Formation: CORE, plateforme collaborative sur SharePoint. 29/10/2012 Contact :

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1 Formation: CORE, plateforme collaborative sur SharePoint 29/10/2012 Contact :

2 PLAN DE FORMATION 1. Introduction au projet CORE 2. Initiation utilisation 3. Questions 4. Administration 5. Questions 2

3 Partie 1 INTRODUCTION AU PROJET CORE 3

4 PRÉSENTATION DU PROJET CORE Pour répondre aux besoins de ces collaborateurs en terme de travail collaboratif, la DSI du CNRS souhaite mettre en place une solution basée sur SharePoint 2010, dont la cartographie fonctionnelle ci-dessous, reprend l ensemble des projets : Moteur de Recherche Espaces Entité et Laboratoire Projets Communautés Intranet Éditoriale Du CNRS Accessibles par extranet Portail Accessibles par extranet Portail Support À l offre de services Flux RSS Portail CORE Authentification (Sécurité) / Annuaire / Fédération / UAG 4

5 GOUVERNANCE DU PORTAIL CORE Propriétaire d espace : Utilisateur responsable Support de proximité en DR : SSI Support national : TMA Niveau 3 : Administrateurs système de la plateforme Experts SharePoint Développeurs SharePoint Niveau 2 : Support de proximité Niveau 1 : Propriétaires d espaces 5

6 Taches récurentes RÔLES ET RESPONSABILITÉ Pour chaque niveau de l'organisation de SharePoint correspond un ensemble de tâches techniques, fonctionnelles, ainsi que des décisions. Exploitation Administration fonctionnelle (A.F) Farm / central admin. Site collection Site Web application configuration Managed path Authentication, and access management Site collection creation Quotas management Solutions management Search Users add / remove Right management Feature activation Reporting Trash bin 2 nd level Objects creation (lists, library, content type Look and feel Site name, picture, URL Trash bin 1 st level Suppor 2 Le rôle de l équipe de support 2 est le suivant: Administration technique des collection de site ( Activation de feature, recherche, corbeille 2 nd niveau, Charte graphique) Assistance de proximité aux utilisateurs: Assistance au paramétrage du contenu, de la sécurité, Gérer les demandes de sites 6

7 PLANNING DU PROJET CORE Le déploiement a été organisé autour de 3 phases. Phase Expérimentation Phase Pilote Phase Run Septembre 2012 Création de 8-10 espaces collaboratifs expérimentaux 2 réseaux, 2 DR, 2 labos, 2 Entités administratives Lancement du plan de formation à l ensemble des équipes locales Ouverture du service à plusieurs DR Ajout de sites laboratoires pilotes par capillarité autours des premiers labos. Ajout des entités administratives pilotes Ouverture progressive du service à l ensemble des utilisateurs Accompagnement des administrateurs d espaces Montée en compétence des équipes support Recueil des retours utilisateurs et amélioration continue de l offre 7

8 POUR VOUS CONNECTER (1/2) Sélectionner votre mode d authentification CNRS pour les personnes ayant un compte Janus Compte CRU pour les externes 29/10/2 Formation Support 8 012

9 POUR VOUS CONNECTER (2/2) Il s agit de votre compte et votre mot de passe Janus 29/10/2 Formation Support 9 012

10 COMMENT ME CONNECTER: OÙ ME CONNECTER Sites et portails URL en phase pilote Utilisation Mon Portail https://portail.core-cloud.net/ Mon Portail d accueil Portail Support https://aide.core-cloud.net/ Support aux utilisateurs Entités CNRS admin Entités CNRS - labos Projets / communautés Intranet Projets / communautés Extranet https://admin.corecloud.net/ou/[code entité] https://labs.core-cloud.net/ou/[code entité] https://intra.core-cloud.net/projets/ OU /collaborations https://extra.core-cloud.net/projets/ OU /collaborations/ Ensemble des Délégations Régionales. Ensemble des laboratoires (CERMAV; IDRIS; ) Sites projets (dsi, core, ) Sites projets ouvert à l extérieur 10

