Exemples de livrables sylviebloeme Chargée de communication, rédactrice free lance, spécialisée dans les nouvelles technologies, BtoB

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1 sylviebloeme Chargée de communication, rédactrice free lance, spécialisée dans les nouvelles technologies, BtoB Exemples de livrables

2 l entreprise visuelle La solution SaaS de la Business Transformation Une offre unique pour dynamiser la performance opérationnelle des entreprises Pour optimiser la business transformation des entreprises et leur permettre d atteindre leur objectif - gagner en compétitivité - OnMap propose une plate-forme complète, 100% web, pour modéliser et accompagner les transformations d une organisation et communiquer auprès de son écosystème. Sa force : rendre l entreprise visuelle. 3 atouts majeurs pour une plate-forme d exception Modélisation 2D / 3D Simulation des processus Animation visuelle des processus La mise en situation par l Entreprise Visuelle pour partager une même vision, de la conception à l appropriation. Modulaire, la solution adresse tous les acteurs d un projet de transformation : Organisateurs, Assistants maîtrise d ouvrage, Chefs de projet, Qualiticiens, Architectes, Formateurs, Responsables de la conduite du changement, Responsables marketing et communication, Opérationnels, Clients et Partenaires. Visual Design Visual Animation Visual Sharing Player Portal Concevoir Communiquer & Accompagner Partager Modéliser et cartographier, sans formation préalable Partager ses travaux au sein d une équipe Faire valider ses modèles et cartographies (simulation) Communiquer pour obtenir l adhésion sur la cible du projet Accompagner le changement Communiquer en interne Commmuniquer vers son écosystème (clients, partenaires,...) Faciliter la vente de systèmes complexes (progiciels, technologies,...) Accéder aux connaissances opérationnelles utiles S auto-former à son poste de travail (nouvel arrivant) Suivre des parcours pédagogiques Etre informé des changements dans les procédures et modes opératoires

3 Solution SaaS ou Intranet, évolutive, puissante Concevoir Visual Design Modélisez en 2D avec un outil puissant et simple d utilisation, grâce à une ergonomie intuitive basée sur le glisser-déposer. Passez d un simple clic de la vue 2D de votre modèle à une vue 3D isométrique, ludique et pédagogique. OnMap Visual Design, c est aussi un générateur de rapports personnalisables (pdf, excel, ppt, word), un référentiel avec méta modèle ouvert à 100%, l import export XML de modèles provenant/ vers des outils tiers, une gestion puissante et souple des habilitations. Visual Animation concevoir simuler Concevoir en 2D et communiquer en 3D Simuler Simulez le comportement de vos processus pour en valider la complétude et la cohérence. Fluidifiez vos processus et éliminez leurs goulots d étranglement en simulant leur exécution. Bénéfices clés Vos modèles sont pertinents et compréhensibles par tous. Vous pouvez les améliorer, converger sans ambigüité sur une solution cible, avec l adhésion des managers. Animer vos processus dans l entreprise visuelle Scénariser Construisez votre entreprise visuelle - l organisation, l infrastructure, l écosystème. Scénarisez vos contenus pédagogiques et vos messages de communication dans l entreprise visuelle. Animer Rendez vos processus compréhensibles en simulant leur déroulement dans les cartes de l entreprise visuelle. scénariser Réalisez des films d animation pour passer vos messages et produire vos contenus e-learning. OnMap Visual Animation intègre les fonctions du module Visual Design. Bénéfices clés Vous créez ou modifiez rapidement des supports multimédia à l impact pédagogique bluffant. Vous êtes sûrs que les messages seront compris. Visual Sharing animer Diffuser et partager Diffuser Diffusez vos contenus on-line (SaaS ou Intranet) ou off-line Partager Rendez votre entreprise visuelle interactive et animée sur le web, pour vos opérationnels, clients et partenaires. Bénéfices clés Vos opérationnels accèdent à leurs procédures et modes opératoires. Les nouveaux arrivants s auto-forment. Vos clients et partenaires visualisent la valeur ajoutée de vos offres. l entreprise visuelle 65, Boulevard de Sébastopol Paris - Tél : +33(0) Fax : +33(0) contact@onmap-visual.com 2012 Nomia

