SPACE-X VERSION V 10

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1 1 / 84 SPACE-X VERSION V 10 ERGONOMIE ET CONVIVIALITE ARCHIVAGES SPACE-X INTERFACES & LIAISONS COMPTABILITE TABLEAUX DE BORD GLOBAL SPACE-X

2 SPACE-X VERSION V 10 2 / 84 I. ERGONOMIE ET CONVIVIALITE SPACE-X... 3 A. ERGONOMIE SPACE-X... 4 B. CONVIVIALITE SPACE-X... 5 II. ARCHIVAGES SPACE-X... 7 A. ARCHIVAGES SPACE-X... 8 B. ACCES AUX DOCUMENTS ARCHIVES... 9 C. ACCES AUX DOCUMENTS HEBERGES EN CENTRALE III. INTERFACES LIAISONS A. INTEGRATION ECRITURES EXCEL B. INTEGRATION : RAPPROCHEMENT FACTURES FNP C. INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X D. INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X E. INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X F. NOUVELLE INTERFACE CLIENTS EVOLUTEL SPACE-X IV. COMPTABILITE A. PROFILS UTILISATEURS B. INTERROGATION DES COMPTES O.D. LETTRAGE C. INTERROGATION DES COMPTES O.D. CPT A CPT D. SAISIE DES BORDEREAUX AVEC VISU DES COMPTES E. ANNULATION D UNE ECRITURE DEJA COMPTABILISEE F. ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS V. TABLEAUX DE BORD A. PRESENTATION DES RESULTATS B. STOCKS MARGES PRMV et CASSE C. PREVISIONS D. INTERFACE TB PREVISIONS E. JUSTIFICATIF ACHATS EN DATE DE RECEPTION VI. GLOBAL SPACE-X A. PRINCIPES GENERAUX B. RESULTATS... 84

3 3 / 84 I. ERGONOMIE ET CONVIVIALITE SPACE-X

4 A. ERGONOMIE SPACE-X 4 / 84 Redéfinition et normalisation des «BOUTONS» Ajout d un logo standard sur les BOUTONS ayant des fonctionnalités générales Avec les codes couleurs standard Bleu et Vert Orange Rouge : pour Accepter ou Valider : pour Informer, Commenter ou Voir : pour Interdire ou Annuler

5 B. CONVIVIALITE SPACE-X 5 / 84 DIMENSION DES FENETRES La plupart des fenêtres de SPACE-X sont redimensionnables et adaptables aux dimensions physiques des écrans. Le redimensionnement peut être effectué par le «CARRE» standard de Windows situé en haut à droite de chaque fenêtre ou par les «TRIANGLES» situés en bas à droite des fenêtres. Pour restaurer la fenêtre à sa taille standard, il suffit de réduire la fenêtre à n importe quelle dimension inferieure.

6 CONVIVIALITE SPACE-X 6 / 84 IDENTIFICATION DE L UTILISATEUR Dans la plupart des programmes, le Numéro et le Nom de l utilisateur sont affichés dans la Barre Bleue en entête de chaque fenêtre.

7 7 / 84 II. ARCHIVAGES SPACE-X

8 A. ARCHIVAGES SPACE-X 8 / 84 ARCHIVAGES I ) A partir de la Version SPACE-X V10, Tous les documents édités par le logiciel peuvent être archivés au format PDF dans les répertoires décrits ci-dessous : II ) Les documents destinés à être envoyés par mail aux fournisseurs ou aux clients sont mémorisés une deuxième fois dans le répertoire Q:\interfaces\fax Cette mémorisation est fonction du paramétrage des états, et n est effective que pour les états ou la question «INFORMATION FOURNISSEUR» est renseignée à «MAIL» ( voir écran ci-dessus ) Ce répertoire est vidé par le programme d envoi des mails III ) Les documents destinés à ZYLAB sont mémorisés une troisième fois pour les magasins utilisant ce système dans le répertoire Q:\archives\zylab Il sert à l indexation générale de tous les documents. Cette mémorisation est fonction de la configuration du site gérée par l équipe Hi.B.Gest. Ce répertoire est vidé par ZYLAB ( INDEXWARE ) au fil des récupérations et indexations. III BIS ) La même interface est en cours de développement avec la solution SCI retenue par le magasin de Saint Raphael

9 B. ACCES AUX DOCUMENTS ARCHIVES 9 / 84 Les documents PDF sont directement accessibles à partir de tous les programmes d interrogation de compte et recherche de pièce de SPACE-X. Q :\archives\hibgest\reglements contient tous les règlements émis, Virements BOR et Chèques Q :\archives\hibgest\factures contient toutes les Factures clients Factures de rétrocession et Relances Q :\archives\hibgest\divers Contient le reste des documents émis par SPACE-X A partir de tous les programmes d interrogation de SPACE-X, un simple clique droit sur une écriture comptable permet de visualiser le document au format PDF Exemple avec un Relevé de Virement :

10 10 / 84 C. ACCES AUX DOCUMENTS HEBERGES EN CENTRALE FACTURES CENTRALE BASE GEDEON Accès aux Factures de la Centrale ( Base Docubase ) à partir des programmes d interrogation de SPACE-X par le même clique droit sur une écriture comptable.

11 11 / 84 III. INTERFACES LIAISONS

12 A. INTEGRATION ECRITURES EXCEL 12 / 84 DESCRIPTIF DU FICHIER Le fichier fourni doit être au format csv, il doit respecter la structure définie ci-dessous ainsi que l ordre des colonnes. La longueur des champs est limitée à la longueur prévue dans l application SPACE-X. Les dates ne doivent contenir aucun séparateur ( - ou / ) Le TYPE DE FICHIER ou Colonne N 1 identifie les différentes catégories d écritures : La valeur «HIB» est utilisée pour les écritures comptables classiques. Lorsque le Journal utilisé est paramétré avec le Type de Journal «SIMU» principalement utilisé pour les situations comptables, les écritures qui restent des écritures comptables sont traitées comme des écritures de Simulation. ( Voir chapitre III D ). La valeur «TB» pour les écritures Tableaux de Bord destinées à affiner le «REALISE». La valeur «PREV» pour les écritures de Prévisions des Tableaux de Bord qui sont plutôt saisies par le programme prévu à cet effet. ( Voir chapitre IV B ). Le programme d intégration propose tous les fichiers du répertoire : Q:\interfaces\imports L intégration standard est réalisée de façon interactive avec l ensemble des Tables de SPACE-X et en particulier les Tables de Paramétrage. Les anomalies sont détectées immédiatement, et peuvent être corrigées en direct. INTEGRATION ECRITURES STANDARD DANS SPACE-X COLONNES OBLIGATOIRES Type fich Soc Mag Journal Date Pièce N Pièce Compte S/com pte Libellé Débit Crédit hib Régul Rayon hib Régul Rayon hib Règlement Règlement Zone texte Sans la Avec les centimes sans "/" Racine 301 Avec le point décimal COLONNES FACULTATIVES Compte S/cpt Code Date Date Date Date Date Code Base N Frs N Libellé Contrepartie ContrepTVA ReceptionÉchéance Abo deb Abo fin Escompte B.A.P. Rist Rist Accord Suite

