*** Mise à jour : 8 AVRIL 2010 VERSION ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION

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1 POLITIQUE DE GOUVERNANCE FINANCIÈRE & DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS *** Mise à jour : 8 AVRIL 2010 VERSION ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION

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3 TABLE DES MATIÈRES AVANT-PROPOS... I CHAPITRE 1 - GOUVERNANCE FINANCIÈRE GESTION FINANCIERE Approbation des budgets Vérification des livres comptables États financiers États financiers internes ainsi que l état de l évolution financière GESTION BUDGETAIRE COURANTE Contrôle et coordination de la gestion budgétaire courante Responsabilités spécifiques et intervenants Supplément au contrat DIRECTIVES DEPENSES SPECIFIQUES Frais de déplacements, de stationnement et de repas Frais de représentation et de réunions Séminaires / colloques et associations Développement des compétences TRANSACTIONS BANCAIRES Institutions financières Marge de crédit Placement des deniers Achat de titres Formes d'investissement SIGNATAIRES AUTORISES Signataires des effets bancaires Signataires des contrats et des documents... 4 CHAPITRE 2 - GESTION DES APPROVISIONNEMENTS NOTIONS GENERALES Responsables mandatés Approche de gestion Engagement Moyens Responsabilités REGLES D APPLICATION Législation Spécifications et devis Concurrence Fournisseurs responsables REGLES ET PROCEDURES D APPROVISIONNEMENT Règles Procédures Contrat de gré à gré Appels d offres sur invitation Appels d offres publics Appels d offres avec système de pondération et d évaluation obligatoire (Services professionnels et professionnels exclusifs) Appels d offres avec système de pondération et d évaluation facultative (Tous les autres contrats, sauf les services professionnels et professionnels exclusifs)... 14

4 3.8 Contrat conjoint avec un autre organisme Achats via le Conseil du Trésor Situation urgente Acceptation des soumissions Prix ferme Soumissionnaire non conforme FOURNISSEURS LOCAUX (LAVALLOIS) CONTROLE DU SERVICE RENDU Respect des exigences Clauses de pénalité Conformité Vérification et contrôle CLAUSES PARTICULIERES CODE D ETHIQUE INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES... 18

5 AVANT-PROPOS Le présent document établit les règles et les normes de gestion financière et d approvisionnement de LAVAL TECHNOPOLE en y définissant le rôle des principales instances et les montants maximaux d autorisation qui leur sont dévolus en regard des transactions financières effectuées pour le compte de LAVAL TECHNOPOLE. Étant reconnu en tant qu organisme apparenté à Ville de Laval, LAVAL TECHNOPOLE a la responsabilité de mettre en place les processus de gouvernance adéquat et de s assurer du respect de l application de la loi des Cités et Villes à laquelle la municipalité doit se conformer. Toute modification apportée à cette loi fera l objet d une mise à jour de nos règles et/ou normes concernées par ces modifications. Notre politique permet d atteindre les objectifs organisationnels suivants : favoriser une gestion optimale de ses achats de biens et de services en les confiant à des personnes qualifiées et dûment mandatées; confirmer des normes et des procédures en matière d'approvisionnement, permettant à LAVAL TECHNOPOLE d'acquérir des biens et des services aux meilleures conditions du marché; assurer un contrôle sur la nature, la qualité, la quantité, les délais de livraison, les coûts en fonction des besoins des requérants et des budgets disponibles; favoriser l'utilisation rationnelle des ressources matérielles et pécuniaires de LAVAL TECHNOPOLE; éviter des engagements approuvés par une ou des personnes non autorisées; subvenir aux besoins de la clientèle interne de manière ordonnée et efficace; assurer un traitement équitable aux fournisseurs; promouvoir les entreprises ayant un établissement sur le territoire de Laval dans le respect des objectifs énoncés ci-haut et sous réserve des lois, des règlements et des politiques municipales en vigueur. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements i

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7 CHAPITRE 1 - GOUVERNANCE FINANCIÈRE 1. GESTION FINANCIERE 1.1 Approbation des budgets Pour chaque exercice financier soit du 1 er janvier au 31 décembre, suite à une recommandation du Comité - Risques & vérification et du Comité exécutif, le Conseil d administration adopte des prévisions budgétaires de fonctionnement. 1.2 Vérification des livres comptables De par la Loi sur les cités et villes, LAVAL TECHNOPOLE est assujetti au périmètre comptable de Ville de Laval et la responsabilité de la vérification des comptes et affaires revient au Vérificateur général de Ville de Laval. 1.3 États financiers À la fin de chaque exercice, les états financiers et le rapport du Vérificateur général de Ville de Laval sont soumis au Comité - Risques & vérification ainsi qu au Comité exécutif qui le recommande au Conseil d administration pour approbation. 1.4 États financiers internes ainsi que l état de l évolution financière Dans le cadre de ses assemblées régulières, le Comité Risques & vérification & le Comité exécutif reçoivent pour analyse & information l état de l évolution financière ainsi que la liste des déboursés. 2. GESTION BUDGETAIRE COURANTE 2.1 Contrôle et coordination de la gestion budgétaire courante Les activités financières et la gestion budgétaire sont assumées par le président-directeur général. Le président-directeur général soumet périodiquement l évolution budgétaire au Comité Risques & vérification ainsi qu au Comité exécutif. 2.2 Responsabilités spécifiques et intervenants La direction des Services administratifs est responsable de l application générale et des mécanismes de sélection, de suivi et de réédition de comptes inhérents à la présente politique. Puisqu il appartient au directeur des Services administratifs de déterminer la procédure qui doit être privilégiée, ce dernier doit donc être avisé au préalable de toute démarche devant conduire à l adjudication d un contrat. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 1

