Université d Aix-Marseille. Service Commun de la Documentation

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1 Université d Aix-Marseille Service Commun de la Documentation Plan de formation des personnels Projet présenté au CT du 20 janvier 2015 Sommaire Introduction 1. Situation du SCD à la rentrée Les bibliothèques des départements documentaires 1.2 Les bibliothèques associées déployées dans le sudoc 1.3 Les personnels 2. Bilan des actions de formation Volume de formation 2.2 Répartition des actions de formation 2.3 Droit Individuel à la Formation (DIF) 3. Les besoins de formation exprimés par les services pour Les personnels prioritaires 3.2 Les actions prioritaires 3.3 Les compétences à développer 3.4 Les compétences fondamentales à maintenir 3.5 Donner à chacun les moyens de son évolution professionnelle 4. Besoins exprimés par les agents lors des EPI

2 Introduction La première partie de ce document présente la situation du Service Commun de Documentation d Aix-Marseille Université (structuration, ressources humaines) en novembre 2014 ainsi qu un bilan des actions de formation suivies au cours de l année universitaire La deuxième partie est une synthèse des besoins de formation identifiés pour le SCD en ainsi que des actions de formation qui en découlent. 1 Situation du SCD à la rentrée de septembre 2014 Le Service Commun de Documentation d Aix-Marseille Université comprend statutairement cinq départements documentaires auxquels sont rattachées des bibliothèques de département intégrées ou associées. 1.1 Les bibliothèques des départements documentaires Département Droit et science politique constitué des bibliothèques de : o Schuman à Aix-en-Provence (29 agents) o Saporta à Aix-en-Provence (2 agents) o Canebière à Marseille (4 agents) Département Lettres et sciences humaines constitué des bibliothèques de : o Schuman Lettres à Aix-en-Provence (35 agents) o l ESPE, comprenant quatre bibliothèques (Aix-en-Provence, Marseille, Avignon, Digne) (17 agents). Département Santé constitué des bibliothèques de : o Médecine et Odontologie à Marseille (campus Timone) (22 agents) o Pharmacie à Marseille (campus Timone) (5 agents) o Médecine Nord à Marseille (Hôpital Nord) (2 agents) Département Sciences économiques et de gestion constitué des bibliothèques de : o Ferry à Aix-en Provence (7 agents) o Colbert à Marseille (4 agents) o Gap (3 agents). Département Sciences et techniques constitué des bibliothèques de : o Saint Charles à Marseille (15 agents) o Saint-Jérôme à Marseille (12 agents) o Luminy à Marseille (10 agents) o Montperrin à Aix-en Provence (3 agents). A ces bibliothèques s ajoutent la direction générale et transverse du SCD (15 agents) et le département de l Ingénierie documentaire (11 agents). 1.2 Les bibliothèques associées déployées dans le sudoc Les besoins en formation des personnels des bibliothèques associées au SCD ou déployées dans le Sudoc ne sont pas pris en compte dans ce plan de formation. Cependant, le SCD transmet aux personnels de ces bibliothèques les offres de formation et de concours existantes. 1.3 Les personnels Début décembre , le SCD d AMU compte 196 agents répartis de la manière suivante : Départements & Catégorie A Catégorie B Catégorie C services Titulaires ANT Titulaires ANT Titulaires ANT Total Direction générale et transverse Ingénierie documentaire Droit et science politique Lettres et sciences humaines En attente de recrutement sur postes vacants. Plan de formation du SCD d Aix Marseille Université décembre

3 Santé Sciences économiques et de gestion Sciences et techniques Total Bilan des actions de formation du 1 er septembre 2013 au 31 août Volume de formation Ce bilan porte sur l année universitaire Il est détaillé par départements et services Départements et services Nombre heures Nombre jours Direction générale et transverse (13 agents) Ingénierie documentaire (13 agents) Droit et science politique (38 agents) Lettres et sciences humaines (56 agents) Santé (28 agents) Sciences économiques et de gestion (16 agents) Sciences et techniques (42 agents) Total En moyenne, ce volume représente 3,8 journées de formation par an et par agent. 2.2 Répartition des actions de formation REPARTITION PAR TYPOLOGIE ET EN HEURE DE FORMATION h h 246 h 3 h 623 h 129 h T1 T2 T3 ANT Titulaire Les actions de formation T2 et T3 sont mobilisables au titre du DIF (Droit Individuel à la Formation). On peut noter que la part des formations relevant de l adaptation immédiate au poste de travail est de 78,6 %. Plan de formation du SCD d Aix Marseille Université décembre

