RÈGLES DE PROCÉDURE POUR LE CONSEIL DU LABORATOIRE EUROPÉEN DE BIOLOGIE MOLÉCULAIRE

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1 Laboratoire Européen de Biologie Moléculaire European Molecular Biology Laboratory Europäisches Laboratorium für Molekularbiologie Langage originale: anglais Date: 20 novembre 2013 RÈGLES DE PROCÉDURE POUR LE CONSEIL DU LABORATOIRE EUROPÉEN DE BIOLOGIE MOLÉCULAIRE Telles que modifiées par le Conseil lors de sa 46 ème réunion ordinaire du 19 et 20 novembre 2013 (modifications tels que listées en annexe 1 liste des modifications) 1/11

2 Table des Matières Champ d application... 3 Article 1 - Élection du (de la) Président(e) et des Vice-président(e)s... 3 Article 2 Président(e)... 3 Article 3 - Sessions... 3 Article 4 - Calendrier des sessions... 4 Article 5 - Préparation et adoption de l ordre du jour... 4 Article 6 - Langues... 4 Article 7 - Compte-rendu des sessions... 4 Article 8 - Quorum... 5 Article 9 - Conduite des sessions par le (la) Président(e)... 5 Article 10 - Délégués... 5 Article 11 - Observateurs... 5 Article 12 - Pouvoirs... 6 Article 13 - Liste des participants... 6 Article 14 - Résolutions et points d ordre... 6 Article 15 - Vote... 7 Article 16 - Bureau du Conseil... 7 Article 17 - Communiqués de presse... 8 Article 18 - Procédure écrite... 8 Article 19 - Entrée en vigueur et révision... 8 Article 20 - Conflit... 8 ANNEXE 1 - Liste des modifications... 9 ANNEXE 2 - Majorités de votes requis /11

3 Champ d application 1. Ces règles de procédure sont adoptées conformément à l Article VI (3) (k) de l accord établissant le Laboratoire Européen de Biologie Moléculaire, 2. Les références à l Accord du Laboratoire à la fin de chaque article sont insérées pour information seulement. Elles ne font pas partie des règles. Article 1 - Élection du (de la) Président(e) et des Vice-président(e)s 1. Lors de la dernière séance de sa réunion ordinaire annuelle, le Conseil élit un(e) Président(e) et deux Vice-président(e)s. Ces nominations sont effectives à dater du 1 er janvier de l année suivante et les personnes élues restent normalement en fonction pendant un an et ne peuvent être réélu(e)s plus de deux fois consécutives (Article VI, paragraphe 1 de l Accord). 2. Dans des circonstances que le Conseil considère exceptionnelles, le (la) Président(e) et les Viceprésident(e)s peuvent être réélu(e)s plus de deux fois consécutives. 3. Le (la) Président(e), ou le (la) Vice-présidente qui remplit la fonction de président, participe aux évènements en tant que tel, et non en tant que délégué(e) d un État membre. 4. Le Directeur général, en tant que Secrétaire du Conseil, fournit au Conseil les services de secrétariat. Article 2 Président(e) 1. Le (la) Président(e) dirige les travaux du Conseil et assure l observation des règles de procédure. 2. Si le (la) Président(e) ne peut être présent(e), le Conseil désignera un(e) des Vice-président(e)s pour assurer la présidence. 3. Le (la) Président(e) est soumis(e) à l autorité du Conseil dans l exercice de ses fonctions. Article 3 - Sessions 1. Les sessions du Conseil se tiennent en public sauf decision contraire du Conseil. 2. Si le Conseil décide de siéger en séance restreinte, chaque état membre est représenté par ses délégués accredités. 3. À condition de l avoir fait connaître à l avance au (à la) Président(e) du Conseil, une délégation peut aussi, en séance restreinte, se faire assister par un conseiller. Le (La) Président(e) du Comité des Finances participe ex officio s il (elle) n est pas délégué(e) au Conseil. Le (La) Président(e) du Conseil peut inviter le Directeur général et le (la) Président(e) du Comité Consultatif Scientifique à prendre part à une séance restreinte. Avec l accord du Conseil, le (la) Président(e) peut aussi inviter tout autre expert. 3/11

