Voici ce à quoi ressemble le sous-menu Déclaration heures travail. Libre-service employé Déclaration des heures de travail. Mise à jour :

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1 1. Renseignements de base sur la gestion du temps dans PeopleSoft RH 1.1. Personnel touché par la gestion du temps dans PeopleSoft RH 1.2. Concepts liés à la déclaration des exceptions ou des heures travaillées Mode de déclaration par type d employés Répartition automatique des heures prévues à l horaire dans la feuille de temps Emplois multiples et la déclaration des exceptions ou des heures de travail Description d une exception Délais de déclaration des exceptions ou des heures travaillées Période de soumission et d approbation de la déclaration pour le traitement de la paie Modification ou déclaration effectuée par un supérieur immédiat au nom de l employé 2. Procédure de déclaration des exceptions ou des heures travaillées 2.1. Choix de la période de déclaration des exceptions ou des heures de travail 2.2. Utilité du bouton Utiliser horaire 2.3. Choix du code de déclaration des exceptions et des heures de travail 2.4. Enregistrer une déclaration 2.5. Soumettre une déclaration 2.6. Supprimer une déclaration 3. Renseignements de base sur les soldes des banques 3.1. Consultation des soldes de banques 3.2. Mise à jour des banques Annexe I : Vue d ensemble de la feuille de temps Dans la section Déclaration heures travail du libre-service employé, vous pouvez consulter l information en lien avec votre gestion du temps, laquelle est fonction de vos conditions de travail. C est également dans cette section que vous accédez à votre feuille de temps afin de déclarer des heures travaillées ou des exceptions. La feuille de temps vous permet finalement de consulter le statut de vos déclarations, ainsi que le solde de vos différentes banques, s il y a lieu. Voici ce à quoi ressemble le sous-menu Déclaration heures travail.

2 1. Renseignements de base sur la gestion du temps dans PeopleSoft RH Le présent document vise à renseigner de manière générale le personnel de l Université Laval sur la gestion du temps. 1.1 Personnel touché par la gestion du temps dans PeopleSoft RH Plusieurs employés de l Université Laval sont tenus de déclarer leurs exceptions ou leurs heures de travail, selon le cas, dans PeopleSoft RH. Si vous n êtes pas certain de faire partie d un groupe de personnel en gestion du temps, vous pouvez consulter la liste des groupes de paie. 1.2 Concepts liés à la déclaration des exceptions ou des heures travaillées Mode de déclaration par type d employés Le système prévoit un mode de déclaration dans la feuille de temps : déclaration à heures écoulées, soit un employé qui déclare un nombre d heures liées à un code de temps (heures travaillées ou exceptions) pour une journée en particulier (ex. : 7 heures de vacances le 7 juin); Remarque : Tous les employés en gestion du temps à l Université Laval déclarent des heures écoulées. Toutefois, certains membres du SEUL ont un horaire écoulé incluant des codes de temps qui génèrent des primes. Si vous êtes l un d entre eux, après avoir lu ce document, vous devrez vous référer à l outil d aide Gestion du temps - Horaire écoulé incluant des primes de quart pour le personnel de soutien. Les employés à heures écoulées se divisent en deux types qui se distinguent comme suit : Description Déclaration dans la feuille de temps Absence de déclaration ou d approbation avant le traitement de la paie Type E (Exceptions) Employé avec un horaire préétabli dans sa feuille de temps (Heures fixes par semaine) Au besoin, pour déclarer une exception (vacances, absence en raison d une formation, etc.) Rémunération automatique des heures prévues à l horaire de travail préétabli Type H (Heures travaillées) Employé sans horaire préétabli dans sa feuille de temps (Heures faites, heures payées) Toutes les heures de travail effectuées et les exceptions Aucune rémunération

