Manuel de l utilisateur du portail des répondants de CaRMS en ligne

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1 Manuel de l utilisateur du portail des répondants de CaRMS en ligne Le portail des répondants de CaRMS en ligne offre un environnement sécurisé aux répondants qui peuvent créer ou téléverser des lettres pour les candidats. Ce système permet de sauver du temps, d'éliminer les frais de poste et de réduire l usage du papier. Veuillez prendre note que les navigateurs pris en charge pour le portail des répondants de CaRMS en ligne sont : Google Chrome (recommandé) Mozilla Firefox 14.0 Internet Explorer 9 Si vous n utilisez pas l un de ces nagivateurs, des erreurs imprévues pourraient survenir. Nous nous excusons des inconvénients et vous recommandons d envoyer à CaRMS votre lettre de recommandation par la poste si vous ne pouvez installer un des navigateurs recommandés. Si vous n avez pas encore créé de compte pour le jumelage principal R-1 de 2013, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien suivant pour commencer l inscription *: *Si vous avez reçu une demande de lettre de recommandation par courriel de CaRMS, un lien vers la page d ouverture de session est fourni dans le courriel. Si vous utilisez ce lien, la demande du candidat sera automatiquement ajoutée à votre compte. Passez à l étape 7 pour des instructions sur la soumission de la lettre en ligne. *Si vous avez un compte de répondant en ligne créé au cours de jumelages précédents, vous devrez en créer un nouveau pour le jumelage principal R-1 de Les étapes 1 à 5 ci-dessous vous aideront à créer un comte de répondant sur CaRMS en ligne. Si vous avez déjà créé un compte pour le jumelage principal R-1 de 2013, veuillez passer à l étape 7. 1

2 1. Bienvenue à CaRMS en ligne En cliquant sur le lien d inscription, vous accéderez à l écran d ouverture de session affiché ci-dessous. Si vous avez déjà un compte*, entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe dans les champs cidessous et passez à l étape 7. * Si vous avez un compte de répondant en ligne créé au cours de jumelages précédents, vous devrez en créer un nouveau pour le jumelage principal R-1 de Si vous n avez pas encore de compte, ne remplissez pas les champs du nom d utilisateur et du mot de passe et cliquez sur «Suivant» pour continuer. 2

3 2. Renseignements personnels Veuillez prendre note que les champs marqués de astérisque rouge sont obligatoires. Une fois que vous avez entré tous les renseignements obligatoires, cliquez sur «Suivant» pour poursuivre avec les «Renseignements sur l institution». 3

4 3. Renseignements sur l institution Veuillez prendre note que les champs marqués de astérisque rouge sont obligatoires. Une fois que vous avez entré tous les renseignements obligatoires, cliquez sur «Suivant» pour poursuivre avec le «Compte de CaRMS» pour créer votre compte. 4

5 4. Compte de CaRMS : Information sur l ouverture de session Dans cette section, vous créerez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Veuillez prendre note des exigences de mot de passe conforme aux normes de l industrie ci-dessous. Exigences concernant le nom d utilisateur : Doit comporter entre 6 et 20 caractères Ne peut comprendre de caractères spéciaux Exigences concernant le mot de passe : Doit comporter entre 8 et 20 caractères Doit contenir au moins une lettre majuscule Doit contenir au moins un caractère numérique Doit contenir au moins un caractère spécial Exemple d un mot de passe acceptable : Drjohns2! Prenez en note votre nom d utilisateur et votre mot de passe et conservez l information dans un lien sûr. Vous devrez aussi créer une question et une réponse de sécurité. Le système vous posera cette question si vous devez un jour réinitialiser votre mot de passe. Prenez en note votre réponse de sécurité et conservez-la en lieu sûr. Une fois que vous avez terminé ces étapes, cliquez sur «Suivant» pour poursuivre avec la section «Acceptation de la politique». 5

6 5. Acceptation de la politique Vous devrez lire et accepter les conditions d utilisation. Veuillez lire et accepter la déclaration en cliquant sur la case à cocher. Ensuite, cliquez sur «S inscrire» pour terminer le processus d inscription du compte. 6

7 6. Page d accueil de votre compte Une fois que votre inscription est terminée et que vous avez ouvert une session, vous accéderez à la page suivante. Dans la partie supérieure de la page, vous trouverez le menu suivant. Cliquez sur «Accueil» pour retourner à la page principale (saisie d écran précédente) peu importe la section où vous vous trouvez. Cliquez sur «Français/English» pour changer la langue de la page. Cliquez sur «Mon compte» pour modifier les éléments suivants : Renseignements de l utilisateur : votre nom, votre titre et votre fuseau horaire Coordonnées : votre courriel, votre numéro de téléphone et votre langue préférée Renseignements sur l adresse : votre adresse où on peut vous joindre Information de sécurité : votre nom d utilisateur, votre mot de passe et la question de sécurité Cliquez sur «Fermer la session» pour quitter le système. 7

8 7. Soumettre une lettre en ligne Pour commencer le processus de soumission d une lettre de recommandation en ligne, placez votre curseur sur «Demande de lettre de recommandation» dans la partie supérieure gauche de votre écran. Un menu déroulant contenant les options suivantes s affichera. Chacun des éléments du menu est décrit ci-dessous. 7.1 Ajouter une nouvelle demande de lettre de recommandation Cette section vous permet d ajouter une demande de lettre de recommandation à votre liste de demandes (voir la section 7.2) en trois étapes faciles. Veuillez prendre note que si vous cliquez sur le lien qui vous est fourni par le candidat par l entremise de CaRMS, la demande sera automatiquement ajoutée à votre liste de demandes de lettre de recommandation et vous pourrez passer directement à l étape

