Autres informations opérationnelles que devrait conserver un organisme de bienfaisance

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1 informations opérationnelles que devrait conserver un organisme de bienfaisance Contenu 10.1 Pourquoi ces autres sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? 10.2 importants Contrats et obligations contractuelles publicitaires relatifs aux activités de financement Détails des activités liées aux programmes de bienfaisance 10.3 renseignements importants à conserver Propositions et subventions accordées Loyers et locations Assurance Registre des membres Ressources humaines Certificats et permis gouvernementaux, casinos et jeux clés divers Modèles : Registre des polices d assurance et registre des membres 10.4 Info sur le «contexte» historique Informations sur les bénévoles Registres Plans en cas d urgence Localisation des de secours et/ou des copies Noms d utilisateur et mots de passe Descriptions de tâches des membres du conseil d administration, accompagnées d exemples Modèles : Registres (actifs, comptes en banque, clés) Modèles : Descriptions de tâches de base pour les membres du conseil d administration 10.5 Où trouver davantage de renseignements sur les 10.6 Dossier : Un endroit où classer les de votre organisme 1 Aperçu 2 Infos administratives 3 Acte constitutif 4 Statut d organisme de bienfaisance 5 Procès-verbaux 6 Politiques et procédures 7 financiers 8 Déclarations annuelles 9 Reçus officiels aux fins de l impôt 10 Ressources 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB

2 informations opérationnelles que devrait conserver un organisme de bienfaisance 10.1 Pourquoi ces autres sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? i Info clé Un organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes suffisants, en anglais ou en français à une adresse canadienne figurant dans les dossiers dont dispose l ARC, afin que celle-ci puisse vérifier les reçus officiels de dons délivrés, ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. Un organisme de bienfaisance doit également conserver des renseignements qui prouvent que ses activités continuent à constituer des activités de bienfaisance. Ces renseignements supplémentaires varient d un organisme de bienfaisance à l autre mais peuvent inclure une large gamme d informations qui sont décrites dans la présente section. D après www. charitycentral.ca/fr/ node/455 La Loi de l impôt sur le revenu énumère une longue liste d articles dans sa définition de «registres et livres de comptes». Quels types de comptables un organisme de bienfaisance doit-il conserver? Si vous avez suivi en ordre numérique toutes les sections de votre Bureau de poche jusqu ici, vous avez déjà vu de nombreux que doit conserver un organisme de bienfaisance, dont : les constitutifs (sections 3, 4, 5 et 6), les statuts et les règlements administratifs (section 3), les procès-verbaux des réunions du conseil et du personnel (section 5), les rapports annuels (section 5), les grands livres (section 7), les relevés bancaires (section 7), les comptes de dépenses (section 7), les reçus officiels de dons (section 9), les feuilles de travail du comptable (section 7), D après www. charitycentral.ca/ fr/node/456 Vos

3 les états financiers (section 7), les accords d investissement (section 7), les inventaires (section 7), les pièces justificatives d achats (section 7). Les informations qui suivent vous aideront à déterminer quels autres renseignements votre organisme de bienfaisance doit envisager de conserver. Notamment : les contrats, les publicitaires, les relatifs aux activités de financement les détails des activités liées aux programmes de bienfaisance, incluant les rapports de programmes, et bien d autres encore. D après www. charitycentral.ca/fr/ node/456 Il s agit effectivement d une longue liste. Le paragraphe 248(1) de la Loi de l impôt sur le revenu définit un registre comme comprenant les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives, et toute autre chose renfermant des renseignements, qu ils soient par écrit ou sous toute autre forme. Remarquez qu un livre est défini comme un registre. Votre organisme doit-il conserver tous les énumérés au paragraphe 248(1)? Non, l article 230 de la Loi de l impôt sur le revenu indique qu un organisme de bienfaisance doit conserver trois sortes de registres et livres de comptes : les renseignements permettant de déterminer s il y a des motifs de révocation de son statut en vertu de la Loi (c.-à-d., sa conformité à la Loi); D après www. charitycentral.ca/fr/ node/457 Autrement dit, vous devez être en mesure de prouver à l ARC que votre organisme de bienfaisance fait bien ce que vous prétendez! les doubles des reçus de dons; les autres renseignements qui permettent la vérification des dons donnant droit à une déduction ou à un crédit d impôt. À l intérieur de ces trois catégories, c est à vous de décider quels registres et livres de comptes conserver. En règle générale, il est préférable de conserver davantage de plutôt que pas suffisamment. Vos