11 MON PORTAIL 29/10/2 Formation Support

12 PORTAIL D AIDE 29/10/2 Formation Support

13 STRUCTURE APPLICATIVE DE SHAREPOINT 1 site collection regroupe (1, n) des sites 1 site peux contenir (1, n) site 1 site contient des listes Bibliothèques documentaire Liste de contacts 1 liste contient des métadonnées (Fields) qui sont disponibles pour l ensemble des éléments (documents, données) de cette liste. 1 liste peux contenir jusqu à 30m d éléments 13

14 EXEMPLE DE HIÉRARCHIE APPLICATIVE DANS SHAREPOINT Application Web Intranet Collection de sites RH IT Sites Mon dossier Procédure Support Listes Documents Calendrier Documents / Items CV 2011.pdf Mon documents.docx Métadonnées Spécialités Salaire Métadonnées 14

15 PORTAIL CORE Aides Boites à Outils : Un lien directe vers le portail d aide en ligne Mon Entité : Liens vers l ensemble des applicatifs de gestion de l entité Actualités : Mes Collaborations : Liste des communautés auxquelles appartient l utilisateur Afficher les dernières actualités provenant des flux auxquels à souscrit l utilisateur. (Appels d offres, Actualités scientifiques, ) Fonctionne avec n importe quel flux de type RSS. Mes Projets: Affiche la liste des projets, appels à projets,... Sur lesquels travaille l utilisateur Liens : Affiche des liens institutionnels (site du CNRS, Intranet, ) 15

16 PORTAIL SUPPORT HTTPS://AIDE-CORE.DSI.CNRS.FR/ Ce portail est le point d entré unique pour le service collaboratif. Qu y trouve-t-on? Wiki et e-learning Formulaire de demande de site Formulaire de demande de support Comment contacter le support La présentation du services et de la gouvernance Qui en sont les contributeurs? Les équipes support en DR Les équipe exploitation et TMA L équipe gouvernance 16

17 LES MODÈLES D ESPACE CNRS HTTPS://AIDE-CORE.DSI.CNRS.FR/SHOWROOM/ACCUEIL/DEFAULT.ASPX Nom Projet Scientifique Communauté Description Modèle dédié aux projet scientifique de type ANR. Il se compose d une partie appel à projet et d une partie projet Modèle d espace pour une collaboration Réseau Réseau avec coordination régionale Portail Labo Modèle dédié aux réseaux métier ou scientifique Modèle dédié aux réseaux structurés (MRCT, réseau des RSSI, ) Modèle dédié à un laboratoire 17

18 GESTION DES DEMANDES DE SITE Les utilisateurs doivent fournir les informations suivantes: Titre et description du site Unité responsable (par défaut celle du demandeur) Type d espace demandé Audience ciblée Responsables principale et secondaire Ces informations nous permette de générer l espace correspondant et d informer le support 2, et les responsable du site que l espace à été créé. 18

19 Partie 2 INITIATION UTILISATION 19

20 INTERFACE ET NAVIGATION 20

21 PRÉSENTATION DE L INTERFACE Actions SharePoint Infos et Design Navigation Contenu d page 4 Pied de page 5 21

22 PRÉSENTATION DU RUBAN SHAREPOINT Quand vous ouvrez votre site SharePoint, vous voyez plusieurs icônes en haut à votre droite : Actions du site : bouton permettant de contribuer et d administrer le site : raccourci pour remonter à un niveau supérieur dans l arborescence : raccourci pour éditer la page L onglet Browse : permet de parcourir sur les éléments demandés dans le menu Actions du site L onglet Page : affiche le ruban pour la gestion des pages L onglet Publier : affiche le ruban pour gérer la publication des pages. 22

