Guide pour les examens informatisés

Transcription

1 La Section de common law offre aux étudiantes et étudiants la possibilité d effectuer leurs examens sur ordinateur dans certains cours à l aide du logiciel SofTest d ExamSoft. Ce logiciel permet aux étudiants d utiliser leur ordinateur portable personnel pour rédiger leurs examens. Veuillez lire attentivement les renseignements suivants afin de connaître tous les détails relatifs au processus des examens informatisés. Prière de noter que l utilisation du logiciel SofTest d ExamSoft pour rédiger des examens est facultative. Les liens renvoyant vers le site internet d ExamSoft sont uniquement disponibles en langue anglaise. Si vous avez besoin d aide ou d explications complémentaires en langue française, nous vous invitons à participer aux séances d information ou aux séances d appui technique organisées par le bureau des Affaires scolaires. 1. Pour une liste des cours offrants des examens informatisés durant l année universitaire veuillez consulter les horaires des examens 2. Assister à une séance d information pour les examens informatisés La participation à une séance d information/de téléchargement d ExamSoft est fortement recommandée. Les techniciens seront sur place pour vous aider à faire face à toute difficulté éventuelle que vous pourriez rencontrer lors de l installation du logiciel. 3. Avant d installer SofTest d ExamSoft 3.1 Étudiant(e)s inscrit(e) au Service d Accès Si vous êtes inscrit(e) au Service d Accès, vous devez aviser Jessica Simon (jsimon@uottawa.ca) avant le lundi 9 novembre de votre intention d utiliser ExamSoft durant un examen faisant l'objet d'une mesure d'accommodement au Service d accès pendant la période d examen de décembre. Pour tout examen en dehors de la période d examen de décembre, vous devez confirmer votre intention d utiliser ExamSoft au moins 10 jours avant la date de l examen. Nous devons recevoir cette confirmation au préalable afin de nous assurer que votre période de temps additionnelle (le cas échéant) est ajoutée à ExamSoft et que l on vous réserve un espace propice à l utilisation d un ordinateur portable. 1

2 3.2 Politique de tarification Les frais uniques de la licence d'utilisation du logiciel SofTest pour les examens informatisés sont de 30 $US par étudiant(e) par année universitaire. Même si vous passez plus d un examen, vous ne devrez payer ce tarif qu une seule fois. Les frais sont payables au moment de l inscription au logiciel. Aucun remboursement ne sera accordé une fois que vous êtes inscrit au logiciel (même si vous décidez finalement de rédiger votre examen à la main). 3.3 Assurez-vous que votre ordinateur rencontre les exigences spécifiques minimales requises pour l installation et l utilisation du logiciel SoftTest d ExamSoft. Votre ordinateur doit être récent, sans virus, avoir assez d espace sur le disque dur et être doté d une connexion internet Wi-Fi. N utilisez pas un petit Notebook ou une tablette/ipad pour vos examens informatisés. Exigences minimum Comment vérifier que votre ordinateur dispose de la configuration système minimale requise? 4. S inscrire et installer SofTest sur votre ordinateur Un courriel comprenant votre identifiant et votre mot de passe sera envoyé à votre compte courriel de l Université d Ottawa avant les séances d information/de téléchargement d ExamSoft. Etape1: Créer votre compte Entrez vos prénom et nom de famille (sans accent), adresse courriel, numéro d étudiant et mot de passe. Vous pourrez réinitialiser votre mot de passe et en créer un de votre choix. Etape 2: Télécharger SofTest Windows instructions Mac instructions Etape 3: Finaliser l inscription à SofTest Une fois inscrit(e), vous verrez une notification à l écran et recevrez un courriel de confirmation à l adresse que vous avez fournie à la 1e étape. N OUBLIEZ PAS D APPORTER VOTRE MOT DE PASSE À L EXAMEN. 5. Pratiquer le logiciel SofTest: l examen de pratique (Mock Exam) Une fois le logiciel SofTest installé sur votre ordinateur, familiarisez-vous avec le logiciel en effectuant l examen de pratique (Mock Exam). L examen de pratique peut être sauvegardé et téléchargé vers le 2

