants UFC. 16

18 Il convient de noter que, en 2006, Besançon arrivait en 5éme position sur 24 dans le groupe de référence des «grandes pluridisciplinaires» pour la richesse de ses collections (7). Livres (volumes) Périodiques (titres) Multimédias (unités matérielles) Total Droit IUT Lettres Médecine Sciences IUT Montbéliard Belfort Administration Total Répartition des collections dans les bibliothèques du SCD en 2008 Montbéliard 6% IUT 70 1% Sciences Belfort 7% Droit 12% IUT 25 2% 13% Médecine 6% Lettres 53% La répartition des collections varie peu par rapport à Alors que la part de la BU Lettres reste inchangée à 53%, celle des BU Médecine (-2%) et Sciences (- 1 %) continue à réduire proportionnellement aux autres, ainsi que le total général des collections conservées. (7) Chiffres ASIBU 2007 si l on considère les critères : nombre de volumes de monographies + nombre de titres de périodiques ; mais selon le critère «Imprimés, total, mètres linéaires», le SCD se situe en 9ème position. ( Source : «Application Statistique Interactive des Bibliothèques Universitaires» consultée à l adresse : 17

19 II-4. Documentation électronique II-4.1. Liste exhaustive des ressources électroniques du SCD Selon la présentation adoptée dans le rapport d activité de l an dernier, l ensemble des ressources électroniques accessibles par l intermédiaire du SCD a été listé dans le tableau ci-dessous. On obtient ainsi une vue synthétique de ressources de types divers et de domaines variés : les produits électroniques les plus connus, mais également des bases de données à but professionnel (la base ISSN par exemple), des ressources gratuites mais importantes à mentionner et qui peuvent générer des chiffres supplémentaires de consultations en ligne (BioMed Central, Ingenta, InformaWorld, ). Un effort particulier a été réalisé pour rendre compte du coût réel de l année d abonnement 2008 pour l Université, en distinguant d une part les coûts directs (surcoût électronique) et les coûts indirects («papier bloqué») et d autre part les coûts concernant l ensemble de l Université, ou plus particulièrement le SCD, ou plus particulièrement encore la seule direction (lignes budgétaires réservées aux ressources électroniques). Nom de la ressource type de ressource domaine Coût de la ressource pour l ensemble de l UFC 2008 Dont : Coût de la ressource pour l ensemble du SCD 2008 Dont : surcoût électronique 2008 pour SCD direction Remarques 2LR (LamylineReflex) ACS (American Chemical Society) Base de données Revues électroniques SJEPG 5 421, , ,00 ST AIP / APS (American Institute of Physics/ American Physical Society) + Prola Revues électroniques ST AJDA (Actualité Juridique-Droit Administratif) Base de données SJEPG Bibliothèque des Lettres Champion BioMed Central BioMed Central Base de données Revues électroniques Base de données SHS STM STM 18

20 Blackwell-Wiley Revues électroniques MULTIDISCIPLINAIRE CAIRN CDRap Corpus de Littérature médiévale Corpus de Littérature narrative (BASILE) Corpus des Dictionnaires des XVIème et XVIIème siècles Revues électroniques Base de données Base de données Base de données Base de données SHS GENERALITES SHS SHS SHS Doctrinal Plus Xtra (Doctrinal et Doctrinal Plus avant le ) Base de données SJEPG Econlit Base de données SJEPG Electre Base de données GENERALITES Elsevier (Science Direct) / Science Direct Freedom Revues électroniques MULTIDISCIPLI NAIRE Encyclopedia Universalis ERIC + Francis European Pharmacopoeia Online Factiva Base de données Base de données Base de données Revues électroniques GENERALITES SHS STM GENERALITES 19

21 InformaWorld Ingenta ISSN JCR (Journal of citations report) Journal of management studies JSTOR (JSTOR Business Collection) Revues électroniques Revues électroniques Base de données Base de données Revues électroniques Revues électroniques Revues électroniques STM MULTIDISCIPLINAIRE GENERALITES MULTIDISCIPLINAIRE SJEPG STM SJEPG Kompass Base de données GENERALITES L'Encyclopédie de Diderot et d'alembert LexisNexis JurisClasseur LISTA (Library, Information Science & Technology Abstracts) Base de données Base de données Base de données SHS SJEPG SHS MathSciNet Base de données ST MLA - international bibliography + Directory of periodicals Base de données SHS New England Journal of Medicine Revues électroniques STM Obstetrics &Gynecology Revues électroniques STM 20