23 PRÉSENTATION DU RUBAN SHAREPOINT Si vous passez en mode édition d une page (Actions du site > Modifier la page), 2 nouveaux rubans apparaissent, permettant de mettre en forme le contenu dans la page. Si vous cliquez sur Format du texte, c est le ruban «texte» qui apparaît. Les icônes dans le ruban sont similaires à celles de Word. Si vous cliquez sur Insérer, c est le ruban «insertion» qui apparaît, vous pouvez insérer des images, un fichier, une vidéo, un contenu SharePoint, etc. 23

24 PRÉSENTATION DE LA NAVIGATION Navigation globale Navigation CORE Fil d'ariane Vers le portail CORE Vers le portail Support Vers la page crédits du portail Support 24

25 PRÉSENTATION DE LA NAVIGATION Navigation actuelle, elle peut afficher les éléments du niveau actuel, telles les pages, listes et bibliothèques. 25

26 CRÉER ET GERER DU CONTENU 26

27 PRÉSENTATION DES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS COLLABORATIVES Dans un site SharePoint, on trouve différents types de contenus : Les sites : Un site au sens SharePoint est une rubrique, un grand container puisque c est lui qui contient les différents contenus tels que les pages web, les documents, les images, les données et aussi des sous-rubriques, appelés «soussites. Attention à se positionner sur le bon site avant de créer tout contenu. Les bibliothèques : Les bibliothèques de documents servent à stocker des documents dans les sites. Elles disposent de différentes fonctionnalités permettant de gérer et de classer des documents (colonnes, alertes, affichage, dossiers ), et de gérer les processus de rédaction documentaire ( versionning, approbation, type de contenu, ). Les pages : au même titre que les documents, les pages sont des ressources d un site. Elles complètent les sites puisqu elles sont souvent ajoutées pour y publier du contenu simplement. Les listes : les listes sont des espaces de stockage de données. Les données sont saisies dans un formulaire. Ex : des événements de calendrier, des noms de contacts, des annonces, des forums de discussions, etc. Ces données peuvent être de diverses formes : des adresses URL, du texte, des chiffres, etc. Il est possible d utiliser les liste comme des tableaux Excel. Les listes de tâches de travail : ce sont des listes qui affichent les tâches d approbation en cours des approbateurs Les WebParts : ce sont des composants que le contributeur ajoute sur sa page. SharePoint met à la disposition du contributeur une palette complète de composants, lui permettant de créer un site performant. 27

28 LES SITES COLLABORATIFS RÉDUISENT L ENTROPIE GÉNÉRÉE PAR L Collaboration par Collaboration par SharePoint Versions concurrentes du même document: Un unique document: (L historique des modifications est géré par l outil) 28

29 LES BIBLIOTHÈQUES DE DOCUMENTS 29

30 AJOUTER DES DOCUMENTS DANS UNE BIBLIOTHÈQUE 1. Cliquer sur le bouton «ajouter un document» Une fenêtre apparait. 2. Cliquer sur «Parcourir» (Si besoin cliquer sur «télécharger plusieurs fichiers») Une pop-up apparaît, dans laquelle vous pouvez aller chercher vos fichiers sur votre ordinateur. Cliquer sur «Ouvrir» pour valider la sélection des documents 3. Cliquer sur «OK». Vous revenez ensuite à l intérieur de la bibliothèque avec les documents ajoutés 30

31 MODIFIER UN DOCUMENT DANS UNE BIBLIOTHÈQUE Pour modifier un document dans sa bibliothèque, 1. Cliquer sur le menu contextuel du document, 2. Sélectionner «Modifier dans» Le document s ouvre. 3. Faire les modifications 4. Enregistrer et fermer le document Les modifications sont prises en compte immédiatement. 31

32 CRÉER UN DOSSIER DANS LA BIBLIOTHÈQUE 1. Depuis la bibliothèque, cliquer sur Nouveau dossier Une nouvelle fenêtre apparait. 2. Donner un nom à votre dossier 3. Cliquer sur Enregistrer Le dossier apparaît dans la bibliothèque 32