8 Le président-directeur général procède à l adjudication de tous les contrats de biens et services nécessaires à la bonne marche des opérations, le suivi spécifique ou la protection d une créance de son organisme. Le président-directeur général peut engager les dépenses prévues au budget en conformité avec les règles de gouvernance. Le Comité exécutif de LAVAL TECHNOPOLE lui délègue le pouvoir d engager une nouvelle dépense ou dépassement de budget jusqu à concurrence de $, selon les fonds disponibles et il devra en informer le Comité exécutif lors de sa prochaine séance. Le président-directeur général peut autoriser, en respectant le budget global prévu, des transferts de fonds d un poste budgétaire à l autre, s il le juge nécessaire, en cours d exercice suivant l évolution de la situation financière. Il devra en informer le Comité exécutif et informer le Conseil d administration des mouvements lors de sa prochaine séance. 2.3 Supplément au contrat Avant d accorder tout supplément à un contrat, le gestionnaire doit obligatoirement consulter les Service administratifs puisque ces suppléments peuvent être assujettis à des règles particulières pouvant nécessiter l intervention du président-directeur général de LAVAL TECHNOPOLE ou du Comité exécutif. 3. DIRECTIVES DEPENSES SPECIFIQUES 3.1 Frais de déplacements, de stationnement et de repas Le taux des frais de déplacements aux employés dans l exercice de leurs fonctions est fixé en fonction du taux des frais de déplacements selon les politiques et manuel de gestion des ressources humaines en vigueur à LAVAL TECHNOPOLE. Les frais de stationnement et de repas remboursés aux employés dans l exercice de leurs fonctions sont autorisés par le présidentdirecteur général dans les limites du budget annuel autorisé. 3.2 Frais de représentation et de réunions Les frais de représentation des membres des comités officiels de travail et de réunions encourus par les employés et membres du Comité exécutif dans l accomplissement de leurs fonctions et des mandats qui leur sont confiés sont remboursés au coût réel sur présentation de pièces justificatives. Le remboursement de ces dépenses est autorisé par le président-directeur général. 3.3 Séminaires / colloques et associations Le président-directeur général autorise l inscription de représentants de LAVAL TECHNOPOLE à des séminaires ou des colloques. Le président-directeur général autorise les adhésions à certaines associations. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 2

9 3.4 Développement des compétences Trois pratiques distinctes sont identifiées dans le Manuel de l employé soit, le perfectionnement obligatoire, le perfectionnement facultatif et le développement de carrière. Le président-directeur général évalue et autorise tout type de formation demandée par l employé ou proposée par le supérieur immédiat. 4. TRANSACTIONS BANCAIRES 4.1 Institutions financières Le Comité exécutif détermine, par résolution, le choix d une ou des institutions financières avec laquelle ou lesquelles la corporation fera affaire. 4.2 Marge de crédit L établissement d une marge de crédit consentie à LAVAL TECHNOPOLE par son institution financière est déterminé par le Comité exécutif qui doit adopter une résolution à cet effet. Le président-directeur général et le président du conseil ou le trésorier sont autorisés à approuver les emprunts bancaires effectués à même la marge de crédit. 4.3 Placement des deniers Le président-directeur général, avec l'autorisation préalable du conseil, peut placer ces fonds dans une banque, coopérative de services financiers ou société de fiducie légalement constituée. Le conseil, peut autoriser l'achat de titres émis ou garantis par le gouvernement du Canada, du Québec ou d'une autre province canadienne ou de titres émis ou garantis par une municipalité ou par un organisme mandataire d'une municipalité ou un organisme supramunicipal au sens des articles 18 et 19 de la Loi sur le régime de retraite des élus municipaux (chapitre R-9.3). 4.4 Achat de titres Le conseil peut placer les deniers mentionnés au premier alinéa par l'achat de titres dans un organisme de placement collectif géré par une institution financière et dont les titres ne sont détenus que par des municipalités, par des organismes visés à l'article 18 de la Loi sur le régime de retraite des élus municipaux, par des commissions scolaires ou par plusieurs de ceux-ci. Les placements effectués par un tel organisme doivent se limiter à ceux prévus au deuxième alinéa. 4.5 Formes d'investissement Le ministre peut, par règlement, déterminer d'autres titres dans lesquels le conseil peut placer, par l'intermédiaire d'un organisme de placement collectif prévu au troisième alinéa, les deniers mentionnés au premier alinéa ou déterminer des formes d'investissement que le conseil peut faire de ces deniers par l'intermédiaire d'un tel organisme. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 3

