RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE DE L ASSOCIATION DES CONSEILS MULTIDISCIPLINAIRES DU QUÉBEC

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1 RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE DE L ASSOCIATION DES CONSEILS MULTIDISCIPLINAIRES DU QUÉBEC APPROUVÉ PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L ACMQ LE 8 SEPTEMBRE 2008 ADOPTÉ PAR L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L ACMQ LE 31 OCTOBRE 2008 i

2 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Objet Définitions Règles d interprétation...4 SECTION 2 ASSOCIATION DES CONSEILS MULTIDISCIPLINAIRES DU QUÉBEC 2.1 Dénomination sociale Droits et obligations des membres Liste des CM membres Mission et responsabilités de l ACMQ Cotisation.6 SECTION 3 ASSEMBLÉES DE L ACMQ Lieu Moment Assemblée générale et assemblée générale annuelle Assemblée générale spéciale Convocation Avis de convocation Présidence Quorum Perte de quorum Procédure aux assemblées générales Droit de vote Décisions d une assemblée générale Les procès-verbaux des assemblées générales...10 SECTION 4 LE CONSEIL D ADMINISTRATION Éligibilité Composition Représentation obligatoire Pouvoirs Durée du mandat Vacance Officiers Réunions...14 ii

3 SECTION 5 LES COMITÉS DE L ACMQ Comité de la pratique professionnelle Comité de soutien Comité des communications Comité reconnaissance Composition Fonctionnement Président et secrétaire Rapports et recommandations Procès-verbaux Réunions Comité ad hoc...17 SECTION 6 DOCUMENTS ET ARCHIVES Caractère public Conservation des documents...18 SECTION 7 DISPOSITIONS FINALES Entrée en vigueur Modification, amendement, remplacement Révision...19 ANNEXE I PROCÉDURE D ÉLECTION DES MEMBRES AU CONSEIL D ADMINISTRATION Élection des membres au CA Avis d élection Bulletin de mise en candidature Élection par acclamation Scrutin Élection suite à un scrutin...22 iii

4 SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 OBJET Le présent règlement a pour objet d établir les règles sur la régie interne de l Association des conseils multidisciplinaires du Québec (ACMQ). 1.2 DÉFINITIONS Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, les expressions ou les termes suivants signifient : Assemblée générale : Conseil d administration : Loi : Membre : Administrateur : Toute assemblée générale, annuelle ou spéciale des membres de l ACMQ. Le conseil d administration de l ACMQ (CA). La Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) et ses règlements d application, le cas échéant. Personne ayant les qualités pour être membre d un conseil multidisciplinaire (CM) et dont le CM de l Établissement est membre de l ACMQ. Un membre de l ACMQ élu par les membres pour siéger au CA de l ACMQ. 1.3 RÈGLES D INTERPRÉTATION Selon le contexte, le genre masculin ou le genre féminin est utilisé dans le présent règlement pour en faciliter la lecture et la compréhension. L'utilisation du genre masculin inclut le genre féminin et vice-versa, sauf si le contexte ne s'y prête pas. 4

5 SECTION 2 ASSOCIATION DES CONSEILS MULTIDISCIPLINAIRES DU QUÉBEC 2.1 DÉNOMINATION SOCIALE La dénomination sociale de la personne morale est l Association des conseils multidisciplinaires du Québec, ci-après nommée ACMQ. SIÈGE SOCIAL Le siège social de l ACMQ est établi au 143, rue Wolfe, Lévis, Québec. Cependant, le conseil d administration pourra déménager le siège social de l ACMQ dans toute autre ville du Québec, selon ses besoins. COMPOSITION L Association des conseils multidisciplinaires du Québec est composée de toutes les personnes qui sont membres d un conseil multidisciplinaire d un Établissement de santé ou de services sociaux du Québec et dont l Établissement a payé sa cotisation en bonne et due forme à l ACMQ. En avril de chaque année, le secrétaire de l ACMQ fait parvenir un avis de cotisation à tous les CM du Québec et/ou à la direction générale des Établissements leur permettant de faire une demande d adhésion à l ACMQ. Cette adhésion demeure en vigueur pour l année fiscale de l ACMQ, soit du 1 er avril au 31 mars d une année donnée à l autre. Tout CM membre peut, en tout temps, se retirer de l ACMQ. À cet effet, il adresse par écrit une demande de retrait au secrétaire de l ACMQ qui en accuse réception et en informe le conseil d administration. 2.2 DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES Tout membre a le droit d'assister et de participer aux assemblées de l ACMQ. Tout membre a le devoir de participer aux activités de l ACMQ et de ses comités lorsque demande lui en est faite. 5