22 OSA (Optical Society of America) Revues électroniques ST OUP (Oxford University Press) Pack Internet Dalloz (Recueil Dalloz) PsycArticles Revues électroniques Base de données Revues électroniques MULTIDISCIPLINAIRE SJEPG SHS Psychology and Behavioral Sciences Collection Base de données SHS PsycINFO RSC (Royal Society of Chemistry) Base de données Revues électroniques SHS ST Scopus Base de données ST SportDiscus Base de données ST Springer / Kluwer (Springer Link) Revues électroniques MULTIDISCIPLINAIRE TI (Techniques de l'ingénieur) Urbamet Base de données Base de données ST MULTIDISCIPLINAIRE TOTAL , , ,00 21

23 II-4.2. Analyse des coûts des ressources électroniques abonnées pour 2008 Dépense budgétaire annuelle / coût des abonnements de l année Nous distinguerons d abord la somme générée par les abonnements de l année 2008, du montant payé sur le budget prévu à cet effet au cours de l exercice financier En réalité, ces montants peuvent se révéler très différents ; pour prendre un exemple extrême, on mentionnera le cas du bouquet de revues médicales Journals@Ovid : son abonnement 2008 «vaut» prépayés en 2007 pour l année suivante ; mais, sur le budget 2008, ce sont qui ont été payés d avance pour l année Il faut donc bien distinguer d une part les données budgétaires, et d autre part les données financières correspondant à une année d abonnement (données ESGBU). 22

24 Evolution du coût des ressources électroniques Abonnements annuels en valeur Dépenses sur le budget annuel Abonnements annuels en valeur Dépenses sur le budget annuel * * montant très différent des données du Compte Financier ( ), en raison des prépaiements de 2007 comptés sur le budget 2008 (comme Scopus : ) et des prépaiements de 2008 qui disparaissent du Compte Financier 2008 par la procédure du rattachement de charges, pour être reportés sur le budget 2009 ( ). Cette comparaison entre «abonnements annuels en valeur» et «dépenses sur le budget» sur les quatre dernières années s avère particulièrement intéressante car elle pointe une double tendance : - tendance à la baisse pour les dépenses budgétaires en documentation électronique : - 10% sur 3 ans ( 8 ) - tendance à la hausse pour la valeur des abonnements : + 18% sur 3 ans ( 9 ) Ces chiffres 2008 confirment amplement les conclusions du rapport 2007 : les répercussions de ce déséquilibre croissant se font encore plus sensibles sur l année (8) La stagnation de la dépense budgétaire pour la documentation électronique de 2006 à 2008 nous a fait passer de la 6 ème à la 8 ème position dans notre catégorie au cours de la même période (source : «Application Statistique Interactive des Bibliothèques Universitaires» consultée à l adresse : (9) Nous attirons l attention sur la signification de ce chiffre : il ne s agit pas de l augmentation moyenne du coût de la documentation électronique, mais de l augmentation de la valeur de l ensemble des abonnements électroniques pris par le SCD, ensemble qui peut varier d une année à l autre ; certains abonnements ont été arrêtés (EuroPress, Frantext, LexisNexis Presse), d autres abonnements ont été pris (Factiva). 23

25 2008 que sur 2007, où la capacité budgétaire de dépenses accumule un retard de plus de ( en 2007) sur le coût réel des abonnements, alors que l année 2005 avait permis au contraire de payer d avance certaines ressources pour l année suivante. La situation budgétaire est encore plus préoccupante quand on considère que le SCD, devant l urgence déjà soulignée dans le précédent rapport, a procédé début 2008 à plusieurs désabonnements (Current Contents, LexisNexis Presse, par exemple) qui n ont été que partiellement compensés par de nouvelles ressources. On comprendra que l évolution en cours ne peut pas perdurer sans provoquer d impasse budgétaire, la solution restant à trouver dans une augmentation des recettes ou/et à une diminution des dépenses. Répartition de la dépense pour les ressources électroniques Pour rendre compte de manière plus exacte des caractéristiques propres à la dépense électronique, nous avons fait le choix d exposer l ensemble des coûts, directs ou indirects, liés à ce type de ressource. En effet, si le SCD, sur le budget de la Direction, prend en charge la part principale, constituée essentiellement des surcoûts électroniques, la dépense ne s arrête pas là : le SCD paie aussi, au niveau de ses sections, une part liée au «papier bloqué» qui sert de base de calcul dans les contrats de certains éditeurs ; et les composantes de l Université ont aussi la charge de leur part de «papier bloqué», ainsi qu une participation au surcoût électronique. Si le «papier bloqué» représente d abord un abonnement à une revue papier dont l intérêt premier est la consultation sur place, il peut, au fur et à mesure de la durée du contrat, ne subsister qu eu égard à l intérêt du bouquet de revues en ligne auquel il donne accès ; il devient ainsi une charge supplémentaire impossible à éviter ou difficile à remplacer. Par ailleurs, sections du SCD et composantes de l UFC souscrivent chez certains éditeurs (Blackwell-Wiley, Oxford University Press, Royal Society of Chemistry) un certain nombre d abonnements à des revues papier incluant un accès en ligne, mais pour un tarif global ne permettant pas de discerner un «surcoût électronique» proprement dit. C est donc ici ce prix «indifférencié» qui est pris en compte, car conditionnant de toute manière l offre de la ressource en ligne. 24