4 Article 4 - Calendrier des sessions 1. Le Conseil se réunit au moins une fois par an, et se réunit normalement en session ordinaire deux fois par an. Il se réunit en tout cas entre le 1 er juillet et le 30 novembre de chaque année pour approuver le budget (Accord, Article VI(5)). 2. Sur la demande d au moins un tiers des États membres, le Directeur général réunit une session extraordinaire du Conseil. Le Directeur général peut, dans le cas prévu au paragraphe (1) de l Article XIII de l Accord, ou en cas d urgence, réunir une session extraordinaire. Article 5 - Préparation et adoption de l ordre du jour 1. Un projet d ordre du jour préparé par le Directeur général en accord avec le (la) Président(e) est envoyé aux États membres au moins 21 jours avant chaque session ordinaire. Les documents devant être étudiés par le Conseil, doivent être distribués dans les délais voulus pour parvenir aux délégués, si possible, au moins 14 jours avant la date de la session. 2. En cas de session extraordinaire, une explication détaillée de la question à discuter est distribuée avec la convocation. 3. L ordre du jour d une session extraordinaire est soumis à adoption à l ouverture de la session. Des questions supplémentaires avec des documents à l appui peuvent être ajoutées à l ordre du jour au cours de la session si le Conseil le décide. Article 6 - Langues Une interprétation simultanée pourra être proposée en anglais, en français ou en allemand lors des réunions du Conseil si une délégation d un État membre en fait la demande au moins huit semaines avant le début prévu de la réunion. Les documents du Conseil seront en principe fournis dans ces trois langues. Article 7 - Compte-rendu des sessions 1. Des projets de compte-rendu de chaque session du Conseil, donnant la substance de la discussion et enregistrant les décisions prises, sont préparés sous la responsabilité du (de la) Président(e). Ces comptes-rendus sont distribués à tous les délégués dans les meilleurs délais pour approbation ou correction. Si aucune observation n est faite dans un délai d un mois, les compte-rendus sont considérés comme étant approuvés et sont alors distribués aux délégués dans leur forme définitive pour approbation par le Conseil à la session suivante. 2. Les décisions du Conseil sont normalement enregistrées dans un résumé approprié dans les comptesrendus des sessions. Sur décision discrétionnaire du (de la) Président(e), ou sur demande de la majorité des délégations présentes, une décision est prise dans les termes d une résolution formelle. 4/11

5 Article 8 - Quorum 1. La presence des délégués d une majorité de tous les États membres est nécessaire pour constituer le quorum d une session du Conseil (Accord, Article VI(6)(c)). 2. Si le quorum prévu au paragraphe précédent n est pas atteint, le (la) Présidente peut ajourner la session à une date ultérieure, fixée après consultation du Directeur général, ou déclarer que la session est une réunion informelle. Article 9 - Conduite des sessions par le (la) Président(e) 1. Le (La) Président(e) ouvre et clôt les sessions, accorde et retire la parole, soumet les propositions du vote, et annonce les décisions. Il (Elle) décide des points à l ordre du jour et a en particulier le droit de proposer que la discussion soit suspendue ou différée. 2. Le (La) Président(e) donne la parole aux orateurs dans l ordre où ils font connaître leur désir de parler. 3. Cependant, le (la) Président(e) donne la priorité à un orateur s exprimant sur un point à l ordre du jour, sur lequel le (la) Président(e) décide séance tenante. 4. La décision du (de la) Président(e) peut être contestée, mais la discussion est alors limitée à l orateur qui conteste la décision et au (à la) Président(e). 5. Si la différence d opinion persiste, elle est soumise immédiatement au vote. Article 10 - Délégués Chaque État membre est représenté par un ou au plus deux délégués qui peuvent se faire accompagner de conseillers. Dans la mesure du possible, les État membre font en sorte que leurs délégués au Conseil soient les mêmes que ceux désignés pour la Conférence Européenne de Biologie Moléculaire. Article 11 - Observateurs 1. Les États, non parties à l Accord, peuvent assister aux sessions du Conseil en tant qu observateurs dans les conditions suivantes: a. Les membres de la Conférence Européenne de Biologie Moléculaire de droit; b. Les États qui ne sont pas membres de la Conférence Européenne de Biologie Moléculaire sur décision du Conseil prise à l unanimité des États membres présents et votants (Accord, Article VI(2)(b)). 2. Les représentants désignés de l Organisation Européenne de Biologie Moléculaire ont le droit d assister aux sessions et de prendre part aux travaux du Conseil sauf décision particulière contraire du Conseil (Accord, Article VI(2)(b)). 3. Le Conseil peut inviter d autres observateurs à assister à l une de ses sessions (Accord, Article VI (2) (b)). 5/11

