Directorat de l activité sportive du Manitoba inc.

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1 Directorat de l activité sportive du Manitoba inc. Guide des politiques

2 Numéro de politique 1 Appui financier aux membres Attendu que : Le DAS reçoit des demandes de financement de la part de ses membres. Attendu que : il n est pas dans le mandat du DAS d offrir un appui financier à ses membres. Attendu que : certaines activités auxquelles les membres participent peuvent avoir des retombés, positive sur l organisme et sur la communauté francophone du Manitoba. Le DAS peut offrir un appui financier à ses membres si son budget le permet et si la demande d appui financier répond aux critères suivants : Procédures : a) Toutes demandes d appui financier d un membre doivent être soumises sous forme de lettre formelle. b) L activité pour laquelle le membre produit une demande de financement doit répondre aux critères suivants : - avoir des retombées positives sur la communauté francophone du Manitoba ; - avoir une fonction éducative et appuyer la mission du DAS. c) Les demandes d appui financier sont revues par la direction générale en fonction des critères énumérés ci-dessus. d) La direction générale peut accorder une somme allant jusqu à 50 $ par individu ou par demande. Si la direction générale croit qu une somme supérieure à 50 $ devrait être accordée, elle doit obtenir l approbation du conseil d administration.

3 Numéro de politique 2 Correspondance Attendu que : la présidence de l organisme reçoit régulièrement du courrier au bureau du DAS. Attendu que : la direction générale, dans l exercice de ses fonctions, communique avec divers individus, organismes, associations et bureaux gouvernementaux, et ce, de multiples façons. 1. La correspondance jugée pertinente pour le conseil d administration est remise lors des réunions du conseil d administration. 2. La direction générale donne toute information pertinente au conseil d administration dans un rapport lors des réunions entre l administration et le conseil d administration. 3. La direction générale assure un suivi dans les meilleurs délais possible. 4. L ouverture de la correspondance adressée à la présidence relève de la responsabilité de la direction générale ; celle portant les mentions «confidentiel» ou «personnel» est remise directement à la présidence dans les plus brefs délais. 5. La correspondance officielle de ma présidence est gardée au siège social du DAS.

4 Numéro de politique 3 Honoraires de la présidence Attendu que : la présidence doit souvent se libérer pour des activités et des rencontres du DAS. Attendu que : La présidence représente l organisme auprès des associations et d autres organismes de la communauté lors d activités diverses. 1. La présidence reçoit des honoraires de 35 $ par demi-journée (4 heures et moins) ou de 70 $ par journée (plus de 4 heures) jusqu à concurrence de $ par année en douze versements mensuels. 2. La présidence devra fournir un rapport de ses journées de travail au conseil d administration et à la comptabilité.

5 Numéro de politique 4 Communications Attendu que : les opinions et commentaires des membres du conseil d administration peuvent être sollicités au sujet des activités du DAS. Attendu que : les opinions les commentaires des membres du personnel peuvent être sollicités au sujet des activités du DAS. 1. Le porte-parole officiel du DAS est la présidence. 2. La présidence peut donner des entrevues et faire des interventions publiques au nom de l organisme. 3. À la suite d une entente précise avec la présidence, la direction générale peut donner des entrevues au sujet des activités du DAS. 4. La présidence ou la direction générale peuvent déléguer à tout moment ces responsabilités, selon les dossiers.

6 Numéro de politique 5 Évaluation du personnel Attendu que : l évaluation du personnel permet de clarifier les rôles et responsabilités, de promouvoir la communication, d établir les objectifs de croissance et de reconsidérer, dans certains cas, la continuation d un emploi. 1. Cette politique s adresse au personnel à temps plein et à temps partiel. 2. L évaluation est un processus continuel. Une évaluation écrite ou orale de chacun des membres du personnel doit être faite tous les ans. L employé peut en tout temps demander une évaluation. 3. Lorsqu il y a de sérieuses inquiétudes au sujet du rendement d un employé, la direction générale peut entamer un processus d évaluation sur-le-champ. 4. La direction générale est responsable de l évaluation des employés. 5. Le comité du personnel du conseil d administration est responsable de l évaluation de la direction générale. 6. Lorsqu il y a de sérieuses inquiétudes au sujet du rendement de la direction générale, le conseil d administration peut entamer un processus d évaluation sur-le-champ.