10 5. SIGNATAIRES AUTORISES 5.1 Signataires des effets bancaires Tous les chèques, billets et autres effets de commerce de LAVAL TECHNOPOLE portent la signature de deux (2) des cinq (5) personnes physiques occupant les postes de LAVAL TECHNOPOLE suivants : le président du conseil; l un ou l autre des vice-présidents du conseil; le secrétaire; le trésorier; le président-directeur général en fonction; autres personnes dûment autorisées par le Comité exécutif ainsi qu au document bancaire officiel. Une de ces deux signatures doit obligatoirement être celle du président du conseil, du trésorier ou du président-directeur général. 5.2 Signataires des contrats et des documents À moins que le Conseil d administration ou le Comité exécutif, par résolution, ne désigne une ou plusieurs personnes pour signer des contrats pour et au nom de LAVAL TECHNOPOLE, le président-directeur général est expressément mandaté par les présentes pour signer pour et au nom de LAVAL TECHNOPOLE. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 4

11 CHAPITRE 2 - GESTION DES APPROVISIONNEMENTS 1. NOTIONS GENERALES Les informations suivantes sont fournies aux gestionnaires dans le but de renseigner les soumissionnaires désireux de transiger avec LAVAL TECHNOPOLE. Il leur facilitera la compréhension de la politique encadrant les achats et leur fera connaître les principales règles à observer. La gestion des achats vise à assurer aux gestionnaires de LAVAL TECHNOPOLE, l'approvisionnement en biens, les contrats et services nécessaires à la réalisation de leurs projets aux meilleures conditions de délai, de coûts et de qualité. Les politiques d'achat énoncées dans le présent document en matière d'approvisionnement doivent être interprétées en tenant compte des principes suivants : les dispositions prévues dans les lois ou règlement régissant LAVAL TECHNOPOLE ont préséance sur les normes et procédures administratives en matière d'approvisionnement; les normes et procédures prévues dans le présent document constituent les règles administratives applicables lors de l'acquisition de biens et de services par LAVAL TECHNOPOLE. Cette démarche n'affecte en rien le principe qui vise à favoriser l'acquisition de biens et services en quantité et qualité requises, au meilleur coût possible, auprès de fournisseurs qui répondent adéquatement aux critères et aux standards fixés par LAVAL TECHNOPOLE. Ne sont pas assujettis aux règles concernant les appels d offres de + de $ : les contrats pour la fourniture d espaces médias, exclusivement pour des campagnes de publicité ou de promotion; les contrats pour lesquels un tarif a été fixé ou approuvé par les gouvernements du Canada ou du Québec; les contrats relatifs à des services reliés au domaine artistique ou culturel et abonnement ou logiciel à des fins éducatives; l utilisation d un progiciel ou d un logiciel et qui vise à assurer la compatibilité avec des systèmes, progiciels ou logiciels existants; la protection de droits exclusifs tels les droits d auteur, les brevets ou les licences exclusives; les contrats dont l objet est la fourniture de services professionnels nécessaires dans le cadre d un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles; Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 5

12 l acquisition de bien meuble auprès du Centre de services partagés du Québec désigné en vertu de l article 3 de la Loi sur le service des achats du gouvernement (L.R.Q., c. S-4) ou par l entremise de celui-ci et l article de la Loi sur les cités et villes; les contrats pour la fourniture d assurance, de matérieux ou de services conclu avec un organisme public au sens de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, soit avec un fourniseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services après que des vérifications documentées et sérieuses ont été effectuées pour s assurer de l unicité de ce fournisseur dans l ensemble des provinces et territoires canadiens; les contrats dont l objet est l entretien d équipements spécialisés qui doit être effectué par le fabricant ou son représentant. 1.1 Responsables mandatés Les gestionnaires sont dans leur champs de compétence respectif mandatés par LAVAL TECHNOPOLE pour effectuer l'acquisition des biens et des services en fonction des lois, des règlements et des politiques internes en vigueur. La raison d'être de la présente politique d approvisionnement est de fournir aux gestionnaires de LAVAL TECHNOPOLE, aux meilleures conditions du marché, des fournitures, des équipements, des services et des locations nécessaires en qualité et en quantité suffisantes pour permettre la réalisation de leurs mandats. 1.2 Approche de gestion Les gestionnaires demeurent des intervenants privilégiés afin d établir un véritable partenariat à tous les niveaux par des actions concertées avec ses fournisseurs. 1.3 Engagement Les gestionnaires s'engagent à respecter les valeurs fondamentales suivantes dans la gestion des dossiers : 1.4 Moyens favoriser la complémentarité dans le respect de ses partenaires; participer au développement économique du milieu; encourager systématiquement la concurrence entre les fournisseurs. Les gestionnaires recherchent les moyens suivants pour la réalisation de leurs projets nécessitant l achat de biens ou de services : viser à l'amélioration continue du processus d'approvisionnement; Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 6

