CHAPITRE 7 Réunions du conseil et de ses comités

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1 Une gouvernance efficace : guide à l intention des conseils scolaires, de leurs membres, des directions de l éducation et des communautés CHAPITRE 7 Réunions du conseil et de ses comités

2 70 (Sauf indication contraire, les dispositions faisant l objet de renvois sont celles de la Loi sur l éducation.) L un des principaux moyens que prend un conseil scolaire pour répondre aux attentes du public en matière de transparence et de responsabilisation consiste à décider de ses politiques au cours de réunions publiques. La Loi sur l éducation établit le cadre pour la tenue de ces réunions, à l intérieur duquel les conseils scolaires ont de la latitude pour établir leurs politiques et leurs procédures permettant d avoir des réunions productives et bien ordonnées. Certaines pratiques peuvent varier d un conseil scolaire à l autre, mais la plupart des conseils suivent les règles de la procédure parlementaire pour leur processus public de prise de décisions. Les règles les plus couramment utilisées sont, dans leur édition la plus récente, les Règles de procédure de Bourinot, les Robert s Rules of Order ou la Procédure des assemblées délibérantes de Victor Morin (le «Code Morin», utilisé surtout par les conseils de langue française). Tout écart par rapport à la procédure parlementaire qui pourrait être nécessaire pour mieux répondre aux besoins d un conseil scolaire peut être incorporé dans les règles de procédure de ce conseil, grâce à la création d un règlement administratif. Réunion inaugurale Le mandat du conseil débute le 1 er décembre de l année où a lieu une élection ordinaire. La Loi exige que le conseil tienne sa première réunion au plus tard sept jours après le début du mandat [208 (2)]. Cette réunion a lieu à la date, à l heure et à l endroit fixés par le conseil, à défaut de quoi elle se tient au siège du conseil le premier mercredi suivant le début du mandat [208 (2)]. Si la majorité des membres du conseil nouvellement élu le demandent par écrit, l agent de supervision compétent peut faire convoquer la première réunion du conseil à une autre date [208 (3)]. Organisation du conseil Une réunion d organisation doit avoir lieu en décembre de chaque année; à la réunion inaugurale et à chacune de ces réunions d organisation, le conseil élit sa présidente ou son président [208 (4) et (5)]. Le conseil peut aussi élire une vice-présidente ou un vice-président, organiser la structure de ses comités et adopter un calendrier des réunions ordinaires du conseil et de ses comités pour l année suivante. Si le conseil adopte une structure pour ses comités, il nomme habituellement les membres des comités au même moment. Les comités élisent généralement leur présidente ou leur président à leur première réunion de la nouvelle année. Réunions ordinaires et extraordinaires La plupart des conseils adoptent un calendrier pour leurs réunions ordinaires. La présidente ou le président ou la secrétaire ou le secrétaire du conseil, sur demande écrite de la majorité des membres peut aussi convoquer des réunions extraordinaires. Ces réunions ont généralement lieu pour permettre l étude de questions urgentes ou exigeant la tenue d une réunion distincte [208 (13)]. Présence aux réunions Les membres sont censés assister à toutes les réunions ordinaires du conseil, soit en personne, soit par voie électronique. Ils sont également censés assister à toutes les réunions de tous les comités dont ils font partie. Un membre ne peut pas être absent, sans y avoir été autorisé par le conseil, à trois réunions ordinaires consécutives du conseil. (Voir le chapitre 4, Rôle des conseillères et conseillers scolaires.)