4 REPARTITION EN HEURES PAR TYPE DE FORMATION h 398 h C B A h 160 h h 219 h h 376 h Documentaire Post recrutement 495 h Gestion, management 367 h 118 h 260 h 166 h 68 h Préparation Autres concours formations On note que les formations propres à la technicité des outils de bibliothèque (catalogage, recherche documentaire, formation aux bases de données, gestion d un fonds documentaire, etc.) constituent la part la plus importante (33 %). Ces formations sont assurées soit par des prestataires spécialisés (CRFCB, Médiadix, ENSSIB, URFIST) soit en s appuyant sur des compétences internes mobilisées spécialement pour la formation des personnels. La part des formations post-recrutement représente près de 27 % des formations : cela inclut les formations obligatoires (PACTE, BIBAS, conservateur) mais aussi les formations impulsées par le service à destination des personnels nouvellement affectés (recrutement direct, mutation). La part des préparations concours (titulaires et ANT) représente 13 % des formations. MOYENNE DE FORMATION EN JOUR PAR CATEGORIE D AGENTS ,83 j 5,89 j A (50 agents dont 3 ANT) 0,72 j 4,27 j B (51 agents dont 3 ANT) 1,12 j 1,7 j C (105 agents dont 32 ANT) ANT Titulaire Les agents de catégorie A sont plus souvent amenés à participer à des journées d études, colloques, congrès sur plusieurs jours. Cela augmente la moyenne des formations de cette catégorie. REPARTITION EN HEURE PAR CATEGORIE, STATUT ET FILIERE Catégorie Agent bibliothèque ou assimilé Agent administratif Total Catégorie A (50 agents dont 3 ANT) Titulaire ANT Total Titulaire ANT Total Titulaire ANT SCD Plan de formation du SCD d Aix Marseille Université décembre

5 Catégorie B (51 agents dont 3 ANT) Catégorie C (105 agents dont 32 ANT) Total Il faut affiner ces résultats, en considérant la moyenne annuelle de formation par agent d une même catégorie : - Catégorie A : 33,54 heures de formation (0,90 % de formation ANT). - Catégorie B : 24,40 heures de formation (1,05 % de formation ANT). - Catégorie C : 16,72 heures de formation (57,63 % de formation ANT). EVOLUTION DES FORMATIONS EN HEURE ET PAR CATEGORIE Catégorie Nb heures Moyenne jour/agent Différentiel en % sur nb heure A (50 agents) ,21 B (51 agents) ,41 C (105 agents) ,66 Total ,89 Il faut noter qu un des axes prioritaires du plan de formation a été largement respecté : les formations de la catégorie C ont augmenté de près de 77 %. Le service a notamment mis en place des préparations aux concours et recrutements et proposé des formations aux personnels nouvellement affectés (particulièrement sur recrutement direct). 2.3 Droit Individuel à la Formation (DIF) Le DIF est essentiellement mobilisé dans le but de préparer les concours ou de mener un projet personnel. 37 agents ont mobilisé du DIF pour un total de 694 heures (3 agents de catégorie A, 13 agents de catégorie B et 37 agents de catégorie C). Cela représente 14,84 % de l ensemble des formations. 3 Les besoins de formation exprimés par les services pour Les axes prioritaires de la formation continue des personnels sont définis par l encadrement du SCD. 3.1 Les personnels prioritaires Quatre publics prioritaires sont identifiés : Les personnels de catégorie C, notamment les ANT, pour la préparation des concours Les personnels nouvellement affectés, notamment de catégorie C : - les agents de bibliothèque seront invités à suivre une formation de base dans le cadre du CRFCB (Centre régional de formation aux carrières des bibliothèques) - les personnels administratifs se verront proposer des formations notamment en bureautique les personnels assurant des permanences de service public : les formations portant sur l accueil et le renseignement sont fondamentales pour garantir la qualité des services les formateurs : le développement de formations documentaires adaptées aux différentes communautés d usagers (L, M, D, EC) constitue un objectif stratégique prioritaire dans le cadre plus général de l amélioration des services aux publics. Plan de formation du SCD d Aix Marseille Université décembre