4 importants Il est crucial que vous conserviez les suivants en lieu sûr. Si l ARC devait jamais vérifier fiscalement votre organisme de bienfaisance, elle voudrait voir la preuve que votre organisme de bienfaisance fait effectivement ce que vous prétendez. Ces seraient très probablement au cœur de la procédure d enquête : les contrats, les publicitaires, les relatifs aux activités de financement, les détails des activités liées aux programmes de bienfaisance, incluant les rapports de programmes. Contrats et/ou obligations contractuelles Conservez une copie des contrats en cours de votre organisme à la fin de la présente section de votre Bureau de poche. S il y a trop de contrats ou qu ils sont trop longs pour être inclus dans votre dossier, notez pour chaque contrat les parties contractantes, la nature du contrat, les modalités importantes du contrat, ainsi que les échéances que doivent respecter votre organisme ou les autres parties. Déposez ces notes à la fin de cette section. Assurez-vous que votre conseil d administration examine ses contrats régulièrement. Notez les dates clés dans votre calendrier organisationnel. publicitaires Que fait votre organisme pour informer le public du type de travail que vous effectuez? Déposez des copies de cette information à la fin de cette section. D après Legal and Ethical Duties of Directors of Not-for- Profit Organizations: Organizing Your Corporate, Lois Gander (2009), p.27 Pour davantage d info sur les activités de financement, consultez Le carnet de reçus du collecteur de fonds : Nouvelle politique en matière d activités de financement à thecharitiesfile.ca/fr/ reciptbook/cra_resources relatifs aux activités de financement Que fait votre organisme en vue de solliciter des fonds pour appuyer le travail que vous accomplissez? Déposez des copies de cette information à la fin de cette section. Détails des activités liées aux programmes de bienfaisance, incluant les rapports de programmes Quels programmes votre organisme mène-t-il? Quels rapports et possédez-vous pour faire la preuve du travail effectué? Déposez des copies de cette information à la fin de cette section. Reportezvous à la section 10.3 pour en savoir davantage sur les permis de collectes de fonds. N oubliez pas que vous devez être en mesure de prouver à l ARC que votre organisme de bienfaisance fait bien ce que vous prétendez! En général, il vaut mieux garder de que pas assez. Vos document

5 renseignements importants à conserver Propositions et subventions accordées Loyers et locations Assurance Déposez une copie des accords de financement, des accords de loyers ou locations, et des polices d assurance de votre organisme à la fin de cette section. Adapté de Legal and Ethical Duties of Directors of Not-for- Profit Organizations: Organizing Your Corporate, Lois Gander (2009), p.27 Si ces sont trop longs ou trop volumineux pour figurer ici, remplacez-les par des notes représentant pour chaque accord les résumés des parties contractantes, la nature de la proposition ou de l accord, les modalités importantes de l accord et les dates d échéance que doivent respecter votre organisme ou les autres parties. Assurez-vous que votre conseil d administration examine ses contrats régulièrement. En ce qui concerne l assurance, assurez-vous que votre conseil d administration examine ses polices de manière régulière afin que vous sachiez ce qui est assuré et surtout s il y a un changement majeur (par exemple, nouveau programme, achat ou location d une installation, augmentation du contenu, etc.). Inscrivez les dates clés dans votre calendrier organisationnel à la section 2.r Vous trouverez à la fin de la section 10.3 un Registre des polices d assurance. Faites-en une copie et gardez-la en lieu sûr; déposez-en une copie dans le dossier qui se trouve à la fin de cette section. Un modèle de ce document figure également à l annexe B. Registre des membres (liste des membres) Tous les organismes doivent conserver un registre officiel de leurs membres. Une liste des membres, habituellement tenue par le secrétaire, doit comprendre les noms, adresses et numéros de téléphone; les adresses électroniques sont facultatives; être mise à jour régulièrement afin que vous disposiez d une liste exacte de vos membres actuels. Assurez-vous que des politiques existent pour contrôler l usage et la confidentialité de ces renseignements ainsi que leur accessibilité. L accès à ces informations sera important pour vous au moment de votre assemblée générale annuelle. D après Record Keeping for Non-Profit Organizations: Fiche technique www. omafra.gov.on.ca/french/ rural/facts/ htm, p.2 Vous trouverez à la fin de la section 10.3 un Registre des membres. Faites-en une copie et conservez-la en lieu sûr; déposez-en une copie dans le dossier à la fin de cette section. Un modèle de ce document figure également à l annexe B. Vos document