7 Numéro de politique 6 Langue de fonctionnement Attendu que : Le DAS est un organisme francophone. 1. Le français est la langue officielle des communications orales et écrites des administrateurs, du personnel et des membres du DAS. 2. Toute la programmation du DAS se déroule en français. 3. Toute la correspondance et tous les documents sont rédigés en français. S il l est jugé nécessaire pour la direction générale ou pour les administrateurs, certaines lettres pourront être rédigées dans une langue autre que le français, mais la version française de la correspondance demeure toujours la version officielle.

8 Numéro de politique 7 Conflits d intérêts Attendu que : Des certaines circonstances, les décisions d un individu peuvent être influencées par certains avantages que pourrai(en)t lui procurer son poste ou ses liens avec certaines personnes. Attendu que : Il y a un conflit d intérêts lorsqu un individu est en mesure (grâce à ses connaissances, son autorité ou son influence) de tirer des avantages de son poste pour soimême, sa famille, son commerce ou encore pour en faire bénéficier d autres individus au détriment du DAS. 1. Les administrateurs et le personnel feront tout en leur pouvoir pour ne pas utiliser les influences à des fins personnelles, commerciales ou partisanes. 2. Il est déconseillé qu un administrateur soit employé par le DAS, toutefois, à la suite d un processus de sélection ouvert et transparent, un administrateur pourrait obtenir un contrat d un maximum de 500 $. Procédure : a) L individu en conflit d intérêts ou qui semble être en conflit d intérêts doit se retirer de la situation problématique. b) Dans le cas où l individu en conflit d intérêts ne se rend pas compte de la situation, les administrateurs et/ou la direction générale ont la responsabilité d en avertir l individu.

9 Numéro de politique 8 Respect de l environnement Attendu que : Le DAS, soucieux de protéger l environnement, utilise, dans la mesure du possible, des produits qui respectent les principes des trois «R» : recycler, réduire et réutiliser. Dans toutes ses activités, ses opérations quotidiennes et là ou c est possible : 1. Le DAS encourage l utilisation de produits réutilisables et recyclables. 2. Le DAS s assure de mettre sur pied un programme de recyclage pour la récupération des produits recyclables. 3. Le DAS favorise l utilisation de produits non nuisibles à l environnement dans sa programmation. 4. Le DAS favorisera le covoiturage et le transport en commun. 5. Le DAS s assure de laisser intacts et libres de tout tout déchet les espaces verts utilisés lors des sorties et d activités à l extérieur.

10 Numéro de politique 9 Ligne d autorité Attendu que : plusieurs individus travaillent de façon rémunérée ou bénévole pour le DAS. Attendu que : une ligne hiérarchique linéaire d autorité permet de mieux établir le rôle des intervenants, d assurer la bonne communication au sein de l organisme et son fonctionnement efficace. 1. Tous les employés rémunérés à temps plein, à temps partiel ou contractuel ainsi que les bénévoles relèvent de l autorité de la direction générale. 2. La direction générale doit suivre la direction du conseil d administration. 3. Le conseil d administration est redevable aux membres lors de son assemblée générale annuelle.

11 Numéro de politique 10 Appel d offres Attendu que : Le DAS désire s assurer de l acquisition en bonne et due forme de biens et de services auprès d entrepreneurs. 1. Achat de mois de $ A. La direction générale du DAS peut faire l achat de tout équipement ou de services de moins de $ sans appel d offres, tout en respectant le budget accepté par les administrateurs, bien qu elle soit encouragée à lancer des appels d offres lorsqu il est raisonnable et souhaitable de le faire. 2. Achat excédant $ A. À mois d une décision contraire des administrateurs, le DAS fera un appel d offres, soir par invitation à un minimum de trois fournisseurs, soit au moyen d annonces, pour tout achat excédant $ en équipement ou en services. B. C. Les achats de service et de biens ne doivent en aucun cas être divisés de façon artificielle afin de faire passer sous le seuil des $. D. E. Peu importe le nombre de soumissions reçues, si l une d entre elles satisfait aux conditions énoncées, elle peut être acceptée par la direction générale. La direction générale fait ensuite une recommandation aux administrateurs pour obtenir leur approbation.