33 TÉLÉCHARGER UN DOCUMENT ET L INSÉRER DANS UN DOSSIER Ensuite si vous téléchargez un nouveau document, et que vos dossiers sont créés, l interface change légèrement et vous pouvez choisir votre dossier pour le ranger avant de valider le téléchargement et de compléter les métadonnées. 33

34 OUVRIR LA BIBLIOTHÈQUE DANS L EXPLORATEUR WINDOWS 1. Cliquer sur Ouvrir avec l Explorateur Une nouvelle fenêtre apparaît. 2. Cliquer sur «Dossiers» pour afficher l arborescence de votre portail. 3. Sélectionner et glisser les fichiers dans les répertoires 4. Cliquer sur la croix pour fermer Les modifications sont prises en compte immédiatement Ne jamais supprimer le répertoire «Forms»! 34

35 RUBAN BIBLIOTHÈQUE VS LISTE Bibliothèque Liste 35

36 LES OFFICES WEB APPS 36

37 CARTE D IDENTITÉ DES OFFICE WEB APPLICATIONS Quelles fonctionnalités sont apportés? La modification des documents créés depuis n importe quelle version d Office, en ligne directement depuis le navigateur client. (après conversion) Le stockage d images sur le SharePoint pour pouvoir les utiliser ensuite dans les documents L accessibilité des services depuis un terminal mobile L impression des documents depuis le navigateur avec le même résultat que depuis Office L affichage en ligne des présentation powerpoint De la «vrai» collaboration temps réel, grâce à l édition en temps réel a plusieurs d un même document. (soit depuis l application cliente, soit directement depuis l application en ligne). Ce qu il faut s avoir: Ne prend en charge que des formats office Elles n implémentent qu un sous ensemble des fonctionnalités de la version PC d office (environs 20%) L édition n est possible qu après conversion au format 2010 Pas de co-édition avec les versions antérieures de la suite Office Non support d IE6 37

38 LES DIFFÉRENTS CAS DE CO-EDITION DANS LES OFFICEWEBAPPS Co-création semi-formelle : plusieurs auteurs procèdent à des modifications simultanément n importe où dans le document. Co-création formelle : plusieurs auteurs procèdent à des modifications simultanément de manière contrôlée en enregistrant le contenu quand il prêt à être divulgué. Coédition Semiformelle Coédition formelle Commentair e et révision Ensemble de document Commentaire et révision : un auteur principal sollicite les modifications et les commentaires Ensembles de documents : des documents distincts sont attribués à plusieurs auteurs dans le cadre d un flux de travail, puis un ensemble de documents maître est publié. 38

39 INTERFACES DES OFFICE WEB APPS 39

40 LA GOUVERNANCES 40

41 QUELS SONT LES ÉLÉMENTS CLÉS DE LA GOUVERNANCE Les règles de gouvernance décrivent qui et comment seront administrés les sites une fois instanciés Typiquement, cela inclus : Les règles de nommage des URL Modèle de Quotas Politique de sécurité : autorisation des personnes et des groupes Support au service RACI (Matrice des responsabilité) Gestion du cycle de vie, (durée de vie, suivi des règles, workflow de suppression) Liberté de personnalisation Processus d instanciation. 41

42 ELEMENTS CLÉS DE LA GOUVERANANCE Service Portail intranet Portail Laboratoire Portail Entité Espaces Projet Espaces Communauté Espaces Personnels But Push Content Push Content Push Content/ Collaboration Push Content/ Collaboration Push Content/ Collaboration Social Networking / Portail Personnel Gestion du contenu Highly governed Highly governed Loosely Governed Loosely Governed Loosely Governed Loosely Governed Instanciation Projet Projet avec modèle existant Quota par défaut Projet avec modèle existant Auto Auto Self (ou Auto) TBD 3Gb 3Gb 3Gb 3Gb TBD Durée de vie Permanent Permanent Permanent Limité Permanent Permanent Customisation Yes Yes Yes Yes Yes Yes URL TBD corelabs.net/ou/[code unité] coreadmins.net/ou/[unit é] intra.corecollaborations.net/pr ojets/[nom du projet] intra.corecollaborations.net/gt /[nom du site] corecv.net/perso/[login] Site /Collection de site Collection de site Collection de site Collection de site Collection de site Collection de site Collection de site 42