3 Conseils : Pour savoir de quel type d horaire vous disposez, consultez votre feuille de temps, notamment le champ heures prévues. S il y a un nombre différent de zéro, vous avez un horaire de travail préétabli (Type E). S il y a des zéros, c est que vous ne disposez pas d un horaire de travail préétabli (Type H). Vous devez donc absolument déclarer et faire approuver vos heures de travail pour être rémunéré. Consultez l annexe I - Vue d ensemble de la feuille de temps pour savoir où se trouve exactement ce renseignement Répartition automatique des heures prévues à l horaire dans la feuille de temps Si vous faites partie du personnel auxiliaire de recherche et d enseignement (SA²RE) ayant un contrat avec un horaire préétabli (Type E), les heures prévues à votre horaire sont réparties automatiquement par le système et peuvent ne pas correspondre à votre horaire réel de travail. Un document traitant de cette particularité sera disponible sous peu Emplois multiples et la déclaration des exceptions ou des heures de travail Une personne occupant plusieurs emplois doit être dans le bon dossier d employé avant de déclarer ses heures. Il est possible de naviguer dans ses dossiers d employé à partir de la feuille de temps en cliquant sur Employé précédent ou Employé suivant Description d une exception Il s agit de tout changement à la semaine normale de travail d un employé (p. ex., 35 heures, heures par semaine), en fonction de ses conditions d emploi et de ce qui est prévu dans sa convention collective. Voici des exemples d exceptions à déclarer : congé de maladie (absence de deux jours et moins), prise de vacances, un congé pris dans le cadre des options A et C du Programme de conciliation travail vie personnelle, congé mobile, exécution d heures de travail supplémentaires, absence en raison d une activité de formation ou de perfectionnement, etc. Remarques : Si vous n avez pas d horaire préétabli (Type H), vous devez déclarer vos heures réelles de travail. Des exceptions ont un traitement automatisé dans PeopleSoft RH, soit : Fériés : Puisque l Université reconnaît que les jours fériés sont des jours chômés et rémunérés, vous n avez rien à déclarer en ce sens dans PeopleSoft RH, à moins d avoir travaillé cette journée. Pour connaître la liste des jours fériés, consultez le site Web des Ressources humaines.

4 Congés à long terme et absence en raison de maladie de plus de deux jours Vous n avez pas à faire de déclaration dans PeopleSoft RH en ce qui a trait à un mouvement à long terme (congé de maternité, congé parental, etc.) Concernant les congés de maladie, un maximum de deux journées consécutives d absence pour maladie sans billet médical peut être déclaré dans une feuille de temps. À la réception d un billet médical par la direction Santé et mieux-être au travail, au plus tard à la troisième journée consécutive d absence, l absence est inscrite au dossier de l employé et la rémunération se verse automatiquement à compter de la date de début de l invalidité indiquée par le médecin traitant. Au cours d un congé à long terme ou de maladie de plus de deux jours, si vous revenez au travail à temps partiel, il vous faudra alors déclarer vos journées non travaillées, ainsi que toute exception survenant pendant une journée normalement travaillée (à moins d avoir reçu un avis contraire de la part des Ressources humaines) Délais de déclaration des exceptions ou des heures travaillées Dans PeopleSoft RH, vos heures travaillées doivent être déclarées en temps réel. Toutefois, il est possible de déclarer vos exceptions (vacances ou autres) à l avance ou au retour au travail. Selon le côté prévisible et la durée de votre absence, il convient de choisir la meilleure option pour vous. Option 1 : Déclaration hebdomadaire Si vous avez des heures de travail ou des exceptions à déclarer, vous pouvez consigner ces heures chaque jour dans votre feuille de temps en les enregistrant. Vous pouvez, par la suite, soumettre ces heures enregistrées à votre supérieur immédiat en une seule fois pour une semaine donnée. Une période de paie peut donc impliquer deux soumissions de feuille de temps, soit une par semaine, s il y a lieu. Conseils Chaque fois qu un employé soumet sa déclaration d heures à son supérieur immédiat, un courriel de notification lui est transmis. Il vous est donc suggéré de soumettre votre feuille de temps une fois par semaine, à la dernière journée travaillée, soit le vendredi pour la majorité du personnel. Afin d acquérir cette bonne habitude, il est suggéré de vous mettre un rappel dans votre calendrier Outlook, si c est possible. Option 2 : Déclaration à l avance PeopleSoft RH vous permet de soumettre une déclaration d heures en avance lorsqu une absence est prévisible, comme des vacances. Votre supérieur pourra l approuver au moment où elle sera dans sa période courante d approbation. Vous pouvez aussi prendre des arrangements avec votre supérieur immédiat pour que ce dernier soumette votre déclaration à votre place. Vous n avez alors qu à enregistrer votre déclaration avant de partir. Option 3 : Déclaration pour une période antérieure PeopleSoft vous permet de soumettre des heures de travail ou des exceptions de manière rétroactive. Vous pouvez aussi modifier des heures soumises et approuvées.