3 serveur ExamSoft jusqu à 10 fois. Nous vous recommandons fortement d effectuer cet examen de pratique au moins une fois avant chaque période d examens. Télécharger un examen de pratique Passer un examen de pratique IL VOUS INCOMBE DE VOUS FAMILIARISER AVEC VOTRE ÉQUIPEMENT, LE LOGICIEL SOFTEST ET LES INSTRUCTIONS FOURNIES PAR EXAMSOFT SUR SON SITE WEB (EN ANGLAIS SEULEMENT) AVANT LE DÉBUT DE LA PERIODE D EXAMENS. PRIÈRE DE VOUS ACCORDER SUFFISAMMENT DE TEMPS POUR VOUS FAMILIARISER AVEC VOTRE ORDINATEUR PORTABLE ET LE LOGICIEL. 6. Vérifications à effectuer avant chaque période d examens Confirmez qu il y a suffisamment d espace libre sur le disque dur de votre ordinateur. Si vous avez effectué ou pensez effectuer une mise à jour majeure de votre système d exploitation assurez-vous que cela ne pose pas de problème de compatibilité avec le logiciel SofTest. Assurez-vous que votre PC est exempt de tout virus. Vérifiez quel anti-virus est installé sur votre ordinateur. Si plusieurs anti-virus sont installés, nous vous recommandons de supprimer ou de désactiver tous les anti-virus en surnombre. Veuillez noter que les systèmes Windows 8 et Windows 10 contiennent déjà un anti-virus, Windows Defender. Si votre anti-virus crée des problèmes ou réagit de manière conflictuelle avec le logiciel SofTest vous devriez désactiver votre anti-virus. Veillez à ce que toutes les mises à jour Windows soient installées de façon à ne pas retarder l examen par l installation des mises à jour par votre ordinateur. Localisez le témoin lumineux de votre prise secteur A/C sur votre ordinateur portable et confirmez que vous pouvez l utiliser sur le courant A/C (c est-à-dire pouvant être alimenté en électricité par une prise murale). Veillez à ce que l horloge interne de votre ordinateur soit réglée à la date et à l heure exacte. Vérifiez les paramètres de langue de votre ordinateur/clavier et désinstallez les langues non utilisées. Consultez le lien suivant afin de savoir comment modifier les paramètres de langue. Les étudiant(e)s qui ne se sentent pas à l aise avec le logiciel avant le jour de l examen devraient envisager de rédiger leur examen à la main. 7. Télécharger les fichiers d examens avant la session d examens Avant le jour de votre premier examen, pour chaque période d examens, téléchargez sur votre ordinateur portable la liste des examens que vous allez devoir passer durant la session. Vous recevrez un courriel lorsque votre examen est prêt à être téléchargé. Les étapes ci-dessous s appliquent aux systèmes d exploitation Windows et Mac : 3

4 1. Cliquez sur l icone SofTest 2. Cliquez sur Télécharger les fichiers d examens ("Download Exam Files"). 4

5 3. Entrez votre numéro d identification et votre mot de passe puis cliquez sur «Suivant» ("Next"). 4. Sélectionnez le ou les examen(s) que vous souhaitez télécharger dans la liste d examens puis cliquez sur le bouton «Télécharger» ("Download"). Si l examen que vous souhaitez télécharger ne figure pas sur la liste des examens, prière de communiquer avec Examsoft. 5

6 5. Cliquez sur "OK" sur l écran indiquant que vous avez réussi le téléchargement. 6. Cliquez sur Fait ("Done") sur l écran "Download Exams". 6

