M. Yves Daoust, préfet et maire de Saint-Louis-de-Gonzague M. Denis Lapointe, maire de Salaberry-de-Valleyfield

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1 Séance ordinaire du Conseil d administration de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon tenue le 21 février 2013 à 9h30 h à la salle du Conseil Kilgour de la MRC de Beauharnois-Salaberry située au 2, rue Ellice, à Beauharnois, à laquelle sont présents les représentants suivants : MRC de Beauharnois-Salaberry : M. Yves Daoust, préfet et maire de Saint-Louis-de-Gonzague M. Denis Lapointe, maire de Salaberry-de-Valleyfield MRC de Roussillon : Mme Nathalie Simon, préfète et mairesse de Châteauguay M. Gilles Meloche, maire de Delson Sont absents : M. Claude Haineault, préfet suppléant et maire de Beauharnois M. Gilles Yelle, maire de Saint-Isidore Les représentants présents forment le quorum du Conseil d administration sous la présidence de Mme Nathalie Simon. Le secrétaire-trésorier et directeur général, M. Pierre Tardif est présent. Assistent également : Mme Linda Phaneuf, directrice générale et secrétaire-trésorière, MRC de Beauharnois-Salaberry M. Pierre Largy, directeur général et secrétaire-trésorier, MRC de Roussillon Mme Colette Tessier, directrice générale et secrétaire-trésorière adjointe, MRC de Roussillon L avis de convocation a été transmis à tous les membres du Conseil d administration par courriel, le 19 février OUVERTURE DE LA SÉANCE Que la séance soit ouverte ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR D adopter l ordre du jour de la présente séance, tel que reproduit, en laissant le point «Varia» ouvert. 1. Ouverture de la séance 2. Ordre du jour 3. Adoption du procès-verbal de la séance du 12 décembre Demande de subvention à la FCM a. Admissibilité b. Volets de la mission éducative 5. Participation à la Journée de la Terre (23 avril 2013) au Collège de Valleyfield a. Objectif b. Coût du matériel pour kiosque c. Retombées

2 6. Concours «Image du projet» a. Recommandation du jury b. Désignation du gagnant c. Suite de la démarche 7. Points d information a. Demande de financement au MDDEFP b. Devis de services professionnels : publication sur SÉAO le 15 mars c. Arpentage légal du terrain d. Gaz Métro 8. Solinov, offre de services pour le Volet 2 de l étude 9. Affaires diverses a. Comptes à payer b. Procuration à la firme comptable c. Bilan 2012 ressources humaines MRC pour le projet 10. Correspondances a. Lettre RAEBL b. Lettre MDDEFP 11. Varia 12. Période de questions 13. Levée de la séance ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL Il est proposé par M. Gilles Meloche Que le procès-verbal de la séance du 12 décembre 2012 soit accepté. DEMANDE DE SUBVENTION À LA FCM La FCM finance des prêts à taux d'intérêt inférieurs à ceux du marché, généralement octroyés avec les subventions, pour la mise en œuvre de projets. Le montant maximum des prêts est de 10 millions de dollars et le montant de la subvention peut s'élever jusqu à un maximum d'un million de dollars. Une présentation de projet avait été faite en janvier 2012 à des représentants de la FCM qui avaient conclu que le projet devait être plus avancé. Une nouvelle rencontre est planifiée à la mi-mars avec des représentants de la FCM. Nous présenterons l état d avancement du projet et ferons valoir l importance de la mission éducative et des retombées sociales. Si les conclusions de la rencontre sont favorables, nous préparerons la demande de subvention. Volets de la mission éducative Afin d encourager et de stimuler l intérêt et la participation des citoyens envers le projet de biométhanisation, la Régie mise sur le caractère éducatif du centre de valorisation des matières organiques par biométhanisation et compostage. Une note de service est déposée décrivant les quatre volets de cette mission éducative, leur objectif et, de façon préliminaire, les infrastructures qui seraient requises. Préparation d une demande de subvention FCM Étant donné l ampleur d une demande de subvention auprès de la FCM, une ressource extérieure est requise afin d élaborer la demande de subvention. Une estimation des coûts sera déposée au prochain Conseil.

3 PARTICIPATION À L ÉVÉNEMENT DU JOUR DE LA TERRE ATTENDU que le Jour de la Terre est devenu l événement participatif en environnement le plus important auprès des citoyens; ATTENDU que dans le cadre de cette journée, la Régie a été invitée par le Collège de Valleyfield à présenter son projet aux étudiants et à tenir un kiosque d information; ATTENDU que des ressources matérielles (kiosque, bannières) et outils pédagogiques sont nécessaires pour la tenue de cette journée; ATTENDU que ce matériel sera nécessaire pour d autres activités de sensibilisation à venir dans les MRC de Roussillon et de Beauharnois-Salaberry; Qu une somme de $ soit autorisée afin que la Régie puisse acquérir le matériel nécessaire dédié à des campagnes de sensibilisation CONCOURS IMAGE OCTROI DU CONTRAT ATTENDU que le Conseil de la Régie a lancé un concours en décembre 2012, pour trouver une image corporative du projet de valorisation des matières organiques par biométhanisation et compostage; ATTENDU que des firmes intéressées à participer au concours devaient soumettre à la Régie un concept global (logo, nom évocateur, slogan mobilisateur) pour le 18 janvier 2013; ATTENDU que treize (13) propositions provenant de 10 (dix) firmes ont été reçues; ATTENDU qu un jury a procédé à l évaluation des propositions reçues selon les critères établis au règlement du concours et a émis une recommandation; ATTENDU que le Conseil d administration a endossé la recommandation du jury; Il est proposé par M. Gilles Meloche Que la proposition de la firme Communidée Services Conseils Ltée de Beauharnois soit retenue, pour l image corporative du projet de valorisation des matières organiques dans les MRC de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon; Que la firme Communidée Services Conseils Ltée sera rémunérée pour un montant global de $, tel que convenu dans les règlements du concours; Que la présidente du Conseil et le directeur général sont autorisés à signer un contrat d entente selon les dispositions du règlement du concours. ANNONCE OFFICIELLE : La Régie procédera à l annonce officielle de l image corporative du projet de valorisation des matières organiques par biométhanisation et compostage dans le cadre de l événement du Jour de la Terre. POINTS D INFORMATION : A) DEMANDE DE FINANCEMENT Le directeur général et secrétaire-trésorier de la Régie informe le Conseil d administration de la réception d une lettre du Ministre du Développement durable,