43 LES CONTRAINTES STRUCTURANTES DU PROJET Contraintes : Pour les personnes CNRS et laboratoire CNRS la connexion s effectue avec son compte «Labintel». Une mise à jour du mot de passe sera nécessaire pour pouvoir accéder au service. Un service de mise à jour des mots de passe sera disponible dans les prochains jours. En phase pilotes les utilisateurs extérieurs (partenaires hors Labintel), ne pourrons pas accéder aux espaces La création des sites ne sera industrialisée qu en phase de production. Pour l instant les demandes sont gérées via une liste de demande et devront être qualifiées par les équipes support, avant d être crées par l exploitation CORE. 43

44 Partie 3 QUESTIONS 44

45 Partie 4 ADMINISTRATION 45

46 NAVIGATION 46

47 MODIFICATION DE LA NAVIGATION Pour modifier la navigation, 1. Cliquez sur Actions du site > Paramètres du site Une nouvelle page apparaît. 2. Cliquez sur Navigation Une nouvelle page apparaît. C est la page d administration de la navigation Depuis cette interface : Vous pouvez décider de ne pas afficher les sous-sites et les pages, Vous pouvez cacher des sites et des pages ou rajouter des liens (voir slides suivants) Mettre des audiences 47

48 LES BIBLIOTHÈQUES DE DOCUMENTS 48

49 CRÉER UNE BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS 1. Cliquer sur Actions du site > Nouvelle bibliothèque de documents Une pop-up s ouvre. 2. Donner un nom à cette bibliothèque, une description (facultatif) 3. Définir les options : Navigation : cochez «oui» si vous souhaitez afficher le lien direct vers la bibliothèque dans la navigation de gauche, Document Historique des versions: cochez sur «oui» Modèle de document: sélectionner le modèle de document à mettre dans la bibliothèque 4. Cliquer sur «Créer» (voir la suite dans le transparent suivant) 49

50 PARAMÉTRER UNE BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS Les menus de la bibliothèque sont disponibles via «Outils de bibliothèque» L onglet «Documents» permet de : Créer un nouveau document à partir du modèle choisi (voir transparent précédent) Télécharger un (ou plusieurs) nouveau document Créer un dossier pour ranger les documents L onglet «Bibliothèque» permet de : Paramétrer la bibliothèque (changer ou créer un nouvel affichage, créer de nouvelles colonnes,..) Accéder à des fonctionnalités utiles telles que synchroniser avec Outlook, envoyer un document par mail, etc. 50

51 CRÉER UNE COLONNE DANS UNE BIBLIOTHÈQUE 1. Cliquer sur Créer une colonne Une nouvelle fenêtre apparaît. 2. Donner un nom, par exemple «Présentations» 3. Sélectionner le type d informations figurant dans cette colonne, par exemple «choix» 4. Valider OK 51

52 SUPPRIMER UNE COLONNE Pour supprimer une colonne existante, 1. Depuis la bibliothèque de documents, cliquer sur Paramètres - Bibliothèque de documents Une nouvelle fenêtre apparaît (on y trouve tous les paramètres de la bibliothèque!) 2. Cliquer sur la colonne à supprimer Une nouvelle fenêtre apparait. 3. Cliquer sur Supprimer 52