13 selon leurs champs de compétence, acquérir, le cas échant, des biens et des services; choisir des fournisseurs fiables; préciser des besoins pouvant générer des économies notables; traiter les fournisseurs ou entrepreneurs en partenaires; se limiter aux fournisseurs et aux entrepreneurs qu'ils jugent responsables; gérer le temps comme une ressource économique. 1.5 Responsabilités Les responsabilités suivantes sont confiées respectivement à chacun des gestionnaires : les achats ou la location de biens, d équipements, les contrats et les services effectués pour LAVAL TECHNOPOLE, selon les exigences et les spécifications requises en conformité avec les politiques, les normes et les procédures établies; la rédaction des spécifications, devis et cahiers des charges; les Services administratifs doivent s assurer de la conformité de ces documents avant l envoi aux soumissionnaires; le respect intégral, dans ses opérations courantes, de toutes les dispositions des procédures établies et des articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes ou du règlement provincial concernant la fourniture de certains services professionnels (décret ) en matière d'achats et de location de biens, de contrat et services et de la charte de Ville de Laval; le respect intégral des politiques d attributions des contrats de services par demande de soumissions avec système de pondération et d évaluation; que les commandes soient adjugées au fournisseur qui a soumissionné le plus bas prix ou le meilleur pointage rapport qualité/prix dans les cas de soumissions avec système de pondération et d évaluation, si sa soumission est conforme aux exigences sous réserve d une autorisation du ministre des Affaires municipales; s'assurer du respect intégral des conditions auxquelles se sont engagés les fournisseurs; prévoir et appliquer, si nécessaire, les pénalités prévues aux fournisseurs qui ne respectent pas les conditions fixées ou se réserve alors le droit d'annuler toute commande ou contrat; voir à ce que LAVAL TECHNOPOLE ne soit tenue à aucune obligation et n'encourt aucune responsabilité à l'égard des soumissionnaires même le plus bas, tant et aussi longtemps qu'un contrat n'est pas dûment octroyé par LAVAL TECHNOPOLE ou qu'un engagement de dépense dûment autorisé et conforme aux directives n'ait été émis. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 7

14 s assurer que le fournisseur retenu doit fournir une preuve d assurance valide de responsabilité civile et/ou d erreur-omission. De plus, la clause Preuve d assurance valide responsabilité civile et/ou d erreur-omission doit obligatoirement apparaître dans la rédaction de tous les contrats. 2. REGLES D APPLICATION 2.1 Législation Les gestionnaires respectent intégralement dans leurs opérations courantes, toutes les dispositions de la présente politique. 2.2 Spécifications et devis Les spécifications et les devis doivent être rédigés de façon à favoriser la concurrence et à permettre une vérification de la qualité. Notamment, les spécifications doivent être suffisamment précises pour que les fournisseurs ou les entrepreneurs soient en mesure de proposer des biens ou services répondant aux besoins. En l'absence de spécifications adéquates, LAVAL TECHNOPOLE peut requérir une marchandise par l'identification d'une ou de plusieurs marques de commerce et d un numéro de catalogue, s'il y a lieu, suivi de l'expression ou équivalent. En pareil cas, le fournisseur doit faire la preuve qu il y a équivalence à la satisfaction de LAVAL TECHNOPOLE. LAVAL TECHNOPOLE peut aussi spécifier qu'elle n'accepte pas d'alternative en utilisant l'expression aucun équivalent. LAVAL TECHNOPOLE favorise l'acquisition de produits recyclables ou recyclés ainsi que l'utilisation de solutions qui permettent de maintenir et d'améliorer la qualité de l'environnement. 2.3 Concurrence La transparence des achats est assurée par le recours au marché et à la concurrence. Le fournisseur reconnu doit répondre aux exigences usuelles de crédibilité, de solvabilité et de qualité. Il doit être en mesure de fournir des garanties satisfaisantes sur la valeur et la durabilité de ses produits et services. Les disposititions contenues dans les cahiers de charges doivent permettre l'exercice de la concurrence. Dans le cas des soumissions sur invitation, lorsqu il existe plus de trois (3) entreprises lavalloises et Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 8