12 Numéro de politique 11 Harcèlement au travail Ammendé juillet 2014 Nombre de pages 3 Application La présente directive vise tous les membres du personnel du DAS, y compris les employés occasionnels. Elle s applique également aux bénévoles. Énoncé En tant qu employeur, le DAS s engage à assurer un milieu de travail où tous les employés sont traités avec respect et dignité. Il incombe au directeur de prévenir et d éliminer le harcèlement au travail. Le harcèlement au travail est une forme de discrimination. Il est importun et non sollicité. Il perturbe l apprentissage et le travail du personnel et peut constituer une forme d abus de pouvoir ou de contrôle et être de nature coercitive. Il est interdit à quiconque de se servir de son autorité ou de son pouvoir pour intimider, contraindre ou harceler une personne. Le Directeur est tenu de prendre les mesures préventives et correctives nécessaires et de mettre fin à toute forme de harcèlement dont il a connaissance, qu une plainte ait été déposée ou non. La présente directive ne vise pas à limiter ni à entraver le droit du Directeur de gérer l association. Les rapports de rendement, les évaluations de travail et les mesures disciplinaires imposées pour toute raison valable ne constituent aucunement une forme de harcèlement au travail. La présente directive précise certains comportements inacceptables, mais ne modifie aucun autre droit ou aucune autre obligation. Définition Aux fins de la présente directive, harcèlement au travail comprend le harcèlement sexuel et personnel, l établissement d un milieu de travail malsain et l abus de pouvoir. Harcèlement personnel Le harcèlement personnel désigne tout comportement inacceptable ou offensant qui est reconnu comme importun. Ce terme englobe tout commentaire, conduite ou exhibition répréhensible survenant de manière persistante et ayant pour effet d abaisser, de déprécier, ou d humilier quelqu un.

13 Sans restreindre la portée de ce qui précède, le harcèlement personnel comprend le harcèlement au sens de la Loi sur les droits de la personne du Manitoba, c est-à-dire le harcèlement fondé sur les motifs illicites de discrimination suivante : la race, la couleur, la religion, la nationalité, l ascendance, le lieu d origine, l âge, l incapacité physique ou mentale, l état civil, l orientation sexuelle ou le sexe. Harcèlement sexuel Le harcèlement sexuel consiste en une conduite, des commentaires, des gestes ou un contact de nature sexuelle, survenant de façon isolée ou persistante, et a) pouvant raisonnablement être considérés comme offensifs ou humiliants ; ou b) pouvant raisonnablement être perçus comme une condition de travail, de perfectionnement, de promotion ou d obtention de services ou de contrats. exemples de harcèlement sexuel : attouchements, caresses et regards non sollicités ; agression sexuelle ; questions ou commentaires sur la vie sexuelle d une personne ; appels téléphoniques comportant des messages sous-entendus d ordre sexuel ; insultes ou blagues à caractère sexiste occasionnant de la gêne ou de l humiliation ; invitations à caractère social ou sexuel non sollicitées et faites avec insistance ; et Commentaires ou intérêts déplacés sur l apparence d une personne. Milieu de travail malsain Un milieu de travail malsain est marqué par une activité ou un comportement qui ne sont pas nécessairement dirigés contre quelqu un en particulier, mais qui créent une atmosphère hostile ou offensante. Voici quelques exemples de comportements qui perturbent le milieu de travail : graffitis, insultes ou blagues à caractère sexuel, racial ou religieux ; traitement abusif à l endroit d un employé ou d un bénévole ; exhibition de matériel pornographique ou de tout autre matériel offensant. Abus de pouvoir Le harcèlement inclut également l abus de pouvoir, c est-à-dire le fait d utiliser de façon inappropriée l autorité et le pouvoir que confère un poste pour compromettre l emploi d une personne, nuire à son rendement, mettre son moyen de subsistance en danger ou s ingérer de toute autre façon dans sa carrière. Il s agit d une autorité n ayant aucune fin légitime dans le cadre du travail et qui devrait raisonnablement être reconnue comme inopportune. Par «abus de pouvoir», on entend, sans s y limiter, des gestes ou un mauvais usage du pouvoir, tels que l intimidation, les menaces, le chantage et la coercition. Procédures internes