53 CRÉER UNE VUE (UN NOUVEL AFFICHAGE) Cette fonctionnalité est très utile ; elle permet au gestionnaire de site de créer plusieurs affichages, ou plans de classement, à une même bibliothèque. La vue est à privilégier par rapport au répertoire, car elle permet une gestion souple et dynamique de ces plans de classement. Il y a l affichage par défaut «Tous les documents» avec lequel il travaille dans sa bibliothèque et peut créer de nouveaux affichages afin de cacher des colonnes dans sa bibliothèque ou publier sa bibliothèque avec un affichage différent de sa vue qu il a dans le back-office. Les collaborateur d un site on la possibilité de créer des vues personnelles. 53

54 CRÉER UN NOUVEL AFFICHAGE DANS UNE BIBLIOTHÈQUE 1. Cliquer sur Créer un affichage Une nouvelle fenêtre apparaît. 2. Sélectionner l affichage que vous souhaitez : Standard (un nouvelle affichage comme la bibliothèque). Voir ci-dessous l exemple. Calendrier Feuille de données Gantt L affichage par défaut est «Tous les documents». 54

55 Donner un nom à cet affichage et cocher la case si vous souhaitez définir cet affichage comme l affichage par défaut Définir si cet affichage est personnel ou public Cocher les colonnes que vous souhaitez afficher Trier les valeurs dans les colonnes si besoin (par ordre croissant ou décroissant) Filtrer les valeurs dans les colonnes si besoin 55

56 AJOUTER UN MODÈLE DE DOCUMENT (CONTENT TYPE) DANS UNE BIBLIOTHÈQUE 56

57 PARAMÈTRES BIBLIOTHÈQUE VS LISTE Bibliothèque Liste 57

58 PARAMÈTRES BIBLIOTHÈQUE PARAMÈTRES GÉNÉRAUX 1/2 Titre, description et navigation Permet de modifier le nom, la description Afficher / Masquer la navigation gauche Paramètres de contrôle de version Activer l approbation de contenu Versioning (Majeure / Mineure) Visibilité des brouillons Nécessité d extraction / archivage du document Paramètres avancés Activer la gestion des types de contenu Modèle de document Option d ouverture des documents Personnalisation de la fonction Send (bibliothèque transverse) Disponibilité des dossiers Recherche Disponibilité offline Activation du multimédia Feuille de calcule Ouverture de la boite de dialogue (Popup ou Inpage) 58

59 PARAMÈTRES BIBLIOTHÈQUE PARAMÈTRES GÉNÉRAUX 2/2 Paramètres de validation Formule de validation d un document (ex.: =[Cout]<[CA]) Message utilisateur Paramètres des valeurs de colonnes par défaut Paramètres d évaluation Autoriser l évaluation de document Paramètres du formulaire Permet de modifier le formulaire natif SharePoint à l aide d'infopath 59

60 PARAMÈTRES BIBLIOTHÈQUE AUTORISATIONS ET GESTION Supprimer le composant Supprime la bibliothèque, la liste Enregistrer le composant Créer un modèle de liste réutilisable Autorisations Gestion des droits au niveau de la liste, bibliothèque Gérer les fichiers qui n ont aucune version Permet de prendre le contrôle de fichier extrait afin de les archiver Paramètres du flux de travail Création de flux de travail & options de démarrage Paramètres de la stratégie de gestion des informations Rétention des documents Règle sur des types de contenu. 60

61 EVALUER UN DOCUMENT Afin d affiner la recherche un document peut-être évalué sur une échelle de (0 à 5) La prise en compte de l évaluation n est pas immédiate au niveau de l indexation de SharePoint. Uploader un nouveau document. L évaluation est disponible. 61

62 SUPPRIMER UNE BIBLIOTHÈQUE 1. Se positionner sur la bibliothèque, et cliquer sur Paramètres de la bibliothèque Une nouvelle fenêtre apparaît. 2. Dans la colonne «Autorisations et gestion», cliquer sur Supprimer le composant bibliothèque de documents 62