4 / TEMOIGNAGE UTILISATEUR / / TEMOIGNAGE UTILISATEUR / CCR transforme son organisation et accompagne le changement LE PROJET Confrontée à de nombreux changements internes et à une modernisation de son système d information, la CCR veut mettre en oeuvre un dispositif qui permette aux opérationnels de s approprier leur nouveau poste de travail et l ensemble des changements. L OBJECTIF Homogénéiser les pratiques, permettre à chacun - y compris les nouveaux arrivants - de comprendre le fonctionnement de l entreprise et de partager une vision commune. LA CIBLE L ensemble des opérationnels langage commun et sur des Le projet nous permet de gérer les savoirs et savoirfaire de l entreprise. C est aussi l opportunité de faire converger les acteurs sur un processus stables et partagés par chacun dans l entreprise. / Le contexte Le monde de l assurance traverse une période de mutation importante qui l amène à moderniser ses systèmes d information pour disposer d outils plus performants, mieux adaptés à la spécificité de leur métier. A la CCR, les changements ont été profonds et nombreux, tant du point de vue organisationnel, dans la façon de travailler et de communiquer en interne, que du point de vue du système d information. L entreprise se décloisonne et met en place de nouveaux modes de travail : généralisation de la dématérialisation de documents (le papier ne fait plus référence), automatisation de processus métier, intégration de nouveaux outils, etc. / Le challenge Passée d un système orienté gestion à un système d information plus complexe par contrats, la CCR est aussi devenue plus exigeante vis-à-vis des usages des outils informatiques. Intervenus très vite, ces changements ont perturbé les équipes, voire bloqué certains, faute d un accompagnement adapté. Il faut remettre à niveau les connaissances des opérationnels, diffuser les bonnes pratiques et favoriser une compréhension globale de l entreprise. / La solution Les objectifs du dispositif : participer à un décloisonnement des services et favoriser le travail en équipes par une meilleure connaissance du rôle des autres acteurs augmenter et harmoniser les niveaux de compétence et de compréhension pour l ensemble des processus en vigueur au sein de l entreprise amener les utilisateurs à s approprier les nouveaux outils dans un contexte métier clarifié

5 Dématérialisation : il y a rapprochement de factures et rapprochement de factures L une des plus grosses pierres d achoppement dans la chaîne de traitement réside dans les opérations de rapprochement : plus les factures présentent d erreurs plus les coûts et les temps de traitement explosent. Si de plus en plus d entreprises se tournent vers la dématérialisation de leurs factures fournisseurs, c est bien parce qu elles savent que c est là, au sein de leurs fonctions comptables et achats, que résident de nouveaux gisements de productivité. Les projets ont largement montré ces dernières années que la dématérialisation permettait de réduire les coûts tout en augmentant les gains de productivité. Aujourd hui, tout l enjeu de tels projets est de parvenir à une automatisation maximum. A cet égard, l une des plus grosses pierres d achoppement dans la chaîne de traitement réside dans les opérations de rapprochement : plus les factures présentent d erreurs - i.e : elles n offrent pas de correspondance parfaite avec leur bon de commande ou de réception -, plus les coûts et les temps de traitement explosent. Or, on estime entre 20 et 30 % du volume annuel traité le nombre de factures qui demandent la résolution d un litige ou une régularisation : un écart sur le prix unitaire d un article, une quantité qui diffère, des frais d emballage ou de transport non prévus, un avoir à réclamer... Contact 14, Avenue d Eylau Paris Tél: info@medius-group.fr Accélérer et faciliter les opérations de rapprochement de factures et d avoirs en les automatisant au maximum est l un des grands objectifs fixés aux projets de dématérialisation. Mais il y a rapprochement de factures et rapprochement de factures. Aussi, convient-il de se poser les bonnes questions sur l étendue des capacités d une solution dans cette phase de traitement si l entreprise veut obtenir une productivité maximum des ses équipes comptables. En voilà six :