13 INTEGRATION ECRITURES EXCEL 13 / 84 GESTION DES DATES Depuis la version Space-x V8, il est possible d intégrer des fichier Excel avec une Extourne Automatique des pièces sur le mois suivant. Cette option se prend en cochant la case EXTOURNE AUTO située en bas d écran. Dans ce cas, toutes les pièces du fichier sont extournées. Les écritures d extourne sont générées lors de la comptabilisation. Depuis la version Space-x V9, toutes les dates sont gérées correctement de façon automatique. Dans un fichier au format CSV, tous les Champs sont gérés en numérique ou alphabétique Les dates étaient donc gérées comme du numérique et les dates avec un jour inférieur à 10 posaient un problème lors de l intégration.

14 14 / 84 B. INTEGRATION : RAPPROCHEMENT FACTURES FNP RAPPROCHEMENT DES FACTURES INTEGREES AVEC LES FNP A partir de la version SPACE-X V10, L intégration des Factures peut effectuer un Rapprochement Automatique avec les F.N.P. saisies par l utilisateur pour l édition des Tableaux de Bord. Les fichiers de Factures fournis par Les Centrales : EFACxxxxx ainsi que les fichiers de Factures fournis par ALADIN et ABACO contiennent le Numéro de BL ( Bon de Livraison ) Lorsque la F.N.P. est saisie avec le Numéro de B.L. le programme d interface Factures peut retrouver automatiquement la FNP, la lettrer et générer l extourne sur le mois de la facture ( même logique de Rapprochement que lorsque la Facture est saisie manuellement ) Cette nouvelle fonctionnalité concerne aussi bien les FACTURES CENTRALE que les FACTURES DIRECTES. Ecart de Montant : Lorsque le Montant de la facture n est pas exactement égal au montant de la FNP : La FNP est extournée sur le mois de la facture pour son propre montant, l écart impacte donc le mois de la Facture. Cas particulier : Lorsque la Facture correspond à plusieurs B.L. le Rapprochement n est pas encore toujours totalement opérationnel. Il faut d abord que les Gestions Commerciales fournissent l ensemble des numéros de BL sur la Facture, ce qui n est pas toujours le cas. Il faut également que cette option soit vérifiée et testée dans SPACE-X.

15 INTEGRATION : RAPPROCHEMENT FACTURES 15 / 84 FNP RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE DES FACTURES AVEC LES FNP CAS DES FACTURES CENTRALE SAISIE DE LA FNP DU FOURNISSEUR : BTLEC AU 29 SEPTEMBRE 2010 AVEC LE N DE BL APRES L INTEGRATION DE LA FACTURE : LA FNP EST EXTOURNEE AUTOMATIQUEMENT SUR OCTOBRE POUR SON MONTANT D ORIGINE : Euros

16 INTEGRATION : RAPPROCHEMENT FACTURES 16 / 84 FNP RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE DES FACTURES AVEC LES FNP CAS DES FACTURES DIRECTES Ce rapprochement fonctionne aussi avec les Factures Directes intégrées à partir des Gestions Commerciales : ALADIN et ABACO SAISIE DE LA FNP DU FOURNISSEUR : J.RAPH AU 30 SEPTEMBRE 2010 AVEC LE N DE BL APRES L INTEGRATION DE LA FACTURE : LA FNP EST EXTOURNEE AUTOMATIQUEMENT SUR OCTOBRE POUR SON MONTANT D ORIGINE : Euros

17 C. INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 17 / 84 INTEGRATION DES VENTES Le Logiciel ALADIN fournit un fichier de Ventes appelé VENTESAAMM AA représente L année des Ventes, MM représente le mois des Ventes Ce fichier contient les Ventes par Rayon et par Taux de TVA, ainsi que les différents PRMV et la Casse. Le PRMV pris en compte dans l interface est le PRMV M1, ou PRMV Brut calculé sans tenir compte des Ristournes. Il en est de même pour la CASSE. PRMV M3 12 PRMV M1 12 TM 3 5 TM 1 5 CASSE M3 ( valorisée avec TM 3 ) 12 CASSE M1 ( valorisée avec TM 1 ) 12 TAXES ( Valeur des Taxes HT ) 12 L intégration se fait en deux temps : Il faut d abord générer le fichier dans le répertoire : INTERFACES/VENTES à partir d une procédure dans la logiciel ALADIN ( procédure décrite ci-après ) Il faut ensuite effectuer l intégration des Ventes dans SPACE-X par le Menu : LIAISONS/VENTES Les mouvements de VENTE génèrent une écriture comptable Les mouvements de PRMV génèrent, sur option, une écriture «TB»

18 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 18 / 84 PARAMETRAGE SOCIETE Le premier paramétrage à effectuer concerne la Table : SOCIETE Il faut préciser l origine du fichier de Ventes à traiter sur la question MODULE VENTES MAGASIN et donc renseigner : ALADIN Il faut préciser la périodicité : Aujourd hui seul le MOIS est géré Il est possible ensuite de préciser dans les OPTIONS si l on souhaite prendre en compte le PRMV et la Casse et donc générer une écriture «TB» à partir de cette information en cochant les cases PRMV et Casse

19 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 19 / 84 PARAMETRAGE RAYONS Le numéro de RAYON renseigné dans les fichiers ALADIN correspond au numéro de Rayon de SPACE-X. Il est cependant obligatoire de renseigner une correspondance en répétant le même numéro des deux cotés de la Table : CORRESPONDANCE Cette Table peut permettre de gérer certaines exceptions, et éventuellement de regrouper plusieurs Rayons ALADIN sur un seul Rayon SPACE-X Dans cette Table Il est également possible d associer un compte comptable spécifique pour Les Ventes de certains Rayons ( par exemple : le Rayon PRESSE ).