3 Une gouvernance efficace : guide à l intention des conseils scolaires, de leurs membres, des directions de l éducation et des communautés 71 Quorum Pour qu une réunion puisse commencer, il doit y avoir quorum. «La présence de la majorité de tous les membres qui composent le conseil est nécessaire» [208(11)]. Les élèves conseillères et conseillers ne sont pas inclus dans le nombre nécessaire pour constituer le quorum. La Loi sur les conflits d intérêts municipaux [7(1)] prévoit une solution au défaut éventuel de quorum en prévoyant qu une réunion peut se poursuivre sans les membres qui ont déclaré un conflit d intérêts, pourvu que les membres restants soient au moins deux. Cette loi prévoit également le recours possible à une action en justice si le nombre de membres restants est de moins de deux. Habituellement, la directrice ou le directeur de l éducation est nommé trésorier et secrétaire du conseil et voit à ce que du personnel qualifié soit embauché pour remplir ces deux fonctions. Ordre du jour Le personnel du conseil peut satisfaire à l exigence d aviser les où et quand la réunion a eu lieu; qui y assistait; toutes les questions dont le conseil a discuté; toutes les décisions que le conseil a prises, y compris la démarche adoptée pour y Trésorière ou trésorier et secrétaire du conseil Chaque conseil est tenu, en vertu de la Loi sur l éducation, de nommer une trésorière ou un trésorier. Si le conseil ne compte pas plus de cinq membres, il peut s agir d un des membres du conseil [170 (1)]. La trésorière ou le trésorier a pour fonctions d encaisser les fonds du conseil, d en rendre compte et de produire, lorsque le conseil, les vérificateurs ou une autre autorité compétente l exige, les documents et les fonds qui sont en sa possession ou sous son contrôle et qui appartiennent au conseil. La Loi sur l éducation prévoit que la directrice ou le directeur de l éducation fait office de secrétaire du conseil [283.1(1) c)]. Toutefois, un conseil ne comprenant pas plus de cinq membres élus peut nommer un de ceux-ci pour faire office de secrétaire du conseil. membres du conseil de la tenue d une réunion [198(1)c)] et de leur indiquer les questions qui y seront traitées en leur envoyant un seul document, qu on appelle habituellement l ordre du jour. Celui-ci doit indiquer qu il sert à la fois d avis officiel de la réunion et de liste des points qui seront abordés. Les ordres du jour des réunions publiques sont habituellement affichés sur le site Web du conseil. Procès-verbal Le procès-verbal constitue le compte rendu officiel des délibérations du conseil. Il indique : arriver; cela permet d établir que le conseil a respecté la procédure voulue pour ses délibérations. Le vote de chaque membre du conseil n est pas inscrit au procèsverbal, sauf si un membre demande un vote consigné. Le vote final sur une question débattue à huis clos se déroule en public, sans toutefois que le texte ou l objet de la proposition ne soit divulgué.

4 72 La secrétaire ou le secrétaire du conseil a la responsabilité de conserver un compte rendu exact et complet des délibérations de chaque réunion du conseil et de s assurer que la présidente ou le président de la réunion signe le procès-verbal une fois ce dernier adopté. financières [257.44]. Tous les rapports ou renseignements généraux que le conseil étudie à une réunion devraient être disponibles avec le procès-verbal. Certains conseils scolaires jugent qu il est utile et de bon aloi en matière de relations publiques de préparer, peu après une réunion, précise pas le nombre d années ou de mandats consécutifs durant lesquels une personne peut assumer la présidence. Chaque conseil peut adopter une règle de procédure, une politique ou un règlement administratif à ce sujet. Un conseil peut choisir d élire les personnes à sa présidence et à sa vice-présidence au scrutin secret ou par un vote consigné (public). Toutefois, la Loi prévoit que, en cas d égalité des voix, la gagnante ou le gagnant est désigné par un tirage au sort. Présence aux réunions La présidente ou le président d une réunion doit se trouver physiquement dans la salle et ne peut pas assister à la réunion par voie électronique. Les procès-verbaux sont des documents publics, et tout le monde peut examiner les procès-verbaux, le rapport financier annuel vérifié et les comptes courants du conseil au siège de celui-ci [207 (4)]. Aux termes de la Loi sur l éducation, le ministre de l Éducation a le droit de consulter en tout temps tous les dossiers d un conseil, notamment les procès-verbaux et tous les dossiers relatifs aux opérations un résumé des décisions prises, de distribuer ce résumé aux conseillères et conseillers ainsi qu au personnel du conseil, et de l afficher sur le site Web public du conseil. Présidente ou président, et vice-présidente ou vice-président La présidente ou le président du conseil, et la vice-présidente ou le vice-président, si le conseil en élit un, sont nommés pour des mandats d un an (voir les sections Réunion inaugurale et Organisation du conseil, ci-dessus). La Loi ne Responsabilités Aux termes de la Loi sur l éducation, les responsabilités suivantes incombent à la présidente ou au président : présider les réunions du conseil; tenir les réunions conformément à la procédure et aux pratiques relatives à la tenue des réunions du conseil; préparer l ordre du jour des réunions du conseil, en consultation avec le directeur de l éducation ou avec l agent de supervision qui en exerce les fonctions; veiller à ce que les membres du conseil disposent de l information requise afin de débattre en connaissance de cause des points à l ordre du jour;