5 Vous pouvez reculer jusqu à quatre périodes de paie antérieures (huit semaines), sans compter celle en cours. Reportez-vous au calendrier de paie disponible dans votre catégorie d emploi dans le site Web des Ressources humaines pour déterminer si vous pouvez faire votre déclaration dans PeopleSoft RH. Autrement, la déclaration doit être transmise manuellement aux Ressources humaines par le supérieur immédiat, au moyen du formulaire ci-dessous : Formulaire d'avis de correction SRH-339-A Remarques : Le formulaire est destiné aux membres des syndicats suivants : APAPUL, SPPRUL, SEUL, SA 2 RE et le personnel enseignant et de recherche en gestion de temps. Lorsqu un technicien en gestion du temps traite un des formulaires et approuve la feuille de temps d une personne au nom du supérieur immédiat, deux courriels de notification sont simultanément envoyés à l employé et au supérieur. Ces formulaires sont aussi disponibles dans le site web des Ressources humaines Période de soumission et d approbation de la déclaration pour le traitement de la paie Le calendrier de paie de l Université Laval comporte 26 périodes de paie, s échelonnant sur 14 jours, du lundi au dimanche. Chaque paie comprend donc deux semaines de salaire. Certains employés sont payés en différé (paiement une fois la prestation de travail effectuée), d autres en avance (paiement avant la fin de la prestation de travail prévue). Vous pouvez consulter le calendrier de paie disponible dans votre catégorie d emploi dans le site Web des Ressources humaines pour savoir si vous êtes payé à l avance ou en différé. Le personnel devrait soumettre les heures travaillées ou les exceptions chaque semaine, une fois le vendredi ou à la dernière journée travaillée, si ce n est pas un vendredi. Les supérieurs immédiats peuvent approuver ces heures une fois par semaine, le lundi. Sachez que la date limite pour approuver des déclarations afin qu elles soient traitées dans la paie en cours est le mardi à midi, la semaine précédant le dépôt de la paie. Voici ce qui se passe normalement d une période de paie à l autre. CALENDRIER DE PAIE Semaine 1 AM Traitement - paie PM Semaine 2 Dépôt - paie Semaine 3 Traitement - paie Semaine 4 Dépôt - paie AM PM AM PM AM PM Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Approbation pour la semaine précédente Approbation pour la semaine précédente Approbation pour la semaine précédente Approbation pour la semaine précédente Gel d approbation Gel d approbation Gel d approbation Gel d approbation Dépôt - Paie A Gel d approbation Gel d approbation Dépôt - Paie B Soumission de la semaine en cours Soumission de la semaine en cours Soumission de la semaine en cours Soumission de la semaine en cours Remarque : Le gel indiqué réfère à une situation normale. Pour assurer un traitement de la paie adéquat, le gel peut être prolongé.