20 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 20 / 84 PARAMETRAGE PARAMETRAGE COMPTES Le fichier ALADIN ne contient pas d informations comptables : JOURNAL et COMPTES Il ne contient que le CODE TVA. Il faut donc associer un COMPTE COMPTABLE à chaque CODE DE TVA Il est possible de renseigner des comptes spécifiques pour les Rayons : CARBURANT Ces informations doivent être renseignées dans le GUIDE : VENTES et SERIE : VENTES ALADIN Il faut créer une RUBRIQUE pour chaque CODE TVA L écriture comptable consiste à Créditer le Compte et Sous-compte de chaque Rayon ( 707xxx ) et Débiter le compte d attente ( 471xxx ) qui va être crédité par l écriture de Recette.

21 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 21 / 84 INTEGRATION DES VENTES LISTE DES COMPTES EXTRA-COMPTABLES UTILISES Ces comptes sont utilisés lors de la saisie des Inventaires et permettent de mémoriser toutes les autres informations saisies. Ce sont ces mêmes comptes qui sont mouvementés par l interface ALADIN SPACE-X Aujourd hui Aladin fournit déjà dans le fichier des Ventes, le montant du PRMV et le montant de la Casse. Ceux-ci sont mémorisés sur les compte et

22 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 22 / 84 CONTROLES DANS ALADIN : TAUX DE MARGE ET PRMV Le logiciel ALADIN permet de visualiser les Taux de Marge «M1» et «M3» correspondant aux marges avec ou sans Ristournes. Celui-ci se trouve dans le MENU : SUIVI VENTES & MARGES Il est accessible pour chaque Rayon et pour chaque période. Le Taux de Marge à prendre en compte dans SPACE-X est le TAUX DE MARGE «M1». Le Taux de Marge M3 ne doit pas être pris en compte car il intègre déjà les ristournes. Le PRMV pris en compte automatiquement dans l intégration des Ventes est le PRMV calculé sur la Marge «M1»

23 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 23 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X Dans SPACE-X il suffit d effectuer la procédure classique d intégration des ventes. La Provenance et le Type de fichier à intégrer sont déjà paramétrés dans la Table : SOCIETE. L état de contrôle de l intégration permet d effectuer des contrôles et de corriger les anomalies. L état Récapitulatif peut être conservé comme justificatif comptable.

24 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 24 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X Les écritures comptables et écritures «TB» peuvent être interrogées par les interrogations comptables classiques de SPACE-X

25 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 25 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X En créant dans le GUIDE : 10 BORDEREAUX, la SERIE : 71 VENTES ALADIN Il est possible, avant la comptabilisation, de modifier la pièce comptable. Il est possible de modifier des comptes ou des montants, d ajouter ou supprimer des lignes.

26 INTERFACE VENTES : ALADIN SPACE-X 26 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X Il est également possible d annuler complètement la pièce par le programme de S.O.S. Il faut dans ce cas préciser l origine du fichier de Ventes : ALADIN et le numéro du fichier ou de la pièce comptable. Le numéro de pièce ou numéro de fichier est indiqué sur les états de contrôle. Il peut être également retrouvé à l aide de sa structure : X + AA + QQQ X = N de Magasin AA = Année des Ventes QQQ = Quantième Dans ce cas le fichier de Ventes est remis à disposition pour une nouvelle utilisation dans le répertoire : Q:\interfaces\ventes

27 D. INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 27 / 84 INTEGRATION DES VENTES Le Logiciel ABACO fournit deux fichiers relatifs aux Ventes Le premier appelé VENTE_AAAAMMJJ contient les Ventes du mois par RAYON et TAUX DE TVA. AAAAMMJJ représente la date des Ventes Le deuxième appelé PRMV_AAAAMMJJ contient le PRMV des Ventes du mois pour chaque Rayon et TAUX DE TVA. AAAAMMJJ représente la date des Ventes L intégration se fait en deux temps : Il faut d abord générer les fichiers dans le répertoire : INTERFACES/VENTES à partir d une procédure dans la logiciel ABACO ( procédure décrite ci-après ) Il faut ensuite effectuer l intégration des Ventes dans SPACE-X par le Menu : LIAISONS/VENTES Pour l ensemble des deux procédures, les deux fichiers sont traités simultanément. Les mouvements de VENTE génèrent une écriture comptable Les mouvements de PRMV génèrent, sur option, une écriture «TB»

28 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 28 / 84 PARAMETRAGE PARAMETRAGE SOCIETE Le premier paramétrage à effectuer concerne la Table : SOCIETE Il faut préciser l origine du fichier de Ventes à traiter sur la question MODULE VENTES MAGASIN et donc renseigner : ABACO Il faut préciser la périodicité : Aujourd hui seul le MOIS est géré Il est possible ensuite de préciser dans les OPTIONS si l on souhaite prendre en compte le PRMV et donc générer une écriture «TB» à partir de cette information en cochant la case PRMV

29 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 29 / 84 PARAMETRAGE PARAMETRAGE MAGASIN Le numéro de MAGASIN renseigné dans les fichiers ABACO peut être différent de celui utilisé dans SPACE-X, en particulier dans le cas des sociétés MULTI-MAGASINS. Il est donc nécessaire d effectuer une correspondance entre le Magasin SPACE-X et le magasin ABACO Cette correspondance s effectue dans la Table : MAGASINS

30 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 30 / 84 PARAMETRAGE PARAMETRAGE RAYONS Le numéro de RAYON renseigné dans les fichiers ABACO correspond au numéro de Rayon de SPACE-X. Il est cependant obligatoire de renseigner une correspondance en répétant le même numéro des deux cotés de la Table : CORRESPONDANCE Cette Table peut permettre de gérer certaines exceptions, et éventuellement de regrouper plusieurs Rayons ABACO sur un seul Rayon SPACE-X Dans cette Table Il est également possible d associer un compte comptable spécifique pour Les Ventes de certains Rayons ( par exemple : le Rayon PRESSE ).

31 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 31 / 84 PARAMETRAGE PARAMETRAGE COMPTES Les fichiers ABACO ne contiennent pas d informations comptables : JOURNAL et COMPTES Il ne contiennent que le CODE TVA. Il faut donc associer un COMPTE COMPTABLE à chaque CODE DE TVA Il est possible de renseigner des comptes spécifiques pour les Rayons : CARBURANT Ces informations doivent être renseignées dans le GUIDE : VENTES et SERIE : VENTES ABACO Il faut créer une RUBRIQUE pour chaque CODE TVA L écriture comptable consiste à Créditer le Compte et Sous-compte de chaque Rayon ( 707xxx ) et Débiter le compte d attente ( 471xxx ) qui va être crédité par l écriture de Recette.