7 8. Le jour de l examen Amenez à votre examen: votre ordinateur portable, votre câble d alimentation, votre batterie, au besoin une rallonge électrique, votre identifiant et votre mot de passe pour le Wi-Fi UOttawa, votre carte d étudiant, votre identifiant et votre mot de passe pour ExamSoft, des stylos/crayons et la version papier de tout matériel éventuellement autorisé durant votre examen. Présentez-vous à la salle d examen au moins 15 minutes avant l heure prévue de l examen. Les étudiants effectuant l examen de manière informatisée doivent s assoir dans les dernières rangées de la salle d examen, les étudiants écrivant l examen manuellement doivent s assoir dans les premières rangées de la salle d examen. Assurez-vous que votre batterie a en permanence une autonomie d au moins 20 minutes afin de pouvoir faire face à une éventuelle coupure de courant. Branchez votre ordinateur à une prise électrique, allumez votre ordinateur et suivez les instructions qui vous sont données. Vous n avez pas besoin d établir une connexion internet avant de lancer le logiciel SofTest, cependant si vous établissez une connexion avant votre examen, le téléchargement de vos réponses d examen vers le serveur se fera automatiquement à la fin de votre examen. Veuillez présenter votre carte d étudiant au surveillant pour la signature de la feuille de présence. Si vous n avez pas votre carte d étudiant sur vous, vous devez vous présenter au bureau des Affaires scolaires (FTX237) avant le début de votre examen. REMARQUE : Si vous êtes en retard au moment de la vérification de votre identité ou que l heure du début de l examen est sur le point d être annoncée, sachez que vous ne bénéficierez aucunement de temps supplémentaire. Il est de votre devoir d apporter votre carte d étudiant à chaque examen. Si vous avez perdu votre carte d étudiant, vous devez vous en procurer une nouvelle avant le début des examens. Si vous recevez un avertissement concernant votre anti-virus lorsque vous lancer le logiciel SofTest, vous devriez désactiver votre anti-virus. Tous les étudiants recevront une copie papier du questionnaire d examen ainsi que des cahiers d examen dans la salle d examen. Les cahiers d examens doivent être utilisés pour rédiger manuellement un examen, si vous ne rédigez pas manuellement votre examen n utilisez pas de cahier d examen. Dans le cas d un problème technique qui ne peut être réglé dans un laps de temps de 5 minutes ou moins, l utilisateur du logiciel doit commencer à rédiger à la main le reste de ses réponses d examens. Le temps passé à résoudre les problèmes informatiques une fois que l examen a commencé ne sera pas ajouté au temps alloué à l étudiant(e) pour terminer son examen. Les règlements scolaires relatifs à la surveillance des examens et à l intégrité scolaire s appliquent autant aux étudiants qui rédigent leurs examens à la main qu à ceux et celles qui utilisent l ordinateur. Prière de consulter la Règle 5 : Surveillance des examens et la Règle 24 : Fraude scolaire 7

8 Launching SoftTest 1. Double-cliquez sur l icône SOFTEST de votre bureau Windows ou cliquez sur l icône SOFTESTt dans le dossier «Applications» ou dans le «Dock» de votre Mac. 2. Cliquez sur la commande TAKE AN EXAM. 3. Selectionné votre examen dans la liste déroulante AVAILABLE EXAMS. Le texte doit apparaître dans le champ Exam Name. Si ce n est pas le cas prière d aviser le surveillant. 4. Si ce n'est pas déjà là, entrez votre «nom d utilisateur étudiant» dans le champ ID et le mot de passe fourni par le surveillant. 5. Cliquez sur START pour commencer l examen. 6. Lisez attentivement chaque fenêtre d avis et cliquez sur «OK» pour passer à la fenêtre suivante. ARRÊTEZ lorsque le signe STOP en ROUGE apparait. 7. SEULEMENT LORSQUE LES INSTRUCTIONS DE LE FAIRE SONT DONNÉES, tapez «commencer» et cliquez sur le bouton BEGIN ou DÉMARRER. Attendez les instructions du surveillant pour retourner le sujet d examen et commencer à taper. 9. Fonctions et format Le logiciel SofTest permet de créer de manière automatique les titres, numéros de pages ou encore des marges lors de l impression de votre examen par la Faculté. Le logiciel SofTest sauvegarde, toutes les 60 secondes, vos réponses dans un fichier encrypté sur le disque dur de votre ordinateur portable. De plus, vous pouvez aussi sauvegarder manuellement en cliquant sur la commande correspondante. Vous pouvez annuler jusqu à 50 actions précédentes. Si vous Supprimez/Couper un texte de plus de 500 caractères, vous recevrez un message d alerte. Dans SofTest tapez les réponses dans l écran correspondant au numéro de la question sur votre sujet d examen. Par exemple, tapez la réponse à la Question 1 dans l écran 1. Allez à l écran suivant pour tapez la réponse à la question suivante. Pour ce faire vous pouvez passer à la question suivante en utilisant la flèche vers la droite, vous pouvez revenir à la question précédente en utilisant la flèche vers la gauche. Lorsque vous quittez votre siège (pause salle de bain par exemple), vous pouvez bloquer votre écran en sélectionnant ACTIONS puis HIDE EXAM dans le menu de SofTest. Cliquez sur OK pour débloquer votre écran. Une fois l examen fermé vous ne pouvez pas le rouvrir. 8