6 2.3 LISTE DES CM MEMBRES Le secrétaire du CA s assure de la mise à jour de la liste des conseils multidisciplinaires membres de l ACMQ. Cette liste contient le nom des établissements membres, le nom et prénom du président du CM de l Établissement et l adresse courriel pour le rejoindre. 2.4 MISSION ET RESPONSABILITÉS DE L ACMQ Mission : a) L ACMQ a pour mission de fournir le soutien nécessaire aux CM des divers Établissements de santé et de services sociaux du Québec afin que ces derniers puissent remplir les fonctions et rencontrer les obligations qui leur sont dévolues par la Loi L.R.Q., c.s-4.2. De plus, l ACMQ se donne pour mission d assurer une représentation de ses membres auprès des instances décisionnelles Responsabilités: a) promouvoir la création et le développement des CM; b) assurer la concertation entre les CM des différentes régions; c) favoriser la concertation entre les CM des divers Établissements au sein du ministère de la Santé et des Services sociaux; d) créer les liens nécessaires avec le ministère de la Santé et des Services sociaux, les Agences régionales ou toute autre instance d intérêt (Association québécoise des établissements de santé et de services sociaux, Office des professions du Québec, Collège des médecins du Québec, ordres professionnels ); e) se positionner sur toute question d intérêt provincial, concernant la qualité, l organisation et la distribution appropriée des soins et services dispensés à la population par ses membres, ainsi que toute question relative à l enseignement et à la recherche. 2.5 COTISATION Le CA de l ACMQ peut fixer, par résolution, une cotisation annuelle pour ses membres et en établir les modalités de paiement. La cotisation n est pas remboursable. Cette résolution doit être entérinée par l assemblée générale des membres. 6

7 SECTION 3 ASSEMBLÉES DE L ACMQ 3.1 LIEU Les assemblées de l ACMQ se tiennent à tout endroit au Québec déterminé par le CA. 3.2 MOMENT Les assemblées de l ACMQ doivent être prévues à un moment qui favorise la plus grande participation possible des membres. Le CA fixe, par résolution, la date, l heure et le lieu de toute assemblée de l ACMQ. 3.3 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE L assemblée générale est composée de tous les membres de l ACMQ. Le CA peut inviter toute autre personne à y assister Lors d une assemblée générale, les membres : a) reçoivent tout rapport du CA et, le cas échéant, de ses autres comités; b) ratifient toute modification, tout remplacement ou toute abrogation du présent règlement; c) considèrent toute autre affaire dûment inscrite à l ordre du jour et qui relève des responsabilités de l ACMQ Lors d une assemblée générale annuelle, les membres : a) reçoivent le rapport annuel du CA et, le cas échéant, de ses autres comités; b) ratifient toute modification, tout remplacement ou toute abrogation du présent règlement; c) considèrent toute autre affaire dûment inscrite à l ordre du jour et qui relève des responsabilités de l ACMQ; d) procèdent à l élection des administrateurs de l ACMQ. 7

8 3.4 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps lorsqu une question doit être soumise, de façon urgente, à l ensemble des membres. 3.5 CONVOCATION Une assemblée générale de l ACMQ est convoquée suite à une résolution du CA, par le secrétaire de l ACMQ. Une assemblée générale spéciale de l ACMQ peut être convoquée par résolution du CA ou par une requête écrite adressée au secrétaire et présentée par 10% des CM membres. Cette requête doit spécifier l objet de cette assemblée. Seuls les sujets inscrits à l ordre du jour tels que proposés peuvent être discutés à cette assemblée. 3.6 AVIS DE CONVOCATION Une assemblée générale est précédée d'un avis de convocation signé par le président ou le secrétaire du conseil. Cet avis est envoyé par courriel aux présidents des CM membres de l ACMQ. L'avis doit préciser le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que l'ordre du jour proposé. S'il s'agit d'une assemblée générale, l'avis de convocation doit être donné au moins trente (30) jours avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, un avis d'au moins dix (10) jours suffit. Le défaut involontaire d envoyer un avis à un ou plusieurs membres, l omission involontaire de transmettre un avis de convocation ou le fait qu un membre ne l ait pas reçu, n affectent en rien la validité des procédures à une assemblée. L omission involontaire de mentionner dans l avis d une assemblée générale annuelle quelque affaire que les règlements généraux requièrent de traiter à cette assemblée n empêche pas cette dernière de prendre cette affaire en considération, à moins que les intérêts d un membre ne soient lésés ou ne risquent de l être. 8