6 Ressources humaines Si votre organisme ne possède pas de bureau central, vous pouvez vous servir du Bureau de poche pour conserver les dossiers de vos employés, qui peuvent inclure entre autres : info concernant les retenues sur la paie, les cv et les références, es évaluations, les détails des contrats, nfo concernant les relevés d emploi (suite au départ définitif d un employé), documentation relative à l indemnisation des employés. Une excellente source d info en matière de RH pour les organismes de bienfaisance est le Conseil RH pour le secteur communautaire à Note relative à l importance du traitement des renseignements personnels Si vous décidez de conserver les informations en matière de RH dans votre Bureau de poche, il vous faudra assurer que vous traitez et sauvegardez ces renseignements correctement. Consultez le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour en savoir sur la protection des renseignements personnels au travail : Consultez pour savoir quelles lois régissent la protection des renseignements personnels au Canada. Vous n êtes pas sûr si les lois fédérales ou provinciales sur la protection des renseignements personnels s appliquent à votre organisme de bienfaisance?, consultez Certificats et permis gouvernementaux, casinos et jeux Si votre organisme de bienfaisance effectue une activité de financement, vous devez non seulement être au courant des règlements gouvernementaux, mais il vous faut aussi garder toute la documentation en sûreté. Déposez des copies dans le dossier situé à la fin de cette section. Au Manitoba, la Loi sur la validation des œuvres de charité réglemente l attribution d autorisations en vue de solliciter des fonds ou de vendre des articles dans la province dans un but de bienfaisance. L usage d agences de promotion, la période et le type de sollicitation sont également réglementés. C est l Office de la protection du consommateur du Manitoba qui administre la Loi sur la validation des œuvres de charité. Vos document

7 Pour obtenir de amples informations, contactez l Office de la protection du consommateur Téléphone : (204) Appel gratuit : Courriel : consumersbureau@gov.mb.ca À compter de mars 2010, la ville de Winnipeg ne délivrera de Civic Charities Permits (permis pour les œuvres de charité civiques). Toutes les demandes pour ce type de permis devront désormais être soumises à l Office de la protection du consommateur du Manitoba. La Manitoba Gaming Control Commission (Commission des jeux du Manitoba) délivre des permis pour les tirages au sort dotés de lots supérieurs à 3000 $. Cela comprend une gamme étendue de types de jeux. Pour obtenir de amples informations, contactez la Manitoba Gaming Control Commission Téléphone : (204) Appel gratuit : Courriel : licnse@mgcc.mb.ca À compter de mars 2010, la ville de Winnipeg ne délivrera de Raffle Permits (permis de tirages au sort). Toutes les demandes pour ce type de permis devront désormais être soumises à la Manitoba Gaming Control Commission. clés divers documentation relative à la TPS (et à la TVH, le cas échéant); renseignements concernant l achat et le don d actifs sous forme de factures, pour les terrains, les édifices et les véhicules par exemple; correspondance avec le gouvernement; ententes de représentation, accords d association et de coentreprise; certificats de titre et/ou actes; ententes hypothécaires et accords de prêt; contrats de licence; relatifs aux placements; certificats et permis gouvernementaux, par exemple, pour les casinos et les jeux d argent. certificats et permis gouvernementaux Reportezvous à la Section 7 pour obtenir de l info sur les financiers. Vos document

8 Modèles Registre des polices d assurance Numéro de police Courtier Type de police Prime en $ Date de paiement Période assurée Du : Au : Type de protection D après wiki.qut.edu.au/ display/cpns/ The+Secretary s+handbook, p.15&16 Voir le modèle à l Annexe B. Registre des membres Ibidem p.15& Membre no Nom Date d admission Type d affiliation Cessation de l affiliation et date correspondante Reçu no Montant Date Reçu no Montant Date Reçu no Montant Date Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Indiquez à l aide d un astérisque (*) dans la colonne «Type d affiliation» les membres qui ont le droit de vote. Vos document

