ORGANISATION D UN SPECTACLE DE NOEL JEUNE PUBLIC A AMIENS

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1 PREFET DE LA REGION PICARDIE ORGANISATION D UN SPECTACLE DE NOEL JEUNE PUBLIC A AMIENS La Procédure de consultation utilisée est la suivante : Marché sous forme de procédure adaptée en application de l article 30 du Code des Marchés Publics Le pouvoir adjudicateur est : M. Le Préfet de la région Picardie L autorité compétente est : M. Le Secrétaire Général pour les Affaires Régionales Date limite de réception des offres : le 20 mars 2013 à 16 heures. (Les offres reçues postérieurement à cette date ne seront pas examinées)

2 Article 1 Objet de la consultation LETTRE DE CONSULTATION La consultation porte sur les prestations désignées ci-après : Organisation d un spectacle de Noël à Amiens à destination des enfants du personnel des services de l Etat. Livraison des places aux différents services, organisation du spectacle y la mise à disposition de la salle où celui-ci se déroulera, accueil des personnels et de leurs enfants le jour de la prestation. Celui-ci doit se tenir impérativement pour la fin de l année 2013 (date limite de réalisation de la prestation le 15 décembre 2013 inclus). Article 2 Date limite de réception des offres Les candidats remettront impérativement leurs offres avant le 20 mars 2013 à 16 heures, délai de rigueur. Les offres reçues postérieurement à cette date ne seront pas examinées. Article 3 Date limite de validité des offres Le délai de validité des propositions est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des propositions à l article 2 du présent règlement. Article 4 Présentation des offres Les offres contiennent les pièces suivantes : - Renseignements permettant d'évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat : - Références ou tout mode de preuve attestant la capacité du candidat à exécuter les prestations dans de bonnes conditions. - Les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée pour l'engager. Et, si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet. - La déclaration que le candidat ne fait pas l'objet d'une interdiction de concourir. - Les déclarations sur l'honneur attestant que le candidat a satisfait aux obligations fiscales et sociales. - La déclaration par laquelle le candidat déclare satisfaire à l obligation d emploi des travailleurs handicapés. - L'attestation sur l'honneur que le candidat n'a pas fait l'objet, au cours des cinq dernières années, d'une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L.324-9, L , L.341-6, L et L du code du travail. - Conformément à l'article 46 alinéa 1 du Code des marchés publics, si le candidat retenu a produit une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il a satisfait aux obligations fiscales et sociales, il ne saurait être désigné comme titulaire du marché qu'à la condition de produire les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents, ainsi que les documents ou attestations figurant à l'article R du Code du travail, dans le délai imparti par la personne responsable du marché. - Le numéro de Siret de l entreprise ; - Attestation d assurance responsabilité civile pour l organisation de la manifestation ; - Un relevé d identité bancaire ; - Le présent document et ses annexes complétés et signés par le représentant de l entreprise habilité à signer le marché ; - Une proposition de prix, exprimée sous la forme d un bordereau de prix unitaire remis avec le présent document de consultation (annexe 1 du présent document) ; - Un support présentant le contenu du spectacle et les artistes (plaquette et/ou CD) ; - Une note méthodologique précisant : - Le lieu du spectacle, le nombre de séances et les dates proposées, si celles-ci sont privatives ou partagées avec d autres CE ou organismes. - Une description de l accueil des parents et enfants le jour du spectacle. - Les services optionnels proposés : présence du père Noël, goûter, pochette friandises. - Tous renseignements utiles pour apprécier la qualité du spectacle et son caractère adapté au jeune public (numéros proposés, durée du spectacle). 2