9 3.7 PRÉSIDENCE Toute assemblée générale est présidée par le président de l ACMQ ou, sur proposition du président de l ACMQ, l assemblée élit, parmi ses membres présents, un président d assemblée. 3.8 QUORUM Le quorum à toute assemblée générale est formé par la présence de dix-sept (17) membres de l ACMQ. Si le quorum n est pas atteint trente (30) minutes après l heure indiquée sur l avis de convocation, l assemblée générale est reportée à une date ultérieure fixée par résolution du CA en conformité avec les dispositions prévues à l article PERTE DE QUORUM Une assemblée générale ne peut se poursuivre lorsque le départ d un ou plusieurs membres amène une perte de quorum. L assemblée générale est alors ajournée pour une période de 30 minutes. Si le quorum n est pas atteint trente (30) minutes après l ajournement, l assemblée générale est reportée à une date ultérieure fixée par résolution du CA en conformité avec les dispositions prévues à l article PROCÉDURE AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Sous réserve des dispositions du présent règlement, le président d assemblée utilise les règles de procédures déterminées par le CA de l ACMQ DROIT DE VOTE Seuls les membres dont le nom de leur CM apparaît à la liste des CM membres prévue à l article 2.3 du présent règlement ont droit de vote à une assemblée générale. Toutefois, les membres absents ne peuvent se faire représenter ni exercer leur droit de vote par procuration DÉCISIONS D UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Dans toute assemblée générale, avant d être voté, le point doit être proposé et appuyé. 9

10 Les décisions d une assemblée générale sont prises à une majorité simple des voix exprimées par les membres présents. Le vote se prend à main levée. Dans le cas d un partage égal des voix, le président d'assemblée dispose d'une voix prépondérante. Toutefois, un scrutin secret peut être requis lorsqu un membre en fait la demande. Lorsqu il s agit d une élection, le vote se fait par scrutin secret. Le secrétaire d assemblée agit alors comme scrutateur et dépouille le scrutin. La déclaration par le président qu une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal constituent, à première vue, la preuve de ce fait, sans qu il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou de son rejet LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Les procès-verbaux des assemblées générales de l ACMQ sont rédigés par le secrétaire de celleci. Lorsqu'ils ont été approuvés par l'assemblée, signés par le secrétaire et contresignés par le président, ils sont considérés comme authentiques. Le secrétaire assure la garde et la conservation des procès-verbaux des assemblées générales de l ACMQ. Ceux-ci sont déposés sur le site internet de l ACMQ. SECTION 4 LE CONSEIL D ADMINISTRATION 4.1 ÉLIGIBILITÉ Toute personne membre d un CM dont l établissement est membre en règle de l ACMQ est éligible et rééligible à un poste au CA de l ACMQ. 4.2 COMPOSITION Le CA est composé de onze (11) administrateurs. 4.3 REPRÉSENTATION OBLIGATOIRE Les administrateurs devraient émaner de différents CM membres en règle de l ACMQ. 4.4 POUVOIRS 10