9 Afin de pouvoir trouver facilement divers renseignements de votre organisme quand vous en avez besoin, vous pouvez aussi envisager de conserver certains dans la présente section, notamment : info sur le «contexte» historique, informations sur les bénévoles, registres, plans en cas d urgence, localisation des de secours et/ou des copies, noms d utilisateur et mots de passe, descriptions de tâches des membres du conseil d administration. Info sur le «contexte» historique de l organisme Informations sur les bénévoles Vous pouvez éventuellement vouloir garder un fichier distinct destiné aux informations ayant trait aux bénévoles et contenant notamment : un manuel d orientation, une liste des coordonnées des personnes-ressources et de leurs postes, un document de comptabilisation des heures effectuées par les bénévoles, les pièces du dossier du personnel, tel que : cv formulaire de quittance standard signé dossier de conducteur, le cas échéant promesse ou serment de confidentialité formulaires d autorisation (contrôle des références, vérification du casier judiciaire, vérifications auprès d autorités de la protection de l enfance) détails tel que période de probation, exigences de formation, mentorat, encadrement, processus d évaluation code de déontologie descriptions de postes Adapté de Creating an Orientation Manual for Volunteers: A Template for Non-Profit Organizations www. whyvolunteer.ca/links_ resources/ Vous trouverez un exemple de description de tâches destiné aux postes de bénévole à la fin de la section Un modèle figure à l annexe B. Vos

10 Registres Envisagez de tenir un registre pour les actifs, les comptes en banque, les clés, etc. Plans en cas d urgence Conserver un exemplaire des procédures de votre organisme en cas d urgence peut tranquilliser les esprits de votre personnel et de vos bénévoles, prévenir les blessures et alléger les obligations qui pèsent sur votre organisme. Quel est le protocole de votre organisme en cas d urgence? Votre plan d étage peut inclure l emplacement des sorties de secours et des trousses de premiers soins. Votre organigramme peut inclure les personnes-ressources qui seraient responsables dans l éventualité d une situation d urgence. Localisation des de secours et/ou des copies Comme les données informatiques sur des bandes de sauvegarde et/ou des disques. Noms d utilisateur et mots de passe Consultez la section 7 pour en savoir sur les comptes en banque. Vous pouvez en voir des exemples à la fin de la section 10.4, qui peuvent être copiés et conservés en lieu sûr. Des modèles de ces figurant à l annexe B. D après Creating an Orientation Manual for Volunteers: A Template for Non-Profit Organizations, p.8 www. whyvolunteer.ca/links_ resources/ Descriptions de tâches des membres du conseil Le conseil d administration de votre organisme de bienfaisance est une équipe. Une équipe gagnante se compose d individus qui ont chacun un rôle particulier à jouer, qui font ce qu ils doivent pour remplir leur rôle individuel et qui collaborent afin de réaliser le but commun. Mais comment pouvez-vous assurer que cela se passe avec l équipe de votre conseil d administration? Les descriptions de tâches peuvent vous y aider. Les descriptions de tâches des membres du conseil peuvent s avérer utiles de ieurs manières. Elles peuvent : orienter les membres vers les rôles individuels ainsi que leurs responsabilités et celles d autrui, les aider à comprendre comment leur tâche individuelle est reliée au travail des autres, clarifier les attentes, encourager la responsabilisation en définissant quels résultats doivent être obtenus, encourager l efficacité en définissant qui fait quoi. D après Principes fondamentaux d une participation efficace à un conseil d administration, www. mentoringcanada.ca/ training/boards/modules/4_ job_descriptions.html Vos