15 susceptibles de pouvoir répondre le mieux au besoin de biens et/ou de services, de préférence seules les entreprises lavalloises sont invitées à soumissionner. 2.9 Fournisseurs responsables Structure financière et organisation Les fournisseurs responsables doivent : exercer leur activité sur une base permanente; jouir d'une excellente réputation dans le milieu où ils évoluent; être solvables; disposer de moyens de production ou de distribution adéquats; avoir l'expérience appropriée et disposer d'un personnel compétent et de l'outillage nécessaire pour effectuer les travaux requis; s'engager à respecter les lois et les règlements, ainsi que les normes; posséder une assurance responsabilité civile et/ou d erreur-omission. Compétence La notion de compétence exige que le fournisseur soit : capable de fournir, le cas écheant, des biens, l exécution de travaux ou de services répondant aux spécifications; capable de fournir le tout dans les délais et suivant les conditions de livraison requises; en mesure d'offrir une garantie sérieuse et adéquate et de fournir un service efficace d'entretien, si nécessaire; disposé et apte à respecter les lois, les règlements et les normes applicables, notamment en ce qui a trait à l'hygiène et à la salubrité, à la protection de l'environnement ainsi qu'à la santé et la sécurité au travail. 3. REGLES ET PROCEDURES D APPROVISIONNEMENT 3.1 Règles Les articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes décrètent que, sauf exceptions prévues par la loi ou par le règlement provincial, lorsque l acquisition de biens ou de services occasionnent Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 9

16 des dépenses qui atteignent le seuil établi par la loi, LAVAL TECHNOPOLE est tenue de procéder par voie d appels d offres sur invitation ou publics. À cet effet, la Loi sur les cités et les villes (article 573 et suivants) et le règlement provincial pour les cas applicables, précisent les seuils en vertu desquels Ville de Laval doit procéder, soit par demande de soumissions publiques, soit par demande de soumissions sur invitation. Ces seuils représentent le montant réel d'une dépense, taxes applicables incluses. La procédure d'appel d'offres comprend : la préparation d'un cahier de charges comprenant la description du produit ou du service requis par l'usager ainsi que les clauses commerciales devant régir le contrat; un processus, soit par approche directe, appels d offres sur invitation ou par appels d offres publics, tel que prévu par la loi ou par le règlement provincial; un processus de réception et d'analyse des offres; un processus d'adjudication en conformité avec la loi et la réglementation en vigueur; la conclusion d un contrat entre LAVAL TECHNOPOLE et le fournisseur; l'émission des documents donnant effet à ce contrat; un processus de contrôle de qualité des biens ou services requis. 3.2 Procédures Méthodes LAVAL TECHNOPOLE fait appel à trois méthodes d'achat pour l'acquisition de biens ou de services. Cette répartition repose sur des niveaux de dépenses fixés par la Loi sur les cités et villes (article 573 et suivants) ou par le règlement provincial dans les cas applicables ou par des règles administratives établies par la municipalité dans les limites permises par la loi. Les procédures d appel d offres sont établies en fonction des niveaux de dépenses suivants incluant les taxes applicables. Règles applicables Catégories de contrats Règles applicables Assurance Jusqu à ,99 $ De gré à gré De $ à ,99 $ Invitation écrite auprès d au moins 2 fournisseurs À partir de $ Annonce dans un journal 1 Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 10

17 Catégories de contrats Exécution de travaux (contrat de construction 2 ) Jusqu à ,99 $ De $ à ,99 $ De $ à ,99 $ À partir de $ Règles applicables De gré à gré Invitation écrite auprès d au moins 2 fournisseurs Annonce dans un système électronique accessible au Québec et en Ontario (AQO 3 ) et dans un journal Annonce dans un système électronique accessible au Québec et au Canada (ACI 4 ) et dans un journal Pour certains travaux de $ et plus qui n entrent pas dans la définition de travaux de construction, comme des travaux d aménagement paysager, une annonce dans un journal pourrait suffire. Fourniture de matériel ou de matériaux (contrat d approvisionnement 5 ) Jusqu à ,99 $ De $ à ,99 $ À partir de $ De gré à gré Invitation écrite auprès d au moins 2 fournisseurs Annonce dans système électronique (SEAO 6 ) accessible au Québec et au Canada (ACI) et dans un journal Services 7 Jusqu à ,99 $ De gré à gré De $ à ,99 $ À partir de $ Invitation écrite auprès d au moins 2 fournisseurs Annonce dans un système électronique (SEAO) accessible au Québec et au Canada (ACI) et dans un journal Utilisation obligatoire du nouveau système d évaluation et de pondération des offres, tel que prévu à l article (LCV) Services professionnels à exercice exclusif Jusqu à ,99 $ De $ à ,99 $ De gré à gré De gré à gré (médecin, dentiste, pharmacien, infirmier, médecin-vétérinaire) Invitation écrite auprès d au moins 2 fournisseurs (ingénieur, architecte, arpenteur-géomètre, comptable agréé, avocat et notaire) À partir de $ De gré à gré (médecin, dentiste, pharmacien, infirmier, médecin-vétérinaire) Invitation écrite auprès d au moins 3 fournisseurs (avocat, notaire) Annonce dans un système électronique (SEAO) ou utilisation d un fichier de fournisseurs comme procédure alternative (ingénieur, architecte, arpenteur-géomètre, comptable agréé) Utilisation obligatoire du nouveau système d évaluation et de pondération des offres, tel que prévu à l article (LCV) Possibilité de discrimination des offres sur une base territoriale pour un contrat qui comporte une dépense de moins de $. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 11

