REGLEMENT INTERIEUR DE L'AHMI

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE L'AHMI ARTICLE 1 er : Conformément à l article 13 des statuts de l AHMI, il est créé un Règlement Intérieur au sein de l Association pour l Aide au Handicap du Ministère de l Intérieur. Il intègre après modifications la Charte de fonctionnement du Bureau National qui avait été rédigée et approuvée par le CA extraordinaire du 23 mai Le règlement intérieur ne peut être que le complément aux Statuts et toutes modifications ultérieures à son adoption devront être soumises pour approbation au Conseil d Administration. ARTICLE 2 : LES MEMBRES DE L ASSOCIATION Membres Adhérents : -Fonctionnaires ou retraités, parents d enfant handicapé ou handicapés eux-mêmes, relevant des services administratifs ou actifs du Ministère de l Intérieur. -Les tuteurs légaux d enfant handicapé de fonctionnaire du Ministère de l Intérieur. -Les retraité(e)s, veufs ou veuves, divorcé(e)s de fonctionnaires ayant la garde de l enfant ; Ils sont éligibles aux postes de Secrétaire National, Trésorier National, Vice-Président et Président. Tout adhérent actif qui sera retraité en cours de mandat d administrateur le poursuivra, s il a informé par écrit et sans désemparer le secrétariat du Bureau National de son changement de situation administrative. Dans le cas contraire, la Commission des Statuts et des Conflits sera saisie pour motif grave. Le Président présentera au prochain Conseil d Administration la sanction proposée par la Commission. -Les fonctionnaires du Ministère de l Intérieur ayant dans leur fratrie une ou plusieurs personnes handicapées. Chaque adhérent est réparti par régions de S G A P. Un document administratif (C.D.A.P.H ) justifiera du handicap de la personne. Membres Amis : Les fonctionnaires actifs ou administratifs du Ministère de l Intérieur, non concernés par le handicap, mais souhaitant apporter un soutien et une participation à l activité de l association par esprit de solidarité. Ces 3 membres auront été obligatoirement parrainés par le secrétariat du Bureau National et au moins 1 des 2 Vice-Présidents. Ces membres ne peuvent disposer que de 3 représentants au sein du Conseil d Administration. Page 1

2 Membres Usagers : Ils regroupent les responsables légaux ne relevant pas du Ministère de l Intérieur et qui ont un enfant ou parent résidant au sein d un établissement géré par l AHMI. Ces membres ne sont éligibles à aucun poste. Ils sont représentés par l un d eux aux Assemblées Générales, qu ils désignent chaque année au cours de la réunion des familles. Leur rôle se limitera au fonctionnement de l établissement et à l organisation de manifestations soit au profit de l établissement soit de l association. Le montant de la participation pour les membres usagers est égal à la cotisation versée par les membres adhérents et amis. Le représentant des usagers dispose d une voix. Donateurs Peuvent assister aux Assemblées Statutaires, sans voix délibérative. Membres d Honneur Cette distinction est nominative et non cessible. Elle sera décernée par le CA aux personnes qui rendent ou qui auront rendu des services reconnus à l AHMI. Les fondateurs de l AHMI sont Membres d Honneur de droit. Les Membres d Honneur non administrateurs peuvent siéger au CA sans voix délibérative. ARTICLE 3 : Le Président, le Secrétaire National et le Trésorier National formant le Secrétariat du Bureau National doivent être des membres adhérents ou amis de l association, personnels actifs ou administratifs du Ministère de l Intérieur, en activité ou retraité. ARTICLE 4 : Pour être membre du Bureau National, le candidat devra faire partie du Conseil d administration depuis 3 ans, faute de candidat remplissant cette condition, les candidatures seront retenues en tenant compte de l ancienneté au sein du CA. ARTICLE 5 : Assemblée Générale Les modalités de vote pour les élections au CA, aux 2 Commissions et au Bureau National s'accomplissent de la manière suivante : - Mise en place d'un bureau de vote (un président et deux assesseurs non candidats). - Une urne pour les votes à bulletins secrets. - Dépouillement effectué par le bureau de vote sous le contrôle des membres du Bureau National. - Tout pouvoir en blanc est considéré comme nul. - Seuls 5 pouvoirs au maximum par adhérent en sus du leur seront recevables. - Le vote se fait à main levée et à la majorité absolue des membres présents ou au scrutin secret si la demande est formulée par au moins un adhérent à jour de cotisation. Page 2