14 Procédure informelle La personne qui estime subir du harcèlement signifie à la personne présumée responsable que sa conduite est indésirable et inacceptable. Dans l impossibilité de le faire ou devant la persistance de la situation, la personne qui s estime victime peut avoir recours aux étapes de la procédure formelle. Procédure formelle La personne qui estime subir du harcèlement doit en informer le directeur afin que des mesures appropriées soient prises. Si le directeur était en cause, c est alors le vice-président qui devrait en être informé. Sur réception de l information, le directeur ou le vice-président entame les démarches pour rétablir la situation : 1. Le directeur ou le vice-président propose la médiation aux personnes impliquées, si les circonstances le permettent. La médiation est une étape confidentielle, libre et volontaire, basée sur la bonne foi des parties impliquées. La médiation précède la tenue d une enquête administrative, si les circonstances le permettent. La médiation est le processus par lequel une tierce partie neutre entend les personnes concernées par la plainte et tente d en arriver à une solution acceptable pour tous. Si une entente intervient à la satisfaction des deux parties, le dossier est clos. Le médiateur est déterminé parmi les personnes suivantes : le directeur, le vice-président ou une personne identifiée par le directeur ou par le vice-président. Lorsque les circonstances ne permettent pas une médiation ou que celle-ci ne peut résoudre le problème, la personne qui se croit lésée formule une plainte écrite. 2. La plainte écrite est acheminée au président du conseil d administration. Sur réception de la plainte, le président met en place les mesures nécessaires pour assurer le traitement de celle-ci suivant les moyens jugés appropriés. À cet effet, il s adjoint, au besoin, la collaboration d une ou de personnes ressources, possiblement externes à l association, en lien avec le problème soulevé. Il peut notamment demander au médiateur un compte-rendu de la tentative de conciliation si elle a eu lieu. De plus, le président peut procéder à la mise en place d un comité spécial afin que celui-ci étudie la plainte. L objectif de ces procédures internes est de trouver la meilleure solution pour chacun, et surtout que la situation incriminée cesse. Il ne s agit pas de réparation ou de condamnation. Procédures externes Directement ou parce que les procédures internes n ont pas abouti aux résultats souhaités, la personne qui estime être victime de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail, peut introduire une action auprès du tribunal du travail (procédure civile) ou du tribunal correctionnel (procédure pénale). Tout dépôt de plainte manifestement abusif peut constituer un motif de licenciement pour faute grave.

15 Numéro de politique 12 Conservation et destruction des livres, des registres et des autres documents Attendu que : Le DAS veut s assurer de la conservation et la destruction adéquates de ses documents. 1. Les documents permanents Tous les documents comme les procès-verbaux, le grand livre du système de comptabilité, les états financiers, les déclarations d impôts et les listes d immobilisations doivent être gardés de façon permanente et en lieu sécuritaire dans les archives du DAS, car elles peuvent faire l objet de requêtes en tout temps. 2. Les documents temporaires Les documents comme les factures, les relevés bancaires, les talons de chèques et les registres de paye doivent être conservés pendant une période d au moins sept (7) ans. Si les documents sont détruits après sept (7) ans, leur destruction devra se faire d une façon permanente en les déchiquetant, afin d éviter tout bris de confidentialité. 3. La sauvegarde La sauvegarde des documents électroniques doit se faire, au minimum, une fois par mois. Une copie de la disquette, du cédérom ou de tout autre support de sauvegarde des documents doit être gardée dans un lieu sécuritaire et à l épreuve du feu.

16 Numéro de politique 13 Assurances Attendu que : Le DAS veut s assurer de la protection de ses biens et minimiser les risques ou les pertes pour ses administrateurs. 1. Assurance responsabilité pour les administrateurs, les dirigeants et les bénévoles Afin de protéger les administrateurs, les dirigeants et les bénévoles contre les risques de poursuites judiciaires, le DAS doit, sous réserve de ressources financières adéquates, toujours maintenir en place une assurance responsabilité suffisante et raisonnable pour s assurer de la protection de ceux-ci. 2. Assurance pour les équipements et les biens Le DAS doit, en tout temps, maintenir une assurance appropriée pour protéger son équipement et ses autres biens. 3. Assurance responsabilité civile Le DAS doit, en tout temps, maintenir une assurance appropriée en matière de responsabilité civile.

17 Numéro de politique 14 Remboursement des dépenses Nombre de pages 2 Attendu que : Le DAS veut protéger son intégrité et s assurer de la bonne gestion de ses fonds. 1. Toutes les dépenses pouvant faire l objet d un remboursement doivent avoir été engagées dans le cadre de ses fonctions au sein de l organisme. En outre, seules les dépenses raisonnables et permises par les bailleurs de fonds feront l objet d un remboursement. Une dépense ne peut en aucun cas être remboursée une deuxième fois, notamment par un autre organisme. Enfon, le DAS se réserve toujours le droit de refuser le remboursement de l une ou de plusieurs dépenses pour des motifs raisonnables. Processus de remboursement Le formulaire approuvé pour le remboursement des dépenses se trouve à l annexe B. Tout remboursement de dépenses doit être signé par le réclamant et approuvé par la direction générale, un membre du comité exécutif ou toute autre personne autorisée par les administrateurs. Le réclamant ne peut en aucun cas approuver sa propre réclamation d un remboursement de dépenses. Modalités et tarifs de remboursement en vigueur Les tarifs de remboursement en vigueur sont les suivants : KILOMÉTRAGE Les déplacements pour les réunions ordinaires et extraordinaires des administrateurs sont remboursés au taux de 0,20 $ de kilomètre ou de 2 $ par déplacement à l intérieur du périmètre de la ville de Winnipeg. REPAS Les réclamations de remboursement des repas doivent correspondre aux frais réels engagés et être raisonnables dans les circonstances. REÇUS Les reçus et les pièces justificatives doivent être soumis avec les réclamations. Aucun reçu ou pièce justificative n est requis pour l indemnité de kilométrage. Le remboursement de frais de divertissement ne peut être réclamé.