6 Ainsi, le dépôt de la paie B fera référence à la rémunération et au traitement des heures déclarées ou des exceptions des semaines suivantes : Personnel payé en différé : semaines 1 et 2 Personnel payé en avance : semaines 3 et Modification ou déclaration effectuée par un supérieur immédiat au nom de l employé Un supérieur immédiat (ou son mandataire) peut modifier ou corriger une déclaration soumise par un de ses subalternes avant de l approuver. L employé recevra un courriel l en informant. Un supérieur immédiat (ou son mandataire) peut également remplir une feuille de temps au nom d un de ses subalternes si ce dernier n est pas en mesure de le faire lui-même (p. ex., vacances, congé à court terme, etc.) ou si le supérieur immédiat décide de s en occuper pour des raisons administratives. L employé touché n a pas à approuver la déclaration. Par contre, celui-ci recevra automatiquement un courriel l avisant qu une opération a été effectuée dans sa feuille de temps. 2. Procédure de déclaration des exceptions ou des heures travaillées La présente section vous renseigne sur les étapes à suivre au moment de faire une déclaration dans votre feuille de temps. Consultez l annexe I - Vue d ensemble de la feuille de temps pour connaître toutes les particularités. 2.1 Choix de la période de déclaration des exceptions ou des heures de travail Par défaut, c est l horaire de la semaine courante qui est affichée à l écran. Assurez-vous d être dans la bonne semaine avant d inscrire des heures travaillées ou des exceptions. Remarque : Durant une semaine donnée, si vos conditions d emploi changent, les modifications apparaîtront dans votre feuille de temps à partir de la journée applicable (p. ex., retour d un congé le mardi ou changement de contrat le mercredi). Il faut sélectionner cette journée dans le calendrier et rafraîchir l écran. Dans ces cas, un message apparaît en dessous de la date et précise qu il y a eu un changement en cours de semaine.

7 2.2 Utilité du bouton Utiliser horaire Si vous avez un horaire préétabli (Type E) différent des horaires de bases (35, 38.75, ou 40 heures/semaine), vous pouvez consulter la répartition de vos heures de travail dans une semaine donnée en cliquant sur Utiliser horaire. Ce bouton peut également vous être utile si votre supérieur immédiat exige que vous soumettiez votre feuille de temps périodiquement, et ce, même si vous avez un horaire de travail préétabli (Type E) et que vous n avez pas d exception à déclarer. Votre horaire normal de travail apparaîtra alors à l écran et vous n aurez qu à soumettre votre feuille de temps telle quelle à des fins d approbation. Voici un exemple de ce qui apparaîtrait dans la feuille de temps, une fois que vous avez appuyé sur le bouton Utiliser horaire. Remarques : Si vous utilisez cette fonction pour soumettre vos heures travaillées, assurez-vous que le code de déclaration des heures Temps régulier taux base apparaisse dans le champ prévu à cette fin. Si ce n est pas le cas, sélectionnez-le avant d enregistrer et de soumettre votre feuille de temps. Dans votre feuille de temps, les décimales après les heures correspondent à des quarts d heure et doivent être inscrites à l aide des multiples de 25. Les seules décimales acceptées sont les suivantes : 0,25 = 15 minutes 0,50 = 30 minutes 0,75 = 45 minutes 2.3 Choix du code de déclaration des exceptions et des heures de travail Voici un exemple de codes de déclaration des exceptions et des heures de travail. Pour voir vos codes, cliquez sur la flèche de la liste déroulante dans la colonne Déclaration heures travail. Les codes que vous verrez sont ceux qui sont en vigueur selon vos conditions d emploi, à partir du lundi. Chaque groupe d emploi dispose de sa propre liste de codes. Si vos conditions d emploi changent en cours de semaine, il faut sélectionner cette journée dans le calendrier et rafraîchir l écran afin de voir les bons codes.