3 L offre a valeur contractuelle et sa remise à la Préfecture de région vaut acceptation des conditions d exécution du marché précisées dans ce présent document. Les variantes ne sont pas autorisées. Article 6 / Conditions d envoi des propositions Les offres seront transmises sous enveloppe cachetée qui devra porter la mention suivante : «Offre pour l organisation d un spectacle de Noël jeune public» - NE PAS OUVRIR Les offres devront être remises : 1) soit contre récépissé à l adresse suivante : PREFECTURE DE LA REGION PICARDIE Secrétariat Général pour les Affaires Régionales 6 rue Debray Amiens Cedex 9 Avant la date indiquée sur la page de garde du présent règlement. 2) soit envoyée par la poste, par pli recommandé avec avis de réception postal et parvenir à destination avant ces mêmes dates et heures limites à l adresse suivante : PREFECTURE DE LA REGION PICARDIE Secrétariat Général pour les Affaires Régionales 6 rue Debray Amiens Cedex 9 Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées ci-dessus ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus et seront renvoyés à leur auteur. Article 7 Sélection des offres Le marché est attribué au candidat dont l offre apparaît comme étant la plus avantageuse au regard des critères suivants, classés par ordre décroissant : L appréciation des offres se fera en application des critères pondérés suivants : 1- Le prix de la place de spectacle (60 %) Ce critère sera noté sur la base du prix unique d une place de spectacle figurant au bordereau des prix unitaires (BPU) (annexe 1). Les candidats sont donc invités à remettre leur meilleur prix sur le BPU. Le candidat dont le montant total de la simulation sera le moins élevé se verra attribuer la note 20. Pour les autres candidats, la notation sera déterminée en application de la formule suivante : Prix le moins élevé X 20 Prix du candidat 3

4 2- La valeur technique (40 %) La valeur technique sera appréciée selon deux critères d analyse notés entre 0 et 20. Les éléments servant à l appréciation de ce critère sont la note méthodologique et le support de présentation du spectacle. 1) la qualité de l organisation du spectacle : lieu, nombre de séances, caractère privatif ou non de celles-ci, accueil des enfants et de leurs parents (noté sur 10 points) 2) la qualité du contenu du spectacle : caractère adapté au jeune public, richesse de son contenu, durée du spectacle (noté sur 10 points) Article 8 / Négociation Le présent marché étant passé selon une procédure adaptée prévue à l article 30 du code des marchés publics, une négociation aura lieu avec avec les candidats ayant présenté les 3 offres les mieux classées (ce classement étant établi selon les critères de classement des offres définis à l article 7). Les candidats retenus pour la négociation seront invités à un entretien qui aura lieu à une date précisée par télécopie ou sous forme électronique. Celle-ci portera sur : le prix et la valeur technique. Lorsque l administration considèrera que les négociations sont suffisantes, elle en informera les candidats par télécopie ou sous forme électronique. Les candidats auront alors 7 jours pour éventuellement proposer à l administration des modifications à leur offre de base. A défaut, l analyse définitive des offres sera effectuée en fonction de l acte d engagement initial. De même, les candidats avec lesquels le pouvoir adjudicateur n a pas souhaité négocier voient leur offre initiale prise en compte dans le cadre de l analyse définitive. Article 9 / Renseignements complémentaires Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats pourront s adresser à : Renseignements administratifs : Céline GARDONI celine.gardoni@picardie.pref.gouv.fr 4

5 CLAUSES PARTICULIERES Article 1 Objet de la consultation La consultation porte sur les prestations désignées ci-après : Organisation d un spectacle de Noël à Amiens à destination des enfants du personnel des services de l Etat. Livraison des places aux différents services, organisation du spectacle y compris le lieu où celui-ci se déroulera, accueil des personnels et de leurs enfants le jour de la prestation. Celui-ci doit se tenir impérativement pour la fin de l année 2013 (date limite de réalisation de la prestation le 15 décembre 2013 inclus). Article 2 Forme Le présent marché est un marché unique de prestations de services. Il s agit d un marché passé selon la procédure adaptée en application de l article 30 du Codes des Marchés Publics. Les stipulations du Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services s appliquent sauf dérogations. Montant estimé du marché : TTC Le Secrétariat Général pour les Affaires Régionales de Picardie se charge de procéder aux opérations de passation du présent marché. Il procédera au recensement du nombre de places de spectacle pour les différents services de l Etat et le règlement des commandes correspondantes sera acquitté par chacun des services sur son budget propre au prorata su nombre de places réservées. Article 3 Documents contractuels Le marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante : - le présent document daté et signé dont l exemplaire conservé dans les archives de l administration fait seul foi ; - le bordereau des prix ; - le support présentant le contenu du spectacle et les artistes (plaquette et/ou CD) ; - la note méthodologique ; - le présent Cahier des Clauses Particulières dont l exemplaire conservé dans les archives de l administration fait seul foi ; - le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services. Toute clause portée dans les catalogues, barèmes, tarifs ou documentation quelconque produits par le titulaire et contraire aux dispositions des pièces contractuelles du présent marché est réputée non écrite, notamment les conditions générales de vente du titulaire. Article 4 Bon de commande La commande sera effectuée par le moyen d un bon de commande qui comportera : - la référence au marché sous forme de procédure adaptée ; - les références du service émetteur ; - la désignation de la prestation et les services concernés ; - la quantité de places commandées ; - le prix d engagement correspondant au prix marché figurant au BPU ; - le lieu ou les lieux de livraison des places; - le délai ou la date de livraison des places; - l adresse de la facturation ; - le taux de remise (le cas échéant) ; - toute précision utile à l organisation de la prestation notamment choix de la date du spectacle. Il sera signé par le responsable habilité selon les règles de délégation de signature en vigueur. 5