11 Les descriptions de tâches précises des membres du conseil varient d une organisme à l autre et d un poste à l autre du conseil. Mais chaque membre du conseil devrait avoir une description de tâches écrite qui décrit d une façon ou d une autre Poste Quel est l intitulé du poste? Autorité Quelle est l autorité dont jouit la fonction? Responsabilité Envers qui est-il responsable? Quels sont les principaux domaines de responsabilité? Exigences Qu attend-on des membres du conseil? Mandat Comment les membres du conseil sont-ils élus et pour combien de temps? Comment les membres du conseil quittent-il celui-ci? Obligations générales Quelles sont les obligations typiques dont les membres du conseil sont responsables? Évaluation Comment sera évaluée l efficacité des membres du conseil? Date de révision Quand cette description de tâches sera-t-elle révisée? Date d approbation Quand a-t-elle été approuvée pour la dernière fois?? D après www. culture.alberta. ca/bdp/ workbooks/developing_ Job_Descriptions09.pdf, p.13 Votre conseil d administration doit approuver les descriptions de tâches pour vos membres du conseil. Possédez-vous une description de tâches pour les membres du conseil d administration? Jetez-y un coup d œil et énoncez clairement ce qu il vous faut pour travailler efficacement avec vos coéquipiers du conseil. Il est généralement utile de posséder des descriptions de tâches pour les membres du conseil, ainsi que pour chaque poste de haute responsabilité, les présidents de comités, de même que pour les membres des comités. Si tout le monde au sein de votre conseil sait ce qui est attendu de lui, chacun sera mieux équipé pour collaborer au sein de l équipe et travailler efficacement vers la réalisation de vos buts communs. Créez vos propres descriptions de tâches des membres du conseil en utilisant et en adaptant les exemples proposés à la fin de la section Il s agit de uniquement, qui peuvent varier selon les besoins de votre organisme. Un modèle de la description de tâches de base des membres du conseil figure aussi à l annexe B. Il est préconisé de déposer une copie des descriptions de tâches des membres du conseil d administration de votre organisme dans le dossier qui se trouve à la fin de cette section. Vos

12 Exemple de descriptions de tâches des membres du conseil INTITULÉ DU POSTE : Président AUTORITÉ Le conseil d administration représente l autorité légale pour l organisme. DURÉE DU MANDAT Le mandat a une durée de ans. OBLIGATIONS GÉNÉRALES/EXIGENCES Un administrateur doit être totalement informé des affaires de l organisme et participer aux discussions et aux décisions ayant trait aux politiques, aux finances, aux programmes, au personnel et à la promotion et la défense des droits; s impliquer dans le travail de l organisme; examiner la conduite du conseil et surveiller sa performance pour s assurer du respect des règlements et des politiques; parler positivement de l organisme et contribuer au développement et au maintien de relations positives entre le conseil, les comités et les collectivités afin de favoriser la mission de l organisme; orienter les nouveaux membres du conseil; se préparer pour toutes les réunions requises et y arriver à l heure; élaborer, contrôler, revoir et approuver toutes les politiques et autres recommandations reçues du conseil, de ses comités permanents et du personnel; examiner les règlements et recommander des changements aux membres; participer à l élaboration du plan organisationnel, de la revue annuelle et du budget de l organisme de bienfaisance; approuver le budget et les autres affaires financières; rédiger et présenter les rapports requis aux réunions du conseil d administration; rédiger et présenter un rapport annuel à l assemblée générale annuelle. Reproduit avec la permission de Community League Resource Guide (avril 2009), Edmonton Federation of Community Leagues ResourceLibrary/tabid/74/ Default.aspx (p. A20-A25) RESPONSABILITÉS apporte son leadership au conseil en : encourageant les membres du conseil à participer aux réunions et aux activités, concentrant les activités du conseil sur la mission de l organisme; s assure que les membres du conseil sont orientés, formés, évalués et reconnus pour leurs apports; évalue l efficacité du processus décisionnel du conseil; assure la liaison entre l organisme de bienfaisance et d autres organismes ou organismes civiques; fait la promotion des objectifs de l organisme au sein de la collectivité et auprès des médias et agit comme porte-parole de l organisme de bienfaisance; participe à la sélection et au congédiement des employés rémunérés en consultation avec d autres responsables; joue un rôle de premier plan dans l appui aux activités de financement; est responsable des comités en : servant en sa qualité de membre de tous les comités et assistant à leurs réunions lorsque c est nécessaire; s assurant que les présidents de comité sont nommés; organise l orientation des présidents de comité; est responsable des priorités du conseil; Vos

