Guide de mise en place d une manifestation Téléthon S ENGAGER. Jean-Marie, organisateur pour le Téléthon, Mont-Saint-Éloi (62).

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1 S ENGAGER Alxandra, organisatric pour l Téléthon, Bourg-n-Brss (01). Guid d mis n plac d un manifstation Téléthon Jan-Mari, organisatur pour l Téléthon, Mont-Saint-Éloi (62).

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3 r t o v r t t m z l u o v é t i s o Vous r é n é g r t o v t n? s u imaginatio a c d n a r g n u d au srvic Alors participz au Téléthon t collctz ds fonds pour combattr la maladi sur tous ls fronts. En vous mobilisant pour l Téléthon vous participz à : - un événmnt d proximité partout n Métropol t n Outr-mr, - un immns fêt populair t un événmnt médiatiqu xcptionnl, - un événmnt solidair, portur d sns t d valurs d générosité, - un avntur humain uniqu, - un occasion xcptionnll d vous dépassr, d vivr d nouvlls xpérincs t d acquérir d nouvlls compétncs. C guid vous offr ds clés pour réussir à mttr n plac un manifstation au profit du Téléthon. Il st téléchargabl sur tlthon.fr «L bonhur qui rayonn c jour là t la joi d tous ls bénévols l soir quand tout st fini au vu du résultat, j pux vous dir qu cla soud un association.» «C n st pas compliqué!! il faut baucoup d motivation t d disponibilité à donnr! mais c n st qu du bonhur, baucoup d partag t on oubli ls résponsabilités.» 3

4 LE TÉLÉTHON, FER DE LANCE DU COMBAT DE L AFM Créé n 1958 par ds malads t ds parnts d malads rfusant la fatalité, l Association Français contr ls Myopathis (AFM) vis un objctif clair : vaincr ls maladis nuromusculairs, ds maladis évolutivs, lourdmnt invalidants t pour la plupart d origin génétiqu, qui tunt muscl après muscl. Engagé dans la rchrch comm dans l aid aux malads, l AFM innov dans l domain social comm dans l domain scintifiqu. Son combat bénéfici à l nsmbl ds maladis génétiqus t mêm ds maladis plus fréqunts. L Téléthon nous concrn tous! Dpuis sa création, l Téléthon rmport l adhésion ds français dans un grand élan d solidarité. Ctt émission st l plus long dirct du mond, plus d 30 hurs d un véritabl marathon d solidarité sur Franc Télévisions. Sur l trrain la mobilisation ds organisaturs applé «Forc T» st xcptionnll. Sportifs, juns, salariés, médcins, scintifiqus organisnt ds millirs d animations dans tout la Franc. L Téléthon rprésnt plus d 80 % ds rssourcs d l AFM. Tout l nju ds Téléthon à vnir st d raccourcir l tmps pour réussir à transformr ls prmirs ssais n traitmnts. 4

5 CONTACTEZ VOTRE COORDINATION DÉPARTEMENTALE TÉLÉTHON La coordination départmntal, équip d bénévols, rprésnt l Téléthon localmnt. Son rôl st d vous aidr à tous ls stads d votr projt d manifstation : - consils pour l organisation d votr manifstation (choix du liu t ds horairs, élaboration du budgt prévisionnl ) - mis à disposition d la list ds partnairs du Téléthon qui pourront vous soutnir dans votr projt - aid pour ls autorisations divrss - consils pour ls qustions d assuranc - attribution du matéril Téléthon (ballons, affichs, bandrols, tracts ) t xplications pour pouvoir vndr ls produits Téléthon sur ls manifstations - accompagnmnt pour rmontr la collct d votr manifstation (rmonté ds fonds) C st aussi ll qui accrédit votr manifstation t fait d vous un «organisatur officil du Téléthon» Complétz t signz l contrat d ngagmnt délivré par la coordination Téléthon local. Dans c contrat, vous trouvrz la chart d la Forc T qui vous donn ls règls d organisation d un manifstation Téléthon t commnt assurr la rmonté ds fonds. La signatur d c contrat st indispnsabl pour qu votr manifstation dvinn manifstation officill Téléthon. Rtrouvz ls coordonnés d votr coordination sur ou au dos d ctt brochur. 5