18 NOTES: 1 Journal diffusé sur le territoire de la municipalité ou dans une publication spécialisée dans le domaine et vendue principalement au Québec. Cette remarque s applique à chaque fois que la publication dans un journal est requise. 2 Pour les contrats de $ et plus, on entend par «contrat de construction»: un contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d un bâtiment ou d un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d équipement et de machinerie si ceux-ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l installation et la réparation des équipements fixes d un bâtiment ou d un ouvrage de génie civil. 3 AQO: Accord de libéralisation de marchés publics du Québec et de l Ontario rendu applicable aux municipalités pour les contrats de construction le 30 juin 1995 et pour les contrats d approvisionnement et de services le 1 er mai ACI: Accord sur le commerce intérieur concernant l ensemble des provinces et territoires du Canada rendu applicable aux organismes municipaux du Québec le 1 er juillet Pour les contrats de $ et plus, on entend par «contrat d approvisionnement»: un contrat pour l achat ou la location de biens meubles dans lequel des frais peuvent être inclus pour l installation, le fonctionnement et l entretien des biens, sauf un contrat relatif à des biens reliés au domaine artistique ou culturel, à des abonnements et à des logiciels destinés à des fins éducatives. 6 SEAO : Organisme responsable du système électronique d appel d offres (babillard électronique) accessible aux entrepreneurs et fournisseurs. Procédure de publication obligatoire pour les besoins à compter de $ pour les municipalités du Québec depuis juin Comprenant les contrats de services professionnels autres que les services professionnels exclusifs. 3.3 Contrat de gré à gré Soit que le montant de dépense incluant les taxes est inférieur à $ ou soit qu il s agisse d une exception prévue à l introduction du présent document, le Service responsable procède par demandes de prix directes avec les fournisseurs ayant fait les offres les plus intéressantes lors de contrats similaires ainsi que tout autre fournisseur ou entrepreneur connu susceptible de soumettre des prix compétitifs. Ces demandes de prix sont faites par téléphone, télécopieur, correspondance ou autres moyens par le Service responsable. 3.4 Appels d offres sur invitation Chaque projet d appel d offres sur invitation est soumis au Comité exécutif de LAVAL TECHNOPOLE accompagné d'une sélection de noms de fournisseurs susceptibles de pouvoir répondre le mieux aux besoins. Les formulaires d appels d offres ainsi que toute la documentation appropriée sont envoyés aux soumissionnaires dès que le Comité exécutif a accepté le projet. Avant l expiration d un délai, qui ne peut être inférieur à huit (8) jours, les soumissions doivent être expédiées au bureau de LAVAL TECHNOPOLE et elles seront ouvertes publiquement aux date, heure et lieu mentionnés dans le formulaire d appel d offres. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 12

19 Toutes les personnes qui ont soumissionné, leurs représentants et toute personne intéressée peuvent assister à l'ouverture des soumissions au cours de laquelle les noms de chacun des soumissionnaires et sous réserve du paragraphe qui suit, les montants de leurs soumissions respectives sont lus à haute voix. Dans le cas des contrats de services professionnels et professionnels exclusifs qui sont régis obligatoirement par le nouveau système de pondération, seuls les noms des soumissionnaires sont lus à haute voix, le prix étant indiqué dans une deuxième enveloppe cachetée qui sera ouverte par le comité de sélection. LAVAL TECHNOPOLE procède ensuite à l évaluation des offres suivant les modalités prévues par la loi. Une fois l'étude des soumissions complétée, le gestionnaire responsable soumet sa recommandation d'adjudication du contrat. Un dépôt de garantie d'exécution peut être exigé des soumissionnaires, dans des cas particuliers. 3.5 Appels d offres publics Les formulaires d appel d offres sont disponibles à l adresse indiquée dans l avis public. Avant l'expiration d'un délai, qui ne peut être inférieur à quinze (15) jours, les soumissions, accompagnées du dépôt requis par le cahier des charges, doivent être expédiée à LAVAL TECHNOPOLE, et elles sont ouvertes publiquement aux date, heure et lieu mentionnés dans le formulaire d appels d offres. Toutes les personnes qui ont soumissionné, leurs représentants et toute personne intéressée peuvent assister à l'ouverture des soumissions au cours de laquelle les noms de chacun des soumissionnaires et sous réserve du paragraphe qui suit, les montants de leurs soumissions respectives sont lus à haute voix. Dans le cas des contrats de services professionnels et professionnels exclusifs qui sont régis obligatoirement par le nouveau système de pondération, seuls les noms des soumissionnaires sont lus à haute voix, le prix étant indiqué dans une deuxième enveloppe cachetée qui sera ouverte par le comité de sélection. La Ville procède ensuite à l évaluation des offres suivant les modalités prévues par la loi. Une fois l'étude des soumissions complétée, le gestionnaire responsable soumet sa recommandation d'adjudication du contrat. 3.6 Appels d offres avec système de pondération et d évaluation obligatoire (Services professionnels et professionnels exclusifs) Suite à l entrée en vigueur du projet de loi 106 (LQ 2002 c.37), LAVAL TECHNOPOLE doit pour l analyse des appels d offres pour des services professionnels et professionnels exclusifs utiliser le Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 13