11 Le CA exerce tous les pouvoirs et responsabilités de l ACMQ, notamment ceux mentionnés à l'article 2.4 du présent règlement. 4.5 DURÉE DU MANDAT Le mandat de tout administrateur au CA est d'une durée de deux (2) ans et est renouvelable. L administrateur demeure toutefois en fonction, malgré l'expiration de son mandat, jusqu'à ce qu'il soit élu de nouveau ou remplacé, en autant qu'il conserve les qualités nécessaires à son élection. Dans le but d assurer la continuité, lors du premier mandat du CA depuis l adoption de ce nouveau règlement, six (6) administrateurs auront exceptionnellement un mandat de trois (3) ans. Les administrateurs désignés pour le mandat de trois (3) ans seront choisis à la première réunion du CA qui suit l assemblée générale des membres. Le choix se fera premièrement par volontariat et ensuite par tirage au sort. 4.6 VACANCE Toute vacance à un poste d administrateur au CA est pourvue par résolution des administrateurs demeurant en fonction et ce, pour la durée non écoulée du mandat de l administrateur à remplacer, en respectant les critères d admissibilité Constituent notamment une vacance : a) la démission, le décès ou la perte d éligibilité d un administrateur; b) la destitution d un administrateur par le CA, pour absences non motivées à trois (3) réunions régulières et consécutives du CA; c) l'absence d un administrateur pour une durée prévisible de plus de trois (3) mois, à moins que celui-ci s engage, par écrit, à participer activement aux activités normales du CA; d) le fait qu un poste n ait pas été pourvu lors d une élection en raison d un nombre insuffisant de candidatures Avant de se prononcer sur la destitution d un administrateur, le CA doit aviser celui-ci par écrit et lui permettre de se faire entendre au cours d une séance où cette question est inscrite à l ordre du jour. 11

12 4.6.4 Tout administrateur au CA peut démissionner de son poste en transmettant au secrétaire de l ACMQ un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l acceptation de la démission par le CA. 4.7 OFFICIERS À la première réunion qui suit l assemblée générale annuelle, les administrateurs du CA élisent, parmi eux, les officiers du conseil. Ces officiers sont le président, le viceprésident, le secrétaire, le trésorier et l agent de communication. Ils entrent en fonctions immédiatement après leur nomination Le président remplit les fonctions suivantes : a) il représente l ACMQ et en est le porte-parole officiel; b) il préside les assemblées des membres et les réunions du CA; c) il s assure du bon fonctionnement de l ACMQ et de ses comités; d) il veille à ce que l ACMQ s'acquitte de ses devoirs et responsabilités; e) il assume toute autre fonction que peut lui assigner le CA Le vice-président remplace le président en son absence ou lorsqu'il est empêché d'agir temporairement. Il exerce alors tous les pouvoirs et assume toutes les fonctions du président Le secrétaire occupe les fonctions suivantes : a) il maintient à jour la liste des CM membres prévue à l article 2.3 du présent règlement; b) il convoque les assemblées de l ACMQ et les réunions du CA; c) il rédige les procès-verbaux et les soumet pour adoption; d) il assure la tenue et la conservation des documents et des archives de l ACMQ et de son CA ainsi que la conservation des archives des autres comités de l ACMQ; e) il reçoit et assure le suivi de la correspondance de l ACMQ; f) il assume toute autre fonction que peut lui assigner le CA. 12

13 4.7.5 Le trésorier occupe les fonctions suivantes : a) il a la garde et la charge des fonds de l ACMQ; b) il a la responsabilité du maintien à jour des livres de comptabilité de l ACMQ; c) il tient un relevé précis des biens, des dettes, des dons, des déboursés et des recettes de l ACMQ; d) il s assure que tous les fonds reçus soient déposés dans un compte d une institution financière désignée par résolution par le CA et que les dépenses soient payées à même ce compte; e) il présente un rapport financier sommaire à chaque rencontre du CA L agent de communication occupe les fonctions suivantes : a) il diffuse des informations (tenue des assemblées de l ACMQ, comptes rendus des réunions du CA, journal, bulletin d information) auprès des membres de l ACMQ; b) il établit des liens de communication avec les membres de l ACMQ; c) il assume toute autre fonction que peut lui assigner le CA Les officiers sont nommés à chaque année lors de la première rencontre du CA suivant l assemblée générale annuelle. Un officier demeure toutefois en fonction, malgré l'expiration de son mandat, jusqu'à ce qu'il soit réélu ou remplacé, en autant qu'il conserve la qualité nécessaire à son élection ou à sa nomination Toute vacance à une fonction d'officier est pourvue par résolution du CA pour la durée non écoulée du mandat de l'officier à remplacer, en autant que la personne ainsi nommée soit éligible à la fonction vacante. Une fonction d'officier devient vacante dès que son titulaire perd la qualité requise pour être membre du CA, notamment en raison de l'application de l article du présent règlement. Un officier peut démissionner de ses fonctions sans démissionner comme administrateur du CA. 13