6 3.2 Les actions prioritaires Cinq actions prioritaires sont identifiées : Les actions de formation nécessaires aux perspectives d évolution de carrière (recrutement direct, préparations concours) Les actions de formation nécessaires à l adaptation de l agent à son poste de travail ou à l évolution des métiers Les actions de formation permettant l amélioration de l accueil de tous les publics Les actions de formation permettant aux personnels d encadrement d acquérir ou de perfectionner les techniques de management Les actions de formation qui permettent au Service Commun de Documentation de s inscrire dans le réseau documentaire local, national et international (congrès, journées professionnelles, visites ) 3.3 Les compétences à développer Accompagner la transformation institutionnelle et organisationnelle L objectif pour l équipe de direction du SCD est de coordonner et fédérer l ensemble des services, de créer une culture commune en y associant tous les personnels, d accompagner le changement (plan campus, déménagement des bibliothèques ), tout en continuant à établir et harmoniser les procédures dans une optique de qualité des services. Améliorer la médiation des collections et services Le SCD s organise dans le cadre de l Université d Aix-Marseille, il est essentiel qu il dispose des compétences lui permettant de faire connaître le plus largement possible ses collections et ses services. Ces éléments lui donneront une visibilité d ensemble sur ce périmètre élargi : Accueil adapté et homogène aux différents publics Appréhension des disciplines surtout pour les nouveaux personnels Aménagement et signalétique des espaces Harmonisation, gestion et valorisation des collections y compris des fonds anciens Communication externe au sein de l université et en dehors de l université (réseaux documentaires, partenaires institutionnels, publics ciblés, ). Développer et affermir les compétences des équipes pour la formation de tous les publics Il s agit de donner aux équipes les moyens de former tous les étudiants L, M, D en proposant des formations à l ingénierie pédagogique (conception d une formation ou d un ensemble de formations, du contenu à l organisation matérielle et logistique) : Mise à niveau des connaissances sur les bases de données, les ressources électroniques spécialisées, les outils (Zotero, ) Formation aux outils numériques AMU (Ametice, ) Connaissances sur les pratiques des étudiants et chercheurs. 3.4 Les compétences fondamentales à maintenir Le maintien des compétences fondamentales reste un objectif fort. Celles-ci peuvent relever d un domaine cœur de métier (bibliothéconomie, traitement documentaire, réseaux documentaires, ) ou d un domaine plus transversal (administration, gestion, bureautique, hygiène et sécurité ) : Evolution du catalogage et des catalogues : FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records ou Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques), modèle conceptuel de données bibliographiques et RDA doivent d être maîtrisées par les équipes Evolution des SIGB vers le SGBM (système de gestion de bibliothèque mutualisé) Le projet porté par l ABES va entrainer à moyen terme des modifications de fond dans nos pratiques et les usages de nos lecteurs. Le SGBM va marquer de façon profonde à la fois les pratiques et la perception des missions et des collaborations des bibliothèques à l échelle nationale et internationale Evolution des outils informatiques documentaires et standards actuels en termes d interconnexions entre services (SRU, SRW, API, JSON, ) Connaissances statistiques théoriques et pratiques des outils dédiés Acquisition de la maitrise des outils de bureautique word, excel pour tous les personnels administratifs et de bibliothèque Mise à jour des connaissances des assistants de prévention et dans le domaine Hygiène et sécurité Plan de formation du SCD d Aix Marseille Université décembre

7 3.5 Donner à chacun les moyens de son évolution professionnelle Les agents sollicitant une formation s inscrivant dans une perspective d évolution professionnelle (concours, examen professionnel, VAE, bilan de compétences ) seront invités à mobiliser leur DIF dans le respect des textes juridiques. 4 Besoins exprimés par les agents lors des Entretiens Professionnels Individuels L ensemble des besoins, listé ci-dessous, correspond aux besoins exprimés par les agents lors des EPI. Ils sont simplement présentés selon les domaines de formation. Domaines de formation Bibliothèque et son public (Accueil en bibliothèque, Propriété intellectuelle, visites bibliothèques) Bureautique (Acces, ENT, BV, Excel, Latex, Open office, PowerPoint, Word) Collections et politique documentaire (Traitement physique et intellectuel des documents, WiniBW) Congrès, journée d étude (ABES, ABF ) Développement personnel (Connaissance en art, visites de bibliothèques, préparation à la retraite, licence, ) Etablissement et management (Animer une réunion, accompagner le changement, gestion de projets/du temps et des priorités, Bibliométrie, statistiques sur la documentation électronique ) Formation des usagers (Ressources électroniques, Bases de données selon les domaines, Zotero ) Gestion administrative et financière (Comptabilité publique, marchés publiques, SIFAC, fonction publique Hygiène et sécurité (agent de prévention, SST, SSIAP, ) Informatique et NTIC API, Drupal, Netvibes, numérisation ) Préparation concours (Concours administratif et bibliothèque) Typologie Nb d'agents concernés Estimation du nb de jour Par agent Total T T T T T2/T T T1/T T T T T Pour 2014/2015, le besoin de formation exprimé pendant les EPI est de 828 journées soit en moyenne 2,3 jours/an/agent. Le bilan sera certainement supérieur à ce chiffre : le service et les agents ne pouvant anticiper l intégralité de l offre de formation. Plan de formation du SCD d Aix Marseille Université décembre

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