18 Numéro de politique 15 Vérification des casiers judiciaires ou de tout autre dossier pertinent et disponible en matière d antécédents sexuels Attendu que : Le DAS doit faire tout son possible pour assurer la sécurité et le bien-être des jeunes lors de ses activités. 1. Le DAS doit s assurer de la vérification des casiers judiciaires ou de tout autre dossier pertinent et disponible pour le public, notamment en matière d antécédents sexuels, lorsqu il demande la présence d adultes pour encadrer des activités avec des mineurs. 2. La vérification des casiers judiciaires ou de tout autre dossier pertinent et disponible pour le public par le DAS est obligatoire, s il est approprié et raisonnable de le faire dans les circonstances. 3. Les facteurs comme le niveau de risque et la nature des activités doivent être considérés dans toute décision de procéder ou non à la vérification des casiers judiciaires ou de tout autre dossier pertinent et disponible pour le public en matière d antécédents sexuels.

19 Numéro de politique 16 Confidentialité Attendu que : Le DAS veut protéger la confidentialité des transactions et des affaires du DAS, y compris celle de tout renseignement de nature personnelle. Attendu que : Le DAS veut respecter les lois canadiennes sur la protection des informations personnelles. 1. Toutes les transactions et les affaires du DAS, y compris tout renseignement de nature personnelle obtenu dans le cadre d un travail bénévole ou rémunéré, sont confidentielles et doivent être considérées et traitées ainsi par tous les membres du personnel et du conseil d administration. 2. Toute violation au principe de confidentialité par les membres du personnel ou du conseil d administration peut donner lieu à des mesures disciplinaires, y compris le congédiement d un membre du personnel. 3. Le consentement des individus à diffuser leurs informations personnelles ou à l utiliser dans les activités internes de l organisme doit être obtenu de façon légale au moment de la collecte de cette information, elle doit être obtenue avant la diffusion ou l utilisation de l information. 4. Le DAS peut faire la collecte d informations personnelles sans consentement de l individu dans des situations où la loi le permet. 5. En fournissant des informations personnelles au DAS, les individus consentent à l utilisation des informations selon les lignes directrices de cette politique. 6. Tout individu peut annuler son consentement à la diffusion et à l utilisation de ses informations personnelles en tout temps, conformément aux conditions contractuelles ou légales le liant au DAS, et à la suite d un avis écrit d une semaine.

20 Numéro de politique 17 Résolution de conflit Attendu que : les différends entre membres du personnel, du conseil d administration ou bénévoles doivent être traités de façon juste, rapide, et de préférence à l interne. Attendu que : Le DAS est en faveur du règlement extrajudiciaire des différends. Attendu que: Le DAS a un code de conduite auquel les individus, les bénévoles, les coordinateurs et les participants doivent respecter. Attendu que: Le non-respect du code de conduite et d éthique du DAS pourrait résulter à d éventuelles sanctions. 1. Cette politique s applique à tous les membres du DAS ainsi qu à ses employés, bénévoles ou rémunérés. 2. Le DAS encourage ses membres et son personnel à communiquer entre eux de façon ouverte et honnête. 3. Le conseil d administration formera, au début de chaque année financière, un comité de discipline et de réclamations. 4. Le comité de discipline et de réclamations sera chargé d'imposer toute sanction et mesures disciplinaires nécessaires pour le respect du code de conduite et d éthiques. 5. Il est toujours préférable d en arriver à une résolution de conflit acceptable par toutes les parties impliquées. 6. La médiation interne est une possibilité qui peut être choisie à tout moment durant le conflit, sous réserve de consentement des membres impliqués. 7. Si le conflit se poursuit et que toutes les possibilités internes sont épuisées, l arbitrage indépendant peut être utilisé. 8. Les membres impliqués dans un conflit peuvent choisir d aller au-delà des mécanismes internes et de demander l arbitrage immédiatement. 9. Aucune poursuite judiciaire liée à un règlement du conflit entre les membres ou employés ne sera entamée par ou contre le DAS.