13 préside les réunions de l organisme selon les Robert s Rules of Order ou selon ce qui est énoncé dans les réglements et s assure que les réunions respectent l ordre du jour; agit en tant que l un des signataires autorisés pour les chèques et autres tel que contrats et demandes de subvention; prépare un Rapport du président pour l assemblée générale annuelle. INTITULÉ DU POSTE : Trésorier AUTORITÉ Le conseil d administration représente l autorité légale pour l organisme. DURÉE DU MANDAT Le mandat a une durée de ans. OBLIGATIONS GÉNÉRALES/EXIGENCES Un administrateur doit être totalement informé des affaires de l organisme et participer aux discussions et aux décisions ayant trait aux politiques, aux finances, aux programmes, au personnel et à la promotion et la défense des droits; s impliquer dans le travail de l organisme; examiner la conduite du conseil et surveiller sa performance pour s assurer du respect des règlements et des politiques; parler positivement de l organisme et contribuer au développement et au maintien de relations positives entre le conseil, les comités et les collectivités afin de favoriser la mission de l organisme; orienter les nouveaux membres du conseil; se préparer pour toutes les réunions requises et y arriver à l heure; élaborer, contrôler, revoir et approuver toutes les politiques et autres recommandations reçues du conseil, de ses comités permanents et du personnel; examiner les règlements et recommander des changements aux membres; participer à l élaboration du plan organisationnel, de la revue annuelle et du budget de l organisme de bienfaisance; approuver le budget et les autres affaires financières; rédiger et présenter les rapports requis aux réunions du conseil d administration; rédiger et présenter un rapport annuel à l assemblée générale annuelle. RESPONSABILITÉS remet des rapports réguliers au conseil sur la situation financière de l organisme; agit en tant que signataire autorisé, avec un autre agent, pour les chèques et autres ; émet les chèques pour toutes les factures; effectue les dépôts; inscrit toutes les transactions au journal et dresse le bilan mensuellement; organise la revue annuelle des livres de comptes (ou vérification, si nécessaire); prépare les états financiers; supervise le comptable, si un comptable a été engagé; effectue la vérification relative à la cote de sécurité. Vos

14 INTITULÉ DU POSTE : Secrétaire AUTORITÉ Le conseil d administration représente l autorité légale for l organisme. DURÉE DU MANDAT Le mandat a une durée de ans. OBLIGATIONS GÉNÉRALES/EXIGENCES Un administrateur doit être totalement informé des affaires de l organisme et participer aux discussions et aux décisions ayant trait aux politiques, aux finances, aux programmes, au personnel et à la promotion et la défense des droits; s impliquer dans le travail de l organisme; examiner la conduite du conseil et surveiller sa performance pour s assurer du respect des règlements et des politiques; parler positivement de l organisme et contribuer au développement et au maintien de relations positives entre le conseil, les comités et les collectivités afin de favoriser la mission de l organisme; orienter les nouveaux membres du conseil; se préparer pour toutes les réunions requises et y arriver à l heure; élaborer, contrôler, revoir et approuver toutes les politiques et autres recommandations reçues du conseil, de ses comités permanents et du personnel; examiner les règlements et recommander des changements aux membres; participer à l élaboration du plan organisationnel, de la revue annuelle et du budget de l organisme de bienfaisance; approuver le budget et les autres affaires financières; rédiger et présenter les rapports requis aux réunions du conseil d administration; rédiger et présenter un rapport annuel à l assemblée générale annuelle. RESPONSABILITÉS conserve les copies des règlements, des procès-verbaux et d autres ; tient les listes des administrateurs, des comités et des membres; avise les membres du conseil des réunions et inclut l ordre du jour, en notant les éléments qui requièrent une préparation particulière; enregistre tous les procès-verbaux durant les réunions du conseil et les assemblées générales; classe la correspondance; s assure qu il y a un quorum; enregistre toutes les motions et les décisions lors des réunions; signe les procès-verbaux pour attester de leur exactitude; distribue les copies des procès-verbaux aux administrateurs et les publie en ligne (le cas échéant) le rapidement possible après les réunions (et au moins 10 jours avant la prochaine réunion); avise les membres de la tenue des assemblées générales; dépose la déclaration annuelle, les modifications aux règlements et autres constitutifs auprès du Registre des sociétés; en l absence du président, le vice-président préside les réunions du conseil jusqu à l élection d un autre président; archive les dossiers de l organisme. Vos