63 LES PAGES ET SITES 63

64 CRÉER UN PAGE SHAREPOINT Pour créer une page, 1. Se positionner sur le site sur lequel vous souhaitez rajouter une page 2. Cliquer sur Actions du site > Créer une page Une nouvelle fenêtre apparaît. 3. Donner un nom à cette page. Attention ne pas mettre d espaces entre les mots 4. Cliquer sur Créer Vous arrivez sur la page en mode édition, vous pouvez commencer à contribuer sur cette nouvelle page puis cliquer sur Publier. 64

65 INSÉRER ET GÉRER DU CONTENU Pour importer du contenu de Word ou d une site web dans la page, 1. Copier le texte Word ou d un site web 2. Coller le texte dans le champ Contenu de la page (zone de contenu) 3. Cliquer sur HTML et sélectionner Convertir en XHTML Le texte sera conforme au support web, dépollué du code «Word». 65

66 1. Cliquer sur Liste existante La liste des composants apparaît INSÉRER UN CONTENU DANS LA PAGE 2. Cliquer sur Documents (par exemple) puis vérifier le lieu où il sera ajouté et cliquer Ajouter Il apparaît sur la page 66

67 QUE CRÉER Filtre Catégories Contenu 67

68 QUE CRÉER 1/2 Bibliothèque Liste Page 68

69 QUE CRÉER 2/2 Site 69

70 LES WEBPARTS Liste des WP (demo) Paramétrage des WP Une fois ajouté Modifier le composant Voir les différentes options (demo) 70

71 Pour créer un site, CRÉER UN NOUVEAU SITE 1. Se positionner sur le site sur lequel vous souhaitez créer votre site 2. Cliquer sur Actions du site > Créer un site Une nouvelle page apparaît. 3. Choisir le modèle de site 4. Remplir les champs suivants ou cliquer sur Plus d options: Titre : saisir le titre du site URL : saisir l url. Attention: pas d espace entre 2 mots, ni de caractères spéciaux Description (facultatif) Sélectionner le modèle de site Autorisations des utilisateurs (les mêmes que le site parent en général) Utiliser la barre de liens de site parent (répondre oui en général) 5. Valider OK 71

72 QUELQUES MODÈLES DE SITES INTÉRÉSSANT Icon Nom Description Site d équipe Espace de travail de document Blog Site de travail de groupe Wiki d entreprise Espace collaboratif, avec calendrier, bibliothèque de document, forum, annonce et tâche Espace collaboratif simple, orienté sur a collaboration documentaire Site permettant à une personne ou un groupe de publier des articles Site permettant la réservation de ressources ou l affectation de personnes sur des tâche Un modèle de site wiki 72

73 FONCTIONS AVANCÉES ET TÂCHES ADMINISTRATIVES 73

74 GESTION DES DROITS Depuis les paramètres du site : Personnes et groupes: Permet de gérer les groupes SharePoint et les utilisateurs SharePoint Autorisations de site : Permet d administrer les autorisations, niveau de permissions de chaque groupe. Administrateurs de la collection de sites : Permet d ajouter des utilisateurs en tant qu administrateur de la collection de sites. 74

75 Activer la demandes GERER LES DEMANDES D ACCES 75

76 NIVEAUX D AUTORISATION L autorisation est différent de l authentification. Avant d accéder à un site SharePoint vérifie votre identité (login/password) puis ce à quoi l utilisateur à accès (autorisation). Authentification réponds à la question: Qui suis-je? Autorisation réponds à la question : A quoi ai-je accès? 76

77 Les niveaux d autorisations : Visiteurs Membres Propriétaires NIVEAUX D AUTORISATION Chaque niveau d autorisation est composés de permissions : Ces permissions sont décomposées en trois groupes 1. Autorisations des listes 2. Autorisations des sites 3. Autorisations personnelles 77

