Guide de préparation et de valorisation des séances

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1 Guide de préparation et de valorisation des séances

2 ORGANISATION DES SÉANCES Document 1 - GUIDE à L USAGE des SECTIONS Plus d un semestre avant la date envisagée de la séance, une Section : - identifie un thème, et le situe par rapport aux thématiques générales du programme de l Académie ; - discute le thème et ses contours (éventuellement avec des membres d autres Sections ou par des auditions d'intervenants potentiels) ; - décide de prendre seule en charge la séance, ou au contraire invite d autres sections à contribuer. 1. SÉANCE IMPLIQUANT UNE SEULE SECTION La Section : - établit la forme définitive de la séance et la liste des intervenants envisagés ; - désigne un Responsable de séance ; - le Responsable de séance prépare une note synthétique de présentation, que le Secrétaire de Section transmet au Secrétaire Perpétuel un mois avant la date de réunion de la Commission des Programmes, en proposant des dates pour la séance projetée ; le Secrétaire Perpétuel présentera le projet à la Commission des Programmes ; - celle-ci ayant donné son accord (éventuellement avec demande de modifications) et indiqué la date retenue, le Responsable de séance s'assure alors immédiatement de l'accord (aux conditions morales et matérielles proposées par l Académie) des intervenants envisagés et de leur disponibilité. Pour la suite de l'organisation, le Responsable de séance se réfère au Guide à l'usage des Responsables de séance. Le Secrétaire de Section vérifiera avec le Responsable de séance que la préparation se passe normalement. Tous les membres de la Section doivent se sentir responsables du remplissage de la salle, et prennent donc toutes initiatives pour communiquer à l'avance sur la séance. 2. SÉANCE IMPLIQUANT DEUX OU PLUSIEURS SECTIONS Si deux sections ou plus sont concernées, la section la plus impliquée ou la plus motivée joue le rôle de chef d'orchestre, et suit, en les adaptant, les recommandations ci-dessus, en en respectant l'esprit et la chronologie. 3. SÉANCE LIBRE Chaque intervention doit avoir son propre Responsable dont le rôle est, toutes choses égales par ailleurs, celui décrit au point 1 ci-dessus. Le Responsable est le Secrétaire de la Section la plus concernée par le thème de l'intervention, ou un membre désigné de celle-ci

3 Document 2 - GUIDE à L'USAGE des RESPONSABLES de SÉANCES J recontactez les intervenants ayant donné leur accord pour participer à la séance 2. rappelez-leur les conditions matérielles et morales de leur contribution (gratuité, dispositif abandon de frais de déplacement /reçu fiscal leur permettant une déduction de 60% des frais de déplacement du montant de leur impôt sur le revenu, droits de diffusion et de reproduction à l Académie, renonciation au droit à l image) 3. demandez-leur de bloquer la date 4. arrêtez avec eux le cadre de leur intervention 5. établissez le programme définitif de la séance : titre de la séance, titres des interventions, nom des intervenants et leur fonction principale (ou la plus pertinente par rapport au thème de la séance) 6. transmettez-le au secrétariat de l'académie (christine.ledoux@academie-agriculture.fr), pour insertion dans le programme trimestriel et sur le site internet J rappelez la date aux intervenants 2. dites-leur que vous aurez besoin d'un résumé de leur intervention à J-40, et de leur texte complet à J dites-leur que vous aurez besoin de leurs présentations Powerpoint deux semaines avant la manifestation 4. demandez-leur qu'ils prévoient une doublure en cas d'empêchement de dernière minute 5. informez-les qu'ils sont libres d'apporter des documents à distribuer, mais qu'ils doivent s'en charger J demandez à chacun des intervenants de vous adresser : un court CV, afin faciliter sa présentation en séance par le Président le résumé de son intervention, ce qui vous permettra de vérifier la cohérence des interventions, et éventuellement de suggérer des modifications ou compléments 2. rappelez aux intervenants qu'ils doivent vous envoyer leurs présentations Powerpoint à J - 15 au plus tard J confirmez au secrétariat de l'académie (christine.ledoux@academie-agriculture.fr) le titre de la manifestation et la séquence des interventions 2. transmettez à Corinne Migné (corinne.migne@academie-agriculture.fr) les coordonnées des personnalités à qui une invitation plus officielle, signée du Secrétaire Perpétuel, doit être adressée par courrier postal ou électronique 3. chargez-vous de la communication externe auprès de vos relations et relais (chambres professionnelles, institutions, associations, etc.), et relancez les membres de votre Section pour qu'ils fassent de même 4. déterminez avec votre Secrétaire de Section qui tirera la conclusion en séance J relancez les intervenants qui ne vous ont pas communiqué leur présentation 2. prévenez-les qu'ils devront être sur place une demi-heure avant la séance, afin de mettre au point les derniers détails J établissez une mise en forme, dans l'ordre de passage, des résumés d'interventions, afin d'en faciliter la publication papier et la mise en ligne avant la séance, 2. envoyez au secrétariat de l'académie (christine.ledoux@academie-agriculture.fr) cette séquence des résumés 3. communiquez cette même séquence à tous les intervenants + au Président + à la personne chargée des conclusions 4. établissez une note de présentation à l'intention de la presse, et transmettez-la au Groupe Communication de l'académie 5. vérifiez que vous avez bien reçu toutes les présentations Powerpoint 6. vérifiez soigneusement ces présentations, pour diagnostiquer les cohérences/frictions, et suggérer - 3 -