26 Répartition des coûts de ressources électroniques 2008 Dépenses UFC hors SCD; 63116; 12% Dépenses UFC hors SCD Dépenses SCD Sections Dépenses SCD abonnements électroniques Dépenses SCD abonnements électroniques; ; 54% Dépenses SCD Sections; ; 34% Dépenses UFC hors SCD % Dépenses SCD Sections % Dépenses SCD abonnements électroniques % Total

27 Si nous considérons donc la dépense électronique dans sa globalité, nous pouvons la répartir en trois ensembles d importance inégale : 1) Les composantes de l UFC hors SCD Cette part, principalement indirecte, correspond à 12% de la dépense totale : a) «Papier bloqué» dans les composantes : AIP/APS, Springer et Science Direct / Elsevier, soit b) Abonnements papier incluant l accès en ligne : Blackwell-Wiley, OUP, soit c) Participation directe aux abonnements : toutes les composantes (sauf l UFR STAPS) participent à l abonnement Kompass en ligne, et FEMTO règle l abonnement à OSA. De plus, le Laboratoire de mathématiques paie une part (1/7 ème ) de la facture MathSciNet. Enfin, l UFR SJEPG a pris à sa charge en 2008 l abonnement à la base Econlit (total = ). 2) Les sections du SCD (Bibliothèques Universitaires) Cette part, également très majoritairement indirecte, correspond à 34% de la dépense totale : a) «Papier bloqué» dans les BU : ACS, AIP/APS, Science Direct / Elsevier, Springer pour b) A ce papier bloqué s ajoutent plusieurs ensembles d abonnements papier qui, sans être à proprement parler «bloqués», conditionnent de la part de l éditeur un accès en ligne : Blackwell, OUP, RSC pour Total général = c) Abonnements à des titres où l accès électronique est payé avec l abonnement papier : New England Journal of Medicine, European pharmacopeia (5 426 ). Il convient de souligner ici l accroissement d une année à l autre (+ 4%) de la part prise par les sections dans la totalité de la dépense électronique de l UFC, dû à la hausse continue des prix des abonnements papier, et qui induit des tensions maintenant à la limite du supportable sur leurs budgets. A titre d exemple, la BU Sciences / STAPS en est aujourd hui à consacrer la quasi-totalité de son budget périodiques à financer les abonnements papier historiques sur lesquels reposent les montants des contrats électroniques avec certains éditeurs (le «papier bloqué»). 3) La direction du SCD Cette partie est généralement considérée comme la «véritable» dépense électronique, dans la mesure où elle la plus importante (54%), la plus visible (lisible sur des lignes budgétaires spécifiques), et concerne une dépense directe (coût ou surcoût exclusivement électroniques). Ce montant total de (10) (10) Ce montant de prend en compte la somme des rattachements de charges non enregistrées sur le Compte Financier 2008 ( ), mais réellement payées aux fournisseurs en Elle prend également en compte l abonnement à Scopus prépayé en décembre 2007 ( ), mais qui n avait pas été compté dans les dépenses électroniques