20 système de pondération obligatoire prévu à l article de la Loi sur les cités et villes et au règlement provincial (décret ) et ses amendements. Les critères seront les suivants: 1) détermination d un minimum de quatre critères de sélection, autre que le prix; 2) attribution d un nombre maximal de points à chaque critère autre que le prix; aucun critère ne peut se voir attribuer un pointage supérieur à 30 sur un total de 100 pour l ensemble des critères, autre que le prix); 3) le document d appel d offres doit mentionner les exigences, les critères et les méthodes de pondération et d évaluation; 4) note de passage d au moins 70% et plus pour la partie qualitative; 5) ouverture des appels d offres en deux temps : a) ouverture publique de la première enveloppe contenant l offre qualitative seulement; b) après la détermination du pointage intérimaire (qualitatif), ouverture de la deuxième enveloppe contenant le prix uniquement pour les appels d offres ayant obtenus un pointage intérimaire d au moins 70%. Lors de l ouverture, si l enveloppe cachetée et opaque contenant le prix n est pas identifiée au nom du soumissionnaire et ne porte pas le numéro de la soumission, la soumission est alors automatiquement rejetée et LAVAL TECHNOPOLE la retourne automatiquement au soumissionnaire en défaut. De plus, la soumission est également non-conforme et automatiquement rejetée si le prix ou une façon de le déterminer apparaît dans la soumission ou ailleurs en dehors de l enveloppe cachetée et opaque contenant le prix. Tous les soumissionnaires n ayant pas obtenu la note de passage de 70% au niveau du pointage qualitatif intérimaire seront disqualifiés et verront leur enveloppe contenant l offre de prix leur être retournée sans avoir été ouverte. 6) pointage final de chaque soumission retenue selon la formule suivante: (Pointage intérimaire + 50) X Prix 3.7 Appels d offres avec système de pondération et d évaluation facultative (Tous les autres contrats, sauf les services professionnels et professionnels exclusifs) En vertu de l article de la Loi sur les cités et villes, LAVAL TECHNOPOLE peut procéder par voie d appels d offres publics en utilisant un système de pondération et d évaluation des offres en vertu duquel chacun obtient un nombre de points basé, autre que le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, des services, sur les modalités de livraison, sur les services d entretien, sur l expérience et la capacité financière du fournisseur sur tout autre critère directement relié au marché. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 14

21 La demande de soumission comprend toutes les exigences et tous les critères qui seront utilisés pour évaluer les offres ainsi que les méthodes de pondération et d évaluation fondées sur ces critères. Une fois l évaluation qualitative complétée, l offre de prix est alors calculé selon la formule inscrite à la grille d évaluation; le calcul du pourcentage d écart de chacune des offres de prix avec l offre la plus basse; le pointage obtenu d une part au niveau de l évaluation de la qualité et d autre part en fonction de l offre des prix, détermine le soumissionnaire qui a obtenu le total le plus élevé; dans un tel cas, LAVAL TECHNOPOLE ne peut accorder le contrat à une personne autre que celle qui a fait, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage (Pointage intérimaire + 50) X Prix l ouverture se fait publiquement au cours de laquelle les noms de chacun des soumissionnaires et les montants de leurs soumissions respectives sont lus à haute voix. 3.8 Contrat conjoint avec un autre organisme Lorsque LAVAL TECHNOPOLE conclut une entente avec un autre organisme, les règles prévues à l article 29.5 (LCV), telles qu adoptées pour LAVAL TECHNOPOLE et aux articles 29.6 et suivants (LCV) prévalent. Le montant total d un contrat portant sur la conclusion d un contrat conjoint doit alors être pris en considération. 3.9 Achats via le Conseil du Trésor LAVAL TECHNOPOLE peut se procurer tout bien meuble auprès du Centre de services partagés désigné en vertu de l article 3 de la Loi sur le service des achats du gouvernement (L.R.Q., c. S-4) et à l article de la Loi sur les cités et villes Situation urgente (Adjudication de contrat lors de cas de force majeure) Seule une situation de force majeure, de nature à mettre en danger la vie ou la santé des employés ou à détériorer sérieusement les équipements de LAVAL TECHNOPOLE (article de la Loi sur les cités et villes), peut faire l objet d un contrat auprès d un fournisseur sans autre forme de procédure et cela après avoir reçu l approbation du Maire de Ville de Laval qui doit faire rapport au Comité exécutif et /ou au Conseil. Cette procédure d'urgence s'applique aux contrats habituellement effectués par appels d offres publics et appels d offres sur invitation Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 15