5 Une gouvernance efficace : guide à l intention des conseils scolaires, de leurs membres, des directions de l éducation et des communautés 73 faire office de porte-parole du conseil auprès du public, à moins que le conseil n en décide autrement; communiquer les décisions du conseil au directeur de l éducation ou à l agent de supervision qui en exerce les fonctions; faire preuve de leadership au sein du conseil afin que celui-ci reste axé sur son plan pluriannuel; faire preuve de leadership au sein du conseil afin que celui-ci reste axé sur sa mission et sa vision; assumer les autres responsabilités précisées par le conseil. La présidente ou le président peut voter sur toutes les questions. Comme le montre cette liste de responsabilités figurant dans la Loi, la présidente ou le président d un conseil ne fait pas que présider des réunions. Il fait office de porte-parole principal du conseil, ce qui l amène à interagir avec la communauté et les médias. Le conseil peut aussi choisir un autre de ses membres ou une autre personne qu il approuve pour faire fonction de porteparole relativement à certaines questions. Comme son rôle de leadership découle de son élection par ses collègues, la présidente ou le président doit se conformer aux orientations du conseil et ne peut pas agir unilatéralement. La présidente ou le président est aussi membre du conseil et, à ce titre, n a pas plus de droits ni de pouvoirs que tout autre membre. Dans la plupart des conseils, la présidente ou le président établit l ordre du jour des réunions en consultation avec la directrice ou le directeur de l éducation, et un processus est en place pour permettre aux membres du conseil de demander l inclusion de questions dans l ordre du jour. La présidente ou le président travaille en étroite collaboration avec la directrice ou le directeur de l éducation pour faire en sorte que les vœux du conseil soient bien compris, et il travaille avec le conseil pour lui présenter et lui expliquer les préoccupations de l administration. La présidente ou le président peut convoquer des réunions extraordinaires du conseil [208 (13)]. En sa qualité de président de séance, il peut, à sa discrétion, faire renvoyer d une réunion quiconque y a fait preuve d inconduite [207 (3)]. Cette disposition vise autant les conseillères et conseillers scolaires que les membres du public. Compétences recommandées Pour tenir des réunions productives, la présidente ou président devrait : avoir une connaissance fondamentale des règles de la procédure parlementaire et des règles de procédure du conseil; s assurer que toute l information pertinente a été fournie; permettre un débat ouvert; donner à tous les membres du conseil la possibilité de s exprimer, et les encourager à le faire; gérer les conflits; s assurer que l on dissocie les questions et les personnes; diriger le conseil pour qu il travaille en équipe; aider le conseil à prendre ses décisions. Par ailleurs, la présidente ou président ne doit pas oublier que son propre vote n en est qu un parmi bien d autres et que le processus décisionnel vise à représenter le point de vue de l ensemble du conseil plutôt qu à reconnaître la primauté du point de vue de l un ou l autre de ses membres. Règles de procédure Les réunions d un conseil scolaire se déroulent en conformité avec la procédure parlementaire, dont les règles permettent aux membres de proposer des motions, d en débattre, d exprimer leur désaccord et de prendre les décisions de manière ordonnée. Si les membres du conseil connaissent la terminologie et les règles fondamentales de la procédure, les réunions se dérouleront efficacement et seront productives. Certains conseils offrent à leurs nouveaux membres des séances d orientation qui comprennent un exposé sommaire sur les règles de la procédure parlementaire. Dans d autres conseils, un membre du personnel assiste aux réunions pour répondre aux questions de procédure. Réunions publiques Le principe de la responsabilité envers le public est un des piliers du système d éducation de l Ontario. La Loi sur l éducation stipule que toutes les réunions d un conseil doivent être ouvertes au public [207 (1)]. Les réunions d un comité y compris celles du comité plénier sont également