6 Rapprochement de factures questions à se poser pour choisir une solution 6 1 Le logiciel sait-il faire les rapprochements au niveau en-tête et ligne article? C est un point capital : si le logiciel ne peut effectuer les rapprochements qu aux seuls niveaux en-tête, le service comptable devra malgré tout traiter manuellement les factures en exception, pour déterminer d où vient le litige. C est une tâche ingrate et chronophage, a fortiori lorsqu il faut traiter des factures multi-pages. 4 5 Le logiciel aide-t-il à résoudre les anomalies? Si la solution ne fait qu identifier les écarts, sans aider à déterminer d où ils viennent, autant considérer le processus comme encore manuel! Le logiciel sait-il gérer une variété de documents? 2 Le logiciel sait-il calculer, codifier et vérifier automatiquement les frais de transport et autres frais annexes, dans des paramètres définis? Cette question est clé si on vise un haut niveau d automatisation du système. Le logiciel sait-il gérer correctement les frais de transport/manutention... ou les opérateurs comptables devront-ils le faire manuellement? Le logiciel sait-il reconnaître dans une limite acceptable définie un différentiel de charge? Va t-il considérer la facture comme litigieuse ou pire, ignorer ces valeurs. 6 Sur l ensemble de la chaîne Purchase to Pay (de l achat au règlement), l entreprise est amenée à traiter une multitude de documents : non seulement, il faut composer avec les différents types de factures (achats de marchandises avec bons de commande, commandes ouvertes, notes de frais...), les bons de commande et de réception, mais il faut aussi savoir automatiser des rapprochements avec d autres types de documents : les accords par exemple, pour vérifier que les conditions contractuelles sont respectées. Le logiciel a t-il appris à tolérer certains écarts? 3 Le logiciel sait-il gérer des unités différentes sur les factures et les bons de commande? Pourquoi est ce important? Si l entreprise passe commande de 24 unités et que la facture fournisseur mentionne 2 boîtes : le système va-t-il buter sur chaque facture à cause de cela, ou au contraire apprendre et s améliorer? Il arrive que certains types de transactions ne soient pas absolument conformes à leur bon de commande, mais que cette exception à la norme soit tolérable et acceptée. Cela vaut-il la peine de perdre du temps pour traiter un écart de 0,01 centime par tonne de marchandises? Le logiciel saura t-il approuver automatiquement un champ lorsqu il sera confronté à ce cas de figure? En ligne de mire : l encadrement des délais de paiement Les directeurs financiers le savent : le traitement manuel des factures fournisseur coûte cher à leur entreprise. Même quand les factures sont conformes à leur bon de commande, le traitement, s il est manuel, reste coûteux: Une étude, menée en mars 2011 par l IAPP (International Accounts Payables Professionals), montrait que le coût par facture pouvait monter à plus de 25 dollars! Par ailleurs, plus l on a de traitements manuels résiduels dans le processus, plus les délais de paiement s allongent. A l heure où les pouvoirs publics veulent mieux encadrer les délais moyens de paiement dans les transactions commerciales, nul doute que les entreprises ont intérêt à bien s équiper. Pour mémoire, les États membres devront se conformer à la nouvelle directive européenne sur les délais de paiement - avec un maximum de 60 jours - au plus tard le 16 mars

7 TÉMOIGNAGE Loire Habitat dématérialise chèques et factures avec succès Chiffres clés 1er bailleur social de la Loire 310 collaborateurs 7 agences logements locatifs locataires La solution ReadSoft DOCUMENTS (Invoices et Forms) PREM HABITAT (ERP)de AAREON France CODEXIA (GED et Workflow) de BELINK Solutions Volumétrie : factures/an 300 fournisseurs actifs couples coupons-chèques/an Bénéfices Flux factures Un processus métier simplifié et accéléré Une sécurisation des flux Un meilleur partage de l information Une meilleure maîtrise des délais de paiement (nouvelles obligations LME) Flux chèques La traçabilité des encaissements Des remises en banque sécurisées Un gain d une journée en date de valeur L élimination de tâches fastidieuses Une tenue en temps réel des comptes locataires Premier bailleur social de la Loire, Loire Habitat vient de franchir une étape importante dans son utilisation des nouvelles technologies de l information. Depuis janvier 2009, l office dématérialise la quasi-totalité de ses flux factures et de ses flux chèques avec succès. Selon Gilles Pannaux, Directeur Financier de Loire Habitat, c est le fruit d une longue réflexion : Dans ce type de projet, il faut penser usages avant technologie. Nous voulions être sûrs, avant de nous lancer, de la réelle valeur ajoutée pour les utilisateurs. Rassuré sur ce point, Loire Habitat décide dès lors de mener deux projets de front, sur deux processus majeurs : le traitement des chèques (règlements locataires) et celui des factures fournisseur. Dans les deux cas, la volumétrie était importante, la réception physique des documents aléatoire tantôt au siège, tantôt en agence - et le risque de perte de documents élevé. Notre objectif était de dégager des gains de productivité, de rationaliser le circuit des flux d information et de mieux exploiter notre ERP Prem HLM, résume Gilles Pannaux. Accompagné par la société BELINK, partenaire de ReadSoft, Loire Habitat a réussi une automatisation de bout en bout de ses processus métier. Un gain d une journée en date de valeur Jusqu à fin 2008, les chèques reçus des locataires étaient traités manuellement. Il fallait les lire avec un système de douchette, les réunir en liasses, les totaliser sur une bande afin de les transmettre à la trésorerie générale. C était une procédure lourde qui nécessitait beaucoup d interventions humaines, pour des tâches répétitives. Grâce à