3 ARTICLE 6 : Le Conseil d Administration et les Administrateurs a) Le Conseil d administration a les pouvoirs les plus étendus pour administrer l association, sous la seule réserve que ceux-ci ne soient pas explicitement réservés à l Assemblée Générale. Il est notamment précisé que les délibérations du CA relatives aux acquisitions, échanges ou aliénations des immeubles nécessaires aux buts poursuivis par l association, constitutions d hypothèques sur les dits immeubles, baux excédant neuf années, aliénation des biens rentrant dans la dotation et emprunts doivent être soumises à l approbation de l Assemblée Générale. Tout projet de création d'établissement médico-social ou autre sera décidé par le Conseil d'administration. L' AHMI restant le Maître d'oeuvre et Gestionnaire. Les établissements de l'ahmi accueilleront en priorité les personnes et leurs enfants des membres adhérents. Un nombre de places (qui sera défini pour chaque projet par le Conseil d Administration) sera proposé au département d'accueil, ou aux organismes impliqués ou concernés. b) Les Administrateurs Les administrateurs sont tenus en tout lieu et en permanence au devoir de réserve. Toute information concernant un membre du Conseil d Administration ne doit être révélée sans son accord. Toute action ou manifestation décidée par un administrateur au nom de l AHMI, doit obligatoirement recevoir par écrit l approbation du Secrétariat du Bureau National. Les membres adhérents doivent être parrainés par 2 administrateurs dont 1 du Bureau National pour présenter leur candidature au poste d administrateur Le mandat d administrateur de l AHMI est incompatible avec tout autre mandat à responsabilité dans un organisme mutualiste ou associatif, relevant du Ministère de l Intérieur, ayant vocation sociale et caractère national à s occuper d une quelconque façon du handicap. Tout administrateur qui sollicitera toute personne par écrit, hors le cadre de sa mission, au nom de l AHMI, devra avoir obtenu l accord d un membre du secrétariat du Bureau National. En cas d urgence caractérisée, la consultation des Administrateurs pourra se faire en Conseil d Administration Extraordinaire par tous moyens. Conformément à l article 7 de nos statuts, il est précisé : - Remboursement des frais de mission des administrateurs : - Seul le remboursement des frais de mission des administrateurs est accordé. - Il ne peut y avoir de remboursement sans facture détaillée fournie incluant la date, la raison sociale de l établissement émettant la facture, le montant TTC. - Les remboursements de transport quels que soient le mode de locomotion- se feront sur la base du prix d un aller retour en train 2 ème classe, entre le domicile de l administrateur et le lieu de la mission. Ces frais seront remboursés au tarif SNCF le plus bas, si après négligence de l administrateur (exemple : réservation la veille alors que la mission était arrêtée depuis 1 mois), celui-ci a payé un billet plein tarif. - Les remboursements de gîte et de couvert ne seront pas pris en compte avant ni après la date de la mission, qui est décidée par le secrétariat du Bureau National. En tout état de cause, les remboursements de frais ne pourront jamais couvrir la période supérieure à J-1 et J+1 de la date de la mission. Page 3