14 4.8 RÉUNIONS Le CA se réunit au moins trois (3) fois par année à l aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment le téléphone ou la visioconférence. Une telle réunion est alors considérée avoir été tenue au siège social de l ACMQ. Une réunion extraordinaire est aussi tenue à la demande du président ou de trois (3) administrateurs du CA. Le compte rendu de la réunion doit faire mention du nom des personnes présentes et du moyen de communication Le secrétaire transmet aux administrateurs un avis de convocation écrit au moins dix (10) jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion. L'avis indique le lieu, la date et l'heure de la réunion ainsi que l'ordre du jour proposé. En cas d'urgence, la convocation peut être faite verbalement et le délai n'est alors que de vingt-quatre (24) heures. La présence d'un administrateur à une réunion du CA supplée à tout défaut de l'avis de convocation le concernant Une réunion peut se tenir séance tenante si tous les administrateurs sont présents et renoncent à l'avis de convocation. Cette renonciation doit être consignée au procèsverbal Pour toute réunion le quorum est fixé à une majorité simple des administrateurs comprenant obligatoirement le président ou, en son absence, le vice-président. Si le quorum n est pas atteint quinze (15) minutes après l heure indiquée sur l avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal de l heure et des présences et la réunion est reportée à une date ultérieure. Un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux administrateurs, conformément à l article du présent règlement. Lorsque, pendant une réunion, un administrateur souligne la perte de quorum, le président procède à la vérification de la présence des administrateurs. Le cas échéant, si le défaut de quorum n est pas corrigé dans les quinze (15) minutes qui suivent, la réunion est ajournée et un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux administrateurs, conformément à l article du présent règlement. 14

15 4.8.5 Toute décision, toute recommandation ou tout avis du CA requiert un vote favorable à une majorité simple des administrateurs présents. Aux réunions, chaque administrateur est tenu de voter, sauf pour un motif sérieux. Le vote se prend à main levée. En cas d un partage égal des voix, le président ou, en son absence, le vice-président dispose d une voix prépondérante. Cependant, il n est pas tenu de l exercer. La décision à la majorité des voix exprimées en faveur ou défaveur d une proposition constitue une résolution et lie le CA Les réunions du CA sont ouvertes aux membres. Toutefois, le CA peut se réserver une période de huis clos pour y discuter d un sujet particulier Le secrétaire rédige le procès-verbal de chaque réunion et en transmet une copie à chaque administrateur du CA. Après son adoption à une réunion subséquente, le procès-verbal est signé par le secrétaire et par le président. SECTION 5 LES COMITÉS DU CONSEIL Le CA peut créer des comités utiles au développement de l ACMQ. Ces comités sont consultatifs. 5.1 COMITÉ DE LA PRATIQUE PROFESSIONNELLE Ce comité a pour mandat de : a) obtenir la documentation pertinente sur le système professionnel, notamment en ce qui concerne les champs de pratique et les activités réservées; b) établir un contact avec l Office des professions et le MSSS; c) faire le lien avec les ordres professionnels; d) recommander divers moyens visant à maintenir et à promouvoir la compétence des membres de l ACMQ; e) faire des recommandations concernant les politiques d'évaluation en vigueur dans les établissements et applicables aux membres de l ACMQ; 15

16 f) assumer, à la demande du CA, tout autre mandat ayant trait au maintien et à la promotion de la compétence des membres de l ACMQ. 5.2 COMITÉ DE SOUTIEN Ce comité a pour mandat de : a) communiquer avec les différentes régions dans le but d évaluer les besoins de formation des membres; b) organiser des activités annuelles de formation; c) favoriser l approche interdisciplinaire lors des activités de formation; d) favoriser les contacts avec les diverses instances. 5.3 COMITÉ DES COMMUNICATIONS Ce comité a pour mandat de : a) établir un plan de communication entre l ACMQ et les régions; b) recevoir toutes les communications émanant des différentes instances; c) préparer ou rédiger les documents pertinents lors de consultations sur des sujets d intérêt provincial en lien avec les mandats des CM. 5.4 Comité reconnaissance Ce comité a pour mandat de : développer des activités de reconnaissance pour les membres de l ACMQ. 5.5 COMPOSITION Les comités sont composés de membres de l ACMQ. 16