8 2.4 Enregistrer une déclaration Pour déclarer vos exceptions tous les jours sans les soumettre immédiatement à votre supérieur immédiat, sauvegardez-les en cliquant sur le bouton Enregistrer. Ces dernières seront alors conservées dans votre dossier. Remarque : Il est important de soumettre les heures pour approbation à votre supérieur immédiat. Dans le cas d une omission, les heures ne se paient pas et les exceptions ne se débitent pas, donc les banques de vacances ou d heures supplémentaires ne se mettent pas à jour. 2.5 Soumettre une déclaration Lorsque vous serez prêt à transmettre votre déclaration, vous n aurez qu à cliquer sur le bouton Soumettre à des fins d approbation par votre supérieur immédiat. Ce faisant, votre supérieur immédiat recevra un courriel l informant d approuver votre feuille de temps. Que ce dernier accepte ou modifie votre déclaration, vous recevrez également un courriel pour vous en informer. Remarques : Lorsqu un technicien en gestion d un temps approuve ou modifie la feuille de temps d un membre du personnel, des courriels de notification sont simultanément envoyés à l employé et au supérieur immédiat. Il est recommandé de soumettre votre feuille de temps le vendredi après-midi, à moins d entente particulière avec votre supérieur immédiat, ou la dernière journée travaillée dans votre semaine, si ce n est pas un vendredi. 2.6 Supprimer une déclaration Si vous désirez annuler des heures, qu elles soient enregistrées, en attente d approbation ou approuvées, veuillez suivre les procédures suivantes : Option 1 : Supprimer des heures déclarées et la ligne du code d exception Une fois positionné dans la feuille de temps avec des heures à annuler, utilisez le signe «-» à droite de votre ligne de déclaration (voir l image encerclée en rouge).

9 Confirmez votre suppression d heures en répondant Oui. Vous revenez alors à votre feuille de temps. Vous pouvez constater que les heures n apparaissent plus dans votre horaire, mais qu elles sont toujours visibles dans le tableau du statut des heures déclarées. Pour finaliser la suppression, assurez-vous de cliquer sur le bouton Enregistrer avant de quitter votre feuille de temps. Une confirmation sera encore nécessaire, mais celle-ci sera présentée sous forme d un message comme le représente l image de droite C est seulement après cette étape que vos heures seront annulées dans la feuille de temps. Option 2 : Supprimer les heures déclarées tout en conservant la ligne du code d exception Si vous souhaitez supprimer seulement une partie des heures pour un même code d exception, vous n avez qu à enlever les heures dans le champ de la journée concernée. Voici l exemple d une personne ayant eu une journée de perfectionnement annulée alors que cette dernière devait durée deux jours. Il faut d abord visualiser la feuille de temps et le statut des heures déclarées.

10 Ensuite, il faut effacer les heures souhaitées directement dans la feuille de temps et enregistrer de nouveau. Un message de confirmation s'affichera. Il faut répondre Oui pour que la modification entre en vigueur. Finalement, la feuille de temps représente la réalité de cette personne soit d avoir une seule journée de perfectionnement d inscrite dans sa feuille de temps et dans le tableau du statut d heures déclarées. 3. Renseignements de base sur les soldes des banques 3.1 Consultation des soldes de banques C est dans votre feuille de temps que vous consultez votre banque de vacances. Les vacances sont exprimées en heures et figurent sous la rubrique Soldes congés congés compensatoires (vacances accumulées, heures de service, heures restantes dans le cadre du Programme conciliation travail vie personnelle, banque de disponibilité, heures de travail supplémentaires, etc.) Voici un exemple de ce que vous pourriez voir dans ce tableau. Le contenu varie en fonction de votre groupe d emploi. Sachez que le solde enregistré ne tient pas compte des changements qui auraient pu avoir eu lieu dans vos conditions d emploi ou des vacances que vous auriez déclarées depuis le traitement de votre dernière paie.