4 Dans ce cas, un montant global plafonné de 87,30 uros sera alloué pour une journée de la mission, incluant le gîte et le couvert. Cette somme peut être révisée chaque année sur proposition du Trésorier National et validée par le CA. Cette mesure ne peut être octroyée que par le secrétariat du Bureau National et d un Vice- Président. - Dans le cadre d une mission, il y a possibilité de voyager en 1 ère classe pour les membres du Secrétariat du Bureau national. ARTICLE 7 : La Commission des Statuts et des Conflits et la Commission Médico-Sociale. Rôles des instances de contrôles: 1) La Commission des Statuts et des Conflits est saisie des litiges survenant des problèmes de fond, sur le fonctionnement de l'association et des cas particuliers. Après avoir étudié les diverses thèses ou entendu les parties en cause, elle présente son rapport au Conseil d'administration. Le Bureau National présente au CA tout projet de modification des statuts ou du règlement intérieur qui lui aura été proposé par ladite Commission, d initiative ou par saisine. Elle se réunit de droit avant chaque Assemblée Générale. La Commission est composée de 3 membres et d 1 suppléant. Le Président de l AHMI est membre de droit en sus. Les 3 autres membres et le suppléant, «membres adhérents», sont élus tous les 3 ans par l Assemblée Générale. 2) La Commission Médico-Sociale Les candidatures pour les établissements gérés par l AHMI sont examinées par une commission médico-sociale qui se réunit sur simple convocation de son Président. Cette commission est composée du Président de l Association AHMI, qui exercera la fonction de Président de la CMS, du Secrétaire National ou du Responsable de Gestion Administrative, du Directeur de l Etablissement concerné par la demande, du Chef de Service, du médecin psychiatre, du psychologue, de l infirmière, et d un représentant du personnel éducatif. Elle a pour but de considérer les demandes des personnes souhaitant intégrer une structure médicosociale, gérée par l AHMI. La recevabilité initiale d un dossier administratif du demandeur est toujours examinée et validée par le secrétariat du Bureau National sans que la Commission puisse s en saisir. Le directeur d un établissement géré par l AHMI qui serait directement saisi doit orienter le demandeur au siège de l association. Le Président rend compte au CA du nombre des demandes en cours, sans jamais avoir à justifier les décisions prises par la commission n ayant pas trait au caractère administratif. Dossiers de candidature : Les dossiers transmis seront examinés par ordre de priorité comme suit : Section «adhérents de l AHMI» Section «Fonctionnaires du Ministère de l Intérieur, non adhérents» Section «Autres demandes» Page 4

5 Aucune demande ne sera prise en compte oralement. A l intérieur de chaque section, la saisine par courrier détermine l ordre d inscription initiale, sous réserve de justifier d avoir accompli les démarches administratives. Le dossier doit être adressé à : Ministère de l Intérieur Monsieur le Président de l AHMI Place Beauvau-Immeuble Lumière PARIS Cedex 08, sous-pli cacheté avec la mention «CONFIDENTIEL». Ce dossier sera constitué des éléments suivants : - Courrier de la personne légale demandant l inscription - éléments d'état civil + situation familiale (parents, fratrie, relations familiales) - origine et évolution du handicap - coordonnées des établissements fréquentés - bilan actualisé (établi par le médecin traitant ou le médecin de l établissement) précisant : les difficultés les aptitudes + autonomie dans les actes de la vie quotidienne les goûts le comportement la personnalité les prescriptions médicales les bilans (éducatif, psychomoteur, d atelier, psychologique, médical) notification C.D.A.P.H (Commission des Droits et de l'autonomie des Personnes Handicapées) préconisant le type d'établissement vers lequel la personne doit être dirigée (Foyer de Vie Occupationnel, FAM, MAS, ) 2 photos d'identité Toutes les demandes donnent lieu à une réponse personnalisée. Des rendez-vous avec la direction de la Maison concernée sont organisés par la suite avant toute décision définitive. L admission définitive sera assujettie à une période d essai de 6 mois à l issue de laquelle l équipe éducative donne un avis. Le directeur de l établissement prend la décision finale. ARTICLE 8 : Fonctionnement du Bureau National MORALITE-CONFIDENTIALITE C est bien entendu un présupposé évident mais qu il convient de formaliser. Les membres du Bureau étant de fait fonctionnaire du Ministère de l Intérieur, se doivent d avoir une moralité exemplaire et de ne jamais se départir de leur dignité, qu ils soient en service ou pas. Le fait de représenter les personnes handicapées est un honneur qui ne peut d aucune façon souffrir un comportement déviant ou immoral. Page 5