17 5.6 FONCTIONNEMENT Les comités établissent leurs propres règles de fonctionnement. Ces règles sont soumises à l'approbation du CA. 5.7 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE Les membres du comité nomment, parmi eux, un président et un secrétaire et les remplacent au besoin. 5.8 RAPPORTS ET RECOMMANDATIONS Tout rapport ou toute recommandation émanant des comités font l'objet d'un dépôt au CA. Il appartient au CA d'y donner suite ou non. Les comités dressent un rapport annuel de leurs activités et le font parvenir au CA dans un délai raisonnable avant la date fixée pour l'assemblée générale annuelle des membres de l ACMQ au cours de laquelle il sera déposé. 5.9 PROCÈS-VERBAUX Les réunions du comité font l'objet d'un procès-verbal qui est rédigé par le secrétaire du comité et fait état des sujets discutés et de leurs conclusions RÉUNIONS Les membres du comité se réunissent aussi souvent que nécessaire et par les moyens de communication choisis par les comités. Ils peuvent inviter toute autre personne à participer à leurs travaux COMITÉ AD HOC Le CA peut mettre sur pied un comité ad hoc pour étudier toute question particulière qu il lui soumet. Il en détermine le mandat et la composition, procède à la désignation des personnes, membres ou non, qui en feront partie et en établit les modalités de fonctionnement. 17

18 SECTION 6 DOCUMENTS ET ARCHIVES 6.1 CARACTÈRE PUBLIC Dans la mesure où il y a conformité avec la Loi sur l'accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), les procès-verbaux et documents de l ACMQ, y compris ceux du CA et des autres comités de l ACMQ, ont un caractère public. 6.2 CONSERVATION DES DOCUMENTS Le CA détermine, par résolution relative au calendrier de conservation des documents, l utilisation et la conservation des documents produits ou émanant de l ACMQ, de son CA ou de l un de ses comités, conformément aux dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A- 21.1). SECTION 7 DISPOSITIONS FINALES 7.1 ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement entre en vigueur après avoir été ratifié à une majorité simple des membres de l ACMQ réunis en assemblée générale. 7.2 MODIFICATION, AMENDEMENT, REMPLACEMENT Toute modification, tout amendement ou remplacement du présent règlement doit d abord être présenté et approuvé par le CA et ensuite être ratifié à une majorité simple des membres de l ACMQ réunis en assemblée générale. À moins qu il n en soit prévu autrement par la loi, le CA peut, entre deux assemblées générales, apporter des modifications aux présents règlements. Ces modifications sont en vigueur dès leur approbation par le CA, et ce, jusqu à la prochaine assemblée générale où elles doivent être entérinées par les membres. Si elles ne sont pas entérinées par les membres lors de cette assemblée générale, ces modifications cessent d être en vigueur. Le texte de la modification, de l amendement ou du remplacement proposé doit accompagner l avis de convocation à l assemblée générale où cette modification, cet amendement ou ce remplacement sera discuté. 18

19 7.3 RÉVISION Le présent règlement doit faire l objet d une révision tous les trois (3) ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent. 19