28 totalise la dépense «réelle» du SCD en «coût direct» pour les abonnements électroniques Il importe toutefois de noter que ce montant correspond à la somme versée par le SCD en «coût direct» pour les abonnements 2008 déduction faite des cofinancements, participations et remboursements de diverse nature. Avant prise en compte de ces rentrées, cette dépense s élève à (chiffre repris comme le chiffre réel des abonnements dans l enquête ESGBU 2008) Il convient in fine de mentionner une dépense particulière, dans la mesure où elle ne s effectue pas sur un budget UFC (d où son exclusion des décomptes cidessus), mais a une répercussion sur la part prise par la direction du SCD dans la dépense électronique totale. Il s agit du portefeuille de titres Elsevier du CHU, lié au SCD par convention pour s assurer l accès à la plate-forme de périodiques électroniques de cet éditeur (ScienceDirect). Ces abonnements papier (une vingtaine de titres pour un montant de ) sont contractuellement inclus dans le portefeuille de l UFC (condition imposée par l éditeur pour ouvrir l accès), mais réglés sur un budget CHU. Le surcoût électronique qu ils induisent (425 ) est payé dans un premier temps par le SCD, puis refacturé au CHU. Détermination de la dépense réelle pour abonnements électroniques Cependant, ce montant ne représente pas tout à fait la dépense totale de l UFC pour les abonnements électroniques 2008 souscrits par le SCD. En effet, à cette dépense de , il faut ajouter les diverses participations des composantes hors SCD mentionnées ci-dessus ( ). La dépense totale réelle pour abonnements électroniques 2008 se monte alors à Nous aboutissons donc à une clarification de la dépense faite par l Université dans le cadre des abonnements électroniques : coûts directs : coût ou surcoût électronique payés par la direction du SCD sur des lignes budgétaires destinées à cet effet et par la participation directe des composantes, soit (Nous rappelons encore une fois le montant «officiel» tel qu il apparaît dans l ESGBU : )( 11 ) coûts indirects : papier bloqué et divers abonnements mêlant indistinctement papier et électronique, payés par les composantes de l UFC et les BU du SCD, soit : Toutes dépenses prises en compte, il s avère donc que l UFC a déboursé pour les abonnements électroniques du SCD en Il convient cependant de ne pas perdre de vue que ce total comprend également une partie de dépense «papier» (44 %) induite par les contrats, abonnements «papier» qui représentent un portefeuille historique de l Université, selon les cas base de calcul ou produit inséparable du coût de la version en ligne de ces titres. (11) Concernant ces coûts directs, il convient de mentionner que les dernières données comparatives disponibles (2007) placent l UFC en 8 ème position sur 23 dans sa catégorie d établissements pour le montant des dépenses, mais que son taux de progression des dépenses la relègue à la 12 ème place : 4,83%, alors que la moyenne catégorielle est de 26,18%. 27

29 II-4.3. Evolution de l utilisation des ressources électroniques L évolution des consultations des ressources en lignes (articles en texte intégral pour les revues électroniques, notices déchargées pour les bases de données) montre des situations assez différentes sur les quatre dernières années : Les bases de données enregistrent une baisse sensible et constante depuis 2005, avec, en 2008, une chute à première vue tout à fait spectaculaire (- 54 %!), qui suit elle-même une baisse importante en Il faut toutefois prendre ici en compte l impact sur les chiffres du désabonnement en 2008 de la base Current Contents. Si l on compare les fréquentations des bases de données sur une base homogène, c est-à-dire à abonnements constants entre 2007 et 2008, les totaux aboutissent à pour 2007 et pour 2008, soit une baisse de près de 33 % qui, sans être aussi drastique que celle mentionnée ci-dessus, reste considérable. Ce mouvement de baisse, qui affecte quasi toutes les ressources, se retrouve au niveau national et traduit apparemment une désaffection des usagers pour des ressources ne proposant que des références bibliographiques sans lien direct vers le texte intégral. Un phénomène similaire s est produit pour les revues en ligne. Elles avaient connu, après une baisse importante en 2006, une augmentation (+ 47 %) en 2007 qui les avaient ramenées quasiment à leur niveau de Or, les chiffres 2008 «bruts» traduisent à nouveau un recul de près de 30 % entre 2007 et Cet apparent mouvement en dents de scie s explique là aussi conjoncturellement par le désabonnement en 2008 de la base de presse LexisNexis qui «affichait» consultations en 2007 (ce chiffre a toujours été pour le SCD sujet à caution). Cette perte n a été que partiellement compensée par les téléchargements opérés sur Factiva, le produit qui l a remplacée, et la hausse de fréquentation d autres ressources. Si, comme pour les bases de données, nous comparons les chiffres de téléchargements d articles à abonnements constants, nous aboutissons à un total de en 2007 et de en 2008, soit une hausse de près de 10 %, c est-à-dire une image plus proche de la réalité de la consultation à l UFC de ce type de ressources. 28