11 Vous retrouverez également ces renseignements sur votre bulletin de paie électronique, dans le coin inférieur gauche, sous la rubrique Banque. Remarque : Le solde de la banque d heures de vacances est global, c est-à-dire qu il inclut, s il y a lieu, les heures de vacances reportées de l année précédente, les heures de vacances à prendre pour l année en cours, ainsi que les heures de vacances accumulées depuis le 1 er juin pour la prochaine année. 3.3 Mise à jour des banques Les banques de vacances et d ancienneté sont mises à jour à chaque période de paie (dans votre feuille de temps et votre bulletin de paie) et non plus une fois l an au 1 er juin comme c était le cas auparavant pour les vacances. Les heures de vacances sont calculées et accumulées selon vos conditions d emploi et les autres dispositions de votre convention collective. Remarques : Le personnel payé en avance peut voir une différence entre le solde indiqué dans la feuille de temps et celui indiqué sur le bulletin de paie.

12 ANNEXE I : Vue d ensemble de la feuille de temps LÉGENDE 1 Renseignements sur l employé, dont son nom et la désignation de son poste. 2 Numéro de l employé. Numéro attribué à chaque dossier d emploi d un employé occupant plus d un poste (p. ex., contrats 3 multiples). Dans un tel cas, il y a une feuille de temps par numéro de dossier d employé Choix d affichage pour déclarer les heures de travail ou les exceptions (à la semaine, au jour). Par défaut, l affichage est configuré à la semaine. Champ indiquant la date de référence pour la semaine affichée et icône servant à modifier la période d affichage de la feuille de temps en sélectionnant une autre date (pour appliquer un changement, l utilisateur doit rafraîchir son écran en cliquant sur les flèches vertes). Information sur les heures prévues : Nombre d heures défini, tel que 35,00, signifie que la feuille de temps réfère à un horaire préétabli de 35 heures par semaine et que seules les exceptions doivent être déclarées; Nombre d heures à zéro signifie que la feuille de temps ne réfère à aucun horaire préétabli, donc il est de type «heures faites, heures payées». Dans ce cas, les heures travaillées et les exceptions doivent être déclarées. 7 Liens permettant de passer d une semaine à l autre dans la feuille de temps. 8 Champs servant à déclarer les heures de travail ou les exceptions, la virgule sert à indiquer la décimale. 9 Liste des codes d exception ou d heures de travail. Elle varie selon le groupe d emploi de la personne ou certaines conditions au travail (invalidité courte durée, par exemple). 10 Le Groupe tâches n a jamais besoin d être modifié. 11 Symboles servant à ajouter «+» ou à supprimer «-» une ligne dans la feuille de temps. On doit retrouver une ligne pour chaque code de déclaration utilisé. Boutons servant à enregistrer la déclaration (sans l envoyer immédiatement au supérieur) ou à la 12 soumettre à des fins d approbation. 13 Bouton servant à faire apparaître votre horaire préétabli dans la feuille de temps. Voici les quatre statuts pouvant être affichés dans le tableau du statut des heures déclarées : Enregistrées : ces heures sont conservées dans la feuille de temps, mais ne seront jamais traitées tant que l action de soumettre n est pas effectuée. Approbation requise : ces heures sont soumises au supérieur immédiat, mais non approuvées par ce dernier, donc ne seront pas traitées dans la paie. 14 Approuvées : heures approuvées ou modifiées par le supérieur immédiat ou par un technicien du Vice-rectorat aux ressources humaines à la demande du supérieur immédiat et transférées pour le traitement de la paie. Refusées : le supérieur immédiat a refusé les heures déclarées, donc aucun traitement ne sera fait pour la paie. Information sur les soldes des banques à la date de la feuille de temps (point 5). Vous devez cliquer sur la 15 flèche blanche figurant à gauche dans la barre de titre bleu pour consulter l information. 16 Liens orientant l utilisateur vers les autres menus du libre-service employé. 12

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