6 DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 1. TROUVEZ UNE IDÉE D ANIMATION Mttz n plac la manifstation qui vous rssmbl! Pour l Téléthon, touts ls idés sont bonns à prndr. Il suffit d choisir un activité qui vous passionn, qu vous avz l habitud d pratiqur ou d organisr, t d la mttr aux coulurs du Téléthon c st-à-dir : - Encouragr la collct - Informr sur l combat d l AFM - Proposr un animation où règn un sprit d fêt «l 14 juillt n hivr». Tout l mond doit pouvoir y trouvr sa plac! Ls manifstations ls plus souvnt organisés! Manifstation sportiv Organisr un manifstation sportiv st à coup sûr l moyn d attirr l plus grand nombr d participants sur votr manifstation. Mttz n plac un rlais non stop pndant tout l wk-nd du Téléthon, proposz ds initiations, ds baptêms d plongés par xmpl ou ds démonstrations d sports originaux. L public pai un «droit d ntré» ou d participation. Rpas Paëlla, mouls-frits, choucrout géant En Franc, la bouff on connaît t on aim! Organisr un rpas st un idé qui garantira un succès n trms d fréquntation t d collct. Pour ctt idé d manifstation, il st important d trouvr ds sponsors! Soiré dansant, spctacl, concrt Privilégiz un manifstation n xtériur si l tmps l prmt. Cla attir du mond, donn d la visibilité à votr manifstation t favoris la collct. Pour cs activités, contactz à l avanc ls différnts associations du villag, ls comités ds fêts, ls clubs t ls troups d théâtr, ls écols d dans t d musiqu, ls fanfars ds vills, tc. Vnts au profit du Téléthon Tous typs d produits (manufacturés t/ou alimntairs) puvnt êtr vndus durant l Téléthon, dans la msur où cs objts sont sans dangr t rspctuux ds lois n viguur. Exmpls d vnts : vnt d flurs n papir, vnt d crêps, vnts d ampouls pour illuminr un arbr d lumièr, tc. La vnt d produits Téléthon Plusiurs produits, comm ds tatouags, ds t shirts, ds port-clfs sont disponibls sur pour ls organisaturs accrédités par la coordination Téléthon. 6

7 Pour un prmièr anné, il st consillé d fair ds choss simpls. L hit parad ds manifstations «juns» - L ptit déjunr solidair Organis avc ts amis un ptit déj solidair au sin d ton écol, ton club, ton association Installz-vous dans un ndroit passant ou dans un sall mis à disposition pour l occasion t proposz ds ptits déjunrs «café-croissant», pour la modiqu somm d 2 Euros. - La soiré Téléthon Organis avc ton équip un soiré dans ton écol, ton association ou téléthonis un soiré déjà prévu t fixz un prix d ntré t d consommation attractif. - L tournoi sportif Réquisitionn l gymnas t ls trrains d sport d ton écol, d ton club... Rassmbl un maximum d équipmnts sportifs : ballons d vollyball, d football, raqutts t balls d ping-pong, cords à sautr, poids, bouls d pétanqu, bills, sacs n toil d jut, tc. Mts n plac l tournoi. Ls participants paint un «droit d ntré» d qulqus uros pour avoir accès à la totalité ds activités, ou à la cart, au choix. Cocktail gagnant! Pour accroitr la collct il st intérssant d mêlr ds animations attractivs qui vont attirr l public (manifstations sportivs, démonstrations divrss ) t ds animations qui vont prmttr d collctr (buvtts, stands, crêps, vnt d produits divrs ). Qulqus consils : La taill d votr manifstation doit aussi dépndr du tmps t ds moyns tant au nivau matéril qu humain dont vous disposz. Si vous avz nvi d mttr n plac un manifstation pu d tmps avant l Téléthon, il put êtr intérssant d s associr à un manifstation déjà xistant avant d s lancr sul l anné suivant. (dans c cas rmplissr un additif) Sur chaqu manifstation, installr un urn pour ls dons st un moyn simpl d collctr plus. Pour vous aidr la coordination dispos d affichs «point dons». Cs dons s font n chèqus ou n spècs. Il st aussi indispnsabl d avoir n prmannc un prsonn près d l urn. Rndz-vous sur pour rtrouvr : - ncor plus d idés d animations, - la présntation ds défis Téléthon. 7

8 DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 2. Rassmblz un équip, idntifiz ls bsoins t distribuz ls rôls Tout l mond put participr. Mttz n plac un manifstation qui rassmbl vos connaissancs, ls mmbrs d votr association, vos collègus d travail t constituz votr équip projt Téléthon. Il st indispnsabl nsuit d rsponsabilisr chacun t d prévoir ls différnts fonctions à occupr. Qulqus rôls typs : - chf du projt (clui qui coordonn t qui st n contact avc la coordination Téléthon), - rsponsabl sécurité, assurancs, autorisations, - rsponsabl partnariat, - rsponsabl achats, - rsponsabl matéril, - rsponsabl communication t visibilité Parlz n autour d vous, ntr amis, n famill, ls passions s partagnt, ls idés fusnt, s dévloppnt t s nrichissnt. 3. Planifiz votr projt Quand organisr votr manifstation? Un manifstation Téléthon s déroul normalmnt pndant ls 30 hurs du Téléthon. Il st toutfois possibl d organisr la manifstation un smain avant ou après l wk-nd du Téléthon. Anticipation Il st important d mttr n plac un planning ds tâchs à réalisr pour l organisation d votr manifstation, sans omttr d anticipr la gstion d l après événmnt (rangmnt, rmonté ds fonds à la coordination Téléthon, bilan, évaluation du projt, rmrcimnts ). 8