15 Exemple de description de tâches pour les postes de bénévole Intitulé du poste : (doit décrire le rôle. Notez que «bénévole» tout seul décrit un taux de salaire, non un poste). Responsable auprès de : (nom du poste qui supervise ce poste de bénévole) D après Creating an Orientation Manual for Volunteers: A Template for Non-Profit Organizations, p.20 Importance du travail : Dans quelle mesure ce rôle contribue-t-il au bien-être des clients et/ou au succès de cet organisme? Responsabilités : Fournir des détails des attentes. Ce sont les détails sur lesquels devrait reposer une évaluation de la performance. Inclure les attentes de participation à la formation. Préciser les exigences en matière de rapport concernant les activités avec les clients, les tâches, les relevés de temps, autres. Qualifications : Quelles sont les qualifications minimales et les titres nécessaires pour assumer ce rôle? Compétences recommandées : Inclure les expériences professionnelles antérieures et les qualités personnelles qui permettront d assurer le succès dans ce rôle. Évaluation : Décrire comment et quand le rendement sera évalué et s il s agit d une occasion pour le bénévole de fournir ses observations à propos du poste. Vos

16 Modèles : Registres, divers Date d achat ou d acquisition Description des actifs Coût de l estimation Registre des actifs Numéro ID de l actif Disposé Lieu Date/manière Contrepartie reçue D après wiki.qut.edu.au/ display/cpns/ The+Secretary s+handbook, p.53 Voir le modèle à l Annexe B. Registre des comptes en banque Établissement financier Succursale Adresse Intitulé et numéro de compte Observations D après wiki.qut.edu.au/ display/cpns/ The+Secretary s+handbook, p.59 Voir le modèle à l Annexe B. Vos

17 Registre des clés Date Clé no Description Personne Signature Date de retour Observations D après wiki.qut.edu.au/ display/cpns/ The+Secretary s+handbook, p.65 Voir le modèle à l Annexe B. Vos

18 Modèle de descriptions de tâches de base pour les membres du conseil Description de tâche Poste : D après www. culture.alberta. ca/bdp/ workbooks/ Developing_Job_ Descriptions09.pdf, p.29 Autorité et responsabilité : Exigences : Durée du mandat : Obligations générales : Évaluation : Voir le modèle à l Annexe B. Date de revue : Date d approbation : Vos

19 Où trouver davantage de renseignements sur les autres Board Development Program Workbook: Developing Job Descriptions for Board Members of Nonprofit Organizations (rev. ed. 2008). Alberta Culture and Community Spirit & The Muttart Foundation. Community League Resource Guide (April 2009). Edmonton Federation of Community Leagues. (A20-A25) Conseil RH pour le secteur communautaire Creating an Orientation Manual for Volunteers: A Template for Non-Profit Organizations. (February 2008). Volunteer Centre of Camrose and District. Le carnet de reçus du collecteur de fonds : Nouvelle politique en matière d activités de financement (en vigueur le 11 juin 2009). Le Dossier des organismes de bienfaisance. Legal Risk Management Checklist for Non-for-Profit Organizations (October 2009). Terrance S. Carter and Jacqueline M. Demczur. Carters Professional Corporation. Legal and Ethical Duties of Directors of Not-for-Profit Organizations: Organizing Your Corporate (2009). Lois Gander. The Muttart Foundation. Principes fondamentaux d une participation efficace à un Conseil d administration (2005). Sherry Ferronato. Mentorat Canada. Record Keeping for Non-Profit Organizations: Factsheet (décembre 2008). Denise Edwards. Ministère de l Agriculture, de l Alimentation et des Affaires rurales de l Ontario. The Secretary s Handbook (4th ed. 2008). Myles McGregor-Lowndes. Centre of Philanthropy and Nonprofit Studies, Queensland University of Technology. s+handbook Vos

20 Un endroit où classer les autres informations opérationnelles de votre organisme Registres et livres de comptes : Période de conservation L ARC ne spécifie pas de durées de conservation particulières pour ce type de documentation secondaire, mais il est sage de la conserver pendant six ans après la fin de la dernière année d imposition à laquelle les s appliquent, deux ans après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Rappelez-vous : il incombe à l organisme de bienfaisance de prouver qu il a mené et continue de mener des activités de bienfaisance. Cela ne veut pas dire que vous devez conserver tous les, mais uniquement ceux qui concernent votre admissibilité en tant qu organisme de bienfaisance enregistré. Si vous avez des contraintes au niveau de l espace, vous pourriez envisager de conserver ces au format électronique plutôt qu en version imprimée. Vos