32 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 32 / 84 PARAMETRAGE LISTE DES COMPTES EXTRA-COMPTABLES UTILISES Ces comptes sont utilisés pour toutes les informations utiles aux Tableaux de Bord telles que les INVENTAIRES, PRMV, CASSE Ces comptes sont pré-définis dans SPACE-X et se trouvent dans le PLAN DE REFERENCE Les principaux sont pour le PRMV pour la CASSE Les mouvements générés sur ces Comptes sont consultables par les interrogations classiques de SPACE-X

33 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 33 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS ABACO CREATION DU FICHIER DES VENTES La création des fichiers de VENTES et PRMV se trouve dans les séquences suivantes du Menu ABACO I ) LIAISONS CAISSES, BALANCES, EEG II ) ENVOI DES VENTES ET PRMV EN COMPTABILITE

34 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 34 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS ABACO CREATION DU FICHIER DES VENTES Une fois les Résultats affichés, créer les Fichiers de VENTES et de PRMV à l aide du bouton : ENVOI DES VENTES ET DES PRMV Le fichier des Ventes s appelle : VENTES_YYYYMMDDHHMMSS Le Fichier des PRMV s appelle : PRMV_YYYYMMDDHHMMSS Les Dates et Heures correspondent au jour de création et non pas à la période concernée. Les informations relatives à la période concernée sont mémorisées à l intérieur du fichier

35 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 35 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X Dans SPACE-X il suffit d effectuer la procédure classique d intégration des ventes. La Provenance et le Type de fichier à intégrer sont déjà paramétrés dans la Table : SOCIETE. L état de contrôle de l intégration permet d effectuer des contrôles et de corriger les anomalies. L état Récapitulatif peut être conservé comme justificatif comptable.

36 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 36 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X Les écritures comptables et écritures «TB» peuvent être interrogées par les interrogations comptables classiques de SPACE-X

37 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 37 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X En créant dans le GUIDE : 10 BORDEREAUX, la SERIE : 73 VENTES ABACO Il est possible, avant la comptabilisation, de modifier la pièce comptable. Il est possible de modifier des comptes ou des montants, d ajouter ou supprimer des lignes.

38 INTERFACE VENTES : ABACO SPACE-X 38 / 84 TRAITEMENTS A EFFECTUER DANS SPACE-X Il est également possible d annuler complètement la pièce par le programme de S.O.S. Il faut dans ce cas préciser l origine du fichier de Ventes : ABACO et le numéro du fichier ou de la pièce comptable. Le numéro de pièce ou numéro de fichier est indiqué sur les états de contrôle. Il peut être également retrouvé à l aide de sa structure : X + AA + QQQ X = N de Magasin AA = Année des Ventes QQQ = Quantième Dans ce cas les fichiers de Ventes et PRMV sont remis à disposition pour une nouvelle utilisation dans le répertoire : Q:\interfaces\ventes

39 E. INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 39 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT Le Logiciel EVOLUTEL fournit deux fichiers relatifs à la Recette du magasin Le premier appelé ficwcof011 contient les Recettes du jour ou du mois par Caisse, Caissière et Mode de paiement Le deuxième appelé ficwcof015 contient les Mouvements de Coffre L intégration se fait en même temps que les Ventes et les Clients différés : Par la procédure d intégration des Ventes de SPACE-X au Menu : LIAISONS/VENTES/ INTERFACE VENTES RECETTE ET DIFFERES

40 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 40 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT PARAMETRAGE SOCIETE Le premier paramétrage à effectuer concerne la Table : SOCIETE et la page : VENTES Il faut préciser l origine et le Type de fichier de Recettes à traiter sur la question MODULE RECETTE et donc renseigner : EVOLUTEL COFFRE Il faut préciser la périodicité : le JOUR ou le MOIS La question «COFFRE» permet, lorsqu elle est cochée, de générer en plus les écritures de Transfert de Fonds à partir du deuxième fichier : ficwcof015

41 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 41 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT PARAMETRAGE MAGASIN Le numéro de MAGASIN renseigné dans les fichiers EVOLUTEL peut être différent de celui utilisé dans SPACE-X, en particulier dans le cas des sociétés MULTI-MAGASINS. Il est donc nécessaire d effectuer une correspondance entre le Magasin SPACE-X et le magasin EVOLUTEL Cette correspondance s effectue dans la Table : MAGASINS

42 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 42 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT PARAMETRAGE COMPTES Les fichiers EVOLUTEL ne contiennent pas d informations comptables : JOURNAL et COMPTES Il ne contiennent que le MODE DE PAIEMENT. Il faut donc associer un COMPTE COMPTABLE à chaque MODE DE PAIEMENT Ces informations doivent être renseignées dans le GUIDE : VENTES et SERIE : 01 RECETTE Il faut créer une RUBRIQUE pour chaque MODE DE PAIEMENT L écriture comptable consiste à Débiter le Compte de chaque Mode de paiement ( 58xxxx ) et créditer le compte d attente ( 471xxx ) qui a été débité par l écriture de Ventes par Rayons

43 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 43 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT UTILISATION Dans SPACE-X il suffit d effectuer la procédure classique d intégration des ventes. La Provenance et le Type de fichier à intégrer sont déjà paramétrés dans la Table : SOCIETE. La périodicité d intégration est paramétrée au JOUR Dans l exemple ci-dessous, il y a des fichiers intégrer pour les journées du 26 Juillet et 27 Juillet Il est possible de traiter les journées une par une en cliquant sur la journée à ne pas prendre en compte

44 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 44 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT UTILISATION L état de contrôle de l intégration permet d effectuer des contrôles et de corriger les anomalies, Il présente une ligne par MODE DE PAIEMENT et par CAISSIERE. L état Récapitulatif peut être conservé comme justificatif comptable, il présente une seule ligne par MODE DE PAIEMENT. Les écritures comptables peuvent être interrogées par les interrogations classiques de SPACE-X

45 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 45 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT UTILISATION En créant dans le GUIDE : 10 BORDEREAUX, la SERIE : 76 INTERFACE RECETTE Il est possible, avant la comptabilisation, de modifier la pièce comptable. Il est possible de modifier des comptes ou des montants, d ajouter ou supprimer des lignes.

46 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 46 / 84 INTEGRATION DE LA RECETTE OU MODES DE PAIEMENT UTILISATION Il est également possible d annuler complètement la pièce par le programme de S.O.S. Il faut dans ce cas préciser le Type de fichier : RECETTE et le numéro du fichier ou de la pièce comptable. Le numéro de pièce ou numéro de fichier est indiqué sur les états de contrôle. Il peut être également retrouvé à l aide de sa structure : AA + QQQ AA = Année des Ventes QQQ = Quantième Dans ce cas les fichiers de Recette est remis à disposition pour une nouvelle utilisation dans le répertoire : Q:\interfaces\ventes

47 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 47 / 84 CREATION DES ECRITURES DE MOUVEMENTS DE COFFRE PARAMETRAGE COMPTES Les fichiers EVOLUTEL contiennent des codes opérations identifiants les différents mouvements de coffre. Il faut donc leur associer : JOURNAL et COMPTES Ces informations doivent être renseignées dans le GUIDE : VENTES et SERIE : 02 COFFRE Il faut créer une RUBRIQUE pour chaque TYPE DE MOUVEMENT L écriture comptable consiste à Créditer le Compte de chaque Mode de paiement ( 58xxxx ) et débiter le compte de mouvement de fonds adéquat.