6 Article 12 - Pouvoirs 1. La participation en tant que délégué est soumise à la présentation de pouvoirs accordés par les autorités compétentes de l État concerné à l attention du Directeur général. Tout délégué restera en function jusqu à notification au Directeur général de la fin de sa mission. 2. Les noms des conseillers non mentionnés dans les pouvoirs cités ci-dessus doivent être communiqués au Directeur général par l autorité compétente ou par un délégué de l état concerné après l ouverture de la session du conseil. Article 13 - Liste des participants Le Directeur général adresse la liste des délégués, conseillers et observateurs assistant aux sessions du Conseil, dans l ordre alphabétique allemand des pays, suivi par ceux des organisations qu ils représentent. Article 14 - Résolutions et points d ordre 1. Tout délégué au Conseil ou tout conseiller siègeant comme délégué peut présenter des résolutions ou des amendemtents en respectant la procédure suivante: 2. Tout projet de resolution doit être présenté par écrit au (à la) Président(e). Le texte est distribué aussitôt que possible avant le vote. 3. Lorsque plusieurs amendements sont proposés au même projet de résolution, le (la) Président(e) décide dans quel ordre ils vont être discutés et soumis au vote, en respectant les règles suivantes: a. toutes les résolutions et tous les amendements sont soumis au vote; b. un amendement peut être soumis au vote séparément au comme l antithèse d un autre amendement, à la discretion du Président, et c. si une résolution est amendée à la suite d un vote, la résolution amendée est soumise au Conseil pour un vote final. 4. Les points d ordre n ont pas à être présentés par écrit au (à la) Président(e) ou distribués. En dehors de tout point considéré par le (la) Président(e) comme un point d ordre et qui ne fait à ce titre l objet d aucune contestation par le Conseil, les motions suivantes sont des points d ordre : une motion pour que la question soit renvoyée, une motion pour que l examen d une question particulière soit différée, une motion pour que la réunion soir ajournée et une motion pour que la réunion passe à l examen de la rubrique suivant de l ordre du jour. 6/11

7 Article 15 - Vote 1. Chaque État membre dispose d une voix au Conseil dans le cadre des dispositions du paragraphe (6)(a)(iii) de l Article VI de l Accord. Au cas où un État membre est en retard dans le paiement de ses contributions dans une mesure égale ou supérieure aux contributions dues pour les deux années financières précédentes, le Directeur général fait une déclaration à ce sujet au Conseil. 2. Les scrutins se font normalement en Conseil à main levée, à moins qu un État membre ne demande un vote à l appel nominal, celui-ci sera effectué dans l ordre alphabétique allemand des noms des États membres, en commencant par l État membre dont le nom est tiré au sort par le Président. Le vote de chaque État membre participant à l appel est mentionné au procès-verbal de la session. 3. Sur la demande de deux ou plusieurs États membres présents, le vote a lieu au scrutin secret. En cas de vote au scrutin secret, le nombre des abstentions est enregistré. En cas de vote au scrutin secret, le secrétariat du Conseil recueille les bulletins et les donnent au Président (à la Présidente) qui procède au dépouillement. 4. Pour être valables, les decisions du Conseil requièrent les majorités de vote spécifiées dans les dispositions afférentes à l Accord et indiquées en annexe 2 aux présentes règles. Dans l application de ces règles, les États membres qui s abstiennent de voter sont considérés comme ne votant pas et de telles abstentions n empêchent pas une décision d être considérée comme unanime ou prise à la majorité qualifiée. Toutefois les abstentions sont enregistrées. 1. Le Bureau du Conseil comprend: a. le (la) Président(e); b. les deux Vice-président(e)s; Article 16 - Bureau du Conseil c. le (la) Président(e) et le (la) Vice-président(e) du Comité des Finances; d. le Directeur général. e. Le Directeur général fournit le secrétariat du Bureau. 2. Le (La) Président(e) convoque les réunions du Bureau et en fixe l ordre du jour en consultation avec le Directeur général. 3. Si, en consultation avec le Directeur général, il (elle) en décide ainsi, le (la) Président(e) peut élargir le Bureau pour certaines questions à traiter. Le Bureau élargi comprend les membres du Bureau et un délégué de chaque État membre. 7/11