6 Toute entorse à cette règle sera immédiatement signalée au Conseil d Administration qui devra instruire à charge et à décharge. De par leurs fonctions, les membres du Bureau National sont informés de sujets divers sur les familles des personnes handicapées et sur le fonctionnement interne des établissements qu ils sont amenés à gérer : Il leur est strictement interdit de révéler des faits à un tiers qui n est pas membre du Bureau National sans le consentement éclairé de la personne concernée. De même, toute information concernant un membre du Bureau National ne doit être révélée sans son accord. TENUE La tenue vestimentaire des membres du Bureau National devra être irréprochable sur le plan de l hygiène. PRESENCE Hors congés ou maladie, une présence quotidienne est obligatoire au sein du siège de l Association. Il est interdit de cumuler les heures de travail de la semaine pour disposer de crédit temps (exemple : travail 2 jours de 5h00 à 22h00 et repos le reste de la semaine). - Le fonctionnaire issu des services actifs ou administratifs de la police nationale qui assurera son service de 40h30 par semaine le fera du lundi au vendredi de 08h30 à 17h30. Ce fonctionnaire bénéficiera de 10 jours d hiver, de 8 jours fériés, de crédits ARTT conformément au règlement et de 25 congés annuels par an. - Le fonctionnaire issu du corps des services actifs ou administratifs de la police nationale qui assurera son service de 35h00 par semaine le fera du lundi au jeudi de 08h35 à 17h15 avec 45 minutes de pause déjeuner et le vendredi de 08h35 à 16h40 avec 45 minutes de pause déjeuner en application des dispositions réglementaires. Ce fonctionnaire bénéficiera de 15 jours RTT/an (en compensation des 1600 heures de référence de travail effectif), de 8 jours fériés et de 25 congés annuels. En tout état de cause, sans déroger au droit social, une présence obligatoire est exigée de 09h30 à 16h30 (conformément au Décret du 25 août 2000 sur la RTT). Avec ces horaires, le fonctionnaire ne bénéficiera pas de jour RTT et devra prendre les 45 minutes de pause méridienne à son poste de travail pour assurer une disponibilité de service. Il lui sera octroyé 25 CA et 8 jours fériés par an. CONGES Un livre des congés des membres du Bureau National est ouvert. Des feuilles de jonction sont mises en place. Les congés des membres du secrétariat du Bureau National sont soumis à l obligation d établir une jonction. Si cette jonction est accordée, elle fait l objet d une mention dans le livre de congés. Le Président de l association tient le registre du livre des congés. En son absence, le Secrétaire National ou le Responsable de Gestion Administrative est chargé de cette fonction. Les congés du Président sont annoncés sous huitaine aux membres du Bureau et des Vice-Présidents ainsi qu au Directeur du Foyer de Vie d ACCOUS. Le livre des congés peut être consulté à tout moment par un membre quelconque du Bureau National et par tout administrateur durant une séance du Conseil d Administration. DISPONIBILITE La disponibilité des membres du Bureau est obligatoire et nécessaire et en particulier celle du Président, du Secrétaire National, du Trésorier National, du Responsable de Gestion Financière et du Responsable de Gestion Administrative. A ce titre, des voyages de plusieurs jours en province ou à l étranger peuvent contraindre les membres à un éloignement de leur famille. Page 6