9 10. Examens-maison Certains cours comportant la possibilité de faire les examens à la maison offrent l option d ExamSoft, avec le logiciel SofTest. Prière de noter que le questionnaire d examen sera distribué conformément aux instructions des professeurs, cependant vous NE SEREZ PAS OBLIGÉ(E) de remettre une copie papier de votre examen au FTX 105 puisque le bureau des Affaires scolaires transmettra directement les renseignements à votre professeur. En cas de problème technique vous devez appeler directement les services techniques d ExamSoft à ce numéro sans frais : , par courriel à support@examsoft.com ou encore en communiquant avec le bureau des Affaires scolaires (FTX237) ou par téléphone à (613) , poste Après l examen - Télécharger le fichier de réponses vers le serveur 1. Lorsque le surveillant le demande ARRETEZ DE TAPER, SORTEZ de SofTest en cliquant sur la commande EXIT/SAVE. 2. Cliquez sur la commande CLOSE EXAM. 3. À l écran suivant cliquez sur la commande EXIT & UPLOAD. La pénalité imposée pour le fait de continuer de dactylographier ou d écrire après que l instruction de terminer et d arrêter de taper ou d écrire soit donnée est un retrait de 10 % de la valeur de la note de l examen. CETTE RÈGLE SERA APPLIQUÉE AVEC RIGUEUR. Télécharger votre fichier de réponses d examen vers le serveur IMMEDIATEMENT après l examen. Ne quittez pas la salle d examen sans avoir procédé au téléchargement. À la fin de l examen, le surveillant distribuera la liste de classe dans la salle et vous devrez y signer votre nom et indiquer que vous avez effectué un examen informatisé dans la colonne appropriée. Vous devez également remettre le questionnaire d examen. Vous ne pourrez pas quitter la salle d examen tant que vous n aurez pas effectué cette étape. Message de confirmation de téléchargement SofTest Après avoir terminé l examen, SofTest fera une recherche pour trouver une connexion Internet. Si une connexion Internet est disponible, SofTest téléchargera automatiquement votre fichier de réponses d examen. Si votre connexion Internet n est pas active à ce moment-là, vous devez fermer le logiciel SofTest, activer votre connexion Internet puis relancer SofTest. Le fichier de réponses d examen devrait alors se télécharger automatiquement. 9

10 Si votre fichier de réponses a été correctement téléchargé, une fenêtre comprenant un message de confirmation s affiche. Vous recevrez un courriel de confirmation pour chaque fichier de réponses que vous aurez téléchargé. Certains fournisseurs retarderont ou bloqueront des courriels croyant qu il s agit de pourriels. Si vous ne recevez pas de courriel de confirmation, cela pourrait être causé par votre serveur de courriel. C est pourquoi vous ne devez pas communiquer avec les services d aide d ExamSoft. Pensez plutôt à visiter la page de l historique de vos chargements/téléchargements d examens afin de confirmer que votre fichier de réponses a été correctement téléchargé. Ne supprimez pas les fichiers de réponses d examens de votre ordinateur avant d avoir reçu l intégralité de vos notes pour l année universitaire. 10

11 12. Accommodement des étudiants en vue des examens Les étudiant(e)s ayant besoin de mesures adaptées validées par le Service d Appui au Succès Scolaire et la Responsable Equité et Succès Scolaire de la Faculté de Droit, Section common law, doivent communiquer avec le bureau des Affaires scolaires avant la date limite définie pour indiquer leur intention d utiliser ExamSoft au Service d accès. Une étudiante, un étudiant qui bénéficie de mesures adaptées peut décider, au même titre que les autres étudiants, de choisir l examen informatisé au moyen du logiciel SofTest d ExamSoft, à condition de payer les frais applicables à la licence d utilisation. Le logiciel n est pas une mesure adaptée pour les examens. Prière de communiquer avec le bureau des Affaires scolaires si vous avez besoin de renseignements supplémentaires. 13. Support technique Si vous avez des questions avant et/ou après votre examen, ExamSoft offre un service à la clientèle par téléphone, courriel ou discussion en ligne. Les étudiants qui éprouvent des difficultés techniques lors de l installation du logiciel SoftTest doivent s adresser directement au service d appui technique d ExamSoft au numéro sans frais suivant : ou par courriel à support@examsoft.com. Le jour de l examen, il y aura des techniciens sur place pour vous aider en cas de problème, cependant la meilleure façon de vous préparer est d assister à une séance d information/de téléchargement d ExamSoft et de faire l examen de pratique avant l examen. 14. Questions et réponses sur ExamSoft Veuillez également visiter la page des questions fréquentes sous le titre Knowledge Base (uniquement en anglais) qui figure sur le site Web d ExamSoft. Les réponses (disponibles en anglais seulement) à ces questions sont très complètes et nous vous invitons à les consulter. 11