8 Article 17 - Communiqués de presse Les communiqués de presse sur les travaux du Conseil sont publiés exclusivement par le (la) Président(e) ou avec son autorisation expresse. Article 18 - Procédure écrite 1 Entre les sessions, le Directeur général peut transmettre aux États membres des propositions écrites en vue de les mettre à l ordre du jour de la prochaine session du Conseil, ou de parvenir à une décision à leur sujet dans une période d au moins deux mois, dans le cadre des dispositions de l Accord. En cas d urgence, ce délai peut être réduit à un mois. Dans ce dernier cas, le Directeur général s assure l accord préalable du Président. 2 Si aucune opposition n a été exprimée et si aucune réserve n a été formulée à l expiration de la période fixée, la décision proposée entre en vigueur et le Directeur général en notifie immédiatement les États membres. La décision est rappelée à la session suivante du Conseil. Article 19 - Entrée en vigueur et révision 1. Ces règles de procédure entrent en vigueur à la date de leur adoption par le Conseil (Accord, Article VI (3)(k)). 2. Elles peuvent être révisées par le Conseil. Article 20 - Conflit En cas de conflit entre des dispositions des présentes règles et les termes de l Accord, les dispositions de l Accord prévalent. 8/11

9 ANNEXE 1 - Liste des modifications EMBL/Lab./72/1 en date du 12 janvier 1972 Version provisoire présentée au Conseil pour discussion. EMBL/Fin.Com./72/1 Rev. 1 vom 16. Mai 1972 Version provisoire présentée au Conseil pour discussion et approbation lors son meeting du 10 et 11 otobre Fait référence au compte-rendu de cette réunion (EMBL/74/12 Prov.) pour les détails de modifications et approbation. EMBL/Lab./72/1 rev. 2 Pas de détails EMBL/Lab./72/1 rev. 3 en date du 1 er décembre 1982 Lors de sa réunion du mois de décembre 1982, le Conseil a modifié l Article 3 et adopté un nouvel Article 16, tel que présenté dans le document EMBL/82/15. Le précédent Article 16 et les Articles suivants deviennent donc Article 17 et suivants. EMBL/Lab./72/1 rev. 4 en date du 1 er juillet 2010 Lors de sa réunion de juin 2010, le Conseil a approuvé une modification de l Article 1 des Régles de procédure du Conseil du LEBM tel que proposé dans le document EMBL/2010/4 pour permettre dans des circonstances exceptionnelles la réélection du président et des vice-présidents plus de deux fois consécutives. Les mots "Président" et "Vice-Présidents" ont été remplacés par "Président(e)" et "Viceprésident(e)s." EMBL/Lab./72/1 rev. 5 en date du 24 novembre 2010 Lors de sa réunion du 23 et 24 novembre 2010, le Conseil a approuvé les modifications proposées dans le document EMBL/2010/21 afin de rendre les Régles consistantes par rapport à la pratique décidée par le Conseil. EMBL/RoP/2013/6 en date du 20 novembre 2013 Lors de sa réunion du 19 et 20 novembre 2013, le Conseil a approuvé les modifications de l article 6 (Langues) proposées dans le document EMBL/2013/29 afin de suspendre la mise à disposition d une interprétation simultanée en anglais, français et allemand aux réunions du Conseil. Le numéro du document original (à savoir EMBL/Lab./72/1 rev. 6), relatif aux règles de procédure, a été modifié, et est devenu EMBL/RoP/2013/6 afin de l harmoniser avec le système de numérotation établi. 9/11