6 74 publiques, à moins que les membres du comité n examinent certaines questions comme celles énumérées ci-dessous sous la rubrique Réunions à huis clos (en privé). Participation par des moyens électroniques Chaque conseil doit élaborer et mettre en œuvre une politique prévoyant l emploi de moyens électroniques pour la tenue de ses réunions et de celles de ses comités, y compris le comité plénier [Règlement de l Ontario 463/97 (Réunions électroniques), 2 (1)]. Réunions à huis clos (en privé) La Loi sur l éducation prévoit qu une réunion d un comité d un conseil, y compris le comité plénier, peut être fermée au public et aux médias quand la question à l étude porte sur un des points suivants : la sécurité des biens du conseil; la divulgation d informations privées, personnelles ou financières concernant un membre du conseil ou d un de ses comités, un employé ou un employé éventuel du conseil, ou un élève, son père, sa mère, son tuteur ou sa tutrice; l acquisition ou l aliénation d un emplacement scolaire; les négociations avec les employés du conseil; les litiges qui touchent le conseil [207 (2)]. Un conseil scolaire doit prendre toutes ses décisions en public, au cours d une réunion ordinaire ou extraordinaire. Les décisions de tous les comités du conseil, y compris le comité plénier, prennent la forme de recommandations qui sont présentées au conseil afin qu il prenne une décision finale. Le comité plénier peut tenir une séance à huis clos ou privée afin d examiner des questions à caractère privé, puis conclure cette séance et présenter ses recommandations au conseil au cours de la réunion publique. C est habituellement à ce moment que la directrice ou le directeur de l éducation décide quelles questions à caractère privé peuvent être rendues publiques, et quelles autres questions doivent demeurer privées pour des raisons d ordre juridique ou administratif. Ainsi, le public peut constater que la réunion publique se déroule