30 Cependant l évolution de ces deux dernières années demande une explication non plus fondée sur des chiffres globaux de consultations annuelles (et sur des ressources qui changent partiellement), mais analysant plus particulièrement chaque produit. Evolution des consultations des ressources en ligne BDD Notices Revues électroniques en ligne En 2006, un fait nouveau et relativement inquiétant était apparu, avec la baisse des consultations de certains bouquets importants de revues en ligne. En 2007, ces chiffres étaient repartis à la hausse pour plusieurs d entre eux, ce qui se confirme pour 2008 même si les chiffres de 2005 ne sont pas toujours atteints : PsycArticles, après une baisse importante en 2006 (- 27,5%), avait connu en 2007 un développement remarquable (+ 179,4 %) qui se poursuit plus modestement en 2008 (+ 79,20 %). Ce mouvement tendrait à démentir la réputation de réticence des chercheurs en Sciences Humaines vis-à-vis de la documentation électronique. ACS après une augmentation de l ordre de 34 % en 2007 qui l avait presque ramené à son chiffre de consultations de 2005 enregistre une baisse de 5,94 %. Science Direct (+ 9,90 %), avec consultations de texte intégral, n est plus très éloigné de son niveau de Journals@Ovid, après une chute importante en 2006 (- 22 %), tempérée en 2007 (- 6 %), connaît à nouveau un très fort recul en 2008 (- 37,26 %). Ces chiffres, confrontés à la cherté de ce produit, posent problème. Le SCD a donc décidé de ramener son abonnement de quatre à deux bouquets en A noter, parmi les titres de ces bouquets, la diminution de moitié (- 46,47 %) de la consultation d un périodique pourtant ô combien réputé, à savoir Nature. 29

31 LexisNexisPresse a donc été partiellement remplacé par la base de presse équivalente (plus de titres disponibles) Factiva. Celle-ci connaît un départ relativement modeste avec téléchargements d articles. Cela s explique entre autres par la nécessité, imposée par les contraintes du budget électronique du SCD, de souscrire un abonnement réduit à 5 accès simultanés. Les ressources qui avaient vu leur utilisation enregistrer des hausses parfois très fortes en 2007 continuent en général dans ce sens en 2008 : Springer/Kluwer après une progression de + 5,47 % en 2007, enregistre un significatif bond en avant de + 26,39 % en AIP/APS reste quasi stable (+ 1,43 %) JSTOR, avec une progression de 12,34 %, reste cependant loin de ses chiffres 2005 Le bouquet francophone CAIRN, après un presque triplement de ses consultations entre 2006 et 2007, continue sa progression sur un rythme encore relativement élevé (+ 19,46 %). Il faut sans doute y voir la dissipation de l effet de nouveauté de cette ressource lancée en 2006, mais y lire également la confirmation de l intérêt nouveau des chercheurs en Sciences Humaines devant une ressource électronique bien adaptée à leurs besoins en terme de francophonie et de qualité de contenu, qui enrichit son offre d année en année. BioMed Central, une ressource atypique dans cet ensemble du fait qu elle appartient à la sphère de l»open Access», et donc gratuite, émerge également en 2008, avec une phénoménale progression de 681,72 %, d autant plus notable qu elle porte sur des chiffres significatifs (2 822 téléchargements d articles en 2008). Si son succès devait se confirmer et amener les chercheurs de l UFC à davantage se tourner vers ce type de ressources gratuites, nul doute que cette évolution serait la bienvenue. Par ailleurs, on note une tendance à la régression pour les «petits bouquets» et les agrégateurs en sciences dures (- 7,54 % pour Royal Society of Chemistry, - 3,10 % pour Blackwell, - 39,74 % pour Ingenta, - 22,18 % pour la revue New England Journal of Medicine ), domaine où seul Oxford University Press (+ 25,86 %) semble tirer son épingle du jeu. Toutes disciplines confondues et presse généraliste comprise, le coût de la consultation du texte intégral pour ces ressources s élève à 1,65, en forte hausse par rapport à 2007 (1,05 en prenant en compte le coût du papier bloqué). Cette hausse s explique mécaniquement par la baisse «brute» de 30% des téléchargements signalée ci-dessus, couplée à une valeur des abonnements 2008 sensiblement égale à celle de Si l on reprend les calculs à abonnements constants, on observe au contraire une tendance, certes limitée, à la baisse du coût de téléchargement : 1,91 en 2007 contre 1,79 en