7 Par ailleurs, une régularité quasi mensuelle s impose au Président de suivre les affaires courantes en se déplaçant à ACCOUS. La gestion d un établissement médico-social devient en effet de plus en plus technique et l application de la Loi du 2 janvier 2002 place les dirigeants des associations devant des responsabilités nouvelles et importantes. Les heures passées à l extérieur pour les besoins du service seront sujettes à récupération. DIVERS Le fichier des adhérents et des donateurs de l AHMI est accessible à l ensemble des membres du Bureau National, sous le contrôle du Président. Les membres du Bureau peuvent être amenés à suivre des stages de formation pour assurer leurs missions. L AHMI se réserve le droit d exiger le remboursement des frais engagés d un de ces membres qui en aurait bénéficié, en cas de démission, dans les 2 ans qui suivent la formation. MISSIONS ADMINISTRATIVES Le Président : Il est chargé d exécuter les décisions du CA et d assurer le bon fonctionnement de l association. Il représente l AHMI dans tous les actes de la vie civile. Il a en charge les dossiers politiques d orientation (CROSMS, réseau Handi-Public, centres de vacances etc.). Il est plus particulièrement chargé des dossiers suivants : - Relations avec l Administration - Foyer de Vie d ACCOUS et autres établissements - Communication - Relations avec la Presse - Contentieux - Relations avec les Associations - Conférence dans les Ecoles et les services de Police Le Secrétaire National : Il connaît les dossiers suivis par le Président et doit être capable de le seconder et éventuellement de le remplacer en cas de vacance de poste. L empêchement du Président ou du Secrétaire National ne saurait en aucun cas justifier une régression dans la continuité du service. Il est responsable de l ensemble des dossiers gérés par le Responsable de Gestion Administrative. Le Secrétaire National Adjoint : Il doit se tenir informé des dossiers suivis par le Secrétaire National. Il peut l assister dans les affaires qui lui sont confiées par le Président ou le Secrétaire National. Le Trésorier National : Il est responsable des comptes de l Association ainsi que du contrôle des budgets et trésoreries des établissements gérés par l association. Responsable Financier des Centres de Vacances et des Voyages à l étranger. Il est responsable de la gestion des biens immobiliers de l Association. Page 7

8 Le Trésorier National Adjoint : Il doit se tenir informé des dossiers financiers. Il peut se voir confier des instructions précises par le Trésorier National et ne rend compte qu à celui-ci et au Président. Le Responsable de Gestion Administrative : Est en charge du secrétariat, du standard téléphonique, du courrier, de la bonne tenue des archives sous la responsabilité du Secrétaire National, de la logistique et technique des Centres de Vacances et des Voyages à l étranger sous le contrôle du Président. Il est chargé de l administration générale et des dossiers des adhérents. Il est plus particulièrement chargé des dossiers suivants : - Dossiers Techniques (CNAS, CDAS, CLASAC) - Formation des Administrateurs - Foyer de Vie d ACCOUS et autres établissements - Animations, Conférences, Festivités - Conférence dans les Ecoles et les services de Police Sur proposition du Président, il est nommé par le Conseil d administration. Fonctionnaire détaché ou mis à disposition par l administration, il est placé sous l autorité directe du Président de l AHMI, auquel il rend compte des problèmes administratifs qui le concerne (discipline, congés, formation, disponibilité, relation conflictuelle, etc.). Il est tenu en tout lieu et en permanence au devoir de réserve. Il ne peut révéler à quiconque des informations sur le fonctionnement interne de l association, sans en avoir avisé le Président ou à défaut le Secrétaire National. Il participe aux Assemblées statutaires de l AHMI avec voix consultative. Le Responsable de Gestion Financière : Il a la charge des comptes de l association, de la gestion des budgets ainsi que des budgets et trésoreries des établissements et services gérés par l AHMI. Gestionnaire Financier des centres de vacances et des séjours à l étranger. Il est chargé de la gestion des biens immobiliers de l association. Avec le Trésorier National, il perçoit les cotisations et les dons et assure la vérification des listes d adhérents, il