4 des compléments/modifications 7. vérifiez avec chaque intervenant que sa présentation respectera l'horaire que vous avez défini 8. envoyez à chaque intervenant la fiche "Autorisation de numérisation et de diffusion, formulaire de renonciation au droit à l'image" qu'il devra signer, de façon à ce qu'il ne la découvre pas en entrant en séance J prenez contact avec le Président pour coordonner entre vous l'organisation des interventions 2. transmettez-lui les CV simplifiés des intervenants 3. rappelez aux intervenants d'arriver une demi-heure avant la séance J envoyez au secrétariat de l'académie (christine.ledoux@academie-agriculture.fr) toutes les présentations Powerpoint pour qu'elle les monte sur l'ordinateur de l'amphithéâtre 2. dans la mesure du possible, passez à l'académie avec une clef USB pour vérifier que tout est bien installé sur l'ordinateur de l'académie 3. établissez par écrit le "conducteur" de la séance, c'est à dire l'ordre définitif des interventions, la durée allouée à chacune et le déroulement horaire de la séance ; attention, prévoir qu'il y a toujours des annonces en début de séance qui ajouteront une dizaine de minutes 4. communiquez le conducteur au Président pour lui faciliter l'animation de la séance 5. préparez sur votre propre ordinateur portable un dossier dans lequel vous mettrez toutes les présentations Powerpoint de vos intervenants 6. préparez une ou deux questions à faire poser par des membres de la Section, afin de lancer le débat, et contactez des membres de votre section à cet effet jour J 1. vérifiez le bon fonctionnement des équipements techniques 2. réservez des places au premier rang pour les intervenants 3. faites signer par chaque intervenant la fiche "Autorisation de numérisation et de diffusion, formulaire de renonciation au droit à l'image" (sachant qu'en tout état de cause, sa présence vaut acceptation du droit à l'image) 4. après l'ouverture par le Président, introduisez la séance en "plantant le décor", et en schématisant les interventions à venir ; attention, cette introduction ne doit pas être un volet additionnel au thème traité et ne devrait pas durer plus de 10 minutes 5. durant les interventions, ayez sous les yeux, sur votre ordinateur, les slides de l'intervention en cours : ceci vous permettra de vérifier que l'orateur respecte son planning de temps de parole, et éventuellement d'informer le Président du dérapage possible. 6. participez éventuellement, avec l accord du Président, à l animation des débats (organiser la réponse à chaque question ou commentaire de la salle par l'intervenant le plus qualifié, ne pas poursuivre sur les fausses questions et les déclarations hors sujet, etc.) J transmettez aux intervenants les questions verbales et écrites posées en séance, en leur demandant de vous adresser des réponses écrites dans les 2 semaines 2. établissez le document de synthèse pour publication et mise en ligne sur le site internet (voir procédure en paragraphe 4 du Guide Séance), accompagné d un résumé en anglais. J veillez à ce que les réponses des intervenants aux questions écrites posées, sont adressées aux personnes qui les ont soulevées 2. récupérez et finalisez les textes complets des interventions, 3. transmettez-les au secrétariat de l Académie (christine.ledoux@academie-agriculture.fr) 4. n'oubliez pas que votre section est responsable de la tenue des documents qui seront publiés et/ou mis sur le site internet! - 4 -