6 Un refus d exécution expose le titulaire aux sanctions contractuelles prévues, telles la résiliation ou l exécution aux frais et risques. Article 5 - Délais et conditions de livraison et d exécution de la prestation Délai et date de livraison des places Le délai de livraison des places sera précisé dans le bon de commande Conditions de livraison Transport : les places sont livrées à destination franco de port. Par dérogation aux dispositions du CCAG-FSC, les risques afférents au transport jusqu au lieu de destination ainsi que les opérations de conditionnement, d emballage, de chargement et d arrimage incombent au titulaire. Modalités de livraison : chaque colis devra comporter un bon de livraison reprenant le contenu détaillé du colis. Interlocuteur Pour tout renseignement ou réclamation, le titulaire est tenu de désigner. Délai d exécution de la prestation Le spectacle doit se tenir impérativement pour la fin de l année 2013 (date limite de réalisation de la prestation le 15 décembre 2013 inclus). Pénalités de retard de livraison des places Par dérogation au CCAG-FCS, lorsque le délai contractuel de livraison fixé dans le bon de commande est dépassé, le titulaire du marché encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité de 5 euros TTC par jour calendaire de retard. La pénalité est applicable à partir de 25 euros TTC. Article 6 - Clauses techniques Assurance responsabilité civile Attestation à fournir impérativement conformément aux dispositions de l article 4 du présent marché. Conditions particulières d exécution Le spectacle devra présenter des numéros adaptés au jeune public. La salle de spectacle doit pouvoir accueillir un nombre de visiteurs estimé à Les offres doivent pouvoir proposer des séances de spectacle les dimanches en vue de prendre en compte les obligations de présence des fonctionnaires liées aux nécessités de service. Article 7 - Prix des places Le prix Le prix est fixé sur le bordereau des prix (BPU), il est réputé comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l emballage, à la manutention, à l assurance, au stockage, au transport jusqu au lieu de livraison ou d installation. Les prix sont unitaires, établis hors taxes, franco de port et d emballage. Les prix unitaires du bordereau seront appliqués aux quantités réellement exécutées. Le titulaire du marché aura également à sa charge les droits de SACEM et en assurera le paiement. 6

7 Article 8 - Paiement - Etablissement des factures Mode de règlement Le délai global de paiement ne pourra dépasser 30 jours selon les dispositions du code des marchés publics. Facturation Le Secrétariat Général pour les Affaires Régionales de Picardie se charge de procéder aux opérations de passation du présent marché. Il procédera au recensement du nombre de places de spectacle pour les différents services de l Etat et le règlement des commandes correspondantes sera acquitté par chacun des services sur son budget propre au prorata su nombre de places réservées. Aussi, le prestataire devra établir une facture par service réservataire de places de spectacle. Dans tous les cas, la facturation demeure gratuite. De même, aucun minimum de commandes et de facturation ne peut être imposé par le titulaire. Seuls les places livrées pourront être facturées. Le paiement s effectuera suivant les règles de la comptabilité publique. Article 9 Commencement de la prestation Le marché sera notifié avant tout commencement d exécution dans les conditions du code des marchés publics. Le à Le fournisseur soussigné (cachet et signature) 7

8 BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES ANNEXE FINANCIERE Marché à procédure adaptée : organisation d un spectacle de Noël jeune public Désignation de la prestation Prix unitaire en HT Prix unitaire en TTC Place de spectacle Le.. A Le fournisseur soussigné (cachet et signature) 8