22 3.11 Acceptation des soumissions LAVAL TECHNOPOLE se réserve le droit, en tout temps, de n'accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues. Dans ce dernier cas, l'appel d'offres est annulé et LAVAL TECHNOPOLE n encourt aucune responsabilité quelconque et n est pas tenue à aucun dommage aux soumissionnaires ou aux tiers. Elle peut décider de lancer un nouvel appel d offres Prix ferme Par le dépôt de sa soumission, le soumissionnaire s'engage à maintenir ses prix et ses offres pour la durée prévue à l appel d offres. Le soumissionnaire en défaut pourra être tenu responsable des dommages encourus par LAVAL TECHNOPOLE, de même que de la différence entre son offre et celle du deuxième plus bas soumissionnaire conforme Soumissionnaire non conforme Les motifs établissant qu une soumission n est pas conforme sont consignés au dossier. 4. FOURNISSEURS LOCAUX (LAVALLOIS) Tous les fournisseurs désirant être reconnus comme ayant une place d'affaires à Laval, doivent y disposer d'un établissement où ils exercent des activités de façon permanente. Cet établissement doit être clairement identifié à leur nom, accessible au public durant les heures normales d'affaires et desservi par des employés ou des représentants en permanence. Le fournisseur doit pouvoir en faire la preuve. L'approche auprès de fournisseurs locaux dans le cas de contrat de gré à gré ou d'appel d'offres sur invitation dépendant des seuils imposés par la loi, se fait comme suit selon la catégorie d'achats concernée: - les fournisseurs invités sont prioritairement choisis parmi les entreprises locales. 5. CONTROLE DU SERVICE RENDU 5.1 Respect des exigences LAVAL TECHNOPOLE s'assure du respect des exigences de la part des fournisseurs. Pour cela, elle peut effectuer : l'examen des marchandises présentés ou utilisés par les fournisseurs; la révision et leur contrôle en laboratoire; l'inspection des marchandises reçues ou des services rendus; la vérification des dates de livraison; l'inspection des marchandises au cours de leur utilisation. Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 16

23 5.2 Clauses de pénalité LAVAL TECHNOPOLE peut notamment prévoir, dans l'appel d'offres, des clauses de pénalité pour tout retard de livraison, ou d un calendrier d exécution et de non-respect des clauses faisant partie intégrante du cahier des charges. 5.3 Conformité Lorsque les biens livrés ou les services rendus ne sont pas conformes aux exigences, ils sont refusés et le contrat peut être annulé. 5.4 Vérification et contrôle En tout temps, LAVAL TECHNOPOLE se réserve le droit de vérifier si les marchandises qui lui sont fournies ont été fabriquées, assemblées, manufacturées ou livrées en tout respect des lois ou des règlements applicables. Il en va de même des services rendus. 6. CLAUSES PARTICULIERES Tous les octrois de contrats doivent être traités selon les règles et les procédures établies par la Loi sur les cités et villes (article 573 et suivants), le règlement provincial concernant la fourniture de certains services professionnels (décret ) et la présente politique. Le gestionnaire requérant a la responsabilité de la description d'un produit ou d'un service. La détermination et le respect des conditions commerciales de la transaction sont du ressort de sa direction ou de son secteur. Le respect du contrat d'acquisition et le suivi de l'exécution des travaux sont de son ressort. Le gestionnaire est informé de toute situation conflictuelle entre LAVAL TECHNOPOLE et un fournisseur et participe avec les intervenants appropriés, à l'évaluation et au règlement du conflit. Dans le but de profiter de son pouvoir d'achat, LAVAL TECHNOPOLE effectue le regroupement et la consolidation de ses contrats quand il y va de son intérêt. 7. CODE D ETHIQUE La poursuite des objectifs de la présente politique de gouvernance financière ne saurait être assurée que si les membres du personnel qui en assurent l'application respectent rigoureusement la loi et le code d'éthique de LAVAL TECHNOPOLE dans l'accomplissement de leur tâche. En adoptant ce code, LAVAL TECHNOPOLE souligne l'importance qu'elle attache au respect de la loi, à l'intégrité de sa gestion et à sa bonne réputation auprès de sa clientèle. Reconnaissant ses obligations envers le public, le monde des affaires et particulièrement l ensemble des Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 17

24 contribuables, LAVAL TECHNOPOLE s'attend donc que chaque membre de son personnel évite les conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels, exerce ses fonctions et organise ses affaires personnelles de façon à préserver et à maintenir, en tout temps, la confiance de sa clientèle dans l'intégrité et l'impartialité de ses décisions. 8. INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES LAVAL TECHNOPOLE 1555, boulevard Chomedey, bureau 100 Laval (Québec) CANADA H7V 3Z1 (450) téléphone (450) télécopie Politique de gouvernance financière et de gestion des approvisionnements 18