Cahier des charges pour appel à prestataires n FD en date du 26 avril 2013

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1 Cahier des charges pour appel à prestataires n FD en date du 26 avril

2 1 Contexte général Présentation de Méditerranée Technologies Méditerranée Technologies est une association loi 1901 à but non lucratif qui constitue un lien privilégié entre les PME et l innovation. Méditerranée Technologies est un opérateur public qui promeut, encourage et accompagne l innovation sous toutes ses formes au sein des PME de la région Provence- Alpes-Côte d Azur. L agence anime régionalement les réseaux PACA INNOVATION et Enterprise Europe Network. Ses services couvrent le lien direct avec les PME pour des aides jusqu au travail sur la Stratégie Régionale d Innovation (SRI). Méditerranée Technologies opère dans trois domaines distincts : les services directs aux PME, l animation de réseaux des accompagnateurs de l innovation et un domaine réservé à la réflexion sur les stratégies politiques liées à l innovation avec monitoring des actions menées en région et analyses des PME de la Région. À la différence d autres régions françaises, PACA a choisi de ne pas créer d Agence Régionale d Innovation centralisée, mais de s appuyer sur Méditerranée Technologies pour animer le réseau PACA INNOVATION. Présentation du Réseau PACA INNOVATION Le Réseau PACA INNOVATION, né en 2008, est le réseau des accompagnateurs publics et parapublics de l innovation en Provence-Alpes-Côte d Azur. Ce Réseau est composé de différents types d acteurs comme les Pépinières, les Incubateurs, les PRIDES, les Pôles de Compétitivité, les Technopôles, les Business Angels, les CRITT, les CT, les PFT, les CEEI, les Parcs Technologiques, et d autres structures d accompagnement plus généralistes (CCI, CRMA, IRCE, INPI, OSEO, etc ). L objectif du réseau est de valoriser et de mutualiser dans la mesure du possible l offre de Services pour l Innovation en Région PACA. Le réseau est animé par Méditerranée Technologies à travers différents événements, parmi lesquels, des Groupes de Travail et de réflexion, des réunions réservés aux directeurs et présidents des structures membre, des réunions thématiques, des services ou programmes ou projets, des réunions plénières trimestrielles (réservées aux membres) sur l évolution du Réseau, des Rencontres annuelles, des formations ainsi que par son portail Web à l adresse mis en place en Existant : le portail Le Portail Régional de l Innovation occupe une place centrale au sein de la Stratégie Régionale d Innovation en PACA en matière d accompagnement de l innovation. Les acteurs de l accompagnement membres de PACA INNOVATION disposent déjà d une présence sur le web, mais la visibilité des services offerts n est pas toujours assurée par ces sites web. Le site web du Réseau à l adresse qui est en ligne depuis juin 2009, a fait l objet d une réflexion début 2009 sur les rubriques à faire figurer sur un tel site internet. Le site est développé sour le CMS Typo3 (version 4.2.9). 2

3 Les rubriques présentes sont donc : La Galerie de l Innovation où l on regroupe des interviews vidéos d entrepreneurs ou de porteurs de projet de la Région. Les personnes interviewées sont désignées par les différentes structures d accompagnement de la Région pour leur réussite ou pour leur participation à des programmes/projets expérimentaux. Cette rubrique pâtit d un manque de moyens évident qui ne permet pas de la mettre régulièrement à jour. Les actualités où sont diffusées les informations qui sont pertinentes pour les acteurs de notre Réseau et aussi les actualités des acteurs eux-mêmes. Cette rubrique est mise à jour par Méditerranée Technologies en fonction d une veille sur différents sites internet. Les événements où l on regroupe ceux des membres du Réseau mais aussi ceux qui se déroulent dans la Région et qui peuvent être intéressants pour les membres du Réseau. Cette rubrique est régulièrement mise à jour par Méditerranée Technologies en fonction des mails reçus des membres et d une veille des événements régionaux Les ressources pour innover qui se divisent en 4 rubriques : - Les financements (subventions, prêt d honneur, CIR, etc.). o Cette base de données mise à jour par nos soins avec l aide des sites référents, Oséo, Région PACA - La base de données du Réseau de Développement Technologique (RDT) base de données Technéo. o Cette base de données est récupérée en temps réel sur la base de données à distance. - La Bourse aux stages et aux docteurs dans le domaine de l innovation o Rubrique pas encore mise en place mais prévue pour futur développement - La base des partenaires européens de Med2Europe consortium LR / PACA de EEN qui recense les offres et demandes de partenariats technologiques. o Cette base de données est uploadée trimestriellement suite à une extraction du site de la Commission européenne. La structure ayant récemment changée, elle n est plus actualisée pour le moment mais le sera dès le rétablissement de la base de données, probablement fin mai. L annuaire des services aux porteurs de projets innovants qui sont offerts par les structures membre de PACA INNOVATION. Ne sont présents sur le site que quelques services en l attente d un travail plus complet de recensement et de regroupement des services en fonction de leur nature. La base de données des services est en cours de finalisation avec l édition d un catalogue papier. Chaque fiche service est composée des champs suivants : - Nom du Service - Descriptif du service - Acronyme ou nom de marque du service ou d'une famille de services (liste déroulante) - Label / Certification (liste déroulante) - Eligibilité - Conditions pour pouvoir obtenir le service - Collectif / Individuel - Prescripteurs / Opérateurs (liste des membres du Réseau) - Tarification du service (liste déroulante) - Évènements du service (liste des événements du site) - Description détaillée - Visuel ou logo du service La base de données Services n est actuellement pas mise à jour, en l attente de la nouvelle base de données. Un annuaire des membres de PACA INNOVATION, acteurs de l accompagnement à l innovation dans la région. La fiche d identité des différents acteurs comporte de nombreux champs : - Nom développé de la Structure 3

4 - Acronyme - Collège : à l origine, le réseau était composé de 4 collèges (Incubation et création d'entreprises innovantes, Accompagnement individuel technologique des PME, PRIDES dont pôles de compétitivité, Accompagnement individuel non-technologique des PME) - Type d'acteur (liste déroulante) - Label (liste déroulante) - Appartenance à un réseau thématique régional, national ou européen (liste déroulante) - Spécialisation thématique (orientation sectorielle ou marché retenu) - Secteur d'activité (liste déroulante) - Logo petit format (75x75px) - Logo grand format (200x200px) - Description des services d'accompagnement et d'appui - Chiffres clés - Année de création - Forme juridique (liste déroulante) - Site internet - Adresse - Code postal - Ville - Cedex - Téléphone - Télécopie - Plan d'accès (fichier attaché) - Présidence (base de données personnes) - Direction (base de données personnes) - Chargés de mission (base de données personnes) - Nombre d'employés - Nombre annuel de clients (adhérents, membres, PME visitées, projets accompagnés...) - Divers La base de données Services est mise à jour par Méditerranée Technologies selon les rectifications suggérées par les membres eux-mêmes ou par des mises à jour ponctuelles récupérées sur les sites internet des membres. Un abonnement mutualisé aux newsletters des acteurs de l innovation et autres structures évoluant dans le milieu de l innovation. Quand une personne demande l abonnement à une ou plusieurs newsletter, Méditerranée Technologies effectue les inscriptions aux différentes newsletter manuellement. Le système devait être automatisé dans une version 2 du portail qui n a pas pu être étudiée faute de moyens. Cette base de données est mise à jour ponctuellement quand Méditerranée Technologies s aperçoit que l abonnement à une Newsletter n est plus disponible. Un forum pour discuter entre acteurs des différents sujets communs aux structures d accompagnement et de lancer de nouvelles idées pour être plus performant à l accompagnement des PME ou porteurs de projets innovants. Le forum n est pas aujourd hui utilisé comme un espace de discussion mais plus comme un intranet pour y déposer des CR de réunions. Il est donc très peu utilisé. Une bibliothèque de documents appelée Innovathèque où sont stockés les publications du Réseau, de Méditerranée Technologies, de l Observatoire régional de l Innovation (piloté par Méditerranée Technologies), et tout autre document en rapport avec l innovation que Méditerranée Technologies déclare intéressant pour les PME. Les documents sont rangés par thématiques. Dans ce rubriquage, nous avons rajouté un lien vers le calendrier (google agenda) du Réseau (différent de la rubrique événement du portail) qui regroupe les événements Réseau (formations, réunions, etc.). L innovathèque est mise à jour au fil de l eau selon les publications. L agenda du Réseau est mis à jour par Méditerranée Technologies au fil de l eau. 4

5 Les objectifs du portail des Services Web Le portail PACA INNOVATION doit intégrer le travail effectué par le GT Services, avec l aide de tous les membres du Réseau PACA INNOVATION, base de données des Services regroupés par catégories et types de services. L espace réservé jusqu à lors pour les services sur le portail existant ne permet pas de mettre en avant le foisonnement de services, nous devons donc imaginer une réorganisation des informations du site existant pour intégrer et valoriser l offre de services. L accès à la base de données Services du Réseau devra permettre à toute entreprise basée en PACA ou non, mais aussi à toute personne qui cherche un appui à l innovation en PACA, de pouvoir découvrir l offre de service du Réseau aux entreprises innovantes, d être renseigné sur la nature de ceux-ci et de comprendre quelle structure peut les aider dans leurs démarches vers l innovation et ce, dans leur environnement géographique immédiat. La base de données Services du réseau sera une déclinaison des informations contenues dans le catalogue papier actuellement réalisé par une agence de communication. Le catalogue papier regroupe seulement 82 services agrégés qui découlent des 1300 services fournis à la source par les membres du Réseau. L objectif du site web est de descendre au grain le plus fin c est-à-dire ces 1300 services qui spécifieront des détails non présents sur le catalogue papier. L objectif est de garantir des données plus à jour que le catalogue papier et de pouvoir aller plus loin dans les informations fournies au lecteur. Les cibles o o o o o Les entreprises de la région PACA adhérentes au Réseau PACA Innovation au travers des membres du Réseau qui sont les structures d accompagnement Les entreprises de la région PACA non-adhérentes au Réseau PACA Innovation Les entreprises hors PACA (ne sont pas adhérentes au Réseau par définition, mais parce qu elles cherchent à s installer en PACA ont besoin de savoir quel type d accompagnement et quels services elles peuvent trouver en PACA) Les structures du Réseau PACA Innovation Toute personne qui cherche des renseignements sur les services d accompagnement à l innovation en PACA La charte graphique L intégration de la base de données doit être fait en s accordant sur la charte PACA INNOVATION en place qui est fournie en annexe, le prestataire ne doit pas s empêcher de moderniser ou recréer à partir de la charte existante si besoin ( iconographie spécifique, etc.) 5

6 2 Prestations attendues et spécifications techniques Principe de fonctionnement envisagé Le but de cet appel d offre est de refondre le site Les rubriques à reprendre pour le nouveau site sont les suivantes, en fonction des pages: Page/Mini-site Réseau et Services PACA INNOVATION L interface d accès à la base de données Services/Membres doit permettre d identifier un membre du Réseau PACA INNOVATION fournisseur de services à partir d un besoin exprimé par l entreprise et à partir de sa situation géographique. Elle doit aussi permettre de comprendre le détail de l offre d accompagnement qui est fournie par la structure identifiée comme prestataire du service. Ce type de consultation doit produire des éléments d informations à l usager tels que : quels sont les services disponibles, en quoi ils consistent, qui les fournit, sur quel territoire, qui doit on contacter pour les obtenir, etc. Toutes ces informations figurent bien entendu, dans la base de données que Méditerranée Technologies met à disposition de l intégrateur de la base de données. La base de données services se compose de deux niveaux : les services proposés sur le catalogue papier sont au nombre de 82 comme évoqué auparavant. Ces 82 services résultent de l agrégation des 1300 services recueillis à la base (que nous appellerons «sous-services» pour des soucis de compréhension) et agrégés en fonction des similarité afin d avoir un nombre raisonnable et pertinent de service à proposer sur le catalogue papier. Au contraire, sur le site web, nous souhaitons pouvoir accéder à l information donnée à la source avec des détails plus fins et des informations spécifiques à certains membres. En particuliers, la notion gratuit/payant et adhérents/non-adhérents. Dans l esprit, la recherche sur la base de données pourra s effectuer de deux manières, Recherche cartographique : la carte affichera tous les membres par ville et un ou plusieurs filtre(s) sous la carte permettra d affiner en fonction de la demande. Cf. ancienne cartographie sur la page : Recherche plein texte : la recherche s effectuera dans o la totalité des contenus des 1300 fiches «sous-services» o et la totalité des contenus des 70 fiches membres Recherche par filtres o Le mode de requête s effectuera sur les 82 services par 5 filtres différents: Secteur / thématique (la liste est susceptible d évoluer et d avoir des sous-secteurs) Chimie Parfums Cosmétique TIC Médias Agro Alimentaire Agriculture Aéronautique Constructions Navales Robotique Génie Civil Mécanique 6

7 Optique / Photonique Electronique Biotechnologies Sciences de la Vie (Biologie) Santé Tourisme Grand Plaisance Services à la Personne Distribution et Commerce Immobilier Finance Ressources Humaines Formation Droit Energies Environnement Bâtiment Ville Intelligente Artisanat Risques Cinéma / Image Musique / Son Mode Transport Logistique => Plusieurs thématiques peuvent être sélectionnées en même temps Implantation géographique de votre projet / structure Département 13 Département 83 Département 06 Département 84 Département 04 Département 05 Hors paca => Plusieurs départements peuvent être sélectionnés en même temps Stade de développement de votre entreprise (la liste est susceptible d évoluer) Ante Création Création Développement => Un seul stade de développement peut être sélectionné Niveau d accompagnement souhaité Information Conseil Prestation Ingénierie => Plusieurs niveaux d accompagnement peuvent être sélectionnés en même temps Catégorie de service (la liste est susceptible d évoluer) Financement Technique Développement marché 7

8 RH Installation des entreprises Propriété Intellectuelle Droit des affaires => Plusieurs catégories de services peuvent être sélectionnés en même temps Tous les filtres ne sont pas obligatoires et peuvent être sélectionnés indifféremment. Résultats La personne qui consulte la base de données Services du Réseau doit pouvoir disposer d un moyen qui la guidera pour arriver à la réponse à sa question. Elle devra pouvoir visualiser une cartographie des services du Réseau et une arborescence de ceux-ci (catégorie de service, type, sous-service, etc.) avec leurs caractéristiques sous forme imagée (définition, nature, etc.). La page des résultats pour les 2 types de recherche pourra donner indifféremment des services ou des structures avec une différentiation (de couleur ou de présentation) pour les distinguer. Dans la recherche en plein texte, les résultats seront basés sur les 1300 «sousservices» et les 70 structures. Dans la recherche par filtres, seuls les 82 services pourront apparaître afin de ne pas avoir une liste trop longue de réponses mais avec en annexe une liste des sous-services agrégés dans chaque service donné. L objectif est d obtenir en cherchant dans la base de données «services» du portail, un contact avec une (ou plusieurs) personne(s) physique(s) au sein d une structure du Réseau PACA Innovation. Autres rubriques Outre la rubrique de recherche, les rubriques à faire figurer sur la page d accueil du site sont les suivantes : Evénements autour de l innovation (flux fb / twitter) Services des membres du Réseau (base actuellement consolidée pour le catalogue papier) o Champs de la fiche service : Nom Description Type (parmi les 7 catégories citées ci-dessus) Niveau d accompagnement (parmi 4 niveaux cités ci-dessus) Membres qui offrent ce service Sous-services (nom, description, type, niveau, offert par) Fiches d identité des structures du Réseau (actuellement présente sur et en cours de mise à jour) o Champs de la fiche membre : Nom Description Logo Secteur / thématique accompagné(e) Stade de développement accompagné Sourcing géographique des entreprises accompagnées Services offerts par le membre Sous-services offerts par le membre 8

9 Contacts Coordonnées Pour la modification des données, chaque structure devra pouvoir administrer sa fiche (informations sur la structure ainsi que services fournis) avec un système de validation des modifications par Méditerranée Technologies (administrateur du site). Les différents champs des fiches Structure et Service ainsi que le contenu de la base de données à faire figurer sur le portail seront fournis dès le début du projet par Méditerranée Technologies. Page/Mini-site extranet PACA INNOVATION L extranet demandé n existe aujourd hui que sous la forme d un forum sur lequel des CR de réunions sont publiés ainsi qu un agenda (google), rassemblant tous les événements dédiés aux structures / personnes du Réseau, accessible par une des rubriques de l Innovathèque. L extranet demandé devra reprendre une fonction de publication de documents (pdf, doc, excel, jpg, png, etc.) avec date et auteur de la publication. Mais aussi un espace agenda et formulaire de contact entre personnes du Réseau. L extranet devra être accessible avec des identifiants différents pour chaque personne du réseau L espace comprendra les rubriques suivantes Agenda des Evénements et Formations du Réseau PACA INNOVATION (google agenda ou autre type d agenda) Espace d échange et de partage de documents avec publication par tous les utilisateurs Page/Mini-site Bibliothèque de publications Observatoire L innovathèque va devenir un espace dédié à l Observatoire de l Innovation où nous publierons des documents produits par l Observatoire ou en lien avec la thématique aux formats : pdf, doc, excel, ppt, etc. téléchargeables par quiconque. La description du document publié comprendra un nom, la taille du doc, la date de publication et un petit résumé. Un rubriquage pourra se mettre en place dans le futur. L espace devra être doté d un moteur de recherche plein texte indexé sur les résumé des documents et leur titre. Page/Mini-site Bases de données Technéo / EEN Pour plus de visibilité et de lisibilité, les pages d accès aux bases de données Technéo ou EEN seront des pages différentes avec moteur de recherche pour chacune des bases de données. La page de résultats doit reprendre toutes les informations fournies par la base concernée. La structure de ces bases sera fournie par Méditerranée Technologies. Les bases de données Technéo et EEN sont des flux de données qui se mettent à jour automatiquement. => Tous les contenus publiés sur le site devront être indexés par mots clés de manière à pouvoir être affichés et classés lors d une recherche sur le site. Maquette ergonomique et création graphique Il est attendu du prestataire une étude d un système de navigation particulièrement adapté à la problématique de recherche d informations et des propositions de mise en 9

10 page, en particulier pour la partie dédiée aux résultats des recherches effectuées. Une première maquette / zoning est attendue avec votre réponse à la consultation. Développement Le site devra respecter au mieux les standards du W3C ainsi que les règles d accessibilité. Le site devra pouvoir être consulté à partir d interfaces mobiles sans que les technologies utilisées ne gênent la navigation. Méditerranée Technologies réserve au prestataire le choix du CMS. Administration du site / Back office Le back office devra permettre des mises à jour rapides concernant les services et les structures qui les offrent comme évoqué précédemment. Un système de gestion des droits d accès devra être présent (le plus souple possible afin de pouvoir attribuer des droits au cas par cas). Les modifications devront être validées par un administrateur avant chaque mise en ligne. La réception d un à chaque modification est à prévoir. Nom de domaine et hébergement La base de données ainsi que la totalité du site devront être hébergées sur le serveur dédié de Méditerranée Technologies géré par un prestataire externe dont nous vous communiquerons les coordonnées en temps voulus. Le nom de domaine sera à déterminer en accord avec Méditerranée Technologies. 3 Modalités de travail Modalités de travail entre le prestataire choisi et Méditerranée Technologies Un calendrier de réunion doit être tenu par le prestataire avec une première réunion d explication du principe du portail web par Méditerranée Technologies. Un CR de la réunion permettra de valider la compréhension du besoin. Ensuite, le prestataire établira le nombre de réunions d avancement / de validation dont il aura besoin. Le calendrier des réunions doit être fixé à l avance. Un CR de chaque réunion permettra de valider les décisions prises en séance. Un seul interlocuteur sera le relais de Méditerranée Technologies pour ce projet. Méditerranée Technologies pourra cependant faire intervenir plusieurs personnes dans les réunions d avancement. Le prestataire s engage lui aussi à désigner un interlocuteur unique pour coordonner le projet. Calendrier Le présent appel à prestataire est daté du 26 avril Les réponses à cet appel seront admises jusqu au 26 mai 2013 à minuit par mail. Parmi les prestataires ayant répondu à l appel, 3 seront retenus pour des interviews individuelles par Méditerranée Technologies entre le 27 et le 29 mai. Le prestataire choisi s engage à commencer le travail en date du 3 juin. Le prestataire aura jusqu à fin août pour effectuer les travaux demandés. 10