touche les revenus et règle les dépenses décidées par le Bureau National, le Conseil d'administration ou l'assemblée Générale. Il ratifie avec le Président, le Secrétaire National et le Trésorier National toutes les opérations immobilières utiles. Avec le Trésorier National, il prépare le budget, pour approbation par le CA et dresse le bilan annuel. Avec le Trésorier National, il propose le montant de la cotisation annuelle qu approuve le CA, soumis et voté par l AG. Les retraits de fonds ou établissement de règlement par chèque ne peuvent être effectués que par celui-ci, le Président, le 1er Vice Président et le Trésorier National sous la condition de la double signature. Sur proposition du Président, il est nommé par le Conseil d administration. Fonctionnaire détaché ou mis à disposition par l administration, il est placé sous l autorité directe du Président de l AHMI, auquel il rend compte des problèmes administratifs qui le concerne (discipline, congés, formation, disponibilité, relation conflictuelle, etc.). Il est tenu en tout lieu et en permanence au devoir de réserve. Il ne peut révéler à quiconque des informations sur le fonctionnement interne de l association, sans en avoir avisé le Président ou à défaut le Secrétaire National. Il participe aux Assemblées statutaires de l AHMI avec voix consultative. Page 8

9 Les Vice-Présidents : Ils sont chargés de suppléer le Président et de contrôler la bonne application des statuts et du Règlement Intérieur par l ensemble des membres du Bureau National. Ils en rendent compte aux membres du Conseil d administration. Ils sont informés par le Président des dossiers importants et des objectifs à court terme. ARTICLE 9 : Conformément à l article 7 de nos statuts, il est précisé : - Frais de représentation des membres du secrétariat du Bureau National : Tout frais de représentation engagé doit faire précédemment l objet de l accord de 2 membres du secrétariat du Bureau National. Ces frais doivent obligatoirement s inscrire dans le cadre d une mission liée au fonctionnement de l AHMI. Une fiche de frais détaillée- joint à la facturementionnera la somme TTC des frais, la date, la raison sociale du prestataire, le nom de la personne invitée ou à l origine des frais ainsi que le motif de l engagement des frais. ARTICLE 10 : LES DELEGUES REGIONAUX Les Délégués Régionaux sont nommés et radiés directement par le Président sur proposition du secrétariat du Bureau National. Les membres du secrétariat du Bureau National ne peuvent être nommés Délégués Régionaux. Ils ont pour charge de représenter et de faire connaître l AHMI au sein de leur région. A cet effet, ils sont mandatés pour intervenir auprès des DDSP et des Préfectures de leur ressort pour présenter les buts de l association et défendre les intérêts des personnels et familles handicapés dont ils auront connaissance. Ils rendent compte par tous moyens au Président ou à défaut au Secrétaire National de tout problème ou difficultés rencontrés dans le cadre de leurs interventions. Ils sont tenus de fournir un compte rendu de leurs activités avant chaque CA. Les Délégués Régionaux ne peuvent être rémunérés pour les missions qu ils accomplissent. Le support matériel d information est fourni par le siège, d initiative ou à la demande justifiée par le Délégué Régional. ARTICLE 11 : L AHMI remet gratuitement un exemplaire des Statuts et du Règlement Intérieur à tout membre de l association. En cas de perte, il sera délivré un duplicata dont le coût est fixé à 1 uro. Toutes modifications statutaires seront portées à la connaissance des membres de l AHMI qui pourront ainsi tenir leur exemplaire à jour. Page 9

10 Règlement Intérieur annexé aux Statuts, adopté par l Assemblée Générale Ordinaire souveraine. Fait à Paris le, 19 mars 2003 Modifié le 2 avril 2004 en Conseil d administration Modifié le 10 décembre 2004 en Conseil d administration Modifié le 10 juin 2009 en Assemblée Générale Modifié le 13 octobre 2011 en Assemblée Générale Le Président Marc GONZALVEZ La Responsable de Gestion Administrative Patricia MAKONGO Page 10