48 INTERFACE COFFRE EVOLUTEL SPACE-X 48 / 84 CREATION DES ECRITURE DE MOUVEMENTS DE COFFRE CREATION DE L ECRITURE Cette écriture est créée avec la même périodicité que l écriture de Recette JOUR ou MOIS. Elle porte le même numéro de pièce que l écriture de Recette Les écritures de COFFRE et de RECETTE portant le même numéro, elles sont traitées simultanément en modification par la Saisie des Bordereaux ou en annulation par le S.O.S. MODIFICATION DE L ECRITURE Procédure commune pour les écritures de COFFRE et RECETTE. GUIDE : 10 BORDEREAUX, SERIE : 76 INTERFACE RECETTE PROCEDURE DE S.O.S. Procédure commune pour les écritures de COFFRE et RECETTE.

49 49 / 84 F. NOUVELLE INTERFACE CLIENTS EVOLUTEL SPACE-X FICHIER CLIENTS EN COMPTE AU FORMAT : XML Le Fichier des CLIENTS EN COMPTE : FICWCECxxxxx change de format le 01 Janvier Le nouveau nom du fichier est : FICWCEC005_AAMMJJ_XXX.XML Il passe du format Texte au format XML et intègre de nouvelles données sur les coordonnées postales et bancaires, et en particulier les normes BIC et IBAN. Information INFOMIL : Version /10/2010 Correction code IBAN sur 34 caractères max. (et non 20) Correction code BIC sur 11 caractères max. (et non 20) Correction Montant TTC avec le point comme séparateur décimale Ajout de précisions sur le contenu du champ adresse

50 NOUVELLE INTERFACE CLIENTS EVOLUTEL 50 / 84 SPACE-X FICHIER CLIENTS EN COMPTE AU FORMAT : XML Un nouveau programme d intégration des Factures de clients Différés de SPACE-X est développé pour s adapter à ce format et sera mis à disposition des magasins à la même date. La procédure d intégration dans SPACE-X ne change pas. Le nouveau fichier est pris en compte par la procédure du MENU : LIAISONS / VENTES / INTERFACE VENTES RECETTE ET DIFFERES Lorsque le client n existe pas dans le fichier FOURNISSEURS/CLIENTS de SPACE-X Il est créé avec toutes les informations fournies par EVOLUTEL : Coordonnées Postales et Bancaires. Lorsque le client existe déjà dans SPACE-X, les informations déjà renseignées dans SPACE-X ne sont pas remplacées. Les informations inexistantes dans SPACE-X sont mises à jour, et en particulier les nouvelles coordonnées bancaires : BIC et IBAN.

51 51 / 84 IV. COMPTABILITE

52 A. PROFILS UTILISATEURS 52 / 84 NOUVELLES OPTIONS Des nouvelles fonctionnalités ont été développées dans SPACE-X et sont autorisées en fonction du profil de chaque utilisateur. Les profils utilisateurs se personnalisent en entrant dans SPACE-X avec le code ADMINISTRATEUR et le mot de passe associé. CONSULTATION ET EDITION DES COMPTES INTERDITS SAISIE D ECRITURES EXTRA COMPTABLES ET TABLEAUX DE BORD CREATION D O.D. AUTOMATIQUES EN INTERROGATION DE COMPTES SUPPRESSION / DE-COMPTABILISATION DE PIECE

53 53 / 84 B. INTERROGATION DES COMPTES O.D. LETTRAGE LETTRAGE AVEC CREATION AUTOMATIQUE ECRITURE D ECART Le Numéro de lettrage est libre, il peut être saisi par l utilisateur sur le champ «N LETTRAGE» ou proposé par le logiciel en faisant «ENTER» sur ce champ. Lorsque le lettrage n est pas équilibré et que l écart est inferieur au seuil de tolérance paramétré dans la Table Société, le logiciel propose alors de générer automatiquement une écriture d écart. La Date de l O.D. de lettrage : est proposée à la date du jour, elle peut être modifiée mais ne peut être inferieure à la date des lignes lettrées ni être effectuée sur un mois clôturé. Le Compte d Ecart : est proposé à partir des Comptes d écart de Règlements ( Débiteur ou Créditeur ) mémorisés dans la Table SOCIETE sur la page des Règlements, il peut être modifié à chaque lettrage.

54 INTERROGATION DES COMPTES O.D. LETTRAGE 54 / 84 LETTRAGE AVEC CREATION AUTOMATIQUE ECRITURE D ECART Après acceptation, L écriture comptable est immédiatement créée et visualisée, le lettrage est automatiquement validé. Après avoir validé un lettrage, et avant comptabilisation, Il est toujours possible d effectuer l opération inverse, c'est-à-dire de Délettrer les lignes du compte. Dans ce cas l O.D. correspondant à l écart de lettrage est annulée.

55 INTERROGATION DES COMPTES O.D. LETTRAGE 55 / 84 LETTRAGE AVEC CREATION AUTOMATIQUE ECRITURE D ECART PARAMETRAGE DU SEUIL DE TOLERANCE DANS LA TABLE SOCIETE PARAMETRAGE / PARAMETRES SOCIETE / SOCIETE / REGLEMENTS AUTOMATIQUES PARAMETRAGE DES COMPTES D ECART SUR LE GUIDE : REGLEMENTS PARAMETRAGE / PARAMETRES GENERAUX / GUIDES / GUIDE 03 : REGLEMENTS FOURNISSEURS

56 56 / 84 C. INTERROGATION DES COMPTES O.D. CPT A CPT CREATION D O.D. COMPTE A COMPTE Dans le programme de consultation des comptes, il est possible à partir de SPACE-X V10, d effectuer de façon simple une O.D. de compte à compte en utilisation l onglet «O.D. AUTO». Cette opération est réservée aux utilisateurs qui y ont droit. Le droit est determiné par l administrateur sur le profil de chaque utilisateur. Dans l exemple ci-dessous, l utilisateur 10 : Emilie a tous les droits et en particulier celui de CREER UNE O.D. EN INTERRO DE COMPTE

57 INTERROGATION DES COMPTES O.D. CPT A CPT 57 / 84 CREATION D O.D. COMPTE A COMPTE La date comptable de l opération est proposée à la date du jour, Il possible de la modifier. celle-ci doit tout de même rester postérieure à la date de l écriture initiale et ne peut pas être effectuée sur un mois clôturé. Il suffit de renseigner le nouveau compte, et sous-compte s il y a lieu, sur lequel l écriture doit être transférée et de valider l opération.

