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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : RRH Remplace la version du : - Motif d actualisation : Mise à jour 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Enseignement spécialisé et appui à la formation Entité (division, secteur, établissement, office ) : Direction du service, secteur des RH N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Gestionnaire de dossiers N emploi-type : Libellé : Gestionnaire de dossiers Chaîne : 347 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) Gérer et procéder à l'entier du suivi des dossiers du personnel de la direction du service, de l'ocosp et de l'ocbe en collaboration avec le SPEV et la responsable de la cellule RH Gérer les situations de congés longue durée (maternité, allaitement, non-payés, parental, service civil, etc) et les remplacements des collaborateurs en congé pour la direction du SESAF, l'ocosp et l'ocbe 3. Gérer le dossier des allocations familiales de manière autonome 4. Assurer le secrétariat de la cellule RH du SESAF, en collaboration avec les autres secrétaires Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : collègues de la cellule RH Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Gérer et procéder à l'entier du suivi des dossiers du personnel de la direction du service, de l'ocosp et de l'ocbe en collaboration avec le SPEV et la responsable de la cellule RH 60% Préparer les documents (FSI, contrats, etc.) relatifs aux engagements du personnel administratif et aux mutations (avenants) en conformité avec les procédures convenues avec le SPEV, pour la direction du service, l'office cantonal d'orientation scolaire et professionnelle (OCOSP) et l'office cantonal des bourses d'études et d'apprentissage (OCBE). Assurer le contrôle et la mise à jour de l'ensemble des dossiers du personnel administratif de la direction du service, de l'ocosp et de l'ocbe, en fonction de leur évolution personnelle, de leur carrière et de leur formation. Effectuer les recherches d'information auprès des entités concernées. Tenir à jour les tableaux permettant le suivi des mutations de salaires. En collaboration avec la responsable RH du service, préparer les documents nécessaires au SPEV et au service de la comptabilité du DFJC pour l'octroi des avances de salaire. Faire suivre les informations et effectuer les calculs nécessaires aux caisses de chômage pour les personnes en situation de gain intermédaire ou de chômage. Tenir à jour les dossiers du personnel administratif, procéder au classement et à l'archivage des documents clés selon les directives de l'etat de Vaud. 2. Gérer les situations de congés longue durée (maternité, allaitement, non-payés, parental, service civil, etc) et les remplacements des collaborateurs en congé pour la direction du SESAF, l'ocosp et l'ocbe 20% Tenir à jour les dossiers maternité des collaboratrices. Préparer les courriers relatifs aux congés maternité, allaitement et congé non-payés des collaboratrices. Calculer, en collaboration avec la Responsable RH du service, les dates de congé maternité, allaitement et non-payé. Remplir les formulaires relatifs au service militaire et service civil pour les collaborateurs/trices de la direction du service, de l'ocosp et de l'ocbe. Tenir à jour les procédures relatives aux remboursements des APG en collaboration avec le SPEV. 3. Gérer le dossier des allocations familiales de manière autonome 10% Instruire les dossiers relatifs aux allocations familiales. Rechercher les informations auprès des bénéficiaires, transmettre les données au SPEV. Informer les collaborateurs des nouvelles lois, de leurs droits et devoirs et des modifications légales. Faire le lien entre les différents intervenants. 4. Assurer le secrétariat de la cellule RH du SESAF, en collaboration avec les autres secrétaires 10% Assurer toutes les tâches courantes du secrétariat du secteur des ressources humaines du service : correspondance, notes, suivis des dossiers photocopies, classement et archivage. Remplir la fonction de réception et d'accueil téléphonique de la cellule RH, en collaboration avec l'assistante RH et les deux autres gestionnaires de dossiers de la cellule RH. Contribuer à la conception et à l'élaboration des outils et documents RH nécessaires au pilotage de la cellule RH. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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4 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d'employée de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre Brevet spécialiste en assurances sociales ou en gestion des RH 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Expérience professionnelle dans le secteur RH 3 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Bonnes connaissances des procédures RH de l'acv, excellente orthographe, très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, File Maker, Power Point, etc.) 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier