Le montage et la gestion administrative des projets co-financés par l'union Européenne

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1 Le montage et la gestion administrative par l'union Européenne

2 Le système de subventions de l'ue: EuropeAid 10 Instruments thématiques 3 Instruments géographiques Gestion des actions: centralisée décentralisée

3 Les appels à projet: Des conditions préalables pour participer à un appel: Appel ouvert Appel restreint Personne morale Sans but lucratif Situations d'exclusion Nationalité Statut Juridique L'inscription dans la base de données PADOR Un portail web pour repérer les appels à projet: Références de l'appel Documentation utile, notamment les Lignes directrices à l'attention des demandeurs.

4 Les lignes directrices: Présentation du programme Des délais très précis Un contexte de programmes, stratégies et initiatives Des objectifs et priorités à viser: Lots Priorités thématiques Tâches spécifiques Priorités transversales Des limites financières claires Montant global Montant min\max par projet

5 Les lignes directrices: Règles applicables à l'appel à proposition Éligibilité: Éligibilité du demandeur Éligibilité des partenaires et associés Éligibilité de l'action: Durée min\max Rappel sur les secteurs et couverture géographique Systèmes de suivi évaluation et plan de visibilité Exemples d'actions non éligibles Éligibilité des coûts Présentation de la demande Étapes dans l'évaluation des demandes Procédures et critères d'évaluation des demandes

6 Exercice: l'association Marocaine pour le Développement Rural Intégré Crée en 2003 Mission: soutien au développement des zones rurales du point de vue tant social et culturel que économique. Activités précedentes: 2 projets financés par l'indh de formation agricole et alphabétisation des femmes; un projet financé par l'ads de création de coopératives féminines. Collaborations avec différentes autorités locales et services déconcentrés de l'état. Partenaire dans un projet de ACPP, financé par l'aecid et dans un programme de Handicap International, financé par l'afd. Un projet en cours à Al Hoceima financé par la coopération Canadiènne d'appui à l'agriculture bio et à l'écotourisme. Siège à Rabat, 3 bureaux régionaux à Al Hoceima, Ouarzazate et Errachidia. 15 volontaires, 4 salariés, 8 stagiaires. Équipements de bureau, un vieux véhicule laissé par les espagnols, documentation, modules pédagogiques, matériel de sensibilisation. matériel technique, Les bureaux de Rabat et Al Hoceima sont payés par le projet Canadien; les autres bureaux sont hébergés dans des espaces communaux.

7 A quel appel répondre? Est-ce que l'appel intéresse à mon ONG? Est-ce qu'il y a des possibilités que mon projet soit approuvé? Ma capacité financière et de gestion Mon expérience dans le secteur La cohérence entre mes objectifs et les objectifs de l'appel La qualité du partenariat que je peux construire autour du projet Mes concurrents potentiels Exercice: Quel appel pour l'amdri? L'appel Développement Social et Humain L'appel IEDDH Maroc L'appel ANE Maroc L'appel Migration et Asile

8 Répondre à un appel à proposition: La note succincte: Structure définitive du partenariat (non pas les associés) Indication provisionnelle du montant demandé Pertinence de l'action : Pertinence par rapport aux objectifs de l'appel Pertinence par rapport aux besoins Groupes cible et bénéficiaires finaux Éléments avec une valeur ajoutée particulière (3 PAGES MAXIMUM!) Description de l'action

9 Répondre à un appel à proposition: La grille d'évaluation de la note succincte:

10 Répondre à un appel à proposition: Le formulaire complet de demande: Description de l'action Méthodologie Calendrier des activités Durabilité Expérience du demandeur Description du demandeur Description des partenaires et associés Liste de contrôle

11 La grille d'évaluation du formulaire complet de demande:

12 L'élaboration du Plan Financier (Budget): Considérations préalables: Faisabilité économique: le co-financement Structure de gestion et moyens à prévoir Activités et moyens à prévoir Frais des partenaires et des autres acteurs impliqués Considérer le nombre de bénéficiaires des activités Toute ressource nécessaire à l'action doit être prévue dans le budget. Les coûts indiqués dans le budget sont à justifier Équilibre entre détail et flexibilité dans la gestion. L'UE est toujours le bailleur principal (min 51%) et presque toujours ne finance pas la totalité du budget (max %) Couts éligibles et couts acceptés: les taxes Pas de contributions en nature dans le budget Éviter les erreurs de calcul: Feuil standard avec les formules

13 L'élaboration du Plan Financier (Budget): Annexe III - Budget de l'action Catégories de dépense: Coûts directs: Coûts indirects: Lignes 1 6 du Formulaire UE Ligne 10: Frais administratifs Coûts de fonctionnement: Ligne 4 pour le frais de fonctionnement du projet 1 Coûts 1. Ressources humaines Sous-total Ressources humaines 2.Voyages 6 Sous-total Voyages 3. Équipement, matériel et fournitures7 Sous-total M atériel et fournitures 4. Bureau local Sous-total Bureau local 5. Autres coûts, services8 Sous-total Autres coûts, services 6. Autres Sous-total Autres 7. Sous-total des coûts directs éligibles de l'action (1 à 6) (taxes exclues) 8. Provision pour imprévus (maximum 5 % de 7, sous-total des coûts directs éligibles de l'action) (taxes exclues) 9. Total des coûts directs éligibles de l'action (7+8) (taxes exclues) 10. Coûts administratifs (maximum 7 % de 9, total des coûts directs éligibles de l'action) (taxes exclues) 11. Total des coûts éligibles (9+10) (taxes exclues) 12. Taxes de l'action (11+12) 13. Total des coûts éligibles/acceptés

14 Les lignes budgétaires 1. Ressources Humaines Salaires bruts Salaires appropriés aux pays Prestations à temps partiel Les perdiems

15 Les lignes budgétaires 2. Voyages Déplacements Trajets locaux 3. Équipements et fournitures Règle de l'origine Procédures d'achat Donations 4. Bureau Local Frais mensuels de location, téléphone, électricité etc. Frais des véhicules

16 Les lignes budgétaires 5. Autres coûts, services Pas des coûts à forfait Prestations de service 5.3 coûts de vérification et 5.4 coûts d'évaluation 5.6 frais de banque et services financiers 5.8 Frais de visibilité 6. Autres 8. Imprévus 10. Coûts administratifs

17 Exercice: Un budget à réviser pour l'ong AMDRI Projet ANE Maroc: Retour à la campagne Objectif spécifique: Soutenir l'intérêt des jeunes au développement agricole Résultats: Activités: 20 jeunes formés Amélioration de la productivité de 10 entreprises familiales avec l'appui des jeunes Lancement de 3 projets pilote Formations, stages, fourniture d'équipements, subvention en cascade de 3 projets pilotes, suivi, animation, sensibilisation Durée: 24 mois Partenaires: Province de Targuist, ANAPEC, CIDEAL Le Budget de l'action. 12 Erreurs: voilà le Budget corrigé Considérations sur la faisabilité et l'équilibre du budget

18 Le Cadre Logique. Schéma de l'articulation du projet (Objectifs, Résultats, Activités) Moyens à employer Conditions préalables et hypothèses Indicateurs et sources de vérification

19 La Gestion Comptable et Administrative du Projet Au démarrage du projet: Formats standard pour les documents Code d'identification du projet Plan de communication du projet Dossier des communications échangées avec l'ue Classer tout document de manière qu'il soit facile de le réperer

20 La Gestion Comptable et Administrative du Projet L'enregistrement des dépenses: Comptabilité en partie double Comptabilité du projet, non seulement du financement UE La Note de caisse : Feuilles mensuelles Résumé des entrées et sorties du mois et depuis le début Mouvements de caisse:» Entrées: Alimentation de caisse» Sorties: dépenses en espèces» Hors caisse: mouvements de banque

21 La Gestion Comptable et Administrative du Projet La gestion des justificatifs de dépense: Note de caisse Factures et reçus Procédures de passation de marchés Contrats et bons de commande Preuve de l'exécution du service\prestation (rapports, produits, tickets de voyage etc.) Preuve de réception des fournitures\travaux (bons de livraison) Payements bancaires Procédures pour l'exonération de la TVA Journal de bord des véhicules Registre des salaires

22 La Gestion Comptable et Administrative du Projet La gestion des justificatifs de dépense: La «masque» des factures: Agrafer et non pas coller Joindre tout document utile Justificatifs acceptables: Au nom de l'ong ou d'autre entité éligible Relatif à un cout éligible Présente cachet, signature, IF du fournisseur

23 La Gestion Comptable et Administrative du Projet La liste des justificatifs de dépense Dépenses ordonnées par ligne budgétaire et par date Les montants en devise et en Euro Le taux de changé c'est la moyenne des taux de changes indiqués sur le site InforEurope Attention aux erreurs de calcul! La source de vérification ce sera le dossier physique.

24 La Gestion Comptable et Administrative du Projet Les procédures d'achat

25 La Gestion Comptable et Administrative du Projet Les procédures d'achat Procédure négociée concurrentielle Au moins 3 devis contradictoires Tableau comparatif Bon de commande Règle de la nationalité et de l'origine La TVA dans les projets UE: La procédure pour l'exonération

26 La Gestion Comptable et Administrative du Projet La gestion des ressources humaines Procédure formelle pour la sélection du personnel, sur la base de TdR Contrats en accord avec la législation nationale code du projet TdR et CV en annexe Charges fiscales et de la sécurité sociale Fiche du personnel Fiche de paye: Personnel permanent Personnel occasionnel Les frais fiscaux dans la liste des justificatifs

27 La Gestion Comptable et Administrative du Projet Gestion du bureau local Règlement de fonctionnement du bureau Horaire de travail Usage d'équipement et véhicules Responsabilités dans la gestion administrative Remboursement des dépenses avancées Gestion des véhicules: le carnet de bord Protocole des courriers Gestion des courriels Dossier des échanges avec l'ue

28 La Gestion Comptable et Administrative du Projet La gestion du compte bancaire Compte dédié au projet Co-financements. Garder les extraits de compte Bien durables et cession Inventaire des biens Cession de tout équipement acheté aux partenaires ou bénéficiaires Preuves des donations de plus de dans le rapport final

29 Le Rapport Financier Budget provisionnel et suivi, Référence directe à la liste des justificatifs (désormais obligatoire pour certaines subventions) Prévisions pour la prochaine période sur la base du budget et du chronogramme Avenant ou utilisation des imprévus A remplir s'il y a eu un avenant pendant la période du rapport. Rapport intermédiaire Budget prévu Ré-allocations: maximum 15% entre lignes budgétaires Dépenses effectives: Rapport final Sub-totaux de la liste des justificatifs Indication des unités Coûts cumulatifs avant et après le rapport Comme pour le rapport intermédiaire, sauf justifier les ré-allocations. Sources de financement finales Demandées pour le rapport final