58 INTERROGATION DES COMPTES O.D. CPT A CPT 58 / 84 CREATION D O.D. COMPTE A COMPTE Après acceptation, L écriture comptable est immédiatement créée et visualisée, les deux écritures concernées sont lettrées automatiquement dans le compte d origine avec le numéro de la pièce.

59 59 / 84 D. SAISIE DES BORDEREAUX AVEC VISU DES COMPTES Après avoir saisi un compte, il est possible d accéder directement à l interrogation de ce compte en utilisant la Loupe qui se trouve en bas à gauche de l écran Le Bouton «RETOUR» permet de revenir en Saisie des Bordereaux

60 60 / 84 E. ANNULATION D UNE ECRITURE DEJA COMPTABILISEE A partir de SPACE-X V10, il est possible de supprimer ou dé-comptabiliser des écritures déjà comptabilisées dans certains cas bien specifiques. Cette fonction n est pas accessible à tous les utilisateurs, son accès est fonction du profil de chaque utilisateur et des autorisations définies par l administrateur. Dans l exemple ci-dessous, l utilisateur 10 : Emilie a tous les droits et en particulier celui d effectuer des SUPPRESSION ET DE-COMPTABILISATIONS DE PIECE

61 61 / 84 ANNULATION D UNE ECRITURE DEJA COMPTABILISEE CONDITIONS D UTILISATION Les conditions d annulation d une pièce dépendent de l origine de la pièce, des lettrages éventuels et de la date de clôture des JOURNAUX. Ces pièces sont classées en deux catégories : Les pièces n ayant aucune ligne LETTREE, principalement celles ayant pour origine les programmes ci-dessous peuvent être DE-COMPTABILISEES ou SUPPRIMEES. Pour les écritures provenant d une intégration automatique, le fichier n est pas remis à disposition!!! SAISIE DES BORDEREAUX SAISIE DE FACTURES INTEGRATION DE FACTURES INTEGRATION DE REVERSEMENTS INTEGRATION DE PAIE INTEGRATION EXCEL EXTOURNE AUTOMATIQUE Les pièces ayant des lignes LETTREES ou avec fonction de lettrage, en particulier celles ayant pour origine les programmes ci-dessous peuvent être UNIQUEMENT DE-COMPTABILISEES. L annulation de ces pièces est finalisée ensuite par l utilisation du programme de S.O.S. standard qui possède toutes les fonctionnalités de DELETTRAGE REGLEMENTS SEMI-AUTOMATIQUES REGLEMENTS AUTOMATIQUES FACTURES CLIENTS FACTURES DE RISTOURNE FACTURES DE PART.PUB. RETOUR DES E.A.P. O.D. COMPTE A COMPTE Si les Boutons «Supprimer» ou «Dé-comptabilisation» sont grisés et donc inaccessibles, c est que l utilisateur n est pas autorisé à effectuer cette opération.

62 62 / 84 ANNULATION D UNE ECRITURE DEJA COMPTABILISEE UTILISATION L annulation d une pièce déjà comptabilisée s effectue dans le programme de RECHERCHE DE PIECE à l aide du Bouton «Supprimer» prévu à cet effet. La procédure d annulation ne nécessite AUCUNE RECONSTRUCTION de BALANCE TABLEAUX DE BORD ou CARIST Si l annulation n est pas possible, un message d erreur en indiquera la raison.

63 63 / 84 ANNULATION D UNE ECRITURE DEJA COMPTABILISEE UTILISATION La Dé-comptabilisation d une pièce déjà comptabilisée s effectue dans le programme de RECHERCHE DE PIECE à l aide du Bouton «Décompta» prévu à cet effet. La procédure de dé-comptabilisation ne nécessite AUCUNE RECONSTRUCTION de BALANCE TABLEAUX DE BORD ou CARIST Le B.O.R est Dé-comptabilisé, il est possible maintenant de l annuler à l aide du programme de S.O.S.

64 F. ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS 64 / 84 La législation oblige à pouvoir éditer une analyse des Délais de Paiement par Fournisseur et par Rayon. DELAIS DE PAIEMENT PAR FOURNISSEUR ET PAR RAYON L analyse des délais de paiement est une analyse des factures déjà réglées. Il prend en compte pour chaque facture la date de Facture, la date du Règlement et la date d Encaissement. Le délai réel du Fournisseur est calculé à partir d une pondération en fonction du Montant de chaque Facture. Le délai réel du RAYON ou du MAGASIN est également basé sur une pondération à partir du C.A. de chaque Fournisseur. SOLDES FOURNISSEURS La Balance âgée analyse le solde de chaque fournisseur sur six périodes en fin d exercice. Un nouvelle option de la Balance âgée, Analyse synthétique des soldes fournisseurs» fournit un résultat légal attendu, c'est-à-dire une synthèse au niveau des différents comptes fournisseurs collectifs sur trois périodes uniquement.

65 ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS 65 / 84 DELAIS DE PAIEMENT PAR FOURNISSEUR ET PAR RAYON Cette nouvelle fonctionnalité est intégrée dans SPACE-X et se trouve au Menu : COMPTABILITE / TRAITEMENTS A LA DEMANDE / EDITION / ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS Les sélections possibles sont les suivantes : Sélection d un Regroupement de Rayons ou d un Rayon Sélection d un ou plusieurs comptes fournisseurs ( l édition est possible pour les Clients ) Choix d une date d arrêté Sélections pour analyse spécifique des anomalies : Règlements émis tardivement : seuls les règlements émis après la date d échéance de la facture sont pris en compte Règlements encaissés tardivement : Seuls les règlements encaissés après la date d échéance du règlement sont pris en compte.