9 Attntion! Crtains manifstations sont soumiss à ds autorisations spécifiqus. DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 4. Résrvz ls liux t dmandz ls autorisations Crtains liux sont très sollicités, il st donc primordial d ls résrvr dès qu l idé d manifstation st arrêté t qu vous avz obtnu l fu vrt d votr coordination Téléthon. Dmandz ls autorisations pour utilisr ds liux publics (voi publiqu, stad ). Faits cs dmands suffisammnt à l avanc à la mairi ou à la préfctur. Un courrir doit lur êtr adrssé précisant qui st l organisatur d la manifstation, la dat, l hur, la duré, l dscriptif d la manifstation N oubliz pas non plus ls autorisations privés. - Diffusion d musiqu : Déclaration 15 jours avant la manifstation auprès d la délégation régional d la SACEM. Partnair du Téléthon, la SACEM offr, soit la gratuité ds droits, soit un don à l AFM n récupération ds droits payés par l AFM. Ls coordonnés t procédurs sont disponibls auprès d la coordination Téléthon ou - Attntion dans tous ls cas la déclaration st obligatoir. - Licnc d débit d boissons : Ls débits d boissons tmporairs dépndnt d la mairi. Un déclaration par écrit doit lur êtr fait 15 jours à l avanc. - Mais aussi ls grands rassmblmnts, tirs d fux d artifics, lâchrs d ballons, utilisation d hauts parlurs sur la voi publiqu, lotos, lotris, tombolas, manifstations itinérants. Pour plus d infos, rnsignz-vous auprès d la coordination. 9

10 DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 5. Sécurisz t assurz votr manifstation - Villz à la sécurité : Prformanc n xclut pas vigilanc. N mttons pas n dangr ls participants à la fêt! Sur l liu d votr manifstation, prévoyz un pannau rapplant ls numéros d urgnc (SMUR ou SAMU, pompirs, polic, cntr antipoison, ambulanc ). Pour plus d infos, dmandz la plaqutt «règls d sécurité» à la coordination Téléthon. - Souscrivz un assuranc : 1- Chaqu organisatur doit êtr n possssion d un assuranc couvrant ls conséquncs pécuniairs d sa propr rsponsabilité civil. 2- Chaqu organisatur doit éqalmnt êtr couvrt pour ls risqus liés aux bins t matéril utilisés (prtés ou loués), la location ou l utilisation tmporair d locaux, la «rsponsabilité civil» d chaqu participant t «l individull accidnt» rlativ aux dommags corporls qu pourraint subir ls participants. Pour cs quatrs points, la coordination Téléthon vous proposra l assuranc MAIF à 31 uros qui st déductibl ds frais d organisation. Tout autr contrat st accpté, dans la msur où : > Il offr ds garantis équivalnts ou supériurs à clls du contrat MAIF, avc un coût n xcédant pas 31 uros ; > Il offr ds garantis supériurs à clls du contrat complémntair MAIF t qu son coût st sponsorisé, au moins au-dlà d 31 uros. Dans l cas où votr manifstation fait intrvnir ds ngins trrstrs à motur ou ds ngins aérins, vous dvz prévoir un assuranc couvrant : > ls sinistrs découlant d la propriété ou d l usag d véhiculs trrstrs à motur t rmorqus, ainsi qu un garanti d typ «individull accidnt» pour l conductur ; > ls dommags causés aux t par tous ngins ou véhiculs aérins (aéroplans, montgolfièrs.. ) ; > ls dommags résultant d l organisation soit d manifstations aérinns, soit d épruvs, courss ou compétitions (y compris lurs ssais) soumiss à autorisation préalabl ds pouvoirs publics t comportant la participation d véhiculs à motur. 10

11 DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 6. Budgétisz L but d un manifstation Téléthon st d collctr un maximum pour la rchrch contr ls maladis nuromusculairs. L AFM s st ngagé à limitr ss dépnss d collct ; vous dvz n fair autant avc votr manifstation. L AFM-Téléthon incit donc fortmnt ls organisaturs à trouvr ds sponsors ou obtnir la gratuité pour ds salls par xmpl. Pour vous aidr, Il st important d bâtir un budgt prévisionnl. La coordination Téléthon st là pour vous accompagnr. Il faut stimr ls grands posts d dépnss t stimr ls rctts scomptés. Dépnss Rctts Matéril pour animation Vnts Alimntation Droits d ntré Buvtt.. Assuranc Locations (sall, matril ) Transport. TOTAL TOTAL Idéalmnt, l total ds dépnss n doit pas dépassr 10% ds rctts scomptés. 11