78 GROUPE DE SÉCURITÉ Un groupe de sécurité permet la gestion centralisée au niveau de la collection de sites des groupes et de la sécurité. C est le seul endroit où gérer des utilisateurs individuels. 78

79 GROUPE DE SÉCURITÉ Les permissions sous SP fonctionnent sur le principe d assignation de sécurité entre un niveau de droit (permissions) et une identité. Utilisateur Groupe Autorisations 79

80 GROUPE DE SÉCURITÉ Petit souci : Si vous créez le site avec héritage et que vous cassez l héritage depuis l interface, vous n avez plus aucun moyen de créer rapidement ces 3 groupes! Mais ce n est pas bloquant, il suffit de recréer les groupes et les assignations perte de temps plus qu autre chose Bien souvent, on rajoute juste des membres et on garde les visiteurs et admin du site père. Heureusement, on peut contourner le souci en tapant directement l adresse de la page : <URL du site>/_layouts/permsetup.aspx 80

81 PRINCIPE D HÉRITAGE A la création d un sous site, il est possible de : Définir des groupes propre au nouveau site (Casser l héritage) Utiliser les même groupes que le site parent (Conservation de l héritage) La notion d héritage est présente sur l ensemble des éléments d une application SharePoint : Collection de Site > Site > Listes > Eléments de la liste. 81

82 CAS D EXEMPLE Acteurs Doc. Privé Doc. Public Doc. Projet Administrateurs A A A Collaborateurs / C C Visiteurs / L / Co.Pil C C C Site Groupe Owner Groupe Co.Pil Groupe Visiteurs Groupe Collaborateur Proprio Collab. Lecture Collab. Pub Priv Proprio Collab. Lecture Collab. Proprio Collab. Lecture Collab.. Proj Proprio Collab. Lecture Collab. 82

83 LES BONNES PRATIQUES Pour chaque collection de sites, vous pouvez appliquer des principes de sécurité (utilisateurs et groupes). Utilisez des groupes et des rôles autant que possible, au lieu d ajouter les utilisateurs un par un. Réduisez au minimum l utilisation d autorisations personnalisées ou affinées. Plus vous appliquez des autorisations affinées, plus il est difficile de savoir en permanence qui a accès à quoi. En outre, les autorisations affinées peuvent avoir une incidence sur les performances. En complément: Meilleures pratiques pour l utilisation des autorisations affinées. Examinez régulièrement : Qui a accès aux sous-sites, aux listes, aux bibliothèques et aux éléments. Vous pouvez utiliser des outils d administration de la sécurité tiers pour découvrir les autorisations affinées appliquées aux éléments dans SharePoint Server

84 MODIFICATION DE LOGO Que modifier? Logo CNRS Logo Site BackGround Titre Site Logo CNRS : Les images logo-gauche.png et core-cnrs-background.jpg Les logos background sont disponible sur : https://aide-core.dsi.cnrs.fr/credits/themes 84

85 MODIFICATION DE LOGO Titre & Logo Site : 85

86 Modification de la couleur : MODIFICATION DU THEME DE COULEUR 86

87 LA CORBEILLE Deux niveaux: Utilisateur > au niveau du site Administrateur > au niveau des paramètres de la collection de site La rétention des données est de 30 jours par corbeille par défaut. Pour le changer : Contacter l exploitation (bull) 87

88 LIVRES RECOMMANDÉS 1. SharePoint Server Construire un intranet collaboratif en PME (2ème édition) 2. SharePoint L'environnement de travail collaboratif 3. SharePoint 2010 User's Guide 88

89 LIENS RECOMMANDÉS 1. Site d aide Communauté de recherche https://aide-core.dsi.cnrs.fr/ 2. Formations Microsoft pour administrateurs fonctionnels 3. Aperçu des Sites SharePoint site-templates-HA aspx 89

90 ENQUÊTE 1. Se connecter sur https://aide-core.dsi.cnrs.fr/formation/jsa/ 2. Sélectionner Enquête 3. Contacts: 90

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