66 ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS 66 / 84 DELAIS DE PAIEMENT PAR FOURNISSEUR ET PAR RAYON Modèle d édition La colonne NBJ THEOR correspond à l échéance théorique, c est-à-dire : Echéance Facture Date de base (Date de Facture ou Date de Réception) La colonne NBJ REGLT correspond à l échéance réelle éditée sur le règlement, c'est-à-dire : Echéance réelle du règlement Date de Base La colonne NBJ DEBIT correspond au délai réel d encaissement, c'est-à-dire : Date d encaissement Date de Base Calcul du Total Fournisseur : Exemple LESIEUR Le Délai 76 J est impacté pour 5275 / = 1 / 10 soit 7,6 Jours Le Délai 107 j est impacté pour / = 9 / 10 soit 96.3 Jours Le Délai du fournisseur est donc : 7,6 + 96,3 = 104 Jours

67 ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS 67 / 84 SOLDES FOURNISSEURS EN FIN D EXERCICE BALANCE AGEE La Balance âgée prend en compte toutes les factures NON REGLEES de chaque fournisseur, jusqu à la date choisie, et les classe en fonction des différents mois où elles auraient du être payées. L édition est effectuée par défaut avec l option «UNE LIGNE PAR FOURNISSEUR» Il est nécessaire de sélectionner au moins un compte collectif. Exemple : sur le Rayon 210 EPICERIE : Il reste des factures non réglées

68 ANALYSE DES DELAIS DE PAIEMENT FRS 68 / 84 SOLDES FOURNISSEURS EN FIN D EXERCICE SYNTHESE LEGALE POUR LES COMMISSAIRES AUX COMPTES Une nouvelle option de la Balance âgée fournit l Analyse synthétique des soldes fournisseurs ou récapitulatif légal à fournir aux commissaires aux comptes. Cette édition est obtenue en choisissant l option «UNE LIGNE PAR COMPTE» Il est nécessaire de sélectionner les Comptes collectifs voulus. Pour visualiser l ensemble des comptes et en particulier les Comptes de Frais Généraux et Immobilisations il est conseillé de conserver l option «TOUS RAYONS» proposée par défaut. Exemple : sur le Rayon 210 EPICERIE : Il reste des factures non réglées compte libellé solde par échéance - de 30 jrs 30 à 60 jrs + de 60 jrs total solde balance générale écart (pb lettrage) Frs achats march , , , , , , Frs achats march. Intracomm. 5000, ,00 0, , ,00 0, Frs rétrocession 10000, ,00 0, , ,00 0, Frs achats Centrales , , , , , , Frs Frais Généraux 50000, , , , ,00 0, Frs Effets à payer , , , , ,00 0, Frs Virements à payer , ,00 0, , ,00 0,00 TOTAL , , , , , ,55

69 69 / 84 V. TABLEAUX DE BORD

70 A. PRESENTATION DES RESULTATS 70 / 84 TABLEAUX CLASSIQUES NOUVELLE OPTION CHOIX DE COULEUR POUR CHAQUE LIGNE Une nouvelle option de la construction des Tableaux permet de choisir la couleur de chaque ligne

71 PRESENTATION DES RESULTATS 71 / 84 TABLEAUX CLASSIQUES NOUVELLE OPTION CHOIX DE COULEUR POUR CHAQUE LIGNE VENTES H.T. en ROUGE MARGE BRUTE en VERT

72 B. STOCKS MARGES PRMV et CASSE 72 / 84 SAISIE DES STOCKS Les programmes d intégration des Ventes à partir des logiciels de gestion commerciale ALADIN et ABACO permettent d intégrer automatiquement le COUT D ACHAT DES MARCHANDISES VENDUES et LA CASSE Ces informations sont donc proposées dans la saisie des Inventaires et permettent : Pour les Rayons de type «PGC» qui n ont pas d inventaire, le PRMV permet de calculer un Stock beaucoup plus proche de la réalité que la saisie d un T.M. Pour les Rayons de type «Produits Frais» qui ont un inventaire, le Stock fin reste l inventaire saisi, le PRMV permet simplement d afficher la Marge de la Gestion Commerciale.

73 STOCKS MARGES PRMV et CASSE 73 / 84 COMPTES EXTRA-COMPTABLES Toutes les autres informations saisies ou intégrées sont mémorisées sur des Comptes Spécifiques, de classe 9 et disponibles pour être affichées dans les Tableaux de Bord à l aide des Listes ci-dessous. Liste 9010 PRMV Compte Liste 9011 PRMV Prévisionnel Compte Liste 9020 MONTANT CASSE Compte Liste 9021 % CASSE Compte Liste 9022 DEMARQUE Compte Liste 9023 % DEMARQUE Compte Liste 9024 FRAIS ACCESSOIRES Compte Liste 9025 % FRAIS ACCESSOIRES Compte Liste 9030 T.M. GESTION COMMERCIALE BRUT Compte Liste 9031 T.M. GESTION COMMERCIALE NET Compte Liste 9035 T.M. COMPTABILITE Compte Liste 9036 MARGE GESTION COMMERCIALE Compte Liste 9040 INVENTAIRE Compte Liste 9041 INVENTAIRE THEORIQUE Compte Liste 9043 PRMV MARCHANDISES Compte Liste 9045 INVENTAIRE EMBALLAGES Compte Pour les Rayons avec Inventaire ( principalement les Produits Frais ) La saisie d un PRMV ou Taux de Marge, inutile pour le calcul du stock, permet de suivre la Marge Commerciale dans les Tableaux de Bord. Pour les Rayons 13 FROMAGE COUPE et 14 CREMERIE L.S. Les informations respectives de PRMV : 7800 Euros et T.M. : 9,88 % permettent de calculer et mémoriser la Marge Commerciale sur le compte :

74 C. PREVISIONS 74 / 84 SAISIE DES PREVISIONS Une nouvelle saisie des prévisions permet de mettre à jour directement les Tableaux de Bord. Les Montants de Prévisions sont affichés en couleur bleue dans tous les programmes. Les Prévisions de Chiffre d Affaires sont traitées différemment des autres prévisions afin de permettre simultanément la gestion des Ventes TTC, Ventes H.T. et Marge Brute. La Prévision de CATTC peut être saisie directement ou calculée automatiquement par application d un pourcentage de progression sur les différents mois de l exercice précédent et corrigée ensuite. Le pourcentage de progression peut être dupliqué d un mois sur l autre à partir du premier mois ou à partir d un mois choisi. Le Taux de TVA moyen de l exercice précédent est proposé automatiquement pour recalculer les Ventes Hors-Taxe. Les Taux de TVA et Marge Brute peuvent être également dupliqués de la même façon pour calculer la Prévision de Ventes H.T et la Marge Brute. Les Montants affichés en bleu génèrent directement des écritures de prévision dans le GL, dont le résultat apparait immédiatement dans les Tableaux de Bord (Sans aucune comptabilisation).

75 PREVISIONS 75 / 84 SAISIE DES PREVISIONS La saisie des prévisions pour l ensemble des autres informations d un Tableau de Bord s effectue par LISTE de comptes ou par Compte. Afin de faciliter la recherche des Listes, Seules les Listes utilisées dans le Tableau choisi sont proposées. Lorsque la saisie est effectuée pour une liste, le Montant de Prévision est réparti automatiquement sur les différents comptes de la LISTE au prorata des montants de l exercice précédent. Les montants répartis sur les Comptes peuvent ensuite être visualisés et modifiés, dans ce cas le montant total de la LISTE est recalculé.