9 Étape 1 : Entrer le n o de demande de lettre de recommandation et le n o d identification de CaRMS, que vous trouverez dans la partie supérieure de la page couverture fournie par le candidat. Étape 2 : Après avoir entré le n o de demande de lettre de recommandation et le n o d identification de CaRMS, cliquez sur «Recherche». Si vous avez entré l information exacte, les renseignements détaillés du candidat apparaîtront dans les «Résultats de la recherche». Étape 3 : Si l information dans les «Résultats de la recherche» est exacte, cliquez sur «Ajouter à la liste des demandes» pour ajouter la demande à votre liste de demandes de lettre de recommandation. 7.2 Liste de demandes de lettre de recommandation 9

10 Cette section vous permet de soumettre votre lettre de recommandation en ligne après avoir ajouter l entrée à votre liste. Voici un exemple d entrée dans votre liste : Pour soumettre une lettre, sélectionnez l entrée appropriée en cliquant sur la case à cocher à la gauche de l entrée. Une fois que l entrée est sélectionnée, cliquez sur le bouton «Gérer les demandes» sous la liste. Il y a deux options pour la soumission d une lettre de recommandation par l entremise de CaRMS en ligne : Option 1 : Téléverser une lettre Pour téléverser une lettre, vous devez d abord créer votre lettre hors ligne et convertir le document en fichier PDF (la taille du fichier ne doit pas dépasser 1,5 MB). Une fois que votre dossier PDF a été créé, suivez les étapes décrites ci-dessous. 1. Sélectionnez «Téléverser une lettre» 2. Choisissez le fichier PDF que vous souhaitez téléverser 3. Sauvegardez le document 4. Visualisez le document pour vérifier la mise en page 5. Soumettez le document 10

11 Remarque : Lorsque la lettre est téléversée, la date apparaîtra à droite du champ de texte «Choisir un fichier». 11

12 Option 2 : Lettre type sur CaRMS en ligne Pour entrer une lettre directement sur CaRMS en ligne, sélectionnez la demande à partir de la page «Liste de demandes de lettre de recommandation» et cliquez sur le bouton «Gérer une demande». Choisissez l option «Rédiger la lettre en ligne» et suivez les étapes indiquées ci-dessous. Remarque : Nous vous recommandons de créer votre lettre à l aide d un logiciel de traitement de texte puis de la copier dans le système afin que vous ayez une copie de la lettre dans vos dossiers. Si vous créez la lettre directement dans le système, nous vous recommandons de sauvegarder souvent. 1. Tapez ou copiez/collez le texte dans la boîte de texte (limite de caractères : ) 2. Sauvegardez le document. Nous vous recommandons de sauvegarder au fur et à mesure pour éviter de perdre de l information. 4. Visualisez le document pour vérifier la mise en page 3. Soumettez le document 12

13 Une fois que la lettre est soumise, le processus est terminé. Les deux colonnes de droite de votre liste de demandes de lettre de recommandation indiqueront de quelle façon et à quel moment la lettre a été soumise (voir ci-dessous). La lettre DOIT être soumise pour qu elle puisse être consultée. Dans votre Liste de demandes de lettre de recommandation, vérifiez s il y a la mention «Soumise». S il est indiqué «Non soumise» et que la lettre est par ailleurs à votre satisfaction, veuillez sélectionner la demande, cliquez sur «Gérer une demande» puis sur «Soumettre un document». Si vous ne souhaitez pas terminer une demande en particulier, sélectionnez la demande à partir de la liste et cliquez sur «Supprimer la demande». Une nouvelle fenêtre s ouvrira et vous pourrez y indiquer la raison pour laquelle vous refuser la demande. Ce message sera envoyé par courriel au candidat. 7.3 Liste de demandes de lettre de recommandation archivée Cette page énumère les demandes qui ont été archivées et qui ne sont plus actives dans votre liste actuelle. Une demande archivée est retirée de la liste des demandes actives. Pour réactiver une demande, sélectionnez la demande et cliquez sur «Rétablir». 13

14 8. Préférences des répondants Cette section vous permet de modifier l information qui apparaît dans l en-tête lorsque vous tapez une lettre directement sur CaRMS en ligne (voir la section 7.2). Les données que vous entrez sous les onglets «Renseignements personnels» et «Renseignements sur l institution» seront incluses dans les coordonnées qui apparaîtront dans le coin supérieur droit de la lettre de recommandation. L onglet «Images pour lettre de recommandation en ligne» vous permet de téléverser des images d en-tête et de signature. Toutefois, veuillez prendre note que ce n est pas obligatoire. Si vous le préférez, vous pouvez téléverser une image d en-tête en format.jpg. Cette image sera placée dans la partie supérieure de la page, alignée avec les marges de la lettre. Si votre en-tête contient vos coordonnées, vous pouvez choisir de ne pas inclure les coordonnées par défaut mentionnées ci-dessus. Vous pouvez aussi téléverser une image de signature en format.jpg. L image de signature sera placée dans la partie inférieure de votre lettre, alignée avec la marge de gauche de votre lettre. 14

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