8 TÉMOIGNAGE la solution ReadSoft mise en place par BELINK Solutions, les couples coupons de règlement/ chèques sont automatiquement lus (identifiant du locataire, montant, date, ligne CMC7, ), les données rapprochées des dossiers locataires puis intégrées dans le système de comptabilité et de gestion locative. La mise à jour des comptes locataires est automatique, sans aucune ressaisie. Parallèlement, la solution génère un fichier de remise bancaire (format TLMC), transmis à la société Experian, chargée de mettre en correspondance ce fichier avec les chèques physiques. Avec ce nouveau processus, nous avons gagné un jour en date de valeur. C était l un de nos objectifs principaux, souligne Gilles Pannaux. Nous avons également gagné en confort de travail et en traçabilité de nos flux. Par ailleurs, grâce à cette mise à jour en temps réel, nos locataires peuvent consulter avec fiabilité la situation de leur compte, via notre extranet. Vers un délai de paiement à 30 jours C est le même objectif de rationalité qui a guidé le projet de traitement des flux factures. Aujourd hui elles sont toutes adressées au siège, numérisées, traitées si nécessaire dans le workflow de validation CODEXIA et enregistrées dans l ERP. Toutes les factures, à l exception des situations de travaux, sont prises en charge par la solution ReadSoft. Les images de factures stockées dans la GED CODEXIA sont facilement consultables depuis les postes de travail. Avec ce nouveau processus, Loire Habitat a nettement gagné en traçabilité. La solution a d ailleurs été présentée au commissaire aux comptes qui a été rassuré quant à sa conformité avec la réglementation. Le gain est aussi patent en termes de réactivité. Les factures reçues dans les corbeilles électroniques sont traitées bien plus rapidement que les factures papier qui étaient souvent oubliées dans une bannette. Pour Loire Habitat, la maîtrise du cycle de paiement est d autant plus importante que la réglementation fixe de nouveaux plafonds de règlement. Depuis le 1er janvier 2009, la LME nous demande de payer à 40 jours, mais ce délai va tomber à 30 jours d ici juillet Il faudra que nous soyons prêts rappelle Gilles Pannaux. Un défi que Loire Habitat aborde avec confiance. Nous avons choisi de mettre en production la plate-forme en début d année, au moment où l activité est la plus forte. Cela a été forcément un peu plus tendu, mais nous avons ainsi l expérience des fortes charges de travail. D autres projets se dessinent Intégrée dans le quotidien de Loire Habitat, la solution est appelée à évoluer. D ailleurs, les pistes d amélioration commencent à émaner des opérationnels, signe de l appropriation de la solution. Et l office ne compte pas s arrêter là. Il envisage notamment d automatiser le traitement des enquêtes annuelles SLS (supplément de loyer solidarité) par la solution ReadSoft DOCUMENTS for Forms. Incontestablement, la dématérialisation fait son chemin au sein de l organisme. Nous contacter ReadSoft France 46, rue de Paris Maisons-Laffitte Tél : info-fr@readsoft.com