5 Document 3 - AUTORISATION DE NUMÉRISATION ET DE DIFFUSION DE L'AUTEUR FORMULAIRE DE RENONCIATION AU DROIT DE L'IMAGE Je, soussigné(e) : Adresse électronique : Adresse postale professionnelle : Atteste être l'auteur / le co-auteur du texte intitulé : Et à ce titre, je suis habilité(e) à autoriser la reproduction et la mise à disposition sans droits de ce texte par tout moyen et sur tout support, en vue d'une diffusion nationale et internationale. J'autorise par la présente l'académie d'agriculture de France à numériser mon texte libre de droits et à le diffuser sur le réseau internet, gratuitement et sans limitation de durée, à partir de son site. Je l'autorise à diffuser avec ce texte mon adresse électronique ci-dessus. Conformément à la loi «informatique et liberté» du 6 Janvier 1978, je dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui me concernent. La présente autorisation est donnée à l'académie d'agriculture de France. Elle est révocable à tout moment sur ma demande écrite adressée au Secrétaire perpétuel de l'académie d'agriculture de France. J'accorde également aux organisateurs, leurs représentants et toute personne agissant avec la permission de ceux-ci (y compris toute agence publiant ou distribuant le produit fini), la permission irrévocable de publier toutes les images que vous avez prises de moi le : (Lieu, date). Ces images peuvent être exploitées sous quelque forme que ce soit. Je m'engage à ne pas tenir responsable les organisateurs précités ainsi que ses représentants et toute personne agissant avec sa permission en ce qui relève de la possibilité d'un changement de cadrage, de couleur et de densité qui pourrait survenir lors de la reproduction. Je déclare être compétent(e) à signer ce formulaire en mon propre nom. J'ai lu et compris toutes les implications de cette renonciation. Date de l'autorisation (JJ/MM/AAAA) : Signature : Conformément aux textes en vigueur, et notamment la loi n du 6 janvier 1978 Informatique et Libertés, ainsi que de la Directive européenne n du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données, le droit d'accès et de rectification peut s'exercer auprès de l'administrateur du site : christine.ledoux@academie-agriculture.fr À envoyer à : Mme Ledoux-Danguin Secrétariat des publications - Académie d'agriculture de France 18 rue de Bellechasse PARIS Tel : Site :

6 Document 4 CONTENU ET NORMES du COMPTE RENDU DE LA SEANCE 4.1 Contenu du Texte complet de la Séance A/ Le Texte doit comporter : l'introduction et la conclusion ; le texte de la communication de chaque intervenant, accompagné d un résumé en anglais (rappel : il est indispensable que les intervenants aient signé le document 3 sur les autorisations de diffusion et de reproduction concernant les textes et leurs annexes, et donnent à l'académie leurs droits sur la publication de leurs documents) ; un résumé des débats. Si des points pouvant entraîner une prise de position de l'académie se sont dégagés de la séance, cette prise de position doit être clairement formulée, et validée par la Section organisatrice. 4.2 Normes pour le Texte complet de la séance A/ Le Texte complet de la Séance comprenant texte + figures + tableaux + bibliographie est transmis au Secrétariat de Rédaction par messagerie électronique sous Pdf, Word ou Excel pour PC (ou rendu compatible) ; des précisions peuvent être obtenues auprès de Mme Ledoux (christine.ledoux@academie-agriculture.fr). B/ Les tableaux, figures et autres illustrations (de préférence en couleurs) doivent être informatisés et reproductibles : les figures (sous Excel) seront numérotées en chiffres arabes avec leurs titre et légende, en français, placés audessous ; de même pour les tableaux, mais avec titre et légende au-dessus ; toute illustration doit être transmise en forme numérique (jpg). C/ Les références bibliographiques, placées en fin de communication, seront classées par ordre alphabétique du nom de leur premier auteur, et présentées selon les usages en vigueur dans les revues internationales. Exemples : ouvrage : MALECOT G., Les mathématiques de l'hérédité. Masson, Paris, 428 p (ou les pages correspondant à la citation) ; article de périodique : DUPONT J.N., Molecular biology of methanogens. Ann. Rev. Microbiol., 46, Les références d'articles acceptés pour publication doivent être citées comme les autres, mais avec la mention «sous presse» à la suite du nom de la revue. D/ Dans le texte : les noms propres figurent en caractères minuscules à l'exception de l'initiale ; les termes en langue étrangère ou en latin ou grec sont en italiques ; les unités sont exprimées selon le système international ; les sigles doivent être explicités la première fois où ils apparaissent dans le texte, en utilisant les majuscules d'usage, et sans points de séparation ; exemple : INRA (Institut national de la recherche agronomique). E/ Le dossier transmis à l'académie doit comporter une photographie de chacun des intervenants - 6 -