76 PREVISIONS 76 / 84 SAISIE DES PREVISIONS Pour certaines Charges ou Produits et en particulier les Impôts et Taxes qui doivent être «Provisionnés» en début d année civile bien que facturés en fin, la Gestion du Montant Réalisé avec la méthode préconisée antérieurement s avère un peu compliquée ( Saisie de FNP abonnées + comptabilisation des Acomptes et Règlements + Exercices décalés et mois clôturés entre temps ) Depuis la version 2009, il est possible de générer automatiquement une écriture de Tableau de Bord à partir de l écriture de Prévision. IL suffit pour cela de renseigner dans le Plan Comptable sur le paramètre : GESTION TABLEAUX DE BORD la valeur : GESTION A PARTIR DES PREVISONS Les Montants de Prévision affichés en bleu sont dupliqués dans la colonne Montant Réalisé de couleur jaune et génèrent directement des écritures de TB dans le GL, dont le résultat apparait immédiatement dans les Tableaux de Bord (Sans aucune comptabilisation). Il est possible de corriger immédiatement en négatif les mois ou seront comptabilisées les charges réelles. Les écritures TB sont effectuées sur les comptes comptables de la Liste. Pour les comptes comptables qui ont un compte associé dans le Plan Comptable, l écriture comptable est alors générée sur le compte associé.

77 D. INTERFACE TB PREVISIONS 77 / 84 SAISIE DES PREVISIONS A partir de la version SPACE-X V10, Les Prévisions peuvent également être effectuées ou modifiées directement à partir de l interrogation des Tableaux de bord. Il suffit pour cela de faire un double-clique sur le Montant de Prévision du Mois ou du Cumul d une ligne du tableau.

78 E. JUSTIFICATIF ACHATS EN DATE DE RECEPTION 78 / 84 NOUVELLE PRESENTATION La présentation est modifiée afin de rendre l état plus lisible : Les colonnes DEBIT CREDIT et SOLDE disparaissent et les Avoirs sont gérés avec le signe «-» Une première colonne COMPTA ou apparaissent les mouvements de la période qui justifient le montant de la COMPTABILITE Une deuxième colonne TB ou apparaissent les mouvements qui justifient le TABLEAU DE BORD Le justificatif d achats en date de réception fonctionne désormais suivant deux principes : Option proposée par défaut : En Date Comptable à partir de toutes les écritures, Ecritures Comptables et Ecritures TB Ancienne option : En Date de Réception à partir des écritures comptables uniquement

79 JUSTIFICATIF ACHATS EN DATE DE RECEPTION 79 / 84 PRESENTATION EN DATE DE RECEPTION Cette option ne prend en compte que les écritures comptables et les analyse en fonction de la date de réception. Cette option correspond à l ancienne version du programme. La seule différence entre les deux options réside dans le fait que cette première et ancienne option, ne prend pas en compte les écritures «TB» et donc pas les F.N.P. Cette option doit cependant fournir les mêmes résultats que la nouvelle option décrite ensuite. Pour justifier les Achats qui regroupent des comptes dont les numéros ne se suivent pas obligatoirement, il est possible de travailler à partir des Listes de comptes des Tableaux de Bord Exemple : Liste 6070 : Achats Directs

80 JUSTIFICATIF ACHATS EN DATE DE RECEPTION 80 / 84 PRESENTATION EN DATE COMPTABLE AVEC ECRITURES TB Cette nouvelle option prend en compte les écritures comptables et les écritures «TB» et les analyse en fonction de la date comptable. Cette option doit fournir les mêmes résultats que l ancienne option décrite précédemment avec les F.N.P. en plus. Pour justifier les Achats qui regroupent des comptes dont les numéros ne se suivent pas obligatoirement, il est possible de travailler à partir des Listes de comptes des Tableaux de Bord Exemple : Liste 3111 : Compras Directas ou Achats Directs ( En Portugais )

81 JUSTIFICATIF ACHATS EN DATE DE RECEPTION 81 / 84 PRESENTATION EN DATE COMPTABLE AVEC ECRITURES TB Dans les deux options de présentation, les montants Compta et TBord sont affichés sur des colonnes spécifiques avec des totaux en fin de chaque colonne. Cette présentation doit fournir une lecture beaucoup plus facile de l état.

82 82 / 84 VI. GLOBAL SPACE- X

83 A. PRINCIPES GENERAUX 83 / 84 L objectif de ce logiciel est de comparer les magasins de la centrale à l aide de plusieurs tableaux ANALYSE DES CHARGES TABLEAU ACDLEC MARGES RAYONS Les tableaux sont construits de façon standard par Hi.B.Gest avec la participation des cabinets d expertise comptable. Ils sont ensuite personnalisés pour chaque centrale, en fonction des spécificités et du Plan Comptable de chacune d elles. Ils peuvent aussi évoluer en fonction de la législation. Les Tableaux peuvent fonctionner sur la période choisie par chaque utilisateur, et par défaut sur le dernier exercice complet et clôturé de chaque magasin. Cette option permet une comparaison simple et pratique des magasins à tout instant quel que soit l état d avancement de leur comptabilité, et s avère très efficace pour la comparaison des charges de fonctionnement La comparaison des Marges Rayons sera plus efficace avec des dates plus récentes et nécessitera une Comptabilité et des Tableaux de Bord relativement à jour pour l ensemble des magasins. L actualisation des données de l ensemble des magasins est effectuée au rythme d une fois par semaine, en fin de semaine. La Base GLOBAL SPACE-X est contrôlée le lundi matin. Chaque Centre Leclerc pouvant gérer plusieurs sociétés dans SPACE-X, seules les sociétés ayant un numéro de panonceau différent de zéro sont prises en compte. La consultation peut être effectuée par les personnes autorisées à tout instant. Quatre accès sont crées dans chaque magasin 01 : PDG 02 : DIRECTEUR 03 : CHEF COMPTABLE 04 : COMMERCIAL

84 B. RESULTATS 84 / 84 PRESENTATION Les informations détaillées sont présentées en ligne dans l ordre du Tableau ACDLEC Les magasins sont présentés en Colonne par ordre alphabétique. Sur chaque ligne, l information du magasin est suivie du pourcentage par rapport C.A. La colonne Rose «MOY» fournit la moyenne des pourcentages de tous les magasins. Le pourcentage du magasin est affiché en Rouge lorsqu il est supérieur à la moyenne.