7 Une gouvernance efficace : guide à l intention des conseils scolaires, de leurs membres, des directions de l éducation et des communautés 75 conformément à la Loi et que le vote se tient en bonne et due forme, même si la nature exacte de la question à caractère privé n est pas divulguée. Les élèves conseillères et conseillers peuvent participer aux séances à huis clos, sauf celles qui portent sur la divulgation de renseignements privés, personnels ou financiers concernant un membre du conseil ou du comité, un employé ou un employé éventuel du conseil, ou un élève, son père, sa mère, son tuteur ou sa tutrice. Le public, les médias et tout membre du conseil qui a déclaré un conflit d intérêts relativement à la question à l étude doivent quitter la salle du conseil pendant une réunion à huis clos. Les discussions tenues à huis clos sont confidentielles, et tout document distribué pendant une séance à huis clos est également confidentiel et ne doit pas être divulgué à quiconque en dehors de la séance. Les conseillères et conseillers doivent être bien conscients du caractère confidentiel des séances à huis clos. En tant que membre du conseil, chaque conseillère ou conseiller a l obligation de respecter le processus décisionnel du conseil et de ne discuter d aucun aspect d une question à caractère privé, y compris la nature de la question et tout ce qui s est produit pendant la séance à huis clos. Même après qu elle a fait l objet d un vote du conseil, il se peut qu une question à caractère privé ne soit pas divulguée au public, parfois pour une brève période, mais parfois aussi à tout jamais. Comités du conseil La Loi sur l éducation autorise les conseils à créer des comités composés de membres du conseil et chargés de se pencher sur des questions de nature générale «relatives à l éducation, aux finances, au personnel et aux biens» [171 (1)]. Un conseil peut établir d autres comités et des sous-comités auxquels siègent aussi des personnes qui ne sont pas membres du conseil [171(1)]. Les comités ayant des membres qui ne sont pas des conseillères ou des conseillers ne peuvent pas débattre de questions se rapportant à l éducation, aux finances, au personnel ni aux biens. Il existe généralement trois sortes de comités : Les comités permanents traitent en général de questions courantes ou périodiques comme celles qui sont prévues par des dispositions législatives, et ils font partie intégrante de la structure du conseil. Ils sont exclusivement composés de conseillères et conseillers scolaires. Habituellement, un membre du personnel est affecté à chaque comité en tant que personne ressource, pour faire bénéficier le comité de ses connaissances spécialisées, se charger de fonctions administratives et fournir l information nécessaire. Les comités spéciaux dont font partie les groupes d étude ou de travail se penchent sur une question précise et remettent un rapport au conseil dans un délai fixé. Les comités consultatifs peuvent être constitués pour une longue ou une courte durée; ils permettent au conseil de tirer parti des connaissances spécialisées et de l expérience d autres intervenants pendant l élaboration de politiques ou l étude d autres questions. Les membres non élus peuvent être des enseignantes ou enseignants, des élèves, des parents, des gens d affaires, d autres membres de la communauté

8 76 ou, dans le cas des conseils catholiques, des membres du clergé. De nombreux conseils établissent maintenant des comités consultatifs dans le cadre de leur engagement à consulter le public. La plupart des conseils se dotent d une structure de comités qui contribue à l efficacité des réunions du conseil. Les comités peuvent veiller à ce que le conseil dispose des données dont il a besoin pour prendre des décisions. Ils peuvent vérifier les faits, faire participer des membres de la communauté et recevoir des délégations du public, faisant ainsi gagner un temps précieux au conseil. Les comités appliquent en général les mêmes règles de procédure que le conseil et remplissent le mandat que celui-ci leur a confié. Ils devraient dresser des procèsverbaux de leurs réunions ou remettre un rapport au conseil après chaque réunion. Les comités peuvent formuler des recommandations à l intention du conseil, mais seul celui-ci prend la décision finale. Pour une conseillère ou un conseiller, il est avantageux à plusieurs titres de siéger à un comité. Un membre nouvellement élu du conseil peut s y familiariser avec le déroulement des délibérations dans un contexte moins officiel, ou se renseigner sur une question particulière. Dans un comité, les conseillères et conseillers ont aussi l occasion de donner leur avis sur des questions qui les intéressent particulièrement ou dont ils sont spécialistes. Comité plénier Le conseil peut décider à la majorité des voix de se constituer en comité plénier, c est-à-dire en un comité se composant de l ensemble des conseillères et conseillers. Il peut ainsi discuter de questions d une manière moins formelle. Certains conseils tiennent des séances en comité plénier pour traiter de questions qui ne relèvent d aucun autre comité ou pour entendre des représentantes et représentants d autres ordres de gouvernement. Élèves conseillères et conseillers Les élèves conseillères et conseillers jouent un rôle important et utile pour représenter les intérêts de tous les élèves aux réunions du conseil. Ils ne sont pas membres du conseil et n ont pas le droit de participer à un vote exécutoire sur toute question dont est saisi le conseil [55 (2)]. Ils ont cependant le droit de demander un vote non exécutoire pour que leur opinion figure officiellement dans le procèsverbal du conseil. Ils ont les mêmes occasions de participer aux réunions du conseil et le même accès aux ressources et aux possibilités de perfectionnement professionnel que les membres du conseil. [Un module complet de perfectionnement professionnel sur La tenue de réunions efficaces (module 12) est à la disposition des conseillères et conseillers scolaires à l adresse conseillersscolairesontario.org.]

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