12 DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 7. Assurz la visibilité t la promotion d votr manifstation L Téléthon doit êtr visibl pour mobilisr l maximum d participants. Pour réussir, il st nécssair d communiqur à la hautur d l événmnt! Surtout n négligz pas ct aspct! Attndr ls spots d l émission sur Franc Télévisions n suffit pas! Il faut un communication d proximité qu vous allz portr. Choisir un liu d passag pour votr manifstation Un ds clés du succès, st d mttr n plac votr manifstation sur un ndroit à fort passag (ru piétonn, galri marchand, gar, arrêts d bus, plac d villag, ) ou prévoir un très bonn signalétiqu pour dirigr l public vrs votr manifstation. Utilisr l jaun, coulur du Téléthon - Habillz n jaun stands, podiums, écrans - Prévoyz ds vêtmnts d coulur jaun pour tous ls participants (disponibl sur N oublir pas d ls fairs sponsorisr à lur valur d rvnt - Réalisz un signalétiqu n jaun - Réalisz la plus grand guirland d ballons jauns n suivant l princip d un ballon pour 1 uro (ballons disponibls auprès d votr coordination Téléthon local) 12

13 Communiqur à tous ls stads d l événmnt Avant l événmnt Assurz la promotion d votr manifstation : Annoncz vos manifstations dans votr association, votr ntrpris par voi d affichag sur ds liux d passag, d tracts, mais aussi sur ls sits intrnt t par mail à votr résau d amis t votr famill. Pnsz égalmnt à informr la prss local. La coordination Téléthon put êtr un aid précius t vous fournir ls contacts. Ell adrssra par aillurs un list complèt ds animations accrédités aux rédactions départmntals ds quotidins t hbdos. Assurz la promotion d la campagn Téléthon : Votr manifstation n plus d collctr st égalmnt un rlais xcptionnl via l matéril distribué par la coordination Téléthon (tracts, affichs ) pour promouvoir la campagn Téléthon, la lign du don «l 3637» t l don n lign sur tlthon.fr ainsi qu ls missions d franc télévision. Ls affichs d la campagn doivnt êtr posés quinz jours à trois smains avant l Téléthon. La coordination Téléthon st à votr disposition pour vous aidr à utilisr l plus fficacmnt possibl l matéril Téléthon qu ll distribu. Pndant l événmnt - Assurz un bonn signalétiqu. - A l aid du matéril fourni par la coordination Téléthon, villz à bin informr ls participants sur l AFM t la campagn Téléthon, ctt information doit vnir soutnir la collct. - Pnsz aussi à filmr, photographir pour alimntr votr sit intrnt, réalisr un diaporama rndr compt d la mobilisation sur votr manifstation. Après l événmnt Communiquz auprès d la prss local, d votr association, ntrpris ls résultats d la collct. L Rlay2doo comm moyn d visibilité t d collct supplémntair d votr manifstation avant, pndant t après l Téléthon L Rlay2doo (prononcz «rlaistoutdoux»!) a été initié n 2007; c st un support d communication t d collct proposé aux organisaturs d manifstations Téléthon.Il vous prmt d dévloppr la visibilité d votr manifstation t, grâc à la mobilisation d vos amis t d vos résaux, d augmntr votr collct au profit d l AFM. L Rlay2doo st simplmnt un mini sit intrnt prsonnalisé pour votr manifstation, facil à crér t à diffusr à un maximum d intrnauts. Pour plus d info t pour crér ton Rlay2doo, rndz-vous sur TEXTE A REVOIR 13

14 DE L IDÉE À L ACTION, LES GRANDES ÉTAPES DE VOTRE MANIFESTATION EN 9 POINTS 8. La rmonté d VOTRE collct Dans un souci d transparnc t pour rndr compt auprès du public d la dstination t d l utilisation ds fonds collctés, l AFM a mis n plac ds procédurs préciss pour la rmonté d la collct. L trésorir d votr manifstation s mt n lin avc la coordination qui lui xpliqura avant l Téléthon l déroulmnt d la rmonté d la collct. La rmis ds fonds s fait n main propr à la coordination Téléthon dans ls plus brfs délais t au plus tard l 24 décmbr. Pour plus d détails consultr la plaqutt «Rmonté ds fonds» 9. Rmrciz t évaluz Il st ssntil d prévoir un pot d rmrcimnt auqul sont conviés ls partnairs, ls organisaturs, la prss local. Prnz aussi l tmps avc votr équip, pour fair l bilan d votr manifstation t pour nvisagr, on l spèr, un manifstation ncor plus réussi l anné prochain! 14

15 À vous d jour! 15

16 AFM Téléthon 1 ru d l Intrnational EVRY Tl. : VOTRE CONTACT :

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