4 de l Environnement, de la Faune et des Parcs (MDDEFP). L organisme fédéral responsable de l analyse du dossier, le FIV, présentera sous peu une recommandation favorable au cabinet du ministre Denis Lebel afin d obtenir l approbation fédérale. B) DEVIS DE SERVICES PROFESSIONNELS Le directeur général informe le Conseil que le devis d appel d offres pour services professionnels d accompagnement sera publié sur SEAO à la mi-mars. C) ARPENTAGE LÉGAL DU TERRAIN Lorsque la confirmation du financement sera obtenue, la Régie commandera le certificat de localisation du terrain où l usine sera construite. Ce certificat est nécessaire au MAMROT afin d autoriser la dernière tranche du Règlement n o 2 (résolution n o ). Les frais de l arpentage légal seront assumés par la Régie. Des offres de service, pour l arpentage légal du terrain visé sont en cours et seront déposés au prochain Conseil. D) GAZ MÉTRO Un mandat a été donné par le Conseil en décembre 2012 (résolution n o ) à la firme Électrigaz Technologies inc. afin qu elle réalise une étude sur le modèle technico-financier concernant la valorisation du biogaz. Le consultant présentera ses conclusions à la séance du Conseil d administration du 21 mars Selon les conclusions, le Conseil d administration évaluera si les discussions avec Gaz Métro sont relancées MANDAT À LA FIRME SOLINOV ATTENDU les conclusions du Volet 1 présenté au Conseil d administration le 12 décembre 2012 sont suffisamment explicites pour ne pas poursuivre l étude des cas européens (volet 2), tel qu indiqué dans l offre de services de Solinov du 6 septembre 2012 (OS-35312); ATTENDU qu il est pertinent de modifier les termes techniques du Volet 2 pour obtenir des recommandations quant au choix du format du bac dédié aux résidus organiques; ATTENDU que Solinov accepte cette modification des termes techniques du mandat sans en modifier les termes financiers dans son offre de services modifiée du 1 er février 2013 (OS Addenda); ATTENDU que les services de gestion des matières résiduelles des MRC de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon reconnaissent l importance d aller chercher davantage d information sur le bac dédié afin d étayer leurs recommandations à venir; ATTENDU que le budget du volet 2 est déjà prévu au budget 2013 et qu il n est pas modifié; D autoriser la modification des termes techniques du Volet 2, du mandat accordé en septembre 2012; afin d établir des recommandations quant au choix du format du bac dédié aux résidus organiques; Qu une somme de $ plus taxes soit autorisée pour cette 2 e partie de mandat.

5 COMPTES À PAYER Il est proposé par M. Denis Lapointe Que la liste des comptes à payer de la Régie, datée du 21 février 2013 et au montant de ,17 $ soit approuvée. D autoriser le secrétaire-trésorier et directeur général à effectuer le paiement desdits comptes PROCURATION À LA FIRME COMPTABLE ATTENDU que la Régie s est inscrite à ClicSÉQUR pour maintenir l accès aux services électroniques SESAMM (système électronique de saisie des documents financiers); ATTENDU que ces services doivent être accessibles à notre firme de vérificateurs comptables; Il est proposé par M. Gilles Meloche Appuyé par M. Yves Daoust Que la Régie autorise l inscription de la firme Goudreau Poirier S.E.N.C.R.L comme utilisateur de ce service afin qu elle puisse avoir accès aux données financières de la Régie sur le portail du MAMROT; Que le ministère du Revenu soit autorisé à communiquer à Goudreau Poirier S.E.N.C.R.L. les renseignements dont il dispose. BILAN DES RESSOURCES HUMAINES DES MRC POUR 2012 Le bilan des ressources humaines des MRC de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon imputées au projet de biométhanisation est déposé. Les heures compilées pour 2012 sont de 962 pour la MRC de Beauharnois-Salaberry et de pour la MRC de Roussillon. CORRESPONDANCES Deux correspondances sont déposées : 1) Une lettre datée du 5 février 2013 provenant du Cabinet du Ministre du Développement durable, de l Environnement, de la Faune et des Parcs (MDDEFP) accuse réception de notre lettre du 21 novembre 2012 concernant les deux projets d usines de biométhanisation à Beauharnois et Varennes; 2) Une lettre datée du 31 janvier 2013 provenant de la Régie d assainissement des eaux du bassin de La Prairie, concerne la convention d aide financière entre le MDDEFP et la RAEBL. VARIA Aucun sujet n est soulevé. PÉRIODE DE QUESTIONS ALLOUÉE AUX CITOYENS Aucune question n est soulevée à cette séance.

6 LEVÉE DE LA SÉANCE Qu ayant épuisé les sujets à l ordre du jour, de lever la séance à 11 h 30. Nathalie Simon Présidente Pierre Tardif Secrétaire-trésorier et directeur général

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