20 ANNEXE I : PROCÉDURE D ÉLECTION DES MEMBRES AU CONSEIL D ADMINISTRATION 1 ÉLECTION DES MEMBRES AU CA 1.1 Au plus tard trente (30) jours avant la date de l élection, le CA nomme, par résolution, un président d élection. Le président d'élection ne peut voter ni être candidat à l'élection pour laquelle il agit en qualité d officier d élection. 1.2 Le président d'élection exerce notamment les fonctions suivantes : a) dresser la liste des CM membres de l ACMQ prévue à l article 2.3 du règlement; b) donner l avis d élection; c) recevoir les candidatures et les accepter ou les refuser; d) préparer la liste des candidats pour l assemblée générale annuelle; e) informer tous les candidats de la procédure d élection; f) voir au bon déroulement de l élection; g) remplir tout document relatif à l élection, transmettre les originaux au secrétaire de l ACMQ. 2 AVIS D ÉLECTION 2.1 Au plus tard trente (30) jours avant la date de l élection, le président d élection envoie l avis d élection à chaque CM membre de l ACMQ. 2.2 L avis d élection doit indiquer le nombre de postes à pourvoir. Cet avis indique également les modalités de mise en candidature ainsi que la date limite pour poser une candidature. 3 BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE 3.1 Tout membre de l ACMQ peut se porter candidat. Tout membre désirant se porter candidat doit utiliser le bulletin de mise en candidature déterminé par le président d élection et ce bulletin doit être signé par le candidat et contresigné par deux (2) membres de l ACMQ. 20

21 Pour être recevable, tout bulletin de mise en candidature doit parvenir au président d élection avant la date déterminée par ce dernier, laquelle doit précéder d au moins dix (10) jours la date d élection. Le président d élection doit signer et dater chacun des bulletins de mise en candidature reçus, l estampille faisant foi de la date effective de la réception d une candidature par le président d élection. 4 ÉLECTION PAR ACCLAMATION Lors de la clôture des mises en candidature, lorsque le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes à pourvoir, le président d élection déclare ces candidats élus par acclamation. 5 SCRUTIN 5.1 Lorsqu un scrutin doit se tenir, il a lieu à l assemblée générale annuelle des membres de l ACMQ. Le président d élection envoie à chacun des CM membres de l ACMQ, un avis de scrutin dans les cinq (5) jours suivant la fin de la période de mise en candidature. Cet avis indique le nombre de postes à pourvoir ainsi que la liste des candidats pour chacun de ces postes en précisant leur nom et prénom, leur titre d emploi, le nom de leur établissement et, le cas échéant, leur appartenance à un ordre professionnel. L avis de scrutin doit aussi mentionner la date du scrutin et l endroit. Ce scrutin se tient selon la procédure et le mode prévus au présent règlement. L avis de scrutin doit également indiquer qu il n y aura pas de vote par anticipation et que le vote par procuration est interdit. 5.2 Le président d élection voit à l impression des bulletins de vote et détermine les règles relatives à la publicité, à l affichage et autres modalités reliées à la tenue du scrutin. Il désigne les scrutateurs et s assure de la présence d au moins deux (2) scrutateurs durant la période de votation. 5.3 Tout membre dont l Établissement est inscrit sur la liste des CM membres de l ACMQ peut voter. Lorsque le nom de l Établissement ne figure pas sur la liste des CM membres, le scrutateur doit vérifier auprès du président d élection si cette personne est éligible à voter. Le cas échéant, il inscrit le nom de l Établissement de cette personne sur la liste des CM membres. 21

22 5.5 Le scrutateur remet au membre éligible à voter un bulletin de vote, après y avoir apposé ses initiales à l endroit réservé à cette fin. 5.6 Tout membre éligible à voter marque son bulletin de vote dans l espace prévu à cette fin. 5.7 Une fois que le membre a rempli son bulletin de vote, il le dépose dans une boîte prévue à cet effet. 5.8 Un bulletin de vote sera rejeté par le président d élection lorsque les initiales du scrutateur n y apparaissent pas, lorsqu il contient plus de marques que le nombre de postes à pourvoir ou, le cas échéant, lorsque les dispositions de l article 5.6 n ont pas été respectées. 5.9 Après la période de votation, le dépouillement se fait par les scrutateurs. Le ou les scrutateurs doivent signer le formulaire des décomptes, remettre les bulletins de vote dans la boîte de scrutin avec le formulaire des décomptes et acheminer le tout au président d élection le jour même de l élection. 6 ÉLECTION SUITE À UN SCRUTIN 6.1 Le président d élection déclare élus, les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de votes. 6.2 Dans tous les cas, lorsque survient une égalité de votes qui a pour effet d élire un nombre de candidats supérieur au nombre de postes à pourvoir, le président d élection procède à un tirage au sort entre les candidats ayant cette égalité. 22

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