10 ANNEXE 2 - Majorités de votes requis aux termes de l Accord établissant le Laboratoire Européen de Biologie Moléculaire 1. Établissement d une coopération avec des États non membres, des organismes internationaux de ces États, des institutions internationales gouvernementales ou non gouvernementales et définition des conditions et modalités d une telle coopération. Décision unanime des États membres présents et votants (Art. IV (2)). 2. Présence aux réunions du Conseil des États non membres de la CEBM. Décision unanime des États membres présents et votants (Art. VI (2) (ii)). 3. Détermination d une période minimale de participation au programme du Laboratoire et du montant maximum d engagements et de dépenses pour la période précitée ou modification de cette période et de ce montant. Décision unanime des États membres présents et votants (Art. VI (3) (b)). 4. Adoption du budget annuel. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants, sous réserve, soit que l ensemble des contributions des dits États membres constitue au moins les deux tiers du total des contributions au budget du Laboratoire, soit que les États membres présents et votants se prononcent favorablement à l unanimité moins un (Art. VI (3) (c)). 5. Approbation de l estimation provisoire des dépenses. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants (Art. VI (3) (d)). 6. Adoption du Règlement Financier. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants (Art. VI (3) (e)). 7. Adoption du Statut du Personnel. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants (Art. VI (3) (i)). 8. Création de groupes et d installations du Laboratoire hors de son siège. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants (Art. VI (3) (j)). 9. Modification du programme. Décision unanime des États membres présents et votants (Art. VI (4)). 10. Institution d un Comité Consultatif Scientifique, d un Comité des Finances et de tout autre organes subsidiaires qui se révèlerait nécessaire. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. VI (7) (a)). 11. Nomination d un Directeur général pour une période déterminée ou décision de mettre fin à ses fonctions. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. VII (1) (a)). 10/11

11 12. Refus d un don fait par les États membres en sus de leurs contributions financières pour incompatibilité avec les buts du Laboratoire. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants (Art. IX (3) (b)). 13. Acceptation de tout don fait par des organisations privées ou des particuliers. Majorité des deux tiers des États membres présents et votants (Art. IX (3) (c)). 14. Fixation tous les trois ans d un barème de contributions des États membres. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. X (1)). 15. Modifications de la contribution d un État membre en raison de circonstances spéciales. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. X (2)). 16. Fixation du niveau du revenu national par habitant qui sera considéré comme constituant d une circonstance spéciale permettant de fixer la contribution des États membres. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. X (2)). 17. Détermination du montant de la contribution spéciale à acquitter par les États qui deviennent parties au présent Accord postérieurement au 31 décembre de l année de son entrée en vigueur. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. X (3) (a)). 18. Décision de ne pas déduire des contributions des autres États celles des États membres devenus parties à l Accord postérieurement au 31 décembre de l année de son entrée en vigueur. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. X (3) (b)). 19. Conclusion d un Accord de siège. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. XI). 20. Adoption d un amendement à l Accord Unanimité des États membres (Art. XIII (2)). 21. Décision de reconduire l Accord pour une durée indéterminée ou d y mettre fin à l expiration de la période initiale de sept ans. Majorité des deux tiers de tous les États membres et pourvu que les contributions des dits États membres ne constituent pas moins de deux tiers de l ensemble des contributions du budget du Laboratoire (Art. 4) (a) (i)). 22. Privation de la qualité de Membre. Majorité des deux tiers de tous les États membres (Art. XVI (2)). Disposition générale Sauf dispositions contraires specifiées dans l Accord, les decisions du Conseil sont prises à la majorité des États membres présents